Soluciones de SAP SAP Business One Release 6.

5, 2004, 2005
Consejos para el cierre del ejercicio
Noviembre de 2005
Release 6.5 / 2004 / 2005
Iconos
Icono Significado Advertencia Ejemplo Nota Recomendación Sintaxis
Convenciones tipográficas
Estilo tipo Texto de ejemplo Descripción Palabras o caracteres que aparecen en la
pantalla. En este grupo se incluyen los nombres de campo, los títulos de pantalla,
los pulsadores, así como los nombres de menú, los accesos vía menús y las opciones. Ref
erencias cruzadas a otros documentos. Palabras o frases que se quieren poner de
relieve en el texto, los títulos de los gráficos y las tablas. Nombres de elementos
del sistema. En este grupo se incluyen los nombres de informes, nombres de progr
amas, códigos de transacción, nombres de tablas y palabras clave de un lenguaje de p
rogramación, cuando forman parte de un texto, por ejemplo, SELECT e INCLUDE. Salid
a en pantalla. En este grupo se incluyen los nombres de fichero y directorio, su
s accesos vía menús, mensajes, código fuente, nombres de variables y parámetros, así como
nombres de herramientas de base de datos, actualización e instalación. Teclas del te
clado, por ejemplo, teclas de funciones (como F2) o la tecla INTRO. Entrada exac
ta del usuario. Palabras o caracteres que el usuario introduce en el sistema tal
y como aparecen en la documentación.
Texto de ejemplo TEXTO DE EJEMPLO
Texto de ejemplo
TEXTO DE EJEMPLO Texto de ejemplo
<Texto de ejemplo> Entrada del usuario variable. Los paréntesis angulares indican
que estas palabras y caracteres se sustituirán por las entradas pertinentes.
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Contenido
Introducción......................................................................
..................................................................... 5 Requisit
os del sistema y últimas actualizaciones del producto ............................
.......................... 5 Limitaciones de tiempo.............................
................................................................................
............ 5 Preparación........................................................
................................................................................
.... 6 Comprobaciones...........................................................
....................................................................... 6 Verifi
cación de la numeración de documentos ..............................................
.................................. 6 Verificación de la integridad de documentos .
................................................................................
.. 6 Verificación de stock negativo...............................................
........................................................... 7 Verificación de ejec
uciones de pago realizadas .....................................................
......................... 7 Verificación de cuentas estadísticas y de compensación....
............................................................ 8 Inventario ......
................................................................................
....................................................... 8 Preparación del seguimie
nto de stocks ..................................................................
......................... 8 Contabilización de los resultados del recuento........
...................................................................... 10 Invent
ario sin inventario permanente .................................................
............................................ 12 Reclasificación de interlocutores
comerciales con saldo negativo..................................................
.. 12 Cierre del ejercicio .....................................................
......................................................................... 14 Rec
onciliación.......................................................................
............................................................. 14 Reconciliación de
partidas abiertas y saldos de interlocutores comerciales ......................
........... 14 Reconciliación de cuentas de activos fijos.........................
............................................................ 16 Reconciliación de
cuentas bancarias y monetarias .................................................
...................... 17 Reconciliación de cuentas de dotación y de compensación de g
astos......................................... 18 Reconciliación de cuenta de exis
tencias ........................................................................
............... 19 Periodificación anticipada y valoración..........................
.................................................................... 24 Periodif
icación anticipada ...............................................................
............................................... 24 Activos fijos en curso.......
................................................................................
............................... 24 Amortización en activos fijos de SAP Business O
ne ..................................................................... 24 Valo
ración de monedas extranjeras.....................................................
.......................................... 25 Valoración de material..............
................................................................................
...................... 27 Valoración de terminación de órdenes de trabajo y proyectos
...................................................... 28 Sobrecargas ..........
................................................................................
......................................... 29 Provisiones .......................
................................................................................
................................. 29 Periodificaciones anticipadas .............
................................................................................
............... 29 Informes.....................................................
................................................................................
........... 30 Declaración fiscal.................................................
.............................................................................. 3
0 Informe de casilla de declaración fiscal .......................................
...................................................... 30 Informe de reconciliac
ión de IVA .......................................................................
................................ 31 Declaración recapitulativa....................
................................................................................
.............. 31 Intrastat ....................................................
................................................................................
.......... 31 Documentación.......................................................
............................................................................. 31
Balance .......................................................................
....................................................................... 31 Cuent
a de pérdidas y ganancias ........................................................
............................................... 32 Balance de sumas y saldos ...
................................................................................
............................ 33 Otros informes .................................
................................................................................
.................. 33 Diario ...................................................
................................................................................
........... 33 Info detallada de cuenta para balance y para cuenta de pérdidas y g
anancias............................ 33 Lista de extractos de cuenta para deudor
es y acreedores ............................................................ 33
Lista de partidas abiertas .....................................................
.......................................................... 33 Noviembre de 2005
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Release 6.5 / 2004 / 2005 Extractos de cuenta...................................
................................................................................
..... 34 Cuadro de activos fijos ...............................................
.................................................................... 34 Lista de
inventario ....................................................................
...................................................... 34 Valoración de acuerdo co
n otros principios contables ...................................................
............... 35 Períodos ......................................................
................................................................................
......... 36 Numeración de documentos.............................................
................................................................. 36 Creación de n
uevos períodos....................................................................
........................................ 36 Período 13 ...........................
................................................................................
.............................. 36 Cambio de ejercicio en Activos fijos .........
................................................................................
......... 37 Cierre del período ..................................................
............................................................................ 37
Cierre del período ...............................................................
............................................................... 37 Lista de veri
ficación .........................................................................
................................................... 39 Copyright................
................................................................................
.............................................. 41
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Introducción
El objetivo de este documento es facilitar a clientes e interlocutores el proces
o de cierre de ejercicio mostrándoles los pasos del proceso en SAP Business One. S
in embargo, los procedimientos descritos en este documento no garantizan la exac
titud de su contenido ni la finalización con éxito del cierre de ejercicio. El usuar
io es el responsable de la ejecución adecuada del proceso y de proporcionar la doc
umentación necesaria que garantice la exactitud del mismo. Es obligación del cliente
tratar los temas relacionados con el proceso de cierre de ejercicio con su ases
or fiscal o con la persona responsable del cierre de ejercicio. Los procedimient
os descritos en este documento representan conceptos de aplicación general. La inf
ormación contenida en este documento es de tipo genérico y está basada de manera globa
l en los procedimientos del sistema. Este documento no trata la legislación específi
ca de cada país ni otros principios de informes financieros.
Requisitos del sistema y últimas actualizaciones del producto
En la nota SAP 800291 encontrará la información más reciente acerca del proceso de cie
rre de ejercicio, relacionada con cada producto. Esta nota se actualiza con regu
laridad y es aplicable a los releases 6.5 2004 A y 2005 A. También puede consultar
esta nota para resolver dudas y conocer las herramientas disponibles para el pr
oceso de cierre de ejercicio. El cierre del ejercicio actual debe realizarse con
los releases 6.5, 2004 o 2005 y con el último support package instalado. También pu
ede consultar la nota SAP 800291 para obtener información sobre el support package
relacionada con la función de cierre de ejercicio.
Limitaciones de tiempo
Se recomienda hacer una copia de seguridad de la base de datos de producción una v
ez introducidas y completadas todas las transacciones del ejercicio anterior, pe
ro esto debe hacerse antes de introducir ninguna transacción del nuevo ejercicio.
Este detalle es importante ya que no siempre se puede reconstruir un informe con
fecha anterior a la fecha de bloqueo en SAP Business One. El status del ejercic
io anterior queda grabado en la copia de seguridad.
En SAP Business One no se puede acceder a los costes de artículo anteriores a una
fecha de bloqueo concreta. Por eso, se recomienda grabar los costes de artículo co
mo costes de artículo de la fecha de bloqueo en una lista de precios de cierre de
ejercicio. Esta operación debe realizarse cuando se hayan introducido todas las tr
ansacciones del ejercicio y antes de introducir ningún dato correspondiente al nue
vo ejercicio. Esta lista de precios puede utilizarse para evaluar el inventario
de fecha anterior a la de bloqueo. En las versiones anteriores a SAP Business On
e 2004 A PL06 (consulte la nota SAP 80593) no se podía acceder a partidas abiertas
en moneda extranjera con fecha anterior a la fecha de bloqueo mediante la función
Diferencias de cambio. Por tanto, es recomendable realizar la valoración de moned
a extranjera en cuanto se hayan terminado de introducir todas las transacciones
del ejercicio anterior. También se debe grabar el status al final de ejercicio en
una copia de seguridad de la base de datos. Consulte la nota SAP 800291 para obt
ener actualizaciones de esta función. Para garantizar que no se introduce ninguna
transacción del nuevo ejercicio antes de que el anterior se haya completado y se h
aya grabado la lista de precios de cierre de ejercicio, se recomienda no crear n
ingún período por el momento.
Deberá comprobar manualmente que se pueden imprimir todos los gráficos. Haga la mism
a comprobación con las consultas, en este caso se recomienda exportar los resultad
os a Microsoft Excel e imprimirlos. Noviembre de 2005 Página 5 de 43
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Preparación
Comprobaciones
Verificación de la numeración de documentos
El informe VERIFICAR NUMERACIÓN DE DOCUMENTO es un método sencillo de comprobar la c
ontinuidad de todos los documentos y de garantizar que no se ha asignado ningún núme
ro dos veces. Este informe comprueba que no hay saltos ni asignaciones dobles en
los rangos de números de documento. Si no encuentra ningún dato, esto significará que
la asignación de números es correcta en todos los casos y que no existen omisiones
(en el rango definido).
Release 6.5: Gestión de informes → Informes contables→ Verificar numeración documento Re
lease 2004: Gestión → Utilidades → Verificar numeración documento Release 2005: Gestión → U
ilidades → Verificar numeración documento
Este informe sólo comprueba si la numeración es correcta en los rangos de números de d
ocumento especificados. Si existen saltos en la numeración, el sistema no los reco
nocerá como errores en el informe.
Es responsabilidad de la empresa garantizar que los rangos de números de documento
se han definido correctamente y que las parametrizaciones de autorización sólo perm
iten a los usuarios autorizados modificar estos intervalos.
Verificación de la integridad de documentos
Puede utilizar la transacción DOCUMENTOS PRELIMINARES para comprobar si se han con
tabilizado todos los documentos relacionados con la contabilidad. Algunos de est
os documentos son: • • • • • Entregas Devoluciones Facturas Abonos de compras y de ventas
Traslados Página 6 de 43
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Release 6.5 / 2004 / 2005 • Documentos preliminares En este paso del proceso también
debe comprobar los documentos no relevantes para la contabilidad, por ejemplo p
edidos y pedidos de compras.
Ventas → Documentos preliminares Banking → Entrada de pagos → Informe documentos de pa
go preliminares Banking → Salida de pagos → Informe documentos de pago preliminares
Finanzas → Documentos preliminares
Solo se visualizarán los documentos que cumplan los siguientes criterios: • • Abierto
Para todos los usuarios
Si un documento preliminar hace referencia a un período ya cerrado, no abra de nue
vo el período para contabilizar el documento. En vez de eso, introduzca el documen
to con una fecha de contabilización del período actual.
Verificación de stock negativo
Antes de realizar el inventario, compruebe que no hay stock negativo. Si hubiera
stock negativo, es muy probable que no se hayan contabilizado algunos pedidos d
e entrada de mercancías, facturas de acreedores u otros recibos en el inventario.
En este caso deberá contabilizarlos antes de comenzar el inventario y antes de rea
lizar cualquier actividad de cierre de ejercicio. Para verificar si existe stock
negativo, utilice cualquiera de los siguientes métodos: Visualice el informe Situ
ación de stocks. Ordene el informe por la columna En stock. Si hay stock negativo,
aparecerá al principio de la lista. Utilice Arrastrar y vincular en Inventario, A
rtículo. A continuación utilice un filtro con la siguiente condición: Ctd. en stock <
0.
Verificación de ejecuciones de pago realizadas
Puede utilizar el Asistente de pagos para comprobar si hay algún asistente grabado
con el status "Recomendado" que debiera haberse ejecutado. De este modo puede a
veriguar si ha olvidado algún procedimiento de pago grabado de un período anterior.
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Release 6.5 / 2004 / 2005 Para clasificar las ejecuciones de pago por status, ha
ga doble clic en la cabecera Status.
Banking → Sistema de pago → Asistente de pagos
Verificación de cuentas estadísticas y de compensación
En SAP Business One, puede usar las cuentas estadísticas y de compensación para vari
as operaciones comerciales que requieren saldo final cero, para garantizar la ej
ecución de las operaciones comerciales. Estas cuentas deberán comprobarse. A continu
ación algunos ejemplos que requieren el uso de cuentas estadísticas y de compensación:
• • • Saldos iniciales Realización de contabilizaciones externas (por ejemplo el cálculo
de nóminas) Realización de correcciones; todas las cuentas de compensación deben estar
cerradas
Inventario
Preparación del seguimiento de stocks
En primer lugar deberá asegurarse de que nadie de la empresa realice contabilizaci
ones de stocks durante el seguimiento. El mejor modo de hacerlo es bloquear la n
umeración de documentos en las siguientes clases de documento: • • • Ventas: entrega, de
volución, factura, abono Compras: pedido de entrada de mercancías, devolución, factura
de acreedor, abono Inventario: traslado, entrada de mercancías de inventario o sa
lida de mercancías
• Orden de producción (6.5) u Orden de fabricación (2004) Aunque haya bloqueado estos
documentos, aún se pueden introducir cantidades de stock como saldos iniciales o d
iferencias de inventario. Si es necesario, puede evitarlo mediante el uso de aut
orizaciones.
Gestión → Inicialización sistema → Numeración de documento
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Release 6.5 / 2004 / 2005
Puede utilizar la transacción SEGUIMIENTO DE STOCKS Y CONTABILIZACIÓN DE STOCKS para
preparar listas de recuento. Puede imprimir las listas de recuento desde la eti
queta Seguimiento de stocks. En este caso se recomienda utilizar las opciones de
selección de la organización logística del almacén.
Inventario → Operaciones de stock → Cantidades iniciales, Seguimiento de stocks y co
ntabilización de stocks
Para imprimir las listas de inventario sin cantidades, seleccione la opción Suprim
ir cantidad almacenada.
El inventario debe atenerse a los requisitos técnicos de los Principios contables
generalmente aceptados. Estos requisitos no se encuentran descritos en este docu
mento. Estos son tres escenarios posibles de órdenes de fabricación pendientes en la
fecha de bloqueo: Noviembre de 2005 Página 9 de 43
Release 6.5 / 2004 / 2005 1. Órdenes de producción pendientes (release 6.5) u órdenes
de fabricación pendientes con el método de toma retroactiva (release 2004 / 2005) En
este caso, aunque hayan sido físicamente eliminadas del stock para pasar a produc
ción, SAP Business One sigue mostrando los componentes en el stock. Por tanto, es
importante ajustar las cantidades contadas en el almacén con las cantidades contad
as en producción. 2. Órdenes de producción completadas (release 6.5) u órdenes de fabric
ación con el método de toma retroactiva de componentes (release 2004 / 2005) Cuando
se completan, los componentes se retiran del almacén y los productos terminados se
reciben en el stock. Esto significa que los productos terminados solo se visual
izan en el almacén si aún no se han retirado para la entrega de ventas. 3. Órdenes de
fabricación pendientes con el método de toma retroactiva manual de componente (relea
se 2004 / 2005) En este caso, los componentes se emiten manualmente en cuanto se
libera la orden de fabricación. Por tanto, debe asegurarse de que se han completa
do todas las emisiones manuales. En la emisión manual de componentes, las cantidad
es se eliminan del stock y los valores se contabilizan de la cuenta de existenci
as en la cuenta de trabajo en curso (WIP). Como resultado, el sistema ya no mues
tra estos artículos en el almacén y no se deberán tener en cuenta en el recuento de in
ventario.
Consejos para el recuento de órdenes de producción pendientes (release 6.5) u órdenes
de fabricación pendientes con el método de toma retroactiva (release 2004 / 2005): D
etermine los componentes de todas las órdenes de producción/fabricación, clasificadas
por artículo, almacén original y método de emisión. Imprima el resultado como lista de r
ecuento. Realice un recuento físico en producción e introduzca los resultados en las
listas de recuento. Imprima las listas de recuento de todos los almacenes. Real
ice un recuento físico de cada almacén. Contabilice los resultados del recuento de c
ada almacén: Totalice las cantidades de cada artículo contadas en el almacén y en prod
ucción.
Si realiza otras tareas después de imprimir las listas de recuento, pero antes de
comenzar el recuento, es aconsejable que documente las parametrizaciones con las
que se crearon las listas recuento, para poder incorporarlas a los resultados d
el recuento con posterioridad.
Contabilización de los resultados del recuento
Los resultados del recuento también se introducen en la etiqueta Seguimientos de s
tocks. En el momento en que se introduce una cantidad para cada artículo en el inv
entario, el artículo pasa a ser considerado como contado. Si el resultado del recu
ento es 0, deberá cambiar el indicador manualmente a "contado", el campo Cantidad
permanecerá en blanco. Puede modificar los resultados en cualquier momento. Esto s
ignifica que puede registrar los resultados del recuento paso a paso. Cuando hay
a registrado todas las cantidades de stock, vaya a la etiqueta Contabilización de
stocks para contabilizar cualquier desviación de la cantidad. En cuanto se complet
e la evaluación del stock, el sistema fija el parámetro "No" en la columna "Contado"
del inventario.
Debido a que las diferentes legislaciones sobre contabilidad aplican diferentes
reglas a la hora de asignar y reasignar métodos de valoración, se recomienda que con
sulte a su contable antes de modificar los valores de stocks. Release 6.5: Esto
significa que debe especificar manualmente la valoración para que se corresponda c
on la inicialización básica (media variable, precio estándar o FIFO) Release 2004 /200
5: Puede utilizar métodos diferentes de valoración de stocks para distintos artículos.
El sistema tiene en cuenta el método de valoración de cada artículo al determinar el
precio de entrega. Noviembre de 2005 Página 10 de 43
Release 6.5 / 2004 / 2005 Para que el sistema tenga en cuenta los distintos método
s de valoración, seleccione la fuente de precio Lista de precios de entrega al eje
cutar la contabilización de stocks. De este modo, el sistema contabilizará las difer
encias del inventario automáticamente con los costes de artículo aplicables.
La valoración de las diferencias de inventario descritas anteriormente sólo tiene re
levancia al efectuar el cierre de recuento de inventario en la fecha bloqueo, es
decir, antes de introducir transacciones del nuevo ejercicio. Por tanto, se rec
omienda grabar estos costes de artículo en una lista de precios, antes de introduc
ir nuevas transacciones. Así, la base de la evaluación de la contabilización de las di
ferencias de inventario deberá ser esta lista de precios. Asimismo, debe tener en
cuenta los siguientes hechos relacionados con la contabilización de las diferencia
s de inventario: • • • Es posible que la legislación local no permita el ajuste manual d
e la columna Precio. En ese caso, no debe seleccionar la opción Permitir contabili
zación sin precio. Deberá comprobar manualmente que los gráficos pueden reproducirse.
Antes de contabilizar el inventario, imprima el informe con las cantidades ajust
adas. Tras contabilizar el inventario, no podrá volver a visualizar el informe con
los valores originales.
En las condiciones descritas en el escenario 3 – Órdenes de fabricación pendientes con
método de emisión manual de componente (release 2004 / 2005) – debe contabilizar las
diferencias de inventario contadas en producción mediante asientos manuales. Esto
es necesario porque los componentes ya se han eliminado del inventario. Como con
secuencia, la cuenta de contrapartida de contabilización de las ganancias o las pérd
idas del inventario debe ser la cuenta WIP, no la cuenta de existencias. Como la
s diferencias se contabilizan automáticamente cuando se completa la orden de fabri
cación, debe anular la contabilización manual al comienzo del nuevo ejercicio.
La fecha de corrección debe ser la misma que la de recuento. Si se realizan otras
transacciones de inventario después del recuento y antes de la contabilización, actu
alice la fecha y seleccione Actualizar cantidades. De este modo, el informe se a
ctualizará y visualizará las cantidades correspondientes a la fecha introducida.
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¡La característica Actualizar cantidades solo actualiza las cantidades hasta la fech
a de cierre! Los precios utilizados para la valoración no se actualizan y siempre
muestran los precios de la fecha actual cuando se evalúan por costes de artículos. P
ara realizar la evaluación por precios de artículo válidos para una fecha de bloqueo a
nterior, deberá usar una lista de precios tal y como se ha descrito anteriormente.
Inventario sin inventario permanente
Si no utiliza la gestión de stocks continua, deberá contabilizar los valores de stoc
ks mediante un proceso de contabilización manual en Contabilidad financiera. Al ha
cer el recuento de inventario, se utiliza el informe SEGUIMIENTO DE STOCKS Y CON
TABILIZACIÓN DE STOCKS para comprobar y corregir discrepancias de cantidad. Para a
ctualizar únicamente las cantidades del almacén, también debe realizar el proceso de c
ontabilización de stocks. Para ello, ejecute el informe con el parámetro Permitir co
ntabilización sin precio fijado en Sí.
Inventario → Operaciones de stock → Cantidades iniciales, Seguimiento de stocks y co
ntabilización de stocks
Reclasificación de interlocutores comerciales con saldo negativo
Es necesario comprobar los saldos de los interlocutores comerciales y de las cue
ntas bancarias al final del ejercicio, y realizar las reclasificaciones necesari
as mediante contabilizaciones manuales. Los saldos negativos pueden afectar, por
ejemplo, a las siguientes operaciones comerciales: • • • • Contabilizaciones realizadas
para la reclasificación de clientes y proveedores con saldos negativos Cuentas ba
ncarias con saldo negativo Ampliaciones de saldo basadas en la premisa de que el
mismo interlocutor comercial tiene saldo como cliente y como proveedor Gestión de
informes de créditos incobrables o cancelaciones de créditos
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Si es necesario para una operación comercial concreta, seleccione la opción Anular p
ara la anulación automática del período siguiente. Se recomienda utilizar un indicador
de operación para identificar estas contabilizaciones.
Compruebe manualmente que se pueden reproducir los gráficos mediante los modelos d
e impresión y documentos de contabilización correspondientes.
Si está utilizando el cálculo de Créditos dudosos en el informe ANTIGÜEDAD, tenga en cue
nta que el cálculo de este informe se basa en valores brutos (incluidos impuestos)
. Sólo se puede crear un asiento de créditos dudosos a partir del informe ANTIGÜEDAD s
i inicia dicho informe por documento de ventas. Puede utilizar la función Créditos d
udosos para calcular las cantidades de créditos dudosos. Tenga en cuenta los requi
sitos legales y establezca las definiciones adecuadas para los créditos dudosos. P
or ejemplo, para mostrar un 2% de todos los créditos pendientes como dudosos en la
fecha de bloqueo, fije las definiciones en cero días y un 2%. Cuando contabilice
el ajuste directamente desde el informe ANTIGÜEDAD, solo puede usar la cuenta asoc
iada de créditos dudosos separada. Si necesita reducir los créditos dudosos de la cu
enta asociada normal, debe crear un asiento de ajuste manual.
Si selecciona la opción Visualizar saldo Haber con signo negativo en la Inicializa
ción básica, los proveedores de la columna del Debe se representarán con un saldo posi
tivo y los clientes de la columna del Haber con un saldo negativo. Si no selecci
ona esta opción, los valores se visualizarán al revés. Puede utilizar la vista detalla
da Saldo de cuenta en Datos maestros de interlocutor comercial para verificarlo.
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Cierre del ejercicio
Reconciliación
Reconciliación de partidas abiertas y saldos de interlocutores comerciales
En SAP Business One, las contabilizaciones de clientes y proveedores se anotan e
n cuentas de balance almacenadas en el interlocutor comercial. Para verificar la
exactitud de las contabilizaciones, utilice el informe BALANCE DE SUMAS Y SALDO
S. Puede resultar de ayuda crear modelos de informes FINANCIEROS independientes
para clientes y proveedores. Después, puede utilizarlos para visualizar los totale
s y los saldos de la cuenta de balance correspondiente y mejorarlos agregando lo
s saldos individuales de los clientes o proveedores cuando se llame el informe.
Release 6.5: Gestión de informes → Informes empresariales → Balance de sumas y saldos
Release 2004: Informes → Finanzas → Financiero → Balance de sumas y saldos Release 200
5: Informes → Finanzas → Financiero → Balance de sumas y saldos
Para iniciar el informe por separado para clientes y proveedores, seleccione Nin
guno en cada grupo. Para visualizar saldos individuales para cada interlocutor c
omercial, incremente el nivel de visualización en la parte inferior derecha de la
pantalla. Si ejecuta el Balance de sumas y saldos por Cuentas de mayor, deberá ten
er en cuenta las cuentas asociadas que pueden estar asignadas a los diferentes i
nterlocutores comerciales (es decir, las cuentas asociadas de activos, créditos du
dosos, efectos, etc.). También puede utilizar el informe CUENTAS DE MAYOR E INTERL
OCUTORES COMERCIALES. Este informe también visualiza la combinación de cuentas de ba
lance e interlocutores comerciales seleccionados. Este informe permite procesar
saldos de interlocutores comerciales y visualizar detalles.
Release 6.5: Release 2004:
Gestión de informes → Informes contables → Cuentas de mayor e interlocutores comercial
es Informes → Finanzas → Contabilidad financiera → Cuentas de mayor e interlocutores c
omerciales
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Release 6.5 / 2004 / 2005 Release 2005: Informes → Finanzas → Contabilidad financier
a → Cuentas de mayor e interlocutores comerciales
Se recomienda comprobar la reconciliación de las cuentas de interlocutores comerci
ales al final de cada mes. Puede utilizar el informe ANTIGÜEDAD CRÉDITOS CLIENTE par
a reconciliar los saldos de interlocutor comercial pendientes.
Release 6.5: Release 6.5: Release 2004: Release 2004: Release 2005: Release 2005
:
Gestión de informes → Créditos de cliente por fecha de vencimiento Gestión de informes → D
eudas de proveedores por fecha de vencimiento Informes → Finanzas → Contabilidad fin
anciera→ Antigüedad → Antigüedad de créditos del cliente Informes → Finanzas → Contabilidad
nanciera→ Antigüedad → Antigüedad de deudas del proveedor Informes → Finanzas → Contabilida
financiera→ Antigüedad → Antigüedad de créditos del cliente Informes → Finanzas → Contabil
d financiera→ Antigüedad → Antigüedad de deudas del proveedor
Para imprimir las partidas abiertas de fecha anterior a la fecha de bloqueo, no
olvide establecer los siguientes parámetros: • • • • Seleccione Por asientos. Introduzca l
a fecha de cierre del período (por ejemplo, 31 de diciembre) como fecha de fin en
el intervalo de fechas de contabilización. Establezca el parámetro Tener en cuanta l
a fecha de reconciliación en Sí. Seleccione también Visualizar IC con importe cero. Si
no selecciona esta opción, el informe no tiene en cuenta ningún interlocutor comerc
ial compensado en el nuevo período.
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Si se utilizan monedas extranjeras debe seleccionar Moneda local en el informe v
isualizado para mostrar un total. Si los saldos de los interlocutores comerciale
s no encajan con el libro mayor, se recomienda crear informes de libro mayor e i
nformes de fecha de vencimiento mensualmente para reconciliar cada mes por separ
ado (si no lo hizo a final de mes). Si el sistema visualiza el siguiente mensaje
“El saldo de interlocutor comercial no concuerda con los asientos”, compruebe si ha
introducido una fecha de fin en el intervalo de fechas de contabilización en los
parámetros del informe. Si sigue recibiendo el mensaje, es posible que interlocuto
res comerciales determinados tengan diferencias de reconciliación. Suele ocurrir c
uando se utilizan monedas extranjeras. Para resolverlo: • • • Seleccione Banking → Extra
ctos de cuenta y reconciliaciones → Verificar y restablecer reconciliaciones prece
dentes. Seleccione Visualizar sólo reconciliaciones erróneas. Si existen diferencias
, seleccione Abrir solo opciones incorrectas para abrir la reconciliación. No sele
ccione Abrir todo.
•
Tras abrir la reconciliación, modifíquela manualmente y contabilice la diferencia me
diante un asiento manual.
Reconciliación de cuentas de activos fijos
Si no está utilizando el add-on Activos fijos de SAP Business One, deberá verificar
que las cuentas de activos fijos se corresponden con los valores de la contabili
dad de activos fijos. Esto se hace externamente a SAP Business One. Con el add-o
n Activos fijos de SAP Business One, puede decidir si utilizar valores netos o b
rutos. En función de este valor de configuración, deberá contabilizar la reserva de am
ortización manualmente para visualizar los valores finales de activos.
Si se ha producido alguna reducción (por ejemplo, algún descuento) o se han generado
costes adicionales (por ejemplo, de portes) que obliguen a corregir los costes
de adquisición y producción (APC), revise las adquisiciones y bajas del año anterior.
Deberá realizar esta tarea manualmente. Si se trata de una adquisición, el valor ínteg
ro de los costes de adquisición y producción (CAP) se transferirá en forma de asiento
a la cuenta de mayor. Si la factura se paga mediante un descuento por pronto pag
o, reduzca el valor bruto del descuento del valor de los CAP del activo. Para ha
cerlo, cree un abono en Activos fijos con el valor del descuento o complemento p
ara reducir los CAP de este activo. Para agregar cargos Noviembre de 2005 Página 1
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Release 6.5 / 2004 / 2005 adicionales, por ejemplo cargos de portes, a los coste
s de adquisición, cree manualmente una adquisición relacionada con el activo fijo or
iginal. Para la reconciliación de las cuentas de activos, puede utilizar el Cuadro
de activos fijos del add-on Activos fijos de SAP Business One. Mediante este in
forme, puede evaluar los datos de activos por cuentas de balance o por clase de
activo. Si utiliza el método de valor neto, puede consultar el valor neto contable
(VNC) al final del ejercicio en la columna del informe VNC fin ejercicio. Si po
r el contrario, utiliza valores brutos, el informe mostrará los CAP y la amortizac
ión acumulada por separado.
El informe CUADRO DE ACTIVOS FIJOS muestra las cifras calculadas para el interva
lo de fechas del ejercicio fiscal seleccionado. Si existen discrepancias entre e
l informe y los valores mostrados como contabilizados en el balance de sumas y s
aldos, deberá completar las depreciaciones creadas en el ejercicio actual en Activ
os fijos y asegurarse de que se han contabilizado todas las amortizaciones.
Finanzas → Activos fijos→ Cuadro de activos fijos
Reconciliación de cuentas bancarias y monetarias
La función Tratar extracto de cuenta externo le permite reconciliar permanentement
e las cuentas bancarias con los extractos de cuenta del banco.
Banking → Extractos cuenta y reconciliaciones → Tratar extracto cuenta externo Si no
utiliza esta función, deberá comprobar manualmente que los extractos de cuenta se c
orresponden con los saldos de las cuentas bancarias. En este caso, puede utiliza
r el informe LIBRO MAYOR, que visualiza todas las contabilizaciones en una (o más)
cuenta(s) de un intervalo temporal especificado.
Release 6.5:
Gestión de informes → Informes contables → Libro mayor
Release 2004: Informes → Finanzas → Contabilidad financiera → Libro mayor Release 2005
: Informes → Finanzas → Contabilidad financiera → Libro mayor En este caso el sistema
visualiza las contabilizaciones del Debe y el Haber en columnas separadas. Este
informe también sirve para la reconciliación de cuentas de gastos menores.
Si utiliza cuentas de compensación para contabilizaciones bancarias, antes debe tr
ansferir todas las contabilizaciones de importes reconciliados a la cuenta banca
ria apropiada. Noviembre de 2005 Página 17 de 43
Release 6.5 / 2004 / 2005 Este es el caso por ejemplo cuando se utiliza la función
Caja y Banco del add-on Payment Engine de SAP Business One. En el release 2005
puede asignar cuentas de compensación a cada cuenta del banco propio. A final de año
deberán compensarse las cuentas.
En el release 2005, puede eliminar pequeñas diferencias con la función pago en exces
o/defecto.
Reconciliación de cuentas de dotación y de compensación de gastos
Si utiliza la gestión de stocks continua, el sistema contabiliza los documentos de
compras en una o más cuentas de dotación. Si se completa una operación de compras, la
cuenta de dotación correspondiente debe tener un saldo de cero. Además, si utiliza
gastos adicionales y los marca como relevantes para el stock (release 2004 y pos
teriores), se aplicará el mismo procedimiento a los gastos adicionales. La cuenta
utilizada para el importe de gastos adicionales es la Cuenta de compensación de ga
stos. Una vez completada la operación de compras, el saldo de esta cuenta también de
be ser cero. Los saldos de las cuentas de dotación y de las cuentas de compensación
de gastos deben reconciliarse a final de año. Los saldos restantes deben correspon
der a los totales de los pedidos de entrada de mercancías pendientes y a las devol
uciones pendientes. En SAP Business One, las reconciliaciones de este tipo de cu
entas se hacen con la función Reconciliación del módulo Banking. Generalmente, es reco
mendable llevar a cabo la reconciliación con regularidad, por ejemplo al final de
cada mes, de lo contrario podrían quedar numerosas transacciones pendientes de rec
onciliación a final de año. Para simplificar el proceso, ejecute reconciliaciones au
tomáticas. Cuando se haya finalizado la reconciliación de estas cuentas, el saldo re
stante debe corresponder a las partidas abiertas de los pedidos de entrada de me
rcancías y devoluciones pendientes.
Banking → Extractos cuenta y reconciliaciones → Reconciliación → Interna
Este tipo de reconciliación solo resulta de utilidad si se han utilizado precios s
ignificativos en las entradas de mercancías (por ejemplo, si no se conocen los pre
cios en el momento de realizarse el pedido y se introducen precios ficticios, ha
sta que puedan ser sustituidos por precios reales en la facturación).
Compruebe manualmente que se pueden reproducir los gráficos mediante los modelos d
e impresión y documentos de contabilización correspondientes.
Las siguientes acciones de usuario pueden originar diferencias en la Cuenta de d
otación o en la Cuenta de compensación de gastos, tales diferencias deben corregirse
manualmente. 1. Actualización manual de la definición de un artículo. La definición de
un artículo se cambia de Artículo de almacén a Artículo no incluido en el almacén o viceve
rsa, en los Datos maestros de artículo, habiendo entradas de mercancías o devolucion
es pendientes correspondientes a este artículo en el momento del cambio. 2. Contab
ilizaciones manuales Se han realizado contabilizaciones manuales, con asientos e
n el libro mayor, mediante la cuenta de dotación o de compensación de gastos. Identi
fique estas contabilizaciones desglosándolas hasta el saldo del plan de cuentas (a
segúrese
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Release 6.5 / 2004 / 2005 de que introduce la fecha de inicio correcta) y visual
ice todos los documentos. Después haga doble clic en la columna Fuente de datos y
busque los asientos. En las facturas de acreedores de Artículos no incluidos en el
almacén, las cuentas de dotación o de compensación de gastos se seleccionan en el cam
po Cuenta de mayor de la fila del artículo. 3. Actualización manual de la determinac
ión de cuentas. Las cuentas de dotación o de compensación de gastos se modificaron man
ualmente en la definición del almacén. 4. Redefinición de gastos adicionales como Rele
vantes para el stock. La definición de gastos adicionales se ha cambiado de Releva
nte para el stock a No relevante para el stock (o al contrario) habiendo transac
ciones pendientes, utilizando esta definición de gasto. Estas diferencias causadas
por acciones del usuario solo se pueden corregir mediante asientos manuales.
Reconciliación de cuenta de existencias
Cuando se utilizan los métodos del cálculo del coste Promedio, Estándar o FIFO, el sal
do de la cuenta de existencias de mayor debe coincidir con los valores de stocks
. En anteriores documentos de cierre del ejercicio, sólo se podía utilizar VALORACIÓN
DE STOCKS DE ALMACÉN / INFORME DE VALORACIÓN DE STOCKS para reconciliar las cuentas
de existencias. El informe AUDITORÍA DE INVENTARIO se desarrolló para el release 200
5. Este informe muestra los detalles de cada cuenta de existencias. Dado que el
informe de VALORACIÓN DE STOCKS sólo muestra los valores por artículo para métodos de va
loración distintos del definido, ya no se puede utilizar para determinar los saldo
s de las cuentas de existencias. Para que los usuarios con el release 2004 pudie
ran ejecutar un informe de valoración de stocks con la mayor precisión posible, se aña
dieron cinco nuevas consultas de sistema en el patch 23. Dichas consultas muestr
an las contabilizaciones de stocks que condujeron a los saldos de las cuentas de
existencias. Por lo tanto, para determinar la cantidad real de stock en almacén,
deberían usarse los informes siguientes: • • • • Release 6.5: VALORACIÓN DE STOCKS DE ALMAC
Informe de AUDITORÍA DE INVENTARIO mediante Release 2004 antes del patch 23: Infor
me de AUDITORÍA DE INVENTARIO Release 2004 con el patch 23: diversas consultas de
sistema – XX Release 2005:
Informe de AUDITORÍA DE INVENTARIO
Valoración de stocks en almacén / Informe de valoración de stocks
Al utilizar la VALORACIÓN DE STOCKS EN ALMACEN o el informe de VALORACIÓN DE STOCKS,
se debe tener en cuenta que es posible asignar distintas cuentas de existencias
a distintos almacenes, grupos de artículos o artículos. A partir del release 2004,
distintos artículos pueden tener diferentes métodos de valoración de stocks. Por lo ta
nto, es necesario introducir los parámetros de report adecuados para seleccionar l
os artículos. Además se debe seleccionar el método de valoración correcto. En el campo A
fecha, indique el último día del período (por ejemplo, 31 de diciembre).
Release 6.5: Informes → Informes de almacén → Valoración de stocks en almacén Release 2004
: Informes → Inventario → Informe de valoración de stocks.
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Asegúrese de introducir la fecha final del ejercicio en el campo A fecha. Si se pe
rmite un stock negativo, no se puede utilizar el informe de valoración de stocks p
ara reconciliar la cuenta de existencias. Si se observan diferencias entre el in
forme Valoración de stocks y las cantidades de stock en la cuenta de mayor, es rec
omendable ejecutar el informe por lista de precios, utilizando la lista de preci
os para la que se ha seleccionado los costes de artículo de final de ejercicio gra
bados. Si se modifica manualmente el método de valoración de stocks de un artículo dur
ante el ejercicio o se ajustan los costes del artículo (por ejemplo, actualizando
el precio estándar), se producirán diferencias en el informe de valoración de stocks q
ue deberán rectificarse de forma manual.
A partir del release 2004, se pueden utilizar métodos de valoración de stocks difere
ntes para artículos distintos. En tal caso, para realizar la valoración por costes d
e artículo, es necesario evaluar el stock separadamente para cada método. Si todos l
os artículos de un mismo grupo comparten el mismo método de valoración, esto se puede
realizar por grupo de artículos. También se pueden asignar las propiedades de artículo
de acuerdo con el método de valoración y, a continuación, seleccionar los artículos par
a el informe de VALORACIÓN DE STOCKS por propiedades de artículo. Se puede utilizar
el Workbench de transferencia de datos (DTW) para actualizar las propiedades de
artículo. En caso de hacerlo, asegúrese de utilizar el último patch de DTW.
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Informe de auditoría de inventario mediante consultas de sistema
Utilice las consultas en la secuencia siguiente: 1. INFORME DE AUDITORÍA DE INVENT
ARIO CUENTAS DE EXISTENCIAS INFORME DE AUDITORÍA DE INVENTARIO TOTALIZADO POR CUEN
TAS Obtener todas las cuentas de existencias utilizadas.
2.
Muestra el saldo por cuenta de existencias, que debería estar contabilizada.
Compare los resultados con los saldos de las cuentas de existencias. En caso de
que se observen diferencias: 3. INFORME DE AUDITORÍA DE INVENTARIO – ASIENTOS MANUAL
ES Obtener todas las contabilizaciones manuales realizadas en las cuentas de exi
stencias.
Una vez comprobados todos los detalles, utilice la consulta siguiente para la ge
stión de los informes: 4. INFORME DE AUDITORÍA DE INVENTARIO TOTALIZADO POR ARTÍCULO Y
CUENTA Muestra los detalles por cuenta de existencias (artículo, cantidad, valor)
En caso de necesitarse más información: 5. INFORME DE AUDITORÍA DE INVENTARIO - SIN TO
TALIZAR Es una parte detallada de la tabla OINM con todas las columnas relevante
s
Además de las contabilizaciones manuales en las cuentas de existencias, pueden sur
gir diferencias por otros motivos: • • • • Se efectuaron transacciones de material antes
de la versión 6.2. La cuenta de existencias no está definida correctamente en Deter
minación de cuentas. La determinación de cuentas se modificó durante el período del info
rme. Las transacciones de material se iniciaron con una cantidad negativa.
Al utilizar el nuevo INFORME DE AUDITORÍA DE INVENTARIO - CUENTAS DE EXISTENCIAS m
ediante Consultas de sistema, se obtiene una lista con todas las cuentas de exis
tencias usadas en el sistema:
Al utilizar el nuevo INFORME DE AUDITORÍA DE INVENTARIO - TOTALIZADO POR CUENTA me
diante Consultas de sistema, es necesario seleccionar las cuentas pertinentes y
asegurarse de introducir las fechas correctamente: Noviembre de 2005 Página 21 de
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Release 6.5 / 2004 / 2005 %0 Fecha de contabilización Fecha inicial del período del
informe; suele ser la fecha inicial de la base de datos %1 Fecha de contabilizac
ión Fecha del cierre del ejercicio %2 Código de formato Primera cuenta de existencia
s %3 Código de formato Última cuenta de existencias
Con ello, se obtendrá una lista de todas las cuentas y los valores contabilizados:
Al utilizar el nuevo INFORME DE AUDITORÍA DE INVENTARIO - TOTALIZADO POR ARTÍCULO Y
CUENTA mediante Consultas de sistema, es necesario seleccionar el rango completo
de artículos y asegurarse de introducir las fechas correctamente: %0 Fecha de con
tabilización Fecha inicial del período del informe; suele ser la fecha inicial de la
base de datos %1 Fecha de contabilización Fecha del Cierre del ejercicio %2 N artícu
lo Primer artículo del rango valorado %3 N artículo Último artículo del rango valorado
Con ello, el sistema mostrará una lista de todos los artículos, sus valores de stock
y la cuenta de existencias relacionada:
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La reconciliación de las cuentas de existencias también puede provocar diferencias e
n dichas cuentas. Estas diferencias en la cuenta de existencias se deben corregi
r utilizando asientos manuales. Si el precio medio variable relacionado también se
debe corregir, será necesario hacerlo mediante la función Revaloración de material, d
isponible a partir del release 2004.
Release 2004: Inventario → Transacciones de stocks → Revaloración de material Release
2005: Inventario → Transacciones de stocks → Revaloración de material
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Periodificación anticipada y valoración
Periodificación anticipada
Algunos ejemplos habituales de periodificaciones anticipadas son: • • Ingresos Pagos
de contratos de alquiler
• Ingresos por intereses y pagos de intereses Normalmente, estos ingresos y pagos
ya están distribuidos en diversos períodos mediante contabilizaciones periódicas. De n
o ser así, todos los ingresos y pagos que no sean relevantes para el período corresp
ondiente, deben analizarse en asientos de corrección manuales. Para identificarlos
más fácilmente, se pueden asignar códigos de transacción específicos a estos asientos man
uales, y marcar el asiento para que se anule automáticamente el primer día del nuevo
período.
Si se utilizan facturas anticipadas en SAP Business One, puede que se hayan cont
abilizado ingresos para mercancías aún no entregadas. Según los requisitos locales, pu
ede que dichos ingresos se deban corregir manualmente.
Activos fijos en curso
Los activos fijos en curso se deben gestionar fuera de SAP Business One. Para qu
e la periodificación anticipada temporal sea correcta, es necesario realizar una c
ontabilización manual.
Amortización en activos fijos de SAP Business One
Se recomienda procesar la ejecución de amortización mensualmente. Al cerrar el ejerc
icio, es necesario comprobar que se ha procesado una ejecución de amortización para
cada mes. El log de cada ejecución de amortización puede consultarse en la ventana E
jecución de amortización. Haga doble clic sobre una de las ejecuciones de amortización
para ver los detalles.
Finanzas → Activos fijos → Ejecución de amortización
La ejecución de amortización integrada en el add-on Activos fijos de SAP Business On
e no incluye actualmente centros de beneficio. Por lo tanto, una vez finalizada
la amortización, los centros de beneficio se deben añadir manualmente en los asiento
s.
Si la amortización se realiza mediante el método de valor bruto, aunque éste tenga un
saldo Haber, la cuenta de balance para la amortización acumulada se debe incluir e
n el lado de los activos del saldo. Con este método, el saldo total de ambas cuent
as –las cuentas de activos y las cuentas de amortización acumulada– representa el valo
r real del activo.
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Valoración de monedas extranjeras
La valoración de las diferencias de cambio realizadas se produce automáticamente par
a los pagos y los cobros. Sin embargo, en la fecha de cierre, suele ser necesari
o valorar los siguientes artículos según un tipo de cambio unitario anual: • • • Créditos a
iertos Débitos abiertos Saldos bancarios para cuentas bancarias que se mantienen e
n moneda extranjera
• Saldos de cualquier otra cuenta de mayor en moneda extranjera Se puede utilizar
la función Diferencias de cambio para valorar estos stocks.
Libro mayor → Diferencias de cambio. En algunos países, las monedas extranjeras se v
aloran de acuerdo con el principio de imparidad. Para solicitar que sólo se valore
n pérdidas o beneficios con respecto al tipo de cambio actual, seleccione Sólo ganan
cias o Sólo pérdidas en esta función de SAP Business One. Seleccione la opción necesaria
según la operación comercial.
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Como se menciona en la sección 3, Restricciones temporales, los releases anteriore
s al 2004 A PL06 no permiten marcar la casilla de selección Tener en cuenta la fec
ha de reconciliación.
Incluso si se selecciona Sólo ganancias o Sólo pérdidas, la función Diferencias de cambi
o no tiene en cuenta el principio de imparidad cuando selecciona las cuentas de
mayor. En este caso, el usuario debe verificar los resultados en el informe y co
rregirlos manualmente para la contabilización. Al seleccionar interlocutores comer
ciales, se tiene en cuenta el principio de imparidad. Sin embargo, éste sólo se apli
ca al saldo total de un único interlocutor comercial y no a cada partida abierta p
or separado. Por lo tanto, se recomienda verificar el informe de propuesta manua
lmente de acuerdo con los requisitos de la legislación local. Para excluir una par
tida abierta de la selección, basta con desmarcarla (cancelar la casilla de verifi
cación que la precede).
Actualmente, la fecha de ejecución sólo se utiliza para determinar el tipo de cambio
de la tabla de tipos de cambio con dicha fecha. El sistema no selecciona las pa
rtidas abiertas Noviembre de 2005 Página 26 de 43
Release 6.5 / 2004 / 2005 datadas de forma retroactiva hasta esta fecha, y selec
ciona las partidas abiertas a partir de la fecha del sistema. Por lo tanto, se r
ecomienda realizar la valoración de monedas poco después de haber introducido todas
las transacciones del ejercicio anterior o efectuar una comparación manual con los
resultados del informe ANTIGÜEDAD. Para consultar la información más reciente de prod
ucto y patch sobre esta función, véase la nota SAP 800921.
Los tipos de cambio utilizados son los grabados en la tabla de tipos de cambio e
n la fecha de ejecución. El tipo de cambio actual válido para la valoración debe haber
se introducido en la tabla de tipos de cambio antes de ejecutar la operación. Al r
ealizar la valoración para interlocutores comerciales, se debe desactivar la selec
ción de las cuentas de mayor. En el caso de las cuentas de mayor, la transacción mue
stra, por defecto, todas las cuentas que han recibido monedas extranjeras. Sin e
mbargo, el usuario puede optar por seleccionar únicamente las cuentas relevantes p
ara la valoración. Se recomienda crear una contabilización de anulación automática el pr
imer día del período siguiente.
En caso de necesitarse una revaloración para la moneda del sistema, debería efectuar
se por separado. Con tal fin, SAP Business One ofrece la función Diferencias de co
nversión.
Libro mayor ? Diferencias de conversión
Valoración de material
En la mayoría de países, la normativa que rige sobre el cierre de ejercicio dictamin
a cómo se deben evaluar los stocks de almacén. Si no se utiliza el sistema de stocks
continua, se puede usar el INFORME DE VALORACIÓN DE STOCKS DE ALMACÉN / INFORME VAL
ORACIÓN DE STOCKS para admitir las siguientes clases de valoración: • • • • Media variable
recio estándar LIFO FIFO Página 27 de 43
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Release 6.5: Informes → Informes de almacén → Valoración de stock de almacén Release 2004:
Informes → Inventario → Informe de valoración de stocks Release 2005: Informes → Invent
ario → Informe de valoración de stocks En algunos países, la valoración de material suel
e basarse en el principio del valor mínimo. Para realizar una valoración de material
de acuerdo con este principio en SAP Business One, siga los pasos siguientes: 1
. Cree, manualmente, una lista con los precios de valor mínimo en Microsoft Excel.
Cargue estos precios como una lista de precios en SAP Business One. 2. Efectúe la
valoración del stock de almacén según esta lista de precios. 3. Compare los valores d
eterminados en el informe con los valores de stock determinados en el sistema, y
contabilice manualmente la diferencia entre ellos. Estas contabilizaciones de c
orrección acumuladas podrían introducirse en cuentas de compensación acumuladas específi
cas (en cuentas de balance y PyG) el último día del período. Se recomienda, de nuevo,
identificar estos valores (definiendo un código de transacción) y anularlos el prime
r día del período siguiente.
Dependiendo de la legislación local, si no se evalúa de acuerdo con los precios mínimo
s, se puede utilizar el mismo procedimiento con cualquier otra lista de precios.
Debe asegurarse manualmente de que los caracteres son reproducibles utilizando l
as impresiones pertinentes. También debe documentar el método empleado para determin
ar el precio de valoración de manera que se pueda reproducir (fuera de Business On
e). Antes de efectuar la valoración de material, es indispensable concluir el recu
ento de stocks y las cuentas de existencias, y corregir todas las diferencias.
Valoración de terminación de órdenes de trabajo y proyectos
Como ya se ha descrito en el caso del recuento de stocks, las órdenes de fabricación
se tratan de forma distinta en los releases 6.5 y 2004 de SAP Business One. Según
el escenario, el trabajo en curso debe ser reconocido por un asiento manual o y
a está contabilizado automáticamente por el sistema.
Escenario 1: órdenes de trabajo abiertas (release 6.5) u órdenes de fabricación abiert
as con método de toma retroactiva de componentes (release 2004) En este caso, intr
oduzca el objeto WIP de forma manual. 1. Determine los componentes de todas las ór
denes de producción/fabricación pendientes, clasificadas por artículo, almacén original,
método de toma retroactiva, y evaluadas según los costes de artículo correctos para c
ada artículo. 2. Efectúe un asiento de corrección manual para el total de todos los ar
tículos WIP para cada cuenta de existencias, y transfiera este valor del stock a l
a cuenta WIP. 3. Anule este asiento de corrección al principio del nuevo ejercicio
. Escenario 2: órdenes de fabricación abiertas con método de emisión de componentes manu
al (release 2004) En este caso, cada valor de componente ya se ha contabilizado
en la cuenta WIP.
Barra de menús: Herramientas → Consultas → Consultas de sistema → Informe de orden de fa
bricación
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El WIP en SAP Business One sólo está vinculado a los costes de material directos (va
lor de los componentes). No incluye ningún recargo ni ningún otro coste de fabricación
o de trabajo. Si está activado, los recargos y los costes de fabricación se deben i
ntroducir manualmente. En el release 2004, se puede utilizar el informe ORDEN DE
FABRICACIÓN como base para valorar las cantidades planificadas, concluidas, recha
zadas y abiertas de las órdenes de fabricación emitidas (pero no cerradas).
Barra de menús: Herramientas → Consultas → Consultas de sistema → Informe de orden de fa
bricación En el caso de órdenes de fabricación más complejas (con costes de fabricación in
cluidos, por ejemplo), cabe la posibilidad de que se deba incluir en el concepto
la estimación de fabricación y la correspondiente contabilización de modificaciones d
e stock o stock en curso, especialmente si esto aún no se ha tenido en cuenta en u
n add-on.
Sobrecargas
Se debe efectuar cualquier otra sobrecarga manualmente con un asiento de correcc
ión, por ejemplo, sobrecargas para cuentas de deudor de dudoso cobro.
Provisiones
No existen funciones disponibles para borrar o crear provisiones como, por ejemp
lo, provisiones de pensiones o vacaciones. Por lo tanto, las provisiones se debe
n calcular y contabilizar manualmente.
Periodificaciones anticipadas
Para garantizar que el saldo se represente correctamente, puede que sea necesari
o efectuar análisis adicionales como, por ejemplo, de cuentas a cobrar o de cuenta
s de débitos, para poder clasificar los diversos vencimientos. En tal caso, puede
que sea necesario transferir contabilizaciones a un área de saldo separada mediant
e una cuenta de compensación.
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Informes
Declaración fiscal
Según la localización, se puede usar la declaración fiscal para calcular los datos de
la declaración fiscal sobre las ventas. Posteriormente, el usuario debe transferir
manualmente los valores resultantes a la declaración fiscal sobre las ventas.
Informes → Finanzas → Contabilidad → Impuesto → Informe fiscal Los traslados de las dive
rsas cuentas de impuestos se deben contabilizar manualmente en una cuenta de car
go de impuestos. La cuenta de cargo de impuestos representa un crédito o una deuda
para con la Administración de Hacienda. Para poder realizar este asiento manual e
n el release 2004, se debe desmarcar la opción IVA automático en la ventana Parametr
izaciones de formulario.
Al ejecutar el informe fiscal final, seleccione todos los indicadores de impuest
os y verifique que el Informe de errores no contiene datos.
Si se utilizan solicitudes de anticipo en el release 2004, dependiendo de la exi
stencia de facturas finales pendientes, aún no pagadas, vinculadas a dichas solici
tudes, puede que sea necesario realizar una entrada de rectificación de impuestos
al final del ejercicio. Actualmente, en SAP Business One 2004, los importes de i
mpuestos y los importes base relativos al importe de la solicitud de anticipo sólo
se corrigen en el momento en que se paga la factura final. Por ese motivo, es n
ecesario ajustar estos importes de impuestos e importes base mediante un asiento
manual al final del ejercicio, y anularlo al principio del ejercicio siguiente.
Para registrar este asiento de corrección, la opción IVA automático debe estar desact
ivada (como se muestra arriba).
Informe de casilla de declaración fiscal
Según la localización, también se puede usar el informe CASILLA DE DECLARACIÓN FISCAL pa
ra calcular los datos de la declaración fiscal sobre las ventas. En este caso, se
deben definir las casillas de declaración fiscal según los requisitos del formulario
de impuestos. Posteriormente, el usuario debe transferir manualmente los valore
s resultantes a la declaración fiscal sobre las ventas. Los traslados de las diver
sas cuentas de impuestos se deben contabilizar manualmente en una cuenta de carg
o de impuestos. Esta contabilización manual se rige por la misma regla que la desc
rita
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Release 6.5 / 2004 / 2005 para la declaración fiscal. La cuenta de cargo de impues
tos representa un crédito o una deuda para con la Administración de Hacienda.
Informes → Finanzas → Contabilidad → Impuesto → Informe de casilla de declaración fiscal
Informe de reconciliación de IVA
En SAP Business One 2004, se puede utilizar el informe RECONCILIACIÓN DE IMPUESTOS
para reconciliar los importes de impuestos notificados con las contabilizacione
s del libro de mayor.
Informes → Finanzas → Contabilidad → Impuesto → Informe de reconciliación de impuestos
Este informe sólo muestra las transacciones que se han registrado con el release 2
004. No muestra transacciones previas de una base de datos con un upgrade.
Declaración recapitulativa
Se ofrece un informe para determinar los datos de la DECLARACIÓN RECAPITULATIVA. U
na vez ejecutado el informe, el usuario debe transferir manualmente los valores
al formulario oficial.
Informes → Finanzas → Contabilidad → Impuesto → Declaración recapitulativa
Al preparar los grupos impositivos, es importante introducir los indicadores Ope
ración triangular y Transporte de mercancías correctamente para los indicadores fisc
ales pertinentes. Los valores de la Declaración recapitulativa sólo tienen en cuenta
los valores de artículo. Todos los gastos de transporte o valores de servicio adi
cionales se deben añadir manualmente.
Intrastat
El add-on Intrastat de SAP Business One permite realizar la declaración Intrastat
para las operaciones comerciales internas en Europa. En la documentación del add-o
n se proporciona información detallada.
Documentación
La condición previa para obtener informes precisos y completos es que se asignen c
orrectamente todas las cuentas del plan de cuentas a las jerarquías. Lo mismo suce
de con los modelos de informes financieros.
Con el release 2005, se pueden mencionar documentos preliminares en el balance,
en la cuenta de pérdidas y ganancias, y en el balance de sumas y saldos. Asegúrese d
e cerrar todos los documentos preliminares antes de ejecutar el cierre del ejerc
icio.
Balance
Se puede crear un modelo de informe financiero para visualizar el balance que pe
rmita representar, tal y como se requiere, los datos en los diversos formularios
. Al imprimir el balance, se puede elegir entre una visualización de cuenta en for
ma de T o un formulario de informe vertical. Noviembre de 2005 Página 31 de 43
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Informes → Informes empresariales → Balance
Para imprimir el balance sin asientos para el ajuste de cierre del ejercicio, se
leccione la opción Ignorar ajustes. Si desea imprimir el balance al final del ejer
cicio, una vez ejecutada la operación de cierre del ejercicio, seleccione la opción
Añadir saldos finales. De este modo, el balance mostrará el saldo de la cuenta de ci
erre del período.
Para imprimir correctamente el balance del ejercicio anterior con los valores co
ntabilizados en la cuenta de cierre del ejercicio, se debe seleccionar la opción Aña
dir saldos finales. De este modo, se muestra el resultado del ejercicio que se e
stá cerrando en la cuenta de cierre del período. También se muestra el saldo de los ej
ercicios anteriores en la cuenta de arrastre de saldo. Esto sucede porque la ope
ración de Cierre del período contabiliza el resultado del período en la cuenta de cier
re del período con la fecha de contabilización del último día del ejercicio. Además, esta
rutina crea una segunda contabilización por la que este resultado se vuelve a toma
r de la cuenta de cierre del período y se contabiliza en la cuenta de arrastre de
saldo. Esto se realiza con una fecha de contabilización del primer día del nuevo eje
rcicio. De este modo, el saldo de la cuenta de cierre del período muestra el resul
tado del ejercicio que se va a cerrar, mientras que el saldo de la cuenta arrast
re de saldo muestra el resultado de los ejercicios anteriores. Para evaluar las
desviaciones en el balance, puede realizar lo siguiente: i. Inicie una lista de
totales y una lista de saldos (balance de sumas y saldos) como un informe mensua
l. ii. Determine el mes en que se producen las primeras desviaciones: iii. Inici
e el informe LIBRO MAYOR y verifique las diversas transacciones con la opción Ampl
iado seleccionada o el informe DIARIO DE DOCUMENTOS, que proporciona un resumen
más claro al permitir mostrar también totales de crédito y débito.
Si se utilizan solicitudes de anticipo en el release 2004, es necesario aplicar
el patch 05 o superior.
Cuenta de pérdidas y ganancias
Para visualizar la cuenta de pérdidas y ganancias (PyG), también se puede crear un m
odelo de informe financiero para visualizar los datos en el formato prescrito.
Informes → Informes empresariales → Cuenta de pérdidas y ganancias
Si desea imprimir una cuenta de pérdidas y ganancias al final del ejercicio, una v
ez ejecutada la operación de balance, asegúrese de que la opción Añadir saldos finales n
o esté seleccionada. En caso contrario, la cuenta de pérdidas y ganancias será de cero
, ya que todas las cuentas de pérdidas y ganancias quedarían cerradas con la rutina
de cierre del período con la fecha de contabilización del fin del ejercicio. Si se i
mprime la cuenta de pérdidas y ganancias al principio del nuevo ejercicio, una vez
procesadas las operaciones de cierre del ejercicio, la opción Añadir saldos finales
debe estar seleccionada para mostrar los saldos cero en el ejercicio actual.
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Balance de sumas y saldos
También se puede crear un modelo de informe financiero para mostrar la lista de to
tales y la lista de saldos (BALANCE DE SUMAS Y SALDOS) en el formato prescrito.
Informes → Informes empresariales → Balance de sumas y saldos
Para visualizar la columna Saldos iniciales, se debe seleccionar la opción Visuali
zar saldo inicial para período. Esta opción muestra los saldos iniciales después de qu
e se haya procesado el cierre del ejercicio con fecha del primer día del período del
informe. La opción SI desde inicio de ejercicio muestra los saldos iniciales siem
pre que se hayan registrado mediante la Utilidad de saldos iniciales.
Otros informes
Diario
El informe DIARIO DE TRANSACCIONES se puede usar con la opción Todas las transacci
ones.
Informes → Informes contables → Diario de transacciones
Info detallada de cuenta para balance y para cuenta de pérdidas y ganancias
Para visualizar esta info detallada, se debe imprimir el saldo o la cuenta de pérd
idas y ganancias con el nivel inferior (nivel de cuenta).
Informes → Informes empresariales → Cuenta de pérdidas y ganancias
Lista de extractos de cuenta para deudores y acreedores
En el BALANCE DE SUMAS Y SALDOS, se pueden seleccionar los interlocutores comerc
iales. Los deudores y acreedores individuales se muestran en el Nivel 5. Los int
erlocutores comerciales también se visualizan por grupo de clientes/grupo de prove
edores. Si desea imprimir los deudores y los acreedores por separado, seleccione
Ninguno para el grupo de clientes o el grupo de proveedores que no desea imprim
ir.
Lista de partidas abiertas
Los informes de antigüedad se pueden usar con los interlocutores comerciales para
generar una lista de partidas abiertas.
Release 6.5: Release 6.5:
Informes → Créditos de cliente por vencimiento Informes → Deudas de proveedores por ve
ncimiento
Release 2004: Informes → Finanzas → Contabilidad → Antigüedad → Antigüedad de créditos del
ente Release 2004: Informes → Finanzas → Contabilidad → Antigüedad → Antigüedad de deudas d
l proveedor Release 2005: Informes → Finanzas → Contabilidad → Antigüedad → Antigüedad de c
itos del cliente Release 2005: Informes → Finanzas → Contabilidad → Antigüedad → Antigüedad
de deudas del proveedor
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Extractos de cuenta
El informe LIBRO MAYOR se puede usar para generar extractos de cuenta para cuent
as individuales e interlocutores comerciales individuales.
Release 6.5: Release 2004: Release 2005:
Informes → Informes contables → Libro mayor Informes → Finanzas → Contabilidad → Libro may
or Informes → Finanzas → Contabilidad → Libro mayor
Cuadro de activos fijos
Si se utiliza el add-on Activos fijos de SAP Business One, se puede imprimir el
cuadro de activos fijos para el anexo de la documentación de fin del ejercicio.
Finanzas → Activos fijos → Cuadro de activos fijos
Dado que el cuadro de activos fijos de SAP Business One muestra los valores calc
ulados de acuerdo con la información de amortización, es necesario reconciliar las c
uentas de activos fijos antes de ejecutar el informe. De este modo, se garantiza
que los valores mostrados en el cuadro de activos fijos se corresponden con los
valores contabilizados. Para obtener una presentación detallada de todas las alta
s, bajas, transferencias y correcciones, se pueden usar los informes contables b
asados en los asientos. Los asientos que proceden del add-on Activos fijos se pu
eden identificar por la referencia “/SBOFA/” en Ref1 y la descripción detallada.
Lista de inventario
Para presentar una lista detallada de los valores de stocks, se puede ejecutar e
l informe VALORACIÓN DE STOCKS en la lista de precios con los costes de artículo de
final de ejercicio (con el release 2004A, patch 23). Para obtener más información so
bre este informe, consulte la descripción de reconciliación de cuentas de existencia
s que se encuentra arriba.
Release 6.5: almacén Release 2004: Release 2004, patch 23: auditoría de inventario R
elease 2005:
Informes → Informes de almacén → Valoración de stocks en Informes → Inventario → Informe de
valoración de stocks Herramientas → Consultas → Consultas de sistema → Informe de Inform
es → Inventario → Informe de auditoría de inventario
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Valoración de acuerdo con otros principios contables
Para realizar una valoración de acuerdo con otros principios contables generalment
e aceptados, se deben utilizar traslados manuales. Este documento no incluye dic
ho procedimiento.
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Períodos
Numeración de documentos
Para reanudar la numeración de documentos en el nuevo ejercicio con los mismos númer
os de documento o un rango distinto de números de documento, se deben definir indi
cadores de período en SAP Business One antes de crear el período. Defina un indicado
r de período para cada ejercicio y asigne los indicadores de período correspondiente
s al crear los rangos de número de documento. A continuación, asigne el indicador de
período a los períodos recién creados del ejercicio siguiente.
Administración → Definiciones → Finanzas → Definir indicador de período
Si hay documentos con el mismo número de documento en dos períodos distintos, no se
pueden seleccionar indicadores de período diferentes en los criterios de selección p
ara la numeración de documentos en los diversos informes estándar.
Creación de nuevos períodos
Los períodos del nuevo ejercicio se deben crear al final del ejercicio, cuanto más t
arde posible, y antes de arrastrar los saldos.
Para evitar contabilizaciones accidentales en el nuevo ejercicio, se recomienda
no crear los nuevos períodos contables con demasiada antelación. En caso contrario,
estos períodos estarán activos por defecto, de acuerdo con la fecha del sistema.
Período 13
En SAP Business One, se pueden separar contabilizaciones que están relacionadas co
n el cierre del ejercicio de todo el ejercicio. Dichas contabilizaciones no debe
rían aparecer en el resultado de las operaciones del período 12. SAP Business One no
tiene un período de ajuste separado para esto. Para separar estas contabilizacion
es, es necesario marcarlas como una contabilización de corrección.
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Las contabilizaciones de corrección se pueden excluir de informes financieros como
balances, balances de sumas y saldos, cuentas de pérdidas y ganancias, el libro m
ayor y el diario de documentos.
Cambio de ejercicio en Activos fijos
Una vez creados los nuevos períodos en SAP Business One, éstos se pueden trasladar a
utomáticamente a Activos fijos. Para hacerlo, acceda a la definición de los ejercici
os en Activos fijos y seleccione Actualizar.
Administración → Definiciones → Activos fijos → Ejercicios Al final del ejercicio, una v
ez reconciliados los Activos fijos, se debe efectuar un cambio de ejercicio. En
ese momento, todos los activos fijos se arrastran al nuevo ejercicio. Al efectua
r el cambio de ejercicio, seleccione la opción Cerrar ejercicio para cerrar el eje
rcicio anterior. Tras el cambio de ejercicio, sólo se podrán añadir transacciones a Ac
tivos fijos en el nuevo ejercicio. Este cambio de ejercicio sólo es efectivo para
Activos fijos; no afecta en modo alguno al resto de módulos de SAP Business One.
Finanzas → Activos fijos → Cambiar ejercicio
Cierre del período
Para arrastrar los saldos de las cuentas de beneficios a la cuenta correspondien
te en el balance (o a varios balances), se puede utilizar la función CIERRE DEL PE
RÍODO. El resultado se puede almacenar primeramente como un informe y contabilizar
se más adelante. Para realizar contabilizaciones después de haber registrado los sal
dos arrastrados, se debe reiniciar la rutina de cierre del período para incluir es
tas contabilizaciones posteriores.
Administración → Utilidades → Cierre del período
Cuando el saldo se arrastra, los saldos de las cuentas de beneficios se contabil
izan en una cuenta de compensación en el día del arrastre (el último día del período). Por
lo tanto, los saldos se reducen a cero. El primer día del período siguiente, la cue
nta de compensación se contabiliza en el saldo correspondiente arrastrado a la cue
nta del balance.
Antes de arrastrar los saldos, verifique las cuentas en el apéndice de beneficio y
, de ser necesario, no los arrastre (por ejemplo, si son cuentas estadísticas).
Cierre del período
La parametrización del período actual sólo se aplica a un puesto de trabajo. Por lo ta
nto, se puede usar la autorización para la definición del período y controlar los usua
rios que pueden definir un período como actual. Noviembre de 2005 Página 37 de 43
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Administración → Inicialización del sistema → Parametrizaciones generales → Períodos contab
es.
Los períodos anteriores se pueden proteger contra contabilizaciones accidentales: •
Activo = No → No se pueden contabilizar más documentos de ventas. • Bloqueado = Sí → No se
pueden realizar más registros en el diario. Tras el cierre de la contabilización de
los libros auxiliares, debe asegurarse de que ninguna persona de la organización
efectúe más contabilizaciones en el ejercicio anterior. Para hacerlo, todos los usua
rios deben fijar el primer período del nuevo ejercicio como “actual”. El último período de
l ejercicio anterior se puede fijar como “bloqueado” y abrirse únicamente, de forma mu
y controlada, para contabilizaciones de fin de ejercicio.
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Lista de verificación
Númer o 1 Tarea Fecha límite de entrada para pedidos y pedidos de compra: • Todos los
pedidos y los pedidos de compra deben registrarse en el sistema para el período an
terior. Numeración de documentos Integridad de las transacciones Stock negativo Ej
ecuciones de pago Cuentas estadísticas y de compensación Responsable Fecha Concluida
2
Efectuar tareas de preparación • • • • •
3
Cierre de la contabilización para acreedores y deudores • • • • Facturas Abonos Entregas D
evoluciones
4 5 6 7
Efectuar recuento de inventario Cierre de contabilización para todos los libros au
xiliares Cerrar período: Activo = No Crear nuevos períodos para el nuevo ejercicio F
ijar nuevos períodos como actuales. Efectuar reconciliación • • • • • Interlocutores comerc
es Activos fijos Cuentas bancarias y monetarias Cuentas de dotación y de compensac
ión de gastos Cuenta de existencias
8
9
Determinar periodificaciones anticipadas y valoración • • • • • • • Periodificaciones antic
s Activos fijos en curso Amortización Valoración de monedas extranjeras Valoración de
material Trabajo en curso Sobrecargas Página 39 de 43
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Númer o 10 11 12
Tarea Provisiones y traslados Cierre de contabilización para libro mayor Cierre de
l período • • • • Numeración de documentos Períodos nuevos Cambio de ejercicio en Activos f
s Cierre del período
Responsable
Fecha
Concluida
13 14
Cierre final del período anterior: Bloqueado = Sí Informes Crear e imprimir informes
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Copyright
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stered trademarks of the Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFram
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ch products and services, if any. Nothing

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ersion of this document should be available at ftp://ftp.info-zip.org/pub/infozi
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