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Melhores práticas para uma

gestão de Home Office eficiente
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Índice
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01 Introdução 02 Práticas da gestão

home office 03 O que não fazer?

04 Conclusão

Qual é o grau/nível deste material?

 Básico: aborda conceitos essenciais da Intermediário: aborda funções e Avançado: apresenta estratégias
área de RH e tem dicas práticas para exemplos mais complexos, para quem avançadas e traz compreensão
sua rotina. já possui experiência na execução. aprofundada sobre o tema.
01 Introdução

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Introdução
Reformas nas leis trabalhistas e políticas dos ambientes
corporativos, tecnologias disruptivas, ingresso de novas
gerações no mercado, pandemias...são muitas as
complexidades que acabam transformando rapidamente
as relações de trabalho. Somado a tudo isso, temos o
crescimento exponencial do trabalho remoto, tendência
mundial que vem com força ao Brasil.

O teletrabalho feito de casa é a opção dos sonhos para

49% das pessoas segundo pesquisa Hábitos do Trabalho
da Alelo, mas ele ainda resiste em ser adotado pelas
empresas. Segundo relatório recente, isso acontece por
diversos fatores: não está no DNA e cultura da empresa, a
implementação é impossibilitada, não se sabe como fazer
controle da produtividade, e existem altos custos, a falta de
equipamentos e de entendimento da legislação. Ou seja:
uma mistura entre suposições erradas e falhas no processo.

Então, como o RH e liderança podem planejar uma

organização mais preparada diante dessa modalidade?
neste guia, você encontra práticas testadas e comprovadas
para avaliar e adaptar à sua realidade, seja em situações de
emergência ou em um planejamento futuro.

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O papel do RH na era do trabalho remoto

Segundo Stefanie Ferracciu, Head e Gente e Gestão da

Gupy, a atuação dos profissionais da área deve focar em
pesquisas e benchmarks de mercado para entender como
motivar colaboradores e apoiar a tomada de decisão da
liderança, mantendo a coesão e eficiência de processos.

Também é fundamental assegurar que as rotinas de

trabalho assíncronas aconteçam, garantindo que liderados
e líderes tenham o mesmo mindset de bem-estar e saúde.

Stefanie Ferracciu – Head e Gente e Gestão da Gupy

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Guia rápido: Melhores práticas para uma gestão de Home Office eficiente 04
02 Práticas da gestão
home office

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Práticas da
gestão home
office
Ações • Estratégias • Dicas

A implantação do modelo Home office vai além da

resiliência e confiança: requer estratégia para que o
período de transição entre off e online aconteça de forma
eficiente, mesmo em condições adversas. Para tanto, o RH
precisa focar em 3 vertentes.

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1. Planejamento
É preciso também estabelecer quais serão as ferramentas
Nesta etapa, é necessário estabelecer prerrogativas que remotas usadas na rotina dos colaboradores.
ajudam no alinhamento geral da empresa. Veja alguns dos Leve em consideração:
itens que você deve prestar atenção:
• Ferramentas de videoconferência (Google Hangouts
Pré-requisitos Meet, Skype, Zoom);

O trabalho remoto consiste em ter as mesmas rotinas,
e deveres que o presencial. Por isso, ter um sistema de
hábitos e processos é crucial para a sua implementação.
Afinal, são vários os fatores que devem ser discutidos, como
a frequência das reuniões, envio de relatórios, regras de
comunicação entre equipes, organização de tarefas diárias
e sistema de metas.
• Ferramentas de armazenamento de arquivos (Google
Drive, Dropbox);
• Ferramentas de gestão de tarefas e projetos (Trello,
Basecamp, Asana);
• Ferramentas de comunicação (Slack, Stride, WhatsApp);

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Já no quesito horário, a empresa deve considerar um

horário base de funcionamento (por exemplo, das 08h às
19h), mas flexibilizar a jornada de trabalho, com a carga de
horário sendo acordada entre líder e liderado. Mas atenção
ao período dos estagiários: ele não deve ser maior do que 6
horas ao dia.

Preparo tecnológico
A tecnologia requer alguns pontos de atenção. Vejas quais:

⇀ Oriente o colaborador quanto à sua estação de trabalho

Ele deve priorizar uma mesa com espaço suficiente para
acomodar todos os seus hardwares e deixar por perto
aparelhos que mais utiliza, como fone e carregadores.

⇀ Configure um sistema de gerenciamento de projetos

para documentar todos os itens necessários
Assim, nenhum memorando, comentário ou observação
ficam perdidos e você ainda tem uma linha do tempo para
acompanhar.

⇀ Não esqueça de armazenar documentos na nuvem e

usar ferramentas de colaboração online
Desta forma, você garante o compartilhamento e
edição colaborativa de planilhas, apresentações e
outros conteúdos em servidores, algo fundamental para
gerenciamento remoto de times.

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⇀ Acorde com a equipe de T.I a checagem e instalação de

programas
É preciso pensar nas regras e procedimentos que serão
adotados pelos colaboradores. Assim, questões como qual
computador será utilizado (se da empresa ou o pessoal), e
quais sites e programas podem ou não ser acessados no
home-office entram nessa equação, de modo a evitar que
informações valiosas sejam vazadas ou roubadas.

Algumas perguntas que podem ser feitas:

• É preciso contratar mais licenças de programas

para acesso remoto?

• Que outros protocolos de compartilhamento de

informação serão necessários?

• Como fazer a distribuição de notebooks caso não

tenhamos máquinas suficientes?

• Os colaboradores possuem antivírus e sistemas

operacionais atualizados?

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2. Aplicação

Definido o planejamento, está na hora de tomar algumas ações

para iniciar a transição remota.

Comunicação

Parte mais importante para que o trabalho remoto flua, ela deve
ocorrer levando em consideração:

• Se a comunicação é assíncrona (quando uma resposta

não ocorre em tempo real) ou síncrona (em tempo
real via telefone ou conversas frente a frente);

• O nível de importância, dependendo da urgência e

expectativa de resposta.

Por isso, use a videoconferência para questões de mais

urgência e que envolvam decisões rápidas e apresentações;
Áudio no whatsapp ou chat para dúvidas mais pontuais e que
ocasionalmente tem certa emergência, como atualizações e
mensagens mais curtas; E-mail para mensagens mais formais,
sem urgência, mais longas e que precisem de um contexto
melhor.

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⇀ Foque na troca eficiente de mensagens
Sempre forneça contexto em sua comunicação, pois não
se sabe o que a outra pessoa está fazendo no momento.
Isso significa não só trocar mensagens de forma mais
precisa (evitando, por exemplo, enviar apenas “Oi, fulano!”
e sim, “oi, fulano! estou procurando o relatório x, você pode
me ajudar?”), mas também informar ao time quando
você estiver indisponível (seja por conta de intervalos ou
reuniões). Por fim, é de bom tom deixar a pessoa a par que
você leu a mensagem que enviou a ela.
⇀ Tenha atenção redobrada com a empatia
Lembre-se que o tom e a nuance são fundamentais para a
interpretação de mensagens e podem se perder e provocar
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desentendimentos se ausentes. Por isso, estruture muito bem
sua escrita no chat e considere dar um feedback por vídeo para
que suas intenções, sinais emocionais, verbais e reações fiquem
visíveis ao outro.
Reuniões
Outro ritual que deve ser muito bem aplicado. Para isso:
⇀ Estabeleça um ritmo
Se você não está encontrando os colaboradores em um
determinado horário e ritmo, eles podem ter dificuldade
em alcançar objetivos e metas. Faça portanto reuniões
diárias, semanais ou, no máximo, quinzenais para evitar
desalinhamentos e ruídos na comunicação.
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⇀ Determine alguns parâmetros

Ao enviar o convite da reunião, deixe claro não só qual
ferramenta será usada para que ela aconteça e seu link,
mas também seu objetivo e se é preciso realizar alguma
atividade antes.

Vale relembrar os tópicos que serão abordados sempre

no começo da videoconferência e entender qual o papel
de cada convidado, determinando quem será o tomador
de decisão, o facilitador e stakeholders. Ao final, deixe o
encontro documentado com as anotações, responsáveis e
próximos passos ou insights.

⇀ Tenha atenção para algumas dicas de etiqueta

Em videoconferências, é de bom tom:
• Ligar a câmera sempre que possível, pois
expressões faciais e gestos são importantes na
comunicação e quebram um pouco a barreira da
distância;

• De vez em quando, tente olhar diretamente para

a câmera, como se sua visão estivesse focada no
interlocutor- algo que tem o mesmo efeito do que
olhar a pessoa nos olhos.

• Espere sempre o outro falar e não se esqueça de

silenciar o microfone quando estiver ouvindo,
para evitar barulhos ao fundo e interferências na
fala de terceiros.

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3. Metrificação

Na hora de medir o nível de produtividade, geralmente

as empresas acabam contabilizando o tempo gasto na
execução de atividades. Porém, na modalidade remota,
existem práticas mais eficazes para verificar se os
colaboradores estão sendo produtivos, como:

• Ter uma cultura orientada a resultados e não em

quantas horas foram trabalhadas, conferindo
quais combinados foram entregues;

• Acompanhar o progresso da performance das

equipes nas prioridades propostas;

• Analisar o desempenho de equipes em reuniões

informativas para entender as principais
realizações, aprendizados e próximos objetivos.

Caso seja indispensável fazer a medição em horas, é

possível implementar uma política de ponto com soluções
de rastreamento de tempo. Também vale fazer avaliações
de desempenho 360 graus para obter a informação
mais completa possível sobre os profissionais remotos,
unindo perspectivas complementares do líder, colegas,
subordinados e da pessoa avaliada.

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03 O que não fazer?

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O que não fazer?
Erros • Falhas • Descuidos
⇀ Não ter cuidado com a infoxicação
A sobrecarga de comunicação acontece não só pelo
número de ferramentas (ex: chat, e-mails e WhatsApp),
como também o senso de urgência interruptivo e a
avalanche de informações. Tudo isso gera ansiedade
e imediatismo, comprometendo o bem-estar e
produtividade de colaboradores. Portanto, estruture uma
forma de comunicação mais assíncrona e estruturada,
estipulando poucos canais e estimulando o offline depois
do horário de trabalho.
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⇀ Deixar os colaboradores à deriva
especialmente em momentos de crise, é preciso inspirar
confiança e dar voz aos colaboradores. Para isso, é sempre
importante entender angústias, ansiedades e medos e criar um
ambiente de acolhimento, reforçando o papel e propósito da
empresa e realizando uma comunicação transparente.
⇀ Realizar o microgerenciamento online
A falta de autonomia dos colaboradores remotos pode
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acontecer por falta de confiança ou questões

organizacionais como burocracia ou cultura controladora.
Resultado: limitação constante na produtividade. É
imprescindível fazer um processo de mudança e ter
abertura para uma gestão mais autônoma.ambiente de
acolhimento, reforçando o papel e propósito da empresa e
realizando uma comunicação transparente.

⇀ Não estimular o engajamento

O modelo remoto requer cuidados redobrados neste
quesito. Buscar feedbacks, pesquisas de clima e satisfação
e realmente dar abertura para que os colaboradores se
sintam ouvidos é fundamental, especialmente em tempos
de crise.

⇀ Não definir horários de trabalho rígidos

Existe a suposição de que trabalhadores remotos estão
disponíveis a qualquer hora do dia, mas isso deve ser
combatido. Para tanto, estabeleça uma política de
horário que abranja almoço e intervalos (que deverão ser
devidamente comunicados). transparente.

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10 Conclusão

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Conclusão
A cultura home office é sempre desafiadora, mas é possível.
E com o trabalho remoto possibilitando novos modelos de
trabalho, é preciso se adaptar com eficiência e atenção.
Esperamos que este conteúdo ajude a sua empresa a
evoluir pelo caminho remoto e na construção de relações
de trabalho online produtivas!

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