Auxiliar operativo

Lección 1

Responsabilidad de marca

Supervisar actividades de colaboradores, integrarlos al equipo de trabajo siguiendo los códigos de

ética y guiarlos con la misión y visión de la empresa.

Código de ética: es la representación de las normas que rigen tu trabajo, estas son el marco de
referencia con el cual se podrá determinar si una acción es correcta o incorrecta.

Principios de conducta: Es de nuestra responsabilidad supervisar que el personal a cargo realice

sus responsabilidades apegándose a las normas, leyes y políticas vigentes. Para lograr esto se debe
de dar el ejemplo actuando de manera ética en todo momento y asegurarse que las acciones y
palabras sean congruentes entre si, tratar de manera digna a todas las personas y asumir las
consecuencias de nuestras decisiones.

Se deberán guiar y delegar responsabilidades a los colaboradores. También se deben de impulsar

las ideas del equipo para impulsar el desempeño general y mejorar el ambiente laboral.

Al ser una pieza clave se deberá de evaluar situaciones y tomar decisiones, tratar a los demás
como se espera ser tratado, promover el desarrollo del personal al buscar que logren su mas alto
nivel de desempeño.

Misión y visión: es la razón del porque existe la empresa, los valores que se practican y como
quiere ser percibida. La misión ayuda a medir si las estrategias que se están utilizando son
suficientes para alcanzar las metas de la empresa. Es importante comunicarla con todos los
colaboradores para que se enteren de las metas de la empresa. La visión promueve los valores que
se practican en la empresa, la dirección de comportamiento al colaborador e inspira en la
realización de sus actividades.

Protocolo de interacción interna

La comunicación debe ser estructurada e integral a demás de promover una interacción constante
entre los miembros para lograr los objetivos de manera competitiva

Para lograr una comunicación interna efectiva realizar los siguientes protocolos:

- Monitorear el clima organizacional, prestar atención a las necesidades cambios y

desarrollo de la comunicación con el personal
- Crear una atmosfera de trabajo agradable, comprender la forma de pensar y sentir del
personal para aumentar la influencia

Para dar a conocer alguna información es importante identificar la comunicación interna que se
tiene en la empresa.

Comunicación descendente: comienza con los altos directivos y desciende a través de los niveles
de la pirámide jerarca, su finalidad es dar instrucciones o transmitir objetivos o políticas de la
organización. Para divulgar esta información utilizar herramientas como manuales, reuniones
mensuales, publicaciones institucionales, correo electrónico entre otros
Comunicación ascendente: comienza con los colaboradores hasta llegar a los directivos, su
finalidad es dar ideas y sugerencias, propuestas de mejora o retroalimentación en los procesos.
Para divulgar la información se utiliza correo electrónico, buzones de sugerencias, reuniones
periódicas entrevistas, entre otros.

Comunicación horizontal: se realiza entre personas que tienen el mismo nivel jerargico, su
finalidad es promover la colaboración, el trabajo en equipo y controlar los procesos de un área
específica. Para divulgar la información se utiliza lo siguiente reuniones, sesiones de trabajo,
correos electrónicos.

Se debe de comunicar el equipo de trabajo de manera sencilla, objetivos, metas, planes de

trabajo, cambios de estrategia y resultados. Desarrollar una buena comunicación facilita el
cumplimiento de los objetivos.

Lección 2

Organización de la información

Manejar correctamente la información de colaboradores, proveedores y clientes ayudara a ser

mas eficientes al momento de realizar consultas, actualizaciones o modificaciones

Organización de carpetas: ordenar los archivos por carpetas ya sea de forma digital o física. Crear
carpetas por jerarquías, un buen parámetro es el tiempo, dividir las carpetas por año y mes,
dentro de ellas dividir dentro de las que se necesitan. Registrar los archivos mediante un código.
Registrar los archivos en una tabla con el departamento y el código que se definió para facilitar su
consulta. Realizar otra tabla de registro que tenga lo siguiente: área, documento, descripción y
fecha. Se puede agregar el medio por el cual se recibió o envió la información. Crear un
documento como este para cada área de trabajo.

Actualizar constantemente la información, archivar o desechar lo que no se ocupe. Archivos

digitales que no se utilizarán podrán ser pasados a un disco duro externo.

Administración de la información

Organizar la información por diferentes temas o categorías resulta útil para cada empresa, ya que
es posible manipularla mediante una base de datos que eprmite acceder a ella de forma rápida
agilizando las consultas y proporcionando informes estadisticos.

Clasificación de la información: estática cuando solo sirve para lectura, dinámica cuando se
pueden modificar y actualizar. Según su contenido pueden ser directorios, archivos de números,
proveedores entre otros.

Para facilitar el análisis de la información recaudada, regularmente se utilizan programas para

generar tablas, para elaborar una tabla se debe de determinar el objetivo de la base de datos, si es
de uso personal o la utilizaran los colaboradores. Definir los datos que se necesitan almacenar, por
ejemplo, la hora de entrada y salida. Identificar las preguntas que se quieren responder con la
base de datos. Dividir la información que se desea según las necesidades o sectores laborales que
estructuran a la compañía. Para los colaboradores se pueden recaudar los horarios, planeación de
vacaciones, horas de trabajo efectivo, horas extra y faltas por mes. Para clientes datos personales,
compras realizadas y frecuencia. Proveedores contacto, producto que suministran y condiciones
de entrega. Productos inventario mensual, mercancía que mas se vende, tipos de mermas entre
otros.

Guardar la información agrupando las bases de datos que tengan una información similar. Es
importante actualizar constantemente las bases de datos, cada 15 días, cada mes o hasta cada seis
meses.

Estructuración de informes y reportes.

Para elaborar informes o reportes dirigidos a directivos de la empresa se debe de informar la

situación de la planta a nuestro cargo

Se comienza con la organización de los datos como lo son fecha, nombre o área a donde se dirige
el documento, dirección de la planta, nombre, firma y el nombre del puesto. El contenido de la
información se debe de estructurar en tres partes. Mencionar la idea principal como introducción,
explicar o describir a detallo los argumentos que se mencionan en la introducción, cada párrafo
debe de llevar un solo tema. Conclusion reafirmando la idea principal, planteando nuevas ideas
que ayuden a agilizar procesos.

Redaccion, la claridad con la que se construyen las ideas dará el éxito de nuestro reporte, si se van
a conectar oraciones tomar en cuenta la idea principal y las ideas secundarias, evitar duplicar la
información aunque se cambien de palabras, evitar escribir como se habla, utilizar los signos de
puntuación para evitar problemas de comprensión. Consultar el diccionario para corregir la
ortografía. Pensar siempre en el receptor. Leerlo y analizar si es claro lo que se quiere transmitir.

Proceso de solicitud de insumos y servicios

Para realizar la solicitud de los insumos o servicios, se requiere saber cual es el proceso, precio
justo y momento indicado para la solicitud. Planear y realizar un pronostico de ventas, seguir el
flujo de compra, distinguir los objetivos de la compra.

Para planear las compras de manera adecuada se debe de tener un catalogo con los componentes
que se quieren adquirir, tipo de producto perecedero o no perecedero, estadísticas anteirores,
tipo de cliente al que se dirige el producto, la competencia, calidad y precio del articulo, inflación.

El flujo de las comprar: elaborar la requisision, se realiza la solicitud de productos que se

requieren y se manda al departamento de contabilidad, emisión de compra, departamento que
solicita servicio, cantidad del producto o servicio, costo unitario o total, fecha de solicitud, nombre
y firma del que lo autoriza,

Paso 3 adquisicion de compra

Paso 4 una vez autorizada la compra, ente se conecta una vez autorizada la compra se regresa a
contabilidad para que contacte con el cemento, paso 5 procura control de la compra.