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7
http://www.monografias.com/trabajos14/administracion-empresas/administracion-empresas.shtml
“Administración de Empresas”, fecha 11 de septiembre del 2006.
Todos estos conocimientos son valiosos, sin embargo, lo más
importante y fundamental es saber como utilizarlos, en que
circunstancias y la manera mas adecuada de ejecutarlos.
En muchos de los casos al ponernos frente a un Centro de Servicio
Automotriz para su manejo, no se cuenta con ningún modelo
administrativo por lo que este capitulo ayudara a desarrollar dicho
modelo, el cual puede servir para un mejor desarrollo del Centro.
Antes de revisar cada uno de los puntos propuestos en este capitulo,
primero debemos tener claro que es un Centro de Servicio
Automotriz (CSA) y el tipo de servicio que brinda.
El CSA es8 un espacio físico destinado al mantenimiento automotriz
sabiendo que el conjunto mecánico del vehículo está equipado con
sistemas, los mismos que después de cierto tiempo de uso necesitan
un reajuste, calibración y mantenimiento, para conseguir este
propósito es necesario contar con el espacio físico, equipo,
herramienta y personal calificado.
Entre los tipos9 de servicio están:
• Taller automotriz.
• Mecánica automotriz liviana.
• Mecánica automotriz semipesado.
• Mecánica automotriz pesada.
• Vulcanizadoras.
8
Ing. LUNA Raúl, “Gestión Automotriz” CD didáctico, Universidad Politécnica Salesiana, Edición 2006,
Cuenca – Ecuador.
9
NORMAS DE ARQUITECTURAS PARA LA CIUDAD DE CUENCA, CAPITULO II: NORMAS POR
TIPO DE EDIFICACIÓN. Articulo 165. Clasificación.
• Lavadoras.
Las latonerías, enderezada y pintada también son consideradas en
nuestro trabajo.
Para una mejor comprensión se dará las definiciones10 de cada uno
de los tipos de servicio:
• Taller automotriz.- Denominado así a los establecimientos
dedicados a la reparación y mantenimiento de bicicletas,
bicimotos, motonetas y motocicletas.
• Mecánica automotriz liviana.- Denominando así a los
establecimientos dedicados a la reparación y/o mantenimiento
de automóviles, camionetas, furgonetas y más similares con
capacidad de hasta 3.5 toneladas.
• Mecánica automotriz semipesada.- Denominando así a los
establecimientos dedicados a la reparación y/o mantenimiento
de colectivos, autobuses, camiones y similares con capacidad
de hasta 10 toneladas.
• Mecánica automotriz pesada.- Denominando así a los
establecimientos dedicados a la reparación y/o mantenimiento
de automotores, de más de 10 toneladas, de tractores, rodillos,
palas mecánicas, excavadoras, grúas, trailers y más similares,
empleados en la agricultura, construcción y transporte.
10
NORMAS DE ARQUITECTURAS PARA LA CIUDAD DE CUENCA, CAPITULO II: NORMAS
POR TIPO DE EDIFICACIÓN. Articulo 166.Definiciones.
• Vulcanizadoras.- denominadas así a los establecimientos
dedicados a la reparación, vulcanización, cambio de llantas y
tubos, balanceo de ruedas.
2.1 PLANEACIÓN.
2.1.1 VISIÓN.
Para definir la Visión debemos determinar, que es a lo que aspiramos llegar, es decir, como
nos vemos como empresa al cabo de algunos años, en que forma contribuiremos a la
sociedad y que lugar ocuparemos en ella (que explica la razón de ser).
Esta no solo debe ser un ideal, sino más bien realizable que se pueda llevar a cabo y
comprobar en un tiempo determinado.
Se debe tomar en cuenta que el dar una visión a la empresa implica el compromiso de
llegar a cumplir lo propuesto, y esto solo depende del manejo que se le de al Centro.
La satisfacción de las necesidades y expectativas del cliente, el trabajo de calidad, el
reconocimiento en el mercado (dependiendo de la prestación que realiza el Centro) y
brindar la respectiva importancia a la parte humana son puntos importantes a considerar
para la visión de nuestro CSA.
Ejemplo (1):
Taller “AUTO TEC”
Sociedad: Ing. René Alvarado, Ing. Wilson Calle, Sr. Jorge Torres.
Multimarcas
El servicio que brinda es todo lo relacionado a mantenimiento y reparación
vehicular (ABC de freno, ABC motor, reparación de cajas automáticas, etc.)
Visión.- AUTO TEC se a creado para prestar servicio automotriz de alta calidad,
manteniendo la competitividad en reparar vehículos de nueva tecnología, al estar al
tanto de la investigación y del desarrollo con el fin de satisfacer de manera
adecuada las necesidades de nuestro mercado.
Para mantener una compatibilidad del CSA “AUTO TEC” el propósito es la alta calidad
que desea brindar, para logarlo se propone investigar y estudiar los vehículos con nueva
tecnología. Y como lo lograra, es lo que se revisara en el siguiente punto.
2.1.2 MISIÓN
La misión es el cometido, el propósito, el fin último que debe alcanzar el Centro de
Servicio y la actividad o actividades en las que actúa.
Ejemplo:
Tomamos el ejemplo1
En este caso que para cumplir la visión del centro lo lograra teniendo un equipo de trabajo
con en elevados valores éticos y conocimientos automotriz
2.1.3 ESTRATEGIAS
Definiremos estrategias como las oportunidades que buscamos en el mercado. Consiste en
determinar los fines del Centro, sus objetivos y la forma de alcanzarlos. Las ventajas
competitivas es el conjunto de características o atributos que el Centro de Servicio debe
desarrollar (o poseer) para fomentar su crecimiento y por ende superar a la competencia.
Para desarrollar estas ventajas primero debemos saber cuales poseemos, cuales posee la
competencia hasta en donde debemos reforzar e innovar procesos. Para ello nos basaremos
en:
Ejemplo:
Tomamos el ejemplo 1.
Análisis FODA.
Fortalezas (Aspectos internos).
- Tecnología actualizada.
- Gran capacidad y experiencia.
- Ajustables al medio de trabajo fácilmente (Sin perjuicios).
- Ideas innovadoras.
Oportunidades (Aspectos Externos)
- Tener políticas de precios para que nuestros servicios sea
alcanzable a nuestros clientes.
- Gran parte de la competencia no esta actualizada
tecnológicamente para competir.
- Seguimiento permanente de nuestros clientes.
- Servicio multimarca.
- La calidad del trabajo realizado esta sobre el de la competencia.
Debilidades (Aspecto interno)
- Capital limitado.
- Espacio físico.
- No tiene local propio.
Amenazas (Aspecto externo)
- Inestabilidad económica y política del País.
- Concesionarios que exigen el mantenimiento de los vehículos
hasta cierto kilometraje (garantía).
b) Buscar Mercado: Buscar clientes potenciales que no han sido filtrados. Es decir llegar
a lugares donde la competencia no ha llegado. Al mercado se lo divide en segmentos:
local, nacional e internacional.
Ejemplo:
CSA “X” dedicado a la reparación de vehículos a diesel, ubicado en la ciudad de
Cuenca puede tener una sucursal en Machala (segmento nacional, porque se
encuentra fuera de la provincia) debido a la demanda de vehículos a diesel que
llegan de ésta.
c) Marca: Esta conformada por el nombre y el logotipo del producto. Los clientes
compran marcas, no productos ni servicios, es decir que el cliente puede reconocer un
producto o servicio solo por su logotipo.
Ejemplo:
Como vemos es este ejemplo los logotipos nos hace reconocer las marcas Peugeot y
Chevrolet el cliente brindando la opción de escoger la que considere mejor, el
mismo caso se da con los logotipos de los Centros.
d) Las Ventas: Las ventas tienen que ser cuantificadas, es decir poder medirlas y
mejorarlas para ello podemos compararlas con ventas de años o meses anteriores y
darnos cuenta si existe un nivel de crecimiento o decrecimiento. Todas las estrategias
tienen que llegar a vender más.
Ejemplo:
El CSA “X” con la finalidad de incrementar sus ventas decide implementar
servicios adicionales como: llama a los clientes para recordar el cambio de aceite de
su motor, entre otros.
e) Servicio: Esta orientada a la satisfacción de las necesidades del cliente y a ir más allá
de sus expectativas. El servicio al cliente se puede dar de dos formas:
1. Al interior del Centro.
2. Al exterior del Centro.
Siempre buscar que el servicio que ofrece nuestro Centro sea mejor que la
competencia.
Ejemplo:
Interno: Mientras espera el vehiculo el cliente, éste pueda disfrutar de una sala de
distracción
Externo: Servicio de grúa
En la actualidad podemos emplear cientos de estrategias y que cada una depende del tipo y
la necesidad de cada Centro.
2.1.4 PROGRAMAS
El programa es un esquema en donde se establece, la secuencia de actividades que habrán
de realizarse para lograr objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus
partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
Debemos saber que al momento de realizar los diferentes programas debemos hacerlos
reales, muchas de las veces estos programas no se cumplen.
Para la realización de una buena programación deberíamos tomar ciertas consideraciones
como:
• Plantearnos un objetivo específico.
• Formular reglas o normas, siendo los que defina quien va a participar, los
requisitos que tienen que cumplir, etc.
• Elaborar un presupuesto, este nos ayuda al financiamiento del programa de
capacitación.
• Elaborar políticas, esta será la guía para implementar el programa.
• Elaborar una evaluación, para saber si se esta alcanzando el objetivo.
Podemos tomar como ejemplo un programa de capacitación para los trabajadores del
centro sabiendo que son el activo más importante de la organización y son quienes lo
dinamizan, La capacitación complementada con la participación (grupos de mejora
continua) permite, entre otras cosas, motivar a los trabajadores a: fomentar el autocontrol,
delegar autoridad, responsabilidad en su trabajo (calidad), entre otras.
El grado de capacitación alcanzado, junto al equipamiento y herramientas que se tenga,
permite brindar el servicio que se propone el Centro.
La capacitación se da en temas específicos automotrices, en psicología de grupos, toma de
decisiones, calidad en la prestación de servicios, etc.
CAPITULO II
DE LA HIGIENE EN EL TRABAJO
Art. 5. Entre las principales normas especificas de higiene para todas las áreas del
C.S.A, se observarán las siguientes:
a. El personal asignado para el efecto, mantendrá el piso en perfecto estado de
limpieza, eliminando basuras y desperdicios sólidos, líquidos, para evitar
que se formen capas resbaladizas y los trabajadores puedan movilizarse con
facilidad y absoluta seguridad.
b. Los trabajadores deben mantener limpia y ordenada su área de trabajo. Estas
actividades deben realizarse inmediatamente cuando hayan existido
derrames de líquidos, residuos de grasas, residuos de material de limpieza.
Igualmente los vehículos, sus componentes nuevos y usados, las
herramientas, lo equipos y los materiales no utilizados deben estar
ordenados y sin obstaculizar los pasillos y salidas.
12
Ídem 7.
LAS POLÍTICAS, REGLAMENTOS Y NORMAS debe ser redactada y escrita en
términos sencillos, claros y concretos, para que sea entendida por todos los miembros, y
estas son las que influyen en el comportamiento de los individuos, y en ocasiones ésta
rigidez puede afectar o perder totalmente la libertad o autonomía, debemos tener en cuenta
esta definición para realizar un mejor trabajo en el desarrollo de cada una.
2.1.7 PRESUPUESTO13.
El presupuesto es un plan numérico para asignar recursos a actividades específicas. Sin
embargo, no es común que los recursos se utilicen para mejorar el tiempo, el espacio o la
utilización de recursos materiales.
Los tipos de presupuesto mas utilizados son:
• Presupuesto de ingresos: Presupuesto que proyecta ventas futuras. Estas ventas
tienen que basarse en el punto de equilibrio. El cual hablaremos más adelante.
Ejemplo:
CSA “X” compara que hace 3 años atrás sus ingresos en venta de repuestos es
aproximadamente $10000, para el presupuesto del año 4 (nuevo) se plantea un 2%
de incremento.
• Presupuesto de gastos: Presupuesto que enumera las actividades principales
emprendidas por una unidad y asigna una cantidad en dólares para cada una. Es
decir lo que voy a gastar en producir mi servicio.
• Presupuesto de utilidades: Presupuesto utilizado por unidades separadas de una
organización que combina los presupuestos de ingresos y gastos para determinar las
utilidades.
• Presupuesto de efectivo: Presupuesto que proyecta cuanto dinero en efectivo
tendrá disponible una empresa y cuanto necesitara para cubrir los gastos.
Ejemplo:
CSA “Y” obtiene que su presupuesto efectivo debe ser de $10000 mensuales, es
decir que todos los meses debe llegar a tener en caja un efectivo de $10000 para
cubrir los gastos.
• Presupuesto de gastos de capital: Presupuesto que proyectan las inversiones en
propiedades, edificios y equipos.
13
Ídem 10.
Ejemplo:
El jefe de taller del CSA “Y” se propone comprar un limpia inyectores luego de 2
meses. Como trata de adquirir un nuevo equipo el jefe tiene que presupuestar como
lo va a pagar. Ya que si no lo hace podría tener muchas complicaciones como el
pago atrasado a sus empleados, el pago de la luz, etc.
2.2 ORGANIZACIÓN.
14,
TERRY, George R; Franklin, Stephen G. “PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION”, compañía
editorial Continental, México 13ª ed, 1998.
15
Ídem 13.
2.2.1.3 Alcance de Control16.
Un organigrama nos ayudaría a tener un control sobre todas las personas que intervienen
en el y nos da mayor facilidad para alguna mejora o cambio.
Al tener un número pequeño de subordinados se facilita el control y la comunicación del
centro pero con un número relativamente grande constituyen un reto el tener un control.
2.2.1.4 Autoridad.
Es la forma de ejercer el poder con el consentimiento de los subordinados, en esta parte
debemos tener muy claro todas las funciones y establecer claramente autoridades.
La delegación de funciones es un punto clave, ésta consiste en dar autoridad y
responsabilidad a una o varias personas para que realicen tareas, temporalmente o
definitivamente. A mayor autoridad mayor será la responsabilidad.
La persona delegada debe cumplir con algunas cualidades como:
• Capacidad.
• Capacitación.
• Liderazgo.
• Personalidad.
• Don de gente.
Una vez hecha la delegación se debe dar el tiempo necesario y libertad indispensable para
observar el desempeño del delegado.
El empawerment ó empoderamiento así cuando delegamos funciones también delegamos
autoridad para tomar decisiones, con el fin de solucionar problemas rápidamente, esto es
dentro de los límites autorizados por las políticas del Centro de Servicio. El criterio básico
y fundamental es en que los problemas deben ser solucionados por quienes mas conocen
las causas de los mismos.
Un claro ejemplo lo tenemos en el área de mantenimiento y reparación, en donde la
persona que realiza los diagnósticos, autoriza la compra de repuestos y realiza el control de
calidad. Sin que esta orden necesite pasar por el control del jefe de taller.
En las organizaciones es muy común tener un staff o asesoría. Entendiendo como asesoría
a la persona o grupos de persona (equipo de trabajo o comité) que son contratados para
16
Ídem 13.
realizar un trabajo especifico en un determinado tiempo, en los organigramas la asesoría se
representa con líneas entrepuntadas. Por ejemplo el centro de servicio puede contar con la
ayuda de un abogado para las representaciones legales de la empresa, o si se desea la
publicidad se puede crear un departamento temporal de marketing. (grafico2.3 a)
Las ventajas de tener un staff son:
• Contar con personas con alta preparación académica, la cual es especifica para la
situación.
• Personas que disponen de todo el tiempo necesario para realizar un trabajo
específico.
• Dispone de todos los recursos que necesita.
• Sus recomendaciones tienen un alto grado de imparcialidad.
2.2.2 ORGANIGRAMA.
Es una representación grafica de la estructura organizativa con sencillez y claridad que
ahorre explicaciones y su papel es el de ser informativo. El uso del organigrama tiene
varios fines, entre los cuales tenemos: relaciones publicas, para formación del personal,
fiscalización e inspección de la organización, evaluación de la estructura, reorganización,
evaluación de cargos, etc.
El organigrama nos ayuda a:
• Organizar y ubicar los cargos y funciones en posiciones ideales.
• Facilita la comunicación.
• Define jerarquías (quien supervisa a quien, y quien reporta a quien).
• Facilita los procesos.
En los CSA se pueden utilizar este tipo de organigrama cuando la empresa es pequeña y se
dedique a un solo tipo de servicio (cuenta con un solo departamento).
Ejemplo:
En una lavadora de vehículos.
c) Organigrama Mixto: Es una combinación del tipo militar y funcional que reúne, al
mismo tiempo, las ventajas y los inconvenientes de uno y otro sistema.
Se ordenan las funciones principales en departamentos, cuyos respectivos gerentes
están al mismo nivel de responsabilidades y de autoridad. Entre otras funciones los
jefes de departamento podrán asesorar o colaborar con otros departamentos.
Reproducimos a continuación un organigrama para un Centro de Servicio Automotriz
que es el más utilizado. Este es de gran ayuda porque se puede prestar varios servicios
en la misma empresa.
Ejemplo (2):
CSA presta servicio de mantenimiento vehicular y latonería.
Grafica 2.3
• Escribir una descripción preliminar del cargo. Una descripción completa deberá
contener:
Titulo del cargo asignado (Jefe de taller, recepcionista, etc.)
Finalidad del cargo.
Las relaciones que tiene con sus subalternos así como con sus superiores,
también se debe considerar con quien es necesario mantener contactos
comerciales si son necesarios, describiendo la finalidad de cada uno de los
contactos.
Deberes y responsabilidades, enumerando las tareas específicas de las que
consiste el cargo.
Autoridad, aquí se define los limites de las acciones que un empleado puede
tomar.
Responsabilidad, siendo este una base para que el superior mida el
rendimiento de cada uno de los empleados, los resultados deben medirse en
términos de metas, planes aprobados, presupuestos, programas, etc.
Requisito mínimo, aquí cada trabajador deberá tener requisitos mínimos
para poder designarlo.
Luego de realizar una descripción por escrito de los cargos en el organigrama debemos
hacer que el personal de servicio entienda el organigrama así como sus responsabilidades.
Ejemplo:
Tomamos el ejemplo 2 y trabajaremos con el departamento de Recepción para
describir el cargo.
Cargo: Recepcionista
Función:
Actúa como recepcionista del taller y como representante del cliente en el
taller
Relación Interna:
1. Coopera con el supervisor del taller en la relación al progreso y conclusión
del trabajo.
Actividades:
1. Recibir al cliente, examina el vehiculo del cliente e informa cual es el
servicio requerido. Revisa el historial del cliente.
2. Completa y procesa la orden de trabajo. Obtiene la aprobación del cliente;
se asegura que el vehiculo este listo a la hora prometida. Estima el tiempo y
costo de la reparación, incluyendo repuesto. Explica al cliente las normas de
pago. Se mantiene al tanto del progreso del trabajo.
3. Verifica y conduce el vehiculo después de la reparación
4. Realiza el seguimiento a los clientes.
17
KOONTZ, Harold; Weihrich, Heinz “ADMINISTRACIÓN: Una Perspectiva Global”, Mc Graw-Hill,
México, 11ª ed, 1998.
Un enfoque18 basado en la competencia en todas las organizaciones de la más pequeña a la
más grande es necesario administrar los recursos humanos ya que esta actividad mejora la
productividad y la rentabilidad. Esto se lleva acabo mediante proceso de selección de
personal19.
18
Entrevista realizada al Ing. Javier Ortega Catedrático de la Universidad Politécnica Salesiana Sede
Cuenca de la Facultad de Ciencias Administrativas, en la fecha 7 de septiembre del 2006.
19
www.monografias.com “Selección del personal” y www.uaca.ac.cr “El reclutamiento y la selección del
personal”, fecha 19 de septiembre del 2006.
• Requerimientos Administrativos (Para Puestos De Jefatura)
• Contraindicaciones
Cada perfil indica cuál es el “prototipo” o cuáles son las características óptimas para las
que el candidato esté capacitado; si llena las exigencias para ejercer cabalmente el puesto
al que opta.
• Requerimientos personales: Trata de agrupar las exigencias de tipo cognoscitivo
del oferente. Algunas exigencias son susceptibles de modificar, otras no.
• Requerimientos técnicos: Son los requerimientos o exigencias de tipo técnico-
académico que se necesitan para garantizar la excelencia del ocupante del puesto.
• Requerimientos administrativos: Se refiere a los requisitos que se exigen para los
puestos de jefatura o responsables de personal subalterno. Si son llenados, se
garantizan excelentes jefes. También incluyen habilidades para el manejo de equipo
y maquinaria que dependen del puesto.
• Contraindicaciones: Son llamadas de atención, que el analista administrativo debe
tomar en cuenta y que de momento indican que el oferente no es buen candidato.
Por ejemplo: problemas de alcoholismo, mala presentación, etc.
20
Curriculum Vitae: Es la presentación resumida de la vida formativa y laboral del candidato con el fin de
que la empresa tenga información relevante para el proceso de selección. Suele acompañarse con una carta de
presentación.
2.3.2 PROCESO DE SELECCIÓN.
Y sirve como ayuda para seleccionar al mejor candidato, con las características que se
requieren para el puesto.
Existen diferentes pruebas21, a saber:
• De conocimiento: Son aquéllas en las que se evalúan conocimientos generales y
conocimientos de acuerdo al cargo
• De inteligencia: Son aquéllas en las que se mide la capacidad de aprender, de
percibir la relación entre un conjunto y sus elementos, y la de descubrir el concepto
y llevarlo a la práctica.
21
Ídem 18
• De aptitudes: Son aquéllas que se utilizan para demostrar las capacidades que tiene
un individuo para un puesto determinado.
• De personalidad o proyectivas: son aquéllas mediante las cuales medimos el
comportamiento de una persona en determinada situación.
Una vez realizadas las pruebas se hace un diagnóstico, que recaba la síntesis de los
resultados obtenidos.
En los tres puntos siguientes se utilizan para Centros de Servicios grandes o cuando se a
pedido la ayuda de un profesional para la selección.
2.3.2.4 Elaboración de Informes de Preselección.
Esta fase incluye la presentación escrita de los antecedentes de los candidatos a un puesto
determinado. Este informe debe ser enviado a la persona que remitió el Proceso para pedir
el personal (punto 2.3.1.1).
En éste informe se da los resultados de la entrevista y la preselección.
2.3.2.6 Contratación.
Con base en la comunicación de la persona que remitió el Proceso, viene la selección final.
Se procede a anunciar al candidato seleccionado para el puesto, así como acordar la fecha y
los primeros parámetros de ingreso.
2.4 DIRECCIÓN.
22
http://www.monografias.com/trabajos5/moti/moti.shtml “LA MOTIVACION”, 19 de septiembre del
2006.
2.4.1.2 Importancia del Administrador o Jefe de Taller en la Motivación23.
Hay diferentes cosas que se pueden hacer para fomentar la motivación en los trabajadores:
• Hacer interesante el trabajo: Es muy común que nos encontremos frente a
personas que al ejecutar constantemente la misma simple operación sin cesar,
desemboque rápidamente en la apatía y el aburrimiento de éstas. Por esta razón hay
que tratar de pensar como logara que el trabajo se vuelva interesante algunos
centros lo logran tratando de rotar al personal por los diferentes departamentos
• Relacionar las recompensas con el rendimiento: Hay que ser reacios para
vincular las recompensas con el rendimiento. Primero y principal, es mucho más
fácil acordar a todos un mismo aumento de sueldo. Este enfoque suele implicar
menos trajín y además requiere poca justificación. La segunda razón es que a igual
trabajo debe pagarse igual salario. Suele ocurrir en otros casos que la política del
centro determina que los aumentos de salarios responden a ciertos lineamientos, no
vinculables con el rendimiento. Sin embargo, aún en estos casos, suele haber
recompensas aparte del sueldo que pueden ser vinculadas con el rendimiento. Éstas
podrían incluir la asignación a tareas preferidas o algún tipo de reconocimiento
formal, pudiendo ser comisiones de ventas de repuestos si este fuera el caso de la
empresa.
• Proporcionar recompensas que sean valoradas: Muy pocos administradores se
detienen alguna vez a pensar qué tipo de retribuciones son más apreciadas por el
personal. Habitualmente piensan que el pago es la única recompensa con la cual
disponen y creen además, que no tienen nada para decir con respecto a las
recompensas que se ofrecen. Es creencia general que sólo la administración
superior puede tomar estas decisiones. Sin embargo, hay muchos otros tipos de
recompensa que podrían ser realmente apreciadas por el personal. Vale destacar a
modo de ejemplo al empleado a quien se le asigna para trabajar en determinado
proyecto o se le confía una nueva máquina o herramienta; seguramente éste
valoraría mucho este tipo de recompensa. Como síntesis podría decirse que lo más
importante para el administrador es que sepa contemplar las recompensas con las
que dispone y saber además qué cosas valora el subordinado.
• Tratar a los empleados como personas: Es de suma importancia que los
trabajadores sean tratados del mismo modo, ya que en el mundo de hoy, hay una
23
Ídem 21.
creciente tendencia a tratar a los empleados como si fueran cifras en las
computadoras. Este es un concepto erróneo puesto que en lo personal creemos que
a casi todas las personas les gusta ser tratadas como individuos.
• Alentar la participación y la colaboración: Los beneficios motivacionales
derivados de la sincera participación del empleado son sin duda muy altos. Pero
pese a todos los beneficios potenciales, creemos que sigue habiendo supervisores
que hacen poco para alentar la participación de los trabajadores.
• Ofrecer retroalimentación precisa y oportuna: A nadie le gusta permanecer a
oscuras con respecto a su propio desempeño. De hecho un juicio de rendimiento
negativo puede ser preferible a ninguno. En esta situación, una persona sabrá lo que
debe hacer para mejorar. La falta de retroalimentación suele producir en el
empleado una frustración que a menudo tiene un efecto negativo en su rendimiento.
24
http://www.ilustrados.com/publicaciones/EpyppEZFZuhIqMvIIy. “La Motivación” 19 de septiembre
2006.
25
Para los empleados, puede ser el reflejo para el valor de sus habilidades, experiencias y conocimientos,
puede ser la principal fuente de ingreso y el principal determinante de su economía individual.
• Retribución por mérito: Con este concepto el centro pretende recompensar las
metas alcanzadas y los comportamientos positivos del pasado, los programas de
méritos se establecen para pagar cantidades diferentes en momentos diferentes,
dependiendo del nivel del rendimiento, por ejemplo, una persona con
rendimiento sobresaliente puede recibir un incremento por mérito del 10%
nueve meses después de su ultimo incremento.
• En la retribución por mérito se reconoce un rendimiento pasado, es decir la
función es recompensar un comportamiento.
• Incentivo: Asocian el salario con el rendimiento de un modo directo, pueden
ser de corto plazo utilizando estándares específicos de rendimiento26 o de largo
plazo, los que se intentan dirigir los resultados de mayor rango, como
participación en el mercado, y pueden ser individual o de grupo.
• El incentivo es un mérito que se ofrece con anterioridad, se puede tomar un
ejemplo de una concesionaria al vender un vehiculo A o B, se tiene una
comisión que se sabe antes de la venta, es decir la función del incentivo es
estimular un determinado comportamiento.
• Servicios y beneficios al empleado: Son programas que incluyen alternativas
como: menos horas de trabajo, servicios (supermercados, planes financieros,
etc.) Protección social (seguro medico, pensiones, etc.) Constituye una
remuneración recibida por el empleado y costeada totalmente, o en parte por la
organización.
• Estos servicios son importantes por que favorecen a la retención de los
empleados, mejora la satisfacción de los clientes e incrementa la rentabilidad de
la empresa.
26
Se puede definir como ahorro en costes, cantidad de trabajo producido, retorno de la inversión, etc.
c) Decisión de política retributiva: Aquí se hace una relación con los objetivos del
sistema de retribuciones, y se encuentran tres decisiones:
• Igualdad interna: Aquí se hace una comparación de los puestos o niveles de
habilidades, es un factor importante a la hora de establecer las diferentes
remuneraciones, tanto para los que desarrollan trabajos similares como para los
que desarrollan trabajos diferentes. Aquí se debe tener cuidado ya que se puede
afectar en los tres objetivos del sistema de retribuciones, en la igualdad y
legalidad en forma directa ya que estas pueden afectar en las decisiones de
permanecer en el puesto, o disposición para aceptar mas responsabilidad, y en la
eficiencia en forma indirecta ya que al motivar para una mayor formación y
responsabilidad se afecta a la eficiencia de la fuerza de trabajo del centro.
• Competitividad externa: Se hace un análisis de comparación con los centros
de Servicio externos, es decir la competencia, con las que se pueden realizar
múltiples opciones como por ejemplo: Retribuir por encima de la competencia,
esperando atraer a los mejores, ofrecer un salario base menor pero mejores
beneficios, establecer un salario base y beneficios marginales menores pero una
seguridad mayor, o pagar salarios similares. Aquí se puede afectar directamente
a los objetivos de igualdad y eficiencia, ya que si los trabajadores perciben que
sus retribuciones son menores en comparación con otros centros, es probable de
que se vayan.
• Contribución de los empleados: Se refiere a la importancia que se le da al
rendimiento o antigüedad de las personas que tienen el mismo trabajo o
habilidades. Al realizar una política correcta puede tener un efecto directo sobre
las actitudes y comportamientos del trabajador, es decir mejorar la eficiencia y
conseguir la igualdad.
27
http://www.mailxmail.com/curso/empresa/trabajoequipo2 “Trabajo en equipo” 19 de septiembre 2006.
en el desarrollo y que se sientan parte de la organización, bajo la guía de una visión común
de lo que se tratan de conseguir con sus esfuerzos.
Se necesita que su equipo respalde el proyecto en vez de formar oposición y ponerle
obstáculos.
En el trabajo en equipo trataremos tres aspectos que hemos considerado importantes:
• La integración del equipo humano.
• La comunicación dentro del equipo y de éste con sus patrocinadores.
• La calidad del equipo de trabajo.
Resumiendo otra vez las características descritas, se puede establecer que un equipo es un
grupo de especialistas que comparten un objetivo impuesto desde fuera, con valores y
actitudes heterogéneas, que están sujetos a una enorme presión por lograr algo que nadie
ha logrado y poco dispuestos a las concesiones, normalmente no tienen oportunidad de
entrenarse ni de integrarse antes del proyecto y su integración pierde el sentido económico
un vez logrado el objetivo.
2.5 CONTROL
28
Entrevista realizada al Ing. René Alvarado gerente general taller AUTOTEC Cuenca, en la fecha del 5 al
11 de noviembre 2006. Basando en “Manual GM Administración de Servicio” Ecuador.
2.6.2SISTEMA PARA TENER CONTROL DE LA SATISFACCIÓN AL
CLIENTE.
Debemos elegir una manera de medir la satisfacción de los clientes, eliminando todo
método que no pueda constatarse. Delegando así responsabilidades o tomándola el
administrador de servicio para poder resolver los problemas y así dar posibles soluciones.
Al delegar la responsabilidad de controlar la satisfacción al cliente podemos también hacer
una evaluación de rendimiento al delegado.
Podemos sugerir los puntos que se pueden incluir para la evaluación de rendimiento, y
estos son:
• Responsable de la evaluación.
• La frecuencia con la que se lleva a cabo la evaluación.
• Indicadores de un resultado positivo (ejemplo: Menor número de quejas, o número
menor de repetición de fallas).
• Indicadores de un resultado negativo.
• Efectos de los indicadores.
29
Entrevista realizada al Ing. René Alvarado gerente general taller AUTOTEC Cuenca, en la fecha del 5 al
11 de noviembre 2006. Basando en “Manual GM de Promoción de Servicio” Ecuador.
La mezcla promocional está formada por la composición específica de
publicidad, promoción de ventas, relaciones públicas y ventas personales para
alcanzar sus objetivos de publicidad.
Las cuatro principales herramientas promocionales son las que se describen a
continuación:
2.7.1 LA PUBLICIDAD.
Es la utilización de los medios pagados para informar, convencer y recordar a los
consumidores de una organización, es una poderosa herramienta de promoción. La toma de
decisiones sobre publicidad es un proceso constituido por cinco pasos:
• Determinación de objetivos: Se debe tener muy claro lo que supuestamente debe
hacer la publicidad; informar, convencer o recordar.
• Decisiones sobre el presupuesto: Puede determinarse según lo que puede gastarse,
en un porcentaje de las ventas, en lo que gasta la competencia, o en los objetivos y
tareas (relación entre los dólares que se gastan y los resultados de la promoción).
• Adopción del mensaje: La decisión sobre el mensaje exige que se seleccione quién
lo redactará; que se evalúe su trabajo y se lleve a cabo de manera efectiva
• Decisiones sobre los medios que se utilizarán: Se deben definir los objetivos de
alcance, frecuencia e impacto; elegir los mejores tipos, seleccionarlos y
programarlos.
Debe considerarse todos los medios para promover un centro de servicio y poder
llegar a todos los clientes en los diferentes mercados, se requiere una selección
apropiada del medio que se va a utilizar. Tal vez cartas y llamadas telefónicas sea
lo más convenientes si se tendría una lista de nombres y direcciones. También se
debe examinar las posibilidades de utilizar el correo, radio, periódicos y hojas
volantes de propaganda.
Las propagandas e invitaciones deben ser enviadas a tiempo, para asegurarse de que
se realicen las citas definidas con cuatro días de anticipación.
Correo directo: El correo directo es muy eficiente cuando se ofrece algo
por medio de cartas personales, folletos pequeños o invitaciones formales.
Ya que el centro es una oferta gratis, se obtendrá un excelente resultado si
es que se anuncia por correo directo. Como un aproximado, si se manda 500
invitaciones, posiblemente se tendrá una clínica con 50 vehículos.
Periódicos: Se puede incluir una invitación en algún anuncio que se vaya a
publicar o también se puede publicar en un programa de propaganda
especial.
Hojas volantes: Las hojas volantes para promoción de los centros de
servicio pueden ser depositadas en almacenes o espacios de estacionamiento
que sean bien concurridos. Se tiene que clarificar cómo realizar las citas.
Radio -TV.: Al igual que cuando se realiza propagandas en periódicos, este
medio informará a un gran número de personas en el área específica del
mercado. Las invitaciones se deberán realizar en horarios claves.
Carteles: Banderas, carteles y otras formas de propaganda pueden ser
localizados alrededor del centro para dar información de los servicios a los
clientes. Estos carteles deben ser colocados en las ventanas y en el
departamento de servicio para anunciar las fechas y las horas de atención en
el centro.
• Evaluación: Será necesario evaluar los efectos en la comunicación y las ventas
antes durante y después de hacer la campaña de publicidad.
Estas características son las mismas para saber cual es la mano de obra directa.
• Material indirecto (MI): Para que sea un material indirecto debe cumplir las
siguientes características:
No se puede observar con facilidad (ej: energía eléctrica, gasolina en una
reparación, etc.)
Su cálculo no es exacto por lo que se hace es estimar su valor.
El proceso de cálculo es difícil y demorado.
Estas características son las mismas para saber cual es la mano de obra indirecta.
• Costo semi-variable: Son aquellos que tienen un componente fijo y variable y que
cambia ante variaciones de las actividades, pero estos cambios no son
proporcionales.
30
BRAVO VALDIVIESO Mercedes “CONTABILIDAD GENERAL” Tercera Edición 2000, Editora
NUEVODIA Quito- Ecuador.
Realizaremos un ejemplo para hacer el cálculo de costo de producción de un
trabajo realizado en el centro, esta forma de cálculo es una de las más sencillas por
lo que la hemos considerado:
Tiempos estimados:
Cambio de filtros de aire, gasolina 10min.
Cambio de bujías. 10min.
Limpieza de inyectores. 60min.
Revisión del sistema de frenos (ABC). 30min.
Chequeo computarizado. 10min.
Total 120min.
MOD = (2horas )6
MOD = $12
⎛ 10.000 ⎞
CIF = ⎜ ⎟2
⎝ 1800 ⎠
CIF = 6.63
El costo de servicio para nuestro trabajo realizado es la suma de los tres valores:
Costos de producción = MD + MOD + IF
Costos de producción = 137,00 + 12,00 + 6,63
Costos de producción = 155,63
En el costo de la mano de obra directa incrementamos el 7% así tenemos $12,84, que seria
el costo de servicio con la comisión del empleado, entonces para determinar el precio a
cobrar incrementamos el margen de utilidad del 45%
MD + MOD + CIF
137,00 + 12,84 + 6,63 =
$156,47 * 45% = 226.88
En ésta parte del capitulo nos vamos a ayudar de los estados financieros para
saber cual es la real situación económica de nuestro Centro. Para nuestro
estudio nos basaremos en los estados mas utilizamos.
Los estados financieros nos ayudan a medir la actuación de la empresa
durante un periodo determinado de tiempo (anual, mensual, semestral, etc.),
presenta las entradas, salidas, las ganancias ó pérdidas del centro, por lo que
es necesario tener los conocimientos.
Los estados financieros son el Balance General y el de Pérdidas y Ganancias.
Se ha creído conveniente que para entrar al estudio de los estados financieros
primero se revise un procedimiento para determinar el costo de producción de
un trabajo.
2.9.1 ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS31.
Es un documento contable que muestra el resultado de las operaciones (entradas, salidas y
las ganancias ó pérdidas) del centro durante un periodo determinado. Tomando como
parámetro los ingresos y gastos efectuados; proporciona la utilidad neta de la empresa.
A continuación presentamos un ejemplo:
31
Ídem 30.
ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS DEL AÑO 2005
INGRESOS $ $
Ventas / Servicios 67.000,00
Ventas / repuestos 143.000,00
VENTAS NETAS 210.000,00
(-) COSTOS DE SERVICIO 125.000,00
UTILIDAD BRUTA 85.000,00
GASTOS OPERATIVOS
GASTOS VENTAS 7.000,00
Comisiones vts. Empleados 2.000,00
Comisiones socios 1.000,00
Bonos e incentivos 2.000,00
Publicidad 500,00
Gts. Taller Depr. Herramientas 1.000,00
Gts. Taller suministros y servicios 200,00
Refrigerios 300,00
GASTOS ADMINISTRATIVOS 58.500,00
Sueldos y salarios 43.000,00
Servicios prestados 1.500,00
Luz, agua, teléfono 3.500,00
Monitoreo 200,00
Mantenimiento y reparación 50,00
Honorarios 3.000,00
Movilización 50,00
Copias revistas, periódicos 200,00
Arriendos 5.000,00
Impuestos fiscales, contribuciones 40,00
Contribuciones 20,00
Depreciaciones 500,00
Adecuación e instalaciones 800,00
Útiles de oficina 500,00
Suministros aseo y consumo 30,00
Suministros varios 70,00
Varios 40,00
TOTAL GASTOS 65.500,00
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 19.500,00
15% Repartición de Trabajadores 2925
25% Impuesto a la Renta 4875
UTILIDAD NETA DESPUES DE IMPUESTOS 11.700,00
Tabla 2.1
Para elaborar el estado de Perdidas y Ganancias de la tabla 2.1 tenemos los datos de:
• Ventas del servicio: Éste dato es el valor de dinero que se a obtenido por el trabajo
en el centro de servicio (mantenimiento y reparación) durante el periodo que se está
analizando, que para nuestro caso es del año 2005.
• Ventas de repuestos: Se consideró un centro de servicio que distribuye repuestos,
por lo que se tiene el valor de las ventas.
• Ventas Netas: Es el resultado de la suma de las ventas de servicio y las ventas de
repuestos, es decir comprenden el valor de todas las ventas de los servicios que
brinde el centro.
• Costos de servicio: Es la suma de todos los costos de servicio en el periodo
estudiado.
• Utilidad bruta: Es la resta del valor de ventas netas y costos de servicio.
• Gastos operativos: Son los gastos que tenemos como resultado de la operación del
centro, tenemos algunos ejemplos en la tabla 2.1.
• Gastos administrativos: Todos los gastos que representen dicha área.
• Total gastos: Es la suma de los gastos operativos y administrativos.
• 15% Repartición a trabajadores. Calculamos el 15% de las utilidades operativas
como utilidad para el trabajador.
• 25% Impuesto a la Renta: corresponde a nuestro impuesto lo calculamos de la
utilidad operativa.
Debiendo tomar en cuenta que los costos administrativos solo se refieren a los costos fijos;
por lo tanto, se multiplican los costos fijos por las ventas y luego se divide esta cantidad
por la utilidad bruta.
Para el ejemplo tenemos:
65500 × 210000
Pe =
85000
Pe = 161824
Se lo llama balance general por que el valor de los activos es igual a la suma
de los pasivos y el capital, con los resultados del balance general además de
saber la información mencionada anteriormente, también podemos saber si la
empresa tiene solvencia y liquidez.
32
Ídem 30.
Por liquidez entendemos a la capacidad de una empresa para cubrir sus
deudas a corto plazo (menos de un año) con el dinero en efectivo que tiene y
con los activos que pueden convertirse fácilmente en dinero.
La solvencia la entendemos si el centro puede cubrir sus obligaciones
(PASIVO) con su activo.
Para tener el valor de solvencia y liquidez tenemos formulas las cuales en el
siguiente ejemplo entenderemos mejor los valores.
BALANCE GENERAL
Cortado el 31 de diciembre del 2005
ACTIVOS
CORRIENTES $ $ $
DISPONIBLES -2460,99
Caja 200,00
Bancos -2660,99
EXIGIBLE 8502,89
Clientes 7610,50
Cheques protestados 790,89
Anticipos empleados 101,50
REALIZABLE
Inventario 1014,78
OTROS CORRIENTE
Cr. Fiscal renta 974,04
8030,72
FIJOS
DEPRECIABLES
Equipos de oficina 1402,30 -1376,03 26,27
Muebles y Enseres 663,43 -233,62 429,81
Herramientas depreciables 15627,15 -3943,69 11683,43
17662,88 -5553,34 12139,54
OTROS ACTIVOS
Adecuaciones e instalaciones 4701,90 -2336,00 2395,90
TOTAL ACTIVOS 22536,16
PASIVO Y PATRIMONIO
PASIVO CORRIENTE
Cts. Por pagar a empleados 1821,19
Proveedores 2618,92
Cuentas por pagar herramientas 222,15
Servicio básico por pagar 745,30
Obligaciones Bancarias 2198,26
Obligaciones Patronales 3968,45
Impuestos por pagar 1030,42
12604,69
PATRIMONIO
CAPITAL SOCIAL 5379,63
Aportes capitalización futura 7374,14
Perdida acumulada 2002 -2980,30
Resultado del ejercicio 158,00 9931,47
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 22536,16
Tabla 2.2
2.10 INDICES DE DECISIÓN33.
Liquidez
Total activos corriente 8030.72
Total pasivo corriente 12713,32
Significa que por $1 que la empresa adeuda a corto plazo dispone de $0.63
para pagar dicha deuda, se considera con liquidez cuando este valor es mayor
a $2.
Solvencia
Activos totales 22536,16
Pasivos totales 12713,32
33
Ídem 30.