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Manuel de politiques et procédures

Elaboration et Approbation du Document de Programme de pays (CPD) Programme

POLITIQUE ET PROCEDURES D’ELABORATION ET D’APPROBATION DU

DOCUMENT DE PROGRAMME DE PAYS (CPD)

Table des matières

I. Vue d’ensemble ......................................................................Error! Bookmark not defined.

II. Principales phases du processus d’élaboration et d’approbation du CPD... Error! Bookmark

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A. PHASE 1 : Elaboration du Projet de CPD ......................Error! Bookmark not defined.

B. PHASE 2 : Examen et Assurance qualité........................Error! Bookmark not defined.

C. PHASE 3 : Révision et autorisations ..............................Error! Bookmark not defined.

D. PHASE 4 : Edition et présentation .................................Error! Bookmark not defined.

E. PHASE 5 : Examen par le Conseil d’administration pour approbation .................. Error!

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F. Autres types de CPD .......................................................Error! Bookmark not defined.

III. Prolongation du Programme de pays actuel ...........................Error! Bookmark not defined.

IV. Renvoi de la présentation du projet de CPD à la session du Conseil de septembre ....... Error!

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V. Rôles et Responsabilités .........................................................Error! Bookmark not defined.

VI. Principales étapes et échéances du processus d’élaboration et d’approbation du CPD ........ 17

1 Juin 2012
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I. Généralités

Cette politique et ces procédures s’appliquent à l’élaboration et à l’approbation du Document de

programme de pays de l’UNFPA (CPD).

Le programme de pays subventionné par l’UNFPA et dont dispose le gouvernement concerné est
conjointement mis en œuvre par les partenaires nationaux et l’UNFPA. Les résultats escomptés
du programme de pays devraient logiquement contribuer aux résultats du Plan cadre des Nations
Unies pour l’aide au développement (UNDAF) basés sur les priorités nationales et s’inscrivant
dans le cadre du mandat intrinsèque de l’UNFPA, comme prévu dans son plan stratégique. Tous
les programmes de l’UNFPA doivent s’inscrire dans le cadre des processus et procédures
communs de programmation par pays, comme convenu au niveau de l’Equipe de pays des
Nations Unies (UNCT). Les résultats du programme de pays, y compris le dispositif et le budget
de mise en œuvre, sont spécifiés dans un CPD. Les CPD sont mis au point à la fin du cycle
UNDAF et soumis aux Conseils d’administration respectifs dans l’année précédant la mise en
œuvre. Une fois le CPD approuvé, les ressources financières nécessaires sont attribuées pour les
besoins de la mise en œuvre. Le programme de pays, qui est généralement quinquennal, s’inscrit
dans le cadre d’un cycle établi conformément à l’UNDAF.

Les programmes de pays subventionnés par l’UNFPA doivent :

 s’aligner nettement sur le plan stratégique de l’UNFPA et ses cadres de résultats ;
 contribuer de manière tangible aux résultats bien déterminés de l’UNDAF, aux priorités
et plans nationaux ;
 faire valoir l’avantage comparatif du Fonds dans le pays ;
 établir un cadre de résultats solide, avec des indicateurs et objectifs clairs pour les
contributions attendues de l’UNFPA dans le pays ;
 reposer sur une analyse exhaustive et des éléments déterminants du contexte local ;
 tirer parti des données pertinentes de la mise en œuvre du précédent programme de pays,
le cas échéant ;
 émaner d’un processus participatif et inciter les parties prenantes nationales clés à
s’approprier le programme ;
 être conçus de manière à limiter au minimum le choix des interventions relevant du cadre
de résultats de développement du plan stratégique de l’UNFPA pour avoir un programme
de pays ciblé, mesurable et performant;
 être assortis d’un plan budgétisé de suivi et d’évaluation indiquant clairement comment
assurer le suivi et l’évaluation du rendement du programme de pays durant son cycle de
vie, à la lumière des objectifs et indicateurs établis ;
 déterminer des modalités de gestion de programme qui soient à même d’assurer une mise
en œuvre optimale des programmes ;
 établir, pour les besoins de la planification, une estimation des ressources financières
globales de diverses sources ;
 être officialisés/signés une fois les processus d’assurance qualité et d’examen menés à
bien aux niveaux national, régional et mondial ; et
 être soumis en bonne et due forme pour examen au Conseil d’administration de l’UNFPA
avec les documents connexes, dans les délais prescrits et selon les procédures établies.

2 Juin 2012
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La politique de programmation est applicable à tous les programmes de pays subventionnés par
l’UNFPA. Le document prévoit également, pour les programmes de pays, des procédures dans
quatre cas particuliers indiqués dans la dernière section de la politique établie. Pour des raisons
contextuelles, toutefois, les programmes doivent faire état des stratégies/principes directeurs de
l’UNFPA établis, par exemple, à propos des pays à revenu moyen, des contextes fragiles, des
interventions humanitaires, des approches sectorielles et autres prévues en matière de gestion de
projets et programmes (PPM).

II. Principales phases du processus d’élaboration et d’approbation du CPD

Le processus d’élaboration et d’approbation du CPD comporte essentiellement cinq phases

(comme indiqué dans le Tableau 1) : 1) Elaboration du projet de CPD ; 2) Examen et Assurance
qualité ; 3) Révision et Autorisation ; 4) Mise au point et Présentation, et 5) Examen et
Approbation.

BP – Bureau pays
HQ – Siège
RO – Bureaux régionaux
Conseil
d’administration –
Conseil d’administration

A. PHASE 1 : Elaboration du projet de CPD

Les modalités d’élaboration du CPD doivent être mises en œuvre en collaboration avec les
diverses catégories de parties prenantes. Un processus participatif mené avec le concours actif
des parties prenantes clés s’avère absolument nécessaire pour assurer l’adhésion au programme ;

3 Juin 2012
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convenir des résultats, indicateurs, objectifs et activités de collecte de données ; valider les
priorités du programme UNFPA ; et établir un cadre logique sur la base du rapport de cause à
effet entre les problèmes et les résultats.
Documents essentiels de l’UNFPA :
 Modèle de projet de document de programme de pays
 Plan stratégique de l’UNFPA 2008-2011 (DP/FPA/2007/17)
 Rapport du Directeur exécutif sur l’examen à mi-parcours du Plan stratégique 2008-2013
de l’UNFPA (y compris le Cadre de résultats de développement 2012-2013)
DP/FPA/2011/11
 Métadonnées des indicateurs du Cadre de résultats de développement 2012-2013
 Alignement des programmes de pays sur les résultats de l’examen à mi-parcours du Plan
stratégique de l’UNFPA, l’orientation stratégique et les questions courantes concernant
les cadres de résultats révisés (Nov 2011)

1. Contenu du CPD

1.1 Analyse de la situation

Le programme de pays de l’UNFPA doit être conçu sur la base des données pertinentes
concernant les besoins et déficits à l’échelon local du pays. L’analyse de situation est censée se
fonder sur des données quantitatives et qualitatives qui permettent d’avoir une vue d’ensemble
claire et cohérente mettant en évidence les possibilités d’intervention. Il doit y avoir un avantage
stratégique net menant à des choix qui offrent des possibilités de contribution optimale dans les
domaines couverts par le plan stratégique et les domaines de compétence de l’UNFPA. Il arrive
souvent, dans pareils cas, que l’exploitation des ressources et potentialités existantes tant au
niveau communautaire qu’à l’échelle gouvernementale se révèle particulièrement rentable en
donnant à l’UNFPA la possibilité de faire un travail remarquable avec un investissement donné.

Le programme de pays de l’UNFPA s’inscrit dans le cadre d’un vaste programme d’analyses et
d’interventions incluant celles d’autres organismes des Nations Unies. L’UNDAF est
l’expression concrète des efforts concertés de diverses institutions onusiennes. L’analyse de
situation de l’UNFPA doit absolument contribuer, sur la base de son domaine de compétence et
de son expertise, à faire de l’UNFPA un acteur de l’UNDAF. L’analyse sectorielle relative aux
divers domaines de compétence de l’UNFPA, notamment au renforcement des capacités, aurait
dû intervenir même avant l’élaboration de ce plan cadre et contribuer autant que possible à sa
mise en œuvre (se référer aux principes directeurs de l’UNDAF, y compris l’analyse sectorielle
ci-dessous faite par les organismes partenaires).

S’agissant de l’appui attendu de l’UNFPA, les priorités identifiées dans la mise en œuvre de
l’UNDAF (application des cinq principes en matière de programmation: approche axée sur les
droits humains, égalité entre hommes et femmes, viabilité au plan environnemental, gestion axée
sur les résultats et renforcement des capacités) doivent être validées par le bureau de pays de
l’UNFPA et les homologues gouvernementaux durant la phase d’élaboration du programme de
pays, compte tenu des ressources humaines et financières disponibles.

Principes directeurs/Outils clés de l’UNFPA en matière d’analyse de situation

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 Analyse de la situation démographique: Guide conceptuel et méthodologique, 2010

 Note d’orientation programmatique fondée sur des données probantes, 2011
 Intégration du genre, des droits humains et de la culture dans les programmes de
l’UNFPA, 2010
 Modalités d’élaboration de l’UNDAF (Section I et Section II)
 Evaluation de l’avantage comparatif de l’UNFPA
 Chapitre GPP : Analyse de la Population et de la Santé de la Reproduction

1.2 Leçons tirées du précédent programme de pays

L’élaboration du programme doit tenir compte des résultats de l’évaluation du précédent

programme de pays et tirer parti des bonnes pratiques et leçons reconnues tirées dans les divers
domaines prioritaires identifiés. L’évaluation du précédent programme de pays s’avère
indispensable pour dégager et mettre à profit les bonnes pratiques et leçons.

Principes directeurs clés de l’UNFPA en matière d’évaluation

 Politique d’évaluation
 Note d’orientation de l’UNFPA sur l’échange de bonnes pratiques en matière de
programmation

1.3 Projet de programme

En matière de programme de pays, il conviendrait d’élaborer la stratégie et le cadre de résultats

sur la base de l’analyse de situation ; des priorités de l’UNDAF ; des bonnes pratiques et leçons
tirées des précédents programmes de l’UNFPA, de l’identification des priorités stratégiques de
l’UNFPA, conformément au plan stratégique ; et de l’avantage comparatif du Fonds à l’échelle
du pays. Au début de l’exercice, les bureaux de pays de l’UNFPA émettent une note
conceptuelle initiale sur les éléments clés du programme proposé. Cette note, accompagnée du
calendrier d’implémentation et des dates d’achèvement, est à partager, dans le cadre d’un
examen collégial, avec d’autres bureaux de pays, bureaux régionaux et/ou le Siège.

Priorités, stratégies, hypothèses, risques et résultats du programme

La première étape consiste à identifier, avec l’homologue gouvernemental, les priorités majeures
concernant l’appui attendu de l’UNFPA et déterminer les stratégies les plus efficaces pour
obtenir les résultats escomptés, ce qui exige une analyse des risques et hypothèses. Les facteurs
de risque contextuels sont à même de compromettre les résultats attendus du programme et
pourraient nécessiter l’adoption de nouvelles stratégies programmatiques. Le fait de mettre en
évidence les risques permet de mieux appréhender ce qu’il y aurait lieu de faire pour parvenir
aux résultats visés. Les hypothèses consistent à anticiper et à déterminer les structures ou
systèmes qui s’avèrent nécessaires pour obtenir l’impact voulu.

En matière de programme de pays, les stratégies devraient se fonder sur une analyse de cause à
effet qui mette en évidence tous les impératifs du changement à apporter. L’établissement d’une
« chaîne de résultats » pour chaque volet des résultats du programme de pays fait valoir leur
logique au regard des rendements souhaités et inspire les types d’activités à entreprendre. Il

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importe au plus haut point que les résultats escomptés du programme de pays soient spécifiques,
mesurables, atteignables, réalistes et temporels (SMART).

Fixation des objectifs, identification des indicateurs et établissement des données initiales
Tout rendement escompté doit être clairement ciblé pour chaque année du cycle de vie du
programme de pays et atteindre l’objectif ou les objectifs de fin de cycle. Pour établir des
objectifs spécifiques, mesurables, atteignables et réalistes, il faudrait, au préalable, identifier les
indicateurs de mesure de la réalisation des rendements visés. Ces indicateurs doivent être
objectivement vérifiables. Une fois les indicateurs définis, il faut passer à la phase de recherche
ou d’élaboration des données initiales pour les indicateurs en question, selon le cas. Ces données
permettent de fixer des objectifs pertinents et réalistes. Les données initiales et les objectifs à
atteindre doivent être connus pour tous les rendements escomptés, et ce, avant d’entamer la mise
en œuvre du programme de pays. Si les éléments disponibles laissent à désirer, il faut trouver les
moyens d’élaborer les données initiales requises.

Les indicateurs sont des mesures quantitatives et qualitatives de performance des programmes,
qui permettent aux gestionnaires de programmes de suivre l’état de réalisation des résultats. Les
sources de données des indicateurs (moyens de vérification de ces outils) et les responsables de
la collecte de ces données sont à identifier. Les sources de données sont probablement déjà
connues grâce aux enquêtes publiques courantes et aux archives administratives ou aux exercices
de collecte de renseignements sur les donateurs. Dans les cas où il s’avère difficile d’obtenir les
données souhaitées, les programmes financés par l’UNFPA doivent impérativement prévoir des
activités et budgets de collecte de données. En identifiant les sources de données requises pour
réaliser les rendements escomptés des programmes de pays, il importe de tenir compte des
ressources financières et humaines disponibles, le nombre d’indicateurs devant normalement être
proportionnel aux ressources en place chargées d’en suivre l’évolution.

Les rendements ne sauraient être évalués en l’absence d’indicateurs, de données initiales et

d’objectifs.

Principes directeurs clés de l’UNFPA en matière d’élaboration de résultats, stratégies et

indicateurs de programme
 Guide d’élaboration de cadres de résultats solides pour des programmes performants
(UNFPA 2010)
 Note d’orientation programmatique fondée sur des données probantes (UNFPA 2011)
 Stratégies et cadres de l’UNFPA par domaine thématique: Cadre d’action sur les
adolescents et les jeunes, Droits en matière de procréation et Cadre de promotion de la
santé sexuelle et reproductive, Cadre stratégique de l’UNFPA pour l’intégration du genre et
l’autonomisation de la femme 2008-2011.
 Note d’orientation de l’UNFPA en matière de données.

1.4 Cadre de résultats et ressources (RRF)

Le cadre de résultats et ressources (RRF) est une annexe essentielle du CPD, qui donne une vue
d’ensemble des réalisations et objectifs que vise l’UNFPA, y compris les ressources financières
indicatives disponibles pour ce CPD. Le RRF est censé refléter les résultats de l’analyse de cause

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à effet (et les chaînes de résultats) réalisée au début de la phase d’élaboration du CPD. Il ne doit
pas excéder deux pages pour le format prescrit (police de caractères et marges) conformément
aux normes rédactionnelles.

Ce type de CRR est calqué sur le cadre de résultats et ressources de l’UNDAF et comporte
pratiquement les mêmes données : indicateurs, objectifs de base, rôle des partenaires et
ressources indicatives. Les moyens de vérification et les risques et hypothèses (comme prévu
dans le modèle UNDAF) n’y figurent pas, mais doivent néanmoins être spécifiés dans le Plan
d’action du programme de pays (CPAP). Le RRF du CPD doit indiquer la/les cible(s) du cadre
de résultats de développement du plan stratégique à laquelle ou auxquelles le programme de pays
est censé contribuer à terme. Les ressources indicatives sont à prévoir selon le rendement
escompté. Le programme de pays doit garantir l’aptitude des ressources disponibles à atteindre
les résultats prévus et à assurer de même l’évaluabilité du cadre de résultats.

Le bureau de pays de l’UNFPA doit savoir que les ressources programmables doivent également
couvrir les frais administratifs qui ont une incidence sur l’ensemble de ces ressources.

Principes directeurs/Outils clés de l’UNFPA en matière d’élaboration de cadres de résultats

 Guide d’élaboration de cadres de résultats solides
 Manuel UNDG de gestion axée sur les résultats
 Cadre d’évaluation des Documents de programme de pays de l’UNFPA pour une
programmation axée sur les résultats et basée sur des données probantes
 Modèle de cadre de résultats et ressources du CPD de l’UNFPA.

1.5 Gestion, suivi et évaluation du programme

Le processus d’élaboration du programme de pays et l’élaboration des stratégies et de la structure

de gestion du programme doivent être assortis d’un plan indiquant les modalités d’évaluation des
résultats escomptés.

Le processus de planification du programme de pays doit déterminer les activités de suivi et

d’évaluation à mener et allouer les fonds requis. Le bureau de pays de l’UNFPA est appelé à
exploiter les résultats des phases de planification décrites ci-dessus pour élaborer le plan de suivi
et d’évaluation du programme de pays. Et ce, en collaboration avec les parties prenantes
nationales et conjointement avec l’activité globale de suivi et d’évaluation de l’UNDAF (comme
convenu avec l’Equipe de pays des Nations Unies [UNCT]).

Pour mener à bien les activités de suivi et d’évaluation, il faut y intégrer les éléments suivants :
collecte de données ; résultats de l’expérience tirée des exercices UNDAF, y compris le suivi sur
le terrain ; évaluation ; et rapports d’étape annuels sur le programme. Ces activités exigent une
planification et une budgétisation complètes pour un suivi et une évaluation idoines. A la
demande du Conseil d’administration de l’UNFPA, le menu de l’évaluation ou des évaluations à
faire durant le cycle de vie du programme doit être détaillé clairement dans une annexe en bonne
et due forme. Le budget requis pour le suivi et l’évaluation du programme doit être alloué dans le
cadre du processus d’affectation des crédits.

7 Juin 2012
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Principes directeurs/Outils clés de l’UNFPA en matière de suivi et d’évaluation

 Politique et procédures de préparation et de gestion des plans de travail annuels (AWP)
 Politique et procédures de suivi et rapport concernant le programme et l’implémentation
financière
 Politique et procédures d’évaluation du programme de pays
 Modèle de plan d’évaluation du cycle de vie du programme

1.6 Gestion du Programme

1.6.1 Composition et dotation en personnel des bureaux de l’UNFPA pour faciliter la

réalisation des résultats escomptés du programme
Les représentants/directeurs nationaux/chefs des opérations de l’UNFPA doivent mettre à
profit l’exercice de planification du programme pour réexaminer sans complaisance les
effectifs au regard des besoins en gestion du programme, et ce, compte tenu du contexte
général de sécurité à l’échelle du pays. Le processus d’élaboration du programme de pays
offre une excellente opportunité de réorganiser le bureau de pays en les dotant des capacités
et compétences nécessaires pour réaliser les résultats escomptés du programme, y compris les
capacités de réalisation et de gestion de la programmation humanitaire. L’UNFPA prélèvera,
si nécessaire, sur le budget du programme afin de créer des postes et recruter du personnel,
avec les frais opérationnels connexes requis pour faciliter la réalisation de ces résultats.

Tout CPD soumis au Conseil d’administration pour examen et approbation doit comprendre
le budget requis à cet effet. Le nombre exact de postes/nominations ou l’organigramme
proposé n’est pas censé y figurer.

Il s’avère nécessaire de discuter et convenir des effectifs proposés pour le bureau de pays lors
de l’examen interne du projet de CPD au niveau de l’UNFPA. Le processus d’assurance
qualité et d’autorisation du CPD consiste également à approuver le budget définitif du
personnel et les compétences techniques pour la programmation budgétaire.

1.6.2 Examen des divers aspects/problèmes de la gestion des programmes

Le nouveau processus d’élaboration des programmes de pays offre également une
opportunité de méditer et mettre à profit les leçons tirées des programmes antérieurs. Le
programme de pays est censé comporter l’examen et le traitement des problèmes de gestion
en la matière, notamment de ceux qui ont été identifiés lors de l’audit et des évaluations des
programmes antérieurs. La mise en place d’une structure de gestion du programme s’impose
pour régler les problèmes de gestion hérités des précédents exercices et permettre de réaliser,
à l’échelle du pays, les objectifs organisationnels relevant du Cadre de résultats en matière de
gestion du Plan stratégique de l’UNFPA.

Principes directeurs clés de l’UNFPA en matière de gestion de programme

 Modèle de projet de Document de programme de pays
 Rapport du Directeur exécutif sur l’examen à mi-parcours du Plan stratégique de l’UNFPA
2008-2013 (incluant le Cadre de résultats de développement pour 2012-2013 figurant à
l’Annexe II) DP/FPA/2011/11

8 Juin 2012
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1.7 Ressources financières et estimations budgétaires

1.7.1 Mise en commun de ressources pour le programme de pays

Le bureau de pays de l’UNFPA est tenu d’établir une estimation globale des ressources
disponibles de diverses sources pour le programme de pays. L’élaboration du programme
doit tenir compte des ressources des sources clés suivantes, entre autres :
 Ressources ordinaires (régies par le Système d’allocation de ressources de l’UNFPA)
 Ressources mondiales pour la programmation par pays tirées des fonds thématiques
de l’UNFPA (Santé maternelle, Sécurité des produits de santé de la reproduction
(RHCS), Fonds d’affectation spéciale multi-donateurs (MDTF), etc.)
 Financement humanitaire, le cas échéant
 Ressources escomptées, à l’échelle du pays, du Fonds unique de l’UNDAF et d’autres
contributions
 Autres ressources censées être mobilisées à l’échelle du pays, également pour les
programmes communs.

Il est absolument nécessaire d’établir une estimation de l’ensemble des ressources indicatives
pour la durée du programme pour une planification intégrée axée sur les résultats. En ce qui
concerne le cadre de résultats et ressources, il s’agit de les regrouper par rubrique
« ordinaires » et « divers ».

1.7.2 Prévisions budgétaires

Une budgétisation réaliste s’impose pour chaque objectif de rendement du programme de
pays, sur la base des indicateurs et objectifs à atteindre durant le cycle de vie du programme.
Le poste budgétaire global ou les divers postes à établir, avec les frais opérationnels
connexes, doivent figurer sous la rubrique ou les rubriques prévues pour ce résultat visé à
l’échelle du pays, qui est l’objet du poste ou des postes en question. Les postes du
programme sont censés être affectés au résultat auquel ils contribuent le plus et non répartis
sous diverses rubriques. Les frais opérationnels (loyer, services publics) sont à répartir entre
les résultats visés, sur la base du nombre de postes affectés à chacun. Si les responsabilités
sont également réparties sur deux postes distincts, il conviendrait alors d’imputer ces frais à
l’objectif bénéficiant de la plus importante part budgétaire. Il importe de veiller à ce que la
part de ressources affectée à un objectif donnée soit raisonnable au regard de l’importance de
cet objectif dans le cadre global du programme de pays.

1.7.3 Coordination et Assistance dans le cadre du programme

« Coordination et Assistance dans le cadre du programme » (PCA) est le volet de programme
de pays à approuver pour des activités ayant directement rapport au programme en tant que
tel, mais ne saurait être imputé à une rubrique donnée du cadre de résultats de développement
du plan stratégique. Ces activités doivent exclusivement être mises en œuvre par l’UNFPA.
Le représentant/directeur national/chef des opérations de l’UNFPA approuve les crédits
PCA, qui sont consacrés exclusivement aux activités suivantes, conformément aux politiques
et procédures applicables. (Pour de plus amples informations, consulter la Liste des activités
relevant du PCA).

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Le volet PCA doit être mis en œuvre directement par l’UNFPA et s’inscrire dans le cadre
d’un plan de travail annuel (PTA) approuvé par un représentant/directeur national/chef des
opérations de cette institution ou par le directeur régional, dans les pays non couverts par un
représentant/directeur national/chef des opérations. Les ressources globales requises sous ce
volet doivent figurer sur la page de couverture du document de programme de pays et à
l’intérieur, plus précisément à la section IV : Gestion, Suivi et Evaluation du Programme.

Au début de chaque exercice, le représentant/directeur national/chef des opérations de

l’UNFPA établit un plan d’activités, assorti d’un budget, indiquant dans les grandes lignes
l’objet de l’approbation du crédit PCA. Le PCA est censé être réservé aux projets de type A1
dans l’Atlas.

Le PCA est estimé dans le document de programme de pays (CPD) au début du cycle de vie
du programme. Les ressources globales requises en matière de PCA doivent être indiquées
sur la page de couverture et à l’intérieur du document. Ce montant peut atteindre 15% du
total des dépenses ordinaires, mais ne doit pas excéder, globalement, 1,5 million de dollars
pour toute la durée du programme de pays. Le crédit PCA annuel peut varier d’un exercice à
l’autre, mais le montant annuel cumulé approuvé pour tout le programme ne doit pas
dépasser le plafond indiqué ci-dessus.

Le représentant/directeur national/chef des opérations de l’UNFPA est chargé de veiller à ce

que le volet PCA ne dépasse pas le plafond financier établi. Le directeur régional est appelé à
jouer un rôle de contrôleur pour déceler les cas où les bureaux de pays consacrent plus de
15% des dépenses à ce volet. Toute dérogation aux seuils établis doit être autorisée par écrit
par le Directeur exécutif adjoint (Direction). Les cas de crise humanitaire peuvent nécessiter
un dépassement exceptionnel des seuils.

Outils/Principes directeurs clés de l’UNFPA en matière de planification financière /budgétaire

 Système d’allocation de ressources et Système de répartition des ressources de l’UNFPA
2008-2013
 Cadre intégré de ressources financières du Plan stratégique (Section VI du Rapport du
Directeur exécutif sur l’examen à mi-parcours du Plan stratégique de m’UNFPA 2008-
2013
 Liste des activités relevant du volet PCA.

B. PHASE 2 : Examen et Assurance qualité

Le bureau de pays de l’UNFPA est tenu de soumettre au bureau régional compétent le projet de
CPD pour examen et assurance qualité, ce qui permet d’en garantir l’alignement sur
l’objectif/orientation stratégique du Fonds, son plan stratégique global et ses cadres de résultats,
sa politique et ses procédures connexes. Les attributions et responsabilités générales en matière
d’examen et d’assurance qualité sont spécifiées à la section 5.

Le bureau régional est appelé à examiner le projet de CPD élaboré par le bureau de pays de
l’UNFPA et à en rendre compte. Il est prévu un processus régional formel d’examen par les soins
d’une commission régionale du programme comprenant notamment des membres du personnel

10 Juin 2012
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du programme et des conseillers techniques des bureaux régionaux/sous-régionaux de l’UNFPA

pour procéder à cet exercice et faire rapport sur les bureaux de pays.

Les principes directeurs, cadres et listes de référence de l’UNFPA (ou leurs variantes régionales)
sont censés servir de base à l’examen du projet de document et au compte rendu subséquent.

Principes directeurs clés de l’UNFPA en matière d’assurance qualité du CPD.

 Cadre d’évaluation des Documents de programme de pays de l’UNFPA pour une
programmation axée sur les résultats et basée sur des données probantes
 Modèle de Cadre de résultats et ressources du CPD de l’UNFPA.

C. PHASE 3 : Révision et Autorisations

1. Procédures d’approbation interne de l’UNFPA
Étape 1 : Après réception de l’avis du bureau régional, le bureau de pays procède à la révision du
projet de CPD en concertation avec le Gouvernement national.

Étape 2 : Ce projet est soumis ensuite, avec les documents connexes du dossier d’approbation du
CPD (voir section 2.4) au Directeur régional pour avis favorable.

Étape 3 : Suite à l’avis favorable obtenu au niveau régional, le CPD est soumis pour approbation
à la Commission d’examen des programmes (PRC) établie au Siège. Le processus d’examen et le
canevas, la composition de la PRC, les modalités et délais de présentation sont spécifiés dans les
directives de la PRC.

2. Aval du Gouvernement national

Après approbation du CPD par l’UNFPA à l’échelle interne, le Représentant de l’UNFPA est
tenu de soumettre le document au Gouvernement national pour approbation formelle. Le
Gouvernement doit être consulté en permanence durant l’élaboration du CPD et est appelé à
donner son aval par écrit, sous forme de lettre, par exemple, faisant sien le CPD. Autrement, une
lettre du Représentant de l’UNFPA au Gouvernement prenant acte de son approbation orale
suffit.

Principes directeurs clés de l’UNFPA en matière d’approbation interne du CPD

 Directives concernant le processus d’examen des programmes de l’UNFPA – PRC (en
cours d’élaboration)

D. PHASE 4 : Mise au point et Présentation

A la suite de l’approbation interne de l’UNFPA et de l’aval du Gouvernement, le Bureau

régional de l’UNFPA soumet le projet définitif de CPD à la Division de l’information et des
relations extérieures (IERD) pour révision et finalisation, avec copie à la PRC. Le Siège de
l’UNFPA apporte son concours à la mise au point finale et à la présentation des documents au
Conseil, et ce, conformément aux normes rédactionnelles des Nations Unies. Aux termes de la

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Décision 2006/9 du Conseil d’administration, le CPD doit être présenté au Conseil avec quatre
documents connexes. La série de documents suivante est à soumettre par le bureau de pays :
 Projet définitif de CPD (approuvé et visé à l’échelle interne par le Gouvernement)
 Résumé des objectifs de rendement du programme de pays
 Evaluation du précédent programme de pays
 Plan d’évaluation budgétisé
 L’UNDAF (selon le cas) est également fourni pour information au Conseil.

Principes directeurs clés de l’UNFPA en matière de mise au point rédactionnelle/présentation

 Normes rédactionnelles régissant les projets de CPD de l’UNFPA
 Modèle de résumé des objectifs de rendement du programme de pays
 Modèle de Plan d’évaluation du cycle de vie du programme.

E. PHASE 5 : Examen et approbation par le Conseil d’administration

Conformément à la Décision 2001/11 du Conseil d’administration, l’UNFPA présente le projet

de CPD au Conseil lors de sa session annuelle de juin. Tous les documents du dossier CPD, y
compris l’UNDAF, le cas échéant, sont mis à la disposition du Conseil pour information. Le
Conseil d’administration procède à l’examen et au débat du projet durant sa session annuelle, au
terme de laquelle le Directeur régional fait part des observations du Conseil au bureau de pays.

Étape 1 : Le représentant/directeur national/chef des opérations de l’UNFPA assiste le

Gouvernement dans la mise au point du CPD, à la lumière des observations du Conseil
d’administration. La version finale du CPD est similaire au projet du point de vue du format et de
la longueur.

Étape 2 : Le Gouvernement soumet la version finale du CPD à l’UNFPA par les soins du
représentant/directeur national/chef des opérations de cette institution pour approbation par le
Conseil d’administration.

Étape 3 : Le représentant/directeur national/chef des opérations de l’UNFPA transmet le CPD au

directeur régional, qui est responsable de l’approbation interne définitive de ce document.

Étape 4 : Le document est transmis à l’IERD pour révision et diffusion sur le site web de
l’UNFPA, dans les six semaines suivant son examen par le Conseil. Il est diffusé sur le site en
question en prévision de la seconde session ordinaire du Conseil (qui se tient en principe en
septembre/octobre de la dernière année du cycle de vie du programme de pays en cours) et
devient ainsi le CPD final.

Étape 5 : Le Conseil d’administration, sur la base de l’avis de non-objection, approuve le CPD

lors de sa seconde session ordinaire, sans présentation, ni discussion. Il y aurait exception à la
règle si au moins cinq membres notifiaient par écrit au secrétariat, avant la réunion, leur souhait
de soumettre un CPD final au Conseil d’administration pour débat. Les projets de CPD à
renvoyer à la seconde session ordinaire (septembre) sont approuvés lors de la première session
ordinaire de l’année suivante.

12 Juin 2012
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Elaboration et Approbation du Document de Programme de pays (CPD) Programme

F. Autres types de CPD

1. Pays ne bénéficiant pas de Document de programme de pays en bonne et due

forme
Pour les pays où un programme de pays en bonne et due forme n’est pas jugé nécessaire, selon le
Système d’allocation de ressources de l’UNFPA, le représentant/directeur national/chef des
opérations de l’UNFPA élabore et soumet un dossier de programme sur mesure au PRC pour
approbation sur la base d’un UNDAF. A défaut de plan UNDAF, ce dossier peut être basé, le cas
échéant, sur un autre cadre tel que le Cadre stratégique intégré (ISF), une analyse de la situation
du pays ou d’autres exercices nationaux pouvant guider l’UNFPA dans le choix des priorités
nationale répondant au mandat du Fonds. Le Directeur exécutif de l’UNFPA approuve le dossier
ainsi ficelé sur mesure, avec un budget à l’appui, en vertu des pouvoirs qui lui sont conférés aux
termes de l’article 109.2 du Règlement financier de l’organisation. Dès lors, des plans de travail
annuels (PTA) en bonne et due forme peuvent être élaborés et mis en œuvre.

Principes directeurs clés de l’UNFPA pour les pays ne bénéficiant pas de CPD formel.
 Politique et Procédures d’élaboration et d’approbation d’un plan d’action de programme de
pays (CPAP)
 Politique et Procédures d’élaboration et de gestion de plans de travail annuels (AWP)
 Règlement financier de l’UNFPA

2. Document de programme multi-pays

Dans certains cas, des groupes de pays (comme les pays insulaires du Pacifique et les pays
néerlandophones et anglophones des Caraïbes) présentent un document de programme de pays
collectif au Conseil d’administration, de même format que les programmes de pays individuels.
Il s’avère toutefois nécessaire de s’assurer que le CPD comporte une analyse globale de la
situation des groupes de pays représentés et que les résultats et ressources recensés représentent
l’ensemble des résultats à atteindre grâce aux diverses interventions à mener dans ces pays. Les
mêmes politiques et procédures s’appliquent quant à l’élaboration et l’approbation des
programmes multi-pays.

3. Document de programme de pays commun

Le CPD commun (CPDC) a été approuvé par l’Assemblée générale par le biais de sa résolution
A/RES/64/289 du 9 juillet 2010. Le CPDC est un document élaboré conjointement par
l’ensemble des institutions intéressées et remplace ainsi les CPD relevant du domaine de
compétence d’une institution donnée. La décision d’élaborer le CPDC est prise à l’échelle
nationale. Les modalités d’élaboration et de présentation du CPDC sont indiquées dans la Note
d’orientation intérimaire de l’UNDG, qui est en cours d’adaptation, compte tenu de l’expérience
des cinq pays qui ont mis en œuvre le CPDC.

Directives clés de l’UNFPA à l’intention des pays élaborant un CPDC.

 Note d’orientation intérimaire de l’UNDG sur le CPDC

13 Juin 2012
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Elaboration et Approbation du Document de Programme de pays (CPD) Programme

III. Prolongation du programme de pays

Dans certains cas, l’élaboration d’un cadre national peut accuser du retard et il appartient à
l’UNCT de décider de l’ajournement/renouvellement de l’UNDAF. Dans ce cas précis,
l’UNFPA (ainsi que d’autres institutions) peut être appelé à prolonger son CPD d’un ou de deux
ans, selon l’état d’avancement de l’examen /élaboration du cadre national et la décision de
l’UNCT.

En l’espèce, le bureau de pays de l’UNFPA établit une grille de renouvellement qui suit le même
processus que pour l’approbation du CPD. Pour une prolongation d’un an, la requête est à
approuver par le Directeur exécutif. Pour deux ans, elle doit être soumise au Conseil
d’administration. Un cadre de résultats et ressources révisé/actualisé s’impose, qui réponde aux
besoins de la période de renouvellement, des approbations internes de l’UNFPA pour le
réajustement du budget et des résultats.

Principes directeurs clés de l’UNFPA en matière de prorogation de CPD.

 Directive en matière de prorogation de CPD de l’UNFPA (en cours d’élaboration)

IV. Renvoi du projet de CPD à la session de Septembre du Conseil

Dans les cas exceptionnels où le bureau de l’UNFPA n’est pas en mesure d’observer le délai de
présentation du projet de CPD à la session annuelle de juin du Conseil, notamment en cas de
retard des formalités nationales et/ou de l’élaboration de l’UNDAF, une demande de renvoi peut
être présentée et traitée comme suit :

Étape 1 : Les représentants de l’UNFPA, après concertation avec l’UNCT, décident

collectivement de renvoyer le projet de CPD à la session de Septembre du Conseil
d’administration. En règle générale, pareils renvois sont occasionnés par des retards au niveau
des formalités nationales et/ou du processus d’élaboration de l’UNDAF ou par des situations
d’urgence, des crises humanitaires ou des conflits, voire des troubles politiques.

Étape 2 : Une fois la décision prise au niveau de l’UNCT, le Représentant de l’UNFPA saisit le
Bureau régional pour obtenir son aval, avec les explications nécessaires à l’appui. La demande
est censée inclure le message collectif de l’UNCT justifiant la démarche. Il est suggéré de fixer
la date limite de demande de prorogation à la fin du mois de décembre de la 1 ère année du
programme actuel.

Étape 3 : Le directeur régional, après examen et approbation de la demande de renvoi, la soumet

au Directeur exécutif adjoint – Programme (DED-P) pour avis favorable formel. En cas de
requêtes multiples du bureau régional, elles doivent être déposées ensemble pour autorisation.

Étape 4 : Le cabinet du DED-P étudie les demandes de renvoi de toutes les régions et, en
consultation avec l’IERD, décide de la suite à y donner et du délai futur de présentation et en
informe le bureau régional.

14 Juin 2012
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Elaboration et Approbation du Document de Programme de pays (CPD) Programme

Etape 5 : Les bureaux régionaux respectifs informent les pays concernés de la décision et leur
communiquent la nouvelle date limite de présentation de leurs projets de CPD.

Il conviendrait de fixer les dates limites normales de saisine du Conseil en septembre à mars de
telle ou telle année pour les examens/autorisations internes et à la première semaine de mai pour
la saisine de l’IERD.

V. Rôles et Responsabilités

Le tableau ci-dessous présente les rôles responsabilités des diverses unités/personnes

responsables de l’UNFPA pour les principales étapes des procédures de développement et
d’approbation du CPD.

ÉTAPE TACHE UNITE/PERSONNE RESULTATS ATTENDUS

RESPONSABLE
1. Élaborer le Elaborer le projet de Représentant et bureau de Projet de document de programme
projet de CPD CPD pays de l’UNFPA de pays (CPD)
Soumettre le projet au Représentant/Directeur Projet de CPD revu/finalisé par le
bureau régional pour pays de l’UNFPA représentant de l’UNFPA
examen
2. Examen et Examiner le projet de Equipe de programme Revue /feedback sur le projet de
Assurance qualité CPD élaboré par le régional (y compris les CPD pour le Bureau pays
bureau de pays de équipes techniques et de
l’UNFPA et à en rendre programme du bureau
compte au bureau pays régional/sous régional)

3. Révision et Révision du projet de Représentant de l’UNFPA Projet de CPD révisé pour les
Autorisation CPD sur la base du (avec l’appui de l’équipe autorisations de traitement
feedback du Bureau du bureau pays)
régional
Revue du CPD révisé + Directeur régional Autorisation du projet de CPD par
documents le Directeur régional et soumission
l’accompagnant pour au Comité d’Evaluation de
autorisation par le Programme (PRC)
Bureau régional
Revue et feedback par PRC (Président/Secrétariat) CPD revu et observations du PRC
le PRC du siège du Siège
Intégrer les Représentant de l’UNFPA Projet de CPD final intégrant les
observations du PRC observations du PRC après revue
Élaborer le projet de
CPD final
Approbation du Représentant de l’UNFPA Approbation du Gouvernement
Gouvernement national national

4. Edition et Projet approuvé soumis Directeur régional

soumission à l’IERD pour édition Projet de CPD final approuvé par le
et traitement Copie doit gouvernement national
être envoyée au

15 Juin 2012
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Secrétariat du PRC

Edition du projet de IERD, Conseil Projet de CPD édité

CPD final d’administration et Section
des relations extérieures
Revue finale du CPD Directeur régional Projet de CPD final édité pour
édité Représentant de l’UNFPA soumission à l’Unité de
Planification des Documents des
Nations Unies
Soumission du Projet Chef, Conseil Projet de CPD final édité soumis à
de CPD final édité à d’administration et Section l’Unité de Planification des
l’Unité de Planification des relations extérieures, Documents des Nations Unies
des Documents des IERD
Nations Unies
Affichage sur le site IERD Affichage sur le site web du Projet
web du projet de CPD de CPD final édité et des documents
édité qui l’accompagnent
5. Examen et Présentation du projet Président DED-P, directeur Présentation orale à la Session du
approbation par le final de CPD édité à la régional (avec la Conseil d’administration et
Conseil Session du Conseil participation/le soutien du questions/observations
d’administration Représentant de l’UNFPA)
Observations et Observations du Conseil Observations du Conseil sur le
communication du sur le projet de CPD projet de CPD
Conseil communiqué par le
Directeur régional au
Bureau pays
CPD révisé sur la base Le Représentant de CPD final
des observations du l’UNFPA assiste le
Conseil gouvernement national
dans la finalisation du
CPD en intégrant les
observations du Conseil
Soumission du CPD Gouvernement national à CPD final pour approbation
final pour révision travers le Représentant de
éditoriale des l’UNFPA et le Directeur
changements et régional
affichage sur le site
web
Affichage du CPD final IERD (Conseil CPD final affiché pour approbation
d’administration et Section du Conseil d’administration
des relations extérieures

16 Juin 2012
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VI. Etapes clés et délais pour l’élaboration et l’approbation du CPD

Le calendrier pour les pays disposant d’un nouveau programme commençant au mois de janvier
de l’an N dans le tableau ci-dessous est établi sur la base des exigences selon lesquelles le projet
de CPD édité doit être soumis pour traitement par l’Unité de planification des documents, au
Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences, au moins huit semaines
avant la session de juin du Conseil.

Délais de soumission et d’approbation des nouveaux programmes de pays commençant en

Janvier de l’Année N
Nombre de semaines Etapes/Jalons clés Temps disponible pour permettre
avant la Session du aux unitésconcernées de revoir le
Conseil processus
d’administration au
cours de laquelle le
CPD sera présenté
Au début de Aperçu initial/note conceptuelle du Les bureaux régionaux et le siège
l’élaboration du programme proposé échangé avec d'autres auront 4 semaines pour procéder à
programme proposé bureaux de pays, bureaux régionaux et/ou une évaluation par les pairs et
siège pour une évaluation par les pairs proposer leurs observations
23 semaines Projet de CPD soumis pour révision par
les bureaux régionaux
21 semaines Observations revues et regroupées Les bureaux régionaux auront 2
fournies aux bureaux pays par les bureaux semaines pour donner leurs
régionaux observations aux bureaux pays
19 semaines Le projet de CPD révisé soumis aux Les bureaux de pays ont 2 semaines
bureaux régionaux pour une dernière pour intégrer les observations de la
révision de l’assurance de qualité avant révision
soumission au Secrétariat du PRC
17 semaines Soumission du projet de CPD revu par le Les bureaux régionaux ont 1
bureau régional au Siège du Secrétariat du semaine pour l’assurance de qualité
PRC finale
16 semaines Le PRC donne son avis aux bureaux Le PRC dispose de 2 semaines pour
locaux revoir, compiler et partager ses
observations avec les bureaux pays
14 semaines Les bureaux pays intègrent les Les bureaux de pays ont 2 semaines
observations du PRC, finalisent le pour intégrer les observations du
document et l’envoient aux bureaux PRC
régionaux pour transmission à l’IERD en
vue de son édition
8 semaines L’IERD soumet le document édité à L’IERD dispose de 6 semaines pour
l’Unité de Planification des documents éditer les documents
des Nations Unies
Session du Conseil Le Conseil d’administration de Le conseil dispose de 8 semaines
d’administration au l’UNDP/UNFPA/UNOPS révise le projet pour revoir le projet de document
cours de laquelle le de document de programme pays affiché sur le site web du Conseil
CPD est soumis à d'administration

17 Juin 2012
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Elaboration et Approbation du Document de Programme de pays (CPD) Programme

l'examen

1 semaine Le directeur régional concerné Le Directeur régional dispose d’une

après la Session du communique au bureau pays les semaine pour communiquer les
Conseil observations du Conseil d’administration observations des membres du
Conseil
4 semaines La version finale du document de Le bureau pays dispose de 4
après la Session du programme pays, tenant compte des semaines pour intégrer les
Conseil observations du Conseil, est affichée sur suggestions du Conseil et
la page web du Conseil d’administration transmettre le document à l’IERD.
de l’UNFPA En une semaine, l’IERD affiche le
document sur la page web
Prochaine session Le Conseil d’administration de
ordinaire du Conseil l’UNDP/UNFPA/UNOPS approuve
officiellement le document de programme
pays final

18 Juin 2012