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Dirección de Proyectos

Gestión de la Integración: Alcance y Tiempo en la Dirección de Proyectos

Gestión de la Integración: Alcance y Tiempo en la Dirección de


Proyectos

Integrar procesos que aporten al cumplimiento de las metas en un proyecto es una forma sencilla
y efectiva de evitar pérdidas de recursos. Además, ayudará a concluir exitosamente un plan
de dirección de proyectos.

La Gestión de la Integración es una actividad que se realiza en el sistema de la dirección de proyectos, en las áreas
del conocimiento de la gestión de la integración y en el grupo de procesos de inicio. ésta actividad permite identificar,
unificar, consolidar y comunicar los procesos necesarios para que cada grupo de la dirección de proyectos se realice
de forma exitosa y que además se puedan desarrollar secuencialmente todas las fases del ciclo de vida del proyecto.
Es importante que la integración del proyecto se realice al comienzo del ciclo de vida de éste, ya que corresponde a
una fase declarativa y organizativa de los recursos, alcances, actividades, ejecutores, involucrados y resultados
esperados. Es por ello que en la Gestión de la Integración se define el Acta de Constitución y los plazos del proyecto.

La gestión del alcance y del cronograma de un proyecto son críticos para su éxito.

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Gestión de la Integración: Alcance y Tiempo en la Dirección de Proyectos

Alcance del proyecto

En palabras sencillas, el alcance es el trabajo que se debe realizar para que el producto, resultado o servicio que
vamos a entregar, tenga las funciones y características previamente establecidas. Por eso, es importante que el
alcance considere todo lo necesario y lo estrictamente requerido para que la dirección de proyecto pueda asegurar el
éxito en los resultados.
Varios de los factores que influyen en el éxito o fracaso de un proyecto están condicionados por la forma en que los
abordamos en el inicio. Ya sea por la envergadura del resultado del proyecto, los plazos que debemos cumplir, los
recursos con los que contamos o el equipo con el que vamos a trabajar, las ambigüedades en las definiciones
iniciales del proyecto son las principales causales de fallas y pérdidas de recursos. Por todo esto, es clave lograr la
mayor precisión posible en las estimaciones que se hacen al inicio, y así, lograr que el alcance del proyecto sea lo
más claro posible.
Los procesos que se utilizan para gestionar el alcance del proyecto, así como las herramientas y técnicas de apoyo,
pueden variar según el proyecto, pero por lo general se utiliza la Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT),
que es una técnica exhaustiva en cuanto a la gestión del alcance del proyecto, y sirve también como base para la
planificación del mismo. Todo trabajo del proyecto debe poder rastrear su origen en una o más entradas de la EDT.
Este instrumento, abreviado así por su nombre Estructura de Descomposición del Trabajo,EDT (o en inglés
Work Breakdown Structure, WBS), es una herramienta que consiste en la descomposición jerárquica del trabajo que
deben hacer los equipos para sacar adelante los entregables y cumplir con los objetivos definidos.

La EDT documenta y desagrega el proyecto para hacerlo más manejable, no su plan de ejecución.

¿Cuánto sabes?
Pon a prueba tus conocimientos respondiendo la siguiente pregunta:

Según lo estudiado hasta ahora, ¿Cuáles son las principales causas de que un proyecto tenga fallas y
pérdidas de recursos?

Selecciona tu respuesta:
A) Las ambigüedades en las definiciones iniciales del proyecto.

B) El tiempo excesivo de preparación del proyecto.

C) Los condicionamientos de las fases finales del proyecto.

D) La muy extensa envergadura de algunos proyectos.

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Gestión de la Integración: Alcance y Tiempo en la Dirección de Proyectos

Definir los plazos del proyecto

Cualquiera sea el proyecto que vamos a realizar, los plazos que propongamos para hacer las entregas son cruciales
a la hora de medir el éxito. Si entregamos el producto o servicio en el tiempo que se había estimado, significa que
hemos cumplido, pero si nos retrasamos es un signo de que algo hicimos mal.
Por esto, la Gestión del Tiempo del proyecto es un paso muy importante en la coordinación de todos los procesos
requeridos para terminar exitosamente una tarea en los tiempos acordados. Los aumentos de plazos o retrasos en
los entregables suelen ser un factor crítico en el proyecto, ya que pueden aumentar los costos, disminuir los recursos
y entorpecer la relación con los interesados.

El alcance es el trabajo que se debe realizar para que el producto, resultado o servicio que vamos
a entregar, tenga las funciones y características previamente establecidas.

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Gestión de la Integración: Alcance y Tiempo en la Dirección de Proyectos

Planificar la Gestión del Cronograma: Proceso en el que se establecen las políticas los procedimientos y la
documentación para planificar, desarrollar, gestionar,
ejecutar y controlar el cronograma del proyecto.

Definir las Actividades: Proceso de identificar y documentar las acciones específicas que se deben realizar para
generar los entregables del proyecto.

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Gestión de la Integración: Alcance y Tiempo en la Dirección de Proyectos

Secuenciar las Actividades: Proceso de identificar y documentar las relaciones existentes entre las actividades del
proyecto.

Estimar los Recursos de las Actividades: Proceso de estimar el tipo y la cantidad de materiales, recursos humanos,
equipos o suministros requeridos para ejecutar cada una de las actividades.

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Estimar la Duración de las Actividades: Proceso en el que se estiman los períodos de trabajo necesarios para
finalizar las actividades individuales con los recursos acordados.

Desarrollar el Cronograma: Proceso de analizar secuencias de actividades, duraciones, requisitos de recursos y


restricciones del cronograma para crear el modelo de programación del proyecto.

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Controlar el Cronograma: Proceso de monitorear el estado de las actividades del proyecto para actualizar el avance
del mismo y gestionar los cambios a la línea base del cronograma a fin de
cumplir con el plan.

Los procesos asociados a la gestión del tiempo, permiten realizar un Cronograma de Trabajo. Por lo tanto, la gestión
del tiempo va más allá de la simple definición de un Cronograma, transformándose en un verdadero ejercicio de
planificación y organización.
Los directores de proyectos, utilizan habitualmente modelos de programación para generar sus cronogramas, ya que
éstos son al mismo tiempo una representación y una herramienta, que permite ejecutar las actividades, incluyendo
plazos, dependencias, recursos y cualquier información que sea de relevancia.
En algunos proyectos, especialmente los de menor alcance, procesos como la estimación de recursos, duración y
programación están tan estrechamente vinculados, que se ven como un único proceso que puede ser realizado por
una sola persona en un tiempo relativamente corto. Sin embargo, en la generalidad de los proyectos cada proceso es
presentado como un elemento diferente, ya que las herramientas y técnicas necesarias para realizar cada uno de
ellos son diferentes.

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Gestión de la Integración: Alcance y Tiempo en la Dirección de Proyectos

¿Cuánto sabes?
Pon a prueba tus conocimientos respondiendo la siguiente pregunta:

¿Cuál es el beneficio clave de planificar la gestión del cronograma?

Selecciona tu respuesta:
A) Proporciona información sobre los recursos que se utilizarán a lo largo del proyecto.

B) Proporciona guía y dirección sobre cómo se gestionará el cronograma a lo largo del mismo.

C) Entrega los datos claves para que los entregables sean bien desarrollados.

D) Ninguna de las anteriores.

La gestión del tiempo va más allá de la simple definición de un Cronograma.

Integración de los procesos

A la dirección de proyectos se le integra la gestión del tiempo por medio de sus herramientas y técnicas para
organizar el trabajo. Esto se materializa en un Plande gestión del cronograma, que en palabras simples es un plan
secundario para la dirección del proyecto y está integrado a él por medio del proceso de desarrollar el plan para la
dirección del proyecto.
Se considera un Plan secundario porque no es la esencia de la Gestión del Tiempo, pero si el resultado de ésta área
del conocimiento.
El Plan para la Gestión del Cronograma identifica un método y una herramienta de programación y establece el
formato y los criterios para desarrollar y controlar el cronograma del proyecto. El método de programación elegido
definirá el marco y los algoritmos que se utilizarán en la herramienta de programación para crear el modelo de
programación.

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Gestión de la Integración: Alcance y Tiempo en la Dirección de Proyectos

Por otra parte, Planificar la Gestión del Cronograma significa establecer las políticas, los procedimientos y la
documentación necesaria para planificar, desarrollar, gestionar, ejecutar y controlar el cronograma del proyecto. El
beneficio clave de este proceso es que proporciona una guía y dirección sobre cómo se gestionará el cronograma del
proyecto a lo largo del mismo. Cuando se crea el acta de constitución del proyecto se define también el resumen
del cronograma de hitos y los requisitos de aprobación del proyecto.

El plan de gestión del cronograma nos permite monitorear y controlar el cronograma del proyecto y según las
necesidades de éste último, el plan de gestión del cronograma puede establecer lo siguiente:

Desarrollo del modelo de programación del proyecto

Se especifican la metodología y la herramienta de programación a utilizar en el desarrollo del modelo de


programación.

Nivel de exactitud

Se especifica el rango aceptable que se utilizará para hacer estimaciones realistas sobre la duración de las
actividades, puede contemplar una cantidad para contingencias.

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Unidades de medida

Se definen, para cada uno de los recursos, todas las unidades que se utilizarán en las mediciones (tales como
las horas, días o semanas de trabajo del personal para medidas de tiempo, o metros, litros, toneladas,
kilómetros o yardas cúbicas para medidas de cantidades).

Enlaces con los procedimientos de la organización

La EDT/WBS, establece el marco para el plan de gestión del cronograma y proporciona coherencia con las
estimaciones y cronogramas resultantes.

Mantenimiento del modelo de programación del proyecto

Se define el proceso que se utilizará para actualizar el estado y registrar el avance del proyecto en el modelo de
programación a lo largo de la ejecución del mismo.

Umbrales de control.

Se pueden especificar umbrales de variación para el monitoreo del desempeño del cronograma, que
establezcan una variación permitida, previamente acordada, antes de que sea necesario tomar una acción. Los
umbrales se expresan habitualmente como un porcentaje de desviación con respecto a los parámetros
establecidos en la línea base del plan.

Reglas para la medición del desempeño

Se establecen reglas para la medición del desempeño, tales como la gestión del valor ganado (EVM) u otras
reglas de mediciones físicas. El plan de gestión del cronograma podría especificar por ejemplo:

Reglas para establecer el porcentaje completado.


Cuenta de control en que se medirán la gestión del avance y del cronograma.
Técnicas que se utilizarán para medir el valor ganado (p.ej., líneas base, fórmula fija, porcentaje
completado, entre otras)
Medidas del desempeño del cronograma, tales como la variación del cronograma (SV) y el índice de
desempeño del cronograma (SPI), que se utilizan para evaluar la magnitud de la variación con respecto a
la línea base original del cronograma.

Formatos de los informes

Se definen los formatos y la frecuencia de presentación de los diferentes informes relativos al cronograma.

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Descripciones de los procesos

Se documentan las descripciones de cada uno de los procesos de gestión del cronograma.

Planificación y desarrollo del Cronograma

Desarrollar el cronograma es el proceso de analizar las secuencias de actividades, sus duraciones, los
requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el modelo de programación del proyecto.

Al incorporar actividades del cronograma en la herramienta de programación, tales como, duraciones, recursos,
disponibilidad de los recursos y relaciones lógicas, el software genera un modelo de programación con fechas
planificadas para completar las actividades del proyecto.

Aspectos a tener en cuenta en el desarrollo del Cronograma:


Representa un proceso iterativo. Se utiliza el modelo de programación para determinar las fechas planificadas
de inicio y fin de las actividades del proyecto, así como los hitos del mismo, sobre la base de la exactitud de los
datos de entrada.
Puede requerir el repaso y la revisión de las estimaciones de duración y de recursos para crear un modelo de
programación del proyecto que establezca un cronograma aprobado y que pueda a su vez, servir como línea
base para medir el avance de las tareas.
Como buena práctica, una vez determinadas las fechas de inicio y fin de una actividad, se encomienda al
personal asignado las tareas de revisión y confirmación de que éstas fechas previamente establecidas no
entran en conflicto con los calendarios de los recursos o con las actividades asignadas de otros proyectos o
tareas, y de este modo siguen siendo válidas.

Controlar el Cronograma es un proceso muy importante para monitorear el estado de las actividades del proyecto,
para actualizar el avance del mismo y para gestionar los cambios de la línea base del cronograma, todo buscando
cumplir con el plan.
De ésta forma, este proceso proporciona los medios para detectar desviaciones con respecto al plan y establecer
acciones correctivas y preventivas para minimizar el riesgo, siendo un gran aporte al desarrollo de la dirección de
proyectos y una de las mejores herramientas para que un proyecto sea exitoso.

*La información de esta clase se basa en la sexta versión del libro PMBOK, Project Management Body of
Knowledge (el Compendio del Saber de la Gestión de Proyectos).

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