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1. OBJETIVO
Este procedimiento establece las condiciones necesarias para realizar la gestión del talento humano confiable
que requiere la organización para su adecuado funcionamiento y cumplimiento de las responsabilidades
contractuales adquiridas con el Cliente, cumpliendo los parámetros de seguridad, con el fin de minimizar los
riesgos en la vinculación y mantenimiento de los colaboradores de la organización.
2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación general para todo el talento humano que labora en la organización o que
aspira vincularse a la misma, cumpliendo los parámetros de seguridad, con el fin de minimizar los riesgos en la
vinculación y mantenimiento de los colaboradores dela organización. Todos los cargos dentro de la organización
son CRÍTICOS.
NOTA: Por la naturaleza de la Organización, no puede vincular talento humano subcontratado para su parte
operativa. En caso de vincular talento humano subcontratado para el área administrativa, a éste se le dará el
tratamiento del presente procedimiento, manual del cargo, políticas de la organización y/o se le dará trato como
proveedor.
3. CONVENCIONES
4. PROCEDIMIENTO
Formato
ATALAYA-FOR023-DTH
Entrevista Aspirante
4.9. El Director de Talento Humano es el encargado de
efectuar las pruebas necesarias al aspirante para definir su Formato
Director de
competencia, dejando registro de estas actividades en el ATALAYA-FOR027-DTH
Talento Humano
formato Entrevista aspirante ATALAYA-FOR023-DTH y las Prueba de
pruebas de conocimiento y de personalidad aplicadas. conocimiento
Pruebas de
personalidad
Formato
4.10. El Director de Talento Humano es el encargado de ATALAYA-FOR023-DTH
Director de
determinar si el aspirante aprobó la entrevista en el formato Entrevista aspirante
Talento Humano
ATALAYA-FOR023-DTH y la prueba de conocimiento aplicada
para la determinación de su competencia. Si la respuesta es Formato
Director de
negativa se realiza nuevamente la convocatoria. Prueba de
Operaciones
Esta prueba es calificada por el director de operaciones. conocimiento
ATALAYA-FOR027-DTH
4.11. La persona que cumpla o vaya a cumplir la función de
jefe inmediato (director de proceso) del nuevo colaborador
a incorporar en la organización, aplica una 2ª. entrevista y
Jefe inmediato Formato
determina si éste aprobó la entrevista efectuada, dejando
de la persona a ATALAYA-FOR023-DTH
registro de esta actividad en el formato Entrevista Aspirante
contratar Entrevista Aspirante
ATALAYA-FOR023-DTH.
De ser negativa la respuesta, nuevamente se realiza la
convocatoria.
4.12. El Director de Talento Humano es el responsable de
verificar la información de la hoja de vida, confrontando los
documentos originales frente a las fotocopias presentadas de
los documentos presentados.
Director de
Operaciones
4.30. El Director de Operaciones o jefe inmediato del
o
colaborador, es el responsable de verificar que éste continúe N.A.
Jefe inmediato
laborando al interior de la organización.
(Director de
Proceso)
4.31. El Director de Talento Humano coordina con el director
de operaciones para realizar la visita domiciliaria a los
colaboradores que están próximos a cumplir dos (2) años de
habérsele efectuado la visita domiciliaria anterior.
Formato
Se efectúan las visitas domiciliarias cada dos (2) años
ATALAYA-FOR051-DTH
dejando registro de esta actividad en el formato visita Director de
Visita domiciliaria
domiciliaria ATALAYA-FOR051-DTH, teniendo en cuenta que Talento Humano
para su realización exista la autorización por parte del
Autorización
colaborador.
Se compara con la anterior visita y si se encuentran cambios
significativos, se registran en observaciones de la última
visita domiciliaria, con el fin de tomar las acciones
correspondientes.
4.32. El Director de Talento Humano es el responsable de
Formato
determinar si el colaborador aprobó la visita domiciliaria Director de
ATALAYA-FOR051-DTH
dejando registro en el formato visita domiciliaria ATALAYA- Talento Humano
Visita domiciliaria
FOR051-DTH.
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO 2018-10-30
5. REGISTROS
Código Nombre
ATALAYA-FOR022-DTH Solicitud de incorporación
ATALAYA-FOR023-DTH Entrevista Aspirante
ATALAYA-FOR024-DTH Verificación de referencias, documentación y entidades
ATALAYA-FOR026-DTH Control personal no apto
ATALAYA-FOR027-DTH Prueba de conocimiento
N.A. Pruebas de personalidad
ATALAYA-FOR051-DTH Visita domiciliaria
ATALAYA-FOR077-DTH Lista chequeo documentos hoja de vida
ATALAYA-FOR-081-DTH Entrega de dotación
ATALAYA-FOR034-DAF Solicitud y entrega elementos
ATALAYA-FOR025-DTH Inducción general del colaborador
ATALAYA-FOR028-DTH Evaluación de inducción
ATALAYA-FOR053-DTH Control de huellas y firmas
ATALAYA-FOR054-DTH Actualización de datos
ATALAYA-FOR055-DTH Paz y Salvo
N.A Autorización
N.A Constancia recibo Código de Ética y Conducta
N.A. Pantallazos de consulta de antecedentes
ATALAYA-FOR074-DTH Control entrega y devolución de carnets
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO 2018-10-30
Código Nombre
6. CAMBIOS REALIZADOS
Fecha
Versión Ítem modificado Motivo
aprobación
03 04-jun-2013 Todos Revisión general del documento
Se incluye numeración de ítems y se adiciona el numeral 6
Todos
para cambios realizados
04 20-ene-2014 4.9 Incluir la prueba de personalidad 16pf
BOGOTÁ D.C.
2017
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
TABLA DE CONTENIDO
1. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................ 3
2. OBJETO ........................................................................................................................ 3
3. ALCANCE ...................................................................................................................... 3
4. DEFINICIONES ............................................................................................................. 3
5. RIESGOS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL TALENTO
HUMANO........................................................................................................................... 4
6. GRUPOS DE INTERES ................................................................................................. 5
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ....... 5
7.1. Selección y Contratación del personal ..................................................................... 5
7.2. Formación del Personal ......................................................................................... 10
7.3. Nomina .................................................................................................................. 12
7.4. Bienestar ............................................................................................................... 12
7.5 Compensación y Beneficios ...................................... ¡Error! Marcador no definido.
8. REGISTRO DE LA GESTIÓN DE TALENTO HUMANO . ¡Error! Marcador no definido.
1. JUSTIFICACIÓN
2. OBJETO
Este procedimiento tiene como propósito establecer todas las actividades necesarias para
la gestión que el talento humano que SEGURIDAD ONCOR LTDA., necesita para el
desarrollo de su objeto social prestación de los servicios de vigilancia y seguridad privada.
3. ALCANCE
Este procedimiento tiene un alcance para los diferentes sistemas de gestión que
implemente dentro de su estrategia de gestión en pro del aumento de los niveles de
competitividad de SEGURIDAD ONCOR LTDA., frente al desarrollo de los servicios.
4. DEFINICIONES
Y cada una de las normas que son empleadas en los sistemas de gestión que
SEGURIDAD ONCOR LTDA., implemente y adopte como herramienta de trabajo.
Algunos riesgos de los establecidos por SEGURIDAD ONCOR LTDA., y los cuales se
encuentran en la matriz de riesgos definida en el Modelo Gestión Organizacional MGO, son
los siguientes (extraídos de la matriz de riesgos del MGO):
6. GRUPOS DE INTERES
Dentro del procedimiento de la gestión del talento humano, se cuentan varios de los grupos
de interés definidos por SEGURIDAD ONCOR LTDA., dentro de su Modelo de Gestión
Organizacional MGO establecido en la matriz “grupos de interés” y de los cuales extraemos
los siguientes como información de carácter general;
La sociedad, le interesa que la empresa venda más ya que genera empleo y más
niveles de responsabilidad tributaria.
Los colaboradores, toda vez que al contar con más clientes se genera estabilidad
laboral, mayor número de vinculación de fuerza de trabajo, remuneración salarial y
mejoramiento de las competencias técnicas y humanas a través de las formaciones.
Una vez se haya efectuado el proceso de reclutamiento de las hojas de vida la gerencia de
talento humano, el encargado en cada una de las zonas del país o sus delegados, verifican
que cada uno de los aspirantes postulados cumplan con los perfiles definidos en la matriz
de cargo y/o perfiles de cargo, teniendo en cuenta:
El aspirante realiza una entrevista con el colaborador que generó la solicitud para la
vinculación del mismo, de lo cual se le deja constancia del resultado de la entrevista en el
formato SOL-GTH-FO-005 FORMATO ENTREVISTA JEFE INMEDIATO - ALTA
DIRECCION, si se aprueba la entrevista se continua con el proceso, de lo contrario se da
por terminado. De igual manera al presentarse un proceso de contratación por empalme de
los nuevos colaboradores se realizara entrevista de jefe inmediato si es requerido. Todo
proceso de selección para un reintegro, debe ser autorizado por la gerencia general de la
compañía, con los soporte por lo cual se dio origen a la posible vinculación.
Si el aspirante debe tener una entrevista con la Alta Dirección, con otros directivos de la
empresa según sea el caso, o con el cliente, se utilizara el formato SOL-GTH-FO-005
FORMATO ENTREVISTA JEFE INMEDIATO - ALTA DIRECCION o entrevista con el
cliente (formato del cliente) respectivamente.
Una vez se define que el aspirante haya cumplido con todos las actividades del
procedimiento descrito se determina por parte de la gerencia de talento humano o el
encargado en zona del país o sus delegados, que candidato se va contratar (si existen al
final del proceso, más de una opción), y se inicia con las actividades para el proceso de
vinculación del colaborador emitiendo por parte del área de selección una orden para la
realización del examen médico ocupacional de ingreso, orden para apertura de cuenta
bancaria de nómina y toma de registro fotográfico, previa recepción de toda la
documentación. Esta se verifica en el formato SOL-GTH-FO-003 FORMATO CONTROL
DE DOCUMENTOS DE HOJA DE VIDA, para ser entregada al área de Contratación y/o
vinculación de personal, debidamente organizada y archivada.
El área de contratación o el encargado en la zona del país o sus delegados, revisan la que
la documentación este completa, si no así se devuelve al área de selección para que se
completada, si está completa se firma la recepción de la misma por parte de contratación y
se realizan las actividades necesarias para la vinculación formal del nuevo colaborador a la
empresa teniendo presente:
1. Firma de contrato.
2. Apertura del kardex y tarjeta deca-dactilar del colaborador.
3. Vinculación al sistema de seguridad social:
a. EPS
b. Fondo de pensiones
c. Caja de compensación familiar
d. Afiliación a la ARL
4. Expedición del carnet de identidad interno.
5. Dando alcance al cumplimiento de la LEY 1539 DE 2012 para el personal que va
a ser asignado a un servicio en donde se empleen armas de fuego se efectuará el
examen psicofísico previa coordinación con la entidad autorizada por la ARL
correspondiente.
El nuevo colaborador con el carnet expedido por el área de contratación se dirige al almacén
para que le sea suministrados los elementos de dotación y elementos de protección
personal EPP, de ser necesario y de acuerdo al cliente donde prestara el servicio de
Vigilancia y Seguridad Privada, se dejara registro en los formatos, SOL-GAD-FO-013
FORMATO KARDEX-SUMINISTRO DE DOTACIÓN y SOL-GAD-FO-014 FORMATO
KARDEX-SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL (EPP), los
cuales permanecerán bajo custodia del área encargada.
1. Generalidades de la empresa.
2. Generalidades de vinculación
3. Sistema de gestión de calidad
4. Sistema de gestión BASC
5. Sistema de gestión en seguridad, salud ocupacional y ambiente
6. Operaciones.
7. Otro temas, relevantes al cargo contratado.
Una vez contratado el colaborador debe ser creado en el sistema de nómina, para crear su
programación, si es un colaborador operativo. Si es un administrativo se debe enviar vía
correo electrónico su presentación al personal administrativo de la compañía.
El nuevo colaborador una vez vinculado hace parte del plan de formación establecido para
SEGURIDAD ONCOR LTDA., o a formaciones específicas según sea el caso, solicitando
esta mediante el formato SOL-GTH-FO-014 FORMATO SOLICITUD FORMACIÓN.
De acuerdo con el tipo de contratación del colaborador si continúa trabajando, cuando vaya
a disfrutar su periodo de vacaciones, deberá diligenciar el formato SOL-GTH-FO-017
FORMATO SOLICITUD Y SALIDA A VACACIONES dejará las prendas de dotación y
elementos de protección personal suministrados para sus labores incluyendo los carnet de
identificación en el almacén de la empresa, esto para el personal operativo. Para el personal
administrativo, este deberá solicitar sus vacaciones a través de una carta, previa
autorización de su jefe inmediato, la cual se radicara en el área de nómina para gestionar
su respectivo trámite.
✓ Evaluación de desempeño
✓ Matriz de riesgos
✓ Requisitos legales
✓ Acciones correctivas/preventivas/mejora
✓ Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
✓ Sistema de Gestión Ambiental
✓ Sistema de Gestión de Control y Seguridad
✓ Responsabilidad Social
✓ Solicitud del Cliente
✓ Título de la formación
✓ Objetivo
✓ Alcance
✓ Temario
✓ Fecha de programación
✓ No. de personas programadas
✓ Fecha de realización
✓ Número de asistentes
✓ Facilitador
✓ Competencias del facilitador
El programa se elabora para ser ejecutado durante todo el año, sin embargo se pueden
adicionar otras formaciones que vayan surgiendo.
Una vez realizado el programa se envía a todas las Regionales para su puesta en marcha.
Como evidencia de la asistencia a las formaciones se debe tomar la firma de todos los
asistentes en el formato SOL-GTH-FO-015 FORMATO REGISTRO DE FORMACIÓN. Para
el caso de las formaciones realizadas por fuera de la empresa, la asistencia se valida con
el certificado de la capacitación (si lo hay) o con la validación del jefe inmediato.
a) Estructura temática
b) Desarrollo del evento
c) Desempeño del expositor
d) Instalaciones locativas
7.3. Nomina
7.4. Bienestar