CASO NÚMERO 2: EL DIRECTOR DE PROYECTOS PROFESIONAL

Proceso de Iniciación

 Selección del proyecto: “Proyecto de internacionalización de las operaciones, Andes”.

Premier Learning Systems es una compañía que lleva operando más de 10 años en el mercado
de la formación especializada en herramientas software de apoyo a la gestión y dirección de
proyectos.
Al cierre del año 2013, PLS cuenta con una plantilla de unas ciento cincuenta personas, donde
más del 80% son titulados superiores, y donde la facturación ha crecido de forma exponencial,
de modo que PLS se ha planteado para lanzar en 2014 un proceso de internacionalización para
abrir delegaciones en diversos países de América del Sur.

Premier Learning Systems, al tener años de experiencia desarrollando software tiene la

obligación de que los entregables sean de calidad.
 Recolectar información histórica

Aquí se va recolectar información histórica sobre herramientas software de apoyo a la gestión

y dirección de proyectos que sirvan para asumir de manera correcta el proyecto denominado
“Los Andes”.

 Determinar los objetivos del proyecto

Objetivo

 Se presentará una herramienta para que las organizaciones o compañías tengan un

referencial inicial que pueda ser adaptado a su realidad, proporcione mayor calidad y
 reduzca el descontento del cliente por atrasos o errores de especificaciones. El
software denominado `Los Andes’ presenta un grupo de indicadores que hacen posible
a un equipo de proyecto tomar decisiones junto al cliente para que el proyecto sea
llevado con mayor control y reduciendo problemas.

Objetivos Específicos

 Hacer posible la identificación de los Casos de Uso, sus actores, los flujos principales y
alternativos.
 Ofrecer una herramienta de estimación de tamaño y esfuerzo del software.
 Suministrar mecanismos para la priorización de las necesidades de los usuarios.
 Generar documentos de descripción de los Casos de Uso, especificación de requisitos,
casos de test
 Facilitar la comunicación entre clientes, analistas y equipo de desarrollo.

Recursos Humanos

 Director General
 Director de Proyecto o Project Manager
 Departamento Comercial: Online – Incompany – Semipresencial
 Administración: Legal – Administrativo
 Departamento Técnico: Plataforma Online – Diseño

Recursos Tangibles

20 MAC Apple, 40 PC de escritorio, 100 laptops de última generación, 150 sillas ergonómicas,
dos videograbadoras, dos cámaras profesionales, dos lentes fotográficos de corto y largo
alcance, dos trípodes, dos flas profesional.

 Presupuesto del Proyecto

Según una primera estimación, realizada por el departamento de I+D+i de la compañía, el

presupuesto con el que se dotaría el Proyecto Andes ascendería a 1.000.000 € (impuestos
incluidos).

El presupuesto será utilizado de acuerdo a lo que dicta el cronograma que se realizó en el

proceso de planificación. Se van adquirir equipos electrónicos, con el afán de maximizar la
calidad del producto final y minimizar esfuerzos. Una buena inversión te asegura un producto
ágil, confiable y duradero.
  Plazos

El plazo de ejecución establecido para el proyecto son 18 meses.

La planificación, diseño, funcionalidad, periodo de prueba del software (Aplicación Móvil y

entorno web), tendrá una duración aproximada de 18 meses, se utilizará la metodología ágil
para que de esa forma el producto final sea de calidad y no presente errores. Recordemos que
Premier Learning Systems es una compañía que lleva operando más de 10 años en el mercado
en lo que respecta a herramientas software.

Durante estos años ha generado confianza, engagement y posicionamiento en su público

objetivo. Su trabajo es garantizado.

 Recursos
Se subcontratarán los recursos necesarios para el proyecto a expertos de empresas
seleccionadas, quedando en manos internas la dirección de sus diversos aspectos.
 Criterios de éxito
Incremento del 50% las matriculaciones y entrada en el top 5 del ranking del sector, al finalizar
el periodo del plan estratégico a 4 años.
 Alcance

El software tiene la finalidad de apoyo a la gestión y dirección de proyectos. Deberá ser

diseñado y ejecutado de la mejor manera.

 Calidad

El Software deberá ser de fácil acceso para el cliente tanto en diseño como en funcionalidad.
Deberá minimizar los errores en todo sentido. El equipo de trabajo deberá tener en cuenta
hasta el más mínimo detalle.

Proceso de Planificación

 Cronograma (Ejemplo)

Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo

Recopilació Designación Propuestas Prueba 1
n histórica de equipos de diseño funcionalidad
de trabajo de del software
Software
Determinar Adquisición Propuestas Reunión con
 objetivos de de diseño los equipos
del proyecto productos de de trabajo
tangibles Software
Determinar Reunión con Reunión Otros
que los equipos de avances
recursos de trabajo del
tangibles e Proyecto
intangibles
se van a
utilizar
Determinar Otros Otros Otros
las
limitaciones
del proyecto

Cabe resaltar que una parte crítica de la administración de proyectos de Software son las
alteraciones y la evaluación del impacto del cambio durante el ciclo de desarrollo. Cuando la
alteración se propone mientras el sistema está en desarrollo tanto en diseño como en
funcionalidad, el impacto de la alteración involucra verificar como la alteración afecta a los
requisitos, el proyecto del sistema y su implementación. Es por ello que antes de presentarlo al
cliente este software pasará por un periodo de prueba, lo que se quiere es minimizar la mayor
cantidad de errores, pueda ser útil para la organización que solicitó el sistema de apoyo para la
gestión y dirección de proyectos.

Proceso de Ejecución y Control

 Ejecución del plan del proyecto

Aquí se aplicará el cronograma planteado en el proceso de planificación. Es importante resaltar

que cada una de las tareas o actividades realizadas en el proyecto “Los Andes” serán
evaluadas. Lo más importante es satisfacer las necesidades de los stakeholders.

 Aseguramiento de la calidad del proyecto

Aquí se aplican los procesos de Seguimiento y Control, el Project manager deberá hacer el
seguimiento para que el software utilizado sea el mejor e idóneo para el cliente.
  Evaluar las métricas e informes de desempeño

Las métricas permitirán conocer si el software utilizado es el correcto, medirá la funcionalidad

del mismo.

 Verificar los planes de cumplimiento del proyecto

Según el cronograma establecido en el proceso de planificación del proyecto se deberán

cumplir con los tiempos.

Proceso de Cierre

 Verificación del producto, servicio o resultado

El software deberá tener una gran funcionalidad, el diseño deberá de ser amigable y de fácil
acceso para crear proyectos, organizaciones on line, añadir funcionalidades, elegir puestos y
funciones a los colaboradores, etc. Cabe resaltar que el software deberá minimizar errores lo
más que se pueda. Recordemos que, Premier Learning Systems es una compañía que lleva
operando más de 10 años en el mercado, por lo tanto, el nivel de confiabilidad y engagement
con los clientes está asegurado, por ende los entregables finalizados deben ser de calidad.

 Cierre financiero

Cuadrar los presupuestos según el cronograma del proyecto (Este fue presentado en el
proceso de planificación).

 Actualización de informes y archivos

El Project Manager deberá presentar informes periódicamente, de los avances del proyecto en
mención. Estos informes deberán ser acompañados de métricas e índices de desempeño.

El profesional encargado deberá presentar los siguientes informes, según él lo requiera:

Informes de estado del proyecto, haciendo referencia la optimización de tiempo y de recursos
tangibles e intangibles, funcionalidades, diseños, etc. Informe de riesgos, haciendo referencia a
la funcionalidad del software, cabe mencionar que estas herramientas tienen un periodo de
prueba para minimizar la mayor cantidad de errores, antes de ser presentado al cliente.

Cabe mencionar también que desde la aplicación móvil, el project manager (PM), el
patrocinador (SP) y los stakeholders pueden actualizar el Project Charter. El Software tiene dos
versiones: desde pc o laptop y desde cualquier móvil o Tablet.
Casos de Uso

Ejemplos:

 Personas

Functional Manager: El gerente funcional titular de la unidad de negocio a la que pertenece el

proyecto.

Sponsor: El patrocinador que autorizó el proyecto, si está registrado en la herramienta.

Requester: La persona que solicita el proyecto, si está registrada en la herramienta.

Supportive PMOs: La lista con los asistentes al project manager que pueden entrar en el
proyecto con las mismas atribuciones que el project manager. Pueden ser varias personas, una
o ninguna.

Portfolio Managers: La lista con los gestores de los portafolios a los que pertenece el proyecto,
si pertenece a uno o varios portafolios.

Program Manager: El gestor del programa al que pertenece el proyecto, si pertenece a algún
programa.

Stakeholders: La lista con los interesados del proyecto que acceden a través de la herramienta.

Project Manager: El project manager asignado para gestionar el proyecto.

Team Members: La lista con los miembros del equipo del proyecto que acceden a través de la
herramienta.

 Asignaciones

Es aquí donde se asigna puestos en las diversas áreas para que puedan planificar, invertir y
desarrollar la herramienta del software.

 Registro de horas y gastos

Aquí se detallará todos los gastos que se realizaron antes, durante y después. Todo esto según
el cronograma planteado en el proceso de planificación.

 Retroalimentación
La retroalimentación se deberá llevar a cabo antes, durante y después del proyecto, a través
de informes presentados periódicamente, reuniones, alcances, etc.

Entregables obligatorios solicitados en esta lección:

1. Para controlar adecuadamente los cambios en el plan de proyecto, se solicita que

proponga y explique una estructura de control y gobierno del proyecto con 2 niveles
de escalado y participación de los principales elementos identificados, tanto de la
empresa PLS como de los contratistas.

Los proyectos tienen probablemente una estructura de control y gobierno distribuida en varios
niveles. En la práctica, depende mucho del tipo de organización, y también depende del
tamaño de los proyectos que se ejecuten. En este caso, es un software que permitirá optimizar
el trabajo en tiempo y funcionalidad. Y lo más importante, se podrá laborar ‘Home Office’,
porque podrás utilizar el software desde cualquier dispositivo móvil.

Elementos identificados:

 Los criterios de éxito y aceptación de los entregables.

 El proceso para identificar, escalar y resolver incidentes.
 La relación entre el equipo del proyecto, los grupos de la organización y los
interesados externos.
 Los procesos y procedimientos para la comunicación de información.
 Los procesos para la toma de decisiones del proyecto.
 El enfoque del ciclo de vida del proyecto.
 El proceso para la revisión y aprobación de cambios al presupuesto, al alcance, a la
calidad y al cronograma que están fuera de la autoridad del director del proyecto.
 El proceso para alinear a los interesados internos con los requisitos de los procesos del
proyecto.
 Utilización eficiente de los recursos de la organización.
 Monitoreo del rendimiento.
 Facilitar la integración.

Es importante señalar que para una correcta gestión integrada de cambios propuestos durante
el proyecto, ya sean cambios de alcance, cronograma, presupuesto, calidad, adquisiciones,
tienen que ser evaluados y registrados según el flujo de gestión de cambios y el reporte de
incidencias.
Propuesta de estructura de control del proyecto

Objetivo Tiempo Costo

Calidad Integración Recursos Humanos
Comunicación Riesgo Adquisiciones

Propuesta de niveles de escalamiento de la PMO

3r nivel de
Comité Directivo
escalamiento

2do nivel de
Comité Operativo
escalamiento

1er nivel de
Comité de Proyectos
escalamiento

Fuente: Tesis “Modelo para Implementar Oficina de Gerencia de Proyectos en Áreas de TI”
UNIVERSIDAD ICESI – Colombia.

2. También se requiere indicar un flujo de gestión de los cambios que puedan tener lugar
a lo largo del proyecto, así como un formulario para su definición, seguimiento de
acciones y control del estado de cada incidencia.

Flujo de Gestión de
Cambios
Aquí mencionamos algunos factores que pueden originar cambios:

 Necesidades o requerimientos del cliente.

 Necesidades o requerimientos del resto de stakeholders.
 Cuestiones políticas, sociales y macroeconómicas.
 Aspectos tecnológicos.

REPORTE DE INCIDENCIA
Número de Incidencia:
Fecha: Lugar:
Observaciones:
 Acuerdos y/o compromisos:

Firma Firma y Sello:

Este reporte de incidencias servirá para hacerle un adecuado seguimiento a cada cambio que
se suscite durante el proyecto, el control será exhaustivo. Si alguno de los stakeholders o
miembros del equipo solicitan hacer un cambio todo será debidamente documentado para
presentar en los informes periódicos y en el informe final del proyecto.

Para complementar, se cree necesario mencionar algunas consideraciones para el desarrollo

de las aplicaciones.

“El análisis, desarrollo e implementación deberá ser realizado en base a

metodologías agiles”. (Guía Técnica: Lineamientos para Desarrollo de Software,
2018).

 Usar formatos declarativos para la automatización de la configuración. Así es posible

minimizar el tiempo y coste que supone que nuevos desarrolladores se unan al
proyecto.
 Tener un contrato claro con el sistema operativo sobre el que se trabaja, ofreciendo la
máxima portabilidad entre los diferentes entornos de ejecución.
 Disponer, por defecto, despliegues en plataformas modernas en la nube, obviando la
necesidad de servidores y administración de sistemas.
 Minimizar las diferencias entre los entornos de desarrollo y producción, posibilitando
un despliegue continuo para conseguir la máxima agilidad.
 Poder escalar la arquitectura o las prácticas de desarrollo sin cambios significativos
para las herramientas.
 El equipo de desarrollo deberá detallar en su propuesta el uso de metodologías ágiles,
tales como Scrum o Kanban, Programación Extrema, Modelamiento Ágil, Feature
Driven Development (FDD) o cualquier otra que considere relevante.

“Dado que actualmente las instituciones pueden no contar con un equipo con
los conocimientos de metodologías de desarrollo ágil, se recomienda iniciar
 esta capacitación para trabajos futuros y, de esta forma, iniciar los nuevos
proyectos con estas metodologías y, con el tiempo, adquirir la experiencia para
aplicarla a proyectos ya existentes y mejorarlos en pro de obtener productos
ágiles de forma rápida”. (Guía Técnica: Lineamientos para Desarrollo de
Software, 2018).

Tal y como lo señala el autor. Es importante la utilización de metodologías de desarrollo ágil,

tales como aplicaciones, entornos web, etc. esto maximiza tiempo y esfuerzos, la
comunicación es inmediata y muy ágil.

“La adopción de buenas prácticas es fundamental para todas las etapas de

desarrollo de un sistema o aplicación informática. La mitigación de problemas
de software permite un uso correcto e íntegro de estos sistemas, ayudando al
usuario final a tener un recurso eficiente, confiable, seguro y privado.
Asimismo, se minimizan los riesgos y costos de mantención del sistema en
horas hombre”. (Guía Técnica: Lineamientos para Desarrollo de Software,
2018).

Es importante que el cliente sepa que a través de este software tendrá un recurso eficiente,
confiable, seguro y privado y esto le va permitir potenciar en todo sentido sus protocolos
empresariales.

Referencias

Guía Técnica: Lineamientos para el Desarrollo de Software. (2018). Chile:

Ministerio Secretaria General de la Presidencia.