Actividad de Aprendizaje 2: Ensayo - Aplicación de Tablas de Retención Documental.

Aprendiz:

Jóse Alejandro Bahamón Castañeda

Tutor:

Luis Manuel Fuentes Ortega

Servicio Nacional de Aprendizaje (Sena)

Organización Documental en el Entorno Laboral

San Vicente del Caguan - Caquetá

22 - 04 - 2019
Ensayo Aplicación de Tablas de Retención Documental

Al darle aplicabilidad a este tema tan importante en la legislación colombiana, las TABLAS

DE RETENCION DOCUMENTAL – TRD, que actualmente nos sirven para formular,

orientar, coordinar y controlar la política archivística de nuestro país. Adicionalmente a

ello, promueve la organización y el fortalecimiento de los archivos públicos del país, para

garantizar así una eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio

documental. No solo es importante para las organizaciones gubernamentales, sino también

para la administración de control y gestión, para los ciudadanos en particular, párala

ciencia, la investigación y la cultura en general.

En Colombia, contamos con una serie de normas que buscan regular el almacenamiento y

organización de documentos en todas las empresas e instituciones. Para el año 2000, entro

en nuestra legislación la Ley 594, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos,

esta Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función

archivística del Estado y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas.

Como esta expresado en la Ley 594 del 2000, su función es la de regular la función

archivística, lo cual facilita a las empresas e instituciones, las instrucciones tanto legales

como técnicas de la organización documental surgida de las distintas funciones que estas

cumplen, pero aun así se evidencia que en nuestro país las compañías no cuentan con el

personal debidamente capacitado para ejercer las funciones archivísticas, a pesar de que la

Ley estipula que el manejo del archivo deber ser tratado por personal calificado, con

formación específica y con dedicación exclusiva en dichas funciones, tal como lo hizo

evidente el profesor del Departamento de Historia de la Universidad del Valle, Alfonso

Rubio Hernández.
A través del documento Los archivos y la función archivística, el académico mostro

preocupación por el poco ambiente favorable con el que cuenta la profesión del archivista,

colocando como ejemplo el Archivo Histórico de Cali y el Archivo Central de la

Universidad del Valle, donde decía que el Archivo Histórico de Cali nunca ha tenido como

director a un profesional de la Archivística tampoco nunca para optar a su cargo se ha

creado una plaza fija cuya consecución deba conllevar un obligado proceso de convocatoria

pública, caso que parece repetirse con muchos otros archivos de nuestro país.

“No son todavía suficientes los planes de estudio implementados en programas educativos

relacionados estrictamente con las “ciencias documentales”, pero sí hay un exponencial

número de licenciados o diplomados en ellas que reclaman la creación de puestos laborales

cuya obligada convocatoria pública esté al servicio de los archivos”.

También estamos evidenciando problemas de otro calibre con los archivos de nuestro país,

especialmente el histórico, caso tal como el ocurrido con el Archivo Histórico del

Magdalena Grande donde el investigador Olmo Uscátegui, investigaba el papel que jugaron

las empresas bananeras durante el siglo XX en Colombia, la sorpresa fue al ver que gran

cantidad de artículos noticiosos de dicha época estaban destrozados en bolsas de basura.

Meses después el AGN recupero del Archivo Histórico del Magdalena Grande información

notarial producida entre 1788 y 1907, pero los documentos que buscaba el investigador

Uscátegui no se lograron recuperar, si se logró con 40.000 folios que ya estaban en

avanzado deterioro producto de la salinidad y el calor de la región, pero también el

descuido, la negligencia y el mal manejo en concordancia con el poco interés de los

encargados.