Go-P-01 Procedimiento de Prestación de Servicio

PROCESOS MISIONALES-GESTIÓN CÓDIGO: GO-P-01
OPERATIVA VERSIÓN: 1
PROCEDIMIENTO DE PRESTACIÓN DE FECHA: 19/12/2016
SERVICIO Página 1 de 8
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento para la prestación del servicio de transporte de la organización

AVANZANDO LOGISTICA Y TRANSPORTE ESPECIAL S.A.S., garantizando la satisfacción de los
usuarios.
2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica a todos los servicios de transporte ofrecidos por AVANZANDO
LOGISTICA Y TRANSPORTE ESPECIAL S.A.S., en sus distintas modalidades. Comprende desde la
solicitud de las cotizaciones de los servicios, hasta el control que se realiza a la prestación del
servicio.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
NTC ISO 9001:2015. Sistemas de Calidad. Requisitos.

NTC OHSAS 18001:2007. Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional
4. RESPONSABLE:
Asistente gerencia, Jefe de talento humano, Jefe de operaciones, conductor y Gerente.
5. DEFINICIONES:
Bitácora: Formato con una estructura cronológica que se actualiza regularmente.
Inspección: Examen para determinar si es conforme con los requisitos establecidos.
Plan de Calidad: Documento que enuncia las prácticas específicas de calidad, y programas de
seguridad industrial, salud ocupacional y ambiental, los recursos y las secuencias de las actividades
correspondientes a un contrato en particular.
Modificación al Contrato: Acción que afecta las condiciones originalmente pactadas en el

contrato, tales como plazos, valor, objeto, entre otros. Dichas modificaciones se evidencian en un
contrato adicional, con otro si al contrato original, oficio, acta, entre otros, siempre y cuando se
firmado y aceptado por las partes.
Planilla: Impreso o formulario con espacios en blanco para rellenar, en los que se dan informes, se
hacen peticiones o declaraciones, etc.
Extracto del Contrato: Durante toda la prestación del servicio, el conductor del vehículo deberá
portar en papel membreteado de la empresa y firmado por el representante legal de la misma, un
extracto del contrato que contenga como mínimo los siguientes datos:
1. Nombre de la entidad contratante.

2. Duración del contrato, indicando su fecha de iniciación y terminación.
3. Objeto del contrato.
4. Origen y destino.
5. Placa, marca, modelo y número interno del vehículo.
6. DESAROLLO
6.1 Contratación del servicio
Se Recibe comunicación telefónica/escrita del usuario solicitante (Cliente) y verifica la

disponibilidad de los vehículos de acuerdo de las necesidades del servicio de transporte.
Si es posible prestar el servicio, se realizan negociaciones con los clientes y se finiquitan los
acuerdos para la prestación del servicio. Si no es posible prestar el servicio se le informa
inmediatamente al solicitante las razones de la decisión y se le ofrece según el caso, otras fechas
disponibles.
Las partes proceden a firmar el contrato; en este se asignan los vehículos y/o conductores según
corresponda, se establecen sus capacidades y condiciones generales.
6.2 Elaborar extracto de contrato
Se elabora el extracto de contrato, que es el soporte para la operación del vehículo. (FUEC) por
medio del programa de transportes (SIC), dicho extracto de contrato cumple con las
especificaciones del resolución 1069 de 2015.
6.3 Planeación e inspección vehicular
Planifica y verifica el estado del vehículo para el servicio, se asigna conductor el cual debe
diligenciar los formatos de inspección preoperacional, bitácora y planilla del servicio durante la
prestación del servicio, informa al cliente y le pide diligenciar el formato de solicitud de transporte.
Nota: Si el servicio se requiere viáticos y gasto de vehículo, se informa al jefe de operaciones sobre
el gasto del servicio, dicha solicitud se hace a nombre del conductor asignado.
6.5 Monitoreo satelital.
La empresa monitorea la plataforma de GPS, en la cual realiza el seguimiento de velocidad,

posicionamiento y km recorridos, etc.
Para lo anterior la empresa utiliza dispositivos de posicionamiento satelital “GPS”, los cuales
garantizan las siguientes funciones:
- Configuración remota por teléfono móvil.

-Rastreo o monitoreo en tiempo real.

- Activar / desactivar el motor
- Alarma sobre exceso de velocidad
6.4 Reporte bidireccional
Se realiza con medios de comunicación disponibles durante la prestación del servicio (celular,
radio, etc.) que permita su ubicación inmediata
6.5 Finalización del servicio
Una vez finalizado la totalidad del servicio el conductor notifica y/o informa inmediatamente al
jefe operativo su culminación.
6.6 Retorno al centro de trabajo
El conductor se reporta al centro de trabajo y debe haber diligenciado la planilla del servicio y/o la
bitácora.
Nota: Para evaluar la prestación del servicio se le envía al cliente para que diligencie GI-F-22
ENCUESTA DE SATISFACCIÓN AL CLIENTE al finalizar el contrato o durante su ejecución.
7. PROCESOS PRODUCTIVOS.
7.1 Transporte de Estudiantes: Los procesos principales son los siguientes, incluyendo actividades
contratadas:
La contratación se realizará siguiendo los lineamientos del Decreto 1079 de 2016.
El cual establece quienes suscriben contratos las cuales son: Entidades territoriales – Secretarias
de Educación de entidades territoriales certificadas, Centros Educativos, Asociación de Padres de
Familia o un grupo de Padres de Familia.
PUESTO DE EQUIPOS HERRAMIENTAS

FASES EVIDENCIA
TRABAJO MATERIALES
Contratación Jurídica PC - Impresora Contrato
Hoja de ruta -
Planeación de itinerario Jefe Operativo PC - Impresora
Planilla
CDA Certificado
Inspección Técnica Destinada por CDA
Autorizado vehículo
Jefe Operativo
Asignación conductor Formatos – Alcoholimetro Registro
Enfermera
Conductor -
Inspección Vehicular Formatos – Suministros Registro
Jefe Operativo
Monitoreo satelital Jefe Operativo Software - Formato Registro
Conductor -
Reporte bidireccional Teléfono - Internet Registro
Jefe Operativo
Conductor -
Finalización de Servicio Formato Registro
Secretaria
Retorno a Centro de
Conductor Formato Registro
trabajo
Conductor -
Inspección Vehicular formato Registro
Jefe Operativo
7.2 Transporte de Empleados: La contratación se realizará siguiendo los lineamientos del Decreto
1079 de 2016.
El cual establece que la contratación se celebra una empresa para sus trabajadores o entidad con
una empresa de servicio público terrestre automotor especial debidamente habilitada. Cuyo
objeto sea la prestación de servicio de los empleados de su lugar de residencia hasta lugar de
trabajo.
Los procesos principales son los siguientes, incluyendo actividades contratadas:

FASES EVIDENCIA
TRABAJO MATERIALES
Hoja de ruta -
Planilla
CDA Certificado
Jefe Operativo
Asignación conductor Formatos - Alcoholimetro Registro
Enfermera
Conductor -
Jefe Operativo
Conductor -
Jefe Operativo
Conductor -
Secretaria
Retorno a Centro de
trabajo
Conductor -
Jefe Operativo
7.3 Transporte de Turistas: La contratación se realizará siguiendo los lineamientos del Decreto
1079 de 2016.
El cual establece que la contratación se suscriba entre el prestador de servicios turísticos con una
empresa de servicio público de transporte terrestre automotor especial debidamente habilitadas.
Cuyo objeto sea el traslado de turistas.

FASES EVIDENCIA
TRABAJO MATERIALES
Hoja de ruta -
Planilla
CDA Certificado
Jefe Operativo
Asignación conductor Formatos - Alcoholímetro Registro
Enfermera
Conductor -
Jefe Operativo
Conductor -
Jefe Operativo
Conductor -
Secretaria
Retorno a Centro de
trabajo
Conductor -
Jefe Operativo
7.4 Transporte de particulares: La contratación se realizará siguiendo los lineamientos del Decreto
1079 de 2016.
El cual establece que la contratación se suscriba entre el representante de un grupo específico de

usuarios con una empresa de servicio público de transporte terrestre automotor especial
debidamente habilitada.


FASES EVIDENCIA
TRABAJO MATERIALES
Hoja de ruta -
Planilla
CDA Certificado
Jefe Operativo
Enfermera
Conductor -
Jefe Operativo
Conductor -
Jefe Operativo
Conductor -
Secretaria
Retorno a Centro de
trabajo
Conductor -
Jefe Operativo
7.5 Transporte de usuario del servicio de salud: La contratación se realizará siguiendo los
lineamientos del Decreto 1079 de 2016.
El cual establece que la contratación se suscriba entre una empresa Servicio Público de Transporte
Terrestre Automotor Especial legalmente constituida y las entidades de salud, para el traslado de
los usuarios de los servicios de salud, por su condición, no resulte necesario hacerlo en una
ambulancia de traslado asistencial básico o medicalizado.

FASES EVIDENCIA
TRABAJO MATERIALES
Hoja de ruta -
Planilla
CDA Certificado
Jefe Operativo
Enfermera
Conductor -
Jefe Operativo
Conductor -
Jefe Operativo
Conductor -
Secretaria
Retorno a Centro de
trabajo
Conductor -
Jefe Operativo
Nota: Una vez se halla extraviado un objeto de propiedad del cliente en el vehiculo a cargo de
AVANZANDO LOGISTICA Y TRANSPORTE ESPECIAL S.A.S, se realiza la respectiva devolución al
cliente registrando el formato GO-F-02 CONTROL DE PROPIEDAD DEL CLIENTE.
8. FLUJOGRAMA
INICIO
Contratación del servicio
Planeación e inspección vehicular
Elaborar extracto de contrato
Monitoreo satelital
Reporte bidireccional
Finalización del servicio
Retorno al centro de trabajo
FIN

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Bitácora: Formato con una estructura cronológica que se actualiza regularmente.

Inspección: Examen para determinar si es conforme con los requisitos establecidos.

Modificación al Contrato: Acción que afecta las condiciones originalmente pactadas en el

1. Nombre de la entidad contratante.

6.1 Contratación del servicio

Se Recibe comunicación telefónica/escrita del usuario solicitante (Cliente) y verifica la

6.2 Elaborar extracto de contrato

6.3 Planeación e inspección vehicular

6.5 Monitoreo satelital.

La empresa monitorea la plataforma de GPS, en la cual realiza el seguimiento de velocidad,

- Configuración remota por teléfono móvil.

-Rastreo o monitoreo en tiempo real.

6.4 Reporte bidireccional

6.5 Finalización del servicio

6.6 Retorno al centro de trabajo

La contratación se realizará siguiendo los lineamientos del Decreto 1079 de 2016.

PUESTO DE EQUIPOS HERRAMIENTAS

Los procesos principales son los siguientes, incluyendo actividades contratadas:

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El cual establece que la contratación se suscriba entre el representante de un grupo específico de

Los procesos principales son los siguientes, incluyendo actividades contratadas:

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Los procesos principales son los siguientes, incluyendo actividades contratadas:

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Contratación del servicio

Planeación e inspección vehicular

Elaborar extracto de contrato

Finalización del servicio

Retorno al centro de trabajo

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