F6.P1.

SA 5/7/2019
PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
versión 4 pagina 1 de 1
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Clasificación de la Información:
PÚBLICA

SEDE HOJA No. DE

SECCIÓN
SUBSECCIÓN REGISTRO DE ENTRADA
OBJETO AÑO MES DIA

Número
Código Nombre de la Serie, Subserie o Consecutivo Fechas Extremas Unidad de Conservación Volumen de Folios
de Orden
Asunto Nombre del Expediente Número Desde Hasta Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro Carpetas de al Soporte Notas
 Número
Código Nombre de la Serie, Subserie o Consecutivo Fechas Extremas Unidad de Conservación Volumen de Folios
de Orden
Asunto Nombre del Expediente Número Desde Hasta Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro Carpetas de al Soporte Notas

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FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Clasificación de la Información:

PÚBLICA

No. de
Ítem: NOMBRE DESCRIPCIÓN

DATOS PARA EL ENCABEZADO

1 SEDE Registre el nombre de la Dirección General, Regional o Centro Zonal.

Registre código y nombre de la unidad administrativa de mayor jerarquía, de la

2 SECCIÓN cual dependa la oficina productora.

3 SUBSECCIÓN Registre código y nombre de la oficina que produce la documentación.

4 OBJETO Indique la finalidad del inventario documental.

5 HOJA N° Registre el número consecutivo de la hoja.

6 DE Registre el número total de hojas del inventario.

7 REGISTRO DE ENTRADA Consigne la fecha (año/mes/día) de diligenciamiento del FUID.

DATOS PARA EL ENCOLUMNADO

Registre de forma consecutiva y ascendente el número de cada uno de los

Número de orden registros, que corresponden a las unidades documentales que se relacionan en el
8 FUID.

9 Código Registre el código de la serie y/o subserie documental.

Nombre de la serie, Registre el nombre de la serie y/o subserie documental tal como aparece en la
10 subserie o asunto TRD.

11 Nombre del expediente Registre el nombre asignado al expediente.

Registre el número asignado al expediente para el caso de historias laborales,

12 Número contratos, historias de atención, entre otros.

Registre el rango del número consecutivo para las series actas, resoluciones,
13 Consecutivo comprobantes de pago, notas de contabilidad, entre otros.

Registre la fecha inicial y final de cada expediente, teniendo en cuenta la fecha del
14 Fechas extremas documento principal y no de los anexos, en orden de día/ mes/año.
 Consignar el número asignado a cada unidad de almacenamiento:
Caja: consigne el número de la caja en la cual se encuentra ubicado el expediente.
Carpeta: consigne el número de la carpeta que tiene asignada la unidad de
conservación.
Tomo: consigne el número del tomo (aplica para la documentación que se
15 Unidad de conservación encuentra en empastes), que tiene asignado la unidad de conservación.
Otro: consigne el número asignado a la unidad de conservación contenida en otro
soporte.

Registre el número de cada unidad de almacenamiento, cuando el expediente esté

16 Volumen de carpetas conformado por varias carpetas, se describirá cada carpeta con su número
respectivo y el total de carpetas que conforman el expediente 1 de 2; 2 de 2; etc.

17 Folios del - al Registre el número de folios que conforman la carpeta.

Registre el soporte en el que se encuentra registrada la información (papel,

18 Soporte
magnético, CD, DVD o electrónico).

19 Notas Diligencie esta casilla en caso que la carpeta o expediente presente alguna
relevancia o característica que requiera aclaración.

REGISTROS PARA LA DATACIÓN

Registre el nombre del colaborador que elaboró el inventario documental, para el

caso de transferencias primarias.
20 Elaborado por Registre el nombre del colaborador del Archivo Central que elaboró el inventario
documental, para el caso de transferencias secundarias.
Registre la fecha en la cual firma el inventario documental (día/mes/año).
Firme con su puño y letra el inventario documental, como responsable de su
elaboración.

Registre el nombre del Jefe de área responsable de aprobar el inventario

documental, para el caso de transferencias primarias.
Para el caso de transferencias secundarias, registre el nombre del Coordinador
del Grupo de Gestión Documental y/o Director Administrativo, aplica para la
Dirección General; a nivel regional, registre el nombre del Coordinador
Administrativo o Coordinador de Gestión y Soporte, responsables de aprobar el
inventario documental.
Registre la fecha en la cual el Jefe de área firma el inventario documental
(día/mes/año).
21 Aprobado por El Jefe de área debe firmar con su puño y letra el inventario documental, como
responsables de su aprobación (transferencia primaria).
El Coordinador del Grupo de Gestión Documental y/o Director Administrativo, de la
Dirección General; el Coordinador Administrativo o Coordinador de Gestión y
Soporte, deben firmar con su puño y letra el inventario documental, como
responsables de aprobar el inventario documental (transferencia secundaria).
 Registre el nombre del responsable del Archivo Central y/o Histórico que recibe la
documentación objeto de transferencia documental.
22 Recibido por Registre la fecha en la cual el responsable del Archivo Central y/o Histórico recibe
el inventario objeto de transferencia documental (día/mes/año).
El responsable de Archivo Central y/o Histórico, debe firmar con su puño y letra el
inventario documental, como responsable de su recepción.

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 F6.P1.SA 5/7/2019
PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
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FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Clasificación de la Información:
PÚBLICA

SEDE REGIONAL CAQUETA HOJA No. 1 DE 1

SECCIÓN 38000 DIRECCION REGIONAL

SUBSECCIÓN 38300 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA REGISTRO DE ENTRADA
OBJETO INVENTARIO INDIVIDUAL AÑO MES DIA
2019 5 13

Número
Código Nombre de la Serie, Subserie o Consecutivo Fechas Extremas Unidad de Conservación Volumen de Folios
de Orden
Asunto Nombre del Expediente Número Desde Hasta Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro Carpetas de al Soporte Notas
ACTAS / Actas de Comité
1 2-4 Actas comité adopciones 2019 1 25 02/01/2019 12/30/2019 1 1 1 de 1 1 200 Papel No se encuentra el Acta N°7
Regional de Adopciones
Asistencia técnica Centro Zonal
2 5 ASISTENCIA TÉCNICA 10/01/2019 4/28/2019 1 2 1 de 3 1 200 Papel
Sahagún
Asistencia técnica Centro Zonal
3 5 ASISTENCIA TÉCNICA 03/05/2019 8/26/2019 1 3 2 de 3 201 400 Papel
Sahagún
Asistencia técnica Centro Zonal El folio 420 se encuentra
4 5 ASISTENCIA TÉCNICA 07/09/2019 12/28/2017 1 4 3 de 3 401 560 Papel
Sahagún rasgado
PROCESOS / Procesos de El folio 170 contiene un sobre
5 40-12 Apellidos, nombres NUIP o TI 17/03/2019 4/23/2019 2 1 1 de 2 1 200 Papel
Adopción con CD
PROCESOS / Procesos de
6 40-12 Apellidos, nombres NUIP o TI 24/04/2019 6/23/2019 2 2 2 de 2 201 400 Papel
Adopción
 Número
Código Nombre de la Serie, Subserie o Consecutivo Fechas Extremas Unidad de Conservación Volumen de Folios
de Orden
Asunto Nombre del Expediente Número Desde Hasta Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro Carpetas de al Soporte Notas

Elaborado por: ___________________________ Aprobado por: ___________________________ Recibido por: ___________________________

Fecha: __________________________________ Fecha: __________________________________ Fecha: __________________________________
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 PROCESO F1.P1.SA
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Versión 4
Página 8 de 18
FORMATO IDENTIFICACIÓN EXPEDIENTE 21/03/2019
Clasificación de la Información:
PÚBLICA

SEDE REGIONAL CAQUETA

Código Nombre

SECCIÓN
38000 DIRECCION REGIONAL - CAQUETA
SUBSECCIÓN
38002 CENTRO ZONAL FLORENCIA 2
SERIE
26 HISTORIAS
SUBSERIE
1 Historia de Atención

CABRERA MURCIA YAN CARLOS

NOMBRE DEL
EXPEDIENTE

NÚMERO
1,117,507,632
FOLIOS
del al
FECHAS EXTREMAS
de hasta
VOLUMEN DE
CARPETA No. de
Archivo Gestión Archivo Central Archivo Histórico
SIGNATURA
Estante Caja Carpeta Depósito Estante Caja Carpeta Depósito Estante Caja Carpeta
TOPOGRÁFICA

Año Tiempo de Retención Documental Disposición Final

Conservación
Apertura Cierre Archivo Gestión Archivo Central Eliminación Medio Técnico Selección
Total
TRD que aplica:
2019
 F1.P1.SA 3/21/2019
PROCESO Versión 4 Página 1 de 1
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Clasificación de la Información
FORMATO IDENTIFICACIÓN EXPEDIENTE PÚBLICA

No. de
Ítem: NOMBRE DESCRIPCIÓN

1 Sede: Registre el nombre de la Dirección General o Regional

Registre el código y el nombre de la unidad administrativa de mayor jerarquía, de la cual

2 Código y Sección: dependa la oficina productora.

3 Código y Subsección: Registre el código y el nombre de la oficina que produce la documentación.

Consigne el nombre de la serie y/o subserie documental, conforme se encuentra registrado

4 Serie y Subserie: (mayúsculas o minúsculas) en la Tabla de Retención Documental.

5 Nombre del expediente: Registre el nombre completo en mayúscula fija del expediente.

Registre el número completo del expediente, para las series documenttales que llevan
Número del expediente: numeración ej. Historias de Atención, Historias Laborales, Contratos, entre otros. Si no
6 cuenta con número de expediente, registre N/A.

7 Folios- de: Registre el número de folio con el cual inicia el expediente.

Folios- al: Registre el número de folio con el cual termina el expediente.

8

Registre la fecha del tipo documental principal que da inicio al expediente y la fecha del
Fechas extremas: último tipo documental principal (no se debe tener en cuenta las fechas de los anexos), el
cual cierra el expediente, en orden de día, mes y año. Ejemplo: del 07/11/2004 al
9 11/12/2013.

10 Volumen de carpeta No: Registre el número de carpeta con la cual inicia el expediente.

11 Volumen de carpeta de: Registre el número de carpeta con la cual finaliza el expediente. Ejemplo 1 de 2.

Signatura topográfica: Diligencie los campos de Archivo de Gestión, Central o Histórico, según la fase en la cual
12 se encuentre el expediente.

Archivo Gestión:
13 Registre el número de estante, caja y carpeta donde se ecuentra ubicado el expediente.

Archivo Central: Registre el número de depósito, estante, caja y carpeta donde se ecuentra ubicado el
14 expediente.

Archivo Histórico: Registre el número de depósito, estante, caja y carpeta donde se ecuentra ubicado el
15 expediente.

TRD que aplica

Apertura: Registre la versión de TRD con la que se creó el expediente.
16
Cierre: Registre la versión de TRD que aplique para el cierre, de acuerdo con la fecha del último
trámite o actuación adminsitrativa del expediente.

Registre el tiempo de retención que contemple la TRD de cierre del expediente, para el
archivo de gestión, central o histórico y marque con un X la disposición final que contempla
Tiempo de retención y la tabla de retención documental que aplique: conservación total, eliminación, medio
17 disposición final: técnico y selección.

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 F1.P1.SA 3/21/2019
PROCESO Versión 4 Página 1 de 1
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Clasificación de la Información
FORMATO IDENTIFICACIÓN EXPEDIENTE PÚBLICA

SEDE REGIONAL AMAZONAS

Código Nombre
SECCIÓN 11100 DIRECCIÓN REGIONAL
SUBSECCIÓN 11110 CENTRO ZONAL
SERIE 98 EXPEDIENTE SOCIO-FAMILIAR
SUBSERIE
NOMBRE DEL
EXPEDIENTE
CLEMENT ZUÑIGA ZORIS
NÚMERO 2365

FOLIOS del 1 al 180

FECHAS EXTREMAS de 11/18/2010 hasta 12/28/2018
VOLUMEN DE
CARPETA
No. 1 de 2

Archivo Gestión Archivo Central Archivo Histórico

SIGNATURA
Estante Caja Carpeta Depósito Estante Caja Carpeta Depósito Estante Caja Carpeta
TOPOGRÁFICA
1 6 10

Año Tiempo de Retención Documental Disposición Final

Conservación
Apertura Cierre Archivo Gestión Archivo Central Total
Eliminación Medio Técnico Selección
TRD que aplica
1999 2012 3 17 X X

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 F7.P1.SA
PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Versión 2
Página 11 de 18
FORMATO DE IDENTIFICACIÓN DE CAJA 11/02/2019
Clasificación de la Información:
PÚBLICA

SEDE

Código Nombre

SECCIÓN:

SUBSECCI
ÓN:

SERIE:

SUBSERIE

FECHAS
EXTREMAS CAJA N°

NÚMERO
DE VERSIÓN TRD 1999
CARPETAS:

USO EXCLUSIVO ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO

N° N°
Año Año
Transferencia Transferencia
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL HISTÓRICO

SIGNATURA TOPOGRÁFICA

DEPÓSITO ESTANTE ENTREPAÑO CAJA

ARCHIVO CENTRAL

DEPÓSITO ESTANTE ENTREPAÑO CAJA

ARCHIVO
HISTÓRICO
 F7.P1.SA XX/01/2019
PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Versión X Página 1 de1
FORMATO DE IDENTIFICACIÓN DE CAJA
Clasificación de la Información:
Pública

No. de
Ítem: NOMBRE DESCRIPCIÓN

1 Código y Sede: Registre el código y nombre de la Dirección General, Regional o Centro Zonal.

Registre el código y nombre de la unidad administrativa de mayor jerarquía, de la

2 Código y Sección: cual dependa la oficina productora.

3 Código y Subsección: Registre el código y nombre de la oficina que produce la documentación.

Consigne el nombre de la serie y/o subserie documental, conforme a lo establecido

4 Serie y Subserie: en la Tabla de Retención Documental.

Fechas extremas: Registre la fecha de la primera y la última carpeta contenida en la caja; en orden de
5 día, mes y año.

6 N° Caja: Registre el número que fue asignado a la caja.

7 Número de carpetas: Consigne el total de carpetas almacenadas en la caja.

8 Versión de TRD: Consigne la versión de TRD que fue aplicada a las series documentales.

USO EXCLUSIVO ARCHIVO CENTRAL O HISTÓRICO

Consigne el número de la transferencia, teniendo en cuenta el Acta de
Transferencia Documental, (para cada vigencia se debe iniciar nueva numeración),
Número de transferencia: el Archivo Central o Histórico será el responsable de asignar el consecutivo de las
9 Actas.

10 Año: Registre el año en que se realizó la transferencia documental.

SIGNATURA TOPOGRÁFICA ARCHIVO CENTRAL O HISTÓRICO

Indique el nombre o número que tiene asignado el depósito donde se conservarán y

Depósito:
11 custodiarían los expedientes transferidos.

Indique el número que tiene asignado el estante, donde se ubique la caja, dentro del
12 Estante: depósito.

Indique el número que tiene asignado el entrepaño donde se ubique la caja, en el

13 Entrepaño: estante.

Indique el número que se le asigne a la caja, teniendo en cuenta el lugar dispuesto

14 Caja: en el estante.

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 F7.P1.SA 2/11/2019
PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Versión 2 Página 1 de1

Clasificación de la Información:
FORMATO DE IDENTIFICACIÓN DE CAJA Pública

SEDE 15-REGIONAL BOYACÁ

Código Nombre

SECCIÓN: 1510000 DIRECCIÓN REGIONAL

SUBSECCIÓN: 1510200 CENTRO ZONAL TUNJA 2

SERIE: 2 ACTAS

Actas de Comité Técnico Consultivo de Restablecimiento de

SUBSERIE 60
Derechos

1/2/2014
FECHAS
EXTREMAS CAJA N° 5
8/21/2014

NÚMERO DE CARPETAS: 6 VERSIÓN TRD 2012

USO EXCLUSIVO ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO

N° N°
Año Año
Transferencia Transferencia
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL HISTÓRICO
5 2016 15 2035

SIGNATURA TOPOGRÁFICA

DEPÓSITO ESTANTE ENTREPAÑO CAJA

ARCHIVO CENTRAL
1 12 3 4

DEPÓSITO ESTANTE ENTREPAÑO CAJA

ARCHIVO
HISTÓRICO
2 Piso 3 7 5 20

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 F3.P1.SA
PROCESO
Versión 4
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Página 14 de 18
13/11/2018
HOJA DE CONTROL DE EXPEDIENTES
Clasificación de la Información: Pública

Código - Regional o Sede

Regional Caqueta Código - Dependencia 38200
de la Dirección General
1- HISTORIAS DE ATENCION
Código -Serie 26- HISTORIA Código- Subserie

Nombre del Expediente CUELLAR CAPERA JOSE GREGORIO Número del Expediente 1117483555

FOLIOS
ÍTEM FECHA TIPO DOCUMENTAL Y ASUNTO
(DD/MM/AAAA)
DE AL

1 5/11/2019 HISTORIA DE ATENCION 1 10

2 5/10/2019 OFICIO COMISARIA 11 11

3 5/10/2019 VALORACION SOCIAL INICIAL COMISARIA 12 15

4 5/10/2019 VALORACION PSICOLOGICA INICIAL POR COMISARIA 16 17

5 5/10/2019 ACTA DE DERECHOS DEL CAPTURADO 18 18

6 6/29/2017 COPIA DOC DE IDENTIDAD DEL NNA 19 19

7 5/10/2019 OFI. SOLICITUD VALORACION MEDICA 20 21

8 5/11/2019 AUTO DE TRAMITE N. 062 22 22

9 5/11/2019 MAIL SOL. VALORACION INICIALES 23 23

10 5/11/2019 VALORACION NUTRICIONAL INICIAL 24 26

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

Nombres y apellidos del

responsable del
diligenciamiento:

Cargo:
 F3.P1.SA
PROCESO Versión 4
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Página 15 de 18
13/11/2018
HOJA DE CONTROL DE EXPEDIENTES Clasificación de la Información:
Pública

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA HOJA DE CONTROL DE EXPEDIENTES

El formato de Hoja de Control de documentos al interior de los expedientes (series complejas como contratos, historias laborales, historias de
atención, entre otros), fue oficialmente adoptado y aprobado por el ICBF, dando cumplimiento al Acuerdo 02 de 2014 del Archivo General de la
Nación, debe ser diligenciado como requisito indispensable para la Organización de Archivos de Gestión en soporte físico, deacuerdo con el
Parágrafo del Artículo 12, el cual establece: “La persona o dependencia responsable de gestionar el expediente durante su etapa de
trámite, está obligada a elaborar la hoja de control por expediente, en la cual se consigne la información básica de cada tipo documental y
antes del cierre realizar la respectiva foliación. Cuando se realice la transferencia primaria, los expedientes deben ir acompañados de la
respectiva hoja de control al principio de los mismos”.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL FORMATO

Clasificación de la Información: una vez diligenciado el formato, se debe clasificar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, si la
Serie o Subserie documental en la TRD es de carácter reservada, clasificada o pública, el formato de Hoja de Control, se debe modifcar en la
parte superior derecha, según corresponda.

Código - Regional o Sede de la Dirección General: registre el código y nombre de la Regional o Sede de la Dirección General.

Código - Dependencia: registre el código y nombre de la dependencia o unidad administrativa de la cual dependa la oficina productora de los documentos.

Código -Serie: registre el código y nombre completo en mayúscula fija de la serie documental, de la cual va diligenciar el formato de hoja de
control.

Código- Subserie: registre el código y nombre completo con mayúsculas iniciales de la subserie documental de la cual va a diligenciar la hoja
de control.

Nombre del Expediente: registre el nombre completo en mayúscula fija del expediente del cual va a diligenciar la hoja de control.

Número del Expediente: registre el número completo del expediente para las series documenttales que llevan numeración ej. Historias de
Atención, Historias Laborales, Contratos, entre otros. Si no es necesario colocar número de expediente, registre N/A

ÍTEM: registre de forma consecutiva el número de registros que componen la hoja de control de 1 a n

FECHA: (DD/MM/AAAA): registre la fecha del tipo documental a relacionar en la hoja de control (día/mes/año), ej. (15/09/2018), se debe registrar la fecha
de radicado del ICBF, sino existe radicado, se debe tener en cuenta la fecha de recibido por el área o fecha de producción del documento.
TIPO DOCUMENTAL - ASUNTO: registre el asunto del tipo documental. Ej. Memorando, carta, acta, entre otros.

FOLIOS - del : registre el número de folio con el cual inicia el tipo documental registrado.

FOLIOS - al : registre el número de folio con el cual termina el tipo documental registrado, teniendo en cuenta los anexos que conforman el documento.

Responsable del diligenciamiento: registre nombres y apellidos completos del colaborador que diligencia la hoja de control.

Cargo: registre el cargo del colaborador encargado de diligenciar la hoja de control, si es contratista, registre contratista.
 F3.P1.SA
PROCESO
Versión 4
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Página 16 de 18
13/11/2018
HOJA DE CONTROL DE EXPEDIENTES
Clasificación de la Información: Pública

Código - Regional o Sede

Regional Caquetá Código - Dependencia 38300 - Centro Zonal Puerto Rico
de la Dirección General

Código -Serie 26 - HISTORIAS Código- Subserie 1 - Historia de Atención

Registre el número completo del registro
Nombre del Expediente PARAMO VELANDIA, PEDRO ELIAS Número del Expediente civil o tarjeta de identidad del NNA

FOLIOS
ÍTEM FECHA TIPO DOCUMENTAL Y ASUNTO
(DD/MM/AAAA)
DE AL

1 6/15/2017 Petición, apertura SIM 1 2

2 6/15/2017 Historia de Atención, diligenciamiento formato Historia de Atención en el SIM 3 22

3 7/4/2017 Auto de apertura de investigación 23 23

4 7/4/2017 Valoración inicial de psicología 24 29

5 7/4/2018 Diligencia de notificación personal 30 30

6 7/5/2018 Memorando, autorización visitas del NNA 31 31

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

Nombres y apellidos del

responsable del PEDRO PABLO MARMOL MOLINA
diligenciamiento:

Cargo: Contratista
 PROCESO F1.P21.SA
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Versión 5
Página 17 de 18
FORMATO CONTROL DE CONSULTA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES 21/03/2019
Clasificación de la Información
PÚBLICA

DATOS DEL SOLICITANTE DESCRIPCIÓN DEL EXPEDIENTE DEVOLUCIÓN DEL EXPEDIENTE

Nombres y
apellidos legibles Nombres y
Fechas extremas Folios Nombres y apellidos legibles del
No. de del colaborador apellidos legibles Nombres y apellidos
colaborador que realiza la
Ítem que realiza el del colaborador legibles del
Fecha de Nombres y apellidos del No. de No. de Fecha de Fecha de devolución
Regional y área préstamo Nombre del expediente solicitante Observaciones colaborador que
solicitud solicitante carpeta Caja entrega devolución
documental recibe el préstamo
Inicial Final Del Al
documental
 F1.P21.SA 3/21/2019
PROCESO Versión 6 página 1 de 1
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Clasificación de la Información:
FORMATO CONTROL DE CONSULTA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES PÚBLICA

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO CONTROL DE CONSULTA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL FORMATO

Clasificación de la Información: una vez diligenciado el formato, se debe clasificar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, si la Serie o
Subserie documental en la TRD es de carácter reservada, clasificada o pública. El formato control de consulta y préstamo de expedientes, se debe
modificar en la parte superior derecha, según corresponda.

DATOS DEL SOLICITANTE: los campos que hacen referencia a este ítem, deben ser diligenciados por el colaborador que va a realizar el préstamo
documental y la información se debe extraer del correo electrónico remitido por el solicitante.

No. de Ítem: registre los números consecutivamente por el total de las hojas que se generen en la vigencia (anualidad).

Fecha de solicitud: registre la fecha en que el solicitante realiza el requerimiento documental.

Nombres y apellidos del solicitante: registre nombres y apellidos del colaborador que realiza el requerimiento documental.

Regional y/o área: registre el nombre de la Regional y área que realiza el requerimiento documental.

Nombres y apellidos legibles del colaborador que realiza el préstamo documental: el colaborador que realiza el préstamo documental, debe registrar
nombres y apellidos legibles, como constancia que está realizando el préstamo documental.

DESCRIPCIÓN DEL EXPEDIENTE: los campos que hacen referencia a este ítem, deben ser diligenciados por el colaborador encargado de realizar el
préstamo documental y la información se debe extraer del rótulo del expediente que va a ser objeto de préstamo documental.

Nombre del Expediente: registrar el nombre completo del expediente como se encuentra identificiado en el rótulo de la carpeta objeto de préstamo.

Fecha extremas - inicial: registre la fecha inicial del primero tipo documental principal, que reposa en el expediente objeto de préstamo.

Fechas extremas - final: registre la fecha final del último tipo documental principal, que reposa en el expediente que va a ser objeto de préstamo.

No de carpeta: registre el número de carpeta que se encuentra indicado en el rótulo del expediente.

No de caja: registre el número de caja que se encuentra indicado en el rótulo del expediente.

Folios - del: registre el número de folio con el cual inicia el tipo documental del expediente.

Folios - al: registre el número de folio con el cual finaliza el tipo documental del expediente.

Fecha de entrega: registre el DD/MM/AAAA en que se realizó la entrega del expediente al solicitante.

Nombres y apellidos legibles del colaborador solicitante: el colaborador que solicitó el préstamo documental, debe registrar sus nombres y apellidos
completos y de manera legible, como constancia que está recibiendo la carpeta en calidad de préstamo.

DEVOLUCIÓN DEL EXPEDIENTE: los campos que hacen referencia a este ítem, deben ser diligenciados por el colaborador que recibió la devolución del
préstamo documental.

Fecha de devolución: registre la fecha DD/MM/AAAA en que el solicitante realiza la devolución del expediente que se encontraba en calidad de
préstamo.
Observaciones: relacione eventualidades evidenciadas al momento de recibir la devolución del expediente.

Nombres y apellidos legibles del colaborador que recibe el préstamo documental: el colaborador que recibe el préstamo documental, debe registrar
sus nombres y apellidos completos de manera legible, como constancia que está recibiendo a satisfacción la devolución del expediente que se
encontraba en calidad de préstamo.

Nombres y apellidos legibles del colaborador que realiza la devolución: el colaborador querealiza la devolución del préstamo documental, debe
registrar sus nombres y apellidos completos de maera legible, como constancia que está realizando entrega del expediente que se encontraba en calidad
de préstamo.

NOTA: En caso que no se requiera el diligenciamiento de alguno de los campos que conforman el "Formato de Control de Consulta y Préstamo de
Expedientes", se debe trazar una línea diagonal sobre el campo que no fue diligenciado.

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Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
LOS DATOS PROPORCIONADOS SERAN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012