COMO ELEVORAR UN PROYECTO

Para entender cómo elaborar un proyecto, antes debemos tener claro

qué es un proyecto. Se trata de un conjunto de actividades relacionadas entre sí para
obtener un objetivo fijado a unos requisitos concretos.
Un proyecto es único, tiene una duración, fecha y equipo de trabajo sólo para su
ejecución. Es la base de lo que le diferencia de un proceso. Se planifica un proyecto
específico para obtener algo único. Por ello, la formulación de proyectos es compleja, tanto
en cuanto debemos ejecutar un número elevado de actividades vinculadas, muchas de ellas,
entre sí.
En este artículo identificamos las acciones necesarias en la elaboración de un proyecto,
desde que surge la necesidad de planificarlo, gestionarlo y llevarlo a cabo, hasta su re-
utilización futura si fuera necesario.

REQUISITOS PARA ELEVORAR UN PROYECTO

 ¿Qué es un proyecto y por dónde empezar a elaborarlo?

8 pasos para hacer un proyecto

Paso 1: Objetivo del proyecto

Paso 2: Investigación
Paso 3: Metodología de proyecto
Paso 4: Ya puedes planificar
Paso 5: Identifica recursos
Paso 6: Plan de comunicación
Paso 7: Evalúa al instante
Paso 8: Reutiliza proyectos

¿QUÉ ES UN PROYECTO Y POR DÓNDE EMPEZAR A ELABORARLO?

Nociones básicas antes de comenzar a elaborar un proyecto:

 Un proyecto es único, se ejecuta en una fecha determinada y con unos recursos

disponibles sólo para el mismo.
 Un proyecto es dinámico. Puede variar, y mucho, a lo largo de su desarrollo. Lo que
hace indispensable trabajar con planificaciones flexibles.
 Un proyecto se basa en una metodología de gestión definida en las fases iniciales de
la planificación.
 Un proyecto persigue un objetivo concreto desde el principio.
 Un proyecto no es una operación rutinaria.
8 PASOS PARA HACER UN PROYECTO
 Cada sector requiere de unos requisitos específicos. No es lo mismo un proyecto de
arquitectura que un desarrollo de un nuevo software. Obvio. Sin embargo, existen ciertos
pasos para elaborar un proyecto que son comunes a cualquier tipología, etapas de un
proyecto.

Dentro de los principales pasos para iniciar un proyecto, nos encontramos con la fase de
inicio e investigación, la cual lleva su tiempo, dedicación y esfuerzo. Lo mejor es que usando
herramientas online fáciles de manejar y flexibles, podemos poner cuanto antes a realizar
una primera planificación.
 

PASO 1: objetivo del proyecto

Identificar una necesidad para elaborar un proyecto. En esta fase inicial definimos
 objetivos generales y específicos. Estos deben ser claros y concretos. Y es que, desde el
principio, debemos saber qué nos hace embarcarnos en la planificación, en la gestión y
ejecución de un proyecto, sea de la complejidad que sea.
Puede suceder que durante el desarrollo del proyecto, se retoquen tantas cosas que parezca
que hemos cambiado por completo el objetivo inicial. Pero no es así. Por ejemplo, al
desarrollar un nuevo software, podemos tener sólo la información del primer bloque de
desarrollo —ya que se suele seguir una metodología Scrum. Esto hace que no sepamos
hacia dónde se dirigirá el proyecto. Sin embargo, siempre tendremos presente que el
producto que vamos a desarrollar cumplirá una necesidad básica para nuestro usuario. De
ahí, partimos con la idea. 

PASO 2: investigación
 Primera recogida de información. Una vez sepamos la misión del proyecto, es momento
para recoger los datos posibles en esta fase también temprana. Será los necesarios para
comenzar cuanto antes con la primera planificación del proyecto. En la reunión de arranque
—también conocida como Kick-off—, el equipo se reúne para aclarar los primeros puntos
más generales de su trabajo para las próximas semanas.

Sin embargo, también sirve y mucho, para obtener nuevas líneas de investigación. Lo que
quiere decir que surgen dudas, y cuantas más sin responder, mejor. ¿Acaso no es mejor que
salgan las preguntas antes de que sucedan los contratiempos sin respuesta? Así podremos
elaborar un proyecto más eficaz y con mejores tomas de decisión.

PASO 3: metodología de proyecto

 ¿Qué tipo de proyecto elaboraremos? Dentro de la fase de recogida de información, hay
un momento en el que debemos seleccionar la metodología adecuada a nuestro tipo de
proyecto.

Existen metodologías predictivas, orientadas a averiguar cuanto antes las siguientes fases
del proyecto. Con ellas, sabremos dónde están los cuellos de botella, los plazos de entrega
de las actividades, el camino crítico que debemos seguir para terminar el proyecto en el
plazo que marca nuestra planificación predictiva. Lo que quiere decir que nos ayudan a
priorizar las actividades que pueden afectar más en el avance del proyecto.
Tenemos también las metodologías ágiles, diseñadas para gestionar los contratiempos y
cambios de última hora. Es básica para elaborar proyectos con un alto grado de
incertidumbre. Como en el mundo del software, en donde la información suele venir poco a
poco, y sus entregables son por bloques. Las revisiones continuas son básicas para ir
desarrollando el producto o servicio que tenemos entre manos.
Por suerte, desde hace poco, tenemos la posibilidad de usar herramientas online de gestión
de proyectos productivos como Sinnaps, capaces de simplificar y combinar ambas
metodologías al mismo tiempo, gracias a técnicas PERT y CPM. Aplicando las ventajas de
predictivas y ágiles, para lograr adaptar los proyectos a la actual necesidad del mercado.
Gracias a usar metodologías combinadas para elaborar un proyecto, el resultado será
mucho más efectivo y dirigido a las necesidades reales del cliente. Porque el objetivo es
hacer planificaciones que reflejen verdaderamente la realidad de lo que queremos, buscamos
y tenemos.

PASO 4: ya puedes planificar

 ¡Empezamos a planificar! 

Y lo hacemos con las primeras actividades del proyecto y a través de un cronograma.

Asignamos unas tareas a cada uno, de la manera más fácil con nuestra herramienta online
de gestión. Al elaborar un proyecto, también relacionamos las actividades necesarias. Es
decir, hasta que no terminen ciertas tareas, no podemos utilizar otras. El motivo más común
de que suceda esta situación es que podemos necesitar el resultado obtenido en la primera
actividad, para realizar la segunda.
Lo importante es poner en funcionamiento la maquinaria. Y presentar así una primera
planificación al resto del equipo para que empiecen cuanto antes a pasar a la acción.

PASO 5: identifica recursos

 Recursos disponibles. En esta primera planificación extraemos una función imprescindible:
la de identificar y asignar los recursos necesarios en cada actividad. Añadiremos el consumo
total estimado y dejaremos que las personas que trabajarán realmente con ellos, imputen su
consumo real. Así funcionan las herramientas innovadoras y colaborativas como Sinnaps, la
cual presenta una gráfica de recursos planificados y gastados. De un vistazo vemos dónde
hay recursos y qué volumen de los mismos.

PASO 6: plan de comunicación

 Definir un plan de comunicación por ejemplo para el equipo, o para todos los
interesados del proyecto. Tras la primera reunión de arranque, vamos creando una
estrategia y calendario de comunicación. Se trata de las funciones más importantes de todo
profesional que decide hacer un proyecto con un equipo de colaboradores.

En el plan deberán aparecer las reuniones de seguimiento y los hitos de un proyecto. Cada

una tendrá sus necesidades. Las primeras, atienden únicamente a revisar cómo se están
haciendo las cosas. En las segundas, se toman las decisiones importantes que afectarán al
futuro del proyecto, en base a los objetivos alcanzados en el momento de la reunión de hito.
Para elaborar un proyecto, hay que diseñar  un buen plan de comunicación. Es importante
tener en cuenta algunas funciones de la comunicación, por muy obvias que algunas de ellas
nos pueden llegar a resultar.

PASO 7: evalúa al instante

 Evaluación constante del funcionamiento del proyecto. Como hemos visto en el punto
anterior, el feedback con el equipo en las reuniones de seguimiento es fundamental.
Proporcionaremos los documentos de soporte y las herramientas adecuadas para el equipo,
con las que puedan evaluar en cualquier momento y al instante el funcionamiento real del
proyecto.

PASO 8: reutiliza proyectos

 ¿Reutilizamos el proyecto? Se puede dar la necesidad de reutilizar proyectos ya cerrados.
Esto ocurre cuando solemos hacer el mismo trabajo o similar. Con planificaciones que sirven
para futuros encargos, sólo haciendo ciertos retoques. Aprendemos así a cómo un proyecto
mejorado cada vez que lo usemos.