Memorando para empleados

Pasos para hacer un memo

¿Qué es un memorándum?
Un memorándum, memorando o memo, según la RAE, es un informe
en el que se recopilan hechos y razones que deben tenerse en cuenta
en un determinado asunto. Es una forma de comunicar brevemente
asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa o
institución.
El memorando o memo es una manera muy simple y efectiva de
comunicarse dentro de una institución o empresa para lograr transmitir
de manera breve asuntos importantes. Es un documento de naturaleza
interna, es utilizado para la transmisión de información entre los
departamentos de una misma empresa o entre los trabajadores de la
misma. Puede ser utilizado por cualquiera de ellos, no importando su
puesto. Se considera una manera eficaz y rápida de pedir o
suministrar la información, por lo que en muchos sectores, ha logrado
sustituir otros documentos como las notas.
Es común que en los memorandos se comuniquen cambios en la
empresa, se de a conocer la realización de actividades o se sancione
a trabajadores.

Partes de un memorando

1. Lugar y fecha
2. Código
3. Destinatario
4. Asunto
5. Cuerpo
6. Despedida o antefirma

Pasos para redactar el mismo

Un memorando puede incluir las siguientes líneas:
 1. Lugar y fecha
2. Para: El nombre en cuestión
3. De: Quien lo envía
4. Asunto: El motivo del documento.

Luego vendría el comunicado, muy breve, de uno o dos párrafos por lo

usual. No existen estándares o reglas para el memorándum por no ser
un documento muy formal, por lo que el asunto es bastante libre, y lo
que se busca es ir al grano de la manera más sencilla posible para
comunicar el mensaje.

Como redactar un correo electrónico

1. Nunca utilices letras mayúsculas, especialmente en el asunto

del correo
Aunque quieras llamar la atención en un email, nunca las utilices ya
que es bastante agresivo a la vista de quien lo recibe y se
sobreentienden como un mensaje o tono de alerta.

2. Controla el uso de puntos de exclamación

El exceso de este recurso da cuenta que eres un escritor novato y
queda poco profesional.
Es importante que diferencias entre las expresiones que usas para
comunicarte con tus amigos, y las que usas en un mail formal y
profesional.

3. La información principal debe ir en el título del correo

Así evitarás desperdiciar mucho el tiempo de quien lo recibe y
conseguirás que tu mail sea leído y contestado con mayor rapidez.

4. Utiliza un corrector de texto

Las faltas de ortografía son terriblemente mal vistas en un email
laboral. Asegúrate de releer el correo y utilizar un corrector de texto
antes de apretar “Enviar”.

La mayoría de ocasiones, las prisas, escribir rápido y no dedicar

tiempo a revisar un mail hacen que cometamos errores que restan
valor a nuestro mensaje.

5. Evita los excesos

No agregues colores y gráficos que no sean necesarios. Estos solo
aparecerán como confusos y distraerán la atención de tu remitente.

6. Si tienes que enviar un archivo adjunto...

Comprueba el haberlo hecho correctamente antes de enviar el correo
y que has elegido el documento correcto.

Actualmente, servicios de correo electrónico como el

de Gmail detectan si en tu mail has escrito la palabra "adjunto", pero
sin embargo no hay ningún documento indexado.

7. No utilices emoticonos
El uso de este recurso también puede parecer infantil y poco
profesional.

Siempre tienes que tener en cuenta la relación profesional con la

persona con la que te diriges y mantener un tono adecuado.

8. Sé amable
Nunca olvides decir “por favor” y “gracias”, al igual que mantener
un tono cordial y educado.

Debes tener en cuenta que los mensajes escritos pueden resultar más
contundentes que una conversación, por eso es mejor mantener un
tono adecuado.

9. Si no recibes una respuesta inmediata...

No acribilles a tu remitente con emails innecesarios y marca el tiempo
para un mail de recordatorio, según la urgencia de la respuesta.

Recuerda que, en ocasiones, es más útil una llamada rápida o,

incluso, una llamada de preaviso para comunicar de la urgencia de
recibir un documento o información.

10. En caso de recibir una respuesta...

Ten en cuenta los pedidos que se te han hecho en el correo y el
contestar a todos los puntos que te soliciten.

Si también debes incluir imágenes en tus emails, aprovecha estos

consejos para saber cómo editarlas y mejorar la calidad de tus
documentos.