COORDINACIÓN NACIONAL DE EMPRENDIMIENTO

TIPS NEOSERRA 2
28/02/2019
1. Cambios en la Información de Clientes. La mayoría de los campos hoy son
obligatorios. Es por esto que se debe actualizar la información del Cliente de manera
veraz y cierta ya que nos están solicitando análisis detallada de la información y no
se ha podido hacer completamente por no estar todos los campos diligenciados. Los
cambios los apreciarán al momento de editar un Cliente.
También se recuerda que hay que llenar los siguientes campos:
a. Programa: Es un campo obligatorio; tiene la opciones Emprendimiento /
SENA Emprende Rural.
b. Fuente de Financiamiento: Es obligatorio; tiene la opciones Fondo
Emprender / Otras Fuentes de Financiación / SENA Emprende Rural.
NOTA 1: Si no se selecciona una Fuente de Financiación, NO van a cuadrar
después los Tableros de Control ya que el sistema no podrá hacer los cruces
necesarios de datos.
NOTA 2: Si en la Fuente de Financiación, aparece “Fortalecimiento” (esto
debido a que en el año 2017 estaba esa opción habilitada), se debe cambiar
a Fondo Emprender o a Otras Fuentes de Financiación según corresponda,
antes de dar inicio al ingreso de información en el 2019 para ese Cliente. De
no hacerse así, se podrán presentar errores.
c. Subfuente de financiamiento: no es obligatorio. Pero, se DEBE marcar si la
Fuente de Financiamiento seleccionada fue Otras Fuentes de Financiación.
Para esto, escoger de la lista que aparece, la opción que mejor se ajuste de
acuerdo al origen de los recursos. Se solicita diligenciar esta de manera
correcta ya que no hemos podido hacer análisis completos por la falta de
este dato.
Para visualizar el Ciclo de Asesoría en que se encuentra un Cliente, y tener
trazabilidad de los ciclos por los que ha pasado nuestro Cliente, se tienen los
siguientes tres (3) campos:
d. Inicia Creación de Empresa: Es un campo obligatorio; tiene la opciones (Si /
No / (Indefinido)). Se marcará Si, si nuestro Cliente se encuentra en el Ciclo
de “Creación de Empresa” o si ya pasó por este ciclo y no lo hemos
relacionado así. La única razón por la que puede estar en No es porque el
Cliente entró directamente a Fortalecimiento sin haber pasado por los ciclos
previos.
e. Inicia Puesta en Marcha: Es un campo obligatorio; tiene la opciones (Si / No
/ (Indefinido)). Se marcará Si, si nuestro Cliente se encuentra en el Ciclo de
Puesta en Marcha. No de lo contrario. Si se marca “Si”, también deberá estar
marcado como “Si”, el campo Inicia Creación de Empresa.
f. Inicia Fortalecimiento: Es un campo obligatorio; tiene la opciones (Si / No /
(Indefinido)). Se marcará Si, si nuestro Cliente se encuentra en el Ciclo de
Fortalecimiento. No de lo contrario. En el caso que este Cliente haya pasado
por el Ciclo de Puesta en Marcha, también deberán estar marcados como
 “Si”, los campos “Inicia Creación de Empresa” y el de “Inicia Puesta en
Marcha”.
Para identificar si el Cliente al cual vamos a iniciar una Asesoría, ya está
percibiendo ingresos por la actividad para la cual lo vamos a asesorar en la
Creación de Empresa, o si solo trae una Idea de un Negocio, tenemos el
siguiente campo:
g. Actualmente está produciendo o vendiendo: tiene la opciones (Si / No /
(Indefinido).
i. Si: Significa que nuestro cliente en el momento que solicita nuestros
servicios, YA está percibiendo ingresos por esa actividad. De ser así,
cuando este Cliente formalice la Empresa, en el Reporte de Impacto
se marcarán las siguientes dos opciones:
1. Inicio de Negocio, y
2. Empresas Formalizadas
ii. No: Significa que nuestro cliente SOLO trae una Idea de negocio.
Cuando este Cliente formalice la Empresa, en Reporte de Impacto se
marcará solamente: Inicio de Negocio.
h. Género de Propietario: Es un campo obligatorio; las opciones que tiene este
campo son (Indefinido) / No Responde / Masculino / Femenino. En caso haya
más de un propietario, marcar “No Responde”.
2. Información de Contactos. Hay algunos campos en Contactos que ahora es
obligatoria. Entre otros, la fecha de nacimiento, la ubicación, para lo cual se DEBE
diligenciar siempre el Departamento y el Municipio (Municipalidad) del Contacto.
Esta información es indispensable. De igual forma, los cambios los apreciarán al
momento de editar un Contacto Principal de un Cliente.
3. Información de Asesoramientos. Hay algunos campos cuya información en el
registro de una Asesoría DEBE coincidir con la información que ya tiene el Cliente.
Para garantizar la calidad de la información, SIEMPRE se debe, estar viendo la
información del Cliente y luego por la opción del Menú “Añadir”, seleccionamos
“Asesoramiento”. De esta forma, Neoserra copiará la Fuente de Financiamiento, el
Contacto y el Gestor que lo está asesorando, directamente al registro de la Asesoría,
garantizando la correspondencia de los datos. Se debe tener especial cuidado al
completar el siguiente campo:
a. Fuente de Financiamiento: si no es la misma del Cliente, NO van a cuadrar
después los Tableros de Control ya que el sistema no podrá hacer los cruces
necesarios de datos.
b. Asesoría para Creación de Empresa: Es un campo obligatorio; tiene la
opciones (Sí / No / (Indefinido)). Se marcará Si, si la Asesoría que estamos
realizando, corresponde a un Cliente que se encuentra en el Ciclo de
“Creación de Empresa”. No de lo contrario. Indefinido no se debe usar.
c. Asesoría para Puesta en Marcha: Es un campo obligatorio; tiene la opciones
(Sí / No / (Indefinido)). Se marcará Si, si la Asesoría que estamos realizando,
corresponde a un Cliente que se encuentra en el Ciclo de Puesta en Marcha.
No de lo contrario. Indefinido no se debe usar.
d. Asesoría para Fortalecimiento: Es un campo obligatorio; tiene la opciones
(Sí / No / (Indefinido)). Se marcará Si, si la Asesoría que estamos realizando,
 corresponde a un Cliente que se encuentra en el Ciclo de Fortalecimiento.
No de lo contrario. Indefinido no se debe usar.
NOTA: solo se debe marcar con Sí solo una de las tres opciones (Asesoría
para Creación de Empresa, Asesoría para Puesta en Marcha o Asesoría para
Fortalecimiento). De no hacerse así se tendrán resultados imprevistos al
generar los Cuadros de Mando.
4. Información de Resultados. Hay algunos campos cuya información en el registro de
un Resultado DEBE coincidir con la información que ya tiene el Cliente.
Para garantizar la calidad de la información, SIEMPRE se debe, estar viendo la
información del Cliente y luego por la opción del Menú “Añadir”, seleccionamos
“Resultado”. De esta forma, Neoserra copiará la Fuente de Financiamiento, el
Contacto y el Gestor que lo está asesorando, directamente al registro del Resultado,
garantizando la correspondencia de los datos. Se debe tener especial cuidado al
completar el siguiente campo:
a. Fuente de Financiamiento: si no es la misma del Cliente, NO van a cuadrar
después los Tableros de Control ya que el sistema no podrá hacer los cruces
necesarios de datos.
b. Resultado para Creación de Empresa: Es un campo obligatorio; tiene la
opciones (Sí / No / (Indefinido)). Se marcará Si, si el Resultado que estamos
reportando, corresponde a un Cliente que se encuentra en el Ciclo de
“Creación de Empresa”. No de lo contrario. Indefinido no se debe usar.
c. Resultado para Puesta en Marcha: Es un campo obligatorio; tiene la
opciones (Sí / No / (Indefinido)). Se marcará Si, si el Resultado que estamos
reportando, corresponde a un Cliente que se encuentra en el Ciclo de Puesta
en Marcha. No de lo contrario. Indefinido no se debe usar.
d. Resultado para Fortalecimiento: Es un campo obligatorio; tiene la opciones
(Sí / No / (Indefinido)). Se marcará Si, si el Resultado que estamos
reportando, corresponde a un Cliente que se encuentra en el Ciclo de
Fortalecimiento. No de lo contrario. Indefinido no se debe usar.
NOTA: solo se debe marcar con Sí solo una de las tres opciones (Resultado
para Creación de Empresa, Resultado para Puesta en Marcha o Resultado
para Fortalecimiento). De no hacerse así se tendrán resultados imprevistos
al generar los Cuadros de Mando ya que es probable que se esté sumando el
Resultado en más de un Indicador.
5. Cambios en la Información de Inversiones. Hay algunos campos cuya información
en el registro de una Inversión DEBE coincidir con la información que ya tiene el
Cliente al cual le vamos a Añadir una inversión. Por esta razón, SIEMPRE se debe
seleccionar primero el Cliente y luego por la opción del Menú “Añadir”,
seleccionamos “Inversión”. De esta forma, Neoserra copiará una parte de la
información que se ha ingresado al Cliente, directamente al registro de la Inversión,
garantizando la correspondencia de los datos. Se debe tener especial cuidado al
completar el siguiente campo:
a. Fuente de Financiamiento: si no es la misma del Cliente, el sistema no podrá
hacer los cruces necesarios de datos.
6. Encuestas de Satisfacción del Servicio. Estas se deben realizar SIEMPRE al momento
de finalizar un Ciclo de Servicio. Para esto:
a. Hacemos click en la opción “Ayuda”.
 b. Seleccionamos “Encuesta de Satisfacción”.
c. Este enlace nos lleva a una encuesta en Google Docs, donde se responden
las preguntas que allí se encuentran. Por lo tanto, si es posible que el Cliente
la responda por Web, se le envía ese link para que allí el Cliente responda la
Encuesta.
d. Si por razones técnicas el Cliente no puede responderla por la Web, se le
entrega el formato impreso (está en la Caja de Herramientas), y
posteriormente el gestor hace el ingreso en la Web siempre y cuando el
Gestor Líder de Centro, o Líder de Red en su ausencia, autorice subirla.
NOTA: en la Caja de Herramientas se pueden visualizar los modelos de
informe de la Evaluación de la Satisfacción del Cliente y de la Evaluación de
los Entrenamientos.
7. Registrar información en la opción Desarrollo Profesional. Los Gestores no deben
olvidar que se debe registrar el Tiempo dedicado a Otras Actividades permitidas,
diferentes a Asesorías, Sensibilizaciones y Entrenamientos. En Neoserra esto se hace
por “Actividades” / “Desarrollo Profesional”, y se DEBE realizar mensualmente.
NOTA: En el Desarrollo Profesional la Formación Interna o Externa, aplica para
aquella formación que mejore las habilidades o desempeño en el servicio de
Asesoría.
8. Usuarios. Al día de este documento ya deben estar creados todos los Usuarios que
solicitaron en Neoserra. Sin embargo, se recomienda revisen que todos los creados
verifiquen su Cuenta según las instrucciones enviadas en correo anterior. De faltar
algún usuario o de haberse creado por error con una cuenta de correo No SENA,
deben informarnos (a través del Profesional de Apoyo Administrativo) para realizar
la corrección en el aplicativo. Si no está correcto el correo SENA de un usuario, no
podrá usar la opción de “Olvidé mi Contraseña” del aplicativo para poderla cambiar.
NOTA1: si se necesita crear más usuarios, deben diligenciar el formato enviado para
ello.
9. Ingreso de Información y fechas. Hay que tener claridad en lo siguiente:
a. NO debe haber información ingresada con fecha de Enero de 2019. Enero ya
se reportó a los entes correspondientes en cero.
b. El archivo Excel que se venía trabajando, se recomienda lo sigan usando para
sus controles internos.
c. La información que se deba registrar de enero, se ingresa en febrero y en
Notas se escribe la fecha real de la actividad.
d. Ya se enviaron las fechas y horas en las que se hará el cierre de cada mes en
Neoserra. Tenerlas muy presentes. Una vez realizado el Cierre, NO se podrá
ingresar ni modificar información de los meses anteriores.
e. Se debe garantizar que la totalidad de la información esté registrada en
Neoserra, antes de la fecha de Cierre.
10. Generación de Informes y Cuadros de Mando por parte de todos los usuarios. Para
facilitar el seguimiento, verificación y Control de la información, se ha habilitado el
permiso de Generar Informes y Tableros de Control a todos los usuarios. Esto les
permitirá generar e imprimir informes y reportes, y escoger el período de tiempo a
revisar para crear sus propios Tableros de Control.
 NOTA1: Los Gestores Senior y Junior ya pueden ejecutar estos Cuadros de Mando
para hacer Seguimiento y Control al ingreso de la Información. Los Profesionales de
Apoyo les darán soporte en caso lo requieran.
NOTA2: Para la ejecución de los Cuadros de Mando deben seleccionar en el campo
“Diseño”, 2019 - SENA - Tablero de Control Seguimiento Metas.
11. Verificación de la información. Toda la información ingresada debe ser verificada y
validada por todos y cada uno de los actores en Neoserra.
Para esto, la información se debe registrar de manera oportuna (de ser posible
diariamente). El orden de la revisión de la información es:
a. El Gestor que ingresa la Información (sea de Emprendimiento o de SER).
Puede generar su propio Cuadro de Mando antes de empezar a trabajar, y al
final del registro. Así estará haciendo seguimiento y control a sus labores
propias.
b. El Líder de Centro, en donde exista el Rol. De igual forma, puede generar los
Cuados de Mando de su Centro al principio de cada día y luego al final. Con
esto podrá hacer seguimiento y control a todo su Centro.
c. El Profesional de Apoyo SER. En las Regionales con más de un Centro SER,
quien ejerza este rol, podrá estar verificando periódicamente el ingreso de
la información SER en su Regional.
d. El Profesional de Apoyo Administrativo. Podrá estar verificando
periódicamente el ingreso de la información a su Regional.
e. El Líder de Red. Podrá estar verificando periódicamente el ingreso de la
información a su Regional.
f. El Líder de Nodo. Podrá estar verificando periódicamente el ingreso de la
información de cada una de sus Regionales.
Así se tendrá información veraz y de calidad.
12. Soporte a Usuarios. El soporte a los usuarios se realiza en tres niveles.
Soporte de Primer Nivel, se hace en cada Regional por parte de los Apoyos
Administrativos. Para esto cada usuario debe enviar correo al Profesional de Apoyo
Administrativo con una imagen del suceso que está aconteciendo para que el
Profesional de Apoyo pueda dar solución.
Soporte de Segundo Nivel, es el que se presta en la Dirección General. Solo se
atenderán solicitudes que vengan de los Profesionales de Apoyo Administrativo, en
los casos en que no ha podido dar solución al inconveniente del Gestor. En el caso
que un gestor envíe un caso de soporte directamente a la Dirección General, este se
devolverá al Profesional de Apoyo Administrativo para que lo atienda. No se dará
respuesta a usuarios diferentes.
Soporte de Tercer Nivel, es el que presta el dueño del aplicativo en Estados Unidos
al SENA. Solo se puede solicitar desde la Dirección General.
13. Acceso al Centro de Prueba. Para facilitar el soporte de primer nivel, cada uno de
los Profesionales de Apoyo Administrativo tienen acceso al Centro de Prueba, con
permisos totales. Allí podrán recrear los eventos locales para así proceder a dar
solución.