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TÉRMINOS DE REFERENCIA
1.1 OBJETO
El Conjunto Avenida Parque Propiedad Horizontal, en adelante COPROPIEDAD, está interesada
en adelantar un proceso de selección de la oferta más favorable para la celebración de un contrato
de Servicio de Seguridad y Vigilancia Privada Sin Armas en el Conjunto Residencial Avenida
Parque, en la ciudad de Bogotá D.C. (CONTRATO).
En esa línea, el servicio de seguridad y vigilancia privada, más que el brindar un número de
vigilantes, se determina como la responsabilidad que asume el CONTRATISTA de mantener unas
medidas optimas de seguridad para la COPROPIEDAD, con base en un análisis de seguridad que
garanticen el cumplimiento de la responsabilidad designada: la protección a copropietarios,
residentes y visitantes; el establecimiento de medidas de seguridad contra actos delictivos e
incluso permita anticipar la ocurrencia de los mismos; así como la de evitar la ocurrencia de daños
y afectación de la COPROPIEDAD.
1.4 IMPUESTOS
Todos los impuestos legalmente vigentes, así como, las contribuciones que apliquen para la
ejecución del CONTRATO corren por cuenta del CONTRATISTA, y en este sentido los proponentes
deberán tener en cuenta este aspecto en la preparación de su oferta.
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1.5 ACLARACIONES A LOS TERMINOS DE REFERENCIA
El proponente puede solicitar aclaraciones de la presente Contratación, las cuales deben ser
formuladas por escrito ante Administración de la COPROPIEDAD, hasta cinco (5) días antes de la
fecha de cierre para la entrega de propuestas.
NOTA: Para todos los pagos el CONTRATISTA deberá acreditar el pago de aportes de parafiscales,
mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal cuando éste exista de acuerdo con los
requerimientos de Ley, o por el Representante Legal, conforme lo establece la ley.
Las Ofertas deben ser entregadas en original y una (1) copia, EN SOBRE CERRADO Y SELLADO,
dirigidos a la Administración de la COPROPIEDAD, identificando debidamente el proceso de
contratación para el cual se presenta la oferta. La propuesta debe ser depositada en la urna que
para tal fin se disponga en la COPROPIEDAD y se hará registro de constancia del día y hora de la
entrega.
Cada uno de los proponentes deberá presentar la documentación de soporte que permita
establecer el cabal cumplimiento de lo establecido por la Superintendencia de Seguridad y
Vigilancia Privada, para las empresas proveedoras de servicios de vigilancia y seguridad privada,
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en el Decreto 3222 de 2002 que reglamentó el Estatuto de Vigilancia y Seguridad Privada, Decreto
Único 1070 de 2015 y demás regulaciones vigentes.
1.7.2.1 El Oferente debe tener incluido en su objeto social las actividades de prestación de
servicios de vigilancia privada.
1.7.2.2 Haber sido constituida como mínimo cinco (5) años antes de presentar la propuesta.
1.7.2.6 Certificación del Representante Legal en la cual se indique que todo su personal a
cargo, empleados, socios, accionistas, administradores, clientes, proveedores, etc., y los recursos
de estos, no se encuentren relacionados o provengan, de actividades ilícitas; particularmente, de
lavado de activos o financiación del terrorismo SARLAFT.
1.7.2.7 Acreditar que el Representante Legal del proponente ha sido facultado para presentar
la propuesta y firmar el contrato, mediante documento expedido por el órgano social competente,
en caso de que tenga limitaciones en tal sentido.
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frecuencias radioeléctricas.
1.7.3.1 La propuesta debe contener la información del Activo Corriente, Activo Fijo, Otros
Activos, Activo Total, Pasivo Corriente, Pasivo Mediano y Largo Plazo, Pasivo Total, Total
Patrimonio y Total Pasivo más Patrimonio(ESTADOS FINANCIEROS), tomada del Balance General.
Toda la información financiera deberá ser presentada en Pesos Colombianos.
1.7.3.2 La Información Financiera debe venir firmada por el Representante Legal y el Contador
Público y el Revisor Fiscal, si aplica; estos dos últimos deberán adjuntar fotocopia legible del
certificado de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios, expedido por la Junta
Central de Contadores y actualizado para la fecha del cierre de este proceso.
1.7.3.3 El proponente deberá acreditar los siguientes indicadores financieros, en los estados
financieros al cierre de los años: diciembre 31 de 2018 y diciembre 31 de 2019:
El OFERENTE debe presentar en el cuerpo de su PROPUESTA y como condición para que la misma
pueda ser evaluada, la CERTIFICACIÓN CUMPLIMIENTO DE ESPECIFICACIONES
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TÉCNICAS Y OBLIGACIONES ESTABLECIDAS EN LA CONTRATACION (Anexo 1) firmada
por el representante legal indicando su conocimiento, aceptación y cumplimiento.
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1.10 GARANTIAS DEL CONTRATO.
Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones del contrato y amparar los perjuicios de
naturaleza contractual y extracontractual derivados del incumplimiento de las obligaciones legales
o contractuales del CONTRATISTA, el CONTRATISTA constituirá una póliza de cumplimiento, así:
Cumplimiento: El valor de esta garantía será el equivalente al veinte por ciento (20%) del
valor total adjudicado, el CONTRATISTA debe otorgarla con una vigencia igual al plazo del
contrato y dos (2) meses más.
Calidad del Servicio: El valor de esta garantía será el equivalente al veinte por ciento (20%)
del valor total del CONTRATO y vigente por el término de ejecución del mismo y dos (2) meses
más.
Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales: En una
cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, con una vigencia igual
al término de ejecución del contrato y tres (3) años más.
Responsabilidad Civil Extracontractual: Que ampare eventuales reclamaciones de terceros
derivadas de la responsabilidad que surja de las actuaciones hechos u omisiones del
CONTRATISTA. El valor asegurado deberá ser de 400 SMMLV y vigente por el término de
ejecución del CONTRATO.
Póliza por Hurto Simple y Calificado: Que ampare eventuales reclamaciones por hechos
ocurridos al interior del conjunto Avenida Parque, con cubrimiento por 10% del valor del contrato,
con vigencia por el término de duración del contrato.
En caso de hurtos de vehículos y hurtos a áreas privadas y comunes del conjunto residencial por
escalamiento, ruptura de chapas, puertas y rejas, será obligación del CONTRATISTA asumir el
costo de los mismos quedando facultado EL CONTRATANTE para declarar el siniestro y cobro
directo a la aseguradora derivado de tales hechos; sin necesidad de que medie sentencia judicial
de declaración de responsabilidad.
En caso de hurto que equivalga a mínima cuantía y que no sea cubierto por las pólizas exigidas,
EL CONTRATISTA deberá responder por el valor total de la pérdida.
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Luego de tal verificación, las propuestas que no cumplan con todos los requisitos jurídicos,
financieros y técnicos mínimos exigidos se rechazarán y no serán tomadas en consideración para
calificarlas en las etapas siguientes.
Las propuestas que han cumplido todos los requisitos jurídicos, financieros y técnicos mínimos
exigidos serán objeto de calificación, así:
CRITERIO CALIFICACIÓN MÁXIMO POSIBLE
Propuesta Económica 80
Valor Agregado 20
Total 100
La PROPUESTA se asumirá como solución completa a las necesidades planteadas en los presente
Términos, por lo tanto, cualquier costo adicional requerido para cumplir con el objeto de la
contratación será asumido por el CONTRATISTA.
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CAPITULO 2
ESPECIFICACIONES TECNICAS
2.1 GENERALIDADES
El Conjunto Avenida Parque P.H., requiere, para adelantar un proceso de selección de la oferta
más favorable para la celebración de un CONTRATO de prestación de servicios de seguridad y
vigilancia privada de la COPROPIEDAD, de forma de asegurar las condiciones técnicas para su
funcionamiento y operación con estricto cumplimiento de los establecido en normas técnicas
nacionales y regulaciones vigentes establecidas por entidades de control a nivel nacional y
territorial.
Todos los numerales del Capítulo 2, Especificaciones Técnicas, son requisitos indispensables y
obligan al CONTRATISTA a ejecutarlos de acuerdo con lo especificado. El OFERENTE, como
condición para que la PROPUESTA pueda ser evaluada, debe presentar la CERTIFICACION
CUMPLIMIENTO DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y OBLIGACIONES ESTABLECIDAS
EN LA CONTRATACION (Anexo 1) firmada por el representante legal indicando su conocimiento
y aceptación y cumplimiento.
Los servicios de seguridad y vigilancia privada para la COPROPIEDAD serán llevados a cabo por
el CONTRATISTA en los términos y condiciones descritos en estos Términos de Referencia y en
la Minuta del CONTRATO de Prestación de Servicios que resultase del presente proceso. En todo
caso el CONTRATISTA será el responsable de supervisar, en los aspectos relacionados con: las
condiciones de seguridad y vigilancia privada de la COPROPIEDAD, protocolos y procedimientos
de seguridad; y, correcto funcionamiento de los elementos de tecnología que soportan las
medidas de seguridad establecidas en desarrollo del objeto de la presente contratación.
Para asegurar el adecuado desarrollo del CONTRATO que resultase del presente proceso de
contratación se deberán utilizar los recursos tecnológicos y administrativos que resultasen
necesarios, teniendo en cuenta todas las disciplinas del conocimiento y normatividad y
regulaciones que aplican en los servicios de seguridad y vigilancia privada para una copropiedad
de vivienda.
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1) Proveer 4 servicios de seguridad y vigilancia privada en la COPROPIEDAD, mediante 4 puestos
de servicio de vigilancia 24 horas en la modalidad 2x2 (tripleta) permanente y mensual. 2
puestos de servicio de vigilancia 12 horas diurnas en modalidad 2x2 permanente y mensual.
2) Presentar el Estudio de Seguridad actualizado dentro de los primeros 10 días hábiles del
desarrollo del CONTRATO, el cual debe contar con la aprobación del CONTRATANTE. El
estudio de seguridad será parte integral del CONTRATO, donde se incluyan los recursos,
número de frentes de trabajo, logística, y consideraciones operativas y técnicas pertinentes
para la ejecución del CONTRATO. Además de ser actualizado, ajustado y complementado
durante el Plazo de Ejecución del CONTRATO, cuando las circunstancias de seguridad se
modifiquen con respecto a los que determinaron los estudios previos.
6) Pago mensual de los vigilantes vinculados en el desarrollo del CONTRATO, que comprenderá
todos los factores salariales establecidos por ley, lo que deberá soportar con fotocopias
anexas a la cuenta de cobro.
7) El CONTRATISTA deberá cumplir con el régimen laboral vigente y por lo tanto es responsable
por los salarios, aportes y cargos prestacionales de todos y cada uno de los vigilantes que
laborarán en la copropiedad, de esta manera EL CONTRATANTE no adquiere ningún vínculo
laboral con los vigilantes que prestan el servicio en la misma.
8) Velar por el correcto funcionamiento y uso de los equipos de sensores perimetrales, CCTV,
sistemas de alarma y demás elementos tecnológicos que soportan procedimientos y
protocolos de seguridad establecidos para cumplir con el desarrollo del CONTRATO. Los
costos de mantenimiento de los sistemas estarán a cargo de la COPROPIEDAD.
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cambio de condiciones de seguridad y percepción de la misma por parte de la Supervisión
del CONTRATO.
10) Seleccionar el personal de vigilancia, supervisores y empleados que en razón de este contrato
designe ante la COPROPIEDAD, conforme a las mejores calificaciones de honorabilidad,
cumplimiento, disciplina, presentación personal e idoneidad para el desempeño de sus
cargos, soportado con investigación de antecedentes personales y laborales del personal a
vincular de cada vigilante.
11) En el desarrollo de sus funciones los funcionarios designados para cumplir servicios en la
COPROPIEDAD deben portar la Credencial de Identificación expedida por la Superintendencia
de Vigilancia y Seguridad Privada, de forma visible y vigente.
12) Cumplir con los requisitos exigidos por el Gobierno Nacional y/o por la Superintendencia de
Vigilancia para desempeñar la actividad de vigilancia.
13) El CONTRATISTA debe poseer y ejecutar planes de capacitación periódico sobre seguridad
conforme lo establece la autoridad competente o ente rector del sector seguridad.
14) Estudiar y proponer soluciones a los problemas e inconvenientes relacionados con el presente
contrato, para lo cual pasará información mensual por escrito a EL CONTRATANTE y al
Consejo de Administración, sobre sugerencias y novedades que se presenten en el
desempeño de la labor.
15) Ante una reclamación relacionada con la prestación de servicios contratados por la
COPROPIEDAD con el CONTRATISTA se ha de asegurar la oportuna información y activación
del procedimiento de verificación y atención de ella. El CONTRATISTA debe cumplir cómo
mínimo con el siguiente procedimiento:
- Personal de la empresa de vigilancia debe registrar la situación presentada en la bitácora,
en el momento del insuceso.
- El coordinador del punto y/o el supervisor del contrato, una vez sucedidos los hechos,
activaran las debidas coordinaciones de información al interior de su empresa con el área(s)
correspondiente.
- La Administración de Conjunto Avenida Parque, mediante correo electrónico, informará al
CONTRATISTA, el mismo día de los hechos, los elementos de información sobre los hechos
sucedidos.
- El CONTRATISTA responderá a la comunicación de Conjunto Avenida Parque con el reporte
la apertura de un proceso de atención a la reclamación, estableciendo identificador del
proceso y fecha de apertura para labores de seguimiento futuro, indicando las coordinaciones
adelantadas y plan de trabajo para alcanzar la solución.
- El CONTRATISTA dará respuesta a la investigación del incidente en las 48 horas de haber
sido informado.
- El CONTRATISTA establecerá mediante comunicación oficial los términos y procedimientos
que se deben adelantar por parte de la Administración y del residente afectado para los casos
de la investigación o determinación del alcance de la reclamación y cobertura de atención de
la misma.
- El CONTRATISTA deberá presentar, en las reuniones periódicas de coordinación con la
COPROPIEDAD, informe del estado de avance de solución de las reclamaciones que están
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aún sin cerrar estableciendo actividades en términos de ejecución y responsabilidad el cierre
del todos los procesos. En todo caso al finalizar el CONTRATO la liquidación del mismo y pago
de cargos pendientes solamente podrá hacerse efectivas una vez se expida reporte de las
reclamaciones abiertas en desarrollo del CONTRATO.
16) En caso de hurto que equivalga a mínima cuantía y que no sea cubierto por las pólizas
exigidas EL CONTRATISTA deberá responder por el valor total de la pérdida, previa
investigación de los hechos por parte de la empresa, el administrador y un miembro del
comité de convivencia a solicitud de la administración de la copropiedad, con copia del
denuncio respectivo, tendrá un término de 20 días calendarios para dar una respuesta al
afectado. En caso de que la investigación arroje responsabilidad por falla o negligencia en la
prestación del servicio por parte de la empresa, se entrará a realizar un acuerdo de pago
directamente entre la compañía y el afectado. El CONTRATISTA cuenta con un término de
30 días calendario para logar un acuerdo de pago, contados a partir de la fecha de la
ocurrencia del hecho.
17) Remplazar el personal de vigilancia, que a juicio de CONTRATANTE no sea apto para el
cumplimiento de sus funciones o que no cumpla con los protocolos, las instrucciones o
reglamentos establecidos, previo concepto de la Administración de la COPROPIEDAD.
18) El cambio de personal, que por retiro voluntario se encuentre prestando los servicios
contratados, deberá ser comunicado a EL CONTRATANTE por escrito, una vez reportada la
novedad de retiro por parte del trabajador ante EL CONTRATISTA, para lo cual se deberá
presentar a la Administración hoja de vida de la persona que lo reemplazará y
correspondiente investigación de antecedentes personales y laborales.
19) Cubrir de inmediato el faltante del vigilante que no se presente al puesto de trabajo, previa
comunicación por parte de la Administración a EL CONTRATISTA. EL CONTRATISTA debe
garantizar que quien lo cubra el faltante sea la misma persona que normalmente realiza los
cambios de turno o descansos.
20) El CONTRATISTA se reserva el derecho de cambiar al relevante fijo, cuando este por méritos
sea asignado a un puesto de trabajo fijo, o por decisión de retiro del mismo trabajador.
21) Soportes en eventos especiales dos (2) personas de acuerdo con solicitud del Administrador
de la COPROPIEDAD por máximo cuatro (4) eventos durante la ejecución del Contrato.
22) Para el Control de Supervisión se adelantará verificación diaria como mínimo en dos (2)
ocasiones, uno (1) de día y uno (1) de noche, para lo cual dispondrá, con cargo al
CONTRATISTA de Equipo de reacción motorizada y patrullas de supervisión
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25) Los funcionarios del CONTRATISTA tendrán la responsabilidad de controlar el acceso y salida
de los parqueaderos de la COPROPIEDAD y uso de los parqueaderos de visitantes haciendo
uso del sistema de información que disponga la COPROPIEDAD para registro y cobro de ellos.
26) Reloj digital de ronda con puntos de marcaciones conforme al Estudio de Seguridad aprobado
por la COPROPIEDAD. El CONTRATISTA instalará el software correspondiente para que si así
lo desea la Administración pueda verificar el desempeño de los funcionarios designados por
el CONTRATISTA.
En todo caso la designación de un funcionario del CONTRATISTA para adelantar sus labores desde
el área de monitoreo de la CCTV no conllevará modificación en los servicios contratados y en
consecuencia no modificará el valor del contrato adjudicado.
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5) El CONTRATISTA es responsable por el correcto uso y gestión de la información de vídeo
disponible en el sistema CCTV de la COPROPIEDAD y no podrá adelantar reprogramaciones,
apuntamiento o ajustes en cámaras, frecuencia de refresco y barrido de las cámaras sin que
exista previa información a la Administración que con respectivo soporte sustente la
necesidad y beneficio para el esquema de seguridad de los cambios propuestos. En todo caso
los cambios serán adelantados por el Administrador del CCTV.
9) No se permitirá la presencia de más de un funcionario durante las 24 horas a menos que con
autorización previa de la Administración de la COPROPIEDAD se adelante simultáneamente
una labor de investigación de incidente.
10) No se permitirá que el área sea empleada como lugar para reuniones, descanso, toma de
alimentos.
2.2.2 SUPERVISOR
El Supervisor designado por CONTRATISTA para coordinar el desarrollo del CONTRATO debe,
entre otras, adelantar las siguientes actividades:
1) Apoyar al personal de seguridad asignado por el CONTRATISTA en la COPROPIEDAD, ante
un evento reportado, en un tiempo de respuesta máximo de una (1) hora de llegada.
2) Atender los problemas de hurtos y demás que afecten la seguridad de la COPROPIEDAD,
brindando una oportuna respuesta, en un lapso no mayor a una (1) semana
3) Coordinar e igualmente actuar como enlace en primera instancia con el representante legal
de la empresa de vigilancia, el supervisor general del contrato y el Consejo de Administración
cuando lo requiera.
4) Efectuar visita a los sitios donde se requiera en un momento dado o a solicitud de la
Administración de la COPROPIEDAD.
5) Establecer condiciones de riesgo, detectar oportunamente y corregir los problemas en la
prestación del servicio.
6) Coordinar con la Administración de la COPROPIEDAD, en caso de requerirse, la rotación de
vigilantes.
7) Presentar un informe mensual al Supervisor del CONTRATO designado por la COPROPIEDAD,
sobre las supervisiones, hurtos, refuerzos, novedades, presupuesto, personal, visitas, entre
otros.
8) Revisar, evaluar y hacer seguimiento a las novedades registradas en la bitácora de seguridad
y las novedades en la prestación de turnos.
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9) Adoptar e implantar en forma inmediata los correctivos que sean necesarios para
contrarrestar cualquier tipo de emergencia o anomalía que se presente que pueda afectar la
seguridad en la COPROPIEDAD.
10) Coordinar junto la Administración de la COPROPIEDAD, las actividades propias de la ejecución
del contrato.
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El horno de microondas será de propiedad del CONTRATISTA y no implicará costo alguno
para la COPROPIEDAD.
7) Para efectos de asegurar un canal de comunicación y coordinación permanente del personal
de vigilantes el CONTRATISTA designará, dentro del grupo de vigilantes, por su cuenta y a
su cargo, un Coordinador las 12 horas diurnas, de lunes a domingo.
En todo caso, los precios deberán ajustarse a los parámetros establecidos por la normatividad y
regulación vigentes, expedidas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
El valor por Unidad debe cumplir con las tarifas establecidas y Normatividad vigente por la
Superintendencia de Seguridad y Vigilancia Privada.
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2.5 LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO
El servicio de seguridad y vigilancia privada se prestará en la COPROPIEDAD, ubicada en la
Calle 24 A No. 59 – 59, Incluye las Nueve (9) Torres, cuarenta (40) apartamentos por torre y en
general todas las Aéreas Comunes identificadas dentro de la COPROPIEDAD, en la ciudad de
Bogotá D. C.
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CERTIFICACION CUMPLIMIENTO DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y OBLIGACIONES
ESTABLECIDAS EN LA CONTRATACION
Señores:
CONJUNTO AVENIDA PARQUE PH
Ciudad
El suscrito, nombre representante legal, obrando en representación de nombre de la firma presento ante
la Administración de la Copropiedad Conjunto Avenida Parque PH la presente oferta, en el
proceso de selección de la referencia, de acuerdo con los términos y requisitos exigidos en la
invitación pública, según lo establecido en este documento y la propuesta que presento.
Atentamente,
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ANEXO 2
1.7.1.3 Certificado de pago de Aportes Certificación del Revisor Fiscal o por el Representante
Parafiscales para Personas Jurídicas Legal, donde acreditar el pago de aportes de parafiscales
1.7.2.2 Haber sido constituida como mínimo Haber sido constituida como mínimo cinco (5) años antes
cinco (5) años antes de presentar la propuesta. de presentar la propuesta.
1.7.2.3 Tener la capacidad jurídica para Tener la capacidad jurídica para contratar de
contratar de conformidad con la ley. conformidad con la ley.
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