ESTRUCTURA GENERAL DE

UN EVENTO
ORGANIZACIONAL

Instructora: INES CARRASCAL

 ORGANIZACION DE EVENTOS
Es una herramienta de comunicación organizacional. El cual ha tenido
un buen desarrollo; la publicidad es un medio por el cual las
empresas se relacionan con el publico.
La organización de eventos ha demostrado ser una herramienta
estratégica de comunicación empresarial donde consigue:
▪ Impactos directos
▪ Impactos efectivos
▪ Publico objetivo
 ESTRUCTURA GENERAL DE UN EVENTO

Toda estructura organizacional incluso una con grandes

deficiencias, se puede presentar de una forma grafica señalando
simplemente las relaciones entre los departamentos a lo largo de
las líneas principales de autoridad, por tal razón la forma como la
organización describe su estructura es el cual especifica las redes
de autoridad y toda aquella comunicación formal en la
organización, se denomina un organigrama.
 COORDINACIÓN GENERAL
Es la organización del evento, es dirigida por el coordinador general quien es
el ejecutivo responsable de liderar el grupo trabajo que comparten el
compromiso de llevar a cabo el evento.
FUNCIONES DEL COORDINADOR
➢ Intervenir directamente en la conformación de los comités y asesorarlos
en la definición de las actividades propias.
➢ Orientar a los coordinadores de los diferentes comités en la parte de
administración y ejecución.
➢ Liderar la labor de coordinación en forma permanente con el comité
organizador.
COORDINACIÓN DE COMERCIALIZACIÓN
Y DIFUSIÓN.
Preparación de un plan de mercadotecnia. Deben estar encargados de:
▪ Definir la asistencia
▪ Calendarios
▪ Carteles
▪ Correspondencia
▪ Invitaciones impresas
▪ invitaciones telefónicas
 COORDINACIÓN OPERATIVA.

• Diseñar, adquirir, distribuir, instalar y controlar

la escenografía, decoración del lugar, proporcionar y
controlar los servicios de carácter general.
 COORDINACIÓN RELACIONES PUBLICAS

Proyecta la imagen positiva del evento. Tiene a su cargo las actividades

de promoción, divulgación y atención directa de los participantes; por
consiguiente debe constituir internamente subcomités.
• Subcomité de divulgación promoción y publicidad:
Corresponde divulgar el evento mediante campañas publicitarias
que incluya: afiches, circulares, plegables, vallas, fotografías, volantes,
avisos de prensa, radio y televisión.
• El subcomité de divulgación promoción y publicidad, tiene la
responsabilidad de presentar las escarapelas, la ficha de
inscripción, diseño de instintivo para plegables, carpetas,
material informativo, tarjetas, pancartas, certificados y papelería
en general.
• Subcomité de inscripción: El cual se encarga de gestionar la
inscripción de los participantes y asistentes del evento.
 COORDINACIÓN DE FINANZAS
Es la encargada de la administración económica y financiera.
Presupuesto general: Establecimiento de normas o criterios
de comparación, Operación de control para efectuar
la comparación, Interpretar los resultados de la comparación,
Tomar decisiones sobre los resultados obtenidos.
❑ Planeación
❑ Organización
❑ Operación
❑ Evaluación
 COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA.

• Administrar los recursos humanos, materiales, financieros e

informáticos; así como prestar a través de sus áreas adscritas
los servicios administrativos, generales y técnicos con
eficiencia y calidad en beneficio del evento.