TECNICAS DE

OFICINA
sábado, 20 de noviembre de 2010

APLICACIONES DE LAS TECNICAS DE OFICINA

Las TÉCNICAS DE OFICINA  se aplican en todas y cada uno  de los cargos de una

Oficina, es decir, en las diferentes ocupaciones necesarias según el objeto de la Empresa.
En el correcto funcionamiento de una oficina, cualquiera que sea la Naturaleza de sus
actividades se consideran tres factores esenciales que son:

 EQUIPO HUMANO O PERSONAL DE TRABAJO

 EQUIPO MATERIAL O ELEMENTOS DE TRABAJO
 EQUIPO MECANICO O ELEMENTOS DE OFICINA

* EQUIPO HUMANO O PERSONAL DE TRABAJO: está integrado por el grupo de

personas que pone su talento, su capacidad, sus conocimientos,  su voluntad de
trabajo  al servicio de la Empresa que lo ocupa para  procurar el desarrollo normal  de sus
actividades y el progreso y prosperidad de la misma.

El aporte humano en todos los cargos u ocupaciones de una Oficina, es el factor

principal en el buen funcionamiento de una Empresa.
Cualquiera que sea el cargo que desempeñe una persona, este debe dar todo lo que
humanamente pueda aportar en el cumplimiento de la labor que se le ha encomendado.
En una palabra debe ser:

Teniendo en cuenta lo anterior veamos algunas de las ocupaciones más comunes:

1. MECANOGRAFO:   Reciben también el nombre de

Dactilógrafos, es el empleo más común y necesario en
 toda Empresa por esta razón existe en el campo laboral una gran cantidad de
personas  en esta tarea. La importancia de este cargo en toda oficina es de
carácter  Comercial o Privado. La mecanografía es ahora  una asignatura que
se orienta en la mayoría de los colegios, principalmente y con carácter
obligatorio en el área comercial. Existen  las academias  de Comercio e
Instituciones donde se dictan cursos de manejo, dominio y velocidad
mecanográfica .

Un mecanógrafo para desempeñarse como tal debe cumplir algunos requisitos

como:

 Rapidez en el manejo de la máquina

 Dominio del Idioma
 Manejo correcto de aspectos como: gramática, puntuación, Ortografía,
vocabulario.
 Manejo de las diferentes máquinas de Oficina

FUNCIONES DEL MECANOGRAFO: Consulte y consigne en el cuaderno

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2. RECEPCIONISTA:  La Recepción es la función que desempeña una
persona cuando personal o telefónicamente atiende al público, sirviendo de
enlace entre éste y los funcionarios de la empresa.

Es una tarea muy interesante, en ocasiones difícil. Esta ocupación existe en casi todas las
oficinas, sin embargo, las mayores posibilidades se encuentran en las oficinas de
profesionales. Médicos, Abogados, Odontólogos, entre otros.
 Los requisitos para desempeñarse como recepcionista son:

 Los Modales y la Cortesía

 Dominio Oral y escrito del Idioma
 Dominio de la Mecanografía
 Discreción y Buen Criterio
 Manejo e Conmutador o Central telefónica
 Firmeza y Criterio en situaciones falsas o descorteses
 Paciencia en el trato con personas difíciles ( Tolerancia )
 Apropiada atención telefónica

3. CONTADORES Y AUXILIARES DE CONTABILIDAD:

La sección de Contabilidad es una de las Oficinas más delicadas de toda Empresa

ya que es donde se organiza la parte Financiera o económica que es la que en sí,
le da vida y Razón de ser a la Empresa, cualquiera que sea su objeto.  El número
de personas capacitadas para  esta actividad  depende del tamaño de la empresa.
Generalmente existe un jefe de contabilidad o contador quien debe ser una
persona integra en el cumplimiento de sus deberes y su preocupación permanente
debe ser el control del mecanismo interno dela Oficina y el correcto
funcionamiento de las secciones auxiliares como:  Caja, Créditos,  pagaduría entre
otros. Además  el jefe de contabilidad, persona clave en toda Empresa

Principales Condiciones:

* Conocimientos técnicos de la Ciencia contable

*  Capacidad Directiva como jefe de una Dependencia
*  Capacidad de control en las labores propias de su Cargo

El Cargo de Contador y Auxiliar de Contabilidad Exige:

*  Destreza en la Operación e Máquina de Oficina.

*  Destreza en el diligenciamiento de comprobantes y Documentos contables.

*  Conocimientos de Contabilidad
*  Conocimientos de Matemática Financiera
*  Conocimientos e Técnicas de Oficina
3. OFICINISTA DE ARCHIVO:

En toda oficina se requiere de una Organización, siempre hay documentación,

comprobantes, correspondencia que archivar. Sin embargo este cargo es propio
de las Empresas grandes donde existe una oficina dedicada a esta actividad,
como: Hospitales,  Colegios, Industrias, Oficinas contables con un gran número de
Documentos para archivar.

La Función básica del Oficinista de Archivo es la Organización de todos los

documentos, de acuerdo al sistema que requiere el objeto de la Empresa.
Para desempeñar este cargo se prefiere al personal egresado de una escuela o Colegio
Comercial, Academias e Comercio o haber aprobado un curso de Archivo.

Principales Condiciones:

*  Conocimientos bien cimentado de Técnicas de Oficina

*  Manejo de Máquina de Oficina
*  Dominio de los Métodos de archivo
* Conocimiento de las Diferentes áreas comerciales

FUNCIONES DEL OFICINISTA DE ARCHIVO:

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4.  OPERADOR DE COMPUTADORAS:
El impacto de la tecnología  con la aplicación de los computadores en la empresa
ha hecho necesario el surgimiento de otras disciplinas del conocimiento; así
mismo la demanda de personal especializado en estas áreas.
Para el manejo de este equipo se requiere de Ingenieros de Sistemas, Técnicos
en ciencias e la Computación, Técnicos de programación, Personas que hayan
aprobado cursos de informática.

FUNCIONES DEL  OPERADOR DE COMPUTADORAS:

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5. SECRETARIA O SECRETARIO:

Se considera profesión aquella capacidad que adquiere una persona para

desempeñarse en cualquiera de las ramas del saber humano.

La profesión de Secretaria(o)   otorga a quien la ejerce cabalmente, la facultad de

convertirse en verdadera piedra angular de la Empresa.                    
Esta profesión permite al secretario(a) el desarrollo de sus
propias cualidades y la adquisición de nuevos
valores,  constituyéndose en un elemento necesario para la
Empresa y la Sociedad en general.

Cuando las Empresas son pequeñas

el secretario debe cumplir una diversidad de funciones
como:  Mecanógrafo, Archivista, auxiliar de Contabilidad,
recepcionista etc. Por lo tanto debe poseer una educación
correspondiente a las obligaciones que su cargo impone,
educación que podemos clasificar en tres niveles:
  BASICO: Mecanografía, Ortografía y Redacción
 INTELECTUAL: Conocimiento sobre actividades relativas a su profesión: Archivo,
Contabilidad, Matemáticas, correspondencia etc.
 VALORES HUMANOS,  Desarrollo de la Personalidad y Relaciones Humanas

Además de los conocimientos requeridos por una Empresa para darle empleo a
una secretaria las grandes compañías al elegir  el personal lo hacen teniendo en
cuenta ciertas virtudes como:
                                                                                                                                 
APARIENCIA FÍSICA:  Vestimenta apropiada, maquillaje discreto y natural, un cabello
bien arreglado, una postura correcta, una dicción clara y pausada.

REPONSABILIDAD: Implica cumplir con las normas establecidas por la compañía, llegar

a la hora señalada, no faltar innecesariamente al trabajo, no perder el tiempo en
conversaciones innecesarias o personales y cumplir a cabalidad las labores asignadas
DISCRECIÓN: La palabra secretaria viene del  Latín
Secretum que significa secreto. Desde sus puestos de
confianza están en contacto con informaciones
confidenciales que no deben revelar bajo ningún punto de
vista.

COOPERACIÓN: La base del funcionamiento empresarial

es el trabajo en equipo.Una secretaria nunca debe tener
una actitud negativa; tampoco debe limitarse que le han asignado, sino, que debe
cooperar  con los demás compañeros y departamentos de acuerdo a las necesidades de
cada uno.

ORDEN: La organización correcta del área de trabajo, evitará perdidas de tiempo en

localizar papeles y materiales necesarios. No hay nada  que impresione más
negativamente a un jefe que pedir algo a su asistente, y que ésta no lo pueda  encontrar,

INICIATIVA: La secretaria perfecta se anticipa a las necesidades de su jefe. La iniciativa

de una buena secretaria puede aliviar el trabajo de los ejecutivos.

CAPACIDAD DE TRABAJO SIMULTANEO:  Una buena secretaria debe desarrollar la

capacidad de realizar diversos trabajos simultáneamente y de aceptar  las interrupciones
constantes sin inmutarse y siempre con la mejor de las sonrisas. La flexibilidad, la lealtad,
la honestidad y su carácter alegre son cualidades que complementan la imagen de la
secretaria perfecta.

FUNCIONES DE LA SECRETARIA O SECRETARIO

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6. GERENTE – DIRECTOR – ADMINISTRADOR:

La dirección, administración o gerencia de una Empresa  está siempre al cuidado de una

persona que asume  la responsabilidad integra del correcto funcionamiento de la misma.
Es al director a quien le corresponde tener la suficiente inteligencia para escoger el equipo
humano que ha de trabajar a sus ordenes. Esta escogencia ha de hacerla en forma tal
que le permita delegar su total responsabilidad en sus inmediatos colaboradores, de
acuerdo con el aporte individual de capacitación para el trabajo que se le asigne .

El trabajo en línea  directa que realizan los gerentes dependen

del tamaño d la Empresa y de los empleados de la misma. En
Empresas pequeñas las labores que desarrollan los gerentes,
que en ocasiones es el mismo dueño son múltiples, desde
labores de recepción hasta la toma de decisiones en el
quehacer u objeto de su Empresa.

FUNCIONES DEL GERENTE, DIRECTOR O ADMINISTRADOR:

Suministrar los bienes y servicios que requieren las dependencias de la Administración
Central del Departamento para el desarrollo de sus funciones y velar por su uso racional.
Proveer a las diferente dependencias de los programas y aplicaciones tendientes a la
sistematización y automatización de sus procesos y procedimientos con el fin de que sean
eficientes y eficaces en el cumplimiento de sus funciones.
 Coordinar y asesorar a las dependencias de la Administración Central del Departamento
en su diseño y adecuación organizacional, que le permitan el cumplimiento y el desarrollo
de los procesos, procedimientos y funciones.
Atender las relaciones a nivel Empresarial.
Coordinar las actividades  de la Empresa.
Procurar que en las diferentes dependencias se establezcan y mantengan actualizados
los  sistemas de información del personal que permitan mantener
comunicación con ellos y hacerles seguimiento.

Publicado por Esp. HERNANDO ENRIQUE OBANDO en 8:14 No hay comentarios: 

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FORMAS DE DISTRIBUCION DE UNA OFICINA

Según la distribución  que se de al sitio de trabajo se conocen diferentes clases

de oficinas así:

1.    INDIVIDUAL O DE COLMENA:

En esta forma de distribución cada uno de los funcionarios tiene su propia oficina

VENTAJAS:
_ Se tiene en cuenta a cada una de las personas, dotándolas de una oficina propia con
espacio disponible para desarrollar sus labores.
DESVENTAJAS:
_ No estimula las relaciones humanas  entre los funcionarios
_ se pierde espacio
_ Los procedimientos laborales se alargan
_ Evita el compartir la vida laboral
_ Aumenta los costos

2. FUNCIONAL  O EN FORMA DE U:

En esta forma de distribución se ubican unos  frente a otros  y son vigilados por el jefe.
VENTAJAS:

-          Acorta el flujo de comunicación

-          Ayuda  a las buenas relaciones humanas
-          Estimula la cooperación en el trabajo
-          El trabajo es rentable

DESVENTAJAS:

-          Se pierde espacio

-          Aumenta los Costos

3. ESCOLAR:

Los escritorios se ubican de frente al escritorio ocupado por el jefe

VENTAJAS:

-          Acorta los procesos

de  Operación
-          Se aprovecha en alto grado
el espacio disponible
-          Se estimula las relaciones
humanas.
 DESVENTAJAS:
-          El Funcionamiento se siente cohibido por la     constante  vigilancia del jefe
-          Afecta la individualidad de la persona
4. DE PLANO:

Se utiliza en grandes áreas y  donde es necesario ubicar una gran cantidad de escritorios

VENTAJAS:

  -    Se aprovecha bien el  espacio disponible

-          Acorta los procesos operacionales
-          Estimula las relaciones humanas
-          Fomenta la libertad de acción
-          Estimula la responsabilidad en el trabajo carente de vigilancia

DESVENTAJAS.
-          El jefe no tiene Oficina y para algunos asuntos es necesario la privacidad.

5. EN FORMA DE L O DE T:
En esta forma los escritorios se ubican uno al lado de otro pero en sentido contrario.

VENTAJAS:
-          Se aprovecha al máximo el espacio disponible
-          Acorta los procesos de operación
-          Se ahorra muebles y equipos ya que se pueden utilizar en común ( para dos funcionarios)
-          Favorece las relaciones Humanas
-          Estimula la cooperación en el trabajo