PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

¿Que son los documentos?

Material conservado en un soporte físico, que por su alcance informativo adquiere

la valoración de patrimonio documental, motivo por el cual los profesionales de la
documentación procuran garantizar su conservación mediante almacenamiento,
con el objetivo de facilitar su recuperación para posterior consulta y toma de decisiones.

CLASES DE DOCUMENTOS

Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de información y

conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su
soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir
ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos clases de
documentos.

Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o
recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.

Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por
medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción
durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.
 CLASE
DEFINI U DIFERENCIA SIMILITUDE
DE
DOCUME CIÓN S S
NTO O
Según el artículo 3 de la ley 594 de Son el Pueden hacer parte
2000, se conoce como documento conjunto de ellos los
de archivo, el registro de información de documentos
producida o recibida por una document electrónicos, pero
organización pública o privada, en os que se también hacen parte
razón de sus funciones y/o usan de los documentos
actividades. manera textuales que se
También podemos decir que el frecuente trasmiten a través de
documento de archivo se refiere al por la medios magnéticos o
resultado de una acción y es organizaci evidencias físicas. El
definido por distintos autores como ón valor documental se
aquel que el producido y/o recibido emisora determina de Comparten los
DOCUME por institución o individuo durante la y/o acuerdo a su mismos
NTO DE trayectoria de su comisión o receptora autenticidad y el objetivos, los
ARCHIV actividad para el cumplimiento de y por las contenido de los cuales son el
O sus objetivos y conservado como entidades documentos debe mantener y
prueba e información, es decir, su públicas, permanecer con sus preservar la
finalidad es cumplir con alguna privadas soportes, esto información de
gestión. y/o permite que se manera
Los Documentos de Archivo nacen personas mantenga la organizada y
debido a los procesos naturales integridad de la preservada.
administrativos. Esto ocurre porque interesad información que
los autores de dichos procesos han as. reposa en el En ambos
de justificar documentalmente sus documento. casos se debe
decisiones, expresando el contar con el
cumplimiento de la ley, la personal
oportunidad del criterio adoptado y idóneo para su
la lógica, y coherencia del manipulación
procedimiento seguido. al igual que
Parte importante de los documentos con los
de archivo son sus valores equipos para
documentales mismos que tienen su
una estrecha relación con la teoría mantenimiento
del ciclo vital, estos valores .
denominados primarios y
secundarios se deben identificar El proceso
durante una de
valoración documental que se da clasificación
en el archivo de concentración. documental
Se conoce como documento Su diseño Puede ser que no se desarrolla
electrónico, el conjunto de la y creación todo documento de igual
información generada, enviada, se realiza, electrónico se forma para
recibida, almacenada o acumulado en la convierta en un ambos tipos.
por una organización pública o mayoría documento de
privada, por medio magnético, los de los archivo, además que Se deben
cuales pueden hacer parte a su vez casos no son físicos, si no realizar
del archivo de gestión, archivo para ser que se hacen visibles archivos
central o archivo histórico. interpreta u oídos a través de para su
Debe ser entendido como el dos herramientas como clasificación
conjunto de documentos producidos, visual, pantallas .
DOCUMENT recibidos o reunidos por una auditiva e (computadores,
O persona física o jurídica de modo incluso Tablet, iPhone, tv) o
ELECTRÓIC
O involuntario, natural y espontáneo manualm de audio
En el transcurso, y como apoyo, de ente y (grabadoras,
su actividad de la que es testimonio, como celulares,
haciendo uso de la electrónica, que reflejo y/o computadores, entre
se conservan y transmiten también prueba de otros). Su contenido
mediante medios electrónicos en lo solo puede ser leído
depósitos de conservación plasmado mediante un
permanente tras efectuar una de dispositivo
selección a partir de la identificación manera electrónico, ya sea
y valoración de las series, con escrita. iPad, ordenador o
medidas de autentificación y de móvil. Su
preservación adecuadas y con una autenticidad depende
organización respetuosa con su del hardware o
modo de producción, con el fin de software utilizado
garantizar su valor informativo, legal para su creación,
y cultural así como de permitir su además que solo se
acceso y uso también mediante las podrá mantener si se
tecnologías de la información. conserva en su
estructura original.