Procedimiento

documentado para
compras
Especialización en
Sistemas de Gestión de
la Calidad
ISO 9000:2000
24/08/2001 Especialización en SGC ISO 900 1
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 Introducción
 Presentar un procedimiento
documentado de compras que cumpla
con el numeral 7.4 de la NTC-ISO
9000:2000

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 Temas
 Presentación de la organización
 Estructura y definiciones del
procedimiento documentado
 Presentación del procedimiento de
compras

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 Presentación de la
organización

Fernando Ramírez Carrillo

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 Estructura del
procedimiento
•Relación de novedades y mejoras
•Tabla de contenido
•1 Objeto
•2 Alcance
•3 Glosario
•4 Documentos aplicables
•5 Condiciones generales
•6 Desarrollo del documento
•7 Medidas de rendimiento
•8 Registros de calidad
•9 Contingencias
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 1 Objeto
 Normalizar el procedimiento de
compras para el sistema de gestión de
la calidad del producto de toma de
lectura de medidores y entrega de
constancias de lectura.

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 2 Alcance
 El procedimiento se aplica a todas las
actividades relacionadas con las
compras del sistema de gestión de la
calidad del producto de toma de lectura
de medidores y entrega de constancias
de lectura,
lectura para aquellos productos de
los proveedores que inciden
directamente en la calidad del servicio.
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 3 Glosario
 Buenas prácticas comerciales.
 Insumo.

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 4 Documentos aplicables
 NTC-ISO 9001:2000 Capítulo 7.4
 Política y objetivos de calidad.
 Procedimiento de toma de lectura de
medidores y entrega de constancias de
lectura.
 Catálogo de insumos.
 Listado maestro de proveedores.

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 5 Condiciones generales
 Verificar que los requisitos de compra
especificados son adecuados, antes de
comunicárselos al proveedor.
 Cumplir las verificaciones establecidas para
asegurar que los productos que entregan los
proveedores cumplan con los requisitos de
compra especificados.
 Omitir la solicitud y evaluación de cotizaciones
al mantener condiciones comerciales.
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 C lie n t e
in te r n o S e c r e t a r ia G e r e n c ia

In ic io

1 N e c e s id a d
6.1 Flujograma
d e c o m p ra

2 D ilig e n c ia r 3 E n via r
s o lic it u d d e s o lic it u d a l
c o t iz a c ió n p ro ve e d o r

4 R e c ib ir la s
5 E v a lu a r la s
o fe r t a s d e l
o fe r t a s
p ro ve e d o r
6 A p ro b a r la
o fe r t a
7 E la b o ra r la
o rd e n d e
c o m p ra 8 E n via r la
o rd e n d e
c o m p ra a l
p ro ve e d o r
9 R e c ib ir lo s
1 in s u m o s d e l
p ro ve e d o r

1 0 V e r if i c a r 1 1 C o m u n ic a r
c u m p l im i e n t o d e No re c h a z o a l
r e q u e r im ie n t o s p ro ve e d o r

S í

1
1 2 A lm a c e n a r

1 3 A u t o riz a r la
1 4 C a n c e la r la
fa c t u r a d e
fa c t u r a
c o m p ra

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F in
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 6.2 Estándar de proceso
Actividad Responsable Momento Lugar Razón Manera
1 Necesidad de compra Cliente interno Cuando se alcance el Oficina de la Para mantener un nivel Verificando la cantidad mínima
mínimo de inventario organización adecuado de inventario de inventario normalizada
previsto para el insumo de insumos. frente al nivel actual del
insumo.
2 Diligenciar solicitud de Cliente interno Según programa de Oficina de la Para asegurar la Verificando el catálogo de
cotización compras y necesidades organización proveeduría oportuna materiales, suministros y
eventuales del servicio. de los insumos servicios. Y diligenciando el
requeridos. formato Solicitud de cotización
(FRC-F-01)
3 Enviar solicitud al Secretaria Al recibir aprobada la Oficina de la Para informar al Utilizando la lista maestra de
proveedor solicitud de cotización organización proveedor los requisitos proveedores autorizados para
de compra de la el insumo.
organización.
4 Recibir las ofertas del Secretaria Cuando el proveedor Oficina de la Para satisfacer la Radicando la oferta en el
proveedor entregue las ofertas organización necesidad de sondeo registro de correspondencia
de mercado de recibida y clasificando el
insumos. destino para el cliente interno.
5 Evaluar las ofertas Cliente interno Al cumplirse el tiempo Oficina de la Para seleccionar el Diligenciando un cuadro
estipulado para recibir organización proveedor más comparativo de ofertas y
las ofertas. conveniente en justificando la oferta
términos de calidad, recomendada.
precio y oportunidad.
6 Aprobar la oferta Gerencia Al terminar la Oficina de la Por ser el nivel Firmando el cuadro
presentación de la organización autorizado para la comparativo de ofertas.
evaluación de ofertas compra.
por el cliente interno.

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 6.2 Estándar de proceso
Actividad Responsable Momento Lugar Razón Manera
7 Elaborar la orden de Cliente interno Cuando se apruebe la Oficina de la Para confirmar los Diligenciando el formato Orden
compra oferta recomendada. organización requisitos de compra de de Compra (FRC-F-02)
la organización.
8 Enviar la orden de Secretaria Al recibir aprobada la Oficina de la Para informar al Por fax o correo físico.
compra al proveedor orden de compra organización proveedor los requisitos
de compra de la
organización.
9 Recibir los insumos Cliente interno Cuando venza el plazo Oficina de la Para cumplir con el Frente al proveedor o su
del proveedor de entrega de los organización nivel adecuado de representante se debe verificar
insumos. inventario establecido la cantidad frente a la orden de
por la organización. compra.
10 Verificar Cliente interno Al recibir los insumos Oficina de la Para validar el Frente al proveedor o su
cumplimiento de organización cumplimiento de las representante se debe verificar
especificaciones especificaciones la orden de compra y las
establecidas por la características de los insumos,
organización frente a frente a los requerimientos
los insumos entregados establecidos por la
por el proveedor organización.
11 Comunicar rechazo Cliente Interno Si alguna especificación Oficina de la Para retroalimentar al Por fax o correo físico.
al proveedor de la organización no organización proveedor cuando los
se cumple por el insumos entregados no
proveedor. cumplen con las
especificaciones de la
organización.
12 Almacenar Cliente interno Cuando se cumplan las Oficina de la Para cumplir con el Según el instructivo de
especificaciones organización nivel adecuado de bodegaje (FRC-I-01).
establecidas por la inventario.
organización.

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 6.2 Estándar de proceso
Actividad Responsable Momento Lugar Razón Manera
13 Autorizar la factura Cliente interno Cuando el proveedor Oficina de la Para autorizar el pago La factura debe cumplir con los
de compra entregue la factura y organización al proveedor. requisitos establecidos por la
sus soportes. DIAN.
14 Cancelar la factura Secretaria Después de recibida la Oficina de la Para saldar la deuda Según las condiciones
factura autorizada para organización con el proveedor. convenidas y establecidas
pago. entre la organización y el
proveedor en la orden de
compra.

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 7 Medidas de rendimiento
Componente de la
Indicador de Gestión Responsable Periodicidad Lugar Niveles de metas Herramienta
Calidad

Número de órdenes
de compra
Recolección:
efectuadas a
Mensual Sobresaliente: 100%
 Listado maestro
Eficacia del proceso proveedores del Coordinadora de la Oficina de la de proveedores
Satisfactoria: 95%
de compras listado maestro / Calidad
Presentación:
organización
Aceptable: 90%  Ordenes de
Número total de compra
Anual
órdenes de compra
emitidas
1. Fichas de
catalogación de
Número de insumos insumos
Recolección:
catalogados / requeridos para
Eficacia de la Mensual
Número total de Oficina de la la prestación del
información de Director de Proyecto Meta única: 95%
insumos requeridos organización servicio
compras Presentación:
para la prestación del 2. Insumos
Anual
servicio requeridos para
la prestación del
servicio
 Número de
órdenes de
Recolección:
Número de compras compra visadas
Eficacia de la Mensual Sobresaliente: 100%
verificadas / Número Oficina de la por el cliente
verificación de los Director de Proyecto Satisfactoria: 98%
total de compras organización interno
productos comprados Presentación: Aceptable: 95%
realizadas
Anual  Número de
órdenes de
compra emitidas

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 7 Medidas de rendimiento
Componente de la
Indicador de Gestión Responsable Periodicidad Lugar Niveles de metas Herramienta
Calidad

Número de órdenes
de compra
Recolección:
efectuadas a
Mensual Sobresaliente: 100%
 Listado maestro
Eficacia del proceso proveedores del Coordinadora de la Oficina de la de proveedores
Satisfactoria: 95%
de compras listado maestro / Calidad
Presentación:
organización
Aceptable: 90%  Ordenes de
Número total de compra
Anual
órdenes de compra
emitidas
1. Fichas de
catalogación de
Número de insumos insumos
Recolección:
catalogados / requeridos para
Eficacia de la Mensual
Número total de Oficina de la la prestación del
información de Director de Proyecto Meta única: 95%
insumos requeridos organización servicio
compras Presentación:
para la prestación del 2. Insumos
Anual
servicio requeridos para
la prestación del
servicio
 Número de
órdenes de
Recolección:
Número de compras compra visadas
Eficacia de la Mensual Sobresaliente: 100%
verificadas / Número Oficina de la por el cliente
verificación de los Director de Proyecto Satisfactoria: 98%
total de compras organización interno
productos comprados Presentación: Aceptable: 95%
realizadas
Anual  Número de
órdenes de
compra emitidas

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 8 Registros de calidad
 · Solicitud de cotización.
 · Cotizaciones enviadas por el proveedor.
 · Cuadro de comparativo de ofertas.
 · Orden de compra.
 · Comunicación de rechazos al proveedor.
 · Visado de autorización de pago.

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 9 Contingencias
 Cuando sea necesario efectuar alguna compra a
un proveedor que no esté en el listado maestro
de proveedores o el insumo no esté catalogado
en una ficha, la Gerencia deberá solicitar al
Comité de Calidad evaluar la inclusión del
proveedor o la catalogación del insumo.
 La Coordinación de Calidad, en uso de buenas
prácticas comerciales, deberá autorizar las
compras en ausencia de la Gerencia.

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Fin de la
presentación

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