Teorii ale organizaţiilor ca sisteme deschise şi raţionale

Începând cu mijlocul secolului XX, cercetătorii şi analiştii au devenit din ce în ce mai preocupaţi
de studierea dinamicii organizaţionale nu numai prin raportare la componentele sau mecanismele
interne ale sistemului, ci şi prin raportare la contextul în care aceste organizaţii operează (Ilin, 2004).
Principalele modele care conceptualizează organizaţiile ca sisteme deschise şi raţionale sunt teoriile
contextuale şi analiza costurilor tranzacţionale.
IMPORTANT
Teoriile contextuale vizând organizarea susţin că nu există o unică formă „cea mai bună” de
organizare
a activităţii a unei instituţii sau organizaţii. Dimpotrivă, pentru a fi eficient, modul de organizare trebuie
adaptat la mediul intern şi extern al unei organizaţii. Din gama de factori de care depinde alegerea unei
structuri sau alta, prezentăm doi factori externi esenţiali: tehnologia şi mediul.
Necesitatea de a adapta structurile organizaţionale la specificul tehnologiilor utilizate a
fost susţinută de cercetători precum Joan Woodward sau Charles Perrow.
J. Woodward a ajuns la concluzia că succesul organizaţiilor poate fi explicat doar de
concordanţa dintre tehnologia de producţie utilizată şi formele de organizare. Cercetătoarea a pus în
evidenţă existenţa a trei tipuri de tehnologii, pentru fiecare dintre acestea identificând caracteristici
specifice ale succesului:
- Tehnologia “producţiei de unicat” (sau de „serie mică”) - se caracterizează prin flexibilitate,
comunicare verbală intre angajaţi, expertiza ştiinţifică a angajaţilor, control personal al producţiei.
- Tehnologia pentru “producţia de masă” (sau de „serie mare”) – în acest caz predomină specializarea
şi formalizarea, comunicarea scrisă şi formalizată, existenţa unor şefi specializaţi, supervizare şi
producţie.
- Tehnologia pentru “producţia în flux continuu” – se caracterizează prin specializare şi formalizare,
flexibilitate, comunicare verbală, expertiză ştiinţifică, control al producţiei.
Tehnologia producţiei unicat se poate regăsi în organizarea renumitelor case de modă, dar şi la
nivelul
organizaţiilor care produc sateliţi sau avioane supersonice.
Tehnologia producţiei de masă se regăseşte la orice firma care produce in serii mari îmbrăcăminte,
aparatura electronică, electro-casnică, jucării, etc.
Tehnologiile de flux continuu se regăsesc frecvent in cazul rafinăriilor de petrol, industriei
extractoare de
perol si gaze, industriei energetice (inclusiv centrale nucleare).
Charles Perrow a fost interesat de aspectele rutiniere ale tehnologiei. El a identificat diferite
tipuri de tehnologie în funcţie de gradul de rutină pe care îl presupun:
- tehnologie artizanală - fragmentele de activitate sunt destul de slab standardizate şi problemele
sunt greu identificabile (de exemplu: tâmplăria artizanală);
- tehnologie rutinieră - fragmentele de activitate sunt standardizate şi problemele sunt uşor
identificabile (de exemplu: liniile de asamblare a aparaturii electrice);
- tehnologie inginerească - fragmentele de activitate sunt variate dar şi standardizate parţial şi
problemele sunt mediu identificabile (de exemplu: în construcţii).
- tehnologie non-rutinieră - fragmentele de activitate sunt variate şi problemele sunt greu
identificabile
(de exemplu: activitatea din spitale, în cercetare).
În concepţia lui Perrow, cu cât tehnologia este mai rutinieră, cu atât regulile şi procedurile sunt
mai detaliate, cu atât autoritatea cadrelor este mai clar precizată şi cu atât angajaţii îşi găsesc
satisfacţia în factori extrinseci (recompense materiale, financiare). Sintetic formulat, cu cât tehnologia
este mai rutinieră, cu atât structura organizaţională este mai apropiată de modelul raţional de organizare
a activităţii.
Necesitatea de a adapta modul de organizare al activităţii la specificul mediului în care
activează organizaţia a fost evidenţiat de Emery şi Trist, dar şi de Lawrence şi Lorsch.
În anul 1963, Emery şi Trist (1963) distingeau patru tipuri de mediu, determinate de combinaţia
a două dimensiuni bipolare: stabilitatea – dinamismul mediului şi simplitatea – complexitatea mediului.
Prin combinarea acestor dimensiuni rezultă patru tipuri de modele organizaţionale posibile:

Începând cu anul 1967, P.R. Lawrence şi J. Lorsch au început să evidenţieze şi ei că

alegerea unei structuri organizaţionale poate reprezenta un răspuns strategic al organizaţiei în efortul de
adaptare la un mediu turbulent. Lawrence şi Lorsch susţin că diferite servicii sau departamente din
cadrul aceleaşi organizaţii au medii diferite în care evoluează şi, în consecinţă, modul lor de organizare
trebuie adaptat mediului specific în care aceste departamente activează. Prin urmare, este importantă
diferenţierea sau segmentarea sistemului organizaţional în sub-sisteme. De exemplu departamentele
de marketing, de producţie şi de cercetare evoluează în medii diferite şi pot avea moduri de organizare
diferite pentru a fi cât mai eficiente în aceste medii. Problema potenţială este că o diferenţiere dusă la
extrem poate antrena o anumită anarhie organizaţională. De aceea, este important şi procesul de
integrare organizaţională - procesul prin care se realizează un efort de unificare, de integrare a
diferitelor sub-sisteme în cadrul aceleaşi organizaţii prin: planificare, conducere, reguli şi proceduri etc.
Analiza costurilor tranzacţionale - un o abordare teoretizată de Oliver Williamson – aduce în
discuţie conceptul de economie instituţională (apud. Ilin, 2004). Din multitudinea tranzacţiilor ce de
derulează într-o societate, o parte au loc între organizaţii, iar altele în cadrul organizaţiilor. Alegerea
cadrului şi a modului de realizare a tranzacţiei depind atât de informaţiile disponibile, cât şi
de
eventualele costuri necesare obţinerii unor informaţii suplimentare. Evaluarea costurilor şi, implicit,
alegerea modalităţii de tranzacţionare, depind atât de caracteristicile decidenţilor (ex. oportunism,
raţionalitate limitată, etc.), cât şi de condiţiile de mediu (complexitatea deciziilor, gradul de
incertitudine
al informaţiilor despre situaţie, numărul tranzacţiilor dintre parteneri, etc.).
J. Woodward și Charles Perrow au ajuns la concluzia că există doi factori de care depinde
alegerea unei structuri sau alta: tehnologia și mediul.
J. Woodward face distincția între producția de unicat, producția de masă și producția în flux
continuu. În opinia lui Charles Perrow, „cu cât tehnologia este mai rutinieră, cu atât structura
organizațională este mai apropiată de modelul rațional de organizare a activității”. Acesta
identifică: tehnologia artizanală, rutinieră, inginerească și non-rutinieră.
În 1963, Emery și Trist combină două dimensiuni bipolare: mediul stabil/dinamic și mediul
socio-economic simplu/complex. Conform autorilor, există patru modele organizaționale
posibile: birocrație mecanicistă, birocrație profesională, structură simplă și adhocrație. P.R.
Lawrence și J. Lorsch consideră că este importantă diferențierea și segmentarea unei
organizații în sub-sisteme datorită dinamicii existente într-un sistem organizațional.
Teoreticienii consideră că o etapă esențială în acest proces este integrarea organizațională,
prin care se dorește unificarea sub-sistemelor cu ajutorul regulilor și procedurilor. Oliver
Williamson introduce termenul de „economie instituțională” - astfel, într-o societate,
tranzacțiile au loc atât între organizații, cât și în cadrul acestora. Pentru ca tranzacția să aibă
loc, se ține cont de doi factori: caracteristicile celor responsabili de luarea deciziilor și
condițiile de mediu - astfel, putem aduce în discuție analiza costurilor tranzacționale.
Analizând organizația „Alexandru Ioan Cuza” din perspectiva lui J. Woodward și Charles
Perrow, ajungem la concluzia că, într-adevăr, tehnologia și mediul sunt doi factori foarte
importanți în evoluția funcționării organizației. Facultatea „Alexandru Ioan Cuza” trebuie să
aibă mereu în vedere schimbările și avansul tehnologic pentru a oferi studenților servicii și
studii de calitate, ce le vor fi de folos pe piața de muncă actuală. Organizația trebuie „să fie la
zi” cu ultimele descoperiri și tactici de predare/învățare, deoarece aceasta constituie baza de
cunoștințe a generației următoare de muncitori - care, la rândul lor, stau la baza economiei
naționale. Conform lui J. Woodward, categoria din care face parte organizația ar putea fi
„producția în flux continuu” - deoarece aceasta se definește prin specializare, formalizare,
flexibilitate, comunicare verbală și control al producției. Distincția dintre producția de masă
și cea continuă este oarecum subtilă - ambele au aceleași caracteristici, însă am ales
producția continuă deoarece, fiind o Facultate, singurul sens de a fi al acesteia este continua
„producție” de absolvenți. Din punctul de vedere al lui Charles Perrow, putem categoriza
organizația ca fiind adepta unei tehnologii rutiniere - fragmentele de activitate sunt
standardizate și problemele sunt ușor identificabile. Conform lui Emery și Trist, prin
combinarea celor doi factori bipolari, una dintre cele patru tipuri de organizație obținute
este „birocrația mecanicistă”, care este adoptată de organizații cu vechime pe piață,
formalizate, centralizate și de talie mare. Consider că Universitatea ”Alexandru Ioan Cuza”
face parte din această categorie.

Birocraţia profesională. Această formă de exprimare şi evoluţie a birocraţiei începe să corespundă

tot mai mult caracteristicilor organizaţiei moderne descrise de Bennis, în sensul că pune accentul pe
promovarea oamenilor în funcţie de cunoştinţele profesionale, nu de rang şi permite libera lor grupare
în funcţie de problemele ce trebuie rezolvate. Deci, importanţi sunt specialiştii cu o înaltă calificare
profesională, rolul managerilor de “agenţi de legătură” evidenţiind cât de greu este de coordonat şi de
controlat un astfel de tip de organizare. Totul duce spre specializare, fiind utilizaţi acei oameni care au
abilităţi profesionale deja standardizate, dobândindu-şi deja statutul clar în cadrul diferitelor grupuri de
lucru ce se formează. Aceasta este situaţia în universităţi, spitale, şcoli, firme de contabilitate, oficii de
asigurări sociale şi unele firme care utilizează personal înalt calificat (de exemplu, un design
vestimentar). Autonomia în muncă a specialiştilor este de obicei întărită de cererea mare pentru
serviciile lor, cerere însoţită de obicei de standarde impuse din afară. Spre deosebire de aceasta,
birocraţia mecanicistă îşi creează propriile standarde, fiind mai uşor de condus. Structura democratică
a birocraţiei profesionale suferă din cauza problemelor de coordonare şi jurisdicţie (de exemplu, cine
ar putea să declare că un profesor este incompetent şi ce ar trebui făcut în acest sens?)