IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Para realizar el análisis, diseño, desarrollo e implantación de un sistema de

información para el seguimiento, validación y verificación de acciones de mejora
por parte de la interventoría, auditorías internas y externas en la Fundación
ASUINFANCIA
NIT: 900140632 - 1

Presentado Por:
César Alfonso Trujillo R.
C.C. 72008263

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”

ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

2019
OBJETIVO GENERAL
Resolver de modo profesional los problemas encontrados en la empresa
(Fundación), partiendo de lo enseñado en el SENA, los datos obtenidos en este
trabajo se analizan para poder incorporarlos en el nuevo sistema de gestión.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Dar seguimiento, evaluar, controlar y medir el impacto de las estrategias
implementadas para eliminar la causa raíz de hallazgos presentados en las
visitas de entes externos en los procesos.
• Tener información y descripción fehaciente para la toma de deciciones.
• Dar respuesta oportuna del estado de acciones

ÁMBITO EMPRESARIAL

Estructura organizacional.

La Fundación de primera Infancia AUSINFANCIA, tiene como alcance el diseño

para la educación inicial, brindando una atención humanizante a la primera
infancia integral de calidad, en corresponsabilidad en con la familia.

Organigrama
 Representante
legal

Coordinacion
Coordinacion de
Administrativa y
financiera
de gestion humana

Ausiliar de Base de Cordinacion de

Compras
datos Satelites

Profesionales Profesionales
Auxiliar
Educadores Nutricionistas

Psicorientadores Secretaria

Organigrama Asuinfancia

IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD

Por Medio de la Observación este método se utilizara con el fin de identificar los
diferentes problemas potenciales que se evidencian dentro de ASUINFANCIA, que
corresponden al no seguimiento del estado de hallazgos presentados por las
diferentes interventorías y/o auditorias, teniendo como impacto el no cumplimiento
del diseño de estrategias para eliminar la causa raíz del problema detectado, en
cada una de las fuentes de intervención.
Con el Análisis se realizará un proceso de conocimiento que se inicia por la
identificación de cada una de las partes que caracterizan una realidad. De esta
manera se establecerá la relación causa- efecto entre los elementos que
componen el objeto de la investigación. Después de determinar con qué
herramientas e información para el análisis, se procederá a la parte analítica que
consiste en determinar cómo se sistematizaron el proceso de seguimiento y
control de hallazgos.
La entrevista será dirigida a Coordinadora de Administración del recurso ya que,
en su departamento es la encargada de realizar las alertas y seguimientos, pero
no cuenta con el recurso humano necesario para realizar observaciones del
estado en que se encuentran en las diferentes sedes.

Fuentes Secundarias: para la obtención de la información se consultaron textos,

revistas especializadas y documentos institucionales, la interacción del ICBF con
estas fundaciones, y la relación con otras sedes y cómo funcionan las fundaciones
de primera infancia, así como en bibliotecas, en la red de información “Internet”, en
procedimientos desarrollados, informes de gestión, indicadores , entre otros.

Los procesos que se llevan dentro de ASUINFANCIA que se encuentra en

proceso de implementación, son coherentes con las actividades del equipo de
trabajo, garantizando la disminución de incertidumbre al cumplimiento de
necesidades y expectativas de los usuarios.

Características físicas : LA ASOCIACION UNIDOS POR LA INFANCIA –

ASUINFANCIA- es una Organización No Gubernamental sin ánimo de lucro de
régimen especial. El propósito de ASUINFANCIA, es brindar atención integral de
calidad a los niños, niñas, adolescentes, familia y comunidad del departamento de
Antioquia y Colombia. Nuestra organización está conformada por un grupo de
profesionales de alta calidad humana y compromiso social. Es entidad líder en la
atención humanizada a la primera infancia.

Características técnicas:
Promovemos la salud y nutrición de la población infantil, desde su edad más
temprana y estamos atendiendo su proceso de enseñanza-aprendizaje mediante
la lúdica, siendo el juego eje transversal en el mismo, desarrollando en nuestro
quehacer el proyecto pedagógico comunitario del ICBF. Enfocamos nuestras
acciones pedagógicas a que el niño socialice e interactué con los otros niños y con
el medio que le rodea.

Productos Sustitutivos:

Acompañamos a las familias usuarias de nuestros servicios en capacitación y

difusión de la prevención del maltrato infantil y el tratamiento de temáticas diversas
que tienen su razón en la promoción y aplicación de los derechos de los niños y
niñas ; Gracias a una excelente gestión, ASUINFANCIA es reconocida como una
de las mejores entidades administradoras de programas de primera infancia,
representada en las siguientes modalidades de atención:
 Hogares Comunitarios Modalidad Familiar
 Centros de Desarrollo Infantil CDI, modalidad institucional
 Modalidad familiar Educando en el Hogar
 Hogares Comunitarios Modalidad FAMI
 Modalidad Entorno Familiar Buen Comienzo Medellín
 Hogares infantiles

Servicios

Diseño, proyecto y ejecución de programas y proyectos en procesos de

convivencia, paz y reconciliación, con perspectiva de derechos centrados en el
logro de la paz como derecho fundamental, hacia la construcción de un tejido
social humano, pacífico y civilista.

Diseño, planeación, ejecución y participación en propuestas y desarrollo de planes

y programas de Educación básica, media y técnica, tanto formal como no formal.

Diseño, planeación, ejecución y participación en propuestas y desarrollo de planes

y programas de Formación para el empleo, el trabajo, emprendimiento y la
innovación.

Planeación, organización, realización y gestión de todos los componentes

logísticos para la ejecución de eventos y jornadas formativas, lúdicas, culturales,
cívicas, recreativas y deportivas.

Diseño, desarrollo y ejecución de programas y proyectos de vivienda y hábitat que

fortalecen la calidad de vida de las familias, para el logro de la inclusión, la
equidad y la justicia social.

Servicios de consultoría y asesoría a entidades públicas y privadas en temas

relacionados con educación, promoción, prevención, protección y atención en los
ámbitos familiar social, institucional y comunitario, hacia la promoción del
desarrollo de la familia, la comunidad y la sociedad.

Identificación de la necesidad o situación problema

● ASUINFANCIA recibe visitas de diferentes entes gubernamentales y/o

privados, entre ellos, la secretaria de educación, la alcaldía de Medellín y
de municipios, el ICBF, auditorías externas de calidad entre otros, cada uno
de ellos generando hallazgos que se deben intervenir durante el año,
generando estrategias de cumplimiento. El proceso esta a cargo de una
 persona, hay 800 usuarios a nivel Antioquia y 32 satélites que tienen sus
respectivos coordinadores, el seguimiento de las acciones implementadas y
mas aun el impacto de ellas, si tuvieron efecto positivo y7o negativo, que
eliminen la causa raíz del problema, ha sido una tarea que no se ha podido
cumplir, por la cantidad de datos que se debe recolectar analizar.

Idea de solución

 Sistematizar los procesos de seguimiento, control e impacto de estrategias

que se realizan dentro de la empresa, de esta forma se garantiza, elimina la
causa raíz del problema que se pueda detectar en las diferentes
interventorías

● Para una mejor toma de decisiones, donde prevalecerán la eficacia de los

fundación, logrando con esto obtener mejores resultados a la hora de tomar
las decisiones pertinentes articulado con el horizonte.

Diseño de instrumento encuesta

Al aplicar los instrumentos con el propósito de recolectar información, permitiendo

para recolectar la información, permitiendo tener un análisis detallado del
comportamiento de aquellas estrategias implementadas y el estado de la madurez
de la gestión.
A partir de realizar un diagnostico gracias a la entrevista personalizada del líder
del procesos, podemos tener un acercamiento de la realidad de la gestión de
seguimiento y control de hallazgos encontrados a partir de la información obtenida
y el analizis de resultados podemos llegar a las conclusiones de una situación mas
real, y abordar las falencias del seguimiento de hallazgos; Por lo tanto los
instrumentos de recolección de datos ;en este caso la encuesta es uno de los
métodos más fáciles, seguros y confiables.

Consiste en un conjunto de preguntas normalizadas, denominado cuestionario

que se aplica sobre un subconjunto de la población de estudio (o muestra), a fin
de obtener datos estadísticos sobre opiniones, hechos u otras variables.
El encuestador neutral en lo posible. No puede expresar aprobación o
desaprobación respecto a las respuestas. Se realizaron preguntas abiertas y
cerradas
Las cerradas contienen categorías o alternativas de respuesta que han sido
delimitadas. Es decir, se presentan a los sujetos las posibilidades de respuesta y
ellos deben circunscribirse a éstas. las preguntas cerradas pueden ser
dicotómicas (dos alternativas de respuesta) o incluir varias alternativas de
respuesta.

En cambio las preguntas abiertas no delimitan de antemano las a alternativas de

respuesta. Por lo cual el número de categorías de respuesta es muy elevado, En
teoría es infinito.

Las preguntas
Deben ser claras y comprensibles para los respondientes.
No incomodar al respondiente, se refieren a un solo aspecto o relación lógica.
No incluyen las respuestas.
No se apoyan en instituciones, ideas respaldadas socialmente ni en evidencia
comprobada.

Para la elaboración de la encuesta se aprovechó la experiencia de más de doce

años de la creación de ASUINFANCIA, acompañado de los socios, la líder del
proceso al cual este proyecto se va a desarrollar pertenece al grupo de socios.

Se recolectó información abierta en cuestionario previamente acordado, entre el

entrevistador y la líder del proceso

Validación de la idea de solución

Una vez ejecutada la entrevista, se pudo evidenciar, que las debilidades del
proceso, es el seguimiento al cumplimiento de estrategias, fechas de
implementación y la evaluación de impacto a las estrategias presentadas.

De esta forma se crea la necesidad de una herramienta informática para

solucionar todas las de los factores de “segumuiento, validación e impacto de
estrategias”, ya que estas actividades se realiza de forma manual no sistémica y
sin un equipo de trabajo que garantice el 100% del cumplimiento .

Por tal razón el ASUINFANCIA , requiere una herramienta informática para el

seguimiento, control y análisis de efectividad de los hallazgos encontrados ,
resultados de las auditorias y seguimiento de entidades externos, de esta forma
facilitaría el cumplimiento contractual, el cumplimiento al logro, y minimizar el nivel
de incertidumbre en el cumplimiento de las necesidades y expectativas de los
usuarios.

Ajustes de la idea
El proyecto inicio a finales del mes de octubre, y continua con la identificación
inicial de la necesidad, el cual es un herramienta informática, que reúna y de
alertas y análisis de datos, acerca del estado de hallazgos que se presenta en las
diferentes auditorias de seguimiento.

Entrevista Realizada
ASUINFANCIA
NIT: 900140632 - 1

Entrevista Despachador Farmacéutica

1. Cuánto tiempo lleva en la Fundación ASUINFANCIA? Rta.

Aproximadamente 12 años
2. Qué actividades realiza en la Fundación ASUINFANCIA? Explíquelos. Se
dedica al liderar procesos como talento Humano, contratación de
proveedores, y seguimiento de contratos de entidades gubernamentales.
3. Entrega algún tipo de información al final del día al Administrador? De qué
forma? Rta. No se realiza ningún tipo de información, este se realiza al final
de mes.
4. Cuando se firma un contrato con el estado u entidades que requieran el
servicio de atención de primera infancia, ud registra algún tipo de
información? Cuál? Rta. N una plantilla de seguimiento de contratos.
5. Revisa todos los contratos el cual se compromete cumplir ASUINFANCIA,
que revisa? Rta. Si, se revisan todos los contratos, uno a uno, para verificar
compromisos, y fechas de cumplimiento.
6. Cómo identifica los contratos, su objeto y el seguimiento? Rta. En la
Fundación ASUINFANCIA se tiene un tablero acrílico, allí se anuncia para
la comunicación en genral del equio y plantillas de seguimiento, este
registro ayuda también ha velar por la información, además el distrito tiene
un aplicativo, el cual cada coordinador y/o profesional debe incluir
 información que solicita el cliente, acerca del usuario.
7. Como identifican los puntos críticos de cada contrato y los comparte a su
equipo y sedes? Rta. El Representante legal identifica los debe de cada
contrato, realiza reuniones e identifica los puntos críticos, mi lavor consiste
en realizar seguimiento a esos puntos críticos, a prevenir cada
eventualidad.
8. Si se encuentra una eventualidad, que hace? Rta. Mensualmente se reúne
los equipos de trabajo, y se hace control de los datos que registran en la
plataforma, los hallazgos encontrados se registran en una plantilla de Excel,
allí esta el cuello de botella, ya que el seguimiento de hallazgos internos y/o
externos recae en mi, y siempre se han detectado, situaciones pero el
cumplimiento de las estrategias diseñadas, para minimizar el impacto
negativo, no ha sido eficaz,
9. Que sucede con los hallasgoz que no logra cerrar ? Rta. Nosotros tenemos
un indicador de que evalua el estado de las acciones, estamos en un 15%
de cumplimiento sobre 100%, por recursos no tenemos el recurso humano
que realice el seguimiento de cumplimiento y de impacto y, estas se están
acumulando año tras año, se dan respuestas a las mas importantes, pero
ya llega en un estado, que la fundación no tiene los recurso de implementar
estrategias, por los sobrecostos, afectando la matrucula de ususarios, ya
que si disminuye la matricula, el estado no da aportas para mantener la
fundación.
10. Es agotador su trabajo? Porque? Rta. Si, pues todos los procesos se
realizan de manera manual.
11. Es fácil de entender la información que hay en los documentos (contratos,
guías) que poseen? Rta. Si, son entendibles los debes de cada contrato
12. Le gusta su trabajo, por qué? Rta. Soy fundadora del proyecto, y me
interesa muchísimo poder trabajar con un enfoque social.
13. Qué es lo que más le molesta de su trabajo? Rta. Lo que me molesta es
que es agotador, no tener una herramienta que e ayude a sintetizar los
hallazgos, el seguimiento y la efectividad de estrategias.
14. Qué es lo que más le gusta de su trabajo? Rta. Qué le sirvo a la comunidad

CONCLUSIÓN

Después de haber realizado dicha entrevista hemos concluido que la Fundación

ASUINFANCIA tiene una necesidad evidente y es de implementar un software de
Control y seguimiento de hallazgos, esto ayuda al manejo eficiente y ágil de sus
procesos internos, logrando con eso prestar un mejor servicio a los clientes.
También se lograría con la sistematización de la fundación la toma de decisiones
en tiempo real, logrando tomar correctivos a tiempo que yuden a mejorar la
prestación del servicio a la comunidad.

Links de los videos

Encuesta a padres, madres o cuidadores de los niños y niñas

Centro de Desarrollo Infantil Creadores
Urrao/2019

El objetivo, más allá de profundizar en el servicio que se presta por componentes, es muy
concreto: se busca analizar su experiencia como usuario y, a partir de ahí, elaborar las
estrategias que permitan la excelencia del servicio y el desarrollo de los componentes
adecuadamente para aumentar su satisfacción. También nos permite conocer cómo perciben
nuestros beneficiarios el trato que se les brinda, la calidad y la gama de nuestro servicio.

De igual manera, estas encuestas tienen una importancia indiscutible para ASUINFANCIA,
pues nos permite avanzar en el proceso y, ya si se presta un buen servicio, permitirá que la
población a la cual se atiende con mayor seguridad van a dejar a sus hijos en los centros
presentes en el Municipio de Urrao.

A continuación algunas herramientas que nos permiten obtener información valiosa y

afectiva, detectando oportunidades para mejorar nuestra atención y servicio a los usuarios,
y así incrementar los índices de satisfacción, beneficiando los intereses de nuestro
programa.

En el CDI Creadores encontramos los siguientes resultados:

Encuesta:
1. A partir de los resultados se puede observar que en un 100% le es agradable asistir
al centro de desarrollo infantil. Por lo tanto podemos deducir que el niño o niña ha creado
un vínculo de calidez en la unidad de servicio.
 1. ¿Su hijo/a muestra agrado al asistir a la Unidad de
Servicio?

SI
NO

100%

2. Se puede evidenciar en la siguiente grafica que el 98% de los encuestados conocen

el menú que consume día a día su niño o niña, y un 2% no tiene el conocimiento aún del
menú nutricional.

2. ¿Conoce el menú (los alimentos) que su hijo/a consume a

diario en esta Unidad de Servicio?

2%

SI
NO

98%

3. Se puede concluir según la gráfica que en un 100% de los padres, madres o

cuidadores de la unidad de servicio conocen los 4 momentos de alimentación (desayuno,
fruta, almuerzo y algo).
 3. ¿Cuántas veces al día su hijo/a recibe los alimentos
en esta la unidad de Servicio ?

1
2
3
4

100%

4. Se identifica que en la unidad de servicio es muy importante el estado nutricional de

los niños y niñas.

4. ¿Es oportuna la información sobre el estado

nutricional de su niño o niña?

SI
NO

100%

5. En la gráfica se puede reconocer que en un 97% de los padres, madres o cuidadores

conocen las actividades pedagógicas que realizan en la unidad de servicio y han participado
de ella; por lo tanto la integración de las familias tienen un porcentaje muy alto, ya que solo
un 3% no conocen las actividades o no han participado de las mismas.
 5. ¿Conoce las actividades que los agentes educativos
desarrollan con sus su hijos/as?: ¿ Y participa de ellas?

3%

SI
NO

97%

6. Los padres, madres o cuidadores en un 100% tienen el conocimiento adecuado para

realizar las peticiones, quejas, reclamos, solicitudes, denuncias o felicitación de la unidad
de servicio si lo necesitan.

6.¿Conoce la ruta para realizar una petición, queja, reclamo,

solicitud, denuncia o felicitación frente al servicio que recibe su
hijo/a?

SI
NO

100%

7. A partir de los resultados podemos concluir que un 100% de los encuestados

conocen el horario establecido de atención de los niños y niñas.
 7. ¿Conoce el horario de atención para los niños y
niñas de la Unidad de Servicio?

SI
NO

100%

8. Se puede identificar según la encuesta que la unidad de servicio cumple con los
horarios acordados en un 100%

8.¿La Unidad de Servicio cumple con el horario

acordado?

SI
NO

100%

9. Según los resultados se puede observar que en la unidad de servicio solo una vez al
mes no se presta servicio por las jornadas pedagógicas que se realizan.
 9.¿Cuántos días al mes su hijo o hija no asiste al servicio, por
la realización de las jornadas pedagógicas de las agentes
educativas?

1
2
3
4
5
6

100%

10. Se puede concluir que en la unidad de servicio se realizan talleres grupales y

reuniones a padres, madres o cuidadores, para así tener una atención más eficaz

10. ¿Ha sido invitado a un taller grupal o reunión de

padres?

SI
NO

100%

11. A partir de los resultados podemos observar que un 95% de los encuestados sienten
que la atención de la unidad de servicio es excelente en su totalidad, solo un 5% la califica
en 3 (bueno).
 11. ¿De 1 a 4, siendo 1 malo y 4 excelente ¿Cómo evalúa la
atención recibida en la Unidad de Servicio en la que su hijo es
atendido?

5%
1
2
3
4

95%

12. Los padres, madres o cuidadores en un 100% opinan que el trato de los niños y
niñas es con respeto y amabilidad.

12. ¿El talento humano de la UDS trata con respeto y

amabilidad al niño o niña?

SI
NO

100%

13. Según los resultados en un 97% de los encuestados opinan que la atención de los
niños y niñas también se presta individualmente según el caso. Un 3% opina que no es
flexible respecto a su niño o niña.
 13. ¿Es flexible la atención prestada por la UDS
frente a las particularidades de su niño o niña?

3%

SI
NO

97%

14. Se puede identificar en las opiniones y comentarios, que un 81% no tiene nada que
decir del trabajo que realiza el centro de desarrollo infantil. El 16% opina que es excelente
el servicio que se presta y un 3% felicita al talento humano que labora en la unidad de
servicio.

14. Opiniones-Comentarios

16%
Excelente servicio
3%
Deben mejorar
Felicitaciones
Ninguna opinion
81%

Conclusión
Después de haber realizado dicha encuesta hemos evidenciado que en la parte
donde está ubicada la Fundación ASUINFANCIA hay un gran flujo de personas
que recurren a los servicios que ofrecen, la percepción es excelente, el servicio de
primera infancia cumple con las necesidades y expectativas, aun los usuarios no
perciben las debilidades administrativas, pero leyendo la tendencia, de
incumplimiento de hallazgos por parte de un ente externo, en poco tiempo las
percepción puede tener el riesgo de tener un impacto negativo, si no se interviene