Proceso administrativo en una empresa como estudio de caso

Jorge Enrique Duque Escobar

Presentado por:

Código:
1070943672

Héctor Martínez
Presentado a:

Universidad nacional abierta y a distancia

Bogotá febrero 24 del 2019
Fundamentos de Administración
Grupo 100500_351
 Introducción

En este trabajo podemos identificar el paso a paso a seguir para la

fundamentación y los procesos que se debe tener en cuenta en el momento
de estructurar una empresa, donde identificaremos que se tiene que pasar
por un flujo de trabajo entre los cuales están procesos como el de control,
Dirección, Organización, planeación entre otros.
Este documento se definirá el conjunto de funciones y actividades de una
organización,
 Objetivo General

El objetivo General de este trabajo es adquirir conocimientos que nos

permitan identificar y manejar todo el flujo de trabajo que maneja el
proceso administrativo, donde se trabajaran todos los elementos que
compone el proceso los cuales son planeación, control, Dirección, y
organización. Tomar toda la información y aplicarla en el proceso de
creación de una empresa y toda su documentación.

Objetivos específicos
 Aprender aplicar el proceso de control en la documentación y los
procedimientos de una empresa, donde aprenderemos el proceso
para realizar un proceso de valoración de los procesos realizados en
la planeación organización interacción y dirección.

 Aplicar todos los conceptos de la planeación en las directrices de la

compañía.

 Manejar y aplicar la organización y aprenderla a aplicar en la

planeación administrativa de una empresa, donde se tendrá que
realizar la organización de un grupo de personas con una meta en
común.

 Aplicar el proceso mas importante del plan administrativo el cual es la

dirección, saber cómo aplicarla en el flujo de proceso implementado
para una compañía.

 Adquirir todos los conocimientos importantes para la creación de un

flujo de trabajo para el proceso administrativo.
 Proceso administrativo Contexto

1. ¿Mencione y describa cada una de las funciones del proceso

administrativo?
Colocando en contexto el proceso administrativo consiste en estudiar la
administración como un proceso integrado por fases y por etapas,
procesos. La cual se divide en dos fases una fase mecánica (Teoría) la cual
cuenta con los procesos de planeación y organización, y fase
dinámica(ejecución) la cual cuenta con los procesos de dirección y control.
La definición de dichas funciones es la siguiente.

Planeación:
Es la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para
lograrlos, en la planeación una parte fundamental es responder a la
pregunta ¿qué se va a hacer? Con base en esto podemos identificar
el patrón que se va a tener para que inicie las funciones de la
empresa, hay varios puntos de la planeación muy importantes entre
los cuales se destacan:
 Se aplican las investigaciones que se requieren para definir las bases
correctas.
 Se toma en cuenta todo el ambiente interno de la empresa
 Estudia el ambiente externo para aprovechas las oportunidades
 Programa correctamente el tiempo y los recursos en toda la
estructura de la empresa
• Trabaja con efectividad para que el plan resulte exitoso
• Establece las bases para que se dé el control
• Establece las bases para que se realice la organización
• Es base para que se lleve a cabo la dirección correcta
Otro concepto importante de la planeación se puede decir que Es el primer
paso a dar, consiste en saber por anticipado qué se va a hacer, la dirección
a seguir, qué se quiere alcanzar, qué hacer para alcanzarlo, quién, cuándo
y cómo lo va a hacer.
 Principales elementos de la planeación son:

Principios de la planeación:
Los principales principios de la planeación son los siguiente
principio de  la  universalidad. Supone la inclusión de todo el universo
de factores que propicien desarrollar el plan de forma efectiva, a saber:
tiempo, personal, materiales, presupuesto, etc.
Principio de racionalidad. La sustentación de los planes debe apoyarse
en el uso de la lógica, por lo que deben incluir metas logrables, las cuales
dispongan de los recursos necesarios para llevarlas a vías de hechos.
Principio de la precisión. Para el cumplimiento de todas las metas de la
empresa con eficiencia y eficacia, la planificación debe tener un alto grado
de precisión para que sea válido, y así no tener eventualidades e
improvisaciones.
Principio de la flexibilidad: Se debe tener un margen de cambios que
puede ser necesaria para introducir debido a variaciones no previsibles de
las circunstancias de entorno.
El principio de la unidad: Todos los planes que se elaboren en la
organización deben responder a un plan general único, para lo cual es
preciso garantizar su coordinación e integración.
El principio de compromiso: Este principio indica que la planeación a
mediano plazo es la más conveniente porque asegura que los compromisos
de la empresa encajen en el futuro, preservando tiempo para adaptar
mejor sus objetivos y políticas a las tendencias descubiertas, a los cambios
imprevistos.
Principio de factor limitante. El ejercicio de la planeación supone que los
administrativos dispongan de las competencias necesarias para detectar los
factores que puedan limitar o frenar el logro de las metas y propósitos de la
organización.
Principio de inherencia. Este principio sustenta que la planeación es
inherente a cualquier organización humana y es condición necesaria de la
administración. 
La planeación se puede caracterizar atendiendo a los siguientes
rasgos distintivos:
La caracterización se puede caracterizar a los siguientes rangos:
Es un proceso permanente y continuo.
Se orienta siempre hacia el futuro.
Persigue la racionalidad en la adopción de decisiones.
Supone la selección de un curso de acción entre varias alternativas.
Es sistémica.
Es recurrente.
Es una técnica cíclica.
Mantiene una relación sinergética con las restantes funciones del Ciclo
Administrativo.
Es una técnica de coordinación, integración, cambio e innovación.

Propósitos de la Planeación:
la función de planeación tiene tres propósitos esenciales:

Minimizar el riesgo: la planeación protege a la organización, reduciendo

significativamente la incertidumbre en torno a los negocios en que se
desenvuelve la misma, y clarificando las posibles consecuencias de las
posibles acciones administrativas.
Garantizar el desarrollo de la organización: la planeación no sólo se
propone garantizar el éxito de la organización en un periodo determinado,
sino que uno de sus propósitos esenciales es lograr el permanente
crecimiento de la gestión.
Lograr una coordinación eficaz: el ejercicio adecuado de la planificación
sienta las bases para la coordinación de los esfuerzos de todos los
miembros de la organización para alcanzar los niveles deseados de
eficiencia empresarial.
Elementos de la planeación:
Objetivos, Estrategias, Tiempo, Elecció

Organización (Como se va hacer)

Es el segundo paso a dar, constituye un conjunto de reglas a respetar
dentro de la empresa por todos quienes allí laboran, la principal función en
esta etapa es la coordinación. Después de la planeación el siguiente paso
es distribuir y asignar las diferentes actividades a los grupos de trabajo que
forman la empresa, permitiendo la utilización equitativa de los recursos
para crear una relación entre el personal y el trabajo que debe ejecutar.
Organizar es utilizar el trabajo en busca de metas para la empresa, incluye
fijar las tareas a realizar, quién las va a hacer, dónde se toman las
decisiones y a quién deben rendir cuentas. Es decir, la organización permite
conocer lo que debe hacerse para alcanzar una finalidad planeada,
dividiendo y coordinando las actividades y proporcionando los recursos
necesarios.
La labor que aquí se lleva está relacionada con las aptitudes (físicas e
intelectuales) de cada trabajador a la vez con los recursos que posee la
empresa.
La principal intención de la organización es detallar el objetivo asignado a
cada actividad para que se cumpla con el mínimo gasto y con un grado
máximo de satisfacción.
Las actividades más significativas de la organización son:
Realizar la selección minuciosa y detallada de cada trabajador para los
diferentes puestos.
Subdividir las tareas en unidades operativas.
Escoger una potestad administrativa para cada sector.
Proporcionar los materiales y recursos a cada sector.
Concentrar las obligaciones operativas en puestos de trabajo por
departamento.
Mantener claramente establecidos los requisitos del puesto.
Suministrar facilidades personales y otros recursos.
 Ajustar la organización basado en los resultados del control.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una
organización racional, se encuentran íntimamente relacionados, y son:
1.- Del objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la
organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la
empresa. La existencia de un puesto solo es justificable si sirve para
alcanzar realmente los objetivos, sin embargo, la realidad muestra que
muchas veces se crean puestos con la consecuente implicación de costos y
esfuerzos inútiles.
2.- Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde
sea posible, a la ejecución de una sola actividad. El trabajo se realizará más
fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y
delimitadas, mientras más especifico y menor sea el campo de acción de un
individuo, mayor será su eficiencia y destreza.
3.- Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que
emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la
autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida,
desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.
4.- Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de
responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad
necesario para cumplir dicha responsabilidad. No tiene objeto hacer
responsable a una persona por determinado trabajo si no se le otorga la
autoridad necesaria para poder realizarlo.
5.- Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisión para
cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no
deberán reportar a mas de un superior.
6.- Difusión: Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y
autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito a disposición de todos
aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.
7.- Amplitud o tramo de control: Hay un limite en cuanto al numero de
subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste
pueda realizar todas sus funciones eficientemente. Un gerente no debe
ejercer autoridad directa a más de cinco o seis subordinados, a fin de
asegurar que no esté sobrecargado, y que esté en la posibilidad de atender
otras funciones más importantes.
8.- De la coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán
mantenerse en equilibrio. Todas las funciones deben apoyarse
completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo común; en esta
forma, la organización funcionara con un sistema armónico en el que todas
sus partes actuaran oportunamente y eficazmente, sin ningún
antagonismo.

9.- Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura

organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las
condiciones del medio ambiente.
Dirección (Como se está haciendo)

Es el tercer paso a dar, dentro de ella se lleva a cabo la ejecución de los

planes, la comunicación, la motivación y la supervisión necesaria para
alcanzar las metas de la empresa. En esta etapa es necesaria la presencia
de un gerente con la capacidad de tomar decisiones, instruir, ayudar y
dirigir a las diferentes áreas de trabajo.
Cada grupo de trabajo se rige por normas y medidas que buscan mejorar
su funcionamiento, la dirección es trata de lograr mediante la influencia
interpersonal que todos los trabajadores contribuyan al logro de los
objetivos.
La dirección se puede ejercer a través de:

El liderazgo
La motivación
La comunicación.

Las actividades más significativas de la dirección son:

Ofrecer motivación al personal.
Recompensar a los empleados con el sueldo acorde a sus funciones.
Considerar las necesidades del trabajador.
Mantener una buena comunicación entre los diferentes sectores
laborales.
Permitir la participación en el proceso de decisiones.
Influenciar a los trabajadores para que hagan su mejor esfuerzo.
Capacitar y desarrollar a los trabajadores para utilicen todo su potencial
físico e intelectual.
Satisfacer las diferentes necesidades de los empleados mediante el
reconocimiento de su esfuerzo en el trabajo.
Ajustar los esfuerzos de la dirección y ejecución de acuerdo a los
resultados del control.

Principios de la dirección:

De la Armonía del Objetivo o Coordinación de Intereses: La

dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos
generales de la empresa.
Impersonalidad de Mando: Se refiere a que la autoridad y su mando
surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos
resultados.
De la Supervisión Directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debe
proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los
planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.
De la Vía Jerárquica: Postula al apoyo y comunicación que debe
proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los
planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.
De la Resolución del conflicto: indica la necesidad de resolver los
problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del
momento en que aparezcan.

Aprovechamiento del Conflicto: Experiencia y Experimentación.

Variables de la dirección:
La dirección va más allá de coordinar tareas o trazar el rumbo de una
empresa. Es una actividad de vital importancia debido a sus tres grandes
variables:
La gestión de la incertidumbre.
La estructura compleja de la empresa.
La variabilidad de las condiciones del entorno inmediato.
La dirección se debe encargar de atender estas tres variables de manera
integral. Antes de hablar y describir más a fondo cada una de ellas es
importante hace una distinción entre dos conceptos que van muy de la
mano con este tema: riesgo e incertidumbre.
El riesgo se refiere a la situación en la que no hay certeza sobre el
resultado pero sí se tienen las probabilidades de lo que pasaría en ciertos
resultados alternativos. En las situaciones de incertidumbre no solamente
desconocemos el resultado, sino que es imposible predecirlo, hablando de
probabilidades objetivas.
Gestión de la Incertidumbre. Pero como vemos en la definición de este
término ni siquiera contamos con las probabilidades objetivas, por lo que el
análisis y la gestión se vuelven muy complicados. He ahí la importancia de
que la dirección sea una actividad bien llevada a cabo.
Control(Como se hizo)

Es el último paso que hay que dar, dentro de esta se lleva a cabo la
evaluación del desarrollo general de una empresa, esta última etapa tiene
la labor de garantizar que el camino que se lleva, la va a acercar al éxito.
Es una labor administrativa que debe ejercerse con profesionalidad y
transparencia.

El control de las actividades desarrolladas en la empresa ofrece un análisis

de los altos y bajos de las mismas, para luego basado en los resultados
hacer las diferentes modificaciones que sean factibles llevarse a cabo para
corregir las debilidades y puntos bajos percibidos.

La principal función del control es efectuar una medición de los resultados

obtenidos, compararlos con los resultados planeados para buscar una
mejora continua. Por ello esta se considera una labor de seguimiento
enfocada a corregir las desviaciones que puedan presentarse respecto a los
objetivos planteados. Luego contrasta lo planeado y lo conseguido para
desatar las acciones correctivas que mantengan el sistema orientado hacia
los objetivos.

Las actividades más importantes del control son:

Seguir, evaluar y analizar los resultados obtenidos.

Contrastar los resultados contra estándares de desempeño.
Comparar los resultados obtenidos con los planes establecidos.
Definir e Iniciar acciones correctivas.
Discurrir medios efectivos para medir la operatividad.
Comunicar y participar a todos acerca de los medios de medición.
Transferir información detallada que muestre las variaciones y
comparaciones efectuadas.
Sugerir diversas acciones correctivas cuando fuesen necesarias.
Principios de control administrativo:

Son las reglas generales para cumplir en el proceso de analizar si las

acciones se están llevando a cabo según lo planeado y tomar las medidas
correctivas necesarias para confirmar la planificación.

Principios básicos de aseguramiento del objetivo:

El objetivo básico del control administrativo es el logro de los objetivos.

Esto se hace al detectar fallas en los planes.

Se deben detectar suficientemente las desviaciones potenciales o reales de

los planes, para permitir una acción correctiva efectiva.

Principio de eficiencia de los controles:

Un sistema de control administrativo debe detectar y resaltar las causas de
las desviaciones de los planes con los mínimos costos posibles.
El principio de eficiencia es particularmente importante en el control,
porque las técnicas tienden a ser costosas y engorrosas.

Principio de responsabilidad del control:

La responsabilidad principal del ejercicio del control recae en el gerente
encargado de la ejecución de los planes. Su responsabilidad no se puede
derogar ni anular sin cambiar la estructura de la organización.
La responsabilidad de controlar se le debe dar a personas específicas en
cada etapa de la operación.

Principio de prevención

El control, al igual que la planificación, debe mirar hacia adelante y ser

preventivo. A menudo este principio ha sido desatendido, en gran parte
porque el control ha dependido más de los datos estadísticos y contables,
en lugar de depender de los pronósticos y proyecciones.
Principio de control directo

La gran mayoría de los controles que se usan hoy en día se basan en el

hecho que el ser humano comete errores. A menudo se utilizan como
controles indirectos destinados a detectar errores, con frecuencia después
del hecho. Siempre que sea posible, se deben usar controles directos
dirigidos a prevenir errores.

Principio de reflejo de los planes

Controlar es la tarea de asegurarse que los planes se lleven a cabo de

manera efectiva. Por lo tanto, las técnicas de control deben reflejar la
naturaleza específica y la estructura de los planes.

Principio de la pirámide

Los datos de retroalimentación deben comunicarse primero al pie de la

pirámide; es decir, a los supervisores e incluso al personal operativo que se
encuentra en los niveles más bajos.

Principio de idoneidad organizacional

Un sistema de control administrativo se ajusta al área de autoridad

administrativa y debe reflejar la estructura de la organización.

Principio de individualidad de los controles

Los controles se hacen efectivos cuando son consistentes con el puesto, la

responsabilidad operativa, la competencia y las necesidades del individuo
interesado. El alcance y la información detallada requerida varían según el
nivel y la función de la gerencia.

Principio de control de los puntos críticos

Todas las operaciones tienen ciertos puntos vulnerables o críticos. Son

estos los que causan la mayoría de los problemas y dan lugar a grandes
desviaciones.

Un gerente, mientras ejerce el control, debe centrar su atención en los

factores que sean fundamentales para evaluar el rendimiento.
Principio de acción
El control resulta ser una pérdida de tiempo si no se toman medidas
correctivas. Entre las acciones correctivas puede estar el replanteo de los
planes, una reorganización, el reemplazo o capacitación de un subordinado,
motivación del personal, etc.
2. ¿Por qué es importante el proceso administrativo, en la toma
de decisión?
Es proceso administrativo es muy importante para la toma de decisiones,
ya que para un presidente, gerente, o empleado de una empresa, toma una
buena decisión que beneficie la compañía debe tener una planeación de lo
que se tiene , lo que se quiere hacer, como lo va hacer y después de tomar
dicha decisión definir como lo hizo. Por esta razón es muy importante el
proceso administrativo en la toma de decisiones las cuales pueden aplicar
en una empresa como también en la vida de cualquier persona.
También es importante por que se puede tener una previsión de los hechos
a futuro y así llevar un control y tener un manejo adecuado con los
recursos con los que se cuentan.
3. ¿El proceso administrativo aporta a mi profesión?,
argumentar
Si me aporta mucho como lo decía en el punto anterior tener un proceso
administrativo aplicado a mi profesión es muy importante porque así
puedo tener claro que tipo de profesional quiero ser, planear como
quiero llegar a cumplir mis metas, pasando por todos los procesos de
como voy a llegar a cumplir dichas metas , también tener una dirección
identificar como estoy trabajando para cumplir mis metas, también la
organización es importante por que puedo identificar que estoy haciendo
para cumplir mis metas, y puedo estructurarme para trabajar de manera
organizada y en equipo con los demás, por ultimo cuando este realizado.
Con la planeación puedo prever contingencias y cambios que se tendrán
en el futuro y puedo tener objetivos a corto mediano y largo plazo,
donde plasmare que es lo que quiero hacer para cumplir dichos
objetivos.
Por ejemplo estoy trabajando en la implementación de una red en una
pequeña empresa en la cuidad de Facatativá, para llevar todo el proceso
de implementación con éxito necesito llevar una planeación, y aplicar
todos los conceptos aprendidos y plasmados en este informe.
 Conclusiones

Mi conclusión principal es que estudiando el proceso administrativo

identifique que en lo personal puedo planear mi vida como profesional
colocándome metas a corto mediano y largo plazo, creando un flujo de
trabajo donde se identifique que quiero hacer, como hacerlos y también
evaluar que se esta haciendo para cumplir mis metas.
Se adquiere conocimiento de un plan administrativo a nivel de una
empresa, donde se manejan procesos de planeación organización, dirección
y control.
 Referencias bibliográficas

Cipriano, L. G. A. (2014). Proceso administrativo. Retrieved from

https://ebookcentral.proquest.com

ADMINISTRATIVO, P., ADMINISTRATIVO, P., & perfil, V. (2012). LA DIRECCIÓN Y

SUS PRINCIPIOS.
Recuperadohttp://direccionadministrativasanmartin.blogspot.com/2012/05/la-direccion-
y-sus-principios.html

ADMINISTRATIVO, P., ADMINISTRATIVO, P., & perfil, V. (2012). LA DIRECCIÓN Y

SUS PRINCIPIOS.
Recuperado http://direccionadministrativasanmartin.blogspot.com/2012/05/la-
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