Makhzan - Manuel d’utilisation

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Février 2017

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Sommaire

CHAPITRE 1 : STOCK

Exploitation de la fiche article

Navigation

Consultation des fiches articles

Création d’une nouvelle fiche article

Saisie du stock

Feuille de stock

Fiche article

Transfert du stock

Consommation de stock

Inventaire de stock

Feuille d’inventaire

Fiche article

Réévaluation du stock

CHAPITRE 2 : ACHAT

Fiche fournisseur

Facture d’achat

Avoir/Retour d’achat

Feuille de dette

Dossier d’importation

Configuration des articles :

Configuration du fournisseur :

Configuration du transitaire :

Saisie du dossier d’importation :

CHAPITRE 3 : VENTE

Fiche client

Facture de vente

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Avoir/Retour de vente

Vente au comptoir

Feuille de créance

CHAPITRE 4 : TRÉSORERIE

Paiement fournisseur

Règlement client

CHAPITRE 5 : PARAMÉTRAGE

Configuration de l’entête des documents de vente

CHAPITRE 6 : ASTUCES

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CHAPITRE 1 : STOCK

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1. Exploitation de la fiche article

a. Navigation
Accéder au menu Stock > Article.

La fiche du dernier article consulté est affichée.

Utiliser la barre de navigation pour passer d’une fiche à une autre, ou appuyer sur les touches Page haut
et Page bas.

ou

b. Consultation des fiches articles

Cliquer sur le bouton Liste ou appuyer sur la touche F5 pour afficher la liste des articles déjà créés.

Cliquer dans la colonne Dénomination par exemple puis saisir une partie du nom pour
retrouver rapidement, l’article recherché.

Sélectionner l’article souhaité et appuyer sur le bouton OK ou la touche Entrée. La liste

se referme et sa fiche est chargée à l’écran.

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c. Création d’une nouvelle fiche article

Cliquer sur le bouton Créer ou appuyer sur la touche F3 pour créer une nouvelle fiche article.

Saisir la référence et appuyer sur Entrée. Certains champs sont renseignés à des valeurs par défaut
indiquées selon le paramétrage (désignation, type, unités, etc.)

Compléter les champs pertinents : marque, famille, code à barre, etc.

Exemple : Rajouter une nouvelle marque. Suivre les étapes : 1, 2 et 3.

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1. Saisie du stock

a. Feuille de stock
Accéder au menu Stock > Saisie du stock.

Appuyer sur le bouton Créer. Le numéro et la date sont attribués automatiquement.

Appuyer sur le bouton + pour insérer chaque item depuis la liste des articles.

Compléter l’enregistrement avec :

● la quantité, l’unité et le casier.

● le coût de stock.

Les totaux sont automatiquement calculés.

Cliquer sur le bouton Imprimer pour afficher la feuille de stock :

Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les mouvements.

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b. Fiche article
Accéder au menu Stock > Article.

Cliquer sur le bouton crayon à droite du champ Stock actuel. Saisir la quantité à rajouter (positive ou
négative) et confirmer.

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2. Transfert du stock
Accéder au menu Stock > Transfert de stock.

Appuyer sur le bouton Créer. Le numéro et la date sont attribués automatiquement.

Indiquer le magasin source et le magasin destination du transfert.

Appuyer sur le bouton + pour insérer chaque item depuis la liste des articles.

Compléter l’enregistrement avec :

● la quantité et l’unité.
● l’observation éventuellement.

Les totaux sont automatiquement calculés.

Cliquer sur le bouton Imprimer pour afficher la feuille de transfert de stock :

Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les mouvements.

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3. Consommation de stock
Accéder au menu Stock > Consommation de stock.

Appuyer sur le bouton Créer. Le numéro et la date sont attribués automatiquement.

Appuyer sur le bouton + pour insérer chaque item depuis la liste des articles.

Compléter l’enregistrement avec :

● la quantité, l’unité et le casier.

● le motif de sortie de stock.

Les totaux sont automatiquement calculés.

Cliquer sur le bouton Imprimer pour afficher la feuille de consommation de stock :

Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les mouvements.

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4. Inventaire de stock

a. Feuille d’inventaire
Accéder au menu Stock > Inventaire de stock.

Appuyer sur le bouton Créer. Le numéro et la date sont attribués automatiquement.

Appuyer sur le bouton + pour insérer chaque item depuis la liste des articles.

Compléter l’enregistrement avec :

● la quantité réelle constatée après un décompte physique.

Les écarts sont constatés. Les totaux sont automatiquement calculés.

Cliquer sur le bouton Imprimer pour afficher la feuille d’inventaire de stock :

Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les mouvements.

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b. Fiche article
Accéder au menu Stock > Article.

Cliquer sur le bouton crayon à droite du champ Stock actuel. Saisir la quantité à rajouter (positive ou
négative) et confirmer.

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5. Réévaluation du stock
Accéder au menu Stock > Réévaluation de stock.

Corriger le coût moyen en incorporant les charges indirectes. Saisir les tarifs de ventes : gros, détail, etc.

Compléter la configuration des articles, en indiquant : la famille, le seuil de sécurité, les unités, le code à
barres, etc.

Cliquer sur le bouton Imprimer pour afficher la feuille de réévaluation de stock :

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CHAPITRE 2 : ACHAT

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1. Fiche fournisseur
Accéder au menu Achat > Fournisseur.

Cliquer sur le bouton Créer pour créer une nouvelle fiche fournisseur.

Saisir les renseignements du fournisseur.

2. Facture d’achat
Accéder au menu Achat > Facture d’achat.
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Appuyer sur le bouton Créer. Le numéro et la date sont attribués automatiquement.

Sélectionner le fournisseur depuis la liste qui s’affiche. Saisir le n° de la facture fournisseur.

Appuyer sur le bouton + pour insérer chaque item depuis la liste des articles.

Compléter l’enregistrement avec :

● l’unité, la quantité, et le casier.

● le prix unitaire HT (base) et le prix unitaire HT : l’un étant calculé sur la base de l’autre.
● le taux de TVA.
● le pourcentage de remise éventuellement.

Les totaux sont automatiquement calculés.

3. Avoir/Retour d’achat
Accéder au menu Achat > Avoir/Retour d’achat.
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Appuyer sur le bouton Créer. Le numéro et la date sont attribués automatiquement.

Sélectionner le fournisseur depuis la liste qui s’affiche.

Appuyer sur le bouton + pour insérer chaque item depuis la liste des articles.

Compléter l’enregistrement avec :

● l’unité, la quantité et le casier : la quantité ne pouvant dépasser le stock disponible par casier.
● le prix unitaire HT (base) et le prix unitaire HT : l’un étant calculé sur la base de l’autre.
● le taux de TVA.

Les totaux sont automatiquement calculés.

Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les mouvements.

4. Feuille de dette
Accéder au menu Achat > Feuille de dette.

Appuyer sur le bouton Créer. Le numéro et la date sont attribués automatiquement.

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Appuyer sur le bouton + pour sélectionner le tiers depuis la liste des fournisseurs.

Compléter l’enregistrement avec :

● le numéro de la facture non payée ou une mention (e.g. DETTE) si le détail n’existe pas.
● la date d’arrêté du décompte.
● le montant de la dette.

Le nouveau solde est automatiquement calculé.

Cliquer sur le bouton Imprimer pour afficher le bon de dette :

Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les mouvements.

5. Dossier d’importation
a. Configuration des articles :
Aller au menu Stock > Article.

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Indiquer le droit de Douanes, le poids et le volume.

b. Configuration du fournisseur :
Aller au menu Achat > Fournisseur.

Indiquer le pays et la devise.

c. Configuration du transitaire :
Aller au menu Achat > Transitaire.

Créer la fiche du transitaire.

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d. Saisie du dossier d’importation :

Aller au menu Achat > Dossier d’importation.

Cliquer sur le bouton Créer pour créer un nouveau dossier d’importation.

Saisir les renseignements du dossier.

Cliquer sur le bouton Ventiler pour calculer la ventilation des frais annexes et dégager le coût unitaire
total de chaque article.

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Cliquer sur le bouton Imprimer pour afficher le rapport de calcul :

Cliquer sur le bouton Générer pour créer la facture d’achat qu’il faudra visualiser et valider.

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CHAPITRE 3 : VENTE

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1. Fiche client
Accéder au menu Vente > Client.

Cliquer sur le bouton Créer pour créer une nouvelle fiche client.

Saisir les renseignements du client.

2. Facture de vente
Accéder au menu Vente > Facture/Bon de vente.
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Appuyer sur le bouton Créer. Le numéro et la date sont attribués automatiquement.

Sélectionner le client depuis la liste qui s’affiche. Saisir éventuellement le n° du bon de commande.

Appuyer sur le bouton + pour insérer chaque item depuis la liste des articles.

Compléter l’enregistrement avec :

● l’unité, la quantité, et le casier : la quantité ne pouvant dépasser le stock disponible par casier.
● le prix base et le prix unitaire HT : l’un étant calculé sur la base de l’autre.
● le taux de TVA.
● le pourcentage de remise éventuellement.

Les totaux sont automatiquement calculés.

Cliquer sur le bouton Imprimer pour afficher les documents disponibles :

1. Facture de vente

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2. Facture - Bon de vente

3. Facture pro forma

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4. Facture de route

5. Bénéfice de la vente

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6. Bon de vente

7. Bon de vente compact

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Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les mouvements.

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3. Avoir/Retour de vente
Accéder au menu Achat > Avoir/Retour d’achat.

Appuyer sur le bouton Créer. Le numéro et la date sont attribués automatiquement.

Sélectionner le client depuis la liste qui s’affiche.

Appuyer sur le bouton + pour insérer chaque item depuis la liste des articles.

Compléter l’enregistrement avec :

● l’unité, la quantité et le casier.

● le prix unitaire HT (base) et le prix unitaire HT : l’un étant calculé sur la base de l’autre.
● le taux de TVA.

Les totaux sont automatiquement calculés.

Cliquer sur le bouton Imprimer pour afficher l’avoir de vente :

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Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les mouvements.

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4. Vente au comptoir
Accéder au menu Vente > Vente au comptoir.

Appuyer sur le bouton Créer. Le numéro et la date sont attribués automatiquement.

Cliquer sur le bouton Imprimer pour afficher les documents disponibles.

5. Feuille de créance
Accéder au menu Vente > Feuille de créance.

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Appuyer sur le bouton Créer. Le numéro et la date sont attribués automatiquement.

Appuyer sur le bouton + pour sélectionner le tiers depuis la liste des clients.

Compléter l’enregistrement avec :

● le numéro de la facture non payée ou une mention (e.g. CREANCE) si le détail n’existe pas.
● la date d’arrêté du décompte.
● le montant de la dette.

Le nouveau solde est automatiquement calculé.

Cliquer sur le bouton Imprimer pour afficher le bon de dette :

Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les mouvements.

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CHAPITRE 4 : TRÉSORERIE

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1. Paiement fournisseur
Accéder au menu Trésorerie > Paiement fournisseur.

Appuyer sur le bouton Créer. Le numéro et la date sont attribués automatiquement.

Appuyer sur le bouton + pour sélectionner le tiers depuis la liste des fournisseurs.

Compléter l’enregistrement avec :

● la date de paiement.
● le montant.
● le mode et la pièce de paiement ainsi que l’observation éventuellement.

Le nouveau solde est automatiquement calculé.

Cliquer sur le bouton Imprimer pour afficher le bon de dette :

Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les mouvements.

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2. Règlement client
Accéder au menu Trésorerie > Règlement client.

Appuyer sur le bouton Créer. Le numéro et la date sont attribués automatiquement.

Appuyer sur le bouton + pour sélectionner le tiers depuis la liste des clients.

Compléter l’enregistrement avec :

● la date de règlement.
● le montant.
● le mode et la pièce de règlement ainsi que l’observation éventuellement.

Le nouveau solde est automatiquement calculé.

Cliquer sur le bouton Imprimer pour afficher le bon de dette :

Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les mouvements.

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CHAPITRE 5 : PARAMÉTRAGE

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1. Configuration de l’entête des documents de vente

Accéder au menu Configuration > Paramètres société.

Appuyer sur le bouton Créer. Le numéro et la date sont attribués automatiquement.

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CHAPITRE 6 : ASTUCES

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Annexe 1 : Principes de saisie

● Un champ à côté duquel se trouve la flèche permet la saisie des valeurs

paramétrées uniquement. Cliquer sur la flèche pour accéder à cette liste. Pour
rajouter une nouvelle valeur au référentiel.

Une valeur dans le référentiel peut être modifiée à tout moment. Elle peut
également être supprimée à condition de ne pas être utilisée dans les
enregistrements.

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Annexe 2 : Raccourcis claviers

Action Raccourci clavier

Créer un enregistrement F3
Créer un document
Rajouter une ligne à une grille

Supprimer un enregistrement F4
Supprimer une ligne d’une grille

Fermer la fenêtre Alt + F4

Afficher la liste des enregistrements F5

Accéder au référentiel (liste des F6

valeurs paramétrées)

Imprimer un document (aperçu) F9

Valider un document F11

Afficher la calculatrice F12

Afficher le clavier visuel Ctrl + F12

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