FACULTAD DE NEGOCIOS

Documentación Contable y Organizacional

Nombre del alumno:

Fecha: 11/06/2020

Caso práctico: Organización de documentos.

LA empresa “Servicios generales IMAGINACIÓN” SAC, dedicada a brindar servicio de decorado
de ambientes del hogar, de oficinas, de ambientes al aire libre, entre otros similares; ha
iniciado sus operaciones recientemente ( 1 mes) con tres socios, quienes también forman
parte del personal activo para atender los requerimientos de sus servicios, y no tienen tiempo
de ordenar sus documentos:

Ésta empresa le contrata para organizar sus documentos tanto físicos como virtuales.

Entre los documentos que usted encuentra son:

 Cartas comerciales de la empresa “Servicios generales IMAGINACIÓN” SAC de

presentación y ofreciendo sus servicios, a empresas privadas y públicas.
 Cartas comerciales solicitando los servicios que brinda la empresa “Servicios generales
IMAGINACIÓN” SAC
 Pedidos y ordenes de servicios de empresas privadas, estatales y de personas
naturales dirigidas a la empresa “Servicios generales IMAGINACIÓN” SAC.
 La minuta de Constitución de la empresa, El RUC de la Empresa, Contratos de trabajo,
currículos del personal contratado, el Plan de Negocios.
 Facturas, guías de remisión y Boletas de Venta, Voucher de depósitos en cuentas de
bancos por las compras o servicios adquiridos.
 Facturas por la compra de una PC, un escritorio, 1 juego de 6 sillas de madera y una
mesa.
 Facturas y boletas por el servicio otorgado a empresas privadas, entidades del estado
y a personas naturales.
 La pequeña empresa cuenta con un correo corporativo mediante la cual también
gestiona sus actividades (envía correos, cartas en PDF y también recepciona diversos
documentos: cartas, oficios, invitaciones, etc).

NOTA:
Se sabe que la empresa aún no tiene implementado un lugar para ubicar los
documentos de manera organizada.

SE PIDE:

1.- Organizar los documentos físicos o virtuales, siguiendo los principios que
involucran esta actividad: Clasificar, organizar y conservar.
Realizar una lista o inventario de los documentos
2.- Mencione lo que necesitará para cumplir con la organización de los documentos.
Podrá solicitar o sugerir los equipos, materiales, herramientas, soportes o
suministros que le ayuden a organizar. Por ejemplo: un estante para ubicar los
archivadores, tal vez cajas donde ubicar ciertos documentos temporales, USB
etc.

3.- Muestre el rotulado o el etiquetado de los archivadores, cajas o files que estaría
creando en este proceso de organización de los documentos de la empresa que le
contrató.

Puede revisar el siguiente link:

https://www.archivo2000.es/blog/12-consejos-para-archivar-correctamente

Ejemplo de rotulado y etiquetado

 “Servicios generales IMAGINACIÓN” SAC
LISTADO DE LOS DOCUMENTOS:

1. Cartas comerciales de la empresa “Servicios generales IMAGINACIÓN” SAC de

presentación y ofreciendo sus servicios, a empresas privadas y públicas.
2. Cartas comerciales solicitando los servicios que brinda la empresa “Servicios generales
IMAGINACIÓN” SAC
3. Pedidos y ordenes de servicios de empresas privadas, estatales y de personas
naturales dirigidas a la empresa “Servicios generales IMAGINACIÓN” SAC.
4. La minuta de Constitución de la empresa.
5. El RUC de la Empresa.
6. Contratos de trabajo.
7. Currículos del personal contratado.
8. El Plan de Negocios.
9. Facturas.
10. Guías de remisión.
11. Boletas de Venta.
12. Voucher de depósitos en cuentas de bancos por las compras o servicios adquiridos.
13. Facturas por la compra de una PC, un escritorio, 1 juego de 6 sillas de madera y una
mesa.
14. Facturas y boletas por el servicio otorgado a empresas privadas, entidades del estado
y a personas naturales.
15. Un correo corporativo mediante la cual también gestiona sus actividades (envía
correos, cartas en PDF y también recepciona diversos documentos: cartas, oficios,
invitaciones, etc).

DOCUMENTOS FISICOS:

1. Cartas comerciales de la empresa “Servicios generales IMAGINACIÓN” SAC de

presentación y ofreciendo sus servicios, a empresas privadas y públicas.
2. Cartas comerciales solicitando los servicios que brinda la empresa “Servicios
generales IMAGINACIÓN” SAC
3. Currículos del personal contratado.
4. Boletas de Venta.
5. Facturas.
6. Facturas y boletas por el servicio otorgado a empresas privadas, entidades del
estado y a personas naturales.
7. Facturas por la compra de una PC, un escritorio, 1 juego de 6 sillas de madera y
una mesa.
8. Voucher de depósitos en cuentas de bancos
9. La minuta de Constitución de la empresa.
10. Contratos de trabajo.
11. Pedidos y ordenes de servicios de empresas privadas, estatales y de personas
naturales dirigidas a la empresa “Servicios generales IMAGINACIÓN” SAC.
DOCUMENTOS VIRTUALES:

1. El RUC de la Empresa.
2. Un correo corporativo mediante la cual también gestiona sus actividades
(envía correos, cartas en PDF y también recepciona diversos documentos:
cartas, oficios, invitaciones, etc).
3. El Plan de Negocios.
4. Guías de remisión.

2.

Mariscal Cáceres, 11 de Julio de 2020

Sr.

(REFERENTE)

(ASIGNACION O CARGO)

Pdta. Del LA empresa “Servicios generales IMAGINACIÓN” SAC.

Por medio de la presente, yo, Maricielo Nicole Villacorta Huaymacari, expongo las razones que
ante la situación de falta de materiales necesarios para la organización de documentos.

Por lo tanto, solicito ante esta situación los siguientes materiales y suministros necesarios: un
estante para ubicar los archivadores, tal vez cajas donde ubicar ciertos documentos
temporales, USB, carpetas colgantes para separar una carpeta de otra, folders, guías
(separadores clasificatorios), pinzas para sujetar un conjunto determinado de documentos y
útiles varios de oficina.

Agradezco de antemano su tiempo y consideraciones.

Cordialmente

Maricielo Nicole Villacorta Huaymacari.

Cel. 980452678.

3.