Este nevoie ca foile de parcurs să fie semnate și ștampilate?

Primim frecvent astfel de întrebări din partea clienților noștri. Ele sunt îndreptățite, având
în vedere apetitul inspectorilor fiscali de a considera nedeductibile anumite cheltuieli.
Pe de altă parte, nu trebuie să cădem în extrema cealaltă. Dacă din punct de vedere fiscal
nu sunt prevăzute anumite justificări, de ce le-am obține? Este un principiu de drept acela
că dacă legea nu distinge, atunci nici noi nu trebuie să distingem.
Din punct de vedere fiscal regăsim prevederi cu privire la foile de parcurs în Codul Fiscal
la art. 298 - în Normele metodologice:
În vederea exercitării dreptului de deducere a taxei orice persoană
impozabilă trebuie să dețină documentele prevăzute de lege pentru
deducerea taxei și să întocmească foaia de parcurs care trebuie să
conțină cel puțin următoarele informații: categoria de vehicul utilizat,
scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși, norma proprie de consum
carburant pe kilometru parcurs.

Din câte observăm, Codul Fiscal nu solicită contrasemnarea din partea partenerului.
Despre ștampilă nu mai vorbim, după cum cunoașteți s-a renuntat de ceva vreme la
obligativitatea ștampilării documentelor.
Documentele prevăzute de lege pentru deducerea taxei se referă la bonul fiscal de
alimentare, care trebuie să aibă înscris numărul autovehiculului și datele firmei beneficiare.
În plus, Codul Fiscal prevede:
Utilizarea în scopul activității economice a unui vehicul cuprinde, fără a se
limita la acestea: deplasări în țară sau în străinătate la clienți/furnizori,
pentru prospectarea pieței, deplasări la locații unde se află puncte de
lucru, la bancă, la vamă, la oficiile poștale, la autoritățile fiscale, utilizarea
vehiculului de către personalul de conducere în exercitarea atribuțiilor de
serviciu, deplasări pentru intervenție, service, reparații, utilizarea
vehiculelor de test-drive de către dealerii auto.

După cum se poate observa, există și situații în care nu are cine să contrasemneze. Este
cazul deplasării la locații unde firma are puncte de lucru, deplasarea pentru prospectarea
pietei, etc.
Din punctul meu de vedere (întărit și de controalele la care am participat), justificarea
consumului nu este dată de ștampilele și semnăturile de pe foile de parcurs, ci de bunul
simț al datelor prezentate în acestea.
Orice inspector fiscal ce analizează foaia de parcurs își poate ușor da seama dacă rutele
sunt reale sau nu. Am avut situații în care am întâlnit foi de parcurs pentru un automobil
din care reieșea că șoferul nu a dormit și nu a s-a oprit din condus timp de câteva zile.
Este evident că nu era așa.

Nu doresc să completez foile de parcurs. Este vreo problemă?

În afară de faptul că platiți mai mult, așa cum am explicat mai sus, este posibil ca
inspectorii fiscali să considere că nu există nicio justificare a folosirii automobilului în
scopul obținerii de venituri.
Noi vă recomandăm să treceți CUI-ul pe bonurile de bezină și să completați și câteva foi
de parcurs, ca să fiți sigur măcar de deductibilitatea de 50%.

Ai o mașină pe firmă? Când trebuie să prezinți

Fiscului foile de parcurs
în Contabil și fiscal, 21 Februarie 2017
CFO Network România
Atunci când autoturismele firmei sunt folosite și în scop personal de angajați, deducerea
cheltuielilor auto pentru acestea poate deveni dificilă. Asftel, neîntocmirea corectă a foilor
de parcurs reprezintă un risc fiscal asumat de companiile ce au mașini și vor să își deducă
cheltuielile pe care le implică folosirea acestora.   
Deducerea cheltuielilor auto pentru mașinile firmei poate deveni problematică atunci
când autoturismele sunt folosite și în scop personal de angajați. În funcție de modul de
utilizare al autoturismelor, cheltuielile pot fi deductibile pentru firmă sau nu, așa cum, în
anumite situații, salariații pot fi obligați să plătească taxe și impozite pentru folosirea
automobilelor.
Neîntocmirea corespunzătoare a foilor de parcurs este un risc fiscal pe care și-l asumă
firmele atunci când au autoturisme și vor să își deducă cheltuielile pe care le implică
folosirea mașinilor.

Regulile generale în privința deducerii cheltuielilor cu mașina

firmei
Regula generală este că valoarea cheltuielilor auto și a taxei pe valoarea adăugată (TVA)
aferent sunt deductibile 100%, atât timp cât vehiculele sunt folosite exclusiv în scopul
activității economice.
Autoturismele cărora li se aplică această regulă sunt vehiculele cu o masă totală maximă
autorizată care să nu depășească 3.500 kg și care să nu aibă mai mult de nouă
scaune de pasageri, incluzând și cel al șoferului.
Pentru vehiculele folosite de agenții de vânzări, agenții de achiziții și taxiuri, sunt
acceptate și deplasări în scop personal, dar fără să aibă un caracter abuziv. Mai precis,
sunt acceptate drumurile de la domiciliu la locul de muncă.

Foile de parcurs, obligatorii dacă firma deduce 100% din

cheltuieli
Companiile care optează pentru deducerea integrală a cheltuielilor și a TVA-ului pentru
achizițiile și cheltuielile aferente vehiculelor trebuie să justifice folosirea exclusivă în
interesul activității economice a vehiculelor, prin întocmirea foilor de parcurs.
Foaia de parcurs trebuie să cuprindă cel puţin următoarele informaţii:
• categoria de vehicul utilizat;
• scopul şi locul deplasării, kilometrii parcurşi;
• norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.
În scopul activității sunt cuprinse următoarele, fără a se limita la ele:
• deplasări în ţară sau în străinătate la clienţi/furnizori, pentru prospectarea pieţei;
• deplasări la locaţii unde se află puncte de lucru;
• deplasări la bancă, la vamă, la oficiile poştale, la autorităţile fiscale.
Cheltuielile cărora li se aplică această regulă sunt cheltuieli direct atribuibile vehiculelor:
• impozite locale;
• RCA;
• reparații;
• asigurări;
• chirii aferente leasingului operațional.
Cheltuielile cu amortizările nu intră sub incidența acestei reguli.

Foile de parcurs dacă mașinile firmei sunt folosite și în scop

personal
Pentru autoturismele cărora li se deduc doar 50% din cheltuielile și TVA-ul aferente, nu
trebuie întocmite foile de parcurs.
Regula generală este ca valoarea cheltuielilor auto și TVA-ul aferent sunt deductibile 50%,
dacă vehiculele sunt folosite și în scop personal.
Întâi se aplică limitarea de 50% pentru TVA. Partea de 50% de TVA nedeductibilă intră la
calculul limitării deductibilităţii pentru cheltuieli.
Se limitează și deducerea TVA-ului aferent achizițiilor interne, achiziții intracomunitare,
importuri.
Regula limitării cu 50% nu se aplică vehiculelor rutiere motorizate având o masă totală
maximă autorizată care depășește 3.500 kg sau mai mult de nouă scaune, inclusiv cel al
șoferului.