INDICE

MANUAL DE PROCESOS
PERFIL DE PUESTOS ..................................................................................................................... 6
PERFIL DE PUESTOS POR COMPETENCIAS ....................................................................................... 9
ROL DE ACTIVIDADES ................................................................................................................ 12
ACTIVIDADES ESPORADÍCAS ...................................................................................................... 13
DECÁLOGO ................................................................................................................................ 14

MANUAL DE PROCESOS EN PLANEACIÓN Y LOGISTÍCA

MANUAL DE INVENTARIO FÍSICO ............................................................................................... 16
OBJETIVO ....................................................................................................................................... 18
PERSONAL A QUIEN VA DIRIGIDO .................................................................................................. 18
INVENTARIO FÍSICO ....................................................................................................................... 19
MANUAL DEL PROCESO DE EMBARQUES .................................................................................. 23
OBJETIVO ....................................................................................................................................... 25
PERSONAL A QUIEN VA DIRIGIDO .................................................................................................. 25
PROCESO DE EMBARQUES ............................................................................................................. 26
CONCLUIR UN EMBARQUE ............................................................................................................ 33
MANUAL DEL PROCESO DE TRÁNSITO ...................................................................................... 35
OBJETIVO ....................................................................................................................................... 37
PERSONAL A QUIEN VA DIRIGIDO .................................................................................................. 37
PROCESO DE TRÁNSITO ................................................................................................................. 38
MANUAL DE COMPRAS LOCALES .............................................................................................. 43
OBJETIVO ....................................................................................................................................... 45
PERSONAL A QUIEN VA DIRIGIDO .................................................................................................. 45
COMPRA LOCAL ............................................................................................................................ 46
Formato de alta de proveedor ................................................................................................... 47

MANUAL DE FACTURAS KIMBERLY CLARK ................................................................................ 62
OBJETIVO ....................................................................................................................................... 64
PERSONAL A QUIEN VA DIRIGIDO .................................................................................................. 64
PROCESO DE INGRESO DE FACTURACIÓN KIMBERLY ..................................................................... 65
POLÍTICAS PARA RECEPCIÓN KIMBERLY ........................................................................................ 75
Devolución o faltante Kimberly ................................................................................................. 76
Recepción BLUE TISSUE ............................................................................................................. 76
Devolución o faltante BLUE TISSUE ........................................................................................... 76
MANUAL DE GASTOS ................................................................................................................ 77
OBJETIVO ....................................................................................................................................... 79
PERSONAL A QUIEN VA DIRIGIDO .................................................................................................. 79
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE GASTOS ................................................................................. 80
FLUJOGRAMAS DE GASTOS ........................................................................................................... 92
MANUAL DEL PLANEADOR ....................................................................................................... 95
OBJETIVO ....................................................................................................................................... 97
REQUERIMIENTOS PARA ACCEDER AL SISTEMA ............................................................................ 98
ACCESO AL SISTEMA ...................................................................................................................... 99
ICONOGRAFÍA ................................................................................................................................ 99
PÁGINA PRINCIPAL ...................................................................................................................... 100
Planeador ................................................................................................................................ 100
Capacidad Almacén ................................................................................................................. 101
MANUAL DE DEVOLUCIÓN DE VENTAS ................................................................................... 102
OBJETIVO ..................................................................................................................................... 104
PERSONAL A QUIEN VA DIRIGIDO ................................................................................................ 104
PROCESO DE DEVOLUCIÓN DE VENTAS ....................................................................................... 105
CAUSAS DE DEVOLUCIONES ........................................................................................................ 117
Faltante de mercancía ............................................................................................................. 117
Producto dañado ..................................................................................................................... 117
Mercancia no solicitada .......................................................................................................... 117
CANCELACIÓN TOTAL DE LA FACTURA ........................................................................................ 118
REFACTURACIÓN ......................................................................................................................... 118

MANUAL DE PROCESOS EN CRÉDITO Y COBRANZA

ADMINISTRACIÓN DE CRÉDITO Y COBRANZA .......................................................................... 121
OBJETIVO ..................................................................................................................................... 123
PERSONAL A QUIEN VA DIRIGIDO ................................................................................................ 123
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE CRÉDITO Y COBRANZA ......................................................... 124
Política de contados ................................................................................................................ 124
Aplicación de cobros ................................................................................................................ 125
MANUAL DE APLICACIÓN DE COBROS ..................................................................................... 131
OBJETIVO ..................................................................................................................................... 133
PERSONAL A QUIEN VA DIRIGIDO ................................................................................................ 133
ALTA DE CLIENTES ....................................................................................................................... 134
REQUISITOS PARA CLIENTES ....................................................................................................... 134
Clientes de contado ................................................................................................................. 134
Cliente diamante ..................................................................................................................... 134
Cliente Cavalier ........................................................................................................................ 134
Cliente Junior ........................................................................................................................... 134
SOLICITUD DE ALTA DE CLIENTE .................................................................................................. 135
PROCESO PARA CLIENTE A CRÉDITO ............................................................................................ 135
Clientes Cavalier: distribuidores y casas de limpieza ............................................................... 136
Cliente Junior: Personas físicas ................................................................................................ 137
REGLA DE NEGOCIO ..................................................................................................................... 138
LIBERACIÓN DE PEDIDOS ............................................................................................................. 138
APLICACIÓN DE PAGOS ................................................................................................................ 139
MANUAL DE FACTURACIÓN .................................................................................................... 143
OBJETIVO ..................................................................................................................................... 145
PERSONAL A QUIEN VA DIRIGIDO ................................................................................................ 145
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 145
PROCESO DE FACTURACIÓN ........................................................................................................ 146
Afectar ..................................................................................................................................... 147
POSIBLES ERRORES AL FACTURAR ............................................................................................... 151

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FACTURAR CON FOLIO DE LA SUCURSAL DE OTRO ALMACÉN ..................................................... 153
PARA DAR DE BAJA UN PDF DE UNA FACTURA ............................................................................ 153

MANUAL DE PROCESOS EN RECURSOS HUMANOS

PROCESO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL ..................................................... 158
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 160
OBJETIVO GENERAL ..................................................................................................................... 160
OBJETIVOS ESPECIFÍCOS .............................................................................................................. 160
PROCESO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL (ALTA DE PERSONAL) .......................... 161
Solicitud de inicio de proceso ................................................................................................... 161
Postulación de la vacante ........................................................................................................ 162
Análisis currícular .................................................................................................................... 162
Proceso de Evaluación ............................................................................................................. 162
Selección .................................................................................................................................. 162
MANUAL DE LLENADO DE LISTA DE INCIDENCIAS EN SUCURSAL ........................................... 163
OBJETIVO ..................................................................................................................................... 165
PERSONAL A QUIEN VA DIRIGIDO ................................................................................................ 165
FORMATO DE ASISTENCIA ........................................................................................................... 166
POLÍTICAS DE INCIDENCIAS ......................................................................................................... 167
MANUAL DE PROCESO DE ANTE DEMANDA Y CITATORIO ....................................................... 168
OBJETIVO ..................................................................................................................................... 170
PERSONAL A QUIEN VA DIRIGIDO ................................................................................................ 170
ANTE DEMANDA Y CITATORIO ..................................................................................................... 171
PROCESO DE INDUCCIÓN ........................................................................................................ 173
BIENVENIDA ................................................................................................................................ 175
ANTECEDENTES ........................................................................................................................... 175
FILOSOFÍA .................................................................................................................................... 176
Misión ...................................................................................................................................... 176
Visión ....................................................................................................................................... 176
Valores ..................................................................................................................................... 176
PRODUCTO .................................................................................................................................. 177

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DERECHOS Y OBLIGACIONES ....................................................................................................... 181
USO DEL GAFETE .......................................................................................................................... 182
GENERALIDADES .......................................................................................................................... 183
Horarios ................................................................................................................................... 183
Higiene Personal ...................................................................................................................... 183
Vestimenta .............................................................................................................................. 184
REGLAMENTO/POLÍTICAS INTERNAS DE LA EMPRESA ................................................................ 184
Reglamento de los sanitarios .................................................................................................. 184
Prohibición dentro de la empresa ............................................................................................ 184
Prohibiciones de los trabajadores ........................................................................................... 185
Puntualidad ............................................................................................................................. 185
CONOCE TU EMPRESA ................................................................................................................. 186

DIRECTORIO Y ORGANIGRAMA DE PERSONAL

ORGANIGRAMA ............................................................................................................................... 188

DIRECTORIO ..................................................................................................................................... 189

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PERFIL DE PUESTOS
DESCRIPCIÓN DE PUESTO

Jefe administrativo sucursal

INTRODUCCIÓN

ESTE MANUAL TIENE LOS SIGUIENTES OBJETIVOS:

§ Que el responsable del puesto conozca las expectativas que la Empresa tiene de su trabajo.
§ Que conozca sus relaciones y la interacción que tiene con las demás áreas de la Empresa.
§ Que conozca y tenga siempre presente la RELACION DE CONFIANZA Y LEALTAD para con sus clientes y
proveedores internos y externos.
§ Para que haga de su trabajo UNA MARCA PERSONAL, que le distinga y le identifique de otras personas.

I GENERALIDADES DEL PUESTO

JEFE INMEDIATO SUPERIOR

Coordinador Administrativo

SUBORDINADOS DIRECTOS

Chofer y Almacenista

CONTACTOS INTERNOS

Crédito y Cobranza, Contabilidad, Recursos Humanos, Distribución y Logística, Compras, Mantenimiento,

Ejecutivos de ventas y Sistemas.

CONTACTOS EXTERNOS

Clientes, Acreedores, Proveedores y Organismos públicos.

II DESCRIPCIÓN GENÉRICA

OBJETIVO DEL PUESTO

Ejecutar los procesos administrativos y operativos de la sucursal a su cargo.

OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL PUESTO

1. Cumplir las metas de los indicadores asignados a la administración tales como:

-Cumplimiento del presupuesto de gastos,
-Cumplimiento del presupuesto de cobranza,
-Mantener los niveles de inventario y la veracidad de existencias en el sistema vs las existencias físicas.
-Cumplimiento de las políticas y procesos de recepción y entrega de mercancías.

III DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA

ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS

1. Hacer facturación de ventas.

2. Generar las solicitudes de cancelación y/o devolución de materiales.
3. Generar embarques o rutas para el envío de material facturado del día.
4. Supervisar la salida del material del almacén.
5. Coordinar la entrega satisfactoria del material al cliente.
6. Hacer la liquidación de los embarques del día.
7. Ejecutar la cobranza de su cartera.
8. Vigilar que las cuentas de la cartera no tengan más de 35 días.
9. Aplicar los pagos recibidos en el sistema.
10. Hacer depósitos bancarios.
11. Capturar en el sistema el ingreso de gastos fijos y variables de la sucursal.
12. Ejecutar gestión de venta y telemarketing.
13. Dar el seguimiento al proceso de pago y reposición de los gastos.
14. Hacer el check list de vehículos propiedad de la empresa.
15. Cumplir el programa de mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos a su cargo.
16. Solicitar cotizaciones de mantenimiento de servicio a vehículos para solicitar la autorización del gasto.
17. Ingresar pedidos al sistema.
18. Revisar en el planeador de ventas las existencias de los inventarios y hacer solicitudes de materiales
faltantes o por debajo de su stock mínimo con su Coordinador Administrativo o directamente a Compras
o abastecimiento
19. Realizar inventarios rotativos a su almacén.
20. Validar los documentos de recepción de mercancía vs el material recibido.
21. Dar ingreso al sistema los tránsitos recibidos.
22. Realizar los procesos de pago de nómina en forma quincenal.
23. Atender los procesos de separación voluntaria o involuntaria del personal a su cargo.
24. Hacer entrevistas a candidatos a puestos vacantes.
25. Atender los pagos de los diferentes servicios (renta, luz, agua, etc.)

ACTIVIDADES CONTINUAS RELACIONADAS CON EL SITIO “NEGOCIO SUSTENTABLE”

1. Revisión diaria de indicadores (operativos y de cobranza) de su sucursal en los tableros.

2. Investigar las problemáticas que tienen las sucursales, cuando el status del indicador se encuentra muy
por debajo de la meta y darle solución a cada una de ellas.
3. Pedir apoyo a sus Coordinadores Administrativos para gestionar soluciones con los diferentes
departamentos en caso necesario.
- Crédito y Cobranza; status de contado, validación de depósitos, aplicación de notas de crédito,
solicitud de evidencias, conclusión de embarques, cuentas vencidas.
- Embarques; status de facturas por entregar, ruteros, entregas en tiempo y forma, liquidación de
embarques, relación de rechazos o cancelaciones.
- Compras; Ingresos de compras, fechas compromiso de abastecimiento.
- Ventas; Entregas de materiales en tiempo y forma.
- Almacén; Inventarios, cargas en tiempo y forma.
- Recursos Humanos; vacantes, finiquitos, cambios de puestos, presupuesto de sueldos, bonos por
productividad.
- Contabilidad; presupuestos, gastos, autorización de gastos.
- Sistemas; Entrega de equipos de cómputo, accesos al sistema, anomalías, conectividad, soporte.

ACTIVIDADES ESPORÁDICAS

1. Asistir a cursos de capacitación.

2. Solicitar anticipos de viáticos al departamento de Contabilidad.
3. Dar seguimiento a la comprobación de gastos de viáticos con el responsable.
4. Coordinar las actividades necesarias para cambiarse de ubicación.

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PERFIL DE PUESTO POR COMPETENCIAS

I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Título del puesto Jefe administrativo de sucursal

Puesto al que reporta Gerente de Administración
Puestos que le reportan directamente Coordinador administrativo de
sucursal
Dirección/división a la que reporta Ecodeli Comercial
Clave del puesto (a llenar por RRHH).

II. PERFIL DEL PUESTO:

Escolaridad mínima (especificar) Ing. Industrial. LAE

Estado civil Indistinto
Discapacidad aceptada Ninguna
Disponibilidad para viajar No
Otros

EXPERIENCIA:

1 año mínimo en puesto similar

Conocimientos especiales:

Inglés. No
Computación (especificar). Básico, Word, Excel.
Fiscal. No
Costos. Si
Sexo Indistinto

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Actitudes y habilidades personales

ALTA MEDIA BAJA

Creatividad X
Liderazgo X
Sociabilidad X
Iniciativa X
Autodominio X
Planeación y X
organización
Responsabilidad X
Otras que
considere
importantes

Comentarios generales

Se necesita a una persona que tanga disponibilidad de horario que sea tolerante
a la frustración, alto nivel de energía y trabajo en equipo.

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Organigrama

Coordinador
Administrativo

Gerente de
Ventas

Jefe Administrativo

Chofer Almacenistas

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ROL DE ACTIVIDADES

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