Sunteți pe pagina 1din 7

1 Financial business intelligence

CHAPTER 12
OUTSOURCING:
NOUA ALTERNATIVA

Astăzi, un număr tot mai mare de întreprinderi urmăresc să se concentreze pe funcţiile de


bază în schimbul software-ului, creând o schimbare faţă de outsourcing care conduce
întreprinderile la furnizorii de servicii de aplicare (ASP) pentru nevoile tehnologiei informaţiei
(IT) .
Una dintre tendinţele din piata software-ul este aplicaţie de outsourcing, sau servicii de
gazduire cat mai multi oameni se referă la acesta. Acest lucru înseamnă că, în loc de instalare şi
service pentru noua dvs. aplicaţie software-ul acasa, puteti contacta un ASP pentru a găzdui
aplicatia pentru dvs. Beneficiind de o gazdă terţă aplicatia pentru dvs. nu este deloc un nou
concept. Pentru mai mult de un deceniu, au existat ASP, care au lucrat ca şi când au fost au fost
departamentul dvs. propriu de sisteme informaţionale (IS), cu excepţia faptului că nu se află pe
statul dumneavoastră de plată, precum şi aplicarea nu îşi are reşedinţa în propriile dvs. facilităţi,
şi nici pe hardware-ul dvs. propriu. În perioada în care mainframe-urile au fost platforma-cheie
pentru cele mai multe aplicaţii, multe companii au ales să lăse un ASP să găzduiască aplicaţia
lor. Unul din neajunsurile cheie a fost costul ridicat de comunicaţii (de obicei, linii telefonice
dedicate) pentru a lega calculatorul/terminalul utilizatorului la aplicaţie. Astăzi, acest lucru
devine rapid mai puţin de o problemă prin utilizarea Internetului, a reţelelor corporative Wide
Area (WAN), şi a ratelor mult mai mici de telecomunicaţii.

Cum functioneaza
Utilizand Internetul sau alte mijloace de telecomunicaţii (cum ar fi link-uri dial-up, reţele
virtuale private, linii dedicate, precum şi o serie de alte opţiuni), vă conectaţi la aplicaţia
software care are reşedinţa pe site-ul ASP-ului. (A se vedea figura 12.1.)
Orice faci în interiorul software-ul funcţionează ca şi cum ai avea software-ul pe unul din
serverele proprii în biroul tău. Din ce în ce mai multe aplicaţii de BI au venit cu interfeţe web,
ceea ce înseamnă că utilizatorul are nevoie doar de un browser Web (de exemplu, MS Explorer
sau Netscape) si acces internet/intranet pentru a lucra cu aplicaţia. Backup-uri, upgrade-uri ale
aplicaţiei, server de întreţinere hardware, sunt gestionate de către ASP. Pentru acest serviciu, în
mod normal plătiţi o taxa de abonament fixă sau variabilă (sau o combinaţie a celor două). În
această nouă eră de aplicaţii outsourcing, furnizorii şi ASP încă analizează modul în care să se
2 Financial business intelligence

poziţioneze mai bine faţă de preţuri şi software- servicii, cu privire la aplicaţia hosting. În unele
cazuri, puteţi achiziţiona aplicaţia şi apoi lăsaţi ASP-ul să o gazduiască. În alte cazuri, nu sunteţi
proprietarii aplicatiei, ci plătiţi utilizarea ei. De exemplu, aţi putea fi taxat pentru perioada de
timp cât sunteţi autentificat, cantitatea de puterea de procesare folosită (de obicei, măsurată prin
unitate de procesare centrală [CPU] timp utilizat), numărul de tranzacţii intrate/procesate,
precum şi numărul de utilizatori înregistraţi.

Fig. 12.1 Configuratii utilizate cu exemplu de gazduire de aplicatie

Când va trebui să luaţi în considerare un ASP


Înainte de a lua decizia de a instala aplicaţia dvs. BI acasă sau să externalizaţi la un ASP,
trebuie să analizaţi nevoile şi capabilităţi organizaţiei dvs.. Dacă societatea va reduce costurile
sau va creşte veniturile prin externalizarea aplicatiei, acest lucru ar trebui să fie un factor cheie in
luarea deciziei. Desigur, există şi alte elemente implicate, cum ar fi preocuparea legata de
securitate şi de satisfacţia utilizatorilor, care va cântări in luarea deciziei într-un fel sau altul.
Câteva exemple de factori care indică faptul că adoptarea outsourcing-ului ar putea fi benefica
sunt:
3 Financial business intelligence

Factori interni
• Lipsa de sprijin tehnic şi competenţe in-house. Recrutarea şi păstrarea profesioniştilor IT
calificaţi este adesea dificilă şi costisitoare. Personalul IT curent poate să nu fie în orice
moment disponibil pentru a sprijini o aplicatie suplimentara in-house.
• Fara power users in-house. Cele mai multe aplicaţii avansate de BI nu sunt învăţate
peste noapte. O companie are nevoie de power users care se pot acupa de realizarea
rapoartelor, graficelor, şi altele asemenea, precum şi menţinerea datawarehouse în cazul în
care planul de conturi, structurile organizatorice, precum şi cerinţele de informare solicita
o schimbare. Dacă nu aveţi persoane cu abilităţi sau timp pentru a deveni power users, veţi
avea nevoie de vizite frecvente de la consultanţi sau modelul dumneavoastră BI va deveni
repede depăşit.
• Fara buget pentru infrastructura necesară. O aplicaţie BI in-house de obicei are nevoie
de un server de baze de date puternic, iar dacă aveţi birouri la distanţă care necesitatea
accesarea aplicaţiei de la distanţă, aveţi nevoie de un server Web şi hardware-ul adecvat
de securitate / software-ul instalat. În plus, costul aplicatie BI în sine poate fi mai mare
decât externalizare ei.
• Rapida schimbare organizationala poate depasi software-ul. Cele mai multe ASP oferta
aranjamente în care nu trebuie să cumperi aplicatia, dar o inchiriezi şi / sau platesti pentru
fiecare utilizare. Acest lucru înseamnă că, dacă nevoile companiei dvs. depasesc
capacităţile aplicatiei de BI, ar putea fi mai rapid şi mai puţin costisitor pentru a trece la
un software nou dacă este inchiriat.

Factorii externi
• Noua tehnologie a aplicatiei BI. Până de curand, pachetele de software BI nu au fost
construite cu tehnologii care permit acces dinamic la Internet/intranet prin intermediul, de
exemplu, a unui browser. Astăzi acest lucru se schimbă rapid şi accesul de la distanţă la un
server central devine parte din posibilităţile standard. Aceasta înseamnă că un ASP poate
găzdui intreaga aplicatie, în timp ce utilizatorii o pot accesa de la distanta, fără a fi nevoie
de software-ul client instalat pe maşinile lor.
• Costuri de telecomunicaţii scazute. Mulţi ani în urmă când centrele de date gazduiau
aplicatii mainframe pentru corporatii, telecomunicaţiile au reprezentat una dintre cheltuieli
majore. Astazi, cu toate acestea, creşterea concurenţei între companiile de telecomunicaţii,
precum şi apariţia Internetului ca o autostrada de informare ieftina, legând cu o aplicatie
care are reşedinţa la un ASP nu trebuie să fie o cheltuială majoră.
4 Financial business intelligence

• Un suport mai bun. În cazul în care ASP oferă servicii de suport complet (inclusiv suport
model de BI), personalul lor de suport va avea acces imediat la problema dvs. din prima
mana, pentru că aplicatia se află în locaţia lor. Acest lucru ar trebui să se traducă în sprijin
mai bun şi mai rapid. Dacă aţi primi sprijin de la o terţă parte, cum ar fi furnizorul de
software sau un reseller, infrastructura dvs. atunci când se utilizează un ASP, poate lăsa
personalul de suport sa aiba acces la modelul dvs. de la orice locaţie (în mod evident,
numai cu siguranţa adecvata necesara).
• Costuri scazute pentru consultanta. Asa cum infrastructura atunci când folosiţi un ASP
poate permite persoanelor să obţină de la distanţă sprijin de acces direct la aplicatia dvs.,
consultanţii pot face acelaşi lucru. Acest lucru se poate traduce în economii de costuri de
călătorie, hotel, precum şi in răspunsul mai repede al consultanţilor, din cauza timpului de
călătorie zero.

Criterii de selecţie pentru un Application Service Provider


Deoarece trendul de externalizare a aplicatiei este relativ nou, nu există istorie de referinta
in comparatie cu ratele de satisfacere a clienţilor şi a costurilor. Prin urmare, este important să se
studieze cu atenţie ASP-urile dumneavoastră potenţiale înainte de a merge mai departe . Jucători
din această piaţă constau in:
• Firmele care in mod traditional (în epoca mainframe-ul) au furnizat servicii de
outsourcing
• Furnizorii de software şi distribuitorii companiilor de software
• Distribuitorii de hardware
• Furnizorii de servicii de Internet (ISP)
• Companiile de telecomunicaţii
• Consultanţii în procesul de afaceri
Dacă aţi decis să externalizati aplicatia dumneavoastră, trebuie sa alegeti un ASP. Lista
următoare oferă criterii ce trebuie luate in considerare in evaluarea unui ASP:
• Experienţa. ASP-ul ce il luati in considerare ar trebui să aibă o oarecare experienţă cu
aplicatia. Sunt instruiţi să înţeleagă pachetul de software-ul şi platforma tehnologică pe
care se bazeaza aplicatia? Unii ASP isi vor asuma responsabilitatea numai pentru backup-
uri şi asigurându-vă că aplicaţia rulează în mod satisfăcător. În acest caz, veti negocia, de
asemenea, cu distribuitorul software-ului sau resellerul cu privire la software-ul de
consultanta si serviciile de suport. Alte ASP-uri sunt furnizori fullservice, si va vor oferi
implementare şi suport printr-un personal de consultanti care sunt instruiţi cu privire la
aplicatie.
5 Financial business intelligence

• Cunoştinţe. ASP-ul ar trebui să aibă cunoştinţe de bază asupra procesului de analiză şi a


procedurilor aferente, astfel încât acestea să poată fi pregătite pentru a gestiona grele
perioade de utilizare (cum ar fi la sfârşitul unui ciclu de raportare).
• Tehnologii up-to-date. Are ASP-ul o infrastructura moderna? De exemplu, web-ul este în
curs de dezvoltare ca mecanism de livrare cheie pentru accesarea aplicaţiilor de la
distanţă. Furnizorii de outsourcing pe care ii consideraţi ar trebui să ofere hardware-ul,
software-ul, precum şi cunoştinţele pentru a satisface cerinţele dumneavoastră în acest
domeniu.
• Experienţă de vânzător. Deoarece externalizarea aplicatiilor este un domeniu relativ nou,
putini ASP au experienţă de lungă durată cu tehnologiile şi serviciile implicate. Cu toate
acestea, acest lucru nu înseamnă că cei mai mulţi furnizori oferă acelaşi nivel de calitate.
Aflaţi pentru cine a gazduit aplicatiile vanzatorul si pentru cat timp, dupa care verificati
referintele.
• Flexibilitatea ASP-ului. Are ASP-ul o strategie de afaceri, care este aliniata cu
obiectivele companiei dvs. pentru creştere viitoare şi schimbare? Încercaţi să discerneti
software-ul şi schimbările organizatorice pe care compania dumneavoastra le va parcurge
pe drum, şi apoi vedeti cum ASP-ul va face faţă acestor schimbări.
• Customer service. Ca si cu toţi partenerii dvs. de afaceri, doriţi să aveti de-a face cu
oameni care sunt prietenos şi preocupati de servicii. Dacă aveţi probleme cu aplicatia, nu
doriţi să crească agravarea dvs. şi potentialul nivel de stres având a face cu oameni care nu
sunt in stare de a ajuta la rezolvarea problemei şi de a va pune pe drumul cel bun.

Asigurarea de succes continuu


Când aţi găsit un ASP care se potriveşte cerinţelor companiei dumneavoastră, următorul
pas este de a structura un acord contractual care protejează interesele ambelor părţi şi ajută la
înţelegerea reciprocă asigurand succesul pe termen lung.
Asiguraţi-vă că acest contract se referă în mod corespunzător la domenii-cheie, cum ar fi
viteza de prelucrare minim acceptabila, securitatea datelor de acces, copii de rezervă în caz de
catastrofe şi planificarea de recuperare. Deoarece datele sensibile ale companiei dvs. vor fi
gazduite in baza de date a site-ul ASP, este important să se includă acorduri de confidentialitate
(în cazul în care ASP are nevoie de acces la datele dvs.). În cazul în care ASP vă va oferi
consultanta in aplicatie şi servicii de sprijin, de asemenea detalii referitoare la aceste trebuie să
fie specificate.
Lucreaza pentru a realiza o mentalitate de parteneriat. Gazduind o aplicatie de BI este în
mod tradiţional un aranjament in-house, precum şi prin externalizare, cauti sa obţii beneficii
6 Financial business intelligence

suplimentare. Pentru a se asigura că decizia de a externaliza duce la beneficii pe termen lung,


este important a se hrăni relaţia cu ASP, prin statutul de întâlniri regulate şi o linie de
comunicare deschisa.

Interpretări
Externalizarea serviciilor, sau outsourcing-ul, este o soluţie de scădere a costurilor
companiilor care plătesc doar serviciile prestate de o companie specializată, asigurând astfel
calitatea şi rapiditatea acestora. Scad costuri directe de management, de contabilitate, de HR,
chiria şi întreţinerea spaţiului de lucru etc.
Toate tipurile de afaceri pot beneficia de externalizare. Întreprinderile mari şi mici au
externalizat proiecte în fiecare zi, timp de mulţi ani. Întreprinderile care apelează la externalizare
ca un instrument pentru a consolida şi dezvolta afacerea lor, deja ştiu valoarea pe care o aduce
externalizarea organizatiei lor. Externalizarea este un proces de afaceri ce a devenit literalmente
cunoscut sub numele de angajarea unui consultant, contractant independent, sau a unui liber
profesionist pentru a rezolva sarcini specifice pentru o organizatie, în care organizaţia, fie nu are
timp sau expertiza necesare pentru a rezolva sarcinile pe cont propriu . Organizatiile care s-au
folosit de outsourcing timp de mulţi ani ştiu că, odată cu efectele pozitive pe care le aduce
organizatiei, este de asemenea important de a avea un plan bine gestionat de acţiune pentru
angajarea unui consultant sau contractant pentru o activitate a afacerii. Aceasta include alegerea
proiectelor sau a sarcinilor ce trebuiesc externalizate, cine se angajeaza pentru aceste sarcini,
cum se administrează proiectul, cum să cadă de acord asupra termenilor de plată, şi cum sa
obţine rezultatele dorite.
Să externalizeze sau să nu externalizeze? Aceasta este întrebarea multor proprietari de
mici afaceri şi de mari corporaţii. Riscurile sunt inerente în orice strategie a unei noi afaceri. Cu
toate acestea, la fel ca orice decizie de afaceri, riscul poate fi gestionat. Prin alegerea inteligenta
a unui furnizor care se potriveşte cu cerinţele proiectului dumneavoastră şi asigurându-se că va
menţine cerinţele din cadrul bugetului, beneficiile pot fi mult mai importante decât riscurile. Una
dintre cele mai frecvente temeri în rândul unor organizaţii mari, care pot fi reticenţi în
externalizarea proiectelor este frica de necunoscut. Realitatea problemei este că atât timp cât sunt
bine definite obligaţiile contractuale şi cerinţele de raportare ale proiect, un proiect externalizat
poate fi, în fapt, mai uşor de gestionat.
Toate afacerile în mod constant caută modalităţi de a creşte productivitatea şi a avea
costuri mai mici. Din punct de vedere economic, creşterea productivităţii şi reducerea costurilor
sunt elemente esenţiale pentru succesul in afaceri. Succesului în afaceri, la rândul său, duce la o
creştere mai mare, care duce la crearea de noi locuri de muncă, fie că este vorba într-o zonă de
7 Financial business intelligence

competenţe mai specializate sau prin dezvoltarea de noi tipuri de locuri de muncă în domenii
specializate.
Desigur că nu orice activitate poate fi externalizată, ci doar cele care nu ţin direct de
obiectul de activitate al companiei, cele mai frecvente fiind salarizarea (payroll), contabilitatea,
administrarea infrastructurii IT şi recrutarea. Câteva exemple de procese de afaceri frecvent
externalizate: Contabilitate şi Finante, Graphic Design & Multimedia, Vanzari şi Telemarketing,
Design şi dezvoltare Web, Publicitate, Planuri de afaceri, Consultanta juridica, Contracte,
Copyright, Dezvoltare de baze de date, Scriere şi traducere.
Acestea sunt doar câteva exemple de numeroase oportunităţi oferite de outsourcing.
Externalizarea, atunci când este realizata în mod corect, poate aduce beneficii afacerii
dumneavoastră, în multe moduri diferite. Cele două avantajele cele mai evidente sunt economia
de timp şi bani.

Ionescu M. Loredana Mirela


31040701PM095666