Código.

GA-MA-001
Versión.02 MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES
Fecha.01-12-2016

DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Nivel: ADMINISTRATIVO
Denominación del Cargo: AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES
Jefe Inmediato: DIRECTOR ADMINISTRATIVO
Personal a Cargo: NINGUNO
Grado Salarial: 01

PROPÓSITO PRINCIPAL DEL CARGO

Realizar las labores administrativas y operativas relacionadas con servicios de aseo y cafetería.
Organizar y archivar los documentos generados por la empresa, haciendo uso de las técnicas y
reglamentaciones establecidas, con el objeto de facilitar la obtención de información de
manera oportuna. Responder eficientemente por el cumplimiento, oportunidad y seguridad del
envío, recepción de documentos y demás diligencias que se le asignen por la empresa.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y ATRIBUCIONES

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
1. Conservar y mantener el orden adecuado de las instalaciones de la empresa.
2. Apoyar, atender e identificar las necesidades de quien llama o visita la empresa, direccionando
de manera efectiva y oportuna los requerimientos al funcionario que le atenderá.
3. Conservar y restituir en buen estado, salvo deterioro natural, los instrumentos, útiles y activos
fijos que le hayan sido facilitados para la realización de sus labores.
4. Es responsabilidad del funcionario velar por la integridad de la información registrada en la Base
de Datos de la empresa y de las compañías de seguros con las cuales se tiene intermediación, de
ahí que la clave y usuarios asignados son de uso personal e intransferible.
5. Cumplir con las disposiciones contenidas en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero,
Estatuto Anticorrupción, Código Penal, Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera y
demás normas concordantes para el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y
de la Financiación del Terrorismo, y del Programa Antifraude así como con la regulación interna de
la empresa sobre la materia. Sin perjuicio de lo anterior, es deber de todos los funcionarios de la
empresa reportar a su jefe inmediato, las operaciones inusuales o sospechosas y posibles eventos
de fraude que detecte, junto con las pruebas suficientes y necesarias.
6. Demás responsabilidades que en razón a la naturaleza de su cargo, le sean asignadas por el jefe
inmediato.

FUNCIONES DE ARCHIVO
1. Recibir y conservar todos los documentos generados por la empresa para mantener el archivo
debidamente actualizado.
2. Llevar el control y debido orden de los documentos que entran y salen del archivo, para
garantizar accesibilidad a la información de manera ágil y eficaz.
3. Preservar y cuidar los documentos que tenga en custodia.

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AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES
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18. Demás responsabilidades que en razón a la naturaleza de su cargo, le sean asignadas por el
jefe inmediato.

FUNCIONES DE MENSAJERÍA
1. Recibir y entregar en su lugar de destino, diariamente todas las operaciones de la empresa.
2. Garantizar que la documentación entregada y recibida cuente con las medidas de seguridad
apropiadas para su manejo.
3. Dar cumplimiento a lo establecido en el acuerdo de confidencialidad anexo al contrato de
trabajo.
4. Soportar la labor de mensajería en la empresa, con el fin de agilizar la disponibilidad en
documentación emitida y recibida.
5. Recoger los cheques correspondientes a asesores externos y clientes y demás documentación a
que haya lugar.
6. Recibir y consignar diariamente el recaudo generado en la empresa, teniendo en cuenta para
ello las normas y políticas establecidas por la empresa.
18. Demás responsabilidades que en razón a la naturaleza de su cargo, le sean asignadas por el
jefe inmediato.
         
RESPONSABILIDADES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
1. Procurar el cuidado integral de su salud;
2. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud;
3. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud
en el Trabajo de la empresa
4. Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en
su sitio de trabajo
5. Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido en el
plan de capacitación del SG-SST
6. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo SG-SST.
7. Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.

REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOS EXPERIENCIA
Bachiller Titulado. Dos (1) años en cargos similares.

COMPETENCIAS DE COMPORTAMIENTO
COMPETENCIAS COMUNES COMPETENCIAS DE COMPORTAMIENTO A
NIVEL GENERALES
Orientación a resultados Manejo de la Información
Orientación al asesor y cliente interno y/o Adaptación al Cambio

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externo
Transparencia Disciplina
Compromiso con la empresa Relaciones Interpersonales

ACEPTACIÓN DE RESPONSABILIDADES Y ATRIBUCIONES

   
Nombre:
Cargo:
Fecha:

CONTROL DEL DOCUMENTO.

Creación

_____________________ _____________________ _____________________

Edwin Farfan Rincón Karen Barrera Alarcón Edilia Barrera Roa
Asesor Externo BS Directora Administrativa Representante Legal
Creado Revisado Aprobado

Control de cambios
Versión 001
Creada el 10/06/2014.
Se Crea los manuales de funciones, versión inicial del documento.
Elaborado por Katherine T. Moreno, Asesor Administrativo.
Aprobado por Edilia Barrera Roa, Representante legal.

Versión 002
Creada el 01/12/2016.
Se incluyen las funciones en SST, versión inicial del documento.
Elaborado por Edwin Farfan Rincon, Asesor externo BS.
Aprobado por Edilia Barrera Roa, Representante legal.

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