Audit Cycle Paie and Personnel

Mémoire de fin d’études ISCAE 2004-2005
Avant propos : Justification du choix du thème quant à l’option poursuivie à

l’ISCAE.
Introduction:
- Problématique à traiter et présentation du plan général.
Partie préliminaire: Contrôle interne (fondement et méthodologie).
Définition du contrôle interne.

Les normes du contrôle interne.
Les objectifs du contrôle interne et conditions de son existence.
Les dispositifs du contrôle interne.
Les moyens et les outils.
La méthode.
Première partie: Diagnostic de la fonction Paie-Personnel.
Chapitre1: Prise de connaissance des procédures.
Section 1: Description détaillée du dispositif interne du circuit PAIE.
1- l’observation physique.
2- Le questionnaire de prise de connaissance.
3- La narration.
Section 2: Etablissement du diagramme de circulation.
1- Définition du diagramme.
2- Avantages et inconvénients.
3- Elaboration d’un diagramme horizontal de circulation.
Section 3: Vérification de l'existant.
1- Définition et objectif.
2- Application du test de conformité.
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Chapitre 2: Evaluation du contrôle interne.
Section1: Etablissement d'un questionnaire d'évaluation.
1- Les cinq questions : Qui ? Quoi ? Où? Quand ? Comment ?

2- Le questionnaire d’évaluation de la fonction Paie du Personnel.
Section2: Elaboration de la grille d'analyse des tâches.
1- Structure de la grille.
2- Application de la grille.
Section3:Identification des forces et des faiblesses.
1- Les points forts du système.

2- Les points faibles du système.
Section4:Contrôle de l'application permanente des procédures.
Deuxième partie: En guise de recommandations pour améliorer le

système actuel.
Chapitre1: Proposition d'améliorations à apporter au système
Chapitre2: Réponses des audités aux recommandations proposées
Synthèse.
Conclusion générale : Les limites du contrôle interne.
Annexes.
Bibliographie
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Avant propos
La quatrième année du cycle normal de l’ISCAE est une année particulière par
rapport aux années qui la précèdent en ce sens que c’est une année d’intégration
dans le monde professionnel. Cette année se matérialise par un stage de deux mois,
par un mémoire de fin d’études qui, à la différence des rapports de stage qui sont
descriptifs ou analytiques, a une vocation beaucoup plus pratique et pragmatique.
Par ailleurs, puisqu’au niveau de l’option « finance- comptabilité » que je suis à

l’institut s’enseigne une unité d’enseignement intitulée « Audit », je me suis orientée
dans la quête de mon sujet de mémoire vers le domaine de l’audit interne qui est
devenu un sujet d’actualité et un domaine très vaste qui fait couler beaucoup
d’encre.
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Introduction
Les impératifs auxquels l’entreprise marocaine se trouve confrontée ont

considérablement évolué au cours de ces dernières années. Les mutations que
connaît son environnement évoluent à une cadence très accélérée (restructuration,
réformes bancaires, comptables et fiscales, libéralisation…..).
Pour éviter toute restriction à leur capacité compétitive, nos entreprises doivent
pouvoir s’adapter à ce mouvement marqué par la mondialisation de l’économie,
sans omettre le rythme des innovations technologiques et la concurrence acharnée.
Dans un tel contexte, la survie d’une entreprise reste tributaire de sa capacité

d’intégrer la rapidité et la complexité de ces mutations, notamment par la qualité
d’anticipation et le degré de réactivité de ses dirigeants. Afin de relever de tels défis,
nos entreprises doivent disposer d’outils de pilotage et de contrôle plus
performants qui leur permettent de faire face à des risques de plus en plus
importants.
A cet égard, le rôle de l’audit interne est essentiel pour valider la qualité du contrôle
interne. Restreint jusqu’à ces derniers temps dans ce rôle traditionnel, l’audit interne
au Maroc a pris une dimension nouvelle caractérisée par l’élargissement de son
plan d’action à savoir : l’évolution du parcours classique vers d’autres fonctions, et
c’est justement, vers ce rôle de consultant interne pour l’ensemble de l’entreprise
que l’audit interne s’oriente aujourd’hui.
Conscient de ces considérations et compte tenu du développement rapide qu’ont

connu ses activités et par conséquent, la multiplication des opérations y afférentes.
L’entreprise en question intègre au niveau de ses priorités la fonction Audit interne.
Et c’est pour cette même raison que la création de cette fonction a vu le jour au
niveau de son organisation structurelle.
Le premier travail réalisé a concerné l’audit des procédures achat, vente et stocks .
Et dans le cadre de la continuité des missions réalisées, on m’a confiée la mission

d’audit de la fonction Paie du Personnel et qui va être le sujet de ce mémoire de fin
d’études.
L’objectif de ce mémoire est donc d’évaluer le contrôle interne de la fonction Paie du

personnel en diagnostiquant les procédures en vigueur et en cherchant de leur
porter des modifications bien étudiées visant l’amélioration du système actuel.
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Dans la première partie de ce travail, j’essaierai de réaliser un diagnostic de la
fonction paie du personnel.
Deux chapitres y seront traités, le premier permet une prise de connaissance des
procédures mises en place, le deuxième se penchera sur une évaluation du contrôle
interne en identifiant Les points forts et les points faibles du système et en contrôlant
l'application permanente de ces procédures.
La deuxième partie quant à elle s’assimile à un panel de recommandations pour

venir au bout des faiblesses identifiées précédemment.
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Partie préliminaire: contrôle interne (fondement et méthodologie).
Définition du contrôle interne :
« Le contrôle interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de

l’entreprise. Il a pour but d’un côté d’assurer la protection, la sauvegarde du
patrimoine et la qualité de l’information, de l’autre l’application des instructions de
la Direction et de favoriser l’amélioration des performances. Il se manifeste par
l’organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de
l’entreprise, pour maintenir la pérennité de celle-ci ».
Les normes du contrôle interne :
Le contrôle interne obéit à certains principes de base. Il s’agit de Huit règles de

conduite, que si elles sont respectées, confèrent au système les outils pour la
réalisation de ses objectifs.
Le principe d’organisation :
L’organisation est le besoin fondamental de tout système. Conscients de cela, les

professionnels de l’Audit ont souvent privilégiés ce principe des autres principes du
contrôle interne. Quand on parle d’organisation, il ne s’agit pas uniquement de
définir les responsabilités de chacun dans l’entreprise (organigramme), ou encore de
décrire les procédures à suivre pour chaque tâche dans un manuel propre à celle-ci,
mais il s’agit notamment de cerner quatre fonctions fondamentales et de les attribuer
à des personnes différentes.
Il en est ainsi pour :
• La fonction de décision (vendre, acheter, investir…..) ;
• La fonction de détection de valeurs monétaires ou biens physiques ;
• La fonction de comptabilisation et d’enregistrement ;
• La fonction de contrôle et d’approbation comprenant un système

d’autorisations.
En fait, le cumul entre deux fonctions entraîne un risque de fraude sans qu’elle
puisse être détectée. Néanmoins, cette séparation de fonctions ne s’impose pas
vraiment qu’à la grande entreprise, elle est même difficile à respecter dans la petite
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entreprise. Dans ce dernier cas, le gérant est le seul détenteur des pouvoirs et
spécialement la signature sociale.
Le principe d’intégration :
Il stipule le déroulement des procédures dans un système d’autocontrôle. Ceci ne

peut se réaliser qu’avec des recoupements, des contrôles réciproques ou des moyens
techniques appropriés, et on peut même ajouter ce que l’on appelle les moyens
matériels de production.
• Le recoupement : il permet la comparaison d’une même information

provenant de deux sources indépendantes. Ce moyen a toujours été l’un des
plus utilisés pour assurer la protection des biens ou la fiabilité des
informations.
• Le contrôle réciproque : il consiste d’une part en un travail qui prolonge un

autre tout en permettant de contrôler ce dernier. A titre d’exemple, le
rapprochement bancaire est établi par une personne autre que celle qui tient
le journal de banque. D’autre part, il s’agit d’un traitement simultané et
selon même procédure d’une information, mais par deux personnes
différentes de façon à vérifier l’identité des résultats obtenus.
• Les moyens techniques : l’utilisation de ces moyens vise à réduire autant

que possible les risques d’erreurs créés de l’intervention humaine. Il s’agit
notamment des programmes informatiques.
• Les moyens matériels de protection : ils comprennent des moyens

physiques et la restriction à l’accès à certains documents, systèmes ou
locaux.
Le principe de permanence :
Il ressemble au principe comptable de permanence des méthodes d’évaluation et de

présentation des comptes annuels. En matière de contrôle interne, la procédure ne
doit pas être appliquée d’une manière intermittente ou pire ne jamais être respectée,
mais elle doit être prévenue.
Cette stabilité des procédures est nécessaire dans la mesure où la perte de temps
engendrée par la mise en place des nouvelles structures nécessitant souvent une
adaptation tant des éléments humains que des moyens matériels. Néanmoins, le
respect de ce principe de permanence ne doit pas constituer une entrave pour
l’entreprise à suivre le développement de son environnement.
Le principe d’universalité :
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Il signifie que le contrôle interne concerne toutes les personnes dans l’entreprise et
en tout lieu, c'est-à-dire, qu’il ne doit pas y avoir de personnes exclues du contrôle
par privilège, ni de domaines réservés ou d’établissements mis en-dehors du
contrôle interne.
Ce principe est généralement le plus bafoué, soit au nom de la confidentialité, soit

pour le manque de temps, ou encore par crainte des pouvoirs d’une baronnie propre
à l’entreprise.
Dans certains cas, la violation des procédures est justifiée par plusieurs raisons
(l’assouplissement pour ne pas gêner toute l’activité de l’entreprise……).
Le principe d’indépendance :
Ce principe implique que « les objectifs du contrôle interne sont à atteindre

indépendamment des méthodes et moyens de l’entreprise ».
Ainsi, même si l’entreprise utilise des moyens sophistiqués, elle ne doit pas pour
autant éliminer les contrôles intermédiaires qui lui assurent que les objectifs de
sauvegarde du patrimoine et d’efficience des opérations soient atteints.
Le principe d’information :
L’information qui chemine dans les circuits d’un contrôle interne doit répondre à
certains critères. Il s’agit de la pertinence, l’utilité, l’objectivité, la communicabilité et
la vérifiabilité.
• Une information pertinente est une information adaptée à son objet et à son
utilisation. Elle doit être accessible dans le temps et le lieu voulus.
• L’utilité de l’information rejoint la pertinence et vise la satisfaction du besoin

de son destinataire. Par ailleurs, le conseil supérieur de l’ordre des experts
comptables précise qu’une information utile doit être directe, non redondante
et économique.
• Appliquée à l’information, l’objectivité est l’impartialité, l’information ne doit

pas être déformée volontairement.
• L’information communicable est une information explicite et assez détaillée

que le destinataire peut tirer facilement des renseignements dont il a besoin.
• Une information est vérifiable quand il est possible de retrouver sa structure,

autrement dit, l’information comporte suffisamment de références qui la
justifient et l’authentifient.
Le principe d’harmonie :
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Il s’agit d’un simple principe de bon sens qui exige que le contrôle interne soit
adapté au fonctionnement de l’entreprise, aux sécurités recherchées et au coût du
contrôle interne qui dépasse celui entraîné par une défaillance, car la redondance
des contrôles va au détriment de la rapidité de l’information.
Le principe de la qualité du personnel :
La qualité du personnel influence beaucoup le bon déroulement des opérations au

sein de l’entreprise et garantit la qualité du système du contrôle interne.
Bien qu’un contrôle interne respecte tous les principes signalés auparavant, le
recrutement de personnes qualifiées pour les postes qu’elles devraient occuper est
un complément décisif pour la réussite du système du contrôle interne.
Chacune de ces normes, décrites ci avant, est la composante d’un ensemble qu’il est
difficile de dissocier. C’est la cohérence de cet ensemble qui fait la qualité du
contrôle interne d’une entreprise. Si l’on privilégie l’une des normes par rapport aux
autres, un déséquilibre peut être créé qui ne peut que nuire à la fiabilité du tout, et
notamment des informations enregistrées.
Les objectifs du contrôle interne et conditions de son existence :
Les objectifs :
Le contrôle interne concourt à la réalisation d’un objectif général que l’on peut
décliner en objectifs particuliers. L’objectif général c’est la continuité de l’entreprise
dans le cadre de la réalisation des buts poursuivis. Pour atteindre cet objectif
général, on assigne au contrôle interne des objectifs permanents regroupés sous 4
rubriques :
1) Sécurité des actifs : Un bon système de contrôle interne doit viser à

préserver le patrimoine de l’entreprise et ses actifs non seulement
les actifs immobilisés, les stocks, les actifs immatériels, mais
également les Ressources Humaines, l’image de l’entreprise ainsi
que les informations confidentielles de l’entreprise.
2) Qualité des informations : Le contrôle interne doit permettre à la

chaîne des informations d’être fiables et véritables, exhaustives,
pertinentes et disponibles.
3) Respect des instructions de la Direction : Respect des politiques,

plans, procédures, lois et réglementations.
4) Optimisation des ressources : Utilisation économique et efficace des

ressources.
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Les conditions d’existence :
Les conditions d’existence d’un bon contrôle interne se résument donc en deux
propositions :
• l’exemple de la Direction : Elle doit, la première, maîtriser ses activités de

façon rationnelle en adoptant les dispositifs du contrôle interne adéquats.
La vertu de l’exemple est fondamentale, elle vaut toutes les injonctions et
toutes les instructions. Cette attitude doit être visible pour être efficace : il
doit être connu et reconnu que la Direction Générale de l’entreprise
poursuit les objectifs permanents du contrôle interne et pour ce faire adopte
les dispositifs nécessaires.
• La formation du management : La formation du manager doit comporter

une initiation au contrôle interne. Elle va démonter tout le mécanisme des
dispositifs de contrôle interne, ceux-là même que les auditeurs auront à
apprécier.
Les dispositifs du contrôle interne :
On peut regrouper en six rubriques l’ensemble des dispositifs de Contrôle Interne

que chaque manager doit s’attacher à mettre en place:
Les objectifs :
Elles doivent naturellement s’insérer dans le cadre des objectifs généraux du

contrôle interne, déjà analysés. A partir de ces objectifs généraux, et en veillant à ce
qu’ils soient respectés, chaque responsable définit les objectifs spécifiques à sa
mission, lesquels sont appréciés par l’Auditeur interne en fonction des critères ci
après :
• Ils doivent concourir à la réalisation de la mission assignée au

responsable.
• Ils doivent être déclinés à l’intérieur du service : chaque objectif

spécifique se réalise par la réalisation cumulée de sous objectifs assignés
aux responsables opérationnels du service.
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• Ils doivent être mesurables, c'est-à-dire exprimés en termes numériques :
valeurs objectives à atteindre ou à dépasser, ratios, indicateurs d’activité
ou de qualité.
• Ils doivent pouvoir être suivis par le système d’information à disposition

du management, lequel doit être construit en fonction de la nature des
objectifs assignés à chacun.
La stratégie :
C’est la mise en place des moyens permettant la réalisation des objectifs : Sont-ils
adaptés aux objectifs fixés ? L’examen de cette question révèle souvent de graves
distorsions, sources de déboires et d’inefficacité. Sans personnel compétent tout
système de contrôle interne est condamné et nombreux sont les cas dans lesquels les
anomalies rencontrées ont pour cause une formation insuffisante ou, ce qui revient
au même, une formation non mise à jour.
Les systèmes d’information et de pilotage :
L’observation des systèmes d’information par l’auditeur interne doit le conduire à

examiner les cinq critères qui vont lui permettre de porter un jugement sur la qualité
de ces dispositifs :
• Ils doivent concerner toutes les fonctions.
• Ils doivent être fiables et vérifiables.
• Ils doivent être exhaustifs.
• Ils doivent être disponibles en temps opportun.
• Ils doivent être utiles et pertinents.
L’organisation :
On ne contrôle que ce qui est organisé, étant entendu que « contrôle » signifie
« maîtrise ». C’est dire qu’il s’agit là d’un élément particulièrement important dans
la panoplie des dispositifs de Contrôle Interne. Une organisation de qualité doit
respecter trois principes généraux, elle se compose de quatre éléments constitutifs.
• Les trois principes à respecter :
- L’adaptation.
- L’objectivité.
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- La sécurité ou la séparation des tâches.
• Les quatre éléments constitutifs d’une organisation sont :
- L’organigramme, pour savoir qui commande à qui.
- L’analyse de poste pour savoir qui fait quoi.
- Le recueil des pouvoirs et latitudes pour connaître les

limites des pouvoirs de chacun.
- L’élément matériel qui organise l’environnement.
Les procédures :
Les procédures de l’entreprise doivent être définies et concerner toutes les activités
et tous les processus. Ces documents doivent être :
• Ecrits.
• Simples et spécifiques.
• Mis à jour régulièrement.
• Portés à la connaissance des exécutants.
La supervision :
C’est le sixième dispositif du contrôle interne dont les auditeurs examineront la

qualité. On peut tout d’abord définir la supervision par ce qu’elle n’est pas :
• ce n’est pas refaire le travail de ses subordonnés,
• ce n’est pas tendre des pièges pour déceler les erreurs,
Superviser c’est :
• D’abord un acte d’assistance : aider le collaborateur dans les tâches

nouvelles et difficiles, lui montrer le chemin, régler les conflits et ce faisant
détecter ses points forts et ses points faibles.
• Ensuite un acte gratifiant : montrer aux autres que l’on s’intéresse à leur
travail, que leurs efforts ou leurs difficultés ou leurs performances ne sont
pas ignorés.
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• C’est enfin un acte de vérification : montre que de temps à autre, selon une
périodicité tout à fait aléatoire, mais certaine, quelqu’un vient vérifier
comment les choses se passent.
On peut ajouter « hors catégorie », l’Audit Interne puisqu’une organisation qui

bénéficie des services d’une fonction d’Audit Interne est mieux maîtrisée que celle
qui n’en bénéficie pas.
Les moyens et les outils :
Pour apprécier la qualité des différents dispositifs du contrôle interne, identifier

leurs faiblesses et recommander les améliorations utiles l’auditeur interne va utiliser
des moyens et des outils. Les moyens sont d’utilité indispensable et donc
systématiquement utilisés à chaque Mission d’Audit Interne. Les outils sont, au
contraire, à disposition de l’auditeur qui choisira tel ou tel en fonction du but
poursuivi, de la nature du problème, de l’environnement etc.
Les moyens :
Les moyens utilisés par les auditeurs internes peuvent être considérés comme des
démarches logiques qui vont s’inscrire tout naturellement dans le cadre
méthodologique.
On dénombre deux moyens d’investigation utilisés par les Auditeurs internes et qui
s’inscrivent à des moments différents du processus méthodologique :
• Les questionnaires,
• la FRAP (Feuille de Révélation et d’Analyse de Problème).
Les outils.
Les outils d’audit peuvent être classés selon plusieurs critères :
• Les outils d’interrogation qui vont aider l’auditeur à formuler des

questions ou à répondre à des questions qu’il se pose, à savoir :
- Les sondages statistiques.
- Les interviews.
- Les vérifications et rapprochements divers.
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• Les outils de description, on pourrait presque dire de « révélation »,
qui ne présupposent pas de questions particulières, mais vont aider à
mettre en relief les spécificités des situations rencontrées :
- L’observation physique.
- La narration.
- La grille d’analyse des tâches.
- Le diagramme de circulation.
La méthode :
La mission d’audit se découpe en périodes précises et identifiables, et qui sont

toujours les mêmes :
La phase de préparation : qui ouvre la mission, exige des

auditeurs une capacité importante de lecture, d’attention et
d’apprentissage. Elle peut se définir comme la période au cours
de laquelle vont être réalisés tous les travaux préparatoires
avant de passer à l’action.
La phase de réalisation : fait beaucoup appel aux

capacités d’observation, de dialogue et de communication. C’est
à ce stade que l’on fait le plus appel aux capacités d’analyse et
au sens de la déduction.
La phase de conclusion : elle exige également et avant

tout une grande faculté de synthèse et une aptitude certaine à la
rédaction, encore que le dialogue ne soit pas absent de cette
dernière période. L’auditeur va cette fois élaborer et présenter
son rapport.
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Première partie: Diagnostic de la fonction Paie- Personnel.
L’observation physique est un outil d’application universelle car tout est observable.
• Observation des processus
- Comment se déroule une opération de pointage ?

- Comment se déroule l’établissement d’un journal de paie ?
- Comment se déroule la vérification des calculs ?
- Comment se déroule le paiement des salariés ? etc.
Au cours de ces observations, on doit être attentif pour déceler toutes les
insuffisances ou les dysfonctionnements.
• Observation des documents
Au cours de cette phase, j’ai pu examiner toute la documentation existante sur le

sujet:
Absence de rapports d’audit antérieurs de la fonction Paie Personnel.
Consultation des procédures internes de gestion du personnel :
a) Procédure de licenciement
b) Procédure IGR
c) Procédure Jours fériés
d) Procédure Législation
e) Procédure Gestion Personnel
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f) Procédure Logiciel RH
g) Procédure Recrutement
h) Sécurité sociale : Recueil résumé des textes législatifs et réglementaires
i) Procédure d’application .
Consultation des imprimés de gestion du personnel :
a) Demande de recrutement
b) Fiche de description des postes
c) Fiche de déclaration de pointage du personnel journalier
d) Déclaration de recrutement des salariés temporaires
e) Fiche d’identité et analyse du profil
Ce document va permettre la collecte des informations dont la connaissance est

nécessaire pour l’appréciation du contrôle interne. Lors d’une première réunion avec
le responsable du secteur des Ressources Humaines, il a expliqué les trois types de
paies existantes au niveau de la société, à savoir :
Le virement mensuel : effectué par le secteur « Ressources humaines » le 15

de chaque mois. Il concerne le personnel rémunéré sur la base d’un forfait
mensuel. Le mode de règlement étant le virement bancaire.
Le virement journalier : réalisé par le secteur « Ressources humaines » le 25

de chaque mois. Il concerne le personnel rémunéré sur la base d’un taux
journalier. Le salaire de cette catégorie de personnel fait l’objet d’un virement
bancaire mensuel.
Le journal de paie : décentralisé au niveau des filières et pôles. Il est édité à la

fin du mois et concerne la majorité des salariés journaliers (temporaires ou
permanents). Les fonds sont débloqués par des agents en vue d’un règlement
en espèces de cette catégorie de personnel.
Données quantitatives :
- Répartition de l’effectif par catégorie du personnel (Au 31/12/04)
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N
Catégorie Effectif
Permanent Temporaire % /Structure
Cadres supérieurs 8 1%
Cadres et Cadres assimilés 19 2%
Agents de maîtrise et agents de maîtrise 50 6%
assimilés
Agents d’exécution 14 2%
Ouvriers spécialisés 141 17%
Ouvriers 51 543 72%
TOTAL 283 543 100%
TOTAL DOMAINE 826
- Nombre de centres de paiement
Les centres de paiement sont au nombre de 7 et sont répartis comme suit :
Données qualitatives :
1) Le mode de rémunération des dirigeants : fixe.
2) Le système de paiement utilisé :
- Informatisé pour le journal de paie et le virement journalier.

- Manuel pour le virement mensuel.
3) Le système comptable utilisé : informatique et développé en interne.
4) Pas d’environnement syndical.
Informations réglementaires :
1) Dispositions des conventions collectives : Absence d’une convention

collective.
2) -Quel est le type de contrat conclu avec le salarié temporaire ? :

- Un Contrat à durée déterminée.
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-Pour quelle durée ? :

-La durée nécessaire pour accomplir le travail à caractère saisonnier
par le salarié temporaire sans dépasser 5 mois et demi.
-Est – il renouvelable ?
-Oui et pour plusieurs fois.
3) -Quel est le type de contrat conclu avec le salarié permanent ? et pour

quelle durée ?
-Période d’essai de 6 mois - recrutement provisoire de 12 mois puis
la titularisation.
3- La narration.
Tout au long de mon analyse, je vais m’intéresser aux trois modes de paiement (le
virement journalier, le virement mensuel et le journal paie espèces). Pour ce qui est
du journal paie espèces et pour une contrainte de temps, mon étude sera limiter à
une seule filière.
Le journal paie espèces :
La Filière est scindée en 2 secteurs .Chaque secteur est à son tour subdivisé en
sections.
1ère opération : Le pointage des journaliers temporaires et permanents.
Au niveau du premier secteur:
Qui : Chefs de section.
Quand : En début de journée.
Comment : Il remplit la carte de pointage remise par le salarié (temporaire ou

permanent). Il coche la journée correspondante dans le cahier de pointage et garde la
carte de pointage jusqu’à la fin de la journée pour la remettre à nouveau au salarié
journalier concerné.
Au niveau du 2ème secteur:
Qui : Pointeur.
Comment : Idem que le Premier secteur.
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2ème opération : La déclaration de règlement des journées de travail

supplémentaires.
Quand : A la fin du mois.
Comment : le chef de section remplit la déclaration de règlement des journées de

travail supplémentaires et l’envoie au chef de secteur pour signature.
3ème opération : Les Heures supplémentaires travaillées durant des jours

ouvrables.
Au niveau du premier secteur :
Comment : Le responsable de la section transcrit sur papier les heures

supplémentaires par salarié et le signe. Ce document est ensuite envoyé au pointeur
qui calcule la rémunération correspondante sur la base d’une majoration de salaire
de 17% pour les heures travaillées le jour et 20% pour celles travaillées la nuit. Ce
montant est reporté sur le cahier de pointage.
4ème opération : La ventilation de la main d’œuvre :
Quand : Chaque quinzaine.
Comment : le chef de la section remplit l’imprimé de ventilation de la main d’œuvre

et l’envoie au responsable de la pré-comptabilité et la paie.
5ème opération : Remise du cahier et des cartes de pointage.
Au niveau du premier secteur :
Comment : Il envoie le cahier et les cartes de pointage au responsable de la pré-

comptabilité et la paie de la filière.
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Qui : Pointeur.
Comment : Idem que le 1er Secteur.
6ème opération : La cessation de travail d’un temporaire.
Au niveau du premier secteur:
Comment : Les chefs de section notifient au niveau du cahier de pointage l’absence

du salarié concerné.
Qui : Pointeur.
Comment : le chef de section informe oralement le pointeur de l’arrêt de travail du

salarié temporaire. Ce dernier le notifie au niveau du cahier de pointage.
7ème opération : La préparation de la paie.
Qui : Responsable de la pré-comptabilité et la paie.
Comment :
-Saisie du journal de paie : Il saisit le journal de paie par matricule à partir du

cahier de pointage.
-Comparaison et vérifications : Il compare les informations du journal de

paie avec celles des cartes de pointage, de la déclaration de recrutement des
salariés temporaires et de la déclaration de règlement des journées de travail
supplémentaires.
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-Autres gains : Il reporte la rémunération des heures supplémentaires dans
la colonne autres gains du journal de paie.
-Les crédits accordés par les œuvres sociales : Il transcrit le montant des
déductions des crédits accordés par les œuvres sociales (suivi par les RH)
dans la colonne Avances sur salaire du journal de paie.
-Les avances sur salaire accordées par la filière à l’occasion de l’AÏD : Il déduit
le montant de ces avances du salaire des journaliers.
- La déclaration mensuelle de cessation d’activité du personnel temporaire : Il

établit une déclaration du personnel temporaire qui a arrêté les 15 jours
durant ce mois et l’envoi aux chefs de secteur pour signature.
- La ventilation de la main d’œuvre par secteur : Il prépare une ventilation de

main d’œuvre par secteur qui résume l’ensemble des ventilations de main
d’œuvre établies par les chefs de section et l’envoi aux chefs de secteur pour
signature.
- Edition du journal de paie.
8ème opération : Signature du journal de paie
Qui : -Chef de filière.
- Chef de secteur.
Quand : Après réception du journal de paie.
9ème opération : Contrôle du journal de paie
Qui : Responsable de la paie au niveau du secteur des Ressources Humaines.
Quand : Après réception du journal de paie, de la déclaration de règlement des

journées de travail supplémentaires et de la déclaration mensuelle de cessation
d’activité du personnel temporaire.
Comment :
- Contrôle des taux de salaire appliqués.
- Contrôle des périodes de travail du personnel temporaire.
- Contrôle des déductions de charges sociales.
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- Etablissement d’un état des déductions de journal de paie et des versements
à la régie.
- Visa du journal de paie : le responsable de la paie met la mention SAISIE

PAIE dans la dernière page du journal de paie, la déclaration de règlement
des journées de travail supplémentaires et la déclaration de cessation
d’activité du personnel temporaire.
- le responsable de la paie garde une copie du journal de paie, de la

déclaration de règlement des journées de travail supplémentaires et la
déclaration de cessation d’activité du personnel temporaire et retourne ces
documents au responsable de la pré-comptabilité et la paie de la filière.
10ème opération : Etablissement de l’ordre de paiement.
Qui : Responsable de la pré-comptabilité et la paie de la filière.
Quand : Après visa du journal de paie par le secteur Ressources Humaines.
Comment : Il établit l’ordre de paiement et l’envoi au chef de filière pour signature.
11ème opération : Comptabilisation des rémunérations.
Qui : Responsable de la comptabilité de la filière.
Quand : Après réception de l’ordre de paiement, du journal de paie et de la

déclaration de règlement des journées de travail supplémentaires.
Comment :
- Vérification des totaux du journal de paie.
- Saisie comptable : Il passe les écritures de comptabilisation de la paie et met

à jour la comptabilité analytique.
- Etablissement du chèque : Il établit le chèque au nom du régisseur désigné

de la filière qui assure également la fonction de responsable de la paie et
de la pré- comptabilité.
- Etablissement de la lettre d’accompagnement du chèque.
12ème opération : Signature du chèque.
Qui : Responsable du secteur comptabilité et finance.
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Quand : Après réception du chèque.
13ème opération : Signature de la lettre d’accompagnement du chèque.
Qui : Le responsable du Pôle Ressources.
14ème opération : Signature du chèque.
Qui : Le Directeur général.
Quand : Après réception du chèque et d’un état comparatif entre l’ensemble des
charges salariales de ce mois avec celles du même mois de l’année dernière.
15ème opération : Retour du chèque et de la lettre d’accompagnement du

chèque à la filière .
16ème opération : Signature de la lettre d’accompagnement du chèque.
Qui : Le régisseur désigné par la filière.
Quand : Après réception du chèque.
Comment : Il signe la lettre d’accompagnement du chèque et l’envoie au secteur

comptabilité et finances.
17ème opération : Règlement des salariés payés en espèces.
Qui : Le régisseur désigné de la filière.
Quand : Après encaissement du chèque par le régisseur.
Comment : Assisté par le responsable de pointage, le régisseur procède à la paie de

chaque salarié sur la base de la copie du journal de paie et de la carte de pointage
dûment signée par le bénéficiaire. Au terme de cette opération, il établit un Procès-
verbal de règlement de la paie.
Virement journalier :
1ère opération : Le pointage du personnel journalier.
Qui : Chef de section.
Comment : Il remplit la carte de pointage remise par le salarié. Il garde la

carte de pointage jusqu’à la fin de la journée pour la remettre à nouveau au
salarié journalier concerné.
23
2ème opération : Remise des cartes de pointage.
Qui : Chef de section.
Quand : Le 25ème jour du mois.
Comment : Il envoie les cartes de pointage au responsable de la pré-

comptabilité et la paie de la filière.
3ème opération : La déclaration de pointage du personnel journalier.
Qui : Le responsable de la pré-comptabilté et la paie.
Comment : Il remplit la fiche de déclaration de pointage du personnel journalier et

l’envoie au chef de secteur pour signature.
4ème opération : La déclaration de règlement des journées de travail

supplémentaires.
Comment : Il remplit la déclaration de règlement des journées de travail

supplémentaires et l’envoie au chef de secteur pour signature.
5ème opération : Remise de la fiche de déclaration de pointage du personnel

journalier et la déclaration de règlement de journées de travail
supplémentaires
Comment : Il envoie la fiche de déclaration de pointage du personnel journalier et la

déclaration de règlement de journées de travail supplémentaires au secteur des
Ressources Humaines.
6ème opération : Préparation de la paie.
Qui : Le responsable de la paie du secteur des Ressources Humaines.
24
Quand : le 27ème jour du mois
Comment :
- Saisie des bulletins de paie.
- Etablissement du journal de paie par filière ou pôle.
- Elaboration d’un journal de paie récapitulatif de l’ensemble des filières

et pôles.
- Rapprochement du journal de paie avec celui du mois précédent.
- Signature du journal de paie.
- Etablissement de l’ordre de virement.
7ème opération : Contrôle du journal de paie.
Qui : Le responsable du secteur des Ressources Humaines.
Quand : le 28ème jour du mois.
Comment :
- Vérification des taux journaliers.
- Vérification des journées de travail déclarées par la filière ou pôle.
- Contrôle de la colonne CNSS.
- Comparaison des salaires du mois avec ceux du mois précédent.
- Vérification des totaux de l’ordre de virement.
- Signature des journaux de paie par secteur.
8ème opération : Signature du journal de paie.
Qui : Le responsable du pôle Ressources.
Quand : Après réception des journaux de paie.
9ème opération : Contrôle des débits et des crédits.
Qui : Le responsable du secteur comptabilité et finances.
25
Quant : Après réception des journaux de paie par filière ou pôle, du journal de paie
récapitulatif de l’ensemble des filières et pôles et de l’ordre de virement.
Comment :
- Contrôle des débits et des crédits.
- Signature de l’ordre de virement.
- Envoi à chaque responsable de la comptabilité d’une filière ou d’un

pôle le total des charges salariales pour les comptabiliser.
10ème opération : Signature de l’ordre de virement.
Virement mensuel :
1ère opération : Préparation de la paie.
Qui : Le responsable du secteur des Ressources Humaines.
Comment :
- Saisie des bulletins de paie.
- Etablissement du journal de paie (virement mensuel).
- Préparation d’une répartition des salaires par secteur.
- Signature du journal de paie.
- Etablissement de l’ordre de virement.
2ème opération : Signature du journal de paie
Qui : Le responsable du pôle Ressources.
Quand : Après réception du journal de paie.
26
3ème opération : Comptabilisation de la paie
Qui : Le responsable du secteur comptabilité et finances.
Quand : Après réception du journal de paie et de l’ordre de virement.
Comment : Il vérifie les informations reportées dans le journal de paie puis il envoie
à chaque responsable de la comptabilité d’une filière ou d’un pôle le total des
charges salariales pour les comptabiliser et enfin il signe l’ordre de virement.
4ème opération : Signature de l’ordre de virement.
Le diagramme sert à décrire la circulation des documents entre les différentes

fonctions et centres de responsabilité, d’indiquer leur origine et leur destination et
donc de donner une vision complète du cheminement des informations et de leurs
supports. Cette méthode de schématisation remplace une longue description et ses
avantages l’emportent largement sur ses inconvénients.
Il est à noter qu’il existe deux modèles de présentation relatifs aux diagrammes de
circulation, à savoir :
- le diagramme vertical.
- Le diagramme horizontal.
J’ai opté pour le diagramme horizontal car la circulation se fait horizontalement,

ce qui rend aisée sa lecture.
- Table de symboles : (voir ci- après)
27
28
Document : facture, carte de pointage,

bulletin de paie, pièce de caisse.
Etablissement d’une liasse.
Traitement informatique.
Lettre dans le triangle

Classement définitif définit le mode de
classement
A alphabétique
Classement provisoire N numérique
C chronologique
Placé sous un triangle le classement

indique que la vérification de la suite
numérique fait partie du système.
Circulation physique d’un document

En cas d’ambiguïté le numéro de
l’exemplaire de la liasse est indiqué.
Sortie du circuit : client : envoi

Fournisseur : envoi
détruit
Renvoi à une autre page à un symbole

identique portant la même lettre.
Point de départ d’un circuit placé au dessus

du document initial.
29
Opération manuelle
Contrôle par comparaison.
Indique : prénuméroté
Prénuméroté Numéroté quand émis
Non numéroté
Circulation d’information par opposition à

circulation physique d’un document. Par
exemple : vérification d’un prix d’achat
Joindre, attacher, coller, agrafer,

J Ce symbole ne doit pas être utilisé si les
documents ne sont pas physiquement
joints, utiliser dans ce cas la circulation
d’information
Livre, grand-livre, tarif, livre d’inventaire,

tout livre relié ou à feuillets mobiles
Bande d’additionnement
Traitement sur procédé comptable autre

qu’ordinateur ou cartes perforées :
Décalque main
Machine comptable
30
2- Avantages et inconvénients :
Avantages
- c’est un document figuratif, donc facile à lire et à comprendre. Chaque opération

est matérialisée par un symbole différent : création de document, duplication,
comparaison, archivage… ; la circulation des documents est indiquée par des flèches
qui traversent les entités concernés.
- c’est un document logique qui amène à se poser des questions-type à propos de

chaque document :
- combien d’exemplaires ?
- qui les envoie ?
- où arrivent-ils ?
- qu’en fait-on ?
Les opérations sont montrées dans leur ordre séquentiel, d’où :
- Mise en évidence des points forts et des points faibles : les points de contrôle sont
clairement identifiés et les interfaces entre services mises en lumière. La
schématisation va rendre visible les anomalies : document inutilisé, absence de
contrôle, ou contrôle insuffisant, traitement redondant, etc.
- Les risques d’omission sont minimisés : un document, un exemplaire ne peuvent

être oubliés car le diagramme permet de les suivre à la trace.
- Enfin, et ceci n’est pas un des moindres avantages, Le diagramme de circulation est
également un outil d’auto- contrôle en ce sens qu’il permet de s’assurer que l’on a
bien compris les explications fournies. C’est également un moyen de validation
d’informations obtenues par d’autres sources.
Les inconvénients
L’inconvénient majeur est qu’il s’agit d’une technique difficile et qu’il faut pratiquer
souvent pour bien la maîtriser. On cite également le fait que ne pouvant tout
traduire en symbole, le document nécessite souvent la rédaction de notes
complémentaires qui l’alourdissent et vont à l’encontre du principe figuratif.
Un bon dessinateur de flow-chart saura néanmoins réduire ces notes au minimum

disponible.
31
Le journal paie espèces
Le diagramme : (voir ci après).
Filière Secteur
Chef de Chef de Chef de Pointeur pré comptabilité des
Filière Secteur Section et paie R.H
32
Déclaration
De
Signature recrutement
des salariés
temporaires
Enregistrement
Carte de
pointage
Déclaration Déclaration
De règlement Mensuelle de
des J de T sup Cahier cessation
de d’activité
pointage
Signature
Edition du
journal
De paie
Filière Secteur
des
Chef de Chef de Chef de Pointeur pré comptabilité R.H
Filière Secteur Section et paie
Ventilation de la
main d’œuvre par
secteur
33
Ventilation de
la main
d’oeuvre
signature
signature signature
Contrôle par
comparaison
Etablissement Visa
de l’ordre de Saisie
paiement Paies
Filière Responsable Comptabilité Directeur

Chef de Chef de pré comptabilité du pôle et Finances du
Filière Secteur et paie Ressources Domaine
34
signature
Comptabilisation
Comptabilisation
Lettre
Signature d’accom Chèque
pagneme
nt du
chèque
Signature Signature Signature
Encaissement du
Chèque
Paiement des
journaliers.
NB : - Au niveau du Premier Secteur, les chefs de sections assurent également la

fonction de pointeurs.
- Le responsable de la pré-comptabilité et paie de la filière occupe également la

fonction de régisseur.
Virement journalier :
Filière Secteur des R. H.
Chef de Chef de pré- comptabilité Le responsable Le responsable
35
Secteur section et paie du secteur RH de la paie
Carte de Fiche de
pointage déclaration de
pointage du
personnel
temporaire
Déclaration de
Règlement des
journées de
travail
supplémentaires
Signature Edition du
journal
de paie de la
filière
Edition d’un journal

de paie récapitulatif
de l’ensemble des
filières et pôles
Etablissement de
l’ordre de
paiement
Contrôle par
comparaison Signature du
journal de paie
Signature du
journal de paie
Secteur Responsable Secteur Directeur

des du pôle Comptabilité et du domaine
R.H. Ressources Finance
36
Signature du Contrôle des

journal de paie débits et des
crédits
Comptabilisation
Signature de Signature de
l’ordre de l’ordre de
virement virement
Virement mensuel :
Secteur Responsable Secteur Directeur
37
des du pôle Comptabilité et du domaine
RH Ressources finance
Edition du journal de
paie
Etablissement
de l’ordre de
paiement
Contrôle et
Signature du Signature du
vérifications
journal de paie journal de paie
Signature de Signature de
l’ordre de l’ordre de
virement virement
Comptabilisation
1- Définition et objectif :
38
Le test de conformité, appelé aussi « test de compréhension », est le premier test

qu’effectue l’auditeur. Il lui permet de vérifier qu’il a bien appréhendé le système
existant dans la société ; cela signifie d’une part que l’on lui a bien décrit les
procédures qui sont normalement appliquées dans l’entreprise, et d’autre part qu’il
a bien compris les explications que l’on lui a fournies.
Ce test n’a pas pour objet de prouver l’application des procédures, mais d’en
contrôler l’existence.
2-Application du test de conformité :
Après avoir pris connaissance du circuit Paie sur la base de ce que les responsables
m’ont racontée, il s’agit maintenant de vérifier et de s’assurer que le système ainsi
décrit correspond effectivement à la réalité.
En effet, l’opération consiste à tester la procédure du début jusqu’à la fin à l’aide du

test de conformité.
Pour sa mise en œuvre, j’ai assisté :
• Au niveau de la filière, à toute l’opération de la paie des journaliers (journal

de paie en espèces). En commençant par le pointage des journaliers jusqu’à
leur paiement à la fin du mois.
• Au niveau de la Direction des Ressources Humaines au virement mensuel et

journalier.
Le test de conformité m’a permis de rectifier les erreurs de compréhension et de

corriger les inexactitudes dans les informations recueillies auprès des responsables
interrogés, ainsi que d’approfondir la connaissance du système.
39
Ces cinq questions universelles permettent de regrouper l’ensemble des

interrogations concernant les points de Contrôle, en couvrant tous les aspects :
• QUI ? Questions relatives à l’opérateur, qu’il s’agit d’identifier avec

précision et par là même de voir s’il existe, quels sont ses pouvoirs et dans
quelle mesure il y a identité entre la réalité et le référentiel.
• QUOI ? Permet de regrouper toutes les questions permettant de savoir de

quoi il s’agit, quel est l’objet de l’opération.
• OÙ ? Pour ne pas omettre de tester tous les endroits où l’opération se

déroule.
• QUAND ? Permet de poser des questions relatives au temps : début, fin,

durée, saisonnalité, planning….. ?
• COMMENT? Questions relatives à la description du mode opératoire :

Comment recrute-t-on ? Comment fait-on le pointage ? etc. L’utilisation de la
piste d’audit est parfois très utile pour suivre, comprendre et apprécier toute
une chaîne d’opérations.
Application de ces 5 questions au journal de paie en espèces.
• QUI ?
- Qui fixe le salaire au taux du S.M.A.G ? Le chef du secteur concerné
- Qui décide de l’octroi des avances sur salaires ? Le chef de filière sur décision
du Directeur Général.
- Qui autorise les jours supplémentaires ? Le chef de secteur.
- Qui réalise les calculs de paie ? Le responsable de la pré

comptabilité et la paie.
- Qui vérifie les calculs ? Le secteur des Ressources

Humaines.
• QUOI ?
40
- Quels sont les éléments constitutifs de la paie ? -Nbre jours travaillés.
-Salaire jours travaillés.
-Nbre jours supplémentaires.
-Salaire jours supplémentaires.
-Prime d’ancienneté.
-Salaire brut.
-Cotisation CNSS.
-Retenues diverses.
-Avance sur salaire.
-Autres gains.
-Net à payer.
- Les prêts et avances y sont-ils intégrés ? Oui
• OÙ ?
- Où sont enregistrées les données de base ? sur une application informatique.
- Où se passe la centralisation ? au niveau du secteur R.H.
-Y a t il plusieurs centres de paiement au niveau de la Non

filière?
• Quand ?
- Quand est effectué le calcul de la paie ? A la fin du mois.
41
- Quand les calculs sont-ils vérifiés ? Après l’édition du journal de paie.
- A quelle date est réalisé le paiement ? En début du mois, pas de date

précise.
• Comment ?
- Comment est fixé le salaire au taux du En enregistrant les

S.M.A.G ? renseignements du salarié
journalier (temporaire ou
permanent) et en lui appliquant
le taux du SMAG dans le journal
de pointage et de paie.
- Comment est calculée la paie de chacun ? Informatique
2-Le questionnaire d’évaluation de la fonction Paie du Personnel.
Ce questionnaire va analyser les procédures de contrôle interne pour chacune des

étapes du circuit de paie du personnel suivantes :
Données permanentes :
- Généralités.
- Embauche.
- Pointage.
- Promotion, mutations.
- Départs.
- Crédits accordés par les œuvres sociales.
Préparation de la paie.
Comptabilisation de la paie.
Paiement des rémunérations.
Respect des obligations légales.
42
Pour parvenir à effectuer cette analyse, un ensemble d’acteurs responsables du
circuit de la paie ont été visés dans le but de leur poser des questions. Ainsi, le
questionnaire a été adressé aux personnes suivantes :
• Le responsable du secteur des Ressources Humaines.
• Le Responsable de la paie au niveau du secteur des Ressources

Humaines.
• Le Responsable de la pré- comptabilité et la paie au niveau de

la filière.
• Le Responsable de la comptabilité au niveau de la filière .
• Le Chef de section complexe II.
• Le pointeur du 2ème secteur.
Données permanentes.
- Généralités :
OUI NON Observations

1) Existe-t-il un fichier permanent du NON La filière ne garde
personnel au niveau de la filière ? aucun fichier de
personnel, tous les
documents relatifs
au personnel sont
envoyés au secteur
des Ressources
Humaines.
2) Existe-t-il un fichier permanent du OUI
personnel au niveau du secteur des
Ressources Humaines ?
3) Est-ce qu’il contient?

photo ? OUI
situation de famille ?
OUI
date d’engagement ? OUI
détail des rémunérations? OUI
4) L’accès à ce fichier est-il protégé ? OUI
43
5) Du fait que la paie est informatisée, le NON Car le service de

fichier permanent est-il régulièrement pré-comptabilité et
rapproché ;au niveau de la filière ; avec le la paie de la filière
fichier informatique pour vérifier qu’aucune ne garde pas de
modification non autorisée n’a été apportée fichier permanent
à ce dernier ? du personnel pour
faire un
rapprochement avec
le fichier
informatique.
6) Les opérations sont-elles soumises à

l’approbation d’un responsable ?
• embauche d’un temporaire ? OUI L’approbation du
chef de secteur.
• départ d’un temporaire? NON -Au niveau du 2ème

Secteur le
responsable de
section informe
oralement le
pointeur de l’arrêt
de travail du salarié
temporaire sans
remplir une
déclaration de
cessation d’activité
du salarié
temporaire.
- Au niveau du 2ème
secteur, Les chefs de
section notifient au
niveau du cahier de
pointage le départ
du salarié concerné
sans remplir une
déclaration de
cessation d’activité
du temporaire.
- Embauches :
44
7) Est-ce que vous délivrez une carte de NON Seule la carte de

travail aux Salariés ? pointage est
donnée aux
salariés
8) Est-ce qu’au niveau de la déclaration de NON Il y a des

recrutement des salariés temporaires au déclarations de
niveau de la filière, le chef de section recrutement qui ne
mentionne toujours la date fin du contrat ? contiennent ni la
date de
recrutement, ni la
période de travail.
9) Est-ce que vous communiquez aux NON Seule la carte de

salariés par écrit lors de l'embauchage, les pointage est
dispositions relatives aux domaines ci-après donnée à la
ainsi que chaque modification qui leur est personne
apportée : nouvellement
recrutée.
- le règlement intérieur ;
- les horaires de travail ;
- les modalités d'application du repos

hebdomadaire ;
- les dispositions légales et les mesures

concernant la préservation de la santé et de
la sécurité, et la prévention des risques liés
aux machines ;
- les date, heure et lieu de paye ;
- le numéro d'immatriculation à la Caisse

nationale de sécurité sociale ;
- l'organisme d'assurance les assurant contre

les accidents de travail et les maladies
professionnelles.
10) Est-ce toutes les déclarations de travail NON Il existe des

exposent- clairement les conditions de déclarations qui ne
rémunération pour éviter toute contestation mentionnent pas le
45
ultérieure ? salaire.
11) Le recours au personnel temporaire est t- NON

il justifié par les chefs de section ?
- Pointage :
12) Est-ce qu’il y a un formulaire pour la OUI

déclaration de travail des journées
supplémentaires ?
13) Quelle est la rémunération d’un jour de Le responsable de

repos travaillé par un salarié sans qu’il la pré-comptabilité
bénéficie d’un autre jour de repos et paie et le
compensateur? responsable du
secteur des
Ressources
Humaines ont
affirmé que La
rémunération
d’une journée
supplémentaire est
égale à une journée
ouvrable.
14) Est-ce qu’il y a un formulaire pour la OUI Mais, Le chef de

déclaration des Heures de travail section ne remplit
supplémentaires ? pas l’imprimé de
déclaration des
Heures de travail
supplémentaires
par salarié.
15) Est-ce que vous pratiquez une OUI NON 2 réponses

majoration pour le calcul de la rémunération différentes :
des Heures supplémentaires ?
Le pointeur du
secteur a affirmé
qu’il calcule la
rémunération des
heures
supplémentaires
sur la base d’un
46
barème (une
majoration de
salaire de 17% le
jour et 20% la nuit)
et ajoute le
montant trouvé au
cahier de pointage,
le responsable de
la pré-comptabilité
et la paie porte ce
montant au niveau
du journal de paie
dans la case Autres
gains.
Quant au
responsable du
secteur des
Ressources
Humaines , il a
assuré qu’aucune
majoration n’est
faite pour le calcul
de la rémunération
des Heures
supplémentaires
mais ces heures
sont transformées
en journées
supplémentaires
payées au même
taux qu’une
journée normale.
- Promotions- mutations :
16) Les promotions et mutations sont-elles OUI

autorisées par une personne responsable ?
- Départs :
47
17) Est-ce que le salarié temporaire peut être OUI
renvoyé avant l’arrivée du terme fixé dans
la déclaration de recrutement?
18) Lors du départ des salariés temporaires OUI NON Le secteur des
est ce qu’on vous envoie une déclaration de Ressources
cessation de travail? Humaines a
répondu Oui mais
les chefs de section
de la filière ont
affirmé qu’ils ne
remplissent pas de
déclaration de
cessation de travail
du temporaire.
19) Le service responsable de la paie est-il NON Les fichiers

informé des personnes temporaires qui ont informatiques et
cessé pour le notifier au niveau de leurs permanents du
fichiers ? personnel ne sont
pas mis à jour.
20) Les départs du mois font-ils l’objet d’un
contrôle suffisant pour s’assurer que :
NON
- leur cessation d’activité a été
enregistrée au niveau de leur fichier ?
- Crédits accordés par les œuvres sociales :
21) Pour ce qui est de l’état des crédits OUI

accordés par les œuvres sociales, Est-ce que
c’est le secteur des Ressources Humaines
qui fait le suivi de ces crédits ?
22) Est-ce qu’il y a des erreurs OUI Absence d’un bon
d’amortissement de ces crédits? suivi de ces crédits.
Préparation de la paie.
48
23) Les données variables (les heures OUI
travaillées, les journées de travail
supplémentaires…) sont-elles approuvées
par une personne responsable avant d’être
communiquées aux personnes chargées de
préparer le journal de paie ?
24) Les autres gains accordés aux salariés NON Les autres gains
font-ils l’objet d’une approbation reportés dans le
spécifique ? journal de paie ne
sont pas justifiés.
25) Les calculs du journal de paie sont-ils OUI Le secteur des
vérifiés par une personne indépendante de Ressources
celle qui les a établis ? Humaines
26) Le journal de paie est-il approuvé par un OUI
responsable avant émission des modes de
paiement ?
27) Les cotisations sociales (part salariale) OUI
sont-elles contrôlées par rapport au total du
journal des salaires avant enregistrement et
paiement ?
28) Les déclarations sociales sont-elles OUI

établies régulièrement ?
Comptabilisation de la paie
29) Les opérations diverses sur les comptes OUI

relatifs au personnel et aux charges sociales
sont-elles autorisées ?
30) L’imputation des écritures de charges ou OUI Une vérification
produits relatifs à la paie fait-elle l’objet globale par le
d’un contrôle indépendant ? responsable du
secteur
comptabilité et
finance.
31) Le total de la paie enregistré en OUI
comptabilité générale est-il rapproché avec
la comptabilité analytique (heures et
valeur) ?
Paiement des rémunérations.
49
32) Le montant du chèque est-il rapproché OUI
avec le total du journal de paie approuvé
avant signature ?
33) Est-ce que la caisse est approvisionnée OUI
par le montant exact des montants à payer ?
34) L’identité des bénéficiaires est-elle OUI

vérifiée avant paiement ?
35) Un reçu est-il signé par les bénéficiaires NON Mais, ils signent les
(les journaliers) ? cartes de pointage
et le journal de
paie
36) La fonction du régisseur désigné par le NON Même personne

secteur est-il assuré par une personne
différente à celle qui prépare la paie ?
37) Les paies non réclamées sont-elles OUI Le régisseur

conservées dans un coffre, et enregistrées central
par une personne indépendante de la
conservation des espèces ?
38) Le compte bancaire est-il rapproché OUI Le secteur

mensuellement avec le relevé de la banque comptabilité et
par une personne indépendante de la paie ? finance.
Obligations légales.
39) Est-ce que vous avez un règlement NON

intérieur ?
40) Est-ce qu’il est affiché ? NON
50
La grille d’analyse des tâches est une photographie à un instant T de la répartition

du travail. Sa lecture va permettre de déceler sans erreur possible les manquements
à la séparation des tâches et de repérer les cumuls des fonctions.
On a pu concevoir une grille pour la fonction Paie du Personnel, elle comporte le

découpage unitaire de toutes les opérations relatives à la fonction et les responsables
qui assument chaque tâche sous forme d’un tableau à double entrée.
2-Application de la grille.
Le journal paie espèces :
51
Opérations
- Le pointage des Le Le Le OUI LeOUI Le Le secteur La La Le

pointeur responsable des comptabilité régisseur
entrées et des sorties responsable responsable responsabl Direction
de la pré- Ressources et finances central
du personnel. e comptabilit humaines
de la filière du secteur générale
de OUI
la é et de la
- La décision de OUI paie.
recrutement des section
temporaires.
- L’autorisation des OUI OUI
primes.
- L’approbation des OUI
heures travaillées
supplémentaires
-La préparation de la OUI
paie.
- La vérification des OUI
calculs.
- L’autorisation des OUI
montants des
avances.
-L’approbation finale OUI
de la paie.
- La préparation des OUI
modes de paiement.
- La signature du OUI OUI
chèque.
- Le rapprochement OUI
du compte bancaire
réservé aux salaires
avec le relevé
bancaire
- La centralisation de OUI
la paie.
- Les déclarations OUI
sociales.
-Le paiement des OUI
charges sociales.
- La détention des OUI

dossiers individuels
du personnel.
- La distribution des OUI
salaires.
- La garde des paies OUI
non réclamées.
52
Section3: Identification des forces et des faiblesses.
Cette étape revient à identifier les forces et les faiblesses du système examiné à
travers des réponses recueillies durant la phase de remplissage du questionnaire.
Cette démarche me permettra de faire une appréciation globale des différentes

procédures que j’ai censées étudier.
1- les points faibles du système :
Rappel des faiblesses apparentes relevées lors de la phase de préparation :
F1 : Après consultation des procédures internes intitulées vigueur, on constate que

celles-ci n’ont pas été actualisées suite à l’entrée en vigueur le 7 juin 2004 des
dispositions du nouveau code de travail.
Risque : Non-conformité à la réglementation en vigueur.
Après consultation des procédures gestion du personnel, on remarque que :
1) F2 : les procédures de paie ne sont pas suffisamment explicitées : Les

responsabilités de chacun ne sont pas clairement définies. (on mentionne seulement
le secteur concerné : Ressources Humaines, comptabilité et informatique).
2) F3 : les procédures ne sont pas mises à jour pour suivre la nouvelle

organisation de l’entreprise.
3) F4 : Les procédures à engager en cas de cessation d’activité des salariés

temporaires ne sont pas mentionnées.
Risque : Dérogation au principe d’organisation qui préconise de définir les

responsabilités de chacun dans l’entreprise (organigramme) et de décrire les
procédures à suivre pour chaque tâche.
L’analyse de ces points faibles est présentée ci-après pour chaque stade du processus
de paie.
Généralités :
F5 : La filière ne détient aucun dossier individuel de son personnel, tous les

documents relatifs au personnel sont transmis au secteur des Ressources Humaines.
Risques :
1- La non décentralisation de la gestion administrative du personnel peut

représenter un frein à l’autonomie de la gestion des filières et causant ainsi des
anomalies, à savoir le retard dans le traitement de l’information de base relative

au personnel, la non mise à jour du fichier informatique, la non transmission de
53
certaines pièces relatives au mouvement du personnel et la non satisfaction des
besoins en information du personnel concernant leur situation administrative, etc.
Par ailleurs, la non décentralisation de la gestion du personnel entraîne une
surcharge de travail au niveau du secteur des Ressources Humaines du fait qu’il
gère l’information de plusieurs structures.
2- Du fait que la filière ne détient pas les dossiers de son personnel, aucun
rapprochement n’est fait entre le fichier permanent (le dossier physique) et le
fichier informatique
F6 : Le responsable de la paie et pré- comptabilité de la filière n’a pas connaissance

de l’existence d’une procédure de paie à respecter : Manque d’information du
personnel.
Risque :
Non respect des procédures de gestion du personnel.
Recrutement des salariés :
F7 : Aucune carte de travail n’est délivrée aux salariés alors que les procédures
mises en place prévoient dans un chapitre carte de travail ce qui suit :
« La carte de travail est obligatoire pour tout salarié. Elle doit impérativement mentionner les
indications suivantes :
l’identité de l’employeur et du travailleur

l’âge du salarié et sa date d’entrée en service
le numéro d’inscription sur le carnet de paye
le taux de salaire, les primes et autres avantages
le mode de rémunération (horaire, journalier etc.)
les avances et les acomptes
La carte de pointage est obligatoire et ne peut être confondue avec la carte de travail. Elle doit
comporter le pointage des journées de travail effectué par le salarié ».
Egalement le nouveau code de travail stipule dans son article 23 : « L'employeur est
tenu de délivrer au salarié une carte de travail.
La carte doit comporter les mentions fixées par voie réglementaire.
Elle doit être renouvelée en cas de changement de la qualification professionnelle du salarié ou

du montant du salaire ».
Et le non respect de cet article donne lieu à une amende mentionnée dans l’article 25
suivant : «Article 25 : Sont punis d'une amende de 300 à 500 dirhams :
- la non délivrance et le non renouvellement de la carte de travail dans les conditions

prévues par l'article 23 »
54
Risque :
Non respect des procédures mises en place et des dispositions du nouveau code
de travail.
F8 : Non communication aux salariés par écrit lors de leur embauche, les
dispositions relatives aux domaines ci-après ainsi que chaque modification qui leur
est apportée :
- les modalités d'application du repos hebdomadaire ;
- les dispositions légales et les mesures concernant la préservation de la santé
et de la sécurité, et la prévention des risques liés aux machines ;
- le numéro d'immatriculation à la Caisse nationale de sécurité sociale ;
- l'organisme d'assurance les assurant contre les accidents de travail et les
maladies professionnelles.
Risque : Non- Respect de l’article 24 du nouveau code de travail qui donne lieu à
une amende mentionnée dans l’article 25.
« Article 24 : De manière générale, l'employeur est tenu de prendre toutes les mesures
nécessaires afin de préserver la sécurité, la santé et la dignité des salariés dans
l'accomplissement des tâches qu'ils exécutent sous sa direction et de veiller au maintien des
règles de bonne conduite, de bonnes moeurs et de bonne moralité dans son entreprise.
Il est également tenu de communiquer aux salariés par écrit lors de l'embauchage, les
dispositions relatives aux domaines ci-après ainsi que chaque modification qui leur est
apportée :
- la convention collective de travail et, le cas échéant, son contenu ;
- les modalités d'application du repos hebdomadaire ;
55
- les dispositions légales et les mesures concernant la préservation de la santé et de la sécurité,
et la prévention des risques liés aux machines ;
- le numéro d'immatriculation à la Caisse nationale de sécurité sociale ;
- l'organisme d'assurance les assurant contre les accidents de travail et les maladies
professionnelles ».
« Article 25 : Est punie d'une amende de 2.000 à 5.000 dirhams, la non communication aux
salariés lors de leur embauchage des dispositions prévues à l'article 24 ci-dessus ainsi que des
modifications qui leurs sont apportées » .
F9 : Retard dans la remise de la majorité des déclarations de recrutement des

salariés temporaires au secteur des Ressources Humaines (cachet du bureau d’ordre
faisant foi).
Risque:
1- Non respect de la mention « Cette déclaration doit être transmise au B.O. le jour
même ou au plus tard le lendemain de la date de recrutement » au niveau du
modèle d’imprimé de Déclaration de Recrutement.
2- Retard dans le traitement des informations au niveau du secteur des Ressources

Humaines, à savoir l’immatriculation à la CNSS des nouveaux embauchés non
immatriculés, etc.
F10 : Les chefs de section ne renseignent pas des rubriques de certaines

déclarations de recrutement des salariés temporaires (la date de recrutement, la
période de travail ...) document visé par le responsable du secteur.
Risque :
Manque d’informations au niveau des fichiers du personnel.
F11 : Les chefs de section ne mentionnent pas dans certaines déclarations de

recrutement la nature de fonction qui sera assurée par le nouveau salarié
temporaire.
Risque :
1- Recours au personnel temporaire non justifié.
2- Manque d’information du secteur Ressources Humaines.
56
F12 : Certaines déclarations de travail n’exposent pas les conditions de
rémunération.
Risque :
Le secteur des Ressources Humaines n’a aucune justification par rapport au

salaire attribué par la filière d’où absence de moyens de contrôle des paies
déclarées par la filière.
F13 : Les fichiers du personnel ne sont pas mis à jour par la filière.
(A titre d’exemple : Le numéro d’immatriculation à la CNSS de certains salariés n’est

pas mis à jour par le responsable de la paie au niveau de la filière après réception des
cartes de la CNSS).
Risque :
Manque d’informations au niveau des fichiers du personnel.
F14 : - La majorité des dossiers individuels de personnel sont incomplets.
- les fichiers informatiques du personnel contiennent quelques informations

fausses à titre d’exemple le nombre d’enfants à charge est de 27 et 21 enfants
pour certains salariés.
Risque :
-Non respect de la mention « Cette déclaration…. Elle doit être accompagnée :
- d’une copie de la C.I.N.
- 2 extraits d’acte de naissance.
- d’1 copie de la fiche anthropométrique.
- d’1 copie de la carte d’immatriculation de la C.N.S.S (s’il y a lieu).
- de 3 photos récentes. » au niveau du modèle d’imprimé de Déclaration

de Recrutement.
-Non fiabilité des informations enregistrées dans le fichier informatique du

personnel.
Pointage des salariés temporaires :
F15 : La collecte de l’information relative au pointage du personnel est manuelle :

La carte et le cahier de pointage sont renseignés en début de journée ; dans le cas où
57
l’un des salariés ne récupère pas sa carte de pointage en fin de journée, sa présence
est annulée: Ratures au niveau du cahier de pointage.
Risque :
Considérer une personne présente alors qu’elle est absente.
Rémunération d’une journée non méritée.
F16 : Un cumul de deux fonctions dans le secteur Lait qui entraîne un risque de
fraude sans qu’elle puisse être détectée.
- La fonction de contrôle : Le chef de section fait le pointage de ses salariés et

contrôle les jours et heures supplémentaires travaillés par ces derniers.
- La fonction de décision : Le chef de section décide des personnes à employer

en concertation avec le chef de secteur.
Risque :
Non respect du principe de la séparation des fonctions.
Préparation de la paie :
F17 : Le jour de repos travaillé par un salarié sans qu’il bénéficie d’un autre jour de
repos compensateur est rémunéré au même taux q’un jour ouvrable.
Risque :
Non respect des procédures internes mises en place, conformes avec la législation
du travail en vigueur, qui stipulent dans le 8ème chapitre Jours de Repos ce qui
suit :
« En dehors des jours fériés, le travailleur a droit, chaque semaine à un jour de repos de 24
heures consécutives, qui doit lui être accordé pendant l’une des journées suivantes :
le vendredi,
le samedi,
le dimanche,
ou le jour de souk.
Si le salarié a travaillé durant son jour de repos, il doit bénéficier d’un autre
jour de repos compensateur. Dans le cas où il n’en a pas eu, il sera compensé
par une rémunération majorée de 50% ».
58
F18: le chef de section transcrit sur papier les heures supplémentaires par salarié et
le signe sans mentionner ni la section concernée ni la tâche supplémentaire réalisée(Il
ne remplit pas l’imprimé de déclaration de règlement des heures de travail
supplémentaires). Ce document est ensuite envoyé au pointeur qui calcule la
rémunération correspondante. Ce montant est reporté sur le cahier de pointage puis
dans la colonne Autres gains du journal de paie.
Risque :
-Non justification des heures supplémentaires : Gonfler ces heures.
- Absence de moyens de contrôle de ces heures par Le secteur des Ressources

Humaines.
-Des rémunérations non justifiées.
- Non préservation du Patrimoine de l’entreprise.
F19: Le pointeur applique pour le calcul des Heures Supplémentaires une

majoration de salaire de 17% le jour et de 20% la nuit et le secteur des Ressources
humaines n’a pas connaissance de cette majoration.
Risque :
Non respect du barème défini au niveau de l’article 201 du code du travail.
« Article 201 :Quel que soit le mode de rémunération du salarié, les heures supplémentaires
donnent lieu à une majoration de salaire de 25 % si elles sont effectuées entre 6 heures et 21
heures pour les activités non agricoles et entre 5 heures et 20 heures pour les activités
agricoles, et de 50 % si elles sont effectuées entre 21 heures et 6 heures pour les activités non
agricoles et entre 20 heures et 5 heures pour les activités agricoles »..
F20 : Les salariés qui ont plus de 25 ans d’ancienneté, ne bénéficient pas d’une
augmentation du salaire correspondant à 25%.
Risque :
Non respect de l’article 350 du nouveau code de travail : « A moins que le salaire ne
soit basé sur l'ancienneté, en vertu d'une clause du contrat de travail, du règlement intérieur
ou d'une convention collective de travail, tout salarié doit bénéficier d'une prime
d'ancienneté dont le montant est fixé à :
- 5% du salaire versé, après deux ans de service ;

- 10 % du salaire versé, après cinq ans de service ;
- 15 % du salaire versé, après douze ans de service ;
- 20% du salaire versé, après vingt ans de service ;
- 25% du salaire versé, après vingt-cinq ans de service. »
59
Départ :
F21 : En cas de renvoi du salarié, le chef de section ou de secteur donne un ordre

oralement pour barrer la personne du cahier de pointage sans remplir une
déclaration de cessation de travail du salarié temporaire et sans informer le secteur
des Ressources Humaines du départ de ce salarié, ce dernier ne dispose d’aucune
déclaration de cessation du travail du salarié temporaire de la filière.
Risque :
-Non-conformité à l’imprimé de cessation de travail du salarié temporaire.
-Des dossiers de personnel non mis à jours.
- Manque d’information du secteur des Ressources Humaines.
F22 : Il arrive que le chef de section renvoie certains salariés temporaires avant la
fin de la période fixée dans l’imprimé de déclaration de recrutement.
Risque :
Non respect de l’article 33 du nouveau code de travail.
« Article 33 : Le contrat de travail à durée déterminée prend fin au terme fixé par le contrat
ou par la fin du travail qui a fait l'objet du contrat. La rupture avant terme du contrat du
travail à durée déterminée provoquée par l'une des parties et non motivée par la faute grave
de l'autre partie ou par un cas de force majeure donne lieu à dommages -intérêts. Le montant
des dommages- intérêts prévus au deuxième alinéa ci-dessus équivaut au montant des
salaires correspondant à la période allant de la date de la rupture jusqu'au terme fixé par le
contrat ».
Les crédits accordés par les œuvres sociales :
F23 : Réception tardive de l’état des avances accordées par les œuvres sociales
établi par le secteur des Ressources Humaines et qui sert dans le calcul des
montants à déduire du salaire (ce retard peut durer jusqu’à 8 jours).
Risque :
Retard d’établissement du journal de paie et du paiement des salariés.
F24: Absence d’un suivi rigoureux des avances accordées par les œuvres sociales.
(A titre d’exemple : déduire des mensualités de la rémunération de salariés qui ont
achevé le remboursement de leur crédit).
60
Risques :
- Rémunération inférieure à celle méritée.
- Contestations des salariés suite à ces erreurs.
F25 : Des erreurs dans l’établissement de l’état des crédits accordés aux salariés de
la filière ; établi par le secteur des Ressources Humaines. (A titre d’exemple : Des
salariés qui figurent dans cet état mais n’existent ni dans le journal de paie de la
filière ni dans l’état des déductions de journal de paie et des versements à la régie
établie par le secteur des Ressources Humaines pour l’ensemble du personnel de la
campagne Octobre 2004-Septemre 2005).
Risque :
Atteinte à la sécurité du patrimoine : Pas de remboursement de crédit.
F26 : Le responsable de paie du secteur des Ressources Humaines ne contrôle pas

les déductions des crédits mentionnés dans la colonne des retenus divers du
journal de paie car il ne dispose pas d’un état récapitulatif de l’ensemble des
déductions.
Risque :
Non respect du principe d’intégration du contrôle interne qui préconise le

déroulement de l’ensemble des procédures dans un système d’auto- contrôle en
utilisant plusieurs moyens par exemple le contrôle réciproque qui consiste en un
travail qui prolonge un autre tout en permettant de contrôler ce dernier.
Les avances sur salaire accordées par la filière :
F27: Les montants d’avances sur salaire accordées par la filière excèdent les salaires
de certains employés.
Risque :
Non préservation du patrimoine.
Le paiement des salariés :
F28: Le règlement de la paie s’effectue par un seul régisseur en une journée, ce qui
engendre une concentration des salariés sur les lieux du règlement.
Risque :
Une baisse de l’activité pendant cette journée.
61
F29: La fonction du régisseur désigné par le secteur n’est pas assurée par une
personne différente à celle qui prépare la paie :
Risque :
- Non respect du principe d’organisation : norme du contrôle interne.
- Risque de fraude entraîné par un cumul de deux fonctions :
- La fonction d’enregistrement (préparation de la paie).
- La fonction de détection de valeurs monétaires.
F30 : Le montant élevé du chèque global établi au nom d’un régisseur désigné du
secteur concerné qui s’adresse lui-même à la banque pour son encaissement :
Risque : Atteinte à la sécurité des actifs de l’entreprise.
Les obligations légales :
F31 : Absence d’un règlement intérieur ; aucun affichage sur les lieux de paie des
salariés.
Risque :
Non respect des articles 138 et 140 qui stipulent :
Article 138 : « Tout employeur occupant habituellement au minimum dix salariés est tenu,
dans les deux années suivant l'ouverture de l'entreprise ou de l'établissement,d'établir, après
l'avoir communiqué aux délégués des salariés et aux représentants syndicaux dans
l'entreprise, le cas échéant, un règlement intérieur et de le soumettre à l'approbation de
l'autorité gouvernementale chargée du travail) ».
Article 140 : « L'employeur est tenu de porter le règlement intérieur à la connaissance des
salariés et de l'afficher dans un lieu habituellement fréquenté par ces derniers et dans le lieu
où les salaires leur sont habituellement payés.
Il est délivré copie du règlement intérieur au salarié à sa demande.
L'employeur et les salariés sont tenus au respect des dispositions du règlement intérieur ».
Le non respect de ces deux articles donne lieu aux amendes suivantes :
« Article 142 : Sont punis d'une amende de 2.000 à 5.000 dirhams :

- le non établissement du règlement intérieur dans le délai prévu par l'article 138.
- le défaut de porter le règlement intérieur à la connaissance des salariés ou le défaut

d'affichage ou l'affichage non conforme aux prescriptions de l'article 140 »
62
2- Les points forts du système :
Pointage :
Fo1 : Respect du principe de séparation des fonctions au niveau du 2ème secteur.
Contrairement au premier secteur, le pointage des journaliers au niveau du secteur

Aliments (fonction de contrôle de présence) se fait par une personne différente à
celle qui décide de l’emploi des temporaires (fonction de décision).
Déclaration de règlement de journées de travail supplémentaires :
Fo2 : Une bonne justification des journées de travail supplémentaires :
Contrairement aux heures supplémentaires travaillées dans des journées normales

qui ne sont pas justifiées, le chef de section précise dans la déclaration de règlement
des journées de travail supplémentaires les tâches réalisées par chaque employé et le
nombre de jours travaillés.
Préparation de la paie :
Fo3 : Un système d’autocontrôle développé.
Le déroulement de l’opération « préparation de paie » est réalisé avec un contrôle

réciproque : le journal de paie est contrôlé au niveau du secteur des Ressources
Humaines par un responsable de la paie autre que le responsable de paie au niveau
de la filière qui le tient.
Comptabilisation de la paie :
Fo4 : Un contrôle minutieux des documents avant comptabilisation.
La comptabilisation de l’opération se fait après un contrôle minutieux de tous les

documents y afférent. En effet, le responsable de la comptabilité au niveau de la
filière reçoit l’ordre de paiement joint au journal de paie et de la déclaration de
règlement des journées de travail supplémentaires et ne comptabilise qu’après la
vérification des totaux au niveau du journal de paie.
63
Section4 : Contrôle de l'application permanente des procédures.
L’objectif de cette phase est de vérifier que les procédures décrites sont celles qui
sont réellement utilisées.
Les techniques utilisées :
L’observation :
L’observation de l’exécution du contrôle permet de mieux comprendre la façon dont

le contrôle est réalisé. Pour cela, j’ai assisté à toutes les opérations de contrôle du
journal de paie en espèces du mois de Janvier dans la filière :
1ère opération : Le contrôle du journal de paie par le responsable de la paie

au niveau du secteur des Ressources Humaines.
2ème opération : La vérification des totaux du journal de paie par le

responsable de la comptabilité au niveau de la filière.
Répétition des traitements et des vérifications :
Deux opérations ont été réalisées :
1ère opération : le traitement et l’établissement du journal de la paie.
2ème opération : le contrôle du journal de paie.
Cette répétition m’a permise de m’assurer que, les traitements et vérifications

matérialisés par le journal de la paie et par le visa SAISIE PAIE sont liés à un travail
réel.
L’observation et la répétition des traitements et des vérifications m’ont permis de

confirmer les faiblesses déjà citées :
F9 : Une déclaration de recrutement d’un salarié temporaire établie le 01-01-2005 et

n’est arrivée au secteur des Ressources Humaines que le 01-02- 2005 le cachet du
bureau d’ordre faisant foi.
F10, F11,F12 : La même déclaration de recrutement n’indique ni la date de

recrutement, ni la période de travail, ni la nature de la fonction assumée, ni les
conditions de rémunération .
F13 : Au niveau de L’état de C.N.S.S du 4éme semestre 2004, il y a 14 salariés

nouvellement immatriculés à la CNSS mais leurs numéros ne sont pas encore mis à
jour : Pas de mise à jour du fichier du personnel.
64
F17 : Tous les jours supplémentaires sont payés au même taux qu’un jour ouvrable.
Les quatre personnes ont travaillé 5 jours supplémentaires durant leur jour de
repos et ils ont bénéficié d’une rémunération égale à 50*5=250dhs comme il est
mentionné dans la déclaration des journées de travail supplémentaires et dans le
journal de paie.
F18 et F19 : La déclaration des heures supplémentaires établie par un chef de

section inconnu où est indiqué le nom du salarié, le nombre des heures
supplémentaires travaillées et la rémunération de ces heures calculée par le pointeur
après application d’une majoration de salaire de 17%. Le montant correspondant à
ces heures est enregistré au niveau du journal de paie dans la catégorie d’autres
gains : Un montant mensuel de 2728 non justifié.
F20 : Des salariés qui ont plus de 25 ans d’ancienneté et ne bénéficient pas encore
d’une augmentation du salaire correspondant à 25%, à titre d’exemple :
Matricule Date Prime d’ancienneté au

d’embauche mois de Janvier 2005
20288 12/01/1977 260 dhs
50108 1/12/1979 260 dhs
Dans l’état des crédits accordés par les œuvres sociales établi par le responsable
des Ressources Humaines du mois de Janvier 2005 et envoyé au responsable de la
pré-comptabilité et paie de la filière pour préparation du journal de paie, on a
constaté les erreurs suivantes :
• F24:
- Une réintégration de 250Dhs correspondant à une erreur de déduction

sur salaire antérieure.
- Une réintégration de 500Dhs correspondant à deux mois de déduction

antérieures.
• F25 : Deux personnes qui figurent dans l’état des crédits accordés par les
œuvres sociales aux salariés de la filière mais n’existent ni au niveau du
journal de paie de la filière ni au niveau de l’état des déductions de journal
de paie et des versements à la régie établi le secteur des RH pour l’ensemble
du personnel de la campagne Octobre 2004-Septemre 2005 qu’on a consulté
sur support informatique :
- 1ère personne : (Montant du crédit=5000DH, Date d’octroi=décembre

2004) Il ne figure pas dans les journaux de paie de la filière des trois
derniers mois 1-05/12-04/11-04 et pourtant il a pris le crédit le mois
décembre 2004.
65
Le responsable de la paie a affirmé qu’il est malade mais le secteur des

Ressources Humaines n’est pas informé de sa maladie et son nom
figure dans l’état des déductions du mois de Janvier envoyé à la filière.
- 2ème personne : (Montant du crédit=3000DH, Date d’octroi=décembre

2004) il figure dans son journal de paie de la filière mais non dans l’état
des crédits qui concerne la filière établi par le secteur des Ressources
Humaines du mois de Janvier: Non déduction de la mensualité du
salaire de cette personne.
F27: Les montants d’avances sur salaire accordées par la filière excèdent les salaires
de certains employés, 2 cas de figure à citer :
• La personne immatriculée 51076 n’a travaillé que 11 jours (11*50=550), il a cessé

les 15 jours au mois de Janvier et il a bénéficié d’un crédit de 600 Dh (73,60 de
plus).
• La personne immatriculée 21859 n’a travaillé que 8 jours, il ne figure pas dans
la déclaration de cessation d’activité des 15jours et il a bénéficié de crédits de
400dh (17,16 de plus).
La déclaration mensuelle de cessation d’activité du personnel temporaire du mois

de Janvier 2005 (et non pas 2004 comme c’est mentionné) n’a pas été signé par les
chefs de secteur et pourtant le secteur des Ressources Humaines s’est basé sur ce
document pour contrôle des périodes travaillées par les temporaires.
66

système actuel.
Afin de venir au bout de ces faiblesses, il serait convenable d’améliorer et de

fiabiliser le contrôle interne du circuit de paie en mettant en valeur son principe
d’indépendance de façon à ce que le système s’opère automatiquement.
C’est dans une orientation globale visant à perfectionner le système actuel, j’ai jugé
opportun d’émettre un certain nombre de recommandations aussi bien au niveau de
la conception qu’au niveau de l’application du système.
Faiblesse constatée Amélioration à apporter
F1 R1 : La législation du travail : conditions d’emploi du salarié :

Mettre à jour ces procédures pour respecter les nouvelles
dispositions du nouveau code de travail entré en vigueur le 7
juin 2004.
F2, 3 et 4 R2 : Les procédures de gestion du personnel
1- Définir les responsabilités de chacun dans l’entreprise

(organigramme) et décrire d’une manière plus explicite les
procédures à engager dans chaque situation (exemple : le cas de
cessation d’activité du personnel temporaire).
2- Mettre à jour les procédures de gestion du personnel pour

suivre la nouvelle organisation de l’entreprise.
3- Organiser une séance de formation et d’information du

personnel chargé de l’établissement de la paie
F5 R3 : Les dossiers individuels du personnel

1- Décentralisation de la gestion des dossiers du personnel,
moyennant la mise en place d’un système de contrôle par le
secteur RH.
2- Le service de la paie et pré- comptabilité de la filière ou le pôle

doit détenir un fichier permanent de l’ensemble du personnel
journalier pour lequel il prépare la paie pour mettre à jour le
fichier informatique, faire un rapprochement régulier entre les
67
informations enregistrées dans les deux fichiers informatiques et
permanents.
F6 R4 : Informer les différentes structures dédiées à la fonction Paie

du personnel dans les différents pôles ou filières de l’existence
d’une législation de travail et des procédures de gestion de
personnel à respecter.
F7 R5 : Délivrer une carte de travail aux salariés pour se conformer

aux procédures mises en place et aux dispositions du nouveau
code de travail.
F8 R6 : Communiquer aux salariés par écrit lors de leur embauchage

l’ensemble des dispositions relatives aux domaines citées dans
l’article 24 du nouveau code présenté ci-dessus.
F9 R7 : Transmettre les déclarations de recrutement des salariés

temporaires le jour même ou au plus tard le lendemain de la date
de recrutement au secteur des Ressources Humaines pour
assurer son information régulière.
F10, 11, 12 R8 : Remplir correctement les informations mentionnées dans la

déclaration de recrutement des salariés temporaires avant de la
signer. Préciser les instructions suivantes :
- La date de recrutement
- La période de travail du salarié temporaire.
- La fonction qui sera assurée par le nouveau salarié

temporaire pour justifier son recrutement.
- Les conditions de rémunération du salarié.
F13 R9 : Le secteur des Ressources Humaines doit informer

régulièrement le service de paie de la filière de l’ensemble des
salariés nouvellement immatriculés à la C.N.S.S pour mettre à
jour leurs fichiers.
68
F14 R10 : Le responsable de la paie dans la filière doit contrôler est ce

que les documents qui accompagnent la déclaration de
recrutement des salariés sont complets avant de les envoyer au
secteur des Ressources Humaines.
F15 R11 : Revoir l’opération manuelle de pointage des salariés et

prévoir à long terme un système de pointage électronique.
Séparation des fonctions : Principe d’organisation.
Il s’agit notamment de cerner quatre fonctions fondamentales et

de les attribuer à des personnes différentes car le cumul entre
deux fonctions entraîne un risque de fraude sans qu’elle puisse
être détectée.
Il en est ainsi pour :
- La fonction de décision ;
- La fonction de détection de valeurs monétaires ou

biens physiques ;
F16
- La fonction de comptabilisation et d’enregistrement.
F19
- La fonction de contrôle et d’approbation comprenant un
système d’autorisations.
R12 : Attribuer la fonction de pointage dans le premier secteur à

une personne différente au chef de section.
R13 : Attribuer la fonction de régisseur à une personne

différente à celle qui prépare la paie.
F17 R14 : Appliquer une majoration de 50% de la rémunération de

chaque salarié pour le travail le jour de repos au cas où il ne
bénéficie pas d’un jour de repos compensateur : Se conformer à
la législation en vigueur.
69
F18 R15 : Les chefs de sections du 2ème secteur doivent remplir une
déclaration de règlement des heures supplémentaires où ils
doivent préciser la tâche supplémentaire réalisée par le salarié,
cette déclaration doit être signée par le chef de secteur pour
justifier la rémunération supplémentaire accordée aux salariés et
envoyée au secteur des Ressources Humaines pour faire les
contrôles nécessaires.
F19 R16 : Le pointeur doit appliquer pour le calcul des Heures

Supplémentaires une majoration de 25 % au lieu de 17% du
salaire journalier par heure supplémentaire si elles sont
effectuées entre 5 heures et 20 heures et de 50% au lieu de 20% si
elles sont effectuées entre 20 heures et 5 heures pour se
conformer à l’article 201 du nouveau code de travail.
F20 R17 : Accorder aux salariés qui ont plus de 25 ans d’ancienneté
une prime d’ancienneté qui correspond à 25% de leur salaire
pour respecter l’article 350 du nouveau code de travail.
F21 R18 : Le chef de section doit remplir l’imprimé de déclaration de

cessation de travail du salarié temporaire, la faire signer par le
chef de secteur et l’envoyer en premier lieu au responsable de la
pré- comptabilité et paie pour mettre à jour son fichier
informatique et en second lieu au secteur des Ressources
Humaines pour l’informer du départ de ce salarié.
F22
R19 : Si le chef de section précise dans la déclaration de
recrutement du salarié temporaire la période de travail, il ne doit
pas le renvoyer avant l’arrivée du terme fixé dans l’imprimé de
déclaration. Et s’il n’arrive pas à déterminer la période nécessaire
pour accomplir la tâche saisonnière qu’il mentionne dans
l’instruction période « le temps nécessaire pour réaliser tel
travail ».
F23, 24 ,25et 26 Les crédits accordés par les œuvres sociales :
R20 : Fixer la fin du mois comme une date limite pour l’envoi de
l’état des avances accordées par les œuvres sociales aux
différentes filières et pôles.
70
R21 : Accorder plus d’attention à l’amortissement des crédits

accordés par les œuvres sociales pour éviter les erreurs de
déduction.
R22 : Avant l’établissement de cet état, vérifier est ce que chaque

salarié est affecté à la filière qui le concerne.
En cas d’erreurs, le responsable de paie au niveau de la filière
doit informer le secteur des ressources Humaines des personnes
figurant dans l’état des crédits qui concerne la filière mais qui ne
travaillent pas dans cette filière.
R23 : Le responsable de paie du secteur des Ressources

Humaines doit disposer d’un état récapitulatif de l’ensemble des
déductions du mois pour les rapprocher avec les montants
mentionnés dans la colonne des retenus divers du journal de
paie : Mettre en place un système d’auto- contrôle.
F27 R24 : Veiller à ce que les montants d’avances sur salaire

accordées par la filière aux employés temporaires ou permanents
n’excèdent pas leurs salaires mensuels.
F28 R25 : Prévoir des tranches d’horaire pour le règlement des

employés de chaque section à part ou plutôt prévoir un régisseur
mobile qui règle chaque employé sur le lieu de son travail.
F29 R26 : Etablir un imprimé de suivi des recrutements de

temporaires à établir par les chefs de sections et à contrôler avec
le journal de paie remis par le responsable pré-comptabilité et
paie.
F30 R27 : Négocier avec la banque la possibilité de se déplacer elle-

même les fonds nécessaires.
F31 R28 : L’entreprise est tenue d’établir un règlement intérieur et de

le porter à la connaissance des salariés et de l'afficher dans un
lieu habituellement fréquenté par ces derniers et dans le lieu où
les salaires leur sont habituellement payés.
71
Enfin, une dernière recommandation qui ne concerne pas spécialement la fonction

auditée mais elle est d‘ordre général :
La mise en place d’un service d’audit interne au sein de l’entreprise

complémentaire et indépendant du service contrôle de gestion.
Tout d’abord, il est à noter que le contrôle de gestion et l’audit interne sont
complémentaires. Dans une politique de délégation de responsabilités, la validité
des contrôles de performances repose sur la sincérité des divers systèmes
d’information. Or, les systèmes risquent précisément d’être manipulés puisque ce
sont les intéressés eux-mêmes qui les maîtrisent.
Le contrôle de gestion mis en place par la société en question, ne serait fonctionné

sans un minimum de garanties quant à la qualité des informations qui lui sont
transmises, ce qui est du domaine de l’audit interne. Les deux services sont
complémentaires et doivent être indépendants. Ils exercent l’un sur l’autre des
contrôles réciproques, le contrôle de gestion examinera pour l’audit interne, comme
pour tout autre service la validité de ses budgets et la comparaison de ses prévisions
avec ses réalisations. Par ailleurs, l’audit interne vérifiera l’exactitude des
informations fournies par le contrôle de gestion à destination de la direction
générale. Enfin, ils doivent collaborer pour la conception de la structure de
l’entreprise.
D’où la création d’une entité d’audit interne indépendante est indispensable pour
améliorer le fonctionnement du domaine, de renforcer sa maîtrise future et
également pour le développement et l’orientation de son activité dans l’avenir. Il
consistera en un examen approfondi, analytique et critique des enregistrements
comptables, des opérations de gestion courante et de certaines décisions de
direction.
Le principe de l’audit suppose donc que l’entreprise admet la remise en cause
périodique de ce qu’elle fait et c’est le cas de cette structure qui a une culture d’auto-
évaluation développée. Et c’est pour cela que l’audit interne constitue un outil de
compétitivité.
72
Recommandations Réponses des audités aux recommandations
R1 + Sensibilisation et formation des structures dédiées
R2
R3
R4
R5
R6
R7 Minimiser les recrutements des temporaires, sensibiliser les

chefs de sections, contrôles plus fréquents par les chefs de
secteurs.
R8 Idem
R9 Envoi période d’informations sur le personnel de la Filière
R10 OK
R11 OK
R12 Contrôles réguliers et plus fréquents par les chefs de secteurs
R13 + imprimé de suivi des recrutements temporaires à remplir

par les chefs de sections
73
R14 + Formation et sensibilisation au respect du nouveau code du

travail
R15 OK
R16
R17
R18
R19 Minimiser le recrutement des temporaires
R20
R21
R22
R23
R24
R25
R26
R27
R28
74
Synthèse
FAIBLESSES RECOMMANDATIONS
FAIBLESSES APPARENTES
F1 Non conformité aux nouvelles R1 Mettre à jour les procédures internes
dispositions du code du travail selon les nouvelles dispositions du code
(Législation du travail) du travail
F2 Les procédures de paie ne sont pas R2 Mettre à jour les procédures internes
suffisamment explicites : les selon la nouvelle organisation et définir
responsables concernés au lieu des précisément les responsabilités
structures
(Principe d’organisation) R3 Organiser des séances de formation et
F3 La procédure à engager en cas de d’information au profit des chargés de
cessation d’activité des salariés paie
temporaires n’est pas développée
(Principe d’organisation) R4 Schématiser les procédures à suivre à
F4 Les procédures de paie ne sont pas l’aide d’un diagramme, afin de faciliter
mises à jour suite à la nouvelle sa compréhension
organisation du Domaine
(Principe d’organisation) R5 Sensibilisation par les responsables au
respect des procédures en vigueur
GENERALITES
F5 La Filière ne détient aucun dossier R6 Mise à jour régulière du fichier
individuel de son personnel informatique de gestion du personnel,
Risques : non mise à jour des fichiers les dossiers physiques étant stockés au
informatiques, retard dans le traitement niveau du secteur RH. Ce dernier devra
des informations … établir des rapprochements entre le
fichier informatique et le fichier
physique
F6 Méconnaissance de l’existence d’une R3 Organiser des séances de formation et
procédure de gestion du personnel de d’information au profit des chargés de
la part du responsable de la pré- paie
comptabilité et la paie
Risque : non respect des procédures
RECRUTEMENT DES SALARIES
F7 Pas de délivrance d’une carte de R7 Etudier possibilité de délivrer une carte
travail aux salariés de travail aux salariés
Risques : Non respect des procédures
internes et du code de travail
(Législation du travail)
F8 Pas de communication par écrit aux R8 Affichage généralisé du règlement
nouveaux salariés du règlement intérieur, des horaires de travail…
intérieur, des horaires de travail, du Elaborer un livret d’accueil des
repos hebdomadaire, … nouvelles recrues
Risque : Non respect du code de travail
75
F9 Retard dans la remise de certaines R9 Veiller au respect des mentions à remplir
déclarations de recrutement des et des délais de remise des documents
salariés temporaires
Risque : Non respect des procédures R5 Sensibilisation par les responsables au
internes respect des procédures en vigueur
F10 Les déclarations de recrutement ne
sont pas remplies correctement R10 Minimiser les recrutements de
Risque : Non respect des procédures temporaires
internes, manque d’information au niveau
des fichiers du personnel R11 Prévoir des contrôles plus fréquents de
(Principe d’information) la part des chefs de secteurs
F11 Certaines déclarations de recrutement
ne précisent pas la fonction assurée
par le salarié recruté
Risques : Non justification du
recrutement, manque d’information au
niveau des fichiers du personnel
(Principe d’information)
F12 Certaines déclarations de recrutement
ne mentionnent pas les conditions de
rémunération
Risque : Absence de moyens de contrôle
des paies déclarées
(Principes d’intégration et d’information)
F13 Les fichiers du personnel ne sont pas R6 Mise à jour régulière du fichier
mis à jour par la Filière (ex. : n° informatique de gestion du personnel,
immatriculation CNSS) les dossiers physiques étant stockés au
Risque : Manque d’information au niveau niveau du secteur RH. Ce dernier devra
des fichiers du personnel établir des rapprochements entre le
(Principe d’information) fichier informatique et le fichier
F14 Certains dossiers physiques du physique
personnel sont incomplets et les
fichiers informatiques contiennent des R12 Le logiciel informatique doit prévoir des
informations erronées moyens de bloquer les enregistrements
Risques : Non respect des procédures incomplets
internes, non fiabilité des informations
enregistrées dans le fichier informatique
POINTAGE DES SALARIES TEMPORAIRES
F15 Collecte de l’information relative au R13 Prévoir un système de pointage
pointage est manuelle électronique
Risques : Erreur d’enregistrement des
journées travaillées, rémunération
incorrecte
76
F16 Cumul de 2 fonctions par les chefs de R14 Attribuer la fonction de pointage à une
sections du secteur Lait. Fonction de personne autres que les chefs de sections
contrôle via le pointage des employés
et fonction de décision via le R11 Prévoir des contrôles plus fréquents de
recrutement de salariés la part des chefs de secteurs
Risque : Fraude sans possibilité de
détection
(Principe d’organisation)
PREPARATION DE LA PAIE
F17 Rémunération d’un jour de repos R15 Appliquer les majorations telles que
travaillé au même taux qu’une journée prévues au niveau des dispositions
de travail ouvrable en n’ayant pas légales
bénéficié d’un jour de repos
compensateur R3 Organiser des séances de formation et
Risques : Non respect des procédures d’information au profit des chargés de
internes et du code de travail, paie
rémunération incorrecte
F18 L’imprimé de déclaration des heures R5 Sensibilisation par les responsables au
supplémentaires n’est pas utilisé respect des procédures en vigueur
internes, rémunération non justifiée,
absence de moyens de contrôle
(Principes d’intégration et d’information)
F19 Les taux de majoration de la R15 Appliquer les majorations telles que
rémunération des heures prévues au niveau des dispositions
supplémentaires ne sont pas légales
conformes au nouveau code du travail
Risques : Non respect du code de travail, R3 Organiser des séances de formation et
rémunération incorrecte d’information au profit des chargés de
(Législation du travail) paie
F20 Le calcul des primes d’ancienneté ne
respecte pas le nouveau barème en
vigueur (+ 25 ans)
Risques : Non respect du code de travail,
rémunération incorrecte
DEPART
F21 Les cessations d’activités des salariés R5 Sensibilisation par les responsables au
temporaires ne sont pas notifiées par respect des procédures en vigueur
écrit aux ressources humaines
internes, manque d’information au niveau
des fichiers du personnel
77
F22 Renvoi de salariés avant la fin de la R16 Revoir le modèle d’imprimé de
période fixée dans la déclaration de déclaration de recrutement, en
recrutement mentionnant les causes éventuelles
Risque : Non respect du code de travail d’arrêt de travail
CREDITS ACCORDES PAR LES OS
F23 Retard dans la réception de l’état de R17 Fixer un délai de remise de l’état de suivi
suivi des crédits accordés par les OS des crédits accordés par les OS
Risques : Retard dans l’établissement du
journal de paie et par conséquent du
règlement de la paie
F24 Suivi manuel des remboursements R18 Automatiser le suivi des crédits accordés
donnant lieu à des erreurs de par les OS
déductions (au delà de la période de
remboursement)
Risques : Rémunération incorrecte, R19 Assurer un retour d’information de la
contestation des salariés part de Filière en cas d’erreurs
(Principe d’intégration)
F25 Etat de suivi des crédits accordés
établi manuellement donnant lieu à
des erreurs d’affectation des salariés
(état des déductions envoyé à un
secteur autre que celui concerné par le
salarié)
Risques : Pas de remboursement du crédit,
défaillance au principe de sécurité du
patrimoine
(Principe d’intégration)
F26 Absence de contrôle des déductions de R20 Etablir un rapprochement au niveau des
remboursement des crédits au niveau Ressources humaines entre l’état
de la colonnes « retenues divers » du récapitulatif des déductions et la colonne
journal de paie dédiée au niveau des journaux de paie
Risque : Non respect du principe
d’intégration qui préconise le contrôle
réciproque
AVANCES SUR SALAIRE
F27 Certains montants des avances sur R21 Etablir une procédure régissant les
salaire accordées par la Filière modalités d’octroi des avances sur
excèdent le montant du salaire à la fin salaire
du mois
Risque : non préservation du patrimoine
78
CONCLUSION GENERALE : LES LIMITES DU CONTROLE

INTERNE
Le contrôle interne est considéré par certains managers comme une garantie de
succès pour leur entreprise (à savoir la réalisation systématique des objectifs
opérationnels, liés aux informations financières et à la conformité aux lois et aux
réglementations).
En d’autres termes, le contrôle interne est parfois considéré comme une solution à
tous les maux existants et potentiels frappant l’entreprise. Cette Vision est erronée,
tout système de contrôle interne, aussi bien conçu et appliqué soit-il, ne peut fournir
au plus qu’une assurance raisonnable au management quant à la réalisation des
objectifs de l’entreprise. La probabilité d’atteindre ceux- ci est soumise aux limites
inhérentes à tout système du contrôle interne à savoir :
JUGEMENT : L’efficacité des contrôles sera limitée par le risque d’erreur humaine
lors de la prise de décisions ayant un impact sur les opérations de l’entreprise. Les
personnes responsables de telles décisions doivent exercer leur jugement dans le
temps qui leur est imparti, en se basant sur les informations disponibles et en
faisant face aux pressions liées à la conduite des affaires.
Avec le recul, il peut s’avérer que certaines décisions fondées sur le jugement de
leur auteur ont produit des résultats décevants et doivent être modifiées. La nature
des décisions liées au contrôle interne qui doivent être prises en faisant appel au
jugement est étudiée ci-après dans les points traitant des dysfonctionnements, des
contrôles outrepassés par la direction et du rapport coût/bénéfice.
DYSFONCTIONNEMENTS : Même les systèmes de contrôle interne bien conçus

peuvent être l’objet de dysfonctionnements. Les membres du personnel peuvent mal
interpréter les instructions et leur jugement peut être défaillant. Ils peuvent
commettre des erreurs par manque d’attention ou à cause de la routine. Un
responsable des services comptables chargés d’enquêter sur les anomalies peut
oublier de faire ou ne pas poursuivre son enquête suffisamment loin pour prendre
les mesures appropriées.
Un personnel intérimaire, exécutant des fonctions de contrôle en remplacement

d’employés malades ou en vacances, peut ne pas s’acquitter convenablement de ses
tâches. Des changements dans les systèmes peuvent être introduits avant que le
personnel n’ait reçu la formation nécessaire pour réagir correctement aux premiers
signes d’un dysfonctionnement.
CONTROLES « OUTREPASSES » PAR LE MANAGEMENT : Un système de

contrôle interne ne peut pas être plus efficace que les personnes responsables de son
fonctionnement. Même au sein des entreprises efficacement contrôlées (le plus
souvent, celles faisant preuve d’une grande intégrité et d’une grande sensibilisation
au besoin de contrôles) un responsable peut être en mesure d’ « outrepasser »
79
le système de contrôle interne. Le mot « outrepasser » désigne la dérogation
illégitime aux normes et procédures prescrites, dans le but soit d’en tirer profit
personnellement soit d’améliorer la présentation de la situation financière de
l’entreprise ou de dissimuler la non-conformité aux obligations légales.
Le responsable d’une division ou d’une unité, ou dirigeant, pourrait être amené à

« outrepasser » le système de contrôle interne pour de nombreuses raisons : accroître
fictivement le chiffre d’affaires et ainsi dissimuler une baisse non anticipée de parts
de marché, augmenter artificiellement le résultat en vue d’atteindre un budget
irréaliste, rehausser la valeur d’une société en prévision de sa cession ou d’une
émission publique d’actions, sous-estimer les prévisions de chiffre d’affaires ou de
résultat dans le but d’augmenter une prime liée aux performances, dissimuler une
situation qui entraînerait le remboursement immédiat des emprunts si elle était
connue, ou masquer la non-conformité aux obligations légales. De telles pratiques
peuvent se traduire par des déclarations faussées aux banquiers, aux avocats, aux
auditeurs et aux fournisseurs, ainsi par l’émission délibérée de faux documents tels
que commandes d’achat ou factures de vente.
COLLUSION : la collusion entre deux ou plusieurs personnes peut déjouer le

système de contrôle interne. Des individus agissant collectivement pour perpétrer et
dissimuler une action peuvent altérer les informations financières ou de gestion
d’une manière qui ne puisse être détectée par le système de contrôle interne. Par
exemple, une personne chargée d’une fonction de contrôle importante pourrait agir
en collusion avec un client, un fournisseur ou un autre membre du personnel.
Dans un autre cas, des responsables des ventes à plusieurs niveaux de la hiérarchie
pourraient agir en collusion pour contourner des contrôles afin que les résultats
affichés soient conformes au budget et aux objectifs sur lesquels seraient fondées des
primes.
RATIO COUT/BENEFICE : Les ressources ne sont jamais illimitées et les

organisations doivent comparer les coûts et les avantages relatifs des contrôles avant
de les mettre en place. Lorsque l’on cherche à apprécier l’opportunité d’un nouveau
contrôle, il est nécessaire d’étudier non seulement le risque d’une défaillance et
l’impact possible sur l’organisation, mais également les coûts associés à la mise en
place de ce contrôle.
Les coûts et les bénéfices attachés aux contrôles sont calculés à différents degrés de
précision. Généralement, il est plus facile de traiter la question des coûts car dans
beaucoup de cas ils peuvent être évalués de façon relativement précise. Tous les
coûts directs découlant de la mise en place d’un contrôle sont pris en compte, ainsi
que tous les coûts indirects lorsque ceux-ci peuvent être évalués en pratique.
Certaines sociétés tiennent également compte du coût d’opportunité lié à
l’utilisation des ressources.
La difficulté consiste à trouver le bon équilibre. Des contrôles excessifs sont coûteux
et vont à l’encontre du but recherché. Les clients qui passent des commandes par
80
téléphone ne toléreront pas d’être soumis à des procédures d’acceptation qui sont
trop lourdes ou qui prennent trop de temps. Une banque qui demande à des clients
ayant une situation financière saine d’apporter un nombre excessif de preuves de
leur solvabilité avant de leur octroyer des prêts, ne verra pas son portefeuille de
prêts se développer. Un juste équilibre est nécessaire dans un environnement
hautement compétitif et, malgré les difficultés, des décisions fondées sur le rapport
coût/bénéfice continueront d’être prises.
81
Pour des raisons confidentielles, je ne vais pas présenter dans ce mémoire les
annexes du rapport d’audit interne que j’ai adressés au Directeur Général à la fin de
ma mission.
82
• Cours de l’unité d’enseignement « Audit » ;

Mr. Mohamed EL KHALIFA
• « Théorie et pratique de l’audit interne » ;

Jacques RENARD ; Les EDITIONS D’ORGANISATION
• « Audit interne outil de compétitivité » ;

DALLOZ
• « La nouvelle pratique du contrôle interne » ;

Coopers et Lybrand et l’IFACI (Institut Français des Auditeurs
Consultants Internes) ; Les EDITIONS D’ORGANISATION
• « Audit et contrôle interne : Principes, objectifs et pratiques » ;

Lionel Collins et Gérard Valin
• « Le contrôle de l’audit interne » ;

DUSSAULX
• « Audit et contrôle interne » ;

LIONET
• Le nouveau code de travail (les nouvelles dispositions légales concernant

la rémunération du personnel).
• Les procédures de gestion du personnel du domaine de DOUIET
• Les imprimés de gestion du personnel du domaine de DOUIET
83
La rédaction de ce mémoire m’a permise de rencontrer des gens nouveaux, qui m’ont
apportée beaucoup d’aide et de soutien dans mes recherches et que je souhaite
aujourd’hui remercier.
Tout d’abord, je saisis cette opportunité afin d’exprimer ma profonde gratitude au

directeur général, pour m’avoir autorisée à effectuer mon stage de fin d’études au
sein de cette honorable entreprise, et d’avoir veillé à ce que la mission relative à
l’audit de la paie du personnel se déroule dans de bonnes conditions.
Je tiens également à adresser des remerciements sincères au responsable de la cellule

système d’information pour l’assistance et les conseils judicieux et enrichissants
qu’elle m’a prodiguée.
Mes remerciements vont également à l’ensemble du personnel de l’entreprise qui n’a

hésité à aucun moment de me consacrer une part de leur temps, ce qui m’a aidée
considérablement à la rédaction de mon mémoire.
Je tiens aussi à remercier Monsieur Khalid Mountassir, mon professeur

d’Enseignement supérieur à l’ISCAE, qui a bien voulu m’encadrer tout au long de
mon travail et corriger mon mémoire.
Enfin, j’exprime tous mes profonds respects et ma grande reconnaissance à mes

professeurs de l’ISCAE pour leurs orientations qui m’ont été d’un grand apport,
espérant que ce mémoire serait à la hauteur des efforts déployés en vue de sa
réalisation.
Avant propos : Justification d’une part du choix de l’établissement d’accueil et du
thème quant à l’option poursuivie à l’ISCAE.
Introduction:
- Problématique à traiter et présentation du plan général.
- Présentation de l'entreprise.
Partie préliminaire: Contrôle interne (fondement et méthodologie).
Définition du contrôle interne.

Les normes du contrôle interne.
Les objectifs du contrôle interne et conditions de son existence.
Les dispositifs du contrôle interne.
Les moyens et les outils.
La méthode.
Première partie: Diagnostic de la fonction Paie-Personnel.
3- La narration.
2- Avantages et inconvénients.
1- Définition et objectif.
2- Application du test de conformité.

2- Le questionnaire d’évaluation de la fonction Paie du Personnel.
2- Application de la grille.
Section3:Identification des forces et des faiblesses.
1- Les points forts du système.

2- Les points faibles du système.
Section4:Contrôle de l'application permanente des procédures.

système actuel.
Chapitre3 : Plan d’action
Conclusion générale : Les limites du contrôle interne.
Annexes.

Audit Cycle Paie and Personnel

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Mémoire de fin d’études ISCAE 2004-2005

Avant propos : Justification du choix du thème quant à l’option poursuivie à

- Problématique à traiter et présentation du plan général.

Partie préliminaire: Contrôle interne (fondement et méthodologie).

Définition du contrôle interne.

Première partie: Diagnostic de la fonction Paie-Personnel.

Chapitre1: Prise de connaissance des procédures.

Section 1: Description détaillée du dispositif interne du circuit PAIE.

Section 2: Etablissement du diagramme de circulation.

Section 3: Vérification de l'existant.

Chapitre 2: Evaluation du contrôle interne.

Section1: Etablissement d'un questionnaire d'évaluation.

1- Les cinq questions : Qui ? Quoi ? Où? Quand ? Comment ?

Section2: Elaboration de la grille d'analyse des tâches.

Section3:Identification des forces et des faiblesses.

1- Les points forts du système.

Section4:Contrôle de l'application permanente des procédures.

Deuxième partie: En guise de recommandations pour améliorer le

Chapitre1: Proposition d'améliorations à apporter au système

Chapitre2: Réponses des audités aux recommandations proposées

Conclusion générale : Les limites du contrôle interne.

Par ailleurs, puisqu’au niveau de l’option « finance- comptabilité » que je suis à

Les impératifs auxquels l’entreprise marocaine se trouve confrontée ont

Dans un tel contexte, la survie d’une entreprise reste tributaire de sa capacité

Conscient de ces considérations et compte tenu du développement rapide qu’ont

Et dans le cadre de la continuité des missions réalisées, on m’a confiée la mission

L’objectif de ce mémoire est donc d’évaluer le contrôle interne de la fonction Paie du

La deuxième partie quant à elle s’assimile à un panel de recommandations pour

Partie préliminaire: contrôle interne (fondement et méthodologie).

Définition du contrôle interne :

« Le contrôle interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de

Les normes du contrôle interne :

Le contrôle interne obéit à certains principes de base. Il s’agit de Huit règles de

L’organisation est le besoin fondamental de tout système. Conscients de cela, les

Il en est ainsi pour :

• La fonction de décision (vendre, acheter, investir…..) ;

• La fonction de détection de valeurs monétaires ou biens physiques ;

• La fonction de comptabilisation et d’enregistrement ;

• La fonction de contrôle et d’approbation comprenant un système

Il stipule le déroulement des procédures dans un système d’autocontrôle. Ceci ne

• Le recoupement : il permet la comparaison d’une même information

• Le contrôle réciproque : il consiste d’une part en un travail qui prolonge un

• Les moyens techniques : l’utilisation de ces moyens vise à réduire autant

• Les moyens matériels de protection : ils comprennent des moyens

Il ressemble au principe comptable de permanence des méthodes d’évaluation et de

Ce principe est généralement le plus bafoué, soit au nom de la confidentialité, soit

Ce principe implique que « les objectifs du contrôle interne sont à atteindre

• L’utilité de l’information rejoint la pertinence et vise la satisfaction du besoin

• Appliquée à l’information, l’objectivité est l’impartialité, l’information ne doit

• L’information communicable est une information explicite et assez détaillée

• Une information est vérifiable quand il est possible de retrouver sa structure,

Le principe de la qualité du personnel :

La qualité du personnel influence beaucoup le bon déroulement des opérations au

Les objectifs du contrôle interne et conditions de son existence :

1) Sécurité des actifs : Un bon système de contrôle interne doit viser à

2) Qualité des informations : Le contrôle interne doit permettre à la

3) Respect des instructions de la Direction : Respect des politiques,

4) Optimisation des ressources : Utilisation économique et efficace des

Les conditions d’existence :

• l’exemple de la Direction : Elle doit, la première, maîtriser ses activités de

• La formation du management : La formation du manager doit comporter

Les dispositifs du contrôle interne :

On peut regrouper en six rubriques l’ensemble des dispositifs de Contrôle Interne