Manual de Usuario SITRADOC - Caja Tramite v2 1-R

MCVS024
MANUAL DE USUARIO DE
SOFTWARE
Sistema de Trámite Documentario
SITRADOC - Caja Trámite
Oficina de Tecnologías de la Información del

Ministerio de Energía y Minas
Preparado por:
Oficina de Tecnologías de la Información
Control de Cambios
Fecha Versión Descripción Autor

12/02/2004 1.0 Elaboración del Manual
01/04/2014 2.0 Actualización del Manual Rodolfo Anthony Salinas
27/09/2017 2.1 Actualización del Manual Daniel Ronquillo H.
27/09/2017 2.1 Actualización del Manual Maria Patiño Ccoicca
Firmado digitalmente por GOMEZ

MARIN Jacinto Oscar
(FIR20131368829)
Motivo: En señal de conformidad
Firmado digitalmente por PATIÑO Fecha: 28/09/2017 19:10:30 -0500
CCOICCA Maria Mercedes
(FIR20131368829)
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 28/09/2017 14:38:35 -0500
MCVS024 MANUAL DE USUARIO DEL SOFTWARE
CAJA TRÁMITE
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO .............................................................................................................................................. 3
2. ALCANCE ............................................................................................................................................... 3
3. DESCRIPCIÓN....................................................................................................................................... 3
4. FUNCIONALIDAD DEL SOFTWARE ................................................................................................. 3
4.1 INGRESAR AL SISTEMA............................................................................................................... 3
4.2 PANTALLA PRINCIPAL ................................................................................................................. 4
4.3 MENÚ PRINCIPAL .......................................................................................................................... 5
4.3.1 TRANSACCIONES .................................................................................................................. 5
4.3.1.1 DOCUMENTOS ...................................................................................................... 5

4.3.1.1.1 NUEVO DOCUMENTO ................................................................................... 6
4.3.1.1.2 EDICIÓN ........................................................................................................ 11
4.3.1.1.3 FILTRO .......................................................................................................... 11
4.3.1.1.4 BUSCAR ........................................................................................................ 12
4.3.1.1.5 EXPORTAR .................................................................................................. 12
4.3.1.1.6 IMPRIMIR ...................................................................................................... 12
4.3.1.1.7 BOTONES DE DESPLAZAMIENTO ............................................................. 12
4.3.1.2 PAGOS ................................................................................................................. 13
4.3.1.2.1 NUEVO PAGO ............................................................................................... 13
4.3.1.2.2 EDITAR .......................................................................................................... 15
4.3.1.2.3 FILTRO .......................................................................................................... 15
4.3.1.2.4 BUSCAR ........................................................................................................ 15
4.3.1.2.5 EXPORTAR ................................................................................................... 16
4.3.1.2.6 IMPRIMIR ...................................................................................................... 16
4.3.1.2.7 BOTONES DE DESPLAZAMIENTO ............................................................. 16
4.3.2 REPORTES/CONSULTAS ................................................................................................... 17
4.3.2.1 PAGOS POR CAJERO......................................................................................... 17

4.3.2.2 TUPAS POR OFICINA ......................................................................................... 17
4.3.2.3 TUPAS POR OFICINA - CONSOLIDADO ........................................................... 18
4.3.2.4 REPORTE DOCUMENTOS POR CAJERO ......................................................... 18
4.3.2.5 REPORTE DOCUMENTOS POR REGIÓN ......................................................... 18
4.3.2.6 BUSCAR ............................................................................................................... 19
5. DESCRIPCIÓN DE PERFILES.......................................................................................................... 19
6. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................... 19
7. GLOSARIO DE PREGUNTAS Y PROBLEMAS FRECUENTES ................................................. 19
Anexo 06 – MCV024 Manual de Usuario de Software V02.01.docx Página 2 / 19

septiembre de 2017
CAJA TRÁMITE
MANUAL DE USUARIO DEL SOFTWARE

SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO
CAJA TRÁMITE
1. OBJETIVO
Llevar un adecuado registro de los diferentes documentos recepcionados en el

módulo de Admisión de la Oficina de Administración Documentaria y Archivo
Central.
2. ALCANCE
El presente manual se encuentra dirigido al personal de admisión de la Oficina de

Administración Documentaria y Archivo Central.
3. DESCRIPCIÓN
El Sistema de Trámite Documentario - Caja Trámite es una aplicación que permite a

personal de admisión poder registrar los documentos presentados por personas
naturales y/o jurídicas y generar los voucher de ingreso.
4. FUNCIONALIDAD DEL SOFTWARE
4.1 INGRESAR AL SISTEMA
Para ingresar al Sistema de Tramite Documentario – Caja Trámite, deberá hacer
doble click sobre el icono que se muestra en la pantalla.
Al ingresar se muestra la ventana “Bienvenido al Sistema de Tramite

Documentario”.
En esta área, es necesario ingresar el Usuario y Clave. La fecha de proceso sirve

para verificar la fecha del día (es importante ya que todas las operaciones que se
realicen se registraran con esta fecha).
Figura 01: Ingreso al SITRADOC

septiembre de 2017
CAJA TRÁMITE
Una vez verificado los campos, presionar el botón y se mostrará

la pantalla siguiente.
Figura 02: Selección CAJ – CAJA TRÁMITE
Damos click a Aceptar y aparecerá la ventana de “Selección de Impresora”,

donde escogemos la Impresora adecuada para la impresión de los vouchers, y
nos mostrará la ventana Principal.
Figura 03: Selección de impresora.
4.2 PANTALLA PRINCIPAL
En la pantalla principal la barra de íconos muestra las opciones correspondientes

al menú principal.
Figura 04: Ventana Caja Trámite

septiembre de 2017
CAJA TRÁMITE
Desde esta ventana podemos seleccionar las opciones de operación del sistema.
4.3 MENÚ PRINCIPAL
4.3.1 TRANSACCIONES
Desde esta opción podemos realizar las gestiones pertinentes al ingreso de

documentos y pagos.
Figura 05: Opciones Transacciones
4.3.1.1 DOCUMENTOS
Al hacer click en la opción documentos, nos muestra la siguiente ventana:
Figura 06: Documentos

Nota:
• Cuando un expediente no ha cumplido con los requisitos o tiene

pago pendiente o esta anulado, se muestra de color Rojo.
• Cuando un expediente es del Congreso se muestra de color Azul.

septiembre de 2017
CAJA TRÁMITE
• Se puede ordenar la lista haciendo click en cualquier columna en

forma ascendente o descendente.
4.3.1.1.1 NUEVO DOCUMENTO
El icono que nos permite crear un nuevo documento es: , o también

podemos digitar la combinación de teclas Ctrl+N, inmediatamente el
sistema nos mostrará la siguiente pantalla.
Figura 07: Listado de Documentos
Descripción de los campos de la ventana “Listado de Documentos”
F2 Nos muestra una pantalla que nos permite ingresar un nuevo

cliente.
F4 Nos permite modificar el cliente seleccionado.
Este campo nos permite ingresar la región si es que el
Región documento proviene de una de las DREM. El sistema muestra
por default “Sin Región”.
Tipo Seleccionamos el tipo de documento, que vamos a ingresar.
Número Ingresamos el Nro. de documento.
Descripción En este campo se ingresa la descripción propia del documento a

registrar.

septiembre de 2017
CAJA TRÁMITE
Nos permite Ingresar el asunto (tenemos registrados una lista de

Asunto asuntos). Estos pueden ser asuntos Tupas (Si es que el
documento es Tupa) o asuntos normales.
Ingresamos parte del nombre de un TUPA, y el sistema arrojará
Datos del
una lista de los TUPA que contengan el texto ingresado; Luego,
Documento TUPA
seleccionamos el TUPA de nuestro interés.
TUPA TUPA seleccionado.
De acuerdo al TUPA seleccionado escogemos el concepto de
tupa, inmediatamente observamos que se activan la pestaña,
Concepto
requisitos así como se registra la oficina y el monto del
documento.
Oficina Seleccionamos la Oficina a donde va ir dirigido el documento.
F5 Nos permite seleccionar el trabajador de la oficina.
Nos permite seleccionar el empleado, esto es solo para ayudar al
Empleado
usuario a seleccionar la oficina a la cual pertenece el empleado.
Observación Permite ingresar alguna observación del documento.
Adjuntos Se coloca si se ha adjuntado CDs, USB u otro dispositivo.

Se debe ingresar el domicilio que el administrado ha consignado
Domicilio
para la notificación.
Se debe buscar y colocar el expediente principal, siempre y
Principal
cuando este documento sea un anexo.
Estado - Fecha Es la fecha de origen del documento.
Estado- Determina el estado del documento, pueden ser Ingresado,

Documento Observado, Anulado.
Muestra si el documento ha sido recepcionado
Estado-Recepción
satisfactoriamente o no.
Si el documento es Tupa se mostrará el monto, de lo contrario se
Pago-Monto
mostrará cero.
Muestra el estado del pago de un documento tupa, puede ser
Pago-Estado
“Cancelado”, o “Pendiente”.
Podemos colocar en un mismo documento varias tupas del
Cantidad
mismo tipo. Por defecto es 1.
Folios El número de hojas del expediente.
Si lo seleccionamos, indicamos que este documento es del
Congreso
congreso.
Si lo seleccionamos, indicamos que este documento es una
Invitación/Reunión
invitación a alguna reunión.
Copia Informativa Indica si es copia informativa.
Si lo seleccionamos, indicamos que el documento es
Confidencial
confidencial.
Indicamos que este documento subsana algún otro documento
Subsanación
notificado por las unidades orgánicas

septiembre de 2017
CAJA TRÁMITE
Al presionar F2, nos muestra la siguiente pantalla.
Figura 08: Cliente (Agregar)
En esta ventana podemos ingresar un nuevo cliente, llenamos los datos

principales y presionamos “Aceptar”. Entonces, el cliente que da registrado
en nuestra base de datos.
Al presionar F4, podemos editar la información del cliente.
Figura 09: Editar Cliente

septiembre de 2017
CAJA TRÁMITE
Al presionar F5 nos muestra la siguiente pantalla.
Figura 10 – Seleccionar personal
Digitamos parte del contenido del nombre del trabajador y damos click en
“Buscar”. Se mostrará, una relación de trabajadores que contienen el texto
ingresado.
Seleccionamos el trabajador deseado y luego click en “Aceptar”.
Nota:
Si el documento no es TUPA, automáticamente se imprimirá la boleta del

documento. Por otro lado, si el documento es TUPA se tiene que ingresar
los requisitos y además el pago correspondiente.
En el ejemplo siguiente hemos ingresado un documento TUPA.
Figura 11: Ingreso TUPA

septiembre de 2017
CAJA TRÁMITE
Seleccionamos la pestaña Requisitos, haciendo click o Ctrl+R, el cual nos

muestra la lista de requisitos de la tupa. Seleccionamos cada uno
presionando la tecla Enter.
Figura 12: Ingreso TUPA - Requisitos
Ahora se debe grabar el documento y se habilita la pestaña “Pagos” donde

se debe ingresar el pago respectivo realizado por el administrado en la
oficina de Financiera – módulo de Caja.
Figura 13: Ingreso TUPA - Pago
Cuando se ingresa el número de pago aparece la información registrada

para que se valide y se grabe el documento completo.

septiembre de 2017
CAJA TRÁMITE
4.3.1.1.2 EDICIÓN
Esta opción nos permite ver los datos completos del documento ingresado.
El icono es el siguiente: y se puede ver la información del documento.

Se debe indicar que solo se puede editar para completar la información de
un documento TUPA como sus requisitos o pagos. La demás información
puede ser consultada sin la opción de poder modificarse. Si se requiere
modificar alguna información, se debe solicitar al administrador del
SITRADOC.
Figura 14: Opción Edición
4.3.1.1.3 FILTRO
Esta opción permite seleccionar dentro de la lista de documentos solo

aquellos documentos, creados por un determinado usuario de caja trámite
de un cliente en particular y en un determinado rango de fechas. Se
muestra la siguiente pantalla:
Figura 15: Ingresar opciones de filtro

septiembre de 2017
CAJA TRÁMITE
4.3.1.1.4 BUSCAR
Permite hacer una búsqueda dentro de la lista seleccionada, por las
distintas columnas. Solo se hace clic en cualquier columna y se ingresa el
texto a buscar.
Figura 16: Opción Buscar
4.3.1.1.5 EXPORTAR
Permite grabar la información de la lista en un archivo, que puede ser
Excel, pdf, entre otros.
Figura 17: Opción Exportar
4.3.1.1.6 IMPRIMIR
Imprime el (los) documentos que hay en la lista.
Figura 18: Opción Imprimir
4.3.1.1.7 BOTONES DE DESPLAZAMIENTO
Estos Botones nos permiten movernos sobre los registros de

la lista.

septiembre de 2017
CAJA TRÁMITE
4.3.1.2 PAGOS
Esta opción permite ingresar al entorno para realizar los pagos. Tiene acceso a
la opción de pagos el personal de la Oficina de Financiera (rol de personal
admisión pagos).
Figura 19: Ventana PAGOS
4.3.1.2.1 NUEVO PAGO

El icono es el siguiente: y nos muestra la siguiente pantalla:
Figura 20: Ventana NUEVO PAGO

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CAJA TRÁMITE
Los campos a ingresar son:
Pago por Publicación o Documento Tupa.
Tipo Pago:
Seleccionamos si el pago se hará al contado o a por boleta de banco.
Buscar Publicación:
Si hemos seleccionado Publicación se activa esta opción que nos permitirá

buscar las publicaciones registradas en la Base de Datos. Entramos el texto
y arrojará una lista de publicaciones que cumplen con el texto ingresado.
Monto:
Esta opción permite ingresar el monto de la publicación o del Tupa.
Banco:
Habilitado solo si hemos seleccionado como tipo de pago ‘Por Banco’.
Cuenta:
Habilitado solo si hemos seleccionado como tipo de pago ‘Por Banco’.
Nro. Recibo:
Este campo nos permite ingresar el número de boleta del banco, si es que
el tipo de pago es ‘Por Banco’, si no es así se genera un correlativo de
recibos.
Buscar Cliente:
La misma lógica para la búsqueda.
Cliente:
Muestra el cliente que ha hecho el pago.
Pagado Por:
Es la persona que hace el pago. Los ingresos de dinero por Tupas, como
por las publicaciones, van a un banco con una cuenta, esto se ve en los
campos destino.
Cantidad:
Muestra la cantidad de publicaciones que se va a adquirir. Presionamos

aceptar y el pago queda registrado en la Base de Datos.

septiembre de 2017
CAJA TRÁMITE
4.3.1.2.2 EDITAR
Esta opción nos permite ver los datos completos del pago ingresado. El
icono es el siguiente y puede ver la información del pago. La
información ingresada no puede ser modificada. Solo el personal con rol de
caja-tesorería tiene el acceso a modificar alguna información de los pagos.
Figura 21: Editar Pago
4.3.1.2.3 FILTRO
Esta opción permite seleccionar dentro de la lista de pagos, solo

aquellos pagos, creados por un determinado usuario de caja trámite, de
un cliente en particular, y en un determinado rango de fechas.
Figura 22: Opción Filtro
4.3.1.2.4 BUSCAR
Permite hacer una búsqueda dentro de la lista seleccionada, por las

distintas columnas. Solo se hace click en cualquier columna y se
ingresa el texto a buscar.

septiembre de 2017
CAJA TRÁMITE
Figura 23: Opción Buscar
4.3.1.2.5 EXPORTAR
Permite grabar la información de la lista en un archivo, que puede ser

Excel, pdf, entre otros formatos.
Figura 24: Opción Exportar
4.3.1.2.6 IMPRIMIR
Imprime el (los) pagos que hay en la lista.
Figura 25: Opción Imprimir
4.3.1.2.7 BOTONES DE DESPLAZAMIENTO
Estos Botones nos permiten movernos sobre los registros de

la lista.

septiembre de 2017
CAJA TRÁMITE
4.3.2 REPORTES/CONSULTAS
Esta opción nos permite realizar algunos reportes como, por ejemplo.
4.3.2.1 PAGOS POR CAJERO
Esta opción nos permite generar un reporte de los pagos realizados por cada cajero.
El Reporte esta agrupado por tipo de Pago y por cajero.
Figura 24: Reporte Pagos por Cajero
4.3.2.2 TUPAS POR OFICINA

Genera un reporte con la lista de documentos ingresado por TUPA por cada oficina.
Figura 25: Reporte TUPA por Oficina

septiembre de 2017
CAJA TRÁMITE
4.3.2.3 TUPAS POR OFICINA - CONSOLIDADO

Genera un reporte con el consolidado de documentos ingresado por TUPA agrupado
por oficina y tipo de TUPA.
Figura 26: Reporte TUPA por Oficina
4.3.2.4 REPORTE DOCUMENTOS POR CAJERO

Genera un reporte con los documentos registrados, agrupado por personal de
admisión.
Figura 27: Reporte Documentos por Cajero
4.3.2.5 REPORTE DOCUMENTOS POR REGIÓN

Genera un reporte con los documentos registrados, agrupado por región.
Figura 28: Reporte Documentos por Región

septiembre de 2017
CAJA TRÁMITE
4.3.2.6 BUSCAR
Esta opción permite hacer búsquedas a los documentos por distintos parámetros.
Figura 29: Reporte Documentos por Región
5. DESCRIPCIÓN DE PERFILES
Personal Admisión: Es el personal que tiene acceso a registrar un nuevo

documento presentado por los administrados.
Personal Admisión Pago: Es el personal que tiene acceso a registrar un nuevo

pago presentado por los administrados.
Administrador : Personal con acceso a administrador del SITRADOC que

tiene acceso a modificar los registros de documentos
presentado por los administrados.
Caja-Tesorería : Personal con acceso a modificar los registros de pagos

presentado por los administrados.
6. GLOSARIO DE TÉRMINOS
MINEM : Ministerio de Energía y Minas.
TUPA : Texto Único de Procedimientos Administrativos.
SITRADOC : Sistema de Trámite Documentario.
7. GLOSARIO DE PREGUNTAS Y PROBLEMAS FRECUENTES
¿Se puede recepcionar documentos TUPA con requisitos incompletos?

Si se puede recepcionar los documentos con requisitos incompletos y sin pago, el
administrado tiene un plazo de 2 días hábiles para completar su información, caso
contrario se anula el documento y se da como no presentado.

septiembre de 2017

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Oficina de Tecnologías de la Información del

Oficina de Tecnologías de la Información

Fecha Versión Descripción Autor

Firmado digitalmente por GOMEZ

4. FUNCIONALIDAD DEL SOFTWARE ................................................................................................. 3

4.1 INGRESAR AL SISTEMA............................................................................................................... 3

4.2 PANTALLA PRINCIPAL ................................................................................................................. 4

4.3 MENÚ PRINCIPAL .......................................................................................................................... 5

4.3.1 TRANSACCIONES .................................................................................................................. 5

4.3.1.1 DOCUMENTOS ...................................................................................................... 5

4.3.2.1 PAGOS POR CAJERO......................................................................................... 17

6. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................... 19

7. GLOSARIO DE PREGUNTAS Y PROBLEMAS FRECUENTES ................................................. 19

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MANUAL DE USUARIO DEL SOFTWARE

Llevar un adecuado registro de los diferentes documentos recepcionados en el

El presente manual se encuentra dirigido al personal de admisión de la Oficina de

El Sistema de Trámite Documentario - Caja Trámite es una aplicación que permite a

4. FUNCIONALIDAD DEL SOFTWARE

4.1 INGRESAR AL SISTEMA

Para ingresar al Sistema de Tramite Documentario – Caja Trámite, deberá hacer

doble click sobre el icono que se muestra en la pantalla.

Al ingresar se muestra la ventana “Bienvenido al Sistema de Tramite

En esta área, es necesario ingresar el Usuario y Clave. La fecha de proceso sirve

Figura 01: Ingreso al SITRADOC

Anexo 06 – MCV024 Manual de Usuario de Software V02.01.docx Página 3 / 19

Una vez verificado los campos, presionar el botón y se mostrará

Figura 02: Selección CAJ – CAJA TRÁMITE

Damos click a Aceptar y aparecerá la ventana de “Selección de Impresora”,

Figura 03: Selección de impresora.

4.2 PANTALLA PRINCIPAL

En la pantalla principal la barra de íconos muestra las opciones correspondientes

Figura 04: Ventana Caja Trámite

Anexo 06 – MCV024 Manual de Usuario de Software V02.01.docx Página 4 / 19

4.3 MENÚ PRINCIPAL

Desde esta opción podemos realizar las gestiones pertinentes al ingreso de

Figura 05: Opciones Transacciones

Al hacer click en la opción documentos, nos muestra la siguiente ventana:

Figura 06: Documentos

• Cuando un expediente no ha cumplido con los requisitos o tiene

• Cuando un expediente es del Congreso se muestra de color Azul.

Anexo 06 – MCV024 Manual de Usuario de Software V02.01.docx Página 5 / 19

• Se puede ordenar la lista haciendo click en cualquier columna en

4.3.1.1.1 NUEVO DOCUMENTO

El icono que nos permite crear un nuevo documento es: , o también

Figura 07: Listado de Documentos

Descripción de los campos de la ventana “Listado de Documentos”

F2 Nos muestra una pantalla que nos permite ingresar un nuevo

Número Ingresamos el Nro. de documento.

Descripción En este campo se ingresa la descripción propia del documento a

Anexo 06 – MCV024 Manual de Usuario de Software V02.01.docx Página 6 / 19

Nos permite Ingresar el asunto (tenemos registrados una lista de

Adjuntos Se coloca si se ha adjuntado CDs, USB u otro dispositivo.

Estado- Determina el estado del documento, pueden ser Ingresado,

Anexo 06 – MCV024 Manual de Usuario de Software V02.01.docx Página 7 / 19

Al presionar F2, nos muestra la siguiente pantalla.

Figura 08: Cliente (Agregar)

En esta ventana podemos ingresar un nuevo cliente, llenamos los datos

Al presionar F4, podemos editar la información del cliente.

Figura 09: Editar Cliente

Anexo 06 – MCV024 Manual de Usuario de Software V02.01.docx Página 8 / 19

Al presionar F5 nos muestra la siguiente pantalla.

Figura 10 – Seleccionar personal