Managementul ariei de cuprindere a proiectului

Grupe de procese
Monitorizare și
Domenii de Initiere Planificare Execuție Încheiere
control
cunoștințe
Stabilirea
Verificarea ariei de
Managementul ariei necesităților
cuprindere
de cuprindere a Definirea ariei de
Controlul ariei de
proiectului cuprindere
cuprindere
Crearea WBS
Enunțarea ariei de cuprindere a proiectului
(The Project Scope Statement)

* Se descriu, în detaliu, livrabilele proiectului și activitățile

necesare pentru crearea acestora => se prezintă ce include
și ce exclude proiectul

2
 Enunțarea ariei de cuprindere a proiectului
(The Project Scope Statement)

Structură:
1.Aria de cuprindere a produsului/ serviciului final – descrierea progresivă a
caracteristicilor produsului, serviciului sau a rezultatelor așteptate
2.Indicatori de succes – definirea proceselor/ criteriilor pentru acceptarea
produsului/serviciului/rezultatului final
3.Livrabilele proiectului – rezultate de tip ”output” legate de produsul/serviciul
realizat prin proiect + rezultate conexe (rapoarte de management, documente etc)
4.Excluderile din proiect – definirea specifică a rezultatelor care NU fac obiectul
proiectului
5.Constrângerile proiectului– ex: un buget predefinit, calendar impus de client,
prevederi contractuale
6.Ipotezele proiectului

3
 Enunțarea ariei de cuprindere a proiectului
(The Project Scope Statement)
* Prin enunțarea clară și detaliată a ariei de cuprindere a proiectului, veți reuși să aveți
succes!

Aria de cuprindere a unui proiect corect definită…

• Include limitele proiectului
• Asigură o înțelegere comună a proiectului de către părțile interesate
• Ajută la gestionarea expansiunii proiectului dincolo de sfera sa de cuprindere(scope
creep)
Si presupune…
• Mgt Factorilor interesati
• Analiza problemelor, obiectivelor, strategiilor
• Subdivizarea in componente(WBS)

4
 Managementul factorilor interesați
 Orice persoană, grupuri de persoane, instituţii,
asociaţii sau firme care sunt sau ar putea deveni
implicate în proiect:

 direct sau indirect,

 pozitiv sau negativ

 au un interes în proiect

5
 DE CE ANALIZA FACTORILOR INTERESAŢI ?
DE CE?

 Înţelegerea nevoilor clienţilor/beneficiari interni şi

externi

 Implicarea şi motivarea celor interesaţi pentru a asigura

succesul proiectului

 Asigurarea că ceea ce se implementează este ceea ce s-

a planificat şi este ceea ce doresc stakeholderii

6
 ROLUL FACTORILOR INTERESAŢI

 Acordă sprijin şi sunt resursă –know how/ financiară pt

problemele/ necesităţile proiectului.
 Contribuie la fluxul informaţional al proiectului
 Se pot opune direcţiei de evoluţie a proiectului în funcţie
de interesele şi nevoile proprii
 Lipsa consultării poate genera blocaj.

7
 PRIORITIZAREA PĂRŢILOR INTERESATE
Identificarea grupurilor importante
Cine vrea şi cine poate (willing & able)
VREA  NU VREA 

POATE


NU POATE


8
 Matricea Caracteristicilor
Stake-holder Interese & aşteptări Capacitatea şi Acţiuni posibile -
(VIS) (cum va fi afectat de motivaţia de a Strategia
proiect) susţine proiectul
interese,
aşteptări (voinţă & atitudine Posibile acţiuni pentru a
cum sunt afectaţi de faţă de proiect)
proiect adresa interesele
Beneficii stakeholderilor
Pierderi

PAS I PAS II PAS III PAS IV

9
 Managementul factorilor interesați
concluzii
 Cum se poate ţine cont de FI?
 Ce acţiuni se pot/trebuie întreprinse?
 Cum se pot aborda FI?

10
 Analiza problemelor
 Se analizează situaţia existentă relevantă pentru ideea de
proiect

 Se identifică problemele principale

 Se structurează problemele identificate pe baza relaţiei

cauză – efect

11
 Analiza problemelor –
O problemă bine formulată...
 se referă la o situaţie existentă

 defineşte un aspect negativ

 indică efectele negative pe care le generează

 este raportată la unul sau mai multe grupuri sau categorii bine
determinate de persoane fizice sau juridice, a căror situaţie e
afectată de existenţa sa

12
 Analiza problemelor
1. Identificarea problemelor
2. Selectarea unei probleme principale
3. Structurarea celorlalte probleme în funcţie de problema principală,
pe baza legăturii cauză-efect
 Problemele care generează direct problema principală sunt
aşezate sub aceasta - cauze
 Problemele care sunt generate direct de problema principală sunt
aşezate deasupra acesteia, ca efecte
4. Completarea schemei cu alte cauze/ efecte ale problemelor
identificate deja

13
 Analiza problemelor Structură

EFECTE

Problema
principală

CAUZE

14
 PERICOL DE NIVEL DE SIGURANŢĂ
RĂSPÂNDIRE A UNOR REDUS PENTRU
BOLI POPULAŢIA DIN ZONĂ

EFECTE
LIPSA TRATAM. ACCENTUAREA UNOR DEZV. PROBLEME DE
MORTALITATE MEDICAL SĂNĂTATE MINTALĂ CE
MANIFESTĂRI
RIDICATĂ NECESAR INCLUD AGRESIVITATE
ANTISOCIALE

STAREA DE SĂNĂTATE
DEFICITARĂ A
COPIILOR STRĂZII DIN
ORAŞUL X

CONDIŢII DE ACCESUL LIMITAT LA SLABA CALITATE A

VIAŢĂ INSALUBRE SERVICIILE DE ALIMENTAŢIEI
SĂNĂTATE
CAUZE
PRECARITATEA
INSUFICIENTE SPAŢII VENITURILOR
DE CAZARE

POSIBILITATEA
REDUSĂ DE A OBŢINE
LOCURI DE MUNCĂ
15
 INVESTITII PRIVATE VENITURI REDUSE
SCAZUTE PENTRU OPERATORII
PRIVATI

EFECTE
COSTURI DE COMERCIANTII NU PRODUSELE AGRICOLE
ACCIDENTE TRANSPORT PIERD VALOAREA
VOR SA DESERVEASCA
FRECVENTE CRESCUTE DE PIATA
PIETELE

RETEAUA
REGIONALA DE
DRUMURI
DETERIORATA

CAMIOANELE RECEPTIA/CALITATEA SISTEMUL DE

SUNT CONSTRUCTIEI INTRETINERE
SUPRAINCARCATE DRUMULUI SUB NECORESPUNZATOR
CAUZE STANDARDE

ECHIPELE DE
MEASURILE DE INTRETINERE ALE APL
CONTROL SUNT NU SUNT EFICIENTE
INEFICIENTE
COMPETENTELE
SUNT GRESIT
DEFINITE

16
 Scopul şi obiectivele proiectului
= soluţii pentru rezolvarea problemelor identificate:

 Scopul proiectului este reprezentat de schimbarea care

trebuie realizată pentru rezolvarea problemei principale

 Obiectivele proiectului sunt principalii paşi care trebuie

realizaţi pentru a realiza schimbarea definită în cadrul
scopului

17
 Scopul şi obiectivele proiectului

 pot fi privite ca reformulări pozitive ale problemei

principale, respectiv a primului nivel de cauze
identificate în cursul analizei problemelor
Exemplu:
Problema principală: starea deficitară de sănătate a copiilor
străzii din oraşul x
Scop: îmbunătăţirea stării de sănătate a copiilor străzii din
oraşul x

18
 Scopul şi obiectivele proiectului
Exemplu:
Cauze (primul nivel):
1. Condiţii de viaţă insalubre
2. Accesul limitat la servicii de sănătate
3. Slaba calitate a alimentaţiei
Obiective:
1. Dezvoltarea nivelului de salubritate a condiţiilor de viaţă...
2. Îmbunătăţirea accesului la serviciile de sănătate...
3. Ameliorarea alimentaţiei...

19
 Scopul şi obiectivele proiectului
 Legătura dintre scop şi obiective trebuie să fie directă
Exemplu:

Scopul îmbunătăţirea stării de sănătate a copiilor străzii din oraşul

x
se va atinge prin următoarele obiective:
1. Dezvoltarea nivelului de salubritate a condiţiilor de viaţă...
2. Îmbunătăţirea accesului la serviciile de sănătate...
3. Ameliorarea alimentaţiei...

20
 Nota: timpul verbului = participiu trecut

INVESTITII PRIVATE VENITURI REDUSE

SCAZUTE PENTRU OPERATORII
PRIVATI

EFECTE
COSTURI DE COMERCIANTII NU PRODUSELE AGRICOLE
ACCIDENTE TRANSPORT PIERD VALOAREA
VOR SA DESERVEASCA
FRECVENTE CRESCUTE DE PIATA
PIETELE

RETEAUA
REGIONALA DE
DRUMURI
DETERIORATA

CAMIOANELE CALITATEA DRUMURILE NU SUNT

SUNT CONSTRUCTIEI INTRETINUTE
SUPRAINCARCATE DRUMULUI SUB CORESPUNZATOR
CAUZE STANDARDE

ECHIPELE DE
MEASURILE DE INTRETINERE ALE GUV.
CONTROL SUNT NU SUNT EFICIENTE
INEFICIENTE
COMPETENTELE
SUNT GRESIT
DEFINITE

21
 Exemplu de Arbore al Obiectivelor

INVESTITII PRIVATE VENITURI MARITE

IN CRESTERE PENTRU OPERATORII
PRIVATI

Rezultate
COSTURI LE DE COMERCIANTII PRODUSELE AGRICOLE
ACCIDENTE TRANSPORT SUN VALORIFICATE
SUNT PREZENTI IN
PUTINE REDUSE PE PIATA
PIETE

IN RETEA
REGIONALA DE OUT
DRUMURI
REABILITATA

CAMIOANELE CALITATEA DRUMURILE SUNT

RESPECTA CONSTRUCTIEI INTRETINUTE
NORMATIVELE DE DRUMULUI ESTE IN CORESPUNZATOR
Mijloace TRANSPORT STANDARDE

ECHIPELE DE
ACTIVITATEA DE INTRETINERE ALE GUV.
CONTROL ESTE INTERVIN PROMPT
EFICIENTA
COMPETENTELE
SUNT CLAR ALOCATE
22
 Scopul şi obiectivele proiectului:
recomandări privind formularea

 Scopul şi obiectivele:
 Trebuie să fie exprimate prin cuvinte care denotă un proces,
parcurgerea unui drum:
 îmbunătăţirea, creşterea, scăderea, înfiinţarea, crearea,
promovarea, dezvoltarea etc.
 Scopul:
 Fiecare proiect va avea un singur scop.
 Obiectivele:
 Fiecare proiect va avea câte 2-3 obiective.

23
 Scopul şi obiectivele proiectului:
recomandări privind formularea
 De asemenea, orice obiectiv trebuie să fie:

 Specific – ce? în avantajul cui?

 Măsurabil – poate fi măsurat?
 Accesibil – poate fi atins un asemenea obiectiv, în
general?
 Realist – poate fi atins cu mijloacele/ resursele existente?
 Temporal determinat – se raportează la un anumit
termen/ anumită durată de realizare?
24
 Scopul şi obiectivele proiectului
Dacă se urmăreşte încadrarea viitorului proiect într-un
program de finanţare se va verifica dacă:

 Scopul proiectului contribuie la realizarea obiectivelor

programului

 Obiectivele proiectului se încadrează în domeniile

eligibile pentru finanţare în cadrul programului

25
 Analiza strategiei proiectului

Se păstrează în structura finală a problemelor, scopului şi

obiectivelor proiectului doar anumite elemente,
selectate pe baza unor criterii ca:

 Nesuprapunerea cu iniţiative aflate deja în derulare

 Capacitatea organizaţiei/ organizaţiilor
 Posibilitatea acoperirii costurilor necesare
 Respectarea politicilor/ strategiilor în domeniu

26
 Analiza strategiei proiectului
Alte criterii folosite pentru determinarea structurii finale a proiectului (ex.):

 Măsura în care contribuie la îndeplinirea obiectivelor politicilor/ strategiilor

relevante

 Consistenţa schimbărilor generate în favoarea beneficiarilor

 Complementaritatea cu alte proiecte şi programe

 Oportunităţile de finanţare relevante

 Raportul cost/ beneficiu

 Contribuţia la consolidarea capacităţii organizaţiei

 Impactul asupra mediului

27
 Analiza strategiei proiectului
În urma acestei etape, se vor determina:
 Problemele cărora proiectul li se poate adresa în mod
realist
 Scopul şi obiectivele pe care şi le poate propune
proiectul în mod fezabil
 Cea mai eficientă structură a intervenţiei/ soluţiei
propuse de proiect

28
 Analiza strategiei proiectului
La finalul etapei de analiză a strategiei vom avea toate
elementele necesare privind:

Problema => scopul  impactul

obiectivele  rezultatele
activităţile  rezultatele
imediate

29
 Definirea ariei de cuprindere
= subdivizarea livrabilelor majore ale proiectului (identificate prin enunțarea
ariei de cuprindere) în componente mai mici și mai ușor de gestionat pentru a :
• Îmbunătăți acuratețea estimărilor de cost, timp și resurse
• Defini o bază pentru măsurarea și controlul performanței
• Facilita împărțirea clară a responsabilităților
Instrumente:
• Expertiză calificată
• Analiza produsului/serviciului
• Identificarea alternativelor
• Participarea la workshopuri specifice

30
 Work Breakdown Structure
Defalcarea/spargerea ierarhică a proiectului
pe baza WBS se definesc lucrările ce vor fi
realizate, responsabilităţile pentru fiecare parte
de lucrare şi se stabilesc datele şi bugetul pentru
acestea.
Reprezintă baza pentru metodele de planificare
şi control

31
 Work Breakdown Structure
 Reguli de elaborare:

 Totalul pentru fiecare nivel trebuie să fie egal cu suma

totalurilor elementelor componente
 Fiecare element va fi introdus doar o dată

32
 Work Breakdown Structure

Pasul 2: Descompuneţi PROIECT/Scop

proiectul în activităţi 1
şi introduceţi-le pe nivelul
al doilea
Pasul 3. Activitatea Activitatea
Descompuneţi ETC.
1.1. 1.2.
fiecare com-
ponentă în
elementele
sale, şi aşa mai Subactivitate Subactivitate
1.2.3.
departe pentru 1.2.1 1.2.2
nivelele mai
detaliate
 Realizarea de lucrări de
modernizare a surselor de apă
Proces/Produs/Combinație din Mun. Târgoviște, 1.1

Atribuirea
contractului de Desfășurare lucrări Punere în funcțiune
lucrări 1.1.2 obiectiv 1.1.3
1.1.1.

Pregătire
documentație de Proiectare Testare
atribuire 1.1.2.1. funcționare 1.1.3.1
1.1.1.1.

Lansare anunț de Obtinere Recepție lucrări

participare1.1.1.2 certificate/avize 1.1.3.2
1.1.2.2.

Recepție oferte Incepere lucrări Punere în uz

1.1.1.3. 1.1.2.3. obiectiv 1.1.3.3.

Susținere ședință
de deschidere a Execuție lucrări
ofertelor1.1.1.4. 1.1.2.4.

Evaluarea Recepție lucrări

ofertelor 1.1.1.5. 1.1.2.5.

Semnarea
contractului1.1.1.6
34 .
 Verificarea Ariei de cuprindere
= formalizarea aprobării livrabilelor finale ale proiectului

Activități:
-Măsurare,
-Examinare,
-Verificarea nivelului în care livrabilele satisfac cerințele inițiale
și a gradului în care au fost atinși indicatorii de succes

35