RAPPORT DE TRANSFERT

Auteur :

JAKE MULRYAN
DÉLÉGUÉ LOGISTIQUE
CHAGONG, BETALAND

1. INTRODUCTION

Ce document de transfert s'adresse à mon successeur. Malheureusement, pour des raisons personnelles, je n'ai
pu attendre jusqu'à votre arrivée. J'ai essayé de vous donner autant d'informations que possible et j'espère que
vous apprécierez de travailler au Betaland autant que j'ai pu le faire.

2. TRAVAILLER À CHAGONG

2.1 SCILaid

Bien que le travail se soit révélé extrêmement intensif, je pense qu’au final le programme s'avère être plutôt
réussi. Même si j’ai parfois eu quelques difficultés à faire comprendre aux autres mes priorités et le rôle que je
devais jouer, dans l'ensemble, l’expérience reste positive.

J'ai été bien épaulé par mon superviseur. C’était plus difficile d'obtenir des retours d'informations en temps et en
heure depuis Dhetra lorsque nous en avions besoin, mais toujours plus facile qu’avec le siège social, car là c'était
encore pire..., notez bien qu'ils sont situés très loin à Homeland et qu’il était difficile de communiquer avec eux.

J'ai pleinement conscience de ne pas être doué en ce qui concerne les papiers à rendre et à remplir. Les tâches
administratives ne sont vraiment pas mon fort. Je réalise bien sûr que c'est important et que cela fait partie de
mon travail, mais j'ai toujours fait passer les opérations en priorité, avec tout le travail d’accompagnement
nécessaire. SCILaid n'est pas suffisamment bien équipée pour réaliser ces tâches administratives et donc, parfois,
il arrive de devoir improviser au fur et à mesure. Je sais que le Siège social travaille sur ce problème et que
SCILaid bénéficiera, bientôt je l'espère, d’un Système de Gestion de Chaîne d'Approvisionnement efficace.

2.2 Organisations Humanitaires

Au niveau logistique, les relations sont globalement bonnes.

UNFA : Des gens très professionnels, à la fois à Dhetra et à Chagong. Par contre, ils sont très stricts et ils
contrôlent l’usage que nous faisons de la nourriture. Par de rapport, pas d'ITSH.

UNIRP : C'est un peu plus difficile, mais ce sont eux qui subissent le plus de pressions de la part du
Gouvernement pour faire les choses différemment de ce que nous croyons bon de faire et pour changer les
méthodes que nous utilisons. Ils tentent toujours de résister et parfois même remportent la bataille. Bien
entendu, cela ne nous concerne pas directement, mais nous en subissons tout de même les répercussions et il
nous faut parfois agir rapidement. C'était tout à fait le cas au début de l'opération, mais maintenant, le plus gros
de la distribution à été fait et il n'y a donc plus que très peu voire plus du tout d’afflux. Nous avons bien travaillé
avec eux pour tout mettre en place.

HRS (ONG Locale) : Ce sont également des personnes très bien. Ils savent ce qu'ils font, et bien entendu ils
connaissent plutôt bien le pays. Ils ont toujours été d'une aide considérable. Ils distribuent de la nourriture dans
deux camps.

Ce sont les principales ONG dont je peux vous parler. Je n'ai que peu de contacts dans les autres organisations,
ils proviennent d’ailleurs essentiellement de réunions quelconques, ou de rencontres et conversations dans le pub
local.

2.3 Autorités locales

Je n'ai pas affaire à eux à Chagong. Mais ils font plutôt vigilants sur la sécurité. Suivez donc les règles et ne faites
en sorte de ne pas courir de risque.

Maintenant dans les camps, la sécurité est correcte. Ce n'était cependant pas le cas au début. La nuit, on peut
parfois entendre quelques tirs de l'autre côté de la frontière, mais rien de très grâve.

Voir plus bas les relations avec les Douanes.

3. LES ACHATS

Nous ne faisons pas beaucoup d'approvisionnement ici. Pour tous les petits achats nous utilisons de préférence la
petite caisse. L'approvisionnement de nourriture a toujours été un problème. Je ne m’en occupais pas
directement, mais au début ce n'était pas une réussite... avec leur conditionnement en sac de 1kg, ça a été un
cauchemar pour nous tous. Mais peu importe, vous trouverez le contrat d'achat et l'Analyse de Comparaison des
Enchères (CBA) dans l'annexe. D’après ce que je comprends, vous serez impliqué dans les prochaines
négociations pour des approvisionnements supplémentaires.

Je ne m’occupais pas de l'approvisionnement de sel et de sucre au début. J'ai compris qu'il fallait que tout soit fait
rapidement, mais il n'y avait pas assez de temps pour comprendre et évaluer les différents fournisseurs
correctement. Autant que je sache, il n'y a eu que très peu de contacts avec le fournisseur et même aucun en ce
qui me concerne. Notre personnel financier se penche en ce moment sur un rapport du fournisseur demandant un
paiement supplémentaire.

Bien que ceux-ci nous aient été donnés, et ne fassent pas partie d'un approvisionnement, nous allons recevoir 2
générateurs, un pour le bureau et un pour l'entrepôt. L’approvisionnement en électricité est l’un des problèmes
majeurs ici à Chagong. Les générateurs que nous avons sont faibles, mais nous pourrions toujours les utiliser en
tant que pièces de rechange.

4. ENTREPÔT

Nous avons deux entrepôts. Un à Mugla et un à Chagong.

Mugla : Un vaste entrepôt de 2000 m2 situé sur le Port, près du dépôt de chemin de fer. Nous y stockons la
nourriture livrée par l'UNFA et la nourriture que nous achetons car le fournisseur est situé à Mugla. Nous y
stockons également les meubles et autres éléments pour les logements que nous gardons en cas de besoin
urgent.

Chagong : C'est un entrepôt plus petit de 500m². Nous y stockons uniquement de la nourriture. Nous organisons
l'entreposage en fonction de la distribution avec, bien entendu, une marge de sécurité au cas où quelque chose
se produirait.

Nous avons également 4 entrepôts constitués de tentes dans les camps que nous utilisons pour la distribution.
Nous amenons la nourriture la veille de la distribution afin de la préparer. Bien sûr ces tentes sont protégées.
Mais nous n'y stockons pas de nourriture.
Le personnel local est correct et nous utilisons des travailleurs occasionnels pour le chargement et le
déchargement.

5. TRANSPORT

Nous avons des contacts avec une société commerciale et nous avons choisi un contrat de location avec
conducteur(s). Le contrat est renouvelable tous les mois et il peut donc être revu à tout instant. Les camions sont
en bon état, bien que nous ayons eu des problèmes avec certains conducteurs, cependant ces problèmes ont
rapidement été résolus avec la société. Il est très difficile de trouver des conducteurs, il n'y a pas suffisamment
de conducteurs qualifiés dans le pays et il y a une compétition entre les différentes organisations humanitaires
pour en trouver.

Le parc de véhicules était plus important au début de l'opération car nous devions distribuer des équipements
d'abris et de logement, mais nous l’avons déjà réduit de manière significative. La maintenance est effectuée
régulièrement et je peux disposer d'un camion de la société commerciale au jour le jour selon les besoins.

Mugla-Chagong : Aller-retour comprenant le chargement et le déchargement : 2 jours

Chagong-camps : Aller-retour comprenant le chargement et le déchargement : 1 jour.

L'état des routes est satisfaisant, mais nous ne pouvons pas conduire à vitesse normale. Il y a énormément de
trafic et beaucoup de travaux de réparations sur les routes partout depuis Mugla jusqu'à Chagong.

6. GESTION DE PARC DE VÉHICULES

Nous avons 14 véhicules légers au total pour cette opération. Nous en avons alloué 4 sur chacun des
départements basés à Dhetra et nous en avons 10 ici. La plupart des véhicules sont des véhicules à quatre roues
motrices (FWD). Nous avons un nombre raisonnable de véhicules, mais comme chacun sait, il vaut mieux en
avoir trop que pas assez. Le Centre Logistique Régional (à Epsilonland) tient le même discours et je pense qu'ils
ont raison, et puisque nous avons eu les véhicules à disposition ici, nous en avons fait bon usage.

Au départ, les véhicules étaient loués, mais la location est très chère ici au Betaland. Homeland nous en a envoyé
quelques uns. Les conducteurs sont corrects, ils sont fiables et expérimentés et ils connaissent bien la zone.
Cependant je ne dispose que de douze conducteurs, donc il nous arrive parfois de devoir conduire.

Le carburant est bon marché (1 litre pour 16.10 Beta Dollars, c.-à-d. environ 0.50 USD) et il n'y a pas de
problème de disponibilité. Nous avons également un contrat avec Betagaz. Nous pouvons nous ravitailler en
carburant dans l'une de leurs stations à Mugla, Dhetra ou Chagong. Ils nous envoient les factures tous les mois.
Un contrôle minutieux est nécessaire, mais cette formule fonctionne bien.

Nous avons également 4 Isuzu FS33 qui nous ont été donnés par le Gouvernement de Xrayland. Il y a des liens
étroits entre Betaland et Xrayland, et le passage des douanes s'est donc fait rapidement. Nous utilisons ces
camions pour les livraisons dans les camps, mais je ne pense pas qu'il soit nécessaire de devoir assumer la
gestion et l’organisation de ces camions, alors qu'un transporteur commercial fonctionne tout aussi bien et ne
coûte guère plus cher.

Comme il n'y a pas de concessionaire Isuzu à Chagong, nous effectuons la maintenance des véhicules légers chez
les revendeurs officiels du fabricant. Ce sont souvent des ateliers petits mais corrects. Vous pouvez trouvez un
rapport en annexe avec la consommation, le kilométrage, etc...

7. DOUANES
Nous avons un agent en douane très efficace. Ici les douaniers sont plutôt commodes. Ils se contentent de suivre
le réglement, donc si vous disposez des bons documents, et si, autant que possible, vous les fournissez à
l'avance, tout se passe bien. Cela est parfois un peu long, mais c'est la vitesse normale de leur administration.

C’est l'importation de nourriture qui a tendance à poser un problème. Les douanes sont extrêmement vigilantes
et aucun produit contenant des Organismes Génétiquement Modifiés (OGMs) n'est autorisé au Betaland. Les
douanes veulent connaître l'origine et vérifier tous les certificats bien à l'avance, et ils font leur propre
inspection..

8. INFRASTRUCTURES LOGISTIQUES

Je ne peux pas vous en dire grand chose. Il n’y a qu’un seul aéroport international qui est situé à Dhetra, et
Chagong possède un petit aéroport pour les vols intérieurs. Il y a 3 vols par jour entre Dhetra et Chagong (en
théorie). En pratique, c'est un peu plus chaotique. Les vols sont souvent annulés à la dernière minute.

Les routes sont correctes et nos camions n'ont rencontré que peu de problèmes pour atteindre les camps. Parfois,
lors de pluies torrentielles, il s’est avéré difficile d'accèder aux camps, mais jusqu'à maintenant nous y sommes
toujours parvenus sans trop de difficultés.

9. ANNEXES :

9.1 Description du poste

Devoirs et responsabilités spécifiques :

1. Mettre en œuvre/maintenir les pratiques standard de SCILaid pour les procédures logistiques.
2. Procurer biens et services au nom de la délégation en respectant les pratiques standard de SCILaid et en
maintenant la documentation à jour vis à vis de tous les standards d'audit, ainsi que fournir des conseils
et négocier des contrats nécessaires au Bureau Annexe pour les Biens et Services.
3. Planifier et organiser les transports du Bureau Annexe, mettre en œuvre/maintenir l'utilisation d'un
système de gestion des transports pour tous les véhicules de SCILaid et assister le Chef de la Sous
Délégation pour planifier une utilisation optimale des véhicules.
4. Planifier, organiser et maintenir, en accord avec les standard de SCILaid, tous les magasins/entrepôts
contenant des stocks appartenant à SCILaid, en fournissant des rapports de stock en temps et en heure
au Bureau Annexe et en assurant la sécurité des entrepôts pour minimiser les pertes.
5. Organiser le transport, le passage des douanes et les autres formalités pour les biens entrants afin
d’assurer leur réception dans les délais dans les magasins/entrepôts de SCILaid.
6. Fournir des conseils adéquats et un support technique aux problèmes logistiques liés aux autres fonctions
au sein du Bureau Annexe.
7. Soutenir, former et développer le personnel national.
8. Faire la liaison avec les agences internationales, gouvernementales et non gouvernementales et collaborer
avec eux comme il se doit.
9. Élaborer des rapports financiers et narratifs adéquats, réguliers et précis pour les donateurs..

Voici ci-joint les annexes restantes :

9.2 Contrat d'Achat

9.3 Analyse de Comparaison des Enchères (CBA)

9.4 Rapport de Stocks

9.5 Calcul de la surface de stockage

9.6 Contrat de transport

9.7 Plan de transport

9.8 Rapport du parc de véhicules

9.9 Contrat d'approvisionnement en carburant