Código PAN-OD-GAF-01

CARACTERIZACION DE PROCESOS-(Archivo de documentos,atencion de requerimientos de documentacion,Custodia temporal de documentos de pago). Versión 0

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Fecha de actualizacion: 04.08.2017

PROCESO RESPONSABLE OBJETIVO DEL PROCESO ALCANCE AREA

Archivo de documentos
Atención de requerimientos de
documentación
Custodia temporal de
documentos de pago
ENTRADAS
PROVEEDOR
Coordinador de Administración
Coordinador de Administración
Coordinador de Administración
SUMINISTRO
Archivar y custodiar documentos relacionados con los pagos
Aplica desde la entrega de los documentos pagados hasta
a proveedores con cheques y telecréditos (Transferencia su custodia en el área de archivo. Administración y Finanzas
Web)
Cumplir con el envío físico o digital de los documentos Desde el pedido del documento hasta su entrega física o Administración y Finanzas
requeridos por los clientes. digital del documento.
Apoyo en los pagos a proveedores, liquidaciones de Cumplir con la entrega de cheques y pagos de diversos Administración y Finanzas
personal, servicios públicos servicios en fecha
RECURSOS SALIDAS
ACTIVIDADES RESPONSABLE PRODUCTO CLIENTE

Cheques y Telecréditos de pagos a Se envían los documentos ya pagados al personal de archivo Archivo Documentario Todas las Unidades de
Tesorería Coordinador de Administración
Proveedores / LBS / RxH, etc. para su control y custodia. Adecuado Negocio de Panorama

Todas las Unidades de Negocio Se entrega en estado físico o digital los documentos Todas las Unidades de
Número de cheque o telecréditos. Coordinador de Administración Documento Requerido
de Panorama requeridos por el cliente. Negocio de Panorama

Administración de los documentos para pago de Proveedores /

Tesorería Cheques y / LBS / RxH, etc. obligaciones. Coordinador de Administración Cheques / LBS / RxH, etc. Beneficiarios
REQUISITOS LEGALES APLICABLES RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS
- Computadora/Sistema ERP/Recursos Economicos/papel/impresoras/Utiles de Escritorio. Cheques/Comprobantes de caja/Facturas/Orden de
Servicio/ Transferencias bancarias
CONTROL DEL PROCESO
RIESGO DEL PROCESO
ELEMENTO A CONTROLAR RESPONSABLE FRECUENCIA
Pérdida de documentos Inventario de documentación Encargado de Archivo Mensual
Pérdida de documentos por requerimiento Seguimiento de Entregas Encargado de Archivo Por Requerimiento
Deterioro de los documentos Adecuado almacenamiento Encargado de Archivo Constante
COMUNICACIONES
¿QUE SE COMUNICA? ¿CUANDO SE COMUNICA? ¿A QUIEN COMUNICA? ¿COMO COMUNICA? ¿QUIEN COMUNICA?

Cambio de estado de cheques/telecréditos en el sistema ERP Cada ocasión. Asistente de Finanzas Verbalmente Asistente de
Administración
DESEMPEÑO DEL PROCESO

NOMBRE DEL INDICADOR RESPONSABLE DE

FORMA DE CALCULO DEL INDICADOR RESULTADO ESPERADO(META) FRECUENCIA DE MEDICION MEDICION VALOR RESULTADO
Coordinador de
Cantidad de documentos extraviados Perdida / Total de Documentos 0% Mensual Administración

Tiempo de h/h que se realiza para el pago de la semana Horas Hombre 1 Hora Semanal Coordinador de
Administración

Elaborado por: Ingeniera de Procesos y Calidad Revisado por: Gerente de Administración y Finanzas Aprobado por: Gerente de Administración y Finanzas

Firma: Firma: Firma:

Fecha: 04.08.17 Fecha: 04.08.17 Fecha: 04.08.17

         CONTROL DE CAMBIOS

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