1. ¿Qué método o conjunto de pasos se sigue para realizar una auditoria?

Para realizar una auditoría se determina en primer lugar la necesidad, que bien puede
estar previamente planificada o a partir de alguna situación que veamos que requiere un
examen profundo para detectar fallas u oportunidades de mejora. Posteriormente se hace
la solicitud a la promotoría, se selecciona la organización que nos apoyará en este proceso,
se realiza la negociación desde el presupuesto, el área que se evaluará hasta los
requerimientos del equipo auditor, entre otros. Posteriormente se lleva a cabo en sí el
análisis y los auditores entregan su informe en una reunión con la gerencia y la
promotoría.

2. ¿Se planifican los objetivos?

Claro, antes de la puesta en marcha de la auditoría se debe definir para qué se realiza,
comunicarlo a la empresa auditora para que estén al tanto de cuáles son los resultados
esperados y en función a ello verificar qué tipo de recursos se van a requerir o cuáles son
los pasos que se darán.

3. ¿Es importante conocer cuál será el método a seguir en la auditoría?

Claro, esto debe ser comunicado previamente por la empresa auditora para que así el
consorcio educativo pueda dar sugerencias para que el método utilizado sea el ideal.
Además, de este modo podemos verificar que la auditoría sea fiable.

4. ¿Se establecen acciones a desarrollar en el planeamiento de la auditoría?

Desde luego, se definen los pasos a seguir, los objetivos, el personal con el que se tendrá
contacto, se establecen los requerimientos, los plazos, los posibles resultados, entre otros
detalles.

5. ¿Se determinan plazos y formas en la fase de planeamiento de la auditoría?

Sí, desde que se contrata la auditoría se establece en el contrato de trabajo cuánto tiempo
tomará aproximadamente y la fecha aproximada de entrega. También se especifica el
pago que se le hará a la empresa auditora, los requerimientos de materiales y de personal,
se identifica al auditor o equipo auditor, se especifica su preparación en el tema de
auditorías y se expone sin mucho detalle cómo se llevará a cabo el procedimiento.

6. ¿Se planifica el alcance de la auditoría?

Por supuesto, el alcance de la auditoría se define de acuerdo a los objetivos planteados.
Por ejemplo si lo que se desea es hacer una auditoria de contrataciones de personal, el
alcance de auditoría será al área de recursos humanos. Si lo que se desea es tener
información para alguna gestión de cambio o toma de decisiones gerenciales, el alcance es
hacia toda la organización.

7. ¿Qué tipo de fuentes de información se utiliza? ¿Cómo se accede a esta información?

Las fuentes de información también se definen con antelación a la implementación en sí
de la auditoría, aunque esto puede ir cambiando en función a lo que estime conveniente
el equipo auditor. Se utiliza fuentes tales como documentación física, virtual, entrevistas,
 observación hacia el área focalizada, áreas relacionadas pero también algunos grupos de
clientes, inclusive el equipo auditor puede tomar información de las instituciones
relacionadas, por ejemplo si se tratase de contrataciones es muy probable que tomen
información de sunafil o el ministerio de trabajo. Si se trata de documentación
pedagógica, tendrán que asistir a la Ugel a realizar las respectivas consultas de no tenerlas
a nivel interno. En el informe también se consigna información de los consumidores o de
los competidores e incluso instituciones financieras dependiendo del objetivo y de la
necesidad.

8. ¿El auditor o equipo auditor realiza una investigación preliminar? De ser el caso ¿En qué
consiste esta investigación preliminar?
Efectivamente, antes de proceder a la firma del contrato de servicio de auditoría; un
auditor o un equipo viene a la institución o instituciones dependiendo de lo que se haya
solicitado y realiza una observación, algunas entrevistas, para en base a eso establecer una
propuesta y explicarnos cómo se llevará a cabo el proceso.

9. ¿El auditor o equipo auditor prepara un proyecto de auditoría? ¿Qué área se encarga de
aprobar el proyecto?
Sí, sucede que en el consorcio educativo Hans Kelsen, no tenemos personal de un área
encarga de auditorías; de manera que difícilmente se llevan a cabo auditorías internas a
menos que sean con carácter de urgencia y sencillas para corroborar cierta información o
resolver determinado problema pero por lo general se contrata con cierto tiempo de
antelación las auditorías ya sean planificadas o inopinadas. El área encargada de aprobar
es la promotoría.

10. ¿Cómo se prepara la organización en función al proyecto de auditoría?

Depende. Si la auditoría general fuera planificada se avisa con anticipación para que el
área o las áreas preparen su material, comúnmente esto se realiza cuando la auditoría es
general. El área o la institución se prepara tomando conocimiento de qué aspectos se
evaluarán, se conoce al auditor, se preparan para darle prioridad y apoyo al equipo
auditor, entre otras cosas dependiendo de la situación. Sin embargo, las auditorías
también pueden ser inopinadas, es decir, sin previo aviso, al área o a la gerencia general y
en este caso, los auditores llegan y hacen las consultas, requerimientos, revisiones sin
previo aviso o preparación.

11. ¿Cómo se lleva a cabo el proceso de auditoría en sí?

El auditor o equipo auditor realiza una revisión preliminar, luego se prepara el plan y los
instrumentos de diagnóstico, posteriormente se realiza el diagnóstico mediante
entrevistas, observación, levantamiento de información a nivel interno, externo y
finalmente se elabora un informe sustentado con algunas sugerencias y evidencias.

12. ¿Cómo se toma la decisión de llevar a cabo una auditoría?

Depende de tres factores: la necesidad o problema que nos lleve a requerir alguna
auditoría, por la propia programación que generalmente se da a fin de año o antes de
 entrar a un nuevo año escolar y también dependiendo del factor presupuestario. Por
ejemplo, este año y el próximo es muy probable que no se realicen auditorías
programadas puesto que la coyuntura nos ha exigido realizar muchas inversiones
inesperadas y todo procedimiento de auditoría tiene un costo no solo del precio pactado
para el proceso, sino que se debe presupuestar los levantamientos de los errores porque
no tiene caso que hagamos un proceso de diagnóstico si no se efectúan los cambios,
además esto requiere de un tiempo que el personal deja de ejecutar sus labores para
apoyar a los auditores dejando de lado las actividades que tenía planeadas.

13. ¿Existe una programación de auditorías?

Como ya te comenté a fin de año o antes de iniciar el año escolar. Existen otras auditorías
inopinadas que se decide unilateralmente por la promotoría.

14. ¿Se verifican previamente los papeles de trabajo del auditor o grupo auditor? ¿Qué
papeles de trabajo se utilizan? ¿Son importantes los papeles de trabajo y por qué?
Generalmente las guías de trabajo son realizadas de manera autónoma por el auditor,
ellos manejan bien su área, se entiende que son personas preparadas para ello. Nuestra
labor es verificar y si podemos damos algunas sugerencias en base a nuestra experiencia
en la organización. Son importantes porque esto al final se tiene en el informe como
anexos y nos sirven para contrastar el avance que se ha tenido luego de efectuar algunas
medidas correctivas y también para los próximos años verificar el avance que ha habido y
tener un punto de comparación.

15. Describa un informe de auditoría

Un informe de auditoría tiene el aspecto de un proyecto de investigación universitario,
donde se establecen los objetivos, el alcance, el cronograma, los plazos y los responsables.
Los materiales físicos y humanos que se requerirán, hay un diagnóstico respaldado, las
sugerencias, los papeles de trabajo que se usaron que generalmente se colocan en los
anexos y viene debidamente respaldado por la firma de la consultora contratada y/o el
auditor contratado.