CONTROL

BALDERAS PEDRERO

DEFINICION.- control es valorar el resultado de la ejecución de los planes, lo cual se hace por
medio de los sistemas, métodos y medios de control; es detectar oportunamente desviaciones
en la acción y aplicar las medidas oportunas para corregirlas.

PROPOSITOS DEL CONTROL

 Evaluar el logro de objetivos establecidos previamente.

 Prever desviaciones en la ejecución de planes y programas.

 Optimizar la utilización de recursos

 Proponer y sugerir alternativas administrativas para corregir las desviaciones.

 Establecer diagnósticos continuos y permanentes.

 Promover la creatividad e innovación.

SISTEMAS DE CONTROL

Los sistemas clásicos de control son (Balderas 2009:59):

 La supervisión

 La evaluación

LA SUPERVISION.- Aun cuando la supervisión se considera más bien como parte de la

dirección, es un sistema importante de control por que permite apreciar directamente el
resultado de la ejecución, y apoya el desarrollo del personal en las organizaciones.

La supervisión se concibe en concordancia con la teoría de las relaciones humanas o del

comportamiento, ya que la teoría clásica de la administración ubica la supervisión como forma
de control por excelencia.

El enfoque humanista da connotación diferente a la supervisión y la ubica como parte de la

dirección, enfoque que prevalece. Por ello el concepto de supervisión que aquí se presenta,
combina los dos enfoques, pero enfatiza el humanista.

CONCEPTO DE SUPERVICION.- La supervisión es una dirección democrática, cuyo principal

interés es el supervisado, y su realización plena.

OBJETIVOS DE LA SUPERVISION

 Desarrollo del personal subordinado hacia el logro de la eficiencia.

 Promover la calidad del servicio para los usuarios.

 Proteger y apoyar el logro de los objetivos organizacionales.

 Aplicar medidas correctivas en las desviaciones.

PRINCIPIOS DE LA SUPERVISION

La supervisión como sistema de control tuvo fuertes críticas, ya que se aplicó frecuentemente
como instrumento restrictivo y de presión. A pesar de lo mencionado, el progreso en las
formas de supervisar y los grandes avances producidos por supervisores que efectivamente
desarrollaron a sus empleados, produjo una motivación por estudiar el sistema de control.

Como principios de la supervisión que fueron difundidos y puestos en práctica están los
siguientes:

PRINCIPIO DE LA PLANEACION.- La supervisión planeada logra sus objetivos. Una supervisión

planeada es eficaz. Los planes de supervisión detallan y coordinan la acción de los
supervisores, además se aprovechan mejor los esfuerzos.

PRINCIPIO DE LIDERAZGO.- Supervisar también es dirigir, el que supervisa debe influir la

conducta del supervisado, obtener comportamientos positivos. El conocimiento de las
motivaciones conductuales facilita la supervisión.

PRINCIPIO DE ENSEÑANZA.- Al supervisar se enseña, se promueve el desarrollo de

posibilidades de las personas para realizar mejor su trabajo, se cultiva la excelencia, se
propician las habilidades técnicas, y para ello se requiere de tener conocimientos sobre el
proceso enseñanza-aprendizaje, ya que esta es función central del supervisor.

PRINCIPIO DE COMUNICACIÓN.- Cuando se supervisa, es indispensable comunicarse en forma

significativa. La comunicación adecuada simplifica la supervisión.

La supervisión es función de personal altamente calificado, conocedor del trabajo que se

realiza, responsable de aplicar medidas disciplinarias sin detrimento del logro de objetivos,
capacitado en el liderazgo y manejo de conflictos, y altamente creativo.

REQUISITOS DE LOS PLANES DESUPERVISION

El plan de supervisión exige ser global. Con ello queremos decir que debe considerar al
personal, al servicio y el cliente.

1 El plan de supervisión debe tener una amplia difusión, porque el supervisado que sabe lo que
el supervisor espera de él, trabajará para lograrlo.

2 No rebasar los seis meses planeados. Un plan de supervisión debe ajustarse a los
diagnósticos situacionales, los cuáles son constantes y permanentes. Un plan de supervisión
que se programe para un período mayor de seis meses puede resultar inoperante. El plan debe
fundamentarse en documentos normativos, para los aspectos disciplinarios.

3 Establecer medidas disciplinarias y acciones correctivas de tipo constructivo.

4 Determinar acciones de reforzamiento de conductas deseables, conforme a las teorías de la

motivación.

LA EVALUACION

Es un proceso sistemático de medición y comparación de resultados en relación con los

objetivos. Se evalúan logros, objetivos, recursos y necesidades. La evaluación es constante,
dinámica, objetiva, oportuna y permanente.

TIPOS DE EVALUACION
Evaluación directa. Se aplica por medio de la investigación en el campo específico de trabajo.
Como métodos se utilizan las entrevistas, las reuniones, la observación, el recorrido y la
enseñanza, entre otros.

Evaluación indirecta. Se aplica a través de la consulta de documentos, la observación, análisis y

discusión de las estadísticas, relacionándolas con el plan de la organización.

El objetivo principal de la evaluación es el control de variables que pudiesen alterar el plan. Por
otra parte, la evaluación se utiliza para apoyar la toma de decisiones, y para proporcionar
información confiable sobre los avances o desviaciones. Los resultados de la evaluación
permiten apreciar oportunamente los resultados de la ejecución.

METODOS DE CONTROL

Además de los sistemas de control mencionados, se utilizan métodos diseñados en la teoría de

la administración para facilitar el control, dos métodos son los que usualmente forman parte
de las organizaciones y son:

 El archivo

 La auditoría

ARCHIVO.- Se define el archivo como el conjunto de documentos debidamente clasificados y

ordenados, que integran los datos históricos y la información esencial de una organización
productiva.

El archivo se clasifica en:

Según su destino: Pasivo o en almacén

Activo o en ejercicio

Según el sistema de acceso: Público.

Privado.

Secreto.

AUDITORIA.- Es un procedimiento técnico que sirve para evaluar la marcha de un trabajo

“X”.

OBJETIVO DE LA AUDITORIA. Las auditorías se hacen con el propósito de descubrir

deficiencias e irregularidades, pero el descubrimiento de las deficiencias es para plantear
soluciones. Su utilidad radica en ayudar a la dirección a lograr un control continuo y
constructivo.

TIPOS DE AUDITORIA.- los tipos de auditoría son múltiples, pero los dos tipos más
conocidos son:

Auditoria externa.- como por ejemplo: la auditoría fiscal y la auditoría contable. Las auditorías
externas suelen hacerlas las empresas de contadores públicos. Son organizaciones
independientes que se contratan por tiempo determinado. En la auditoría externa se intenta
evaluar el estado financiero, comprobando la exactitud de los registros.

Auditoría interna.- entre las cuales destacan la auditoría administrativa, la auditoría contable y
la auditoría profesional. Las auditorías internas se ejecutan con personal de la propia
organización. La auditoría administrativa evalúa los controles administrativos, la estructura de
la organización, las políticas, los planes y la ejecución.

La auditoría contable evalúa la exactitud de los datos presupuestales y su ejercicio, a

través de las estadísticas y documentos que comprueban tanto ingresos como egresos. La
auditoría profesional evalúa la práctica del profesional diverso, conforme a un objetivo
determinado por los niveles estratégicos de dirección.

TECNICAS DE CONTROL MAS EMPLEADAS

El desarrollo de la administración ha aportado infinidad de herramientas y técnicas

administrativas. Para el control tenemos entre otras técnicas las siguientes:

INFORMES.- Los informes deben reflejar el aprovechamiento de los recursos, en relación con el
logro de objetivos. Su redacción debe incluir conclusiones y sugerencias. Generalmente, un
buen informe se divide en dos partes: la parte cualitativa y la parte cuantitativa. En la primera
se describen los aspectos que se desean informar y en la segunda se expresan con tablas o
gráficos los avances.

Al elaborar un informe, se consideran entre otros, los siguientes aspectos:

PRELIMINARES.- Se integran por la portada, el directorio, tabla de contenido, introducción y

listas de tablas o gráficos.

CUERPO DEL INFORME.- Se inicia por una justificación, los objetivos, la descripción de los
aspectos que se desean informar, los avances, los contratiempos, las conclusiones y las
sugerencias.

SECCION TECNICA.- Se incluyen tablas o figuras que ilustren los aspectos sobre los cuáles se
está informando.

SECCION DE REFERENCIAS Y APENDICES.- Se incluyen la bibliografía, y los anexos

correspondientes.

TIPOS DE INFORMES

1Informe provocado.- Responde a una necesidad de obtener información veraz y oportuna

ante la presencia de un problema determinado. Uno de sus propósitos es hacer notar la
necesidad de entregar resultados.

2 Informe solicitado.- Es aquel informe que por indicaciones de un nivel jerárquico superior,
debe entregarse en un lapso de tiempo determinado. La característica del informe solicitado es
que solo incluye la información que ha sido requerida.

3 In forme de rutina.- Se realiza como parte de las actividades que requieren de un control
periódico. Sus características son que tienen una formalidad determinada, un periodo
sistemático y que forman parte de las acciones planeadas.

Además de los informes como medios de control, existen algunas técnicas que incluyen
aspectos sistematizados como son los siguientes:
LA OBSERVACION.- La observación es indispensable para el control. En la práctica, se requiere
fijar parámetros de medición que impidan la subjetividad.

DATOS ESTADISTICOS.- Se utilizan en el control para medir y comparar los resultados

obtenidos en relación con los esperados.

CONTROL DE CANTIDAD.- El control orientado a medir cantidades se relaciona con la mayor o

menor demanda. En los departamentos de enfermería, el control de cantidad esta en relación
con los pacientes atendidos.

CONTROL DE CALIDAD.- El control de calidad cuenta ahora con múltiples herramientas, el

paradigma administrativo de calidad enfatiza la estadística. En los departamentos de
enfermería se relaciona con la calidad de atención que se presta.

CONTROL DE TIEMPO.- Se aplica con el propósito de optimizar el rendimiento de los recursos

en ciertos períodos; además se utiliza como un indicador que permite tomar decisiones y de
esta forma, programar una mejor utilización de los recursos con un máximo aprovechamiento.

CONTROL DE INVENTARIOS.- Es una técnica para optimizar el rendimiento de los recursos

materiales. Usualmente se pretende medir las existencias previstas y conforme al gasto y la
utilización proveer los suministros necesarios.

PASOS DEL CONTROL

La función administrativa del control se aplica mediante los siguientes pasos (Balderas
2009:62):

-Establecer parámetros de medición. Los parámetros se obtienen estableciendo indicadores

precisos que permitan evidenciar los avances.

-Aplicar los sistemas de control. La supervisión y la evaluación se realizan tomando en cuenta

los parámetros determinados.

-Evaluar los resultados. La evaluación de resultados se refleja en la toma de decisiones, la

corrección de desviaciones, los ajustes y la comprobación de logros.

La evaluación permite comparar el cumplimiento de los objetivos establecidos en la

planeación. Si detectamos errores, desviaciones u objetivos sin lograr, se aplican las medidas
conducentes para enderezar el camino. La evaluación permanente y constante permite aplicar
correcciones y mejoras urgentes, que se ponen en práctica y previenen la presencia de
problemas mayores.

DESCRIPCION DEL ESQUEMA DE CONTROL

-Establecimiento de parámetros de control. Es importante determinar guías de medición

objetivas, tanto cuantitativas como cualitativas.

-Medición por sistemas. Implica la ejecución de la supervisión y la evaluación respecto a logros,

alcances y progreso de la ejecución en los planes de trabajo.

-Comparación. Se realiza confrontando los alcances ya conocidos, a través de la supervisión y

la evaluación respecto a los objetivos preestablecidos, detectando las causas de posibles
desviaciones y emprendiendo medidas para su corrección.
-Mejoras y correcciones. De acuerdo con los resultados de la comparación se mejoran los
planes si es necesario, o se corrige la ejecución.

PRINCIPIOS DEL CONTROL

1 Principio del equilibrio.- consiste en verificar la congruencia entre resultados esperados y

resultados obtenidos. La medición y comparación de la ejecución permiten tomar decisiones,
el equilibrio se logra cuando la autoridad delegada es proporcional al tipo de decisiones que
debe tomar aquella persona a quien se delega.

2 Principio normativo.- las funciones de control tienen que estar contempladas en los
documentos oficiales de la empresa. Al mismo tiempo, los parámetros medir los resultados
deben estar perfectamente determinados en los respectivos planes o en manuales, o en los
reglamentos.

3 De la garantía del objeto.- la función del control es asegurar el éxito de los planes a través de
la detección oportuna de las desviaciones.

4 Principio de la eficiencia.- los controles implantados deben detectar desviaciones del plan,
causas y fallas oportunamente.

5 Principio de economía.- la detección de efectos indeseables en comparación con el plan, y

que es realizada por el control, será con un mínimo de costos para la organización.

6 Principio de la armonía de planes.- los diferentes programas y planes de organización deben

señalar con claridad los sistemas y técnicas de control a utilizar, así como el progreso entre
acciones.

7 Principio de la jerarquía.- los controles deben reflejar la responsabilidad por la acción para
facilitar las correcciones.

8 Principio del control de punto crítico.- la atención del control en punto crítico se orienta a
factores que pueden interferir con los planes o los objetivos.

9 Principio de acción.- el control de acción indica la necesidad de actuar en el momento

preciso, lo que hace un control efectivo.

10 Principio de excepción.- los resultados manifiestos de alteraciones al plan implican un

control por excepción.