Sunteți pe pagina 1din 17

Program Medallion

CAPITOLUL I
1.1. Prezentarea firmei
Nume: SC. PassionClub. SRL
Sediul social : Adresa Strada Valea Oltului, nr. 117 A, Sector 6, Bucuresti.
CUI RO 155855817
J 40/9560/2003
Capital social 3000 RON
Domeninul de activitate principal: prestari servicii turistice de cazare si de
alimentatie
Sediul firmei este alcatuit din Hotel Passion 4*, cu 2 restaurante pentru
evenimente si unul pentru oaspetii pensiunii si numai
Hotelul Passion 4*,este situata in imediata vecinatate a cartierului ANL Brancusi,
la 5 minute. de mers cu masina de Plazza Romania. .Este situata intr-o zona linistita si
ofera conditii de cazare excelente cotate la 4*. Hotelul are si restaurant unde se poate
servi micul dejun,pranzul sau cina.Dispune de parcare proprie, monitorizata video (12
masini). Firma mai presteaza si servicii de catering pentru firmele din zona sectorului 5
si 6. Hotelul dispune si de o terasa de 50 persoane deschisa in timpul verii.
Tarife camere
Camera Single, 1 persoane 30.00 EUR camera cu un pat ,baie proprie cu dus
Camera Double, 1 persoane 38.00 EUR camera cu pat matrimonial, baie proprie,
TV cablu, minibar, acces internet wirreles gratuit, 2 persoane 42.00 EUR Apartament -
3 persoane 60.00 EUR
Numarul total de camere 19, dispuse pe 2 etaje si o mansarda
Cazarea se face in functie de numarul de persone .

Facilitati generale
Acces internet Acces internet wireless Aer conditionat
Camere nefumatori Curte Gratar în curte
Loc de joaca copii Parcare Restaurant propriu
Room-service Sala de conferinte Seif la receptie

1
Servicii secretariat Spalatorie rufe Terasa

Dotari in camera
Acces internet Aer conditionat Baie proprie
Birou de lucru Două paturi separate Minibar / Frigider
Pat dublu Telefon TV
Uscator de par

Modalitati de plata
MasterCard USD & EUR VISA

1.2 Sistem informaţional


În cadrul teoriei sistemelor, un loc important îl ocupă sistemele deschise, sisteme
ce pot realiza o stare de echilibru dinamic cu mediul exterior. Principalele caracteristici
structurale rămân constante, în timp ce sistemul realizează un schimb continuu de
informaţii cu mediul. Sistemele economice sunt considerate cazuri particulare ale
sistemelor deschise.
Privită ca sistem, o firmă poate fi structurată la rândul ei în trei mari subsisteme:
subsistemul operaţional (condus), subsistemul decizional (de conducere) şi subsistemul
informaţional (de legătură).

2
Sistemul informaţional este reprezentat de totalitatea metodelor, procedurilor şi
mijloacelor folosite în procesul informaţional. El poate fi definit ca un ansamblu
organizat şi integrat de operaţii de culegere, transmitere, prelucrare, sistematizare, analiză
şi păstrare, difuzare şi valorificare a informaţiilor. Permiţând actualizarea datelor de
intrare şi legarea informaţiilor din toate domeniile de activitate, sistemul informaţional
trebuie să fie capabil să furnizeze rapoarte periodice privind desfăşurarea activităţii, dar şi
rapoarte la cerere, determinate de semnalarea unor situaţii neobişnuite. Ele
fundamentează activitatea de analiză şi prognoză, permit luarea rapidă şi eficientă a
măsurilor ce se impun. Rolul determinant al informaţiilor în procesul conducerii a impus
definirea unei noi noţiuni, decizia, ca fiind o informaţie de comandă pentru sistemul
operaţional..
Eficienţa deciziilor luate depinde de calitatea informaţiilor furnizate. Împreună cu
datele ce exprimă înregistrarea fenomenelor şi proceselor la momentul producerii lor,
informaţiile şi deciziile realizează legătura între sistemul operaţional şi cel de conducere.
Scopul principal al sistemului este de a furniza fiecărui utilizator toate
informaţiile necesare. Preluând datele de la sistemul operaţional, sistemul informaţional
asigură pe de o parte informaţiile necesare fundamentării deciziilor, primeşte şi transmite
deciziile formulate de sistemul de conducere, iar pe de altă parte asigură legătura dintre
mediul intern al firmei şi cel exterior ei.
Structura generală a unui sistem informatic
Evidenţierea structurii generale a unui sistem informatic se obţine pornind de la
funcţia acestuia de a prelucra datele în vederea obţinerii informaţiilor necesare unei
desfăşurări normale a activităţilor într-o firmă. Principalele componente sunt: intrări,
prelucrări, ieşiri. Intrările sunt reprezentate de mulţimea datelor încărcate, gestionate şi
prelucrate în cadrul sistemului. Prelucrările reprezintă un ansamblu omogen de proceduri
automate cu funcţie de:
• creare şi actualizare a bazei de date;
Structura generală a unui sistem informatic
Evidenţierea structurii generale a unui sistem informatic se obţine pornind de la
funcţia acestuia de a prelucra datele în vederea obţinerii informaţiilor necesare unei

3
desfăşurări normale a activităţilor într-o firmă. Principalele componente sunt: intrări,
prelucrări, ieşiri.
Intrările sunt reprezentate de mulţimea datelor încărcate, gestionate şi prelucrate
în cadrul sistemului.
Prelucrările reprezintă un ansamblu omogen de proceduri automate cu funcţie
de: • creare şi actualizare a bazei de date;
• consultare a bazei de date; • reorganizare a bazei de date; • salvare/restaurare a bazei de
date.
Ieşirile sistemului informatic sunt reprezentate de rezultatele prelucrărilor
desfăşurate. Ieşirile pot fi obţinute în urma unor operaţii de transfer a datelor, sau pot fi
obţinute în urma operaţiilor de calcul ce au la bază algoritmi prestabiliţi. În funcţie de
conţinutul şi forma lor de reprezentare, ieşirile pot fi clasificate astfel: • indicatori
sintetici, regăsiţi în tablourile de bord oferite managerilor (cifra de afaceri, profitul brut,
profitul net).
• rapoarte, situaţii ce regrupează diferiţi indicatori sintetici sau analitici (balanţa de
verificare, bilanţul contabil, statul de plată).
• grafice, ce permit reprezentarea într-o formă sugestivă a dinamicii indicatorilor sintetici
şi analitici, a modificărilor de structură. • foi de calcul electronice, generate cu ajutorul
procesoarelor de tabele.
Rezultatul obţinut poate fi furnizat direct utilizatorilor, sau poate fi obiectul
importului/exportului către sisteme de gestiune a bazelor de date.
• ieşiri destinate altor sisteme, reprezentate de fişiere transmise on-line sau off-line în
vederea prelucrărilor ulterioare în cadrul altor sisteme informatice. ( de exemplu preluare
operatiunilor de rezervari catre departamentul contabilitate.)

1.3 Proiectarea sistemelui informatic


În general proiectarea desemnează activitatea complexă de dezvoltare de sisteme
informatice. Indiferent de metodologie, proiectarea urmăreşte întregul ciclu de viaţă al
sistemului informatic.
În etape distincte, pe diferite nivele de abstractizare, sunt construite modele ce
evidenţiază cele trei dimensiuni: statică, dinamică şi funcţională.

4
În sens restrâns, proiectarea sistemelor informatice este una din etapele în care
sunt grupate activităţile desfăşurate pentru realizarea unui sistem informatic.
Obiectivele unitatii presupun prestarea de servicii turistice de buna calitate,
organizarea de evenimente si festivitati, satisfacerea oaspetilor si uramrirea bunei
desfasurari a sejurului acestora.
Analiza SWOT a programului informational
Programul Medallion opereaza pentru gestinarea riguroasa a activitatilor
hoteliere, in general pentru gestionarea razervarilor fiind in stransa legatura cu
departamentul de contabilitate si nu numai.
Punctele forte:
Programul, afiseaza corect si explicit starea camerelor si rezeravarie eectuate
pentru o anumita data, precum si toate detaliile necesare operatorului pentru cunoasterea
gradului de ocupare la o anumita data calendaristica.
Transmite corect si preciz toate inregistrarile effectuate de receptie
departamentului de contabilitate
Manevrarea operatiunilor este relativ usoara nefiid necesar un training de lunga
durata pentru personal.
Puncte slabe
In cadrul firmei prezentate nu are legatura cu POS-ul restaurantului pentru
urmarirea activitatii acestuia.
Programul de facturare este independent de programul Medallion.
Facturarera notelor de plata din restaurant nu sunt regasite in program fiind
necesar accesarea unui cont nou intotdeauna cand este solicitatata una de catre client.

Oportunitati
Asigura o informare asupra companiilor cu care se lucreaza si care au contract cu
firma, acestea fiind stocate intr- un fisier care se regaseste in accesarea rezervarilor din
grupuri – respectiv companii.
Emite informatii necesare asupra fiecarui document ce va fii solicitat de catre
operator.

5
Riscuri In afara de posibillitatea blocarii programului nu se cunosc alte riscuri ce
pesupun utilizarea acestuia.

Fluxul informational

Raport servicii sumar


Nr.Crt ATRIBUT Nr.Crt ATRIBUT
1 CodClient 10 Numar
invoice
2 Denumire 11 Data
Client
3 AdresaClient 12 ……
4 Profit Ultimul 14 ……..
cl.
5 TipDocumen 15 NumărFactu
t ra
6 NumărDocu 16 SumaÎncasată
ment
7 DataDocume 17 ……
nt
8 SumaDocume 18 Alte
nt consumatii

Diagrama de aprovizionare

Raport date facturi


DOC LATA
NrDoc
TipDoc
DatăDoc
6
SumăPlată
Factură plătită
FACTURI DataFactură

NumărFactură

Factura
Furnizor: SC. PassionClub. SRL
Sc. PassionClub.Srl
Sediul social : Adresa Strada
Valea Oltului, nr. 117 A,
Sector 6, Bucuresti.
CUI RO 155855817
J 40/9560/2003
Capital social 3000 RON

Nr.crt. Denumirea serviciilor U.M. Prêt unitar Val Val .


(faraTVA Ron TVA
) Ron
Ron
0 1 2 3 4 5
1 Prestari servicii din cazare 4 141,24 26.83

2 Alte servicii 1 54 10.26

Total 165,24 37,09

202,33

In funcţie de poziţia faţă de sistemul informatic, în cadrul modelului conceptual al


prelucrărilor se identifică evenimente interne şi evenimente externe. Evenimentele
externe provin din exteriorul sistemului studiat şi declanşează în interiorul lui executarea

7
unor activităţi. Evenimentele externe nu pot fi controlate, asupra lor neputându-se
interveni. Exemplu: modificarea cursului leului, modificarea procentului de TVA,
modificarea procentului în cazul impozitului pe salarii. Evenimentele interne survin la
încheierea unei operaţii din cadrul sistemului studiat şi se grupează în evenimente rezultat
şi evenimente intermediare. Evenimentele rezultat, reprezentate de ieşiri ale prelucrării
în cadrul sistemului informatic proiectat, sunt destinate mediului extern al sistemului.

Evaluarea performantelor si limitelor sistemului exitent.

Definirea unui sistem informatic este o decizie determinată de avantajele tehnologiilor


informaţionale aduse mediului de afaceri. Împărţirea în subsisteme, specificarea unor
priorităţi sau schimbarea condiţiilor concrete de lucru, se regăsesc atât în cerinţele legate
de funcţiile sistemului (fundamentarea deciziilor imediate, urmărirea producţiei) cât şi în
cele nefuncţionale, ce referă proprietăţile calitative ale sistemului( flexibilitate,
portabilitate).

Diagrama de flux a documentelor de receptie

Client Receptie contabilitate

8
Semnarea fisei Inregistrare fisa de cazare
de cazare
Introducerea in program a
rezervarii

Incasarea
contravalorii

Intocmir
e facturii si a notei de plata-
predarea acestora

Preluare camera Intocmire rapoarte Predare


contabilitate la
sfarsitul zilei
Analiza
rapoarte

CAPITLUL II

9
Medallion System este singurul sistem de gestiune hoteliera in varianta Windows
din Romania ce cuprinde toate modulele necesare desfasurarii activitatii intr-un hotel,
fiind conceput pentru a spori eficienta, profitul si serviciile oferite clientilor. Sistemul
poate fi instalat in orice tip de hotel, pornind de la proprietati cu mai putin de 30 de
camere pana la hoteluri cu peste 1000 de camere.
Sistemul Medallion PMS ofera o solutie software pentru administrarea integrata si
facila a tuturor operatiunilor hotelului.
O caracteristica esentiala a sistemului este functia sa de rezervari, care foloseste o
reprezentare grafica a proprietatii, detaliata dupa Planul Camerelor, Tipul Camerelor si
ecranele de Rezervari. Aceasta solutie este ideala pentru hotelurile care prefera un sistem
intuitiv care sa reproduca grafic caracteristicile proprietatii.
Flexibilitatea nelimitata a sistemului Medallion va ajuta sa maximizati eficacitatea
operatiunilor.
Caracterizat prin operatiuni simple care nu necesita folosirea mai multor ecrane
simultan, Medallion este destinat in special personalului hotelier care nu dispune de
timpul necesar pentru traininguri sofisticate si de lunga durata. Medallion ofera
posibilitatea de a lucra asa cum doriti dumneavoastra, punand la dispozitie detalii cum ar
fi tarife de sezon, rezervari de familie, note de plata nelimitate pentru client si camera,
sectiuni rezervate agentiilor de turism, modalitati de plata diverse, etc.
Sistemul Medallion este integrat cu programele Microsoft Office - Word, Excel,
Outlook etc., ceea ce ofera posibilitatea ca toate datele continute in sistem sa poata fi
reproduse in formate flexibile si usor de inteles. Sistemul va ajuta astfel sa folositi
eficient informatia si sa imbunatatiti potentialul afacerii.
Sistemul Medallion se bazeaza pe servere SQL si este compatibil cu Microsoft
Windows NT 2000. Orice informatie de care aveti nevoie se poate obtine rapid datorita
designului intuitiv al sistemului. Cu un singur mouse click puteti verifica informatiile
despre clientii hotelului, notele de plata, ocuparea camerelor etc.
Sistemul imbunatateste de asemenea productivitatea biroului de contabilitate prin
posibilitatea de a opera mai multe aplicatii simultan.
Prezentare plan Medallion

10
Planul sistemului de operare medallion cuprinde ansamblul de activitati necesare
bunei desfasurari a operatiunilor hoteliere si a transmiterii de informatii corecte si
precise departamentului contabilitate cu care se afla in stransa legatura.
In partea stanga sunt afisate tipul de camere, numarul si status-ul acestora. Adica
in cazul in care camera este afisata cu rosu acest lucru semnifica faptul ca este curata si
pregtita pentru inchiriere, daca apare culoarea galbena camera a fost eliberata si este
murdara. In partea de sus a imaginii apare semnul “x” rosu care reprezinta logarea
operatorului. A treia casuta reprezinta cont nou, care se poate solicita pentru orice nou
eveniment sau optiune extra folosita de client.
Mai departe avem casutele cu rezervari pentru individual si grup, unde se vor face
rezervarile si notele de plata.

Rapoartele sunt folosite pentru a vizualiza toate operatiunile efectuate in ziua


respectiva.

11
Inchiderea de zi se face dupa urmatorul model: Rapoarte- servicii prestate
detaliate, servicii prestate sumar. Aceatea se printeaza si se duc la departamentul
contabilitate.
Apoi se acceseaza casuta – show raport- delogare- logare cu user si password night- si
dupa inchiderea care de marcat – logarea utilizatorului.
Registrul de casa - serveste ca document de inregistrare operativa a incasarilor si
platilor in numerar efectuate prin casieria unitatii, pe baza actelor justificative, ca
document de stabilire la sfarsitul fiecarei zile a soldului de casa, ca document de
inregistrare zilnica in contabilitate a operatiilor de casa.
Sistemul permite intocmirea Registrului de Casa in format electronic si ofera posibilitatea
de a tipari Registrul de Casa intr-un format clasic (standard). Casa este separata in functie
de moneda si sediu.

Prin utilizarea acestui modul se va reduce timpul pierdut pentru întocmirea de meniuri
aferente meselor organizate, pentru planificarea meselor organizate şi a conferinţelor,
pentru transmiterea informaţiilor şi efectuarea analizelor de rentabilitate pe proiect
.-obţinerea informaţiei corecte în timp real;
-luarea deciziilor corecte la timpul potrivit pe baza informaţiilor primite;
-planificarea şi gestionarea resurselor în timp util;
- reducere costuri de concepere, realizare, transmitere şi contractare pentru meniuri,
cocktail-uri, mese festive, aniversări, nunţi

Medallion System cuprinde toate modulele necesare informatizarii departamentului Front


Office:
Rezervari (individuale si de grup)
Planning grafic de rezervare
Managementul tarifelor
Istoric clienti (individuali, companii, agentii de turism)
Modul grupuri
Note de plata si facturare clienti

12
Conectivitate cu suita MS Office
Confirmari automate (e-mail)
Rapoarte predefinite (zilnice / lunare / anuale)
Rapoarte statistice si de prognoza
Modul comisioane agentii de turism
Modul control sistem
Tarife si scheme tarifare multi-currency
Interfatare cu alte sisteme din hotel
Rapoarte de inchidere de zi (Night Audit)
Numar nelimitat de servicii si plati
Program fidelizare bazat pe cumul de puncte
Rezervari on-line

Cum se efectueaza o rezervare

13
Orice informatie necesara se poate obtine rapid datorita designului intuitiv al
sistemului. Cu un singur mouse click puteti verifica informatiile despre clientii hotelului,
notele de plata, ocuparea camerelor etc. Sistemul imbunatateste de asemenea
productivitatea biroului de contabilitate prin posibilitatea de a opera mai multe aplicatii
simultan.
Datorita usurintei in utilizare pentru piata fortei de munca din sectorul hotelier,
piata caracterizata de fluctuatii de personal. Sistemul necesita foarte putine ore de
scolarizare chiar si pentru un utilizator neexperimentat. Designul familiar face ca orice
informatii despre clienti, note de plata, disponibil camere si grad de ocupare sa fie gasite
foarte usor. Medallion PMS ajuta in optimizarea rezervarilor, evaluand inteligent
obiceiurile clientilor pentru a putea crea campanii de marketing eficiente si pentru a
preintampina si raspunde cu succes diverselor cereri ale clientilor, acestia revenind mereu
in hotel.

Rezervarea se poate realiza in 2 moduri


1 rezervare cu confirmare ( check in confirmat ) cand rezervarea a fost confirmata si
efectuata cu plata contravalorii serviciilor la receptie
2 rezervare neconfirmata cand nu se cunosc detalii asupra sosirii clientului
In cazul in care o rezervare poate fi confirmata dar se poate intampla ca oaspetele sa nu
ajunga pentru efectuarea acesteia , rezervarea se anuleaza prin no show.
La preluarea camerei de catre client se va completa un chestionar cu numele si cateva
date din bulletin
La eliberarea camerei acesta va primi chitanta si factura conform cu serviciile
consummate si optionale de care a beneficiat pe durata sederii.

2.1. Principiile proiectării şi realizării sistemului


Principalele functii ale softului pentru hotel putem enumera:

14
- operarea poate fi facuta din unul sau mai multe calculatoare simultan pentru una sau
mai multe unitati de cazare aflate in retea (in cazul complexurilor hoteliere cu 2 sau mai
multe locatii de cazare apropiate si legate in retea);
- poate fi folosita atat in sistem hotelier de tranzit cat si pentru turism organizat (grupuri)
putandu-se emite foarte usor documente de plata (bunuri fiscal sau facturi);
- in cazul grupurilor se emit automat, pe baza unor criterii specificate de utilizator,
borderouri de prestatii, factura precum si invoice unde este cazul;
- prelucreaza bilete de odihna si tratament, note de plata, vauchere, intrari pe cont
propriu; restricţiile impuse de mediul în care va funcţiona sistemul. Introduce elemente
noi necesare trecerii la implementare.

La ora actuală, tendinţa de standardizare în conceperea sistemelor informatice determină


o diminuare a fazei de proiectare, prioritate având modalităţile de implementare şi
identificarea efectele pe care noul sistem le poate avea asupra unităţii beneficiare. Faza de
proiectare se reduce la elaborarea unor specificaţii tehnice de implementare.
- tine evidenta ocuparii camerelor si editeaza diagrame si liste pe criterii diverse:
perioade, nationalitate, agentie, tip intrare, etc;
- permite rezervarea in avans a camerelor (atat pentru grupuri cat si individual) si listeaza
diagrama cu camere disponibile intr-o perioada data;
- listeaza raportul de gestiune si registrul jurnal precum si o serie de situatii care
furnizeaza informatii despre activitatea hoteliera zilnica sau periodica precum si situatia
financiara;
- permite introducerea de avansuri de la parteneri si stornarea acestora pe masura prestarii
serviciilor turistice;
- permite definirea definirea de tarife si pachete turistice;
- tine evidenta produselor vandute din minibar pe fiecare camera si total pe zi sau
perioada;
- permite vanzarea de la receptie cu emitere de bon fiscal pentru produse si servicii
diverse;

15
- listeaza bonuri fiscale si rapoartele fiscale (X, Z, lunar) pe o imprimanta fiscala avizata
legata la calculator;
- listeaza facturi fiscale pe listing pretiparit autocopiant, pentru clienti diversi sau
agentiile de turism;
- scoate rapoarte (monetare) paralele cu rapoartele fiscale (X, Z) pentru verificare
ulterioara;
- permite preluarea automata in contabilitate a bonurilor si a facturilor fiscale emise cu
ajutorul aplicatiei;
- in situatia existentei unei centrale telefonice digitale permite preluarea informatiilor din
centrala si trimiterea telefoanelor pe camere precum si liste zilnice sau periodice cu
telefoanele date;
- in situatia existentei unui sistem de de intrare in camera cu cartela magnetica permite
preluarea gestionarii si emiterii cartelelor magnetice;
- operarea softului pentru restaurant se poate face atat cu mouse-ul cat si cu tastatura.

Eficienta economica
Folosind Medallion, puteti reduce costurile de operare call center rezervari si
devine mult mai usor pentru clienti sa-si faca rezervari in hotelul sau in lantul de hoteluri
pe care il administrati.
WBE reprezinta o serie de pagini web si componente software ce pot fi
incorporate in site-ul hotelului, sau lantului, pentru a le oferi oaspetilor cotatii si
disponibilitati de rezervare online. Odata implementat, oaspetii pot face rezervari
specificandu-si preferintele, exact ca si cand ar discuta cu un reprezentat call center/
hotel. WBE le permite oaspetilor sa-si personalizeze alegerea si le recunoaste profilul la
urmatoarea utilizare. Sistemul de rezervari va permite sa transmiteti din sistemul de
gestiune hoteliera, tarifele si tipurile de camere si sa controlati prin intermediul WBE
disponibilitatea acestora.
Noua economie, specifică societăţii informaţionale, transformă informaţia digitală
în valoare economică şi socială, creează noi industrii modificându-le pe cele existente,
afectând profund viaţa cetăţenilor. Informaţiile traduse într-un limbaj universal

16
(computerizat) sunt privite ca o materie primă strategică, fundamentală dezvoltării
economice şi sociale.

17