Administrador de proyectos: perfil,

funciones y ejemplo
El administrador de proyectos es la persona que tiene la responsabilidad global en un proyecto para
que el inicio, la planificación, el diseño, la ejecución, la revisión, el control y el cierre de dicho
proyecto sean exitosos.

Es la persona responsable de tomar decisiones, tanto grandes como pequeñas. El administrador de

proyectos debe asegurarse de controlar el riesgo y minimizar la incertidumbre. Cada decisión que
tome debe beneficiar directamente a su proyecto.

Cualquier cosa que tenga un comienzo y un final, que resulte en un producto, es un proyecto y
requiere de la supervisión y el liderazgo de un administrador de proyectos.

Por tanto, los administradores de proyectos trabajan en prácticamente todos los campos, desde
tecnología hasta recursos humanos, desde publicidad y mercadotecnia hasta construcción.

Los administradores de proyectos utilizan software de administración de proyectos, como Microsoft

Project, para organizar sus tareas y su fuerza laboral. Estos paquetes de software les permiten
generar informes y gráficos sobre el proyecto en pocos minutos.

Perfil:
El administrador de proyectos es un profesional dentro del campo de la gerencia de proyectos.

Habilidades:
Comunicación:
La habilidad de comunicación verbal y escrita son claves para el éxito. Se les puede pedir que hagan
presentaciones, por lo que es importante sentirse cómodo utilizando el software de presentaciones
y hablando frente a grandes grupos de personas.

Liderazgo:
La capacidad de liderar y motivar a un equipo de trabajo es fundamental para el progreso de
cualquier proyecto. Debe resolver los conflictos de temperamentos e impulsar el espíritu de equipo.

Negociación:
Los administradores de proyectos negociarán con los clientes tanto el alcance y horario de trabajo
apropiados, como ciertos recursos y mano de obra.

Saber cómo negociar para obtener lo que se necesita y mantener satisfechos a todos los
involucrados es una habilidad que se desarrolla con la experiencia.
Organización
Es poco probable que los administradores de proyectos tengan éxito si son descuidados u
olvidadizos. Debido a que hacen malabares con muchos aspectos diferentes, deben organizarse
tanto en su vida profesional como personal.

Solución de problemas
Los administradores de proyectos tienen con regularidad problemas que requieren atención, y es
su deber predecir de antemano los problemas potenciales, pensando en soluciones en caso que
surjan estos problemas.

Presupuesto
Todos los proyectos tienen disponible un monto fijo de financiamiento para ellos. El administrador
de proyectos debe desarrollar un presupuesto para ese dinero y hacerle un estrecho seguimiento.
Esta es una habilidad que requiere experiencia.

Conocimientos:
Un administrador de proyectos es un representante del cliente y tiene que determinar e
implementar las necesidades exactas del mismo, basándose en el conocimiento de la organización
que representa.

Se requiere que tenga experiencia en todo el dominio de trabajo de los gerentes de proyectos, para
así poder manejar eficientemente todos los aspectos del proyecto.

Las herramientas, conocimientos y técnicas para manejar los proyectos suelen ser exclusivos de la
gestión de proyectos. Por ejemplo: estructuras para subdividir el trabajo, análisis de rutas críticas y
gestión del valor obtenido.

Comprender y aplicar las herramientas y técnicas que generalmente se reconocen como buenas
prácticas no son suficientes por sí solas para una gestión eficaz del proyecto.

Esta gestión eficaz requiere que el administrador de proyectos entienda y utilice tanto los
conocimientos como habilidades de al menos cuatro áreas de experiencia.

Por ejemplo, el conocimiento del área de aplicación, que son las normas y regulaciones establecidas
por ISO para la gestión de proyectos, habilidades de gerencia general y manejo del entorno del
proyecto.

Responsabilidades
El administrador de proyectos es responsable de la planificación, adquisición y ejecución de un
proyecto de cualquier empresa, independientemente de la industria.

Debe asegurar que todos en el equipo conozcan y ejecuten su papel, se sientan capacitados y
apoyados en su rol, y que conozcan los roles de los otros miembros del equipo, actuando en
consonancia con cada rol.

Otras responsabilidades comunes a todos los administradores de proyectos son las siguientes:
– Definir y comunicar los objetivos del proyecto, que sean claros, útiles y alcanzables.

– Conseguir los requerimientos del proyecto: equipo de trabajo, información que se requiera,
diferentes acuerdos, y material o tecnología necesarios para lograr los objetivos del proyecto.

– Gestionar la comunicación.

– Desarrollar los planes del proyecto y definir el alcance.

– Relacionarse con los interesados en el proyecto.

– Gestionar el cronograma del proyecto.

– Gerenciar el tiempo estimado para la entrega del proyecto.

– Administrar el presupuesto del proyecto.

Funciones
Los administradores de proyectos son el primer punto de contacto para cualquier problema o
discrepancia que surja de los jefes de los distintos departamentos de una organización, antes que el
problema llegue a las autoridades superiores. Por consiguiente, La gestión del proyecto es
responsabilidad del administrador de proyectos.

El administrador de proyectos es el puente entre la gerencia superior y los equipos encargados de

la ejecución real del proyecto. Por tanto, asegura que el alcance del proyecto sea correcto,
informando regularmente sobre el progreso del mismo y que se mantenga en el calendario
aprobado.

Rara vez participa directamente en las actividades que conducen al resultado final, sino que se
esfuerza por supervisar el progreso, la interacción mutua y las tareas de las diferentes partes, de tal
manera de reducir el riesgo de un fracaso general, maximizando los beneficios y minimizando los
costos.

Gestión del riesgo

Una de las tareas claves de un administrador de proyectos es reconocer que el riesgo afecta
directamente su probabilidad de éxito y que este riesgo debe medirse tanto formal como
informalmente durante la vida útil de un proyecto.

La mayoría de los problemas que afectan a un proyecto provienen de una u otra forma del riesgo,
que a su vez surge de la incertidumbre. El administrador de proyectos exitoso es el que se enfoca
en esto como su principal preocupación.

Un administrador de proyectos exitoso puede reducir significativamente el riesgo, asociándose a

una política de comunicación abierta, asegurando así que cada colaborador importante pueda tener
la oportunidad de decir sus opiniones e inquietudes.
Ejemplo:

Perfil del administrador de proyectos de

tecnología
Descripción:
El administrador de proyectos de TI es responsable de desarrollar y administrar los proyectos de
tecnología en cuanto a su costo, tiempo y alcance.

Responsabilidades:
– Crear y gestionar el plan del proyecto, la asignación de tareas y el establecimiento de hitos.

– Alinear los objetivos del proyecto con los objetivos de la empresa, asegurándose que el equipo
del proyecto tenga claros esos objetivos.

– Entregar e instalar soluciones tecnológicas.

– Ayudar al equipo del proyecto con las tareas de diseño y desarrollo.

– Liderar el proceso de identificación y resolución de problemas.

– Gestionar el proceso de seguimiento de riesgos.

– Monitorear y gestionar el alcance.

– Gestionar toda la documentación.

– Trabajar en múltiples proyectos simultáneamente.

– Fomentar la comunicación con los clientes o patrocinadores.

Competencias:
– Tres o más años de experiencia en la gestión de proyectos de TI.

– Se requieren certificaciones de gerencia de proyectos.

– Orientado al detalle y al logro de resultados.

– Buenas habilidades comunicativas, con clientes, equipos de trabajo y personas interesadas.

– Experiencia en la estrategia de negocios y en TI.

– Mentalidad focalizada en el cliente.

– Conocimiento de herramientas de software relacionadas.