“FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, FINANCIERAS Y

PLANEAMIENTO OPERATIVO PÁGINA 1

ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN
 FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS
ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN
CENTRO ULADECH – TUMBES

TITULO

EJECUCIÓN Y MONITOREO DE UN

PLAN OPERATIVO

PLANEAMIENTO OPERATIVO

TUMBES, NOVIEMBRE 2019

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ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN
 MONITOREO DE UN PLAN OPERATIVO

INTRODUCCION:

El monitoreo y evaluación consiste en el análisis de las actividades y proyectos realizados,

su referencia obligada es el Plan Operativo, ya que éste contiene los objetivos generales,
parciales y específicos y la programación en base a éstos, de sus actividades y proyectos,
para lo cual se cuenta con indicadores que nos proporcionan información sobre el grado de
cumplimiento de lo programado.

Al momento de elaborar el Sistema de Monitoreo y Evaluación se debe contar,

previamente, con el Plan Operativo Institucional.

El monitoreo consiste en el seguimiento periódico de las actividades y proyectos del Plan

Operativo, busca hacer correcciones y ajustes a tiempo, utiliza indicadores de insumo,
proceso y producto principalmente, y se realiza sobre la base de la Matriz de monitoreo y
evaluación definida específicamente.

Los avances obtenidos del monitoreo, van a permitir comparar las actividades y metas
programadas con las ejecutadas a la fecha de corte, con el fin de analizar el grado de
cumplimiento de los objetivos planteados y realizar los ajustes correspondientes de ser el
caso.

La información obtenida durante la fase de monitoreo, proporcionará la base necesaria

para el análisis y elaboración del documento de Evaluación del Plan Operativo.

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MONITOREO DE UN PLAN OPERATIVO

El Plan Operativo Reprogramado es un documento de gestión, que se origina por el

cambio en las prioridades, lineamientos u objetivos del Plan Operativo, producto de las
acciones de monitoreo.

En este sentido, las conclusiones y recomendaciones de los Informes de Monitoreo y de la

Evaluación, sirven de insumo para formular los Planes Operativos Reprogramados y/o los
Planes Operativos de los próximos años.

SECUENCIA DE MONITOREO

EJECUCION

La gráfica muestra cuatro grandes procesos interdependientes: formulación, ejecución,

monitoreo y evaluación. Considerando que el monitoreo es un proceso permanente en todo
el proceso de planeamiento operativo, éste influye tanto en la etapa de formulación de los
planes, en su ejecución misma y evaluación final.

Los productos concretos de estos procesos, son el Plan Operativo para el caso de la
formulación, y el informe de Evaluación de Planes para el caso del proceso de evaluación.

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 MONITOREO EN EL PROCESO DE GESTION DE PROYECTOS:

El monitoreo es el seguimiento sistemático y periódico de la ejecución de una

actividad o proyecto para verificar el avance en la ejecución de la Meta Física
(eficacia), la adecuada utilización de recursos para lograr dicho avance (eficiencia) y
la consecución de los objetivos planteados durante el proceso de ejecución
(efectividad), con el fin de detectar, oportunamente, deficiencias, obstáculos y/o
necesidades de ajuste.

El monitoreo emite un juicio de valor sobre todas las actividades programadas en el

Plan, especialmente, aquellas que se consideran esenciales, según la prioridad de cada
Instancia.

TIPOS DE MONITOREO EN EL PROYECTO:

a) Monitoreo De Resultados:
Este monitoreo estará basado en las actividades, productos e indicadores
estipulados en el marco lógico del proyecto. Para cada actividad se establecerá
una línea base en el primer año del proyecto, y luego se establecen las metas
anuales, y los medios de verificación.

b) Monitoreo de Desempeño:
El monitoreo del Proyecto se hará en forma coordinada entre la entidad
financiera, las entidades Ejecutoras Nacionales, así como las diferentes instancias
que operan el Proyecto, en coordinación con las comunidades locales. Se propone
llevar a cabo anualmente (al final del año) una revisión del proyecto de
inversiones vigente y el plan de trabajo del siguiente año.

c) Monitoreo del Impacto del Proyecto:

El impacto causado por los componentes del proyecto deberá ser monitoreado por
las instancias de participación, organizaciones locales y proyectos de cooperación
existentes en la zona de influencia. Los subcomponentes sobre capacitación y
asistencia técnica, construcción de infraestructura productiva e implementación de
cultivos o plantaciones agrícolas. Estos deben ser monitoreados.

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 METODOLOGIA DE MONITOREO:

Para la ejecución del proceso de monitoreo se realizarán las siguientes actividades a

desarrollarse: Conformar un equipo de trabajo para el seguimiento de los planes
operativos, Elaboración del Plan de Monitoreo (matriz de monitoreo y evaluación),
Levantamiento y análisis de información, Elaborar el informe de monitoreo.

Correspondiente (avance físico y financiero, logros, problemas encontrados y medidas

correctivas).

 Conformación del Equipo de Trabajo:

Se debe designar, a nivel de entidades ejecutoras o financiadoras, un equipo de

trabajo conformado por especialistas cuyo trabajo esté relacionado con el
monitoreo y trabajo de campo. El número de miembros por equipo lo definirá
cada Instancia en función a su población objetivo, geografía y disponibilidad de
recursos. Es importante que sus miembros conozcan la realidad de su zona y se
les asegure cierta permanencia en sus funciones, y así, garantizar la continuidad
del trabajo de monitoreo.

 Revisión del Convenio con la entidad Financiadora:

El proyecto financiado por la comunidad internacional, Gobiernos Autónomos

Departamentales, Gobiernos Municipales y Unidades Desconcentrada del
Ministerio de Desarrollo Rural y Tierras existe un convenio marco que rige las
relaciones con ese donante y que cubre más de un proyecto.

 Formulación de plan operativo

Una vez revisado el documento del proyecto se debe elaborar un plan operativo
que abarque el período del proyecto en su totalidad. Esto significa que hay que
delinear las actividades requeridas para lograr los resultados esperados, indicando
su secuencia y cronograma y definiendo las fechas en que deben Alcanzarse los
resultados indicados.

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 Un plan operativo simplificado y condensado se puede organizar de la siguiente
manera:

CUADRO MATRIZ DE PLAN OPERATIVO DE UN PROYECTO

CRONOGRAMA
ACTIVIDADES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

 Elaboración de Planes de Trabajo Anuales:

Con base en el plan operativo hay que elaborar planes de trabajo anuales en los
que se especifiquen en mayor detalle la distribución cronológica de la ejecución
técnica y los gastos financieros conexos. Se deben establecer un calendario de
actividades y un presupuesto relacionados con las actividades planificadas y los
resultados esperados. En lo que respecta al primer año, el plan debe ser
pormenorizado y concreto; luego, hacia fines de ese año, se elabora un plan de
trabajo más concreto para el siguiente, y así sucesivamente.

 Desglose del Presupuesto del Proyecto:

El presupuesto del proyecto incluido en el documento del mismo indica los

recursos financieros requeridos durante toda la duración del proyecto. Los costos
correspondientes se calculan sobre la base de las tareas, actividades y resultados
previstos. Luego, el presupuesto debe desglosarse por año o períodos más breves,
a fin de mostrar qué recursos se necesitarán para cumplir con el plan de trabajo.

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 A continuación, se muestra como se ve un presupuesto simplificado del proyecto.

CUADRO MATRIZ DE PRESUPUESTO POR AÑO

PRESUPUESTO
DETALLES AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3
TOTAL

RESULTADO 01
ACTIVIDAD 1
TAREA 1
TAREA 2
ACTIVIDAD 2
COSTO POR AÑO

 Preparación de Un Plan de Monitoreo:

Una vez elaborado el plan de trabajo hay que formular un plan de monitoreo, el
cual debe enfocarse en el nivel de los resultados esperados, para comprobar si los
mismos se logran, ver cuándo se logran dichos resultados y en qué medida se han
logrado.
A los niveles de tareas y de actividades, el desempeño se verifica en función del
calendario de actividades y el presupuesto, no requiriéndose ningún otro
indicador. Se trata de una actividad directa y relativamente sencilla sobre la que
este documento no se abunda en mayores detalles.

Un plan de monitoreo se utiliza para planificar, administrar y documentar el

proceso de recopilación de datos, y permite velar por la recopilación periódica y
oportuna de datos comparables. Asimismo, determina los indicadores que deberán
hacerse objeto de monitoreo; especifica la fuente, el método y el cronograma de
recopilación de datos, y asigna responsabilidades. El plan ayuda a mantener el
sistema de monitoreo bien encaminado y a asegurarse de que los datos sean
notificados en forma periódica a los encargados de la gerencia del proyecto.
LOS SIGUIENTES ELEMENTOS DEBEN INTEGRAR EL PLAN DE
MONITOREO:
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 Indicadores de desempeño y sus definiciones, datos de referencia básicos, metas de
desempeño, fuente de datos, método de recopilación de datos, frecuencia y
cronograma de recopilación de datos, responsabilidades en cuanto a la adquisición de
datos.

A continuación, se explica cada uno de estos elementos y se ofrece cierto

asesoramiento al respecto.

 Indicadores de Desempeño y Sus Definiciones:

A los efectos del seguimiento, los indicadores no necesitan definirse más que para
el nivel de los resultados esperados. En el plan de trabajo pueden tenerse
determinado ciertos indicadores preliminares, en cuyo caso deberían revisarse y,
de ser necesario, complementarse.

INDICADORES DE DESEMPEÑO:

PROPOSITO DEL RESULTADOS

INDICADOR
PROYECTO ESPERADOS
1. Productores capacitados en el El 80% de los socios se capacito
Fortalecer la gestión de la manejo del ganado lechero en el manejo de ganado lechero
asociación a través y con respecto a otras gestiones
sistemas de comercialización de 2. Productores cuentan con Los productores tienen mejor
productos lácteos mejora y aprovechamiento del Aprovisionamiento de agua entre
agua el 2004 -2005.

Los buenos indicadores comienzan con un enunciado claro de los objetivos o los
resultados esperados. Cada indicador requiere una definición detallada en la que se
especifiquen cantidad, calidad y tiempo.
Datos de Referencias:

Es casi imposible establecer metas o medir avances sin conocer cuál es la situación de

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 partida de un proyecto. Es por ello que antes del comienzo del mismo hay que
establecer datos de referencia básicos que reflejen, con la mayor fidelidad posible, el
valor de cada indicador al principio del proyecto.
Esos datos básicos serán el valor en función del cual se medirán los cambios durante
todo el período abarcado por el proyecto.

Metas de Desempeño:

Las metas representan el nivel y el cronograma exacto de los resultados que se espera
lograr con un proyecto. Mientras el indicador define la forma en que se ha de medir el
desempeño según una escala o dimensión, la meta determina el nivel planificado
específico del resultado que se debe lograr en un plazo determinado.

Medios de Verificación y Fuentes de Datos:

Los medios de verificación permiten comprobar el estado de los indicadores, y se

deben definir en la matriz de Marco Lógico del documento del proyecto.

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 Si esto no se hace, o si se seleccionan indicadores nuevos, los encargados de la gestión
del proyecto deben establecer medios de verificación.

La fuente de datos es el lugar donde se encuentran los datos que permiten verificar el
estado del indicador.

MEDIOS DE VERIFICACION Y FUENTES DE DATOS:

MEDIOS DE
RESULTADOS FUENTES DE
INDICADORES VERIFICACIO
ESPERADOS DATOS
N
centros
Sistema de distribución 08 Registro de Oficina central
de
de fertilizantes y arroz distribución proyecto, acta de del proyecto
de alto rendimiento construidos hasta entrega de
funcionando en sitio 11/2018 informes finales
25 agricultore
Agricultores Lista de Estadística sobre
0 s
entrenados entrenados participantes, número de
11/2018 Informes de personas
monitoreo capacitadas al
final del
proyecto
Fuente: Elaboración Propia

Métodos de Recopilación de Datos:

Se debe especificar el método de recopilación de datos para cada indicador, señalando

si se trata de recopilación de datos primarios o si se basa en datos secundarios.

 Para la recopilación de datos primarios hay que tener en cuenta:

La unidad de análisis, las necesidades de desglose de datos (por sexo, edad, grupo
étnico, ubicación), las técnicas de muestreo, las técnicas o los instrumentos para
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 adquirir datos.

Para los indicadores basados en datos secundarios se deben proporcionar tanto el

método de cálculo de los puntos de datos del indicador específico como las
fuentes de información. Asimismo, hay que suministrar detalles suficientes sobre
el método de recopilación o cálculo de datos, para poder repetirlo si se quiere 1 a
6 Frecuencia y cronograma de recopilación de datos.

Para poder medir el avance de un proyecto, los sistemas de seguimiento deben

recopilar periódicamente datos comparables. ¿Con qué frecuencia hay que
recopilar datos? No hay respuestas generales a esta pregunta. Según el indicador,
tal vez convenga hacerlo con una frecuencia trimestral, anual, o incluso menor.
Por ejemplo, como los cambios son lentos, los datos sobre fecundidad se pueden
recopilar cada cierto número de años, mientras que los correspondientes a la
distribución y venta de anticonceptivos se pueden obtener en forma trimestral.
Cuando se planifican la frecuencia y programación de la recopilación de datos, los
factores importantes a tener en cuenta son las necesidades de los encargados de la
gestión del proyecto para una toma de decisiones oportuna, y los momentos de
decisión dentro del ciclo del proyecto.

 Responsabilidades en Cuanto a la Obtención de Datos:

La responsabilidad de la adquisición oportuna de datos a partir de su fuente se

debe asignar claramente, en función de cada indicador, a una persona, equipo u
oficina específica, determinándose asimismo la modalidad de registro de datos.

 Plan de Análisis de Datos:

En la medida de lo posible, conviene planificar con antelación no sólo la

recopilación de datos, sino también su análisis, notificación, examen y empleo, a
fin de determinar las técnicas de análisis de la información y los formatos que se
usarán para su presentación.

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 ANALISIS DE RESULTADOS:

El análisis de los resultados del monitoreo supone, básicamente, comparar los datos
obtenidos en el campo con los informes de avance físico y financiero presentado por
la entidad ejecutora y el documento del proyecto en ejecución. Todo esto se puede
expresar mediante cuadros y diagramas. Por lo general, los cuadros y gráficos resultan
más fáciles y rápidos de interpretar, e ilustran claramente la comparación de los
objetivos y resultados planteados en el proyecto.

ELABORACION DE INFORMES:

Los resultados de monitoreo deben incorporarse en informes periódicos y tenerse en

cuenta al formularse nuevos planes de trabajo. Los informes siempre deben
relacionarse con el documento del proyecto y con la matriz de Marco Lógico
presentada en dicho documento. Hay dos temas básicos que se deben tratar en los
informes:

 La Ejecución Técnica: en relación con el plan operativo anual, y con énfasis en el

nivel de resultados esperados, más que en los niveles de actividades y tareas;

 La Ejecución Financiera: en relación con el presupuesto y, concretamente, con

los costos previstos para alcanzar los resultados esperados y realizar las
actividades.

 La entidad ejecutora debe presentar los siguientes informes: Informe de avance

del proyecto (avance de la ejecución de las actividades y el logro de los
resultados) y avance de los hitos contractuales

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

 (Marketing, P. 1995); En su investigación: “El diagnóstico de la empresa”.

Recuperado de:

https://ebookcentral.proquest.com

 (Concha Mario, 2011); En su investigación: “Gestión de Monitoreo en La Ejecución

de Proyectos Agropecuarios” en Monograficas.com.

Recuperado de:

https://www.monografias.com/trabajos89/gestion-monitoreo-ejecucion- proyectos-

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 (Endvawnow – Onu Mujeres, 2010); En su investigación: “Planes de Monitoreo y

Evaluación”.

Recuperado de:

http://www.endvawnow.org/es/articles/337-planes-de-monitoreo-y- evaluacion.html

 (García, Víctor, S/F); En su investigación: “Monitoreo y Evaluación de Proyectos”

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Recuperado de:

https://www.coffeekids.org/wp- content/uploads/2013/10/Fase_Monitoreo-y-Evaluacion-

de-proyectos_Victor- Garcia.pdf

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