se pueden prever. Pero otros sesgos son provocados
por los llamados «ladrones de tiempo»: una suma de elementos no tenidos en cuenta en la planificación previa que nos restan minutos, e incluso horas de tra- bajo efectivo. El objetivo es minimizar su impacto.
Ladrones del tiempo
Diferenciamos entre los que son de tipo unilate-
ral (propios) y los de naturaleza relacional (ajenos). Los primeros son pérdidas de tiempo que nosotros
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años un conocido presentador de televisión. Segu- ro que mal gestionada lo está. Actualmente vivimos el síndrome TMI (too much information). Es imposible leer y tratar toda la información que nos llega. Se nos había dicho que en el siglo xxi tendríamos menos papeleo gracias al uso de las nuevas tecnologías. Pero ha sucedido lo contrario. Imprimimos más que nunca porque hay mucha más información al alcance. Del mismo modo, acumulamos en mayor medida al dis-
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http://ebookcentral.proquest.com Created from senavirtualsp on 2020-07-25 18:24:16. poner de discos duros de gran capacidad. La lectura y tratamiento de los informes, papeleo, documenta- ción técnica y archivos informáticos ocupan una gran parte del tiempo de la jornada laboral. Un papel o documento electrónico solo se tendría que gestionar una sola vez y, sin más dilación, tomar una decisión sobre la cuestión. Una manera de con- seguirlo es clasificar la documentación según si:
• Requiere una acción inmediata propia o delegada
(A). • Contiene información relevante para transmitir o archivar (B). • Puede ir directamente a la papelera física o de re- ciclaje (C).
Del mismo modo, papeles o archivos que inicialmen-
te habían sido clasificados como de categoría A o B, si no los hemos tratado en un periodo razonable, po- siblemente tendrían que ir a la papelera (C). Existen también métodos menos ortodoxos. Me explicaba al- guien que movía, cada semana, un espacio hacia la derecha las diferentes montañas de papeleo clasifica- do sobre la mesa de trabajo. A medida que las dife- rentes pilas iban cayendo al suelo tomaba conciencia de que posiblemente nunca tendrían que haber esta- do encima.
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http://ebookcentral.proquest.com Created from senavirtualsp on 2020-07-25 18:24:16. Espacio de trabajo desordenado
El despacho o la oficina, en general, y la mesa de
to del puesto de trabajo personal. Para trabajar efi- cazmente es necesario sentirse a gusto allí donde pa- saremos la mayor parte de la jornada. Aunque parez- ca una obviedad, hay que programar tiempo, dentro del horario habitual, para poner orden. Los mejores momentos pueden ser al finalizar la jornada así como el viernes antes de iniciar el fin de semana.
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http://ebookcentral.proquest.com Created from senavirtualsp on 2020-07-25 18:24:16. Encuentros presenciales improductivos
• Programar un tiempo, ya sea por la mañana o por la tarde,
para relacionarse con los compañeros en una zona común, por ejemplo, en la sala del café. • Establecer un horario de visitas o pedir que se hagan reservas previas para las citas. • Decir desde un inicio, con educación y diplomacia, el tiempo disponible para la conversación. • Saber decir no, con actitud asertiva, cuando aquel tiempo es indispensable para tu tarea y no puedes permitirte ser inte- rrumpido.
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una competencia y una habilidad profesional y direc-
tiva. Así que requiere seguir el modelo estratégico propuesto de planificación, ejecución y retroalimen- tación. Para hacer una planificación adecuada de una reunión tendremos que hacernos las siguientes pre- guntas:
• ¿Vale lo mismo el tiempo que se invertirá en la
reunión que el rendimiento que se obtendrá? • ¿Tengo claros los objetivos de la reunión? • ¿Necesito consejo/voto/opinión de todos los participantes que asistirán?
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http://ebookcentral.proquest.com Created from senavirtualsp on 2020-07-25 18:24:16. • ¿Hay medios más baratos, más rápidos o más có- modos de obtener los mismos resultados?
nismo absoluto las persones participantes. Principal-
mente, la figura del conductor de la reunión, que ten- drá que definir las reglas de juego, moderar los po- sibles conflictos, dar y quitar los turnos de interven- ción y, sobre todo, gestionar el tiempo. Finalmente, el seguimiento o fase de retroali- mentación es capital para una reunión exitosa. Una reunión sin un plan de acción a realizar a posteriori no es un verdadero aprovechamiento del tiempo in- vertido. Hay que hacer un acta que incluya los temas tratados, las decisiones tomadas y el responsable de llevarlas a cabo con una fecha tope. El documento se tiene que hacer llegar, cuanto antes mejor, a los
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http://ebookcentral.proquest.com Created from senavirtualsp on 2020-07-25 18:24:16. participantes de la reunión y a las personas interesa- das como también establecer un procedimiento de seguimiento para asegurar el cumplimiento de las de- cisiones tomadas.
que puede ser claramente nocivo es el uso que se les
dé. Por ejemplo, recibir mensajes por correo electró- nico tiene de positivo evitar interrupciones que se- guramente vendrían por llamadas de teléfono o por reuniones informales. Por otro lado, un mal uso, ma- sivo y sin criterio del correo electrónico nos puede hacer perder mucho tiempo. Veámoslo con esta si- mulación: si se reciben de media 50 correos electró- nicos diarios y los multiplicamos por 240 días labo- rables, el resultado es de 12.000 mensajes anuales. Si dedicamos, también de media, dos minutos por cada correo, son 400 horas al año que suponen 50 días la-
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http://ebookcentral.proquest.com Created from senavirtualsp on 2020-07-25 18:24:16. borables destinados a ello en exclusiva. Una barbari- dad, ¿verdad? A continuación presentamos unos cuantos con- sejos, de modo transversal, para hacer un buen uso de todas estas herramientas no presenciales (o vir- tuales):
• Limitar el número de llamadas y de correos elec-
se está concentrado en otra tarea. Activar el con-
testador o la respuesta automática pueden ser la solución. • Establecer filtros de recepción de llamadas o co- rreos. En el caso del teléfono, explicar a centra- lita, si hay, cuándo no queréis ser interrumpidos y cuándo sí (la familia, el jefe y algunos clientes). En el caso del correo, programar la descarga de la bandeja de entrada en franjas horarias determi- nadas. • Contestar de forma agrupada a las llamadas y los correos electrónicos. Hay que programar esta ta- rea en el horario habitual.
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mediata, sobre todo si es un «cuello de botella», pues imposibilita que otros trabajen hasta que no se toma una decisión o se da una información so- bre el asunto del mensaje en cuestión. • Enviar copia de los correos electrónicos solo a los destinatarios que realmente tienen que estar in- formados y no a otros que pueden acabar siendo bombardeados con respuestas que no son de su interés. • Hay que ser cuidadosos con lo que se envía: chis- tes, avisos, fotografías, etc., puesto que solo con-
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