Unidad 2

1 //Escenario
Escenario23
Lectura fundamental

Análisis, descripción
Formulación de modelos
y diseño
algebraicos
de cargos

Contenido

1 Análisis, descripción y diseño de cargos

2 Los procesos de talento humano y su relación con el análisis de cargos

3 Análisis de cargos

Palabras clave: análisis, descripción, diseño, cargos, puestos, ergonomía, desempeño, eficiencia, competencias,
cambios, actividades, tareas, habilidades, talentos.
1. Análisis, descripción y diseño de cargos
Una reestructuración en las plantas de personal de Chile, Ecuador y Colombia solicita al
gerente de gestión de talento humano, definir qué tipo de personas van a ocupar los cargos, qué
funciones van a desempeñar, cuáles son sus responsabilidades y habilidades. Gestión de Talento
Humano, respondería…

¿Qué tipo de perfil de personas se necesitarían para desempeñar estos cargos?

A una empresa del sector de telecomunicaciones que está renovando su tecnología con el fin de
encontrar una mayor eficiencia y productividad, reducir costos e informar verídicamente, con mayor
rapidez y calidad a sus clientes, Gestión de Talento Humano le respondería…

¿Qué personal de la compañía, y con qué habilidades y talentos capacitaría en esta nueva tecnología?

Ante estos nuevos objetivos ¿qué personal contratamos externamente para trabajar con esta nueva
tecnología y con qué competencias?

Todas las anteriores preguntas presentan un denominador común: que los cargos y las personas que
los ocupan tienen funciones y responsabilidades por cumplir; ningún cargo de la empresa es al azar,
todos tienen alguna razón de ser, máximo teniendo en cuenta los cambios y variables del entorno que
se presentan día a día.

Todas las empresas sin distinciones, podríamos decir que tienen tres características básicas, a saber:

A. objetivos.

B. estructura organizativa

C. compuestas por personas.

Cuando estamos formando una empresa, sin importar sus objetivos, funciones o número de personas,
se obedece a una estructura organizativa, -propuesta por la dirección -, susceptible de cambios
cuando se está en proceso de formación, crecimiento, madurez, y aún en los de decadencia; tal
estructura constituye la arquitectura de cargos que van a desempeñar las personas.

Hay diferentes clases de estructuras organizativas desde las simples hasta las más complejas, pero
sea cual fuere, los cargos que desempeñen las personas en las organizaciones deben obedecer a
los requerimientos de cada una de las diferentes áreas, y es parte de la gestión de talento humano,
propender por el éxito del proceso.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 2
Por la división del trabajo, la estructura organizativa se segmenta en departamentos, áreas, unidades
y secciones; cada uno con diferentes cargos, según su requerimiento. La estructura organizativa o
su diseño tiene diferentes relaciones de contexto, tanto internas como externas; en las internas, por
ejemplo, está la: formalidad, centralización, cadena de mando, jerarquía y autoridad; en las externas,
están todas las variables del macroentorno: políticas, económicas, sociales o tecnológicas.

Hasta el momento hemos hablado solamente de cargos; algo diferente es quiénes los ocupan;
dependiendo de su complejidad puede haber un sin número de cargos; como profesional universitario,
puede haber cien personas ocupándolo.

Cómo mejorar...
El cargo lo podemos definir como el vínculo determinante de la relación
entre empresa y trabajador. Los cargos tienen diversas tareas, funciones
y responsabilidades que deben llevar a cabo las personas; puede haber
diversidad de cargos dependiendo de la estructura organizativa definida
por la compañía para el logro de sus objetivos. El diseño organizativo hace
parte de la función administrativa de la organización y está compuesto por
la estructura de los cargos.

Cuando alguien ocupa un cargo en una organización, por lo general preguntamos enseguida,
¿cuál es ese cargo? Ya nos podemos dar cuenta del nivel de autoridad, sus funciones e
importancia en la organización.

Según Chiavenato (2007) “para la organización el cargo constituye la base para colocar a las personas
dentro de las tareas de la organización. Para la persona el cargo es una de las mayores fuentes de
expectativas y de motivación en la organización”. (p.21)

A continuación, la estructura organizativa de una empresa, o lo que se denomina organigrama,

que constituye la columna vertebral de la organización, la cual se divide funcionalmente en varios
departamentos, y en cada uno de estos, en varios cargos; muestra las relaciones de contexto, como
las internas, a saber: autoridad, jerarquía, niveles jerárquicos y de comunicación, entre otras. Una vez
definida la estructura, es el punto de partida para la gestión y los procesos en talento humano.

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 Propietarios Asamblea de
socios

Máxima dirección Gerente

General

Alta gerencia Departamento Departamento Departamento Departamento

comercial gestión humana contable producción

División de División de División de

Mandos medios selección capacitación y seguridad en el
contratación desarrollo trabajo

Jefaturas Reclutamiento y Bienestar y

selección Nómina desarrollo

Mandos bajos Liquidación

Figura 1. Cargos en la organización.

Fuente: elaboración propia

Cargo es el vínculo determinante en la relación empresa-trabajador, en una organización. Se podría

hacer una analogía, pensando la organización como un ser vivo compuesto de conjuntos de órganos
(departamentos) y estos, a su vez, de células.

2. Los procesos de talento humano y su relación con el análisis

de cargos
Siempre que empezamos con nuestro proceso de gestión de talento humano, comenzamos, además
de la planeación estratégica de talento humano, con los procesos de reclutamiento y selección, lo
cual quiere decir que antes de estos procesos, la persona a quien vamos a contratar debe tener una
posición plenamente identificada en el organigrama o estructura organizativa, por lo cual los temas de
análisis, descripción y diseño de cargos, nos sirven de preámbulo y punto de partida para los procesos
de gestión de talento humano.

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El análisis de cargos se constituye como la base de los procesos en talento humano, porque es la base,
a través de la cual se enlazan todos los procesos, a saber: reclutamiento, selección, capacitación,
evaluación del desempeño y retribuciones o compensaciones.

Compensación Reclutamiento
y retribución

Análisis y
descripción
de puestos

Capacitación Selección

Figura 2. Relación del análisis y descripción de puestos con los procesos en gestión de talento humano.
Fuente: elaboración propia

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3. Análisis de cargos
El análisis define los cargos y las competencias necesarias para el desempeño de las personas en las
organizaciones. El análisis culmina con la descripción de puestos.

Como una de las funciones principales de gestión de talento humano es evaluar a las personas, sus
talentos, habilidades, conocimientos y en general, el conjunto de sus competencias. El análisis procura
determinar con anterioridad el tipo de persona necesaria e idónea para llevar a cabo unas funciones
determinadas, de acuerdo con una estructura organizativa establecida.

El análisis de cargos se puede hacer por varios métodos, resumidos más adelante, cuya presentación
es un informe escrito que reúne información obtenida de un conjunto de tareas o actividades, las
cuales se utilizan para desarrollar las descripciones y especificaciones.

Este informe servirá como base a todos los propósitos de gestión de talento humano, en
cuanto a sus procesos de reclutamiento, selección, capacitación y evaluación del desempeño y
debe ser un ejercicio continuo de identificación de la información y actualización, acorde con
los cambios organizativos.

Entre los objetivos primordiales del análisis de cargo, se encuentran:

√√ recopilar información valida respecto a las verdaderas responsabilidades y funciones de un

cargo, y sus competencias.

√√ Mejorar el desempeño y la productividad organizativa.

√√ Determina las competencias necesarias que debe tener la persona que va a ocupar el cargo.
√√ Sirve como fundamento a los procesos de gestión de talento humano; algunos de estos son:
reclutamiento, selección, capacitación y evaluación del desempeño.

√√ Deben estar fundamentados en información valida, confiable y precisa que sirva para el
ejercicio en la toma de decisiones.

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 ¿Sabía que...?
“Las competencias son características subyacentes a cada persona,
relacionadas con la correcta actuación en su puesto de trabajo y pueden
basarse en la motivación, en los rasgos de carácter, en el concepto de sí
mismo, en actitudes o valores, en una variedad de conocimientos,
capacidades o conductas”. (Alles, 2002)

Respecto al análisis de los cargos y su determinación de las responsabilidades y funciones en un cargo,

con relación a sus competencias, surge la inquietud de que la gestión de talento humano, defina con
claridad las competencias de una persona, en cuanto a sus conocimientos, habilidades y talentos. Por
supuesto que es más fácil de evaluar las competencias relacionadas con los conocimientos que, por
ejemplo, los rasgos de personalidad.

Puesto que son los jefes de línea quienes requieren personal, la responsabilidad de la información de
los análisis de cargos es de ellos; sin embargo es una gestión orientada por el área de gestión de talento
humano, mediante un analista que tendrá a su cargo la recopilación de lainformación pertinente.

Busca y obtiene información sobre los puestos de trabajo y las

Análisis competencias que son necesarias para su desempeño dentro
de la organización. Culmina con descripción de puestos.

Definición escrita de un puesto, que contiene:

Identificación del puesto.

Descripción Enunciado de obligaciones y funciones.
Funciones y responsabilidades.
Especificaciones y requerimientos.

Figura 3. Análisis y descripción de cargos.

Fuente: elaboración propia

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Como se mencionó anteriormente, hay varios métodos de recolección de la información para el
análisis de los cargos, dentro de los cuales se encuentran los siguientes:

¿Con qué métodos

¿Quién brinda recogemos información Descripción Con esta información
información del cargo? del cargo? se elabora:

Conversación del analista

Entrevista del cargo con el
Empleado que lo trabajador que lo ocupa
ocupa

Cuestionarios Formulario pre-elaborado

para ser diligenciado por la Manual de
Jefe inmediato
persona que ocupa el cargo descripción y
especificaciones
Observaciones Presenciar el proceso de
trabajo sin intervenir
directamente
Analista de cargos Registros
Relación detallada de
tareas que el empleado
realiza durante cierto
lapso, diligenciándolas en
un documento

Figura 4. Proceso de análisis de cargos y métodos recolección de información.

Fuente: elaboración propia.

3.1. Descripción de cargos

Habíamos dicho anteriormente que el análisis de cargos, una vez tengamos la información requerida,
culmina con la descripción de puestos.

Esta descripción es la definición de un puesto, de sus funciones y responsabilidades. Generalmente la

elabora Gestión de Talento Humano; en la actualidad, no hay un formato estándar común a todas las
empresas; en todo caso, esta debe obedecer a los objetivos y planes estratégicos de la organización.

(Bohlander, Snell, & Sherman, 2004) proponen un formato que contiene como mínimo, cuatro aspectos:

√√ identificación del cargo: define el cargo, por ejemplo, profesional universitario, código si lo
tiene, relaciones de dependencia. Incluso si hay más divisiones dentro de este cargo se deben
especificar, por ejemplo: profesional universitario, código: 3020, grado 03.

√√ Enunciado del cargo: resumir sus principales funciones.

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 √√ Funciones y responsabilidades principales: redactar con información clara, precisa y concisa;
por lo general, comienza con verbo que indica la acción, el sujeto implícito es el futuro
empleado que va a desempeñar las funciones.

√√ Especificación del cargo: en este espacio escribimos las competencias y requerimientos del
cargo, por ejemplo: profesional titulado en Administración de Empresas; tecnólogo, analista,
con los conocimientos, capacidades y habilidades requeridas.

Las descripciones de puestos deben cumplir con los siguientes requerimientos:

√√ bien redactadas, que no se presente lugar a la duda o confusión.

√√ Es un ejercicio permanente de identificación y actualización, porque obedece a una gestión
de Gestión de Talento Humano, para el logro de la eficiencia y productividad organizativa.

√√ Dependiendo del cargo, se deben indicar los riesgos en seguridad y salud en el trabajo.
√√ Estar pendientes de su actualización, de acuerdo con los cambios que se presenten, tanto
internos como externos.

3.2. Diseño de puestos

Clarita trabaja en una reconocida empresa de flores de exportación en la sección de empaque, la cual
tiene especificaciones especiales para hacer los procesos más eficientes. Uno de estos, por ejemplo,
es la clasificación de los pétalos en: rotos, sucios o descoloridos, para escoger finalmente las mejores
flores. Para llevar a cabo sus funciones, ella tiene que pasar mucho tiempo de pie o semi sentada.

¿Se adapta la silla fácilmente a su puesto de trabajo?

¿Se garantiza una postura adecuada en su puesto de trabajo?

¿Cómo ayudaríamos a Clarita para que haga su trabajo más eficiente; y mediante qué métodos y
herramientas de trabajo?

Para ayudar a Clarita y por tanto, a la organización, a que sus métodos de trabajo sean más
productivos, tal como se observa en la siguiente tabla, se encuentra el diseño de puestos que obedece
a preguntas estratégicas, a saber: qué se hace, dónde, cuándo, quién y cómo se debe hacer.

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 ¿Qué se hace? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Quién? ¿Cómo?

En qué Qué Con qué

En qué lugar
Contenido momento se empleado métdo y/o
físico se
del trabajo ejecuta el hace el herramienta
ejecuta
trabajo trabajo se trabaja

Figura 5 Preguntas a responder para diseñar un puesto

Fuente: elaboración propia

El diseño de los puestos se refiere a la estructuración de los puestos con miras a mejorar la eficiencia
de la organización y la satisfacción laboral de los empleados, buscando cambiar, modificar y enriquecer
los puestos a efectos de captar los talentos de los empleados, al mismo tiempo que pretende mejorar el
desempeño de la organización. (Bohlander, Snell, & Sherman, 2004)

El diseño de puestos gira en torno a con cuatro ejes fundamentales, como lo son: objetivos
organizativos, mejora de los procesos productivos y métodos de trabajo para hacerlos más eficientes,
consideraciones ergonómicas y enriquecimiento de los puestos a fin de captar los talentos, habilidades
y experiencias de los empleados.

Objetivos
organizacionales para el
puesto, incluyendo tareas,
obligaciones y
responsabilidades que se
deben desempeñar

Aspectos de
ingeniería industrial Consideraciones
que se centran en ergonómicas que
los procesos abarcan las
eficientes de PUESTO capacidades y
producción y las limitaciones
mejoras a los humanas
métodos de trabajo

Cuestiones de
comportamiento que se
reflejan en diferentes
talentos, habilidades y
experiencias de los
empleados

Figura 6. Cargos en la organización.

Fuente: elaboración propia

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Puesto de trabajo se refiere al sitio o área destinada para que el trabajador cumpla con sus funciones,
o un espacio para desarrollar una actividad laboral.

¿Sabía que...?
La ingeniería industrial se centra en procesos eficientes de producción y
en las mejoras a los métodos de trabajo. Un aspecto importante al diseñar
los puestos, es la ergonomía, que se entiende como la relación hombre-
máquina-ambiente, para hacer procesos eficientes y lograr mayor
productividad organizativa.

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Referencias
Alles, M. (2002). Dirección estratégica de recuros humanos.Gestión por competencias. Buenos Aires,
Argentina: Granica.

Bohlander, G., Snell, S., & Sherman, A. (2004). Administración de recursos humanos.12° ed. México:
Thomson Learning.

Chiavenato , I. (2007). Administración de recusros humanos, el capital humano de las organizaciones. 8°

ed. Mexico: McGrawHill.

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Gestión del Talento Humano

Unidad 2: Análisis, descripción y diseño de cargos dentro
de la incorporación de las personas en las organizaciones
Escenario 3: Análisis, descripción y diseño de cargos

Autor: Dolly Rache Guio

Asesor Pedagógico: Jeimy Lorena Romero

Diseñador Gráfico: Juan Rodríguez
Asistente: Maria Avilán

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.

Prohibida su reproducción total o parcial.

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