http://www.ceccarbusinessmagazine.

ro/printeaza-articolul-3018/

CECCAR Business Magazine  ❖  Nr. 3, 30 ian. - 5 feb. 2018  ❖  Expertiza și auditul a
afacerilor +
a-
Totul despre factură
Nicu Popa

REZUMAT
Obiectul articolului de față îl constituie prezentarea reglementărilor referitoare la factură,
atât pe suport hârtie, cât și electronică. Vom supune atenției aspecte privind documentele
justificative, facturile electronice, procedura de transmitere și procedura de arhivare a
acestora, precum și modalitatea de corectare a facturilor.

Termeni-cheie: documente justificative, factură electronică, marcă temporală, semnătură

electronică, factură centralizatoare, factură simplificată

Clasificare JEL: K34, M41

Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare,

prevede la art. 6 alin. (1) că orice operațiune economico-financiară realizată se consemnează
în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate,
dobândind astfel calitatea de document justificativ.

Atenție!
Conform Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 2.634/2015 privind documentele
financiar-contabile, documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate
angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care
le-au înregistrat în contabilitate, după caz.

Potrivit prevederilor aceluiași act normativ, pentru a fi acceptate, documentele justificative

trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:

 denumirea documentului;
 denumirea/numele și prenumele și, după caz, sediul persoanei juridice/adresa
persoanei fizice care întocmește documentul;
 numărul documentului și data întocmirii acestuia;
 menționarea părților care participă la efectuarea operațiunii economico-financiare,
atunci când este cazul;
 conținutul operațiunii economico-financiare și, atunci când este necesar, temeiul legal
al efectuării acesteia;
 datele cantitative și valorice aferente operațiunii economico-financiare efectuate, după
caz;
 numele și prenumele, precum și semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea
operațiunii economico-financiare.

Alături de aceste elemente, în cuprinsul oricărui document emis de o societate trebuie să se

menționeze și informațiile prevăzute de legislația din domeniu, respectiv forma juridică, codul
de identificare fiscală și capitalul social, după caz.

Important!
Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de
documente justificative numai în condițiile în care furnizează toate informațiile prevăzute de
normele legale în vigoare.
Precizare:
Orice document sau mesaj care modifică și care se referă în mod specific și fără ambiguități la
factura inițială are același regim juridic ca o factură.

Documentele financiar-contabile pot fi prezentate pe suport hârtie sau în format electronic.

Factura în format fizic

Conform art. 319 alin. (20) din Codul fiscal, factura conține în mod obligatoriu următoarele
informații:

 numărul de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifică factura în mod
unic;
 data emiterii acesteia;
 data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau cea a încasării unui avans, în
măsura în care această dată este anterioară celei a emiterii facturii;
 denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz,
codul de identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a
prestat serviciile;
 denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit în România și care și-
a desemnat un reprezentant fiscal, precum și denumirea/numele, adresa și codul de
 înregistrare în scopuri de TVA, conform art. 316 din Codul fiscal, ale reprezentantului
fiscal;
 denumirea/numele și adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum și codul
de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului,
dacă acesta este o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă;
 denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit în România și care și-a desemnat
un reprezentant fiscal, precum și denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare
prevăzut la art. 316 din Codul fiscal ale reprezentantului fiscal;
 denumirea și cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum și
particularitățile prevăzute la art. 266 alin. (3) din Codul fiscal în definirea bunurilor, în
cazul livrării intracomunitare de mijloace de transport noi;
 baza de impozitare a bunurilor și serviciilor ori, după caz, avansurile facturate, pentru
fiecare cotă, scutire sau operațiune netaxabilă, prețul unitar, exclusiv taxa, precum și
rabaturile, remizele, risturnele și alte reduceri de preț, în cazul în care acestea nu sunt
incluse în prețul unitar;
 indicarea cotei de taxă aplicate și a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcție
de cotele taxei;
 în cazul în care factura este emisă de beneficiar în numele și în contul furnizorului,
mențiunea „autofactură”;
 dacă este aplicabilă o scutire de taxă, trimiterea la dispozițiile aplicabile din art. 319
din Codul fiscal ori din Directiva 2006/112/CE a Consiliului din 28 noiembrie 2006
privind sistemul comun al taxei pe valoarea adăugată, cu modificările și completările
ulterioare, sau orice altă mențiune din care să rezulte că livrarea de bunuri ori prestarea
de servicii face obiectul unei scutiri;
 în situația în care clientul este persoana obligată la plata TVA, mențiunea „taxare
inversă”;
 în cazul în care se aplică regimul special pentru agențiile de turism, mențiunea
„regimul marjei– agenții de turism”;
 dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de
artă, obiecte de colecție și antichități, una dintre mențiunile „regimul marjei – bunuri
second-hand”, „regimul marjei – opere de artă” sau „regimul marjei – obiecte de
colecție și antichități”, după caz;
 în cazul în care exigibilitatea TVA intervine la data încasării contravalorii integrale
sau parțiale a livrării de bunuri ori a prestării de servicii, mențiunea „TVA la
încasare”;
 o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe
facturi ori documente pentru aceeași operațiune.

Autenticitatea originii, integritatea conținutului și lizibilitatea unei facturi trebuie garantate de

la momentul emiterii până la sfârșitul perioadei de stocare a acesteia. Fiecare persoană
impozabilă stabilește modul de garantare a autenticității originii, a integrității conținutului și a
lizibilității facturii. Acest lucru poate fi realizat prin controale de gestiune. În afară de acestea,
alte exemple de tehnologii care asigură autenticitatea originii și integritatea conținutului
facturii electronice includ o semnătură electronică avansată, bazată pe un certificat calificat și
creată de un dispozitiv securizat de creare a semnăturii, sau un schimb electronic de date, în
cazul în care acordul privind schimbul prevede utilizarea unor proceduri prin care se
garantează autenticitatea originii și integritatea datelor.

Trebuie făcută o precizare suplimentară cu privire la regimul intern de numerotare a facturii,

prevăzut în anexa nr. 1 din OMFP nr. 2.634/2015. Potrivit acestuia, persoanele care răspund
de organizarea și conducerea contabilității vor desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană
sau mai multe, după caz, care să aibă atribuții privind alocarea și gestionarea numerelor
aferente facturilor emise de societate. Obligația trebuie îndeplinită anual, având în vedere că
la începutul fiecărui an trebuie să se stabilească numărul de la care se va emite prima factură.
Se vor elabora în acest sens proceduri proprii de stabilire și/sau alocare de numere ori serii,
după caz. Dispozițiile impun existența unui număr de ordine sau a unei serii care trebuie să fie
secvențial(ă), stabilit(ă) de entitate. În alocarea numerelor se va ține cont de structura
organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc. Procedura presupune
emiterea de către societate a unei decizii.

Prezentăm mai jos un model de astfel de decizie privind numerotarea facturilor (pentru ca
modelul să fie complet și direct utilizabil se includ și chitanțele):

Factura electronică
Potrivit art. 319 alin. (4) din Codul fiscal, prin factură electronică se înțelege o factură care
conține informațiile solicitate de acest articol și care a fost emisă și primită în format
electronic.

Elementele specifice facturilor emise în format electronic sunt marca temporală și semnătura
electronică.

Potrivit Legii nr. 451/2004, marca temporală reprezintă o colecție de date în formă
electronică, atașată în mod unic unui document electronic. Ea certifică faptul că anumite date
în formă electronică au fost prezentate la un moment de timp determinat furnizorului de
servicii de marcare temporală. Aceasta este formată din cel puțin următoarele elemente:

 amprenta atașată documentului electronic supus marcării;

 data și momentul de timp aferente documentului supus marcării, exprimate în timp
universal;
 informații care identifică în mod unic furnizorul de servicii de marcare temporală;
 numărul de ordine din registrul furnizorului de servicii de marcare temporală.

Marca temporală reprezintă așadar modalitatea de garantare a momentului emiterii facturii.

În ceea ce privește semnătura electronică, se face referire la semnătura electronică extinsă,

bazată pe un certificat calificat eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat, în
înțelesul Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică, republicată.

Utilizarea facturii electronice face obiectul acceptării de către destinatar.

➔ Transmiterea facturilor emise în formă electronică

Transmiterea facturilor emise în formă electronică se poate face prin mijloace electronice sau
pe suport hârtie.

În ceea ce privește transmiterea facturilor pe cale electronică, trebuie să se aibă în vedere

prevederile suplimentare din Codul fiscal, potrivit cărora se pot transmite facturi prin mijloace
electronice doar în anumite condiții. Astfel, utilizarea facturii electronice face obiectul
acceptării de către destinatar. De asemenea, este necesar să se garanteze autenticitatea sursei
și integritatea conținutului facturii prin semnătură electronică, schimbul electronic de date și
alte modalități de garantare a acestora.

În situația în care pachete care conțin mai multe facturi emise prin mijloace electronice sunt
transmise sau puse la dispoziția aceluiași destinatar, informațiile care sunt comune facturilor
individuale pot fi menționate o singură dată, cu condiția ca acestea să fie accesibile pentru
fiecare factură.

➔ Arhivarea facturilor emise în formă electronică

Arhivarea facturilor emise în format electronic se realizează în conformitate cu prevederile

Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată, care
stabilește regimul juridic aplicabil creării, conservării, consultării și utilizării documentelor în
formă electronică arhivate sau care urmează a fi arhivate într-o arhivă electronică. Potrivit
actului normativ menționat, orice persoană fizică sau juridică are dreptul de a depune spre
păstrare documente în formă electronică în cadrul unei arhive electronice, în condițiile
prevăzute de lege.

Elemente suplimentare privind facturarea

➔ Emiterea facturilor fiscale

Potrivit prevederilor Codului fiscal, pentru livrările intracomunitare de bunuri, persoana

impozabilă are obligația de a emite o factură cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii
următoare celei în care ia naștere faptul generator al taxei. Pentru alte operațiuni decât cele
menționate mai sus, persoana impozabilă are obligația de a emite o factură cel târziu până în
cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care ia naștere faptul generator al taxei, cu excepția
cazului în care factura a fost deja emisă. De asemenea, persoana impozabilă trebuie să emită o
factură pentru suma avansurilor încasate în legătură cu o livrare de bunuri/prestare de servicii
cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care a încasat avansurile, cu
excepția cazului în care factura a fost deja emisă.

Persoana impozabilă sau persoana juridică neimpozabilă, obligată la plata taxei în condițiile
prevăzute la art. 307 alin. (2)-(4) și (6) și ale art. 308 din Codul fiscal, trebuie să autofactureze
operațiunile respective până cel mai târziu în a 15-a zi a lunii următoare celei în care ia
naștere faptul generator al taxei, în cazul în care aceasta nu se află în posesia facturii emise de
furnizor/prestator. De asemenea, persoana impozabilă sau persoana juridică neimpozabilă,
obligată la plata taxei în condițiile prevăzute la art. 307 alin. (2)-(4) și (6) din Codul fiscal,
trebuie să autofactureze suma avansurilor plătite în legătură cu operațiunile respective cel
târziu până în a 15-a zi a lunii următoare celei în care a plătit avansurile, în cazul în care
aceasta nu se află în posesia facturii emise de furnizor/prestator, cu excepția situației în care
faptul generator de taxă a intervenit în aceeași lună. În aceste situații, la primirea facturii,
persoana impozabilă sau persoana juridică neimpozabilă va înscrie pe factură o referire la
autofacturare, iar pe autofactură, o referire la factură.

➔ Emiterea facturilor de către client în numele furnizorului

Potrivit Codului fiscal, factura se poate întocmi de către cumpărătorul unui bun sau serviciu în
următoarele condiții stabilite prin normele metodologice:

 părțile să încheie un acord prealabil (înainte de începerea emiterii de facturi de către

client în numele și în contul furnizorului/prestatorului) prin care să se prevadă această
procedură de facturare;
 să existe o procedură de acceptare a fiecărei facturi. Procedura de acceptare poate fi
explicită sau implicită și poate fi convenită și descrisă prin acordul prealabil ori poate
fi reprezentată de primirea și prelucrarea facturii;
 factura să fie emisă în numele și în contul furnizorului/prestatorului de către
cumpărător și trimisă furnizorului/prestatorului;
 factura să cuprindă elementele minimale obligatorii;
 factura să fie înregistrată în jurnalul de vânzări de către furnizor/prestator, dacă este
înregistrat în România conform art. 316 din Codul fiscal.

Aplicarea acestor prevederi de către cumpărătorul unui bun sau serviciu nu restricționează
dreptul furnizorului de a emite alte facturi către respectivul cumpărător în perioada acoperită
de acord.

➔ Corectarea facturilor

Potrivit prevederilor legale, corectarea informațiilor înscrise în facturi sau în alte documente
care țin loc de factură se face astfel:

 în cazul în care factura nu a fost transmisă beneficiarului, aceasta se anulează și se

emite una nouă;
 în cazul în care factura a fost transmisă beneficiarului, fie se emite una nouă care va
cuprinde, pe de o parte, informațiile din factura inițială, numărul și data facturii
corectate, valorile cu semnul minus sau, după caz, o mențiune din care să rezulte că
valorile respective sunt negative, iar, pe de altă parte, informațiile și valorile corecte,
fie se emite o nouă factură cu informațiile și valorile corecte și concomitent se emite o
factură cu valorile cu semnul minus sau, după caz, cu o mențiune din care să rezulte că
valorile respective sunt negative, în care se înscriu numărul și data facturii corectate.

În situațiile de ajustare a bazei de impozitare, furnizorii de bunuri și/sau prestatorii de servicii

trebuie să emită facturi cu valorile înscrise cu semnul minus sau, după caz, o mențiune din
care să rezulte că valorile respective sunt negative când baza de impozitare se reduce sau,
după caz, fără semnul minus ori fără mențiunea din care să rezulte că valorile respective sunt
negative, dacă baza de impozitare se majorează, care se transmit și beneficiarului, cu excepția
situației prevăzute la art. 287 lit. d) din Codul fiscal.

Ajustarea bazei de impozitare poate fi necesară în cazul:

 desființării totale sau parțiale a contractului pentru livrarea de bunuri sau prestarea de
servicii, înainte de efectuarea acestora, dar pentru care au fost emise facturi în avans;
 refuzurilor totale sau parțiale privind cantitatea, calitatea ori prețurile bunurilor livrate
sau ale serviciilor prestate, precum și în situația desființării totale ori parțiale a
contractului pentru livrarea sau prestarea în cauză ca urmare a unui acord scris între
părți sau ca urmare a unei hotărâri judecătorești definitive/definitive și irevocabile,
după caz, sau în urma unui arbitraj;
 în care rabaturile, remizele, risturnele și celelalte reduceri de preț sunt acordate după
livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor;
 în care contravaloarea bunurilor livrate sau a serviciilor prestate nu se poate încasa ca
urmare a falimentului beneficiarului sau ca urmare a punerii în aplicare a unui plan de
reorganizare admis și confirmat printr-o sentință judecătorească, prin care creanța
creditorului este modificată sau eliminată.

Persoanele impozabile care au fost supuse unui control fiscal, ocazie cu care au fost constatate
și stabilite erori în ceea ce privește determinarea corectă a taxei colectate, fiind obligate la
plata acestor sume în baza actului administrativ emis de autoritatea fiscală competentă, pot
emite facturi de corecție către beneficiari, făcându-se mențiunea că sunt emise după control.
Facturile respective vor fi înscrise într-o rubrică separată în decontul de taxă, beneficiarii
având drept de deducere a TVA înscrise în acestea.
➔ Factura centralizatoare

În anumite condiții se poate întocmi o factură centralizatoare pentru mai multe livrări separate
de bunuri sau prestări separate de servicii către același client. Potrivit prevederilor legale,
factura centralizatoare se poate întocmi dacă se îndeplinesc cumulativ următoarele condiții:

 să se refere la operațiuni pentru care a luat naștere faptul generator de taxă sau pentru
care au fost încasate avansuri într-o perioadă ce nu depășește o lună calendaristică;
 toate documentele emise la data livrării de bunuri, prestării de servicii sau încasării de
avansuri să fie obligatoriu anexate la factura centralizatoare.

➔ Factura simplificată

Factura simplificată constituie o excepție în ceea ce privește conținutul minimal de informații.

Se pot emite facturi simplificate în oricare dintre următoarele situații:

 atunci când valoarea facturilor, inclusiv TVA, nu este mai mare de 100 euro;
 în cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factură, respectiv orice document
sau mesaj care modifică și care se referă în mod specific și fără ambiguități la factura
inițială are același regim juridic ca o factură.

În urma consultării Comitetului TVA instituit în temeiul prevederilor art. 398 din Directiva
2006/112/CE, prin ordin al ministrului finanțelor publice se aprobă ca persoana impozabilă
care are obligația de a emite facturi conform art. 319 din Codul fiscal, precum și persoana
impozabilă care optează în acest sens să emită facturi simplificate, potrivit procedurii stabilite
prin normele metodologice:

 atunci când valoarea facturii, inclusiv TVA, este mai mare de 100 euro, dar mai mică
de 400 euro; sau
 în cazul în care practica administrativă ori comercială din sectorul de activitate
implicat sau condițiile tehnice de emitere a facturilor face/fac ca respectarea tuturor
obligațiilor referitoare la informațiile ce trebuie conținute să fie extrem de dificilă.

Potrivit Normelor metodologice de aplicare a Codului fiscal, în vederea emiterii de facturi

simplificate, persoanele impozabile interesate trebuie să depună o solicitare la Direcția
generală de legislație Cod fiscal și reglementări vamale din cadrul Ministerului Finanțelor
Publice. Aceasta trebuie să conțină motivația solicitării unui model simplificat de factură, din
care trebuie să rezulte cu certitudine motivele obiective pentru care nu este posibilă emiterea
facturilor ce conțin toate elementele prevăzute la art. 319 alin. (20) din Codul fiscal. Direcția
generală de legislație Cod fiscal și reglementări vamale va analiza dacă modelul propus
respectă condițiile minimale prevăzute de lege și dacă există motive obiective pentru care se
solicită un model simplificat de factură. În cazul în care nu sunt îndeplinite condițiile
prevăzute de lege și/sau se constată că nu există motive obiective pentru solicitare, aceste
informații se comunică solicitantului. Solicitările avizate favorabil de Direcție se transmit în
vederea consultării Comitetului TVA, conform prevederilor Directivei 2006/112/CE. Ulterior
consultării Comitetului TVA, ministrul finanțelor publice emite un ordin prin care aprobă
emiterea de facturi fie conform art. 319 alin. (13) lit. a) din Codul fiscal, fie conform art. 319
alin. (13) lit. b) din același act normativ.
Indiferent de situație, facturile emise în sistem simplificat vor conține cel puțin următoarele
informații:

 data emiterii;
 identificarea persoanei care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
 identificarea tipurilor de bunuri ori servicii furnizate;
 suma taxei colectate sau informațiile necesare pentru calcularea acesteia;
 în cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factură în conformitate cu
prevederile Codului fiscal, o referire specifică și clară la factura inițială și la detaliile
specifice care se modifică.

Precizare:
Facturile emise constituie documente justificative în vederea deducerii taxei numai în situația
în care au înscris și codul de înregistrare în scopuri de TVA al beneficiarului. De acest regim
beneficiază bonurile fiscale, care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate, având înscris
codul de înregistrare în scopuri de TVA al beneficiarului.

➔ Reconstituirea facturilor

În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor financiar-contabile se vor lua

măsuri de reconstituire a acestora, potrivit reglementărilor emise în acest sens, în termen de
maximum 30 de zile de la constatare, iar în caz de forță majoră, în termen de 90 de zile de la
constatarea încetării acesteia.

BIBLIOGRAFIE

1. Hotărârea Guvernului nr. 1/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare

a Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal, publicată în Monitorul Oficial nr.
22/13.01.2016, cu modificările și completările ulterioare.
2. Legea contabilității nr. 82/1991, republicată în Monitorul Oficial nr. 454/18.06.2008,
cu modificările și completările ulterioare.
3. Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică, republicată în Monitorul Oficial nr.
316/30.04.2014.
4. Legea nr. 451/2004 privind marca temporală, publicată în Monitorul Oficial nr.
1.021/05.11.2004.
5. Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată
în Monitorul Oficial nr. 138/25.02.2014.
6. Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, publicată în Monitorul Oficial nr.
688/10.09.2015, cu modificările și completările ulterioare.
7. Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-
contabile, publicat în Monitorul Oficial nr. 910/09.12.2015.