A. Baza legislativă:
- Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial și controlul financiar
preventiv;
- Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 600/07.05.2018 pentru aprobarea codului
controlului intern managerial al entităţilor publice.
1
- este constituită cu caracter permanent.
NOTE:
• Dacă se organizează o CM nefuncţională, posibilitatea implementării unui sistem de control
intern managerial adecvat este minimă.
• Cu ocazia accesării fondurilor europene în cadrul entităţilor, va fi evaluat modul de
implementare a SCIM de către experţii UE.
• Anual va exista o monitorizare externă din partea Curţii de Conturi a României şi periodic,
din partea Secretariatului general al guvernului prin Direcţia de control intern managerial şi
relaţii interinstituţionale sau a organului ierarhic superior.
2
3. ETAPELE PROGRAMULUI DE IMPLEMENTARE A SISTEMULUI DE CONTROL
MANAGERIAL
Aceste obiective, atât cele generale, cât şi cele specifice organizaţiei, trebuie să fie de tip
SMART(ER) (specifice, măsurabile, de atins, relevante, în termen, evaluate şi reevaluate).
3
3.2. PLANIFICAREA
Pentru a se realiza obiectivele, se desfăşoară activităţi adecvate, cărora este necesar să li se aloce
resurse. Expresia valorică a resurselor se reflectă în buget, care reprezintă planul financiar. Obiectivele,
activităţile eşalonate în timp şi resursele aferente constituie planul de management. Planificarea
constituie un element fundamental al SCIM, deoarece, prin plan, se stabileşte baza de referinţă în raport
cu care aceasta se exercită.
3.3. ORGANIZAREA
Activităţile prin care se realizează obiectivele sunt transpuse în funcţiuni, atribuţiuni
(componente agregate) şi sarcini (componenta elementară), şi sunt atribuite, spre efectuare,
componentelor structurale ale entităţii publice (compartimente şi posturi). Aceasta conduce la definirea
unei structuri organizatorice adecvate îndeplinirii obiectivelor. Controlul intern/managerial nu poate
opera în afara unui plan şi a unei structuri organizatorice adecvate.
3.4. RISCURILE
Risc - o situație, un eveniment care nu a apărut încă, dar care poate apărea în viitor, caz în care
obținerea rezultatelor prealabil fixate este amenințată sau potențată; astfel, riscul poate reprezenta fie o
amenințare sau o oportunitate și trebuie abordat ca fiind o combinație între probabilitate și impact;
Risc semnificativ/strategic/ridicat – risc major, reprezentativ care poate afecta capacitatea
entității de a-și atinge obiectivele; risc care ar putea avea un impact și o probabilitate ridicată de
manifestare și care vizează entitatea în întregimea ei;
Risc inerent – riscul privind îndeplinirea obiectivelor, în absența oricărei acțiuni pe care ar
putea-o lua conducerea, pentru a reduce probabilitatea și/sau impactul acestuia;
Risc rezidual - riscul privind îndeplinirea obiectivelor, care rămane după stabilirea și
implementarea răspunsului la risc;
3.5. PROCEDURILE
Pentru realizarea obiectivelor generale trebuie să se asigure un echilibru între obiectivele
specifice fiecărui compatiment, atribuţiile individuale şi competenţele (colective şi individuale) şi să se
definească proceduri.
Procedură - totalitatea paşilor (n.n.: într-o ordine logică şi cronologică) ce trebuie urmaţi, a
metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea executării activităţii, atribuţiei sau
sarcinii.
Procedură documentată – modul specific de realizare a unei activități sau a unui proces, editat
pe suport de hârtie sau în format electronic; procedurile documentate pot fi proceduri de sistem și
proceduri operaționale;
Procedură operațională (procedură de lucru) - procedură care descrie un proces sau o
activitate care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate, fără
aplicabilitate la nivelul întregii entități publice;
Procedura de sistem (procedură generală) - descrie un proces sau o activitate care se
desfăşoară la nivelul entității publice aplicabil/aplicabilă majorității sau tuturor compartimentelor dintr-
o entitate publică;
4
- Este integrat în sistemul de management al fiecărei componente structurale a entităţii publice;
- Intră în grija personalului de la toate nivelurile;
- Oferă o asigurare rezonabilă a atingerii obiectivelor, începând cu cele individuale şi
terminând cu cele generale.
● activităţile de control
Controlul intern este prezent pe toate palierele entităţii publice şi se manifestă sub forma
autocontrolului, controlului în lanţ (pe faze ale procesului) şi a controlului ierarhic. Din punctul de
vedere al momentului în care se exercită, controlul este concomitent (operativ), ex-ante (feed-forward)
şi ex-post (feed-back).
● definirea (vezi definiţia pag.1)
Standardele de control intern/managerial ale căror prevederi vor fi avute în vedere sunt:
4 - structura organizatorică,
5 - obiective,
11 - continuitatea activităţii
15 - evaluarea sistemului de control intern/managerial
Standardele de control intern/managerial ale căror prevederi vor fi avute în vedere sunt:
2 - atribuţii, funcţii, sarcini;
3 – competenţa, performanţa
4 - structura organizatorică;
11 - continuitatea activităţii;
Lista
Activităţilor şi operaţiunilor asociate structurilor din cadrul Secretariatului general
Nr. Structura/
Activităţi Operaţiuni
crt. compartimentul
1. Direcţia 1.1. Asigurarea condiţiilor - Urmăreşte şi raportează, la
Secretariatului pentru buna desfăşurare a termenele stabilite, modul de
general activităţii CCR, a Autorităţii de îndeplinire a sarcinilor;
Audit şi a Secretariatului
general.
1.2. Elaborarea, redactarea de - Propune măsuri de eficientizare a
rapoarte şi materiale specifice activităţii;
domeniului de activitate al CCR - Participă, împreună cu direcţiile de
şi asigură difuzarea acestora la specialitate, la elaborarea,
factorii implicaţi; redactarea de rapoarte şi materiale
specifice domeniului de activitate
al CCR
1.3. Îndeplineşte alte atribuţii - aducerea la îndeplinire a hotărârilor
5
Nr. Structura/
Activităţi Operaţiuni
crt. compartimentul
prevăzute de dispoziţiile legale de Plen şi ordinelor preşedintelui
în vigoare sau stabilite de
conducerea CCR, din domeniul
său de activitate.
2. Direcţia buget - 2.1. Elaborarea proiectului - Propune Plenului indicatori de
financiar şi bugetului de venituri şi cheltuieli fundamentare a bugetului CCR;
contabilitate al CCR - Asigură repartizarea bugetului
CCR, în profil teritorial şi pe
trimestre, potrivit legii
2.2. Monitorizarea execuţiei - Urmăreşte execuţia bugetului;
bugetului CCR - Întocmeşte rapoarte periodice cu
privire la execuţia bugetului;
- Elaborează contul anual de
execuţie a bugetului, în vederea
prezentării spre aprobare Plenului
CCR;
2.3. Urmărirea derulării
contractelor de achiziţii publice
şi propunerea măsurilor în
funcţie de rezultatele analizelor
2.4. Evidenţa imobilizărilor - Urmăreşte şi controlează mişcarea
corporale şi necorporale, precum mijloacelor fixe şi a obiectelor de
şi ţinerea evidenţei tehnico- inventar din dotarea CCR şi asigură
operative pe locuri de folosinţă inventarierea acestora;
- Punerea în aplicare a prevederilor
legislative şi normative în
domeniul său de activitate;
2.5. Decontările cu bugetul - Calculează, reţine şi virează
statului impozitul, precum şi contribuţiile
sociale obligatorii asupra
drepturilor salariale, în condiţiile
legii, pentru tot personalul CCR;
2.6. Organizarea şi efectuarea - Asigură aplicarea unitară a
controlului financiar preventiv legislaţiei din activitatea financiar
propriu – contabilă;
6
ETAPA III. REALIZAREA PROCEDURILOR DE SISTEM ŞI OPERAŢIONALE PENTRU
ACTIVITĂŢILE ORGANIZAŢIEI ÎN DIRECTĂ CORELAŢIE CU FLUXUL DE
INFORMAŢII
Standardele de control intern/managerial ale căror prevederi vor fi avute în vedere sunt:
3 – competenţa, performanţa
4 – structura organizatorică,
9 – proceduri,
6 – planificarea,
15 – evaluarea sistemului de control intern/managerial,
16 – auditul intern
7
LISTA
activităţilor, operaţiunilor şi riscurilor asociate operaţiunilor pentru structurile din cadrul secretariatului general
Nr. Structura/
Activităţi Operaţiuni Riscuri asociate operaţiunilor
crt. compartimentul
1. Direcţia 1.1. Asigurarea condiţiilor - Urmăreşte şi raportează, la termenele stabilite, - Neverificarea sistematică a modului de
Secretariatului pentru buna desfăşurare a modul de îndeplinire a sarcinilor; îndeplinire a sarcinilor
general activităţii CCR, a Autorităţii de
Audit şi a Secretariatului
general.
1.2. Elaborarea, redactarea de - Propune măsuri de eficientizare a activităţii; - Lipsa unui sistem de implementare a
rapoarte şi materiale specifice soluţiilor de eficientizare a activităţii
domeniului de activitate al - Participă, împreună cu direcţiile de specialitate, la - Colaborare defectuoasă între structurile
CCR şi asigură difuzarea elaborarea, redactarea de rapoarte şi materiale CCR
acestora la factorii implicaţi; specifice domeniului de activitate al CCR
1.3. Îndeplineşte alte atribuţii - Atribuţiile nu corespund specificului
prevăzute de dispoziţiile legale structurii/ competenţelor personalului
în vigoare sau stabilite de
conducerea CCR, din domeniul
său de activitate.
2. Direcţia buget - 2.1. Elaborarea proiectului - Propune plenului, indicatorii de fundamentare a - Indicatorii nu reflectă realitatea
financiar şi bugetului de venituri şi bugetului CCR; necesităţilor CCR
contabilitate cheltuieli al CCR - Asigură repartizarea bugetului CCR, în profil - Repartizarea defectuoasă a bugetului
teritorial şi pe trimestre, potrivit legii; CCR
2.2. Monitorizarea execuţiei - Urmăreşte execuţia bugetului; - Evidenţierea cu întârziere a operaţiunilor
bugetului CCR bugetare
- Întocmeşte rapoarte periodice cu privire la - Transmiterea cu întârziere a rapoartelor
execuţia bugetului;
- Elaborează contul anual de execuţie a bugetului, - Completarea incorectă
în vederea prezentării spre aprobare plenului
CCR;
2.3. Urmărirea derulării - Plata multiplă a aceloraşi bunuri/ servicii
contractelor de achiziţii publice
8
Nr. Structura/
Activităţi Operaţiuni Riscuri asociate operaţiunilor
crt. compartimentul
şi propunerea măsurilor în
funcţie de rezultatele
analizelor;
2.4. Evidenţa imobilizărilor - Urmăreşte şi controlează mişcarea mijloacelor - Evidenţierea defectuoasă/cu întârziere a
corporale şi necorporale, fixe şi a obiectelor de inventar din dotarea CCR şi mişcărilor în interiorul instituţiei
precum şi ţinerea evidenţei asigură inventarierea acestora;
tehnico-operative pe locuri de - Punerea în aplicare a prevederilor legislative şi - Neactualizarea legislaţiei aplicabile;
folosinţă normative în domeniul său de activitate;
2.5. Decontările cu bugetul - Calculează, reţine şi virează impozitul, precum şi - Calcularea şi virarea eronată a
statului contribuţiile sociale obligatorii asupra drepturilor impozitului, contribuţiilor sociale
salariale, în condiţiile legii, pentru tot personalul obligatorii asupra drepturilor salariale.
CCR;
2.6. Organizarea şi efectuarea - Asigură aplicarea unitară a legislaţiei din - Neactualizarea cadrului legislativ specific
CFP propriu activitatea financiar – contabilă; aplicabil
3. Direcţia resurse 3.1. Elaborarea politicii de - Asigură aplicarea unitară a prevederilor actelor - Aplicarea inconsecventă/ discriminatorie
umane şi salarizare selecţie şi promovare a normative emise în vederea gestionării resurselor a legislaţiei
personalului din comparti- umane;
mentele Secretariatului
general, în conformitate cu
prevederile legale în vigoare;
3.2. Salarizarea personalului - Aplicarea unitară a reglementărilor legale în - Aplicarea neunitară a reglementărilor
vigoare din domeniul salarizării personalului legale în vigoare din domeniul salarizării
curţii de conturi;
3.3. Alte atribuţii - Colaborează cu Min. Muncii, familiei şi egalităţii - Apariţia unor neconcordanţe între punctul
de şanse, protecţiei sociale, ANFP, alte instituţii de vedere ale instituţiilor implicate şi
centrale în vederea punerii în aplicare a actelor CCR
normative care reglementează activitatea
specifică;
- Îndeplineşte orice alte atribuţii stabilite de către - Atribuţiile nu corespund specificului
conducerea CCR şi de către şefii ierarhici. structurii/ competenţelor personalului
9
Standardele de control intern/managerial ale căror prevederi vor fi avute în vedere sunt, în mod evident, aceleaşi de la etapa a ii-a, la care se adaugă:
8 – managementul riscului;
9 – proceduri;
10 – supravegherea;
15 – evaluarea sistemului de control intern/managerial;
10
2. Registrul riscurilor
- documentul care atestă că în organizaţie s-a introdus un sistem de management al riscurilor şi că
acesta funcţionează.
- reprezintă instrumentul de lucru, care cuprinde, sub forma unui tabel, elementele necesare
gestionării eficiente a riscurilor.
Elaborarea Registrului riscurilor se realizează conform modelului minimal propus prin OSGG
nr. 600/2018, care a fost completat cu coloanele 1 și 8, pentru o mai bună utilizare a documentului în
gestionarea riscurilor instituționale, prezentat în continuare:
11
ENTITATEA ........
Direcția/Serviciul/Biroul .........
Registrul riscurilor1
Risc inerent - Expunerea la un anumit risc, înainte să fie luată vreo măsură de atenuare a lui.
Risc rezidual - Expunerea cauzată de un anumit risc după ce au fost luate măsuri de atenuare a lui. Măsurile de atenuare a riscurilor aparţin controlului intern.
Din această cauză riscul rezidual este o măsură a eficacităţii controlului intern, fapt pentru care unele ţări au înlocuit termenul de risc rezidual cu cel de risc de
control.
12
Strategia adoptată pentru risc - abordarea generală pe care o are organizaţia în privinţa riscurilor.
13
ETAPA V. STABILIREA MODALITĂŢILOR DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE
CONTROL MANAGERIAL PRIN RAPORTAREA LA CODUL CONTROLULUI INTERN
Standardele de control intern/managerial ale căror prevederi vor fi avute în vedere, sunt:
2 - atribuţii, funcţii, sarcini;
3 – competenţa, performanţa
4 - structura organizatorică;
8 – planificarea;
11 - continuitatea activităţii;
14
ETAPA VI. INVENTARIEREA DOCUMENTELOR, A FLUXURILOR DE INFORMAŢII, A
PROCESELOR ŞI A MODULUI DE COMUNICARE ÎN INTERIORUL ŞI EXTERIORUL
ORGANIZAŢIEI
Nr. Activitatea
Documente de Documentele
Crt. (fluxul de Conţinutul procesării
intrare/elaborate de ieşire
informaţii)
1. Elaborarea - Notele de - Analiza solicitărilor de Proiectul
proiectului fundamentare ale fonduri conform bugetului de
bugetului de structurilor/ clasificaţiei cheltuielilor venituri şi
venituri şi compartimentelor bugetare cheltuieli
cheltuieli al organizaţiei - Stabilirea necesarului de
CCR - Indicii statistici resurse
prognozaţi de INS - Indicele mediu de creştere
pentru anul următor a preţurilor şi tarifelor
- Politica previzionat
guvernamentală în - Număr de personal alocat
domeniul salarizării anului următor
personalului bugetar - Materiale şi produse
- Statul de funcţii existente şi care nu sunt
- Situaţia stocurilor necesare a fi achiziţionate
fără mişcare
Standardele de control intern/managerial ale căror prevederi vor fi avute în vedere sunt:
8 – managementul riscului,
12 – informarea şi comunicarea,
13 – gestionarea documentelor
14 – raportarea contabilă şi financiară
15
ETAPA VII. ELABORAREA PROGRAMULUI PRIVIND DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERN MANAGERIAL
Structura
Indicatori de rezultat
Acțiuni/Rezultate preconizate Resurse Responsabili Termen
şi/sau de performanţă
Activităţi
1. Direcţia Secretariatului general
1.1. Asigurarea condiţiilor - Dezvoltarea unui sistem de - Număr de acţiuni Nu este Director Dec. 20...
pentru buna desfăşurare a comunicare internă şi externă, promovate şi necesară Secretar general
activităţii CCR, a autorităţii care să cuprindă un sistem de implementate alocarea de
de audit şi a secretariatului indicatori de evaluare generală - Grad de realizare a resurse
general. solicitărilor suplimentare
compartimentelor
1.2. Elaborarea, redactarea de - Creşterea calităţii rapoartelor şi - Gradul de satisfacere a Nu este Director Martie 20...
rapoarte şi materiale specifice materialelor specifice şi a utilităţii nevoilor de informare necesară Secretar general
domeniului de activitate al acestora alocarea de
CCR şi asigurarea difuzării resurse
acestora la factorii implicaţi suplimentare
2. Direcţia buget - financiar şi contabilitate
2.1. Elaborarea proiectului - Îmbunătăţirea cadrului normativ - Gradul de implementare Nu este Director Iunie 20....
bugetului de venituri şi intern privind proiecţia bugetară a noilor prevederi necesară Salariatul desemnat
cheltuieli al CCR normative alocarea de
resurse
suplimentare
2.2. Monitorizarea execuţiei - Creşterea calităţii şi veridicităţii - Gradul de conformitate Nu este Director
bugetului CCR rapoartelor periodice solicitate de necesară Şef serviciu Dec. 20...
către conducerea CCR alocarea de
resurse
suplimentare
Standardele de control intern/managerial ale căror prevederi vor fi avute în vedere sunt:
6 – planificarea,
16
7– monitorizarea performanţelor,
12 – informarea şi comunicarea,
Structura
Indicatori de rezultat Termen
Rezultate preconizate Resurse Responsabili
şi/sau de performanţă limită
Activităţi
1. Direcţia secretariatului general
1.1. Asigurarea condiţiilor - Dezvoltarea unui sistem de comunicare - Număr de acţiuni Nu este necesară Director
pentru buna desfăşurare a internă şi externă, care să cuprindă un promovate alocarea de Secretar general
activităţii CCR, a sistem de indicatori de evaluare generală - Implementate - 4 resurse
autorităţii de audit şi a - Grad de realizare a suplimentare Dec. 20...
secretariatului general. solicitărilor
compartimentelor -
88%
1.2. Elaborarea, redacta- - Creşterea calităţii rapoartelor şi - Gradul de satisfacere a Nu este necesară Director
Martie 20...
rea de rapoarte şi materiale materialelor specifice şi a utilităţii nevoilor de informare – alocarea de Secretar general
17
Structura
Indicatori de rezultat Termen
Rezultate preconizate Resurse Responsabili
şi/sau de performanţă limită
Activităţi
specifice domeniului de acestora 100% resurse
activitate al CCR şi suplimentare
asigurarea difuzării
acestora la factorii
implicaţi
2. Direcţia buget - financiar şi contabilitate
2.1. Elaborarea proiectului - Îmbunătăţirea cadrului normativ intern - Gradul de implementare Nu este necesară Director
bugetului de venituri şi privind proiecţia bugetară a noilor prevederi alocarea de Salariatul
Iunie 20...
cheltuieli al CCR normative - 86% resurse desemnat
suplimentare
2.2. Monitorizarea - Creşterea calităţii şi veridicităţii - Gradul de conformitate Nu este necesară Director
execuţiei bugetului CCR rapoartelor periodice solicitate de către – 97% alocarea de Şef serviciu
Dec. 20...
conducerea CCR resurse
suplimentare
Standardele de control intern/managerial ale căror prevederi vor fi avute în vedere sunt:
4 – structura organizatorică,
5 – obiective,
7 – monitorizarea performanţelor,
10 – supravegherea,
11 – continuitatea activităţii.
18
ETAPA IX. DESCRIEREA MODULUI DE ORGANIZARE ŞI FUNCŢIONARE A
SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL
Standardele de control intern/managerial ale căror prevederi vor fi avute în vedere sunt:
1 - etica şi integritatea;
3 - competenţa, performanţa;
4 – structura organizatorică;
15 - evaluarea sistemului de control intern/managerial
La nivelul compartimentului de resurse umane din cadrul organizaţiei, este necesar şi obligatoriu să
se identifice necesităţile individuale şi colective de pregătire în vederea asigurării elaborării şi
implementării unui sistem de control intern/managerial adecvat la nivelul tuturor compartimentelor
organizaţiei.
Standardele de control intern/managerial ale căror prevederi vor fi avute în vedere sunt: 3 –
competenţa, performanţa
19
I. Procedura de sistem. Procedura operaţională
Procedurile scrise detaliate pentru toate activităţile şi operaţiunile structurii pe care o coordonaţi
sunt esenţiale pentru că ele furnizează conducerii, angajaţilor precum şi auditorilor interni sau externi
informaţii referitoare la funcţionarea corespunzătoare a activităţilor şi a controalelor interne. Lipsa unor
proceduri formalizate/operaţionale creşte riscul perturbării activităţilor, a pierderilor de orice fel şi a
lipsei atribuţiilor şi responsabilităţilor clare pentru fiecare angajat. Procedurile scrise detaliate sunt
foarte utile pentru pregătirea personalului existent, a celui nou venit, dar şi în cazul în care un angajat
pleacă din unitate. Acestea trebuie să includă suficiente informaţii şi o detaliere corespunzătoare pentru
a permite unei persoane, care nu este familiarizată cu activităţile structurii respective să realizeze aceste
activităţi.
Dar ce sunt, de fapt, şi cum pot fi definite procedurile formalizate pentru activităţile structurilor
(instituţie, departament, direcţie, serviciu, compartiment) pe care le conduceţi, monitorizaţi şi/sau
controlaţi?
Din experienţa noastră privind buna practică în domeniu şi din materialele diverse analizate
pe această temă am încercat să creionăm o descriere cât mai aproape de percepţia şi cultura noastră
privind conceptul de proceduri documentate. Astfel, afirmaţiile de mai jos ar trebui să guverneze
procesul de elaborare şi implementare a procedurilor scrise detaliate:
- sunt instrucţiuni scrise şi detaliate ale managementului, prin intermediul cărora se stabilesc şi se
definitivează procesele de muncă fizică şi intelectuală, componentele lor (operaţiuni, timpi necesari,
mişcări necesare) şi gruparea şi detalierea lor pe structuri (direcţii, servicii, birouri, compartimente) până
la nivel de post de lucru;
- sunt elaborate pe baza legislaţiei primare, secundare şi terţiare (ordine, circulare, dispoziţii,
decizii ale unor comisii de specialitate, instrucţiuni) care guvernează domeniile de activitate ale
structurii pe care o coordonaţi;
- au un mare grad de detaliere în descrierea operaţiilor sau mişcărilor (inclusiv a celor mai
nesemnificative şi a celor care sunt intrate în rutina curentă şi nu sunt scrise) până la nivelul postului de
lucru ceea ce presupune o conştientizare reală a răspunderii pe care o are titularul postului respectiv;
- sunt aprobate de cel mai înalt nivel de conducere pentru asigurarea unui nivel de autoritate
adecvat;
20
- trebuie să acopere toate activităţile entităţii sau structurii respective şi să fie grupate într-un
manual de proceduri al structurii/entităţii respective;
- sunt actualizate permanent la apariţia modificărilor legislative de orice nivel;
- sunt scrise într-un limbaj accesibil/uşor de înţeles astfel încât cititorul să poată parcurge
manualul cu uşurinţă;
Rezultă, aşadar, faptul că Regulamentul de organizare şi funcţionare, Regulamentul de
ordine interioară sau fişele posturilor nu îndeplinesc cerinţele descrise mai sus şi nu pot fi
considerate ca fiind proceduri scrise.
Ce ar trebui făcut ?
Pregătirea
În general, apariţia problemelor creează necesitatea emiterii manualelor de proceduri scrise
şi de aceea buna practică şi managementul bazat pe gestiunea riscurilor recomandă elaborarea acestor
manuale preventiv, pentru preîntâmpinarea apariţiei sau limitarea impactului riscurilor. Orice
cercetare sau auditare, cu privire la o anumită problemă, se va face prin analiza manualelor şi
evaluarea acestora, respectiv dacă sunt corespunzătoare şi dacă au fost respectate în circumstanţele
date.
Termenii
Un manual de proceduri formulat corespunzător poate face diferenţa între activitatea
desfăşurată eficient şi sub control şi activitatea desfăşurată la întâmplare şi aflată permanent sub
ameninţarea producerii riscurilor. Astfel, dacă termenii utilizaţi în procedurile scrise sunt caracterizaţi
de elementele de mai jos, suntem în faţa unor proceduri scrise, insuficiente sau necorespunzătoare.
Adică termenii utilizaţi:
- se limitează numai la exprimările din cadrul prevederilor legale şi nu permit
interpretări rezonabile în limita acestor prevederi legale;
- stabilesc standarde care nu pot fi realizate, respectiv standarde mai înalte decât este necesar
sau decât buna practică din domeniul respectiv;
- sunt dificil de înţeles, cititorul nu poate parcurge manualul cu uşurinţă şi este puţin probabil ca
acesta să fie respectat;
- sunt inadecvaţi, inconsistenţi sau nu acoperă toate ariile relevante cerute de regulamente
lăsând loc interpretărilor de neglijenţă sau încălcare a regulamentelor.
Implementare
Controlul intern trebuie să reprezinte o politică oficială a fiecărei organizaţii. Astfel, a
elabora şi actualiza un manual de proceduri scrise, bine documentat, reprezintă un element cheie al
controlului, intern sau extern, dar este doar o parte a soluţiei. Dacă acesta nu este realmente aplicat în
practică nu este de ajutor, ba chiar existenţa acestuia poate deveni dăunătoare.
Pentru a se asigura punerea manualului de proceduri scrise în practică, trebuie să se aibă în
vedere faptul că:
- toţi angajaţii structurii ştiu de existenţa acestui manual;
- a fost distribuit angajaţilor din fiecare componentă a organizaţiei;
21
- au fost avute în vedere modificările din baza de date a angajaţilor;
- putem demonstra că angajaţii au primit manualul, l-au citit şi l-au înţeles.
- putem demonstra că manualul a fost testat şi au fost făcute ultimele modificări înainte de
elaborarea variantei finale;
- atunci când au loc schimbări în cadrul legislativ ne asigurăm că schimbările sunt
corespunzător reflectate în manual şi că acestea sunt efectiv şi demonstrabil aduse în atenţia
angajaţilor. Acest aspect este foarte important avându-se în vedere faptul că instituţiile publice din
românia se confruntă des cu schimbări legislative.
A. O.G. nr. 119/1999, republicată, privind controlul intern si controlul financiar preventiv
Art.2 … d) control intern/managerial - ansamblul formelor de control exercitate la nivelul
entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanta cu obiectivele acesteia şi
cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi
eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile;
art. 4
Obligaţiile conducătorului instituţiei publice în domeniul controlului intern; cerinţele
controlului intern/managerial
(1) conducătorul instituţiei publice trebuie să asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea şi
perfecţionarea structurilor organizatorice, reglementărilor metodologice, procedurilor şi criteriilor de
evaluare, pentru a satisface cerinţele generale şi specifice de control intern/managerial.
(2) cerinţele generale şi specifice de control intern/managerial sunt, în principal,
următoarele:
…
B) cerinţe specifice:
- Reflectarea în documente scrise a organizării controlului intern/managerial, a tuturor
operaţiunilor instituţiei şi a tuturor evenimentelor semnificative, precum şi înregistrarea şi păstrarea în
mod adecvat a documentelor, astfel încât acestea sa fie disponibile cu promptitudine pentru a fi
examinate de către cei în drept;
22
calitatea documentelor contabile, precum şi furnizarea în timp util de informaţii de încredere pentru
management;
C. H.G. nr. 1.086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activităţii de
audit public intern
…
2.4.3. Obiectivele activităţii de audit public intern
2.4.3.1. Obiectivele activităţii de audit public intern vizează evaluarea şi îmbunătăţirea
proceselor de management al riscului, de control şi de guvernanţă, precum şi nivelurile de calitate
atinse în îndeplinirea responsabilităţilor, cu scopul de:
a) a oferi o asigurare rezonabilă că acestea funcţionează cum s-a prevăzut şi că permit
realizarea obiectivelor şi scopurilor propuse;
b) a formula recomandări pentru îmbunătăţirea funcţionării activităţilor entităţii publice în ceea
ce priveşte eficienţa şi eficacitatea.
2.4.3.2. Evaluarea managementului riscurilor. Auditul intern evaluează existenţa proceselor
adecvate, suficiente şi eficace în domeniul managementului riscurilor.
2.4.3.2.1. Auditul intern sprijină conducătorul entităţii publice în identificarea şi evaluarea
riscurilor şi contribuie la îmbunătăţirea sistemului de control intern/managerial.
2.4.3.3. Evaluarea sistemelor de control intern. Auditul intern ajută organizaţia să menţină un
sistem de control intern/managerial corespunzător, evaluând eficienţa şi eficacitatea şi asigurând
îmbunătăţirea acestuia.
2.4.3.3.1. Evaluarea eficienţei şi eficacităţii sistemului de control intern/managerial se
realizează pe baza rezultatelor evaluării riscurilor şi …:
2.4.3.3.2. Auditorii interni trebuie să examineze, pe timpul derulării misiunilor de audit public
intern, procedurile formalizate în acord cu obiectivele misiunii în vederea identificării tuturor
deficienţelor acestora.
2.4.3.4. Evaluarea procesului de guvernanţă. Auditul intern trebuie să evalueze şi să facă
recomandări adecvate pentru îmbunătăţirea procesului de guvernanţă, contribuind la îndeplinirea
următoarelor obiective:
…
c) coordonarea activităţilor şi comunicarea informaţiilor privind riscul şi controlul în cadrul
entităţii publice.
23