CONTROLES INTERNOS PARA EL ÁREA DE CAJA (RECEPCIÓN)

1) Las funciones de custodia y manejo del efectivo deben ser ejecutadas por personas
independientes de las que realizan las funciones de revisión, registro y control del
mismo.

2) Todos los ingresos de efectivo deben hacerse constar en un recibo de ingreso, el cual
debe ser firmado y sellado por el cajero.

3) Los recibos de ingreso deben ser prenumerados de imprenta y expedidos en

secuencia numérica.

4) La secuencia numérica en el uso de los recibos de ingresos debe ser controlada por
un empleado independiente de quienes manejan el efectivo.

5) Todos los ingresos deben ser depositados íntegramente a más tardar el siguiente día
laborable. El cajero debe anexar el volante del depósito al recibo de ingreso
correspondiente y debe quedarse con una fotocopia del depósito.

6) Un empleado independiente debe verificar la coincidencia del total del efectivo

recibido y el total del depósito de cada día. Además que el volante de depósito tenga
estampado el sello fechador del banco.

Los ingresos y depósitos deben ser registrados por una persona independiente de las
labores de manejo del efectivo ingresado.

8) El cajero debe llenar diariamente un formulario de recepción del efectivo donde

conste el número del recibo, fecha y monto recibido.

9) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área

financiera y del auditor interno velar por el cumplimiento de estos controles.
 CONTROLES INTERNOS ÁREA DE BANCO (DESEMBOLSOS)

1) Debe aperturarse cuentas corrientes a nombre de la institución en el Banco de

Reservas debidamente autorizadas por la Contraloría General de la República.

2) Los cheques deben ser firmados por el incumbente de mayor jerarquía y otro
funcionario autorizado de manera oficial.

3) Todos los pagos realizados en la institución de monto mayores al 10% del total del
fondo de caja chica, se efectuarán mediante la emisión de cheques.

4) Los cheques deben ser prenumerados y expedidos en secuencia numérica.

5) Los cheques expedidos deben ser solicitados previamente y ésta solicitud debe ser
aprobada por el incumbente de mayor jerarquía.

6) Las personas que firman los cheques deben asegurarse de que exista provisión
suficiente de fondos para cubrir el mismo, antes de firmarlos.

7) Las firmas de las personas autorizadas a firmar cheques, deben tener la autorización
de la Contraloría General de la República, previo a su envío al banco.

8) Las firmas de las personas autorizadas a firmar cheques deben ser canceladas y
notificadas al banco a través de la Contraloría General de la República.

9) Bajo ninguna circunstancia se deben firmar cheques en blanco.

10) Al presentar un cheque a la firma, al mismo deberá anexarse toda la documentación

justificativa del pago y las personas que los firman deben asegurarse de que la
misma es correcta y completa.

11) Las personas que firman los cheques deberán asegurarse de que los mismos estén
correctamente confeccionados en lo que se refiere a número, cantidad, valor,
beneficiario y concepto.

12) Los cheques deben confeccionarse con copias, y a la copia que avala el registro
contable deberá anexársela la documentación correspondiente.

13) La documentación justificativa de los pagos deberá ser cancelada con un sello con la
inscripción “pagado”, en el cual se indique el número y a la fecha del cheque, para
prevenir duplicidad de pagos o utilización irregular de dicha documentación.

14) La custodia de los cheques expedidos pendientes de entrega, debe ser supervisada
por la oficina de Tesorería y en su defecto por el cajero pagador, quién mantendrá
registro de dichos cheques.
15) Los cheques expedidos deberán ser registrados oportunamente en los libros de
contabilidad de la institución por personal independiente a su confección,
aprobación, custodia, etc.

16) No deben expedirse cheques al portador.

17) Los cheques expedidos a nombre de cajeros, pagadores, bancos y a nombre de la

propia institución deben tener en el detalle la información específica del conepto y la
naturaleza del pago.

18) Las cuentas bancarias deben ser conciliadas cada 30 días (mes comercial), para
controlar la existencia de efectivo en los bancos y determinar el balance real al final
de cada período. Las conciliaciones deben ser preparadas por personas
independientes del manejo y registro del efectivo. Estas personas deberán obtener
explicaciones satisfactorias por todos los período anormales de tránsito, tanto de
cheques como de depósitos y cualquier diferencia detectada en la realización de la
referida operación, deberán hacerse los registros de lugar en los libros contables
(ajustes).

19) Los cheques anulados deben ser mutilados en el área de las firmas para prevenir su
uso irregular y deben ser archivados junto a la copia que es utilizada para el registro
contable.

20) Deben usarse máquinas protectoras de cheques.

21) En caso de que utilice máquina o sello para firmar, la persona cuya firma es
estampada deberá mantener supervisión sobre los controles propios de la máquina,
tales como: Doble llave, control de totales firmados, control de números de cheques
firmados, etc.

22) La transferencia de efectivo de una cuenta bancaria a otra debe estar autorizada por
el incumbente de mayor jerarquía y otro funcionario competente.

23) Todo pago efectuado por la institución debe ser realizado observando todas la reglas
de contabilidad gubernamental.

24) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área

financiera y del Auditor interno, velar por el cumplimiento de estos controles.
 CONTROLES INTERNOS FONDO CAJA CHICA

1) Los fondos de caja chica deberán ser utilizados solamente para pagos de poco
monto.

2) Los desembolsos de caja chica no deben exceder de 10% del monto total del fondo.

3) Los pagos por caja chica se realizan mediante volantes definitivos prenumerados de
imprenta expedidos en secuencia, y volantes provisionales para controlar la entrega
de efectivo previo al desembolso real, el cual se liquidará con los comprobantes. Los
volantes provisionales no podrán permanecer mas de tres días en caja.

4) Los volantes de caja chica deberán ser firmados por la persona que aprueba el pago
y por quien recibe el dinero.

5) Debe anexarse a los volantes definitivos de caja chica, toda la documentación

justificativa por los pagos efectuados.

6) La documentación justificativa de los pagos por caja chica deberán cancelarse con
un sello fechador con la inscripción “pagado” y a la fecha del desembolso.

7) Para la reposición del fondo de caja chica debe haberse consumido el 60% del
monto total del fondo.

8) El cheque de reposición debe hacerse por el total de los comprobantes y a nombre

del custodia.

9) Los cheques de reposición deben indicar los números de los comprobantes que se
reponen.

10) Está prohibido el cambio de cheques a través del fondo de caja chica.

11) Está prohibido el pago de sueldos a través del fondo de caja chica.

12) El fondo de caja chica debe mantenerse separado de cualquier otro fondo que opere
la institución, y el custodia no debe tener acceso al efectivo recibido de los clientes u
otro depósito.

13) Los volantes de caja chica deben ser autorizados por el funcionario del área donde
se solicite el desembolso y por el encargado del área financiera.

14) No se permitirá el manejo de dos fondos de caja chica por una sola persona.

15) Cualquier cambio en el monto de caja chica debe realizarse mediante una
comunicación del incumbente de mayor jerarquía.
16) Las políticas para el manejo adecuado de caja chica deben ser entregadas por
escrito al responsable del manejo de la misma.

17) Las facturas no deben ser fraccionadas para eludir el monto de desembolsos.

18) El encargado del fondo no debe tener acceso a los registros de contabilidad,
relacionado con el manejo del efectivo.

19) El fondo de caja chica debe ser arqueado esporádicamente y sorpresivamente por el
auditor interno o por cualquier otro departamento que sirva de control financiero.

20) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área

financiera y del auditor interno, velar por el cumplimiento de estos controles.
CUENTAS POR COBRAR

Son activos de la institución que están representados por derechos exigibles a terceros.

CONTROLES INTERNOS CUENTAS POR COBRAR

1) El otorgamiento de crédito a clientes, funcionarios y empleados se efectuará sobre la

base de las políticas establecidas por la institución.

2) Debe habilitarse una cuenta auxiliar para cada cliente, funcionario y empleado.

3) Deben realizarse arqueos periódicos de los documentos al cobro, para conciliarlos

con los libros de contabilidad.

4) Las autorizaciones para descargo de cuentas malas, deben ser aprobadas en

atención a las normas contables y leyes que existen para tales fines.

5) Auditoría interna enviará estado de cuentas con regularidad a todos los deudores e
investigará todas las partidas reportadas con discrepancias.

6) Todos los cheques de clientes o relacionados que sean devueltos por falta de
provisión de fondos se anotarán en un registro especial con los detalles que
identifiquen a quienes los emitieron: fecha, nombre del emisor, banco girado,
importe, etc. además una columna de “observaciones” para cualquier detalle
adicional.

7) No se recibirán cheques personales, o de empresas que les hayan devuelto cheques

en dos ocasiones anteriores sin ninguna explicación o justificación válida.

8) El Departamento de Contabilidad, deberá registrar las devoluciones de cheques con

las notas de débito bancarias recibidas, realizando un asiento deudor a la cuenta de
cheques devueltos por el monto del mismo, y deberá pasar el departamento de cobros
para la gestión de su cobranza en efectivo inmediatamente se reciba.

9) No se otorgarán créditos a empleados que tengan menos de tres (3) meses

trabajando en la institución.

10) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área

financiera y del auditor interno velar por el cumplimiento de estos controles.
ACTIVO FIJO O PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Son todos los inmuebles, muebles, equipos y maquinarias, adquiridos, construidos o

recibidos en donación para el uso de la institución, y que se estima una vida útil superior
a un año y no se agotan en el primer uso.

CONTROLES INTERNOS DE LOS ACTIVOS FIJOS

1) Debe existir una política que contemple lo siguiente:

a) Clasificación del activo (terreno, edificio, maquinarias, mobiliarios, etc.)

b) Procedimiento de autorización para adiciones, custodia, disposición y

transferencia de activo fijo.

c) Niveles de responsabilidad en las adiciones, custodia, disposición y

transferencia de activo fijo.

2) Deben separarse las funciones de compra y custodia de activo fijo.

3) Debe mantenerse un estricto control sobre aquellas propiedades que se pueden

extraviar con facilidad como herramientas y envases, utensilios y útiles de oficina,
entre otros.

4) Cada activo fijo debe tener una tarjeta con todos los datos necesarios o registrados a
través de una base de datos en el computador.

5) Auditoría interna debe realizar inventarios periódicos de los activos fijos para
compararlo con el tarjetero o con el listado emitido por la computadora.

6) Los activos fijos deben estar respaldados por una póliza de seguro y la cobertura de
ésta debe ser revisada periódicamente.

7) Debe crearse un código para identificar cada unidad del activo fijo.

8) Las reparaciones mayores de un 5% del costo del activo deben capitalizarse.

9) Se llevará un registro detallado de los activos totalmente depreciados que todavía se

encuentren en uso.

10) Los jefes departamentales y de oficinas son los responsables por la custodia de los
activos y tienen la obligación de informar cualquier cambio en el estado de los
bienes bajo su cuidado.
11) El traslado de un activo fijo tener la aprobación del incumbente de mayor jerarquía,
el encargado del área financiera, el encargado del área administrativa, y del auditor
interno.

12) Los activos fijos en desuso o chatarra se deben descargar a Bienes Nacionales, en
atención a las normativas existentes.

OTROS ACTIVOS

Cuenta del grupo de los activos, cuyo balance representa todos los depósitos realizados
por la institución, tales como depósitos por contrato telefónico, contrato por uso de
energía eléctrica, contrato por alquiler, seguros pagados por anticipado y otros.

CONTROLES INTERNOS OTROS ACTIVOS

1) Deben mantenerse estos controles en bóveda.

2) Los balances de esas cuentas deben permanecer inalterados período tras período,
excepto cuando se cancele su validez, si son amortizables, como el caso de los
seguros pagados por anticipados se prorratearía su valor entre el tiempo de vigencia
de la póliza y se cargará a gasto el valor mensual que resulte de dicho prorrateo.
CUENTAS POR PAGAR

Son obligaciones de pago que deben hacerse en el futuro y que se originan en la compra
de bienes y servicios a crédito, obtención de préstamos, retenciones, etc.

CONTROLES INTERNOS DE LAS CUENTAS POR PAGAR

1) Las requisiciones, ordenes de compras de bienes y servicios, que dan origen a las
cuentas por pagar deben estar aprobadas por el incumbente superior jerárquico.

2) Las requisiciones y órdenes de compra que le dan origen, deben estar prenumeradas
de imprenta, y utilizadas en rigurosa secuencia numérica.

3) Deben estar segregadas las funciones de compra, recepción y registro de las cuentas
por pagar.

4) La mercancía recibida debe ser rigurosamente examinada, para determinar si hay

faltantes, y se informará al departamento de compra de tal situación.

5) Las facturas se enviarán directamente al departamento de contabilidad y se

registrarán de inmediato las cuentas por pagar.

6) Auditoría interna supervisará en todos los casos, que se comparen las facturas
contra las órdenes de compras y los reportes de recepción que dan origen a las
cuentas por pagar.

7) Tanto la factura como la orden de compra deben ser canceladas en el mismo

momento en que se efectúa el pago de la deuda.

8) Los estados de cuentas de los proveedores deben ser revisados y conciliados con los
saldos del departamento de contabilidad.

9) Los cheques para saldar estas cuentas serán registrados, con un concepto claro que
explique los desembolsos.

10) Todas las cuentas por pagar deben registrarse antes de efectuar el pago.

11) Se deben atender las solicitudes de confirmación de cuentas por pagar.

12) Se debe preparar una relación mensual de cuentas por pagar con sus respectivos
comprobantes y conciliarla con la cuenta control.

13) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área

financiera, y el auditor interno velar por el cumplimiento de estos controles.
NÓMINA

Es una relación con los datos completos de los empleados a quienes deben cubrirse
sueldos durante cierto período de tiempo, con la indicación de sus percepciones y las
deducciones aplicables a fin de determinar el importe del salario neto a pagar.

CONTROLES INTERNOS DE LA NÓMINA

1) Que la contratación de personal y la fijación de sueldos sean debidamente

autorizadas por el incumbente de mayor jerarquía y se reporten oportunamente los
aumentos, las deducciones y cambios se salarios en el personal.

2) Que el tiempo trabajando por los empleados sea registrado adecuadamente y estén
debidamente autorizadas las variaciones de diferencias de sueldos por cambio de
actividad, vacaciones, ausencias, días festivos, etc.

3) Que el cálculo de las percepciones y la aplicación del costo de la nómina en

contabilidad sean correctas.

4) Que las deducciones de la nómina sean controladas y registradas adecuadamente.

5) Que el pago de la nómina se haga en forma adecuada, en cumplimiento de todas las

disposiciones, leyes y decretos existentes con relación a los pagos por concepto de
sueldos.

6) Que las novedades en cuanto a salidas del personal sean reportadas en forma
oportuna a fin de que se elimine el pago correspondiente en la nómina.

7) Que las deducciones de leyes sean oportunas y correctas.

8) Se debe rotar periódicamente el personal encargado de efectuar el pago de la

nómina.

9) Está prohibido el pago de sueldo por medio del fondo de caja chica u otro fondo.

10) Todas la nóminas deben estar firmadas por el incumbente de mayor jerarquía, el
encargado de nóminas y el encargado del área financiera.

11) Los empleados deben firmar la nómina o la copia del cheque que permanece en el
cronológico de cheques expedidos, como constancia de haber recibido el sueldo.

12) Auditoría interna debe supervisar periódicamente el pago de la nómina.

13) Debe habilitarse una cuenta bancaria especial para el pago de la nómina.
14) Deben establecerse políticas y reglamentos de personal.

15) Las horas extras y compensaciones deben calcularse separadas del sueldo normal.

16) Deben investigarse los cheques no cobrados en un tiempo prudente.

17) Debe haber una clara asignación de funciones y responsabilidades.

18) Las funciones de registro y pago de la nómina, deben estar estrictamente segregadas.

19) El incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera, y el auditor

interno son los responsables del cumplimiento de estos controles.
 PROCEDIMIENTOS DE COMPRA DE EQUIPOS
Y MATERIALES DE OFICINA

1.- DETERMINACIÓN DEL MÁXIMO Y MÍNIMO DE CANTIDADES

EXISTENTES EN INVENTARIO Y MATERIALES DE OFICINA.

El encargado de compra debe mantener en coordinación con el encargado de almacén,

el máximo y mínimo de cantidad existente de cada artículo y/o producto, identificado en
la tarjetera de inventario.

El encargado de almacén deberá informar diariamente al encargado de compras, y al

director administrativo, sobre el mínimo de existencia de los artículos bajo su
responsabilidad y éstos supervisar lo informado. Sólo previo a esta información
procederá el pedido.

2.- SOLICITUD DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS:

La solicitud de compra de bienes y servicios debe describir todas las características,

cantidad, calidad, etc.

3.- SOLICITUD DE COTIZACIONES:

Las compras por valor inferior a los RD$3,000.00 (TRES MIL PESOS CON 00/100),
podrán efectuarse de manera directa sin cotizaciones.

Para las compras cuyos valores sean superiores a los RD$3,000.00 (TRES MIL PESOS
CON 00/100), se deben solicitar por menos tres (3) cotizaciones a los proveedores, para
lograr mejores precios, calidad de los bienes y servicios, formarse un mejor criterio de
selección de acuerdo a lo ofrecido en el mercado local, etc. Todas las cotizaciones deben
presentarse por escrito en original, sin borrones, ni tachaduras y deben poseer el
Registro Nacional de Contribuyentes (RNC) del proveedor. La orden de compra
consistirá en un formulario prenumerado de imprenta en original y tres copias, cuya
distribución será como sigue:

a) Original: Proveedor
b) Copia : Compra y Suministros
c) Copia : Almacén
d) Copia : Contabilidad

Se mantendrá en archivo ordenes pendientes y luego se anexará a la factura del

proveedor y a la requisición de compra y se enviará a contabilidad con la solicitud de
cheque.
4.- EVALUACIÓN DE LAS COTIZACIONES

En base a los requisitos antes expuestos, el comité de compra, compuesto por el

incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área administrativa, el auditor interno
de mayor jerarquía, el encargado del área administrativa, el auditor interno y el
encargado de compra, deberán seleccionar tres (3) casas comerciales diferentes y luego
elegir una casa proveedora en base a menor precio, mayor calidad, garantía y facilidad
de crédito. Deberá llenarse el formulario de evaluación de cotizaciones, el comité de
compras deliberará para aquellas compras que excedan el monto de RD$3,000.00
(TRES MIL PESOS CON 00/100).

5.- SOLICITUD DE APROBACIÓN

Después de ser aprobada o desaprobada por el comité, se envía el expediente al

encargado de compra, para su proceso.

6.- ORDEN DE COMPRA DE BIENES O SERVICIOS

Es la autorización que envía la institución a favor de un proveedor, ordenando la

entrega de los artículos o servicios al departamento de compras.

7.- SOLICITUD DE FACTURA

La factura debe ser el documento base del desembolso, siempre debe ser definitiva,
cuyas especificaciones y valores deben ser igual a la orden de compra.

8.- EXPEDIENTE PARA SOLICITAR EL PAGO

Para solicitar el pago al proveedor debe enviarse a contabilidad un expediente con los
siguientes documentos:

a) Cotización de por lo menos tres (3) casas comerciales.

b) Factura de la casa elegida.

c) Orden de compra que debe especificar condiciones y el valor debe coincidir con la
factura.

d) Entrada de almacén o recibo de mercancías.

e) Las facturas deben ser confeccionadas a máquina y selladas, debiendo indicarse el

nombre del Presidente de la Compañía, deberá indicar el nombre del propietario del
negocio. En ambos casos, deberá contener la dirección exacta de la Compañía y/o
números de teléfonos y su Registro Nacional de Contribuyentes (RNC).
 CONTROLES INTERNOS DEL PROCESO DE COMPRAS

1.- Todas las compras deben estar amparadas por ordenes de compras prenumeradas,
debe llevar el sello gomígrafo de la institución y estar firmada por incumbente de mayor
jerarquía.

2.- Verificar que la recepción del producto o servicio comprado sea realizada por una
persona especializada, independiente del que compra los artículos y del que controla la
existencia.

3.- Ninguna actividad de compra debe iniciarse hasta que la existencia correspondiente
alcance el punto mínimo fijado.

4.- Verificar que la institución compre los artículos que necesite y de la calidad deseada.

5.- Verificar que los precios son los mejores que la institución puede razonablemente
obtener bajo la misma circunstancia.

6.- Verificar que los artículos comprados sean de la necesidad de la institución.

7.- Toda orden de compra debe estar amparada en una requisición o pedido originada
en un departamento diferente al que ejecuta la compra.

8.- Verificar que se pague por materiales, equipos y servicios cuya compra se ha
autorizado y los cuales han sido recibidos a satisfacción.

9.- Verificar las cotizaciones de los proveedores.

10.- La orden de compra debe especificar claramente.

a) Datos relativos al proveedor.

b) Especificaciones generales de los artículos a comprar con descripción y

referencia completa.

c) Condiciones en que ejecuta la compra.

d) Lugar y fecha de entrega de las mercancías.

e) Lugar y fecha de entrega de las mercancías.

11.- Verificar que las cotizaciones tengan el sello de la casa proveedora, el Registro
Nacional de Contribuyente (RNC) de ésta y a la firma de la persona que cotiza.

12.- Nadie debe efectuar pedidos verbales.

13.- Todas las compras se harán de una forma práctica, abierta y en libre competencia.

14.- Cuando se realizan compras mediante la celebración de concursos públicos, se

deben remitir a la Contraloría General de la República la base de dichos concursos y la
indicación de base legal o reglamentaria para la celebración del concurso.

15.- El incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera, el encargado

del área administrativa y el auditor interno son los responsables de que se cumplan estos
controles internos.
 CONTROLES INTERNOS DE ALMACÉN
DE MATERIALES DE OFICINA Y/O EQUIPOS

1) El encargado de almacén debe mantener bajo estricta seguridad, los materiales y/o
equipos en almacén.

2) El encargado de almacén debe darle entrada a todos los materiales y equipos

adquiridos, comparando la orden de compra con la factura o conduce enviado por el
proveedor.

3) El encargado de almacén deberá informar diariamente, al encargado de compra,

sobre el mínimo de existencia de los artículos bajo su responsabilidad y éste
supervisar lo informado.

4) Mantener al día de las tarjetas en base a las salidas por requisiciones de materiales
de los departamentos o secciones y entradas de compras.

5) El encargado de almacén debe llenar un informe de consumo de materiales de

oficina por departamento y remitirlo al encargado del área administrativa con copia
al auditor interno.

6) El inventario del almacén de materiales de oficina y/o equipos serán verificados,

evaluados y controlados por el Departamento de Auditoría Interna.

7) El incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera, el encargo del

área administrativa y el auditor son los responsables del cumplimiento de estos
controles.