LA COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA ORGANIZACION

Una gran parte de las comunicaciones que realiza la empresa, tanto las exteriores
como las interiores, se hace a través de documentos escritos; para comunicarse
con los clientes, los proveedores y el público en general, la empresa utiliza la carta
comercial. En muchas ocasiones la carta es el primer contacto que se establece
con la empresa; de ahí que se deba cuidar mucho su forma y estilo. Si queremos
que la carta sea efectiva y que dé una buena imagen de nuestra empresa, antes
de escribirla hemos de decidir sobre el esquema, formato, diseño y estilo.

Con relación al contenido de carta, antes de empezar a escribir, debemos

reflexionar bien sobre lo que queremos decir al lector; debemos tener claros los
objetivos, los hechos, la persona a la que nos dirigimos y el estilo de redacción.

Los objetivos responden a las preguntas siguientes:

• ¿Por qué escribimos la carta?

• ¿Qué queremos conseguir con ella?

Antes de empezar a escribir, debemos responder esas preguntas, anotar las

respuestas y tenerlas en cuenta en la redacción. Cobrar, pedir información o hacer
un pedido son ejemplos de objetivos a cumplir.

Los hechos responden a las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son los asuntos a los que nos referimos en la carta?

• ¿Cuáles son las circunstancias que nos llevan a escribirla?

Algunos ejemplos son incumplimiento de pago de una factura, lanzamiento y

promoción de un nuevo producto, falta de existencias en el almacén, necesidad de
abrir nuevos mercados porque el volumen de ventas está estable desde hace
algún tiempo, entre otros.

La importancia de la comunicación organizacional está fuera de toda duda. Sin

una comunicación mínimamente eficaz, las corporaciones no podrían operar en el
mercado por muchos motivos (falta de transmisión de objetivos, mal clima laboral,
 ausencia de orientación al cliente externo o interno, etc.). Hoy nos ocuparemos de
uno de los dos tipos principales de comunicación: la escrita. La comunicación
escrita en la empresa es, sin duda, una competencia imprescindible en las
organizaciones actuales. Dominarla es crucial.

Son múltiples las ventajas que nos aporta una correcta y eficiente
comunicación escrita en la empresa, por ejemplo:

 Aumenta nuestra credibilidad

 Mejora nuestra imagen y nuestra capacidad de liderazgo

 Incide directamente en la mejora de los resultados

 Facilita el trabajo en equipo

 Ayuda a incrementar nuestra capacidad de gestión y nuestras dotes de

persuasión

Aunque estamos en la era de las imágenes, permanentemente usamos herramientas

que nos obligan a comunicarnos por escrito: realizamos presupuestos, propuestas,
escribimos en las redes sociales, hacemos entradas a nuestro blog corporativo o
enviamos correos electrónicos, entre otros.

LOS INFORMES

Es la presentación oral o escrita de una investigación, de un acontecimiento

importante que se desea dar a conocer a alguien para que tome decisiones o
tenga conocimiento del asunto.

Generalmente se envía a un superior.  El informe escrito necesita de una mejor

organización y presentación. El propósito del informe, como su propio nombre
indica, es informar. Sin embargo, los informes pueden incluir elementos
persuasivos, tales como recomendaciones, sugerencias u otras conclusiones
motivacionales que indican posibles acciones futuras que el lector del informe
pudiera adoptar. Los informes pueden ser públicos o privados y tratan a menudo
sobre preguntas planteadas por individuos del gobierno, los negocios, la
educación o la ciencia.

Características de los Informes:

Un informe consiste de varias secciones, incluyendo el Encabezado del informe, el

Encabezado de página, el Encabezado de grupo, Detalles, Pie de grupo, Pie de
página y Pie del informe.

Cada sección del informe está hecha de una serie de líneas. Cuando un objeto
base-texto es ubicado en una sección, es ubicado de tal manera que su base se
ajuste a una línea de la sección. Luego, la altura de la línea es ajustada por el
controlador de la impresora de tal manera que sea suficiente para albergar el
objeto.

En resumen, la altura de una línea está determinada por el objeto basado en texto
con tamaño de fuente más grande, ubicado en esa línea.

 Si se ubica otro objeto basado en texto en la misma línea con un tamaño de

fuente mayor que el del primer objeto, la altura de la línea se extiende para
albergar el segundo objeto.
 Si se ubica otro objeto basado en texto en la misma línea y con tamaño de
fuente aún mayor, la altura de la línea se aumenta nuevamente para
albergar el tercer objeto.

A medida que se agregan objetos base-texto al informe, ya sea en la misma o en

diferentes secciones, la altura de la línea se ajusta para acomodar las diferentes
fuentes. Debido a que el espaciado vertical es determinado por el controlador de la
impresora, se hace difícil crear informes diseñados para formas preimpresas
cuando éstas van a ser reproducidas en diferentes entornos.

Se recomienda que seguir estas directrices cuando se diseñe informes:

 Mantenga el mismo tamaño de fuente.

 asegúrese de imprimir formularios preimpresos en la misma máquina.
Estructuras de los informes:

Los informes toman a menudo la estructura de una investigación científica:

Introducción, Métodos, Resultados y Debate. Pueden también seguir una
estructura de problema-solución basado en las preguntas o las inquietudes de la
audiencia

En cuanto a formato, los informes varían desde un formato más simple con meros
títulos que indican los asuntos tratados a formatos más complejos incluyendo
diagramas, gráficos, imágenes, tablas de contenido, extractos, resúmenes,
apéndices, nota a pie de página/notas al pie de la página, hipervínculo y
referencias.

Debe tener titulo, fecha y el nombre de quien hizo el informe.

EL REPORTÉ

Un informe escrito o reporte es una comunicación dirigida a una o varias

personas con un propósito esencialmente instructivo respecto a un tema preciso.
En el se entrega la información sistemática, los datos y resultados obtenidos en
una investigación la cual puede ser bibliográfica, empírica o mixta.

Las partes de un reporte más destacadas son índice, sumario, introducción,

análisis y bibliografía. También puede incluir anexos y páginas preliminares. Los
informes también pueden ser llamados reportes. Esto se debe a que en el idioma
inglés la palabra que se usa para referirse a este tipo de documentos es report. Es
un documento que tiene como principal objetivo dar a conocer algún tipo de
información o conocimiento, generalmente producto de una investigación o de
unos acontecimientos.

Cualquier investigación debe cumplir los parámetros científicos y metodológicos

para que pueda ser tomada en cuenta en el ámbito académico y así el contenido
del informe pueda ser avalado. El informe debe estar completo y sustentado.
Generalmente, los informes son presentados por escrito, por lo que además de los
parámetros metodológicos que deben seguir, se necesitan aplicar unas normas de
estilo para que el trabajo presentado tenga un estilo acorde y adecuado, y así no
desmeritar el resultado de la investigación. Los informes, como todos los
documentos, tienen una estructura segmentada en subtítulos.

LAS PRESENTACION EFECTIVA

Uno de los momentos de más desafío en la vida de un ejecutivo ocurre cuando se

dirige a un auditorio atento e influyente, con un tema importante. Ejecutivos,
profesionales y académicos constantemente enfrentan la responsabilidad y el
desafío de exponer ante auditorios demandantes y especialistas en el tema
expuesto, frente a reuniones de negocios, clientes e incluso ante sus pares. si no
se está preparado adecuadamente, el resultado podría ser una mala interpretación
y por lo tanto, un fracaso. En todos los ámbitos en los cuales nos desenvolvemos,
nuestra comunicación eficaz puede hacer la diferencia entre éxito o fracaso e
incluso constituirse en una ventaja comparativa en la búsqueda de alcanzar
nuestros objetivos. El arte de cómo hacer presentaciones efectivas y hablar en
público responderá las preguntas fundamentales sobre cómo preparar y presentar
discursos efectivos, sobre cómo enfrentar preguntas y la manera de poner en
práctica las herramientas para ser un expositor de excelencia.
Las presentaciones efectivas son aquellas que captan la atención y el interés del
público y cuyo mensaje, no solamente es relevante para ellos, además es
transmitido con claridad.

Algunas consideraciones que se deben tomar en cuenta para poder

realizar presentaciones efectivas al hablar en público son las siguientes:
1. Variar el ritmo ayuda a mantener al público atento. Una de las razones por la
que muchas clases son aburridas es porque los profesores mantienen
una velocidad constante al hablar. Mantener un ritmo constante, ya sea rápido o
lento,  es una forma segura para dormir al público. Así que, para evitar esto, es
necesario ir alternando, según la ocasión, entre una velocidad rápida y una lenta.
2. Tu velocidad afecta la capacidad del público para captar el mensaje. Si
hablas demasiado rápido por mucho tiempo, el público experimentará problemas
para seguir tu exposición y puede perderse. Por otro lado, si tu ritmo es
demasiado lento, tu público va a aburrirse y buscará algo para entretenerse (su
mente vagará en diversos pensamientos, leerá correos en su Iphone o navegará
en Internet, etcétera).
3. Tu ritmo muestra tu pasión por el tema. Cuando experimentamos una
emoción fuerte, naturalmente, empezamos a hablar más rápido. Cuando llegamos
a un punto de reflexión, entonces hablamos más lentamente. De esta manera
puedes mostrar tus emociones al público y hacer tu mensaje más
cálido. Recuerda que los seres humanos somos emocionales, por lo tanto, si
al hablar en público trasmites tus emociones tu tema será más atractivo para los
que te escuchan.
4. Tu ritmo se relaciona con tu nerviosismo. Como se dijo anteriormente, las
emociones fuertes afectan tu velocidad al hablar en público, esto incluye a la
emoción del miedo. Por eso, muchas personas, cuando tienen miedo, como pasa
cuando se habla en público, empiezan a hablar rápidamente y de esta manera
refuerzan su miedo. Evidentemente, también el público notará esta situación.
Como has podido ver, el ritmo o velocidad al hablar en público puede determinar
que tu presentación sea efectiva o no. Un ritmo adecuado permitirá captar y
mantener la atención del público y facilitará la comprensión del mensaje.

Estas consideraciones ayudarán a realizar presentaciones efectivas.

Fuente Consultada

Comunicación Escrita". Autor: María Estela Raffino. De: Argentina. Disponible en:
https://concepto.de/comunicacion-escrita/
Fuente: https://concepto.de/comunicacion-escrita/#ixzz6NBgS2ha8