Curs: Managementul informaţiilor

Modul: Managementul informaţiilor

Unitate: Managementul corporativ al informaţiilor

Conceptul

Managementul informaţiilor la nivel de organizaţie poate fi definit ca

procesul de colectare, organizare şi control al informaţiilor care provin
din diferite surse şi distribuția lor între grupurile ţintă din cadrul
organizaţiei (angajaţi, management, acţionari) şi din afara organizaţiei
(cumpărători, furnizori, agenții de stat). Stuctura companiei trebuie
organizată în așa fel încât să asigure manipularea informaţiilor care
provin din lumea externă, dar şi din organizaţia în sine, precum şi
distribuția informaţiilor către publicul ţintă, prin utilizarea unor diferite
canale de comunicare: documente scrise, e-mail, telefoane mobile,
web etc. Bineînţeles, scopul principal al procesului de management al
informaţiilor la nivel de organizaţie este să pună informaţia ideală la
dispoziţia oamenilor potriviți, la momentul oportun. Aceasta pentru ca
deciziile care se iau pe baza unor astfel de informaţii să fie adecvate şi
să contribuie la realizarea obiectivelor de afaceri definite la nivel de
organizaţie.

Principiile managementului corporativ al informaţiilor

Un sistem de succes al managementul informaţiilor la nivel de

organizaţie subînţelege respectarea unor principii de bază. Acestea
sunt:

Informaţia este o resursă care se află în proprietatea

organizaţiei. Înțelegerea semnificației acestui principiu este
importantă la toate nivelele ierarhice din cadrul organizaţiei,
începând de la angajaţii aflaţi la baza scării ierarhice şi până la
managementul de top, pentru ca sistemul de management al
informaţiilor să aibă succes.
Accesul la informaţii trebuie să fie liber şi nelimitat. Bineînţeles,
în anumite cazuri, accesul la anumite informaţii se poate limita.

© Copyright Link group 1 / 12

Curs: Managementul informaţiilor
Modul: Managementul informaţiilor
Unitate: Managementul corporativ al informaţiilor

Acestea sunt informaţiile cu caracter confidențial, însă ele

reprezintă excepţia de la regulă.
Informaţiile importante pentru organizaţie sunt depozitate şi
arhivate la nivel de organizaţie ca un întreg, ceea ce asigură
disponibilitatea lor în orice moment.

În condiţiile economice de astăzi, bazate pe cunoştinţe, informaţia a

devenit o resursă cheie pentru organizaţiile din întreaga lume.
Problema este cum putem să identificăm informaţiile utile şi reale în
marea de informaţii inutile. Scopul procesului de management al
informaţiilor la nivel de organizaţie este să selecteze şi să organizeze
informaţiile potenţial interesante şi utile pentru organizaţie.

Avansarea procesului de management al informaţiilor la nivel de

organizaţie este motivată de dorinţa de a crește eficienţa procesului de
afaceri, de a introduce noi produse şi servicii şi de a asigura respectul
faţă de legislaţia în vigoare. În afară de aceasta, procesul de
management al informaţiilor trebuie să asigure organizaţiei
posibilitatea de a răspunde în cel mai scurt timp posibil la modificările
necesităților pieței și consumatorilor, la modificările legate de
prezentarea concurenţei de afaceri etc. Acesta este un proces complex
care necesită stabilirea unui raport optim între următoarele patru
elemente cheie:

1. oameni,
2. tehnologie,
3. proces,
4. conţinut.

Etapele procesului de management al informaţiilor la

nivel de organizaţie

Procesul de management al informaţiilor corporative nu este unul nou.

Există în diferite forme încă de la începutul civilizaţiei. Este un fapt cert
că, înainte de apariţia tehnologiei informaţionale, procesul de
management a existat în organizaţiile din întreaga lume. În acele

© Copyright Link group 2 / 12

Curs: Managementul informaţiilor
Modul: Managementul informaţiilor
Unitate: Managementul corporativ al informaţiilor

timpuri, pentru întregul proces erau responsabili oameni cu o

experienţă vastă în managementul informaţiilor în formă scrisă (pe
hârtie) prin indexarea, clasificarea, arhivarea şi distribuția lor către cei
care luau deciziile.

Apariţia tehnologiei informaţionale a asigurat automatizarea întregului

proces, însă a condus şi la o creştere semnificativă a cantităţii de
informaţii cu care se confruntă organizaţiile. În asemenea condiţii, în
primul rând este important să profităm de expertiza oamenilor care ani
de-a rândul au fost responsabili în organizație cu managementul
informaţiilor în formă scrisă (pe hârtie) și de asemenea să exploatăm
politicile şi procedurile care se aplică în procesul de schimb de
informaţii electronice. Adevărul este că informaţiile care se schimbă în
formă electronică precum, de exemplu, comunicarea prin e-mail, spre
deosebire de comunicarea în formă scrisă (de exemplu, scrisoarea de
afaceri), conţine de obicei anumite forme informale de comunicare,
ceea ce creşte cantitatea de informaţii inutile.

Procesul de management al informaţiilor la nivel de organizaţie conţine

următoarele etape:

colectarea informaţiilor,
selectarea informaţiilor,
depozitarea informaţiilor,
distribuirea informaţiilor către cei care iau deciziile.

Colectarea informaţiilor

După cum am menționat deja în definiția conceptului de management

al informaţiilor, o organizaţie își colectează informaţiile atât din mediul
extern, cât şi din cel intern, din cadrul organizaţiei în sine. Informaţiile
din mediul extern reprezintă baza pentru luarea deciziilor corporative
strategice viitoare. Aceste informaţii provin dintr-un număr mare de
diferite surse. Pot fi informaţii despre concurenţă, despre avantajele
competitive, tehnologie, parteneri de afaceri, consumatori, despre
caracteristicile lor culturale şi demografice, legislaţie, direcțiile politice

© Copyright Link group 3 / 12

Curs: Managementul informaţiilor
Modul: Managementul informaţiilor
Unitate: Managementul corporativ al informaţiilor

și economice de piață; cu alte cuvinte, informaţii despre toate

elementele care, direct sau indirect, afectează afacerile organizaţiei.

Apariţia Internetului a cauzat o explozie de informaţii pe care

organizaţiile trebuie să le colecteze şi să le proceseze într-un mod
adecvat, pentru ca mai târziu să le poată utiliza pentru a lua decizii de
afaceri optime. Prin urmare, prin medierea, de exemplu, a grupurilor
de discuții sau a forumurilor de pe Internet, organizaţiile sunt capabile
să strângă destule informaţii relevante referitoare la produsele lor şi
ale concurenţei, la efectele campaniilor publicitare etc. Conform unor
cercetări, în jur de 90% din informaţiile importante pentru luarea unor
decizii strategice la nivel de organizaţiei, se pot colecta gratuit şi legal
de pe Internet.

Pe lângă mediul extern, organizaţiile își colectează informaţiile și din

mediile interne. Acestea provin de la angajaţi, management, acţionari
etc. Scopul strângerii de informaţii din mediul intern este analizarea lor
pentru a asigura luarea unor decizii orientate pe îmbunătăţirea
performanţelor organizaţiei (productivitate, respectarea politicilor și a
procedurilor interne, satisfacţia angajaţilor, cultura corporativă etc).

Selectarea informaţiilor

Selectarea informaţiilor importante pentru organizaţie reprezintă un

pas cheie în procesul de management al informaţiilor. În marea de
informații, este foarte important să le deosebim pe cele importante
pentru organizaţie de cele inutile. Organizațiile consumă timp şi
resurse semnificative pentru a compara diferite versiuni ale aceleiaşi
informaţii şi pentru a evalua utilitatea curentă și viitoare a informațiilor
disponibile, ceea ce adesea rezultă în respingerea informaţiilor
importante şi păstrarea unui conţinut inutil. Ca rezultat, productivitatea
organizaţiei scade, riscurile de afaceri cresc, satisfacţia utilizatorilor
finali scade, cu alte cuvinte - se pierde profit.

Oamenii din cadrul organizaţiei, responsabili pentru selectarea

informaţiilor, cu ocazia procesului de selectare a informaţiilor

© Copyright Link group 4 / 12

Curs: Managementul informaţiilor
Modul: Managementul informaţiilor
Unitate: Managementul corporativ al informaţiilor

relevante, trebuie să încerce să răspundă la două întrebări cheie,

pentru a fi capabili să diferențieze informaţiile utile de cele inutile.
Aceste două întrebări cheie sunt:

1. Ce informaţii sunt importante pentru oamenii din cadrul organizaţiei

mele?
2. De ce informaţii am nevoie pentru a avea succes în activitate?

Răspunsul la aceste două întrebări nu este deloc simplu, deoarece, în

primul rând necesită o bună cunoaştere a resurselor de afaceri ale
organizaţiei, a obiectivelor strategice şi a orientării ei de afaceri. În
afară de aceasta, o premisă importantă a unui proces de succes de
selectare a informaţiilor este şi buna comunicare în cadrul organizaţiei,
care are scopul de a asigura o înţelegere cât mai bună a nevoilor
individuale şi a celor colective de informaţii.

Din cauza importanţei pe care o are managementul informaţiilor la

nivel de organizaţie, în condiţiile contemporane, funcții precum
directorul serviciului de informaţii (Chief Information Officer - CIO),
devin foarte respectate şi considerate foarte importante în ierarhia
organizaţională.

Depozitarea informaţiilor

Având în vedere faptul că una dintre cele mai mari amenințări la

securitatea organizației este accesul neautorizat la informaţiile
confidenţiale de care dispune aceasta, trebuie acordată o atenție
specială depozitării în siguranță a informațiilor care au o importanță
specială pentru organizaţie.

În mod tradiţional, documentele scrise pe hârtie sunt depozitate în

arhivele organizaţiei. Această metodă de păstrare a informaţiilor are
anumite avantaje din punct de vedere al securităţii informaţiilor
confidenţiale, însă are şi limitări semnificative în ceea ce priveşte
selectarea şi distribuirea informaţiilor relevante către persoanele care

© Copyright Link group 5 / 12

Curs: Managementul informaţiilor
Modul: Managementul informaţiilor
Unitate: Managementul corporativ al informaţiilor

iau decizii în organizaţii.

Apariţia tehnologiei informaţionale şi a digitalizării informaţiilor a dus la

formarea arhivelor digitale, respectiv la formarea bazelor de date de
informaţii importante pentru organizaţie. Astfel, procesul de căutare,
sortare, selectare şi distribuție are o eficienţă maximă. Problema care a
apărut odată cu arhivele digitale este cea a securităţii, având în vedere
faptul că asemenea baze de date sunt în special interesante pentru aşa-
numiţii „hoţi de informaţii” din toată lumea. Elementele esenţiale de
protecţie, bazate pe mecanisme criptografice, reprezintă condiţiile
minime pe care organizația trebuie să le îndeplinească pentru ca
întregul proces de păstrare a informaţiilor în formă digitală să aibă
sens.

Procesul de păstrare a informaţiilor în organizaţie trebuie să asigure ca

informaţiile salvate să fie disponibile oricând sunt necesare pentru
luarea unor decizii de afaceri sau pentru realizarea unor acţiuni. Dacă
informaţiile nu sunt salvate în mod corespunzător, toate fazele
anterioare şi ulterioare din procesul de management al informaţiilor la
nivel de organizaţie îşi pierd sensul.

Distribuţia informaţiilor

Întregul sistem al unui management de succes al informaţiilor la nivel

de organizaţie îşi atinge punctul culminant în distribuția informaţiilor
disponibile către cei care iau decizii, ceea ce are ca scop realizarea
obiectivelor de afaceri definite. Premisa de bază pe care trebuie să o
îndeplinească informaţiile, pentru a asigura luarea unor decizii
adecvate, este să fie oportune şi relevante. Acest lucru depinde de
calitatea şi modul în care au fost organizate şi executate precedentele
faze din procesul de management al informaţiilor la nivel de
organizaţie (fazele de colectare, selectare şi depozitare a informaţiilor).

Importanţa distribuirii informaţiilor relevante către persoanele care iau

decizii în organizaţie poate fi explicată printr-un exemplu al unei
companii de producție care își plasează produsele la consumatorii

© Copyright Link group 6 / 12

Curs: Managementul informaţiilor
Modul: Managementul informaţiilor
Unitate: Managementul corporativ al informaţiilor

finali. Prin colectarea, selectarea şi depozitarea adecvată a

informaţiilor legate de nevoile consumatorilor, preferinţele lor,
obiceiurile lor de consum, eventualele observaţii şi sugestii legate de
produsele sau serviciile organizaţiei, se creează o bază pentru
distribuirea eficientă a informaţiilor respective către persoanele care
iau decizii în diferite sectoare ale organizaţiei, pentru a aduce anumite
îmbunătăţiri producţiei şi vânzărilor.

Astfel, pe baza informațiilor primite despre nevoile indentificate ale

utilizatorilor finali, departamentul de producţie și persoanele autorizate
vor putea să îmbunătăţească versiunile existente ale produselor și
chiar să dezvolte altele noi în conformitate cu nevoile identificate ale
consumatorilor.

Pe baza informațiilor despre obişnuinţele de consum ale clienților,

persoanele autorizate din sectorul de vânzări vor fi capabile să ia
anumite decizii referitoare la îmbunătăţirea sistemului de vânzări care
va fi adaptat la cumpărători (serviciul pentru consumatori, vânzarea
mărfii în rate, programe de loialitate etc.). Rezultatul final este: clineți
mulţumiți, vânzări crescute şi profit mai mare.

Instrumente de management al informaţiilor la nivel de

organizaţie

În condiţiile de astăzi, organizaţiile din întreaga lume utilizează diferite

instrumente software pentru nevoile managementului eficient al
informaţiilor. Scopul de bază al tehnologiei este să asigure simpla
colectare, selectare, depozitare şi distribuție a informaţiilor corporative
și să faciliteze întregul proces de management al informaţiilor.

Realitatea este că în afacerile lor, organizaţiile se confruntă constant

cu informaţii în diferite formate, precum documentele scrise pe hârtie,
informaţii nestructurate în formă electronică (e-mail, mesaje instant,
documente textuale) şi diferite tipuri de formulare şi aplicații
electronice. Scopul instrumentelor software este să asigure ca toate
aceste informaţii, indiferent dacă sunt sau nu structurate, să fie

© Copyright Link group 7 / 12

Curs: Managementul informaţiilor
Modul: Managementul informaţiilor
Unitate: Managementul corporativ al informaţiilor

colectate şi salvate într-un mod adecvat. În timpul acestui proces este

important să existe anumite mecanisme adecvate pentru scanarea
documentelor scrise pe hârtie şi transferul lor în formă electronică. De
asemenea, este important ca instrumentele software să asigure
depozitarea adecvată a informaţiilor nestructurate, precum
mecanismele automatizate sau manuale de selectare a informaţiilor.
Indexarea corespunzătoare a informaţiilor și a documentelor în care se
află informaţiile respective joacă un rol critic în întregul proces. În
aceste scopuri se pot utiliza numerele de identificare (ID-uri) sau
cuvintele cheie din document. Putem concluziona că instrumentele
utilizate pentru managementului informaţiilor la nivel de organizaţie
trebuie să integreze un număr mare de funcţionalităţi, respectiv
diferite instrumente software, pentru ca întregul proces de
management al informaţiilor la nivel de organizaţie să aibă sens.

Scopul instrumentelelor de management al documentaţiei este să

asigure gestionarea mai simplă a procesului de creare, revizuire şi
utilizare a documentelor electronice. Funcţionalităţile de bază pe care
le oferă aceste instrumente software sunt bibliotecile electronice,
căutarea documentelor, opțiunea de monitorizare a unor diferite
versiuni de documente şi securitatea documentelor care conţin
informaţii importante pentru organizaţie.

Instrumentele de gestionare a mesajelor e-mail trebuie să asigure

clasificarea, depozitarea şi, ca ultimă soluție, distrugerea e-mailurilor și
a informaţiilor conținute de acestea, la fel ca și în cazul celorlalte
documente corporative.

Instrumentele software de gestionare a conţinutului web trebuie să

asigure crearea, revizuirea, controlul şi publicare adecvată a
conţinuturilor menite pentru web.

Instrumentele menite gestionării documentelor multimedia (prezentări,

videouri, logouri, fotografii etc.) au căpătat o importanţă specială
astăzi, odată cu expansiunea industriei mass-media şi a industriei
divertismentului.

În ceea ce priveşte depozitarea informaţiilor corporative importante,

© Copyright Link group 8 / 12

Curs: Managementul informaţiilor
Modul: Managementul informaţiilor
Unitate: Managementul corporativ al informaţiilor

alegerea între opțiunile de depozitare online a informaţiilor, care pot fi

accesate simplu şi rapid oricând e nevoie de anumite informaţii sau
opțiunea offline pentru informaţiile care nu se utilizează frecvent,
depinde de preferinţele organizaţiei însă ridică problema securităţii şi a
aplicării mecanismelor de protecţie adecvate. Pentru a asigura
continuitatea disponibilităţii informaţiilor la nivel de organizaţie, este
necesară efectuarea periodică a unor copii de rezervă (backup) a
bazelor de date disponibile.

Una dintre funcţiile cheie pe care trebuie să le asigure instrumentele

software, utilizate pentru managementul informaţiilor la nivelul
organizaţiei, este opțiunea de căutare şi găsire simplă a informaţiilor
necesare. Premisa de bază pentru acest lucru este indexarea şi
selectarea corespunzătoare a informaţiilor.

În concluzie, managementul informaţiilor la nivel de organizaţie este

astăzi un proces complex din cauza excesului de informaţii şi a faptului
că informaţiile apar într-un număr mare de diferite formate.
Instrumentele pe care organizaţiile le utilizează pentru această nevoie
trebuie să includă şi să combine un număr mare de diferite
funcţionalităţi pentru a realiza cu succes această sarcină. Câteva dintre
soluţiile verificate deja care se utilizează pe piaţă sunt instrumentele
software IBM şi HP, care se utilizează pentru managementul
informaţiilor la nivel de organizaţie.

© Copyright Link group 9 / 12

Curs: Managementul informaţiilor
Modul: Managementul informaţiilor
Unitate: Managementul corporativ al informaţiilor

UINF_03 - Managementul informaţiilor

1. Glisaţi răspunsul corect în câmpul gol:
Răspunsuri oferite: un input de producţie, o resursă, o
tehnologie, o marcă înregistrată

Unul dintre principiile de management al informaţiilor la nivel

de organizaţie spune că informaţia este
________ care se află în proprietatea organizaţiei.
2. Eliminaţi intrusul. Managementul informaţiilor la nivel de
organizaţie este un proces complex care subînţelege stabilirea
unui raport optim între patru elemente cheie.
a) oamenii
b) tehnologiile
c) legislaţia
d) procesul
e) conţinutul
3. Clasificaţi în ordine cronologică etapele procesului de
management al informaţiilor la nivel de organizaţie (asociați
noţiunile):
a) 3 a) depozitarea informaţiilor
b) 2 b) distribuția informaţiilor
c) 4 c) selectarea informaţiilor
d) 1 d) colectarea informaţiilor
4. Care sursă de informaţii nu aparţine mediului extern al
organizaţiei?
a) cumpărătorii
b) concurenţa
c) acţionarii
d) partenerii de afaceri
5. Una dintre cele două întrebări la care trebuie să răspundă
indivizii responsabili într-o organizaţie cu selectarea
informaţiilor este:
a) Ce nevoi au consumatorii atunci când este vorba de
informaţii?
b) Ce informaţii vor asigura organizaţiei mele realizarea celui
mai mare profit?

© Copyright Link group 10 / 12

Curs: Managementul informaţiilor
Modul: Managementul informaţiilor
Unitate: Managementul corporativ al informaţiilor

c) Ce informaţii sunt necesare oamenilor din cadrul

organizaţiei mele?
d) Cât costă depozitarea informaţiilor importante pentru
organizaţia mea?
6. Distribuția informaţiilor la nivel de organizaţie are ca scop
să:
a) elimine informaţiile inutile din bazele de date
supraîncărcate cu informații
b) asigure că informaţiile reale sunt la dispoziţia oamenilor
adecvaţi, la momentul oportun, pentru luarea unor decizii de
afaceri optime
c) asigure vânzarea informaţiilor grupurilor ţintă interesate
d) niciuna dintre variantele de răspuns nu este corectă
7. Care dintre declaraţiile de mai jos este corectă?
a) procesul de distribuție a informaţiilor la nivel de
organizaţie este un proces independent faţă de celelate
etape ale procesului de management al informaţiilor
b) informaţiile colectate de organizaţie din mediul intern se
utilizează pentru luarea unor decizii strategice la nivel de
organizaţie
c) în jur de 20% din informaţiile importante pentru luarea
deciziilor strategice se pot colecta legal şi gratuit de pe
Internet
d) niciuna dintre declaraţiile enumerate mai sus nu este
corectă

© Copyright Link group 11 / 12

 Curs: Managementul informaţiilor
Modul: Managementul informaţiilor
Unitate: Managementul corporativ al informaţiilor

1. Glisaţi răspunsul corect în câmpul gol:

o resursă
2. Eliminaţi intrusul. Managementul informaţiilor la nivel de
organizaţie este un proces complex care subînţelege stabilirea
unui raport optim între patru elemente cheie.
c
3. Clasificaţi în ordine cronologică etapele procesului de
management al informaţiilor la nivel de organizaţie (asociați
noţiunile):
aa, bc, cb, dd
4. Care sursă de informaţii nu aparţine mediului extern al
organizaţiei?
c
5. Una dintre cele două întrebări la care trebuie să răspundă
indivizii responsabili într-o organizaţie cu selectarea
informaţiilor este:
c
6. Distribuția informaţiilor la nivel de organizaţie are ca scop
să:
b
7. Care dintre declaraţiile de mai jos este corectă?
a

© Copyright Link group 12 / 12

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)