Modul 7

Capitolul I –Introducere in Acces 2ooo

Introducere in Access 2ooo

In acest curs veti invata cum sa folositi Microsoft Access 2ooo pentru a proiecta o
baza de date si cum sa prelucrati datele respective.
Acest curs presupune ca aveti cunostinte de baza privind sistemul de operare si
aplicatii Microsoft Word si Microsoft Excel. Pe baza acestor cunostinte cursul va ajuta
sa creati o baza de date folosind Access 2ooo.
Veti invata despre elementele care compun o baza de date si scopul fiecarui
element. Se va prezenta si modul de creare a unei baze de date cu Database Wizard si
cum sa accesati obiectele bazei de date din Database window.

Obiective;
Dupa terminarea acestui capitol veti putea sa ;
o Identificati trasaturile majore ale aplicatiei Access 2ooo;
o Identificati avantajele utilizarii Access-ului in gestiunea datelor;
o Descrieti principalele obiecte ale unei baze de date;
o Creati o baza de date cu Database Wizard;
o Creati o baza de date din Database window.

Introducere Baze de date

In aceasta sectiune veti invata despre trasaturile majore ale aplicatiei Access 2ooo
si cum sa creati o baza de date in Access. Veti invata despre obiectele Access si cum
veti utilize aceste obiecte pentru a stoca, afisa si distribui datele.

Aceasta sectiune include urmatoarele topici;

 Folosirea Access
 Stocarea datelor
 Interogarea datelor
 Introducerea si afisarea datelor
 Distribuirea datelor pe Web

Folosirea ACCESS
Access va ajuta sa stocati datele prin crearea unei baze de date sau a mai multor
baze de date. O baza de date este un fisier care contine date. Stocarea datelor intr-o basa
de date are urmatoarele avantaje:
 Puteti stoca un volum mare de date intr-o baza de date fara sa afectati
performantele aplicatiei;
 Bazele de date au anumite obiecte ce usureaza manipularea datelor (Ex.
Reports, Queryes)

Baza de date relationala

O baza de date Access este o baza de date relationala. O baza de date relationala
stocheaza date intr-o tabela sau mai multe tabele. Un tabel este o colectie de coloane si
linii ce stocheaza informatii despre o anumita entitate.
De exemplu, o baza de date inventar va stoca date despre produse si furnizori in
doua tabele diferite numite Produse si Furnizori . Tabelul Produse va stoca date despre
produse iar tabelul Furnizori va stoca date despre furnizori.
Pentru a lega doua tabele intr-o baza de date , trebuie sa duplicam o coloana in mai
multe tabele. De exemplu, pentru a obtine informatia ce furnizor a vandut un anumit
1
produs, veti stoca numele furnizorului in tabelul Produse.

Trasaturi Access 2000

1)
Asistenti (wizards). Access ofera acesti asistenti pentru a va ajuta sa creati rapid si
eficient diferite sarcini. Asistentii care sunt disponibili sunt: Databaze wizard, Table
Wizard, Speardsheet Import wizard si Performance Analyzer Wizard.
2)
Diferite moduri de afisare. In Access exista mai multe posibilitati de afisare. Ex.
Puteti sa vizualizati atat structura unui table cat si datele continute in el.
3)
Expresion Builder. Cu Expression Builder putem construe expresii complexe care
utilizeaza operatori aritmetici si functii.
4)
Filtre. Accesss ofera diferite tipuri de comenzi de filtrare astfel incat puteti vizualiza
datele care respecta anumite criterii de selectie.
5)
Suport pentru programare. Accesss suporta Microsoft Visual Basic for Aplications.
Interfata de programare include numeroase trasaturi cu ajutorul carora se poate
intretine si crea o aplicatie cu ajutorul codului.
Access este parte componenta a pachetului Microsoft Office si are interfata
asemanatoare cu celelalte aplicatii cum ar fi Microsoft Excel, Microsoft Word.
Specificatii Access

Atribute Maxim
Dimensiune fisierului 2GB
Numarul de obiecte din baza de date 32.768
Numarul de utilizatori neconcurenti 255

Stocarea datelor
Puteti stoca datele intr-o baza de date creand un table sau mai multe tabele. Un table
Access stopcheaza date care sunt organizate pe linii sip e coloane. In terminologia bazelor
de date, liniile sunt denumite inregistrari (records) si coloanele sunt denumite campuri
(fields).
De exemplu un table Produse va stoca o inregistrare pentru fiecare produs si un
camp pentru fiecare atribut al produsului. Un table Produse va avea campuri pentru
Numele Produsului, Model, Pret, Unitati in stoc.

Nume Model Pret Unitati in

Produs stoc
Dacia 1972 4000 30
Renault 1980 18000 15
Mercedes 1995 30000 8
Selectia datelor
Puteti selecta si prezenta datele stocate intr-o baza de date cu ajutorul obiectelor
Reports si Qeries
Reports
Un raport este o prezentare a datelor in vederea listarii la imprimanta.. este un obiect
special creat in vederea listarii la imprimanta. Deoarece rapoartele sunt create pentru
utilizatorii finali proiectarea lor presupune o serie de operatii cum ar fi:
-gruparea
-sortarea
-adaugarea de elemente grafice;
Obiectul Reports nu poate stoca date. Datele pot fi stocate in obiectul Tables, deci
datele pentru un raport vin din alta tabela sau din mai multe tabele.
Queries (Interogari)
Interogarile presupun selectia datelor care indeplinesc unu anumit criteriu.
Interogarile see folosesc atunci cand dorim sa obtinem raspunsul la o anumita intrebare,
cum ar fi:
2
 -Cati angajati luicreaza la departamentul Investitii?
-Cati salariati au fost angajati dupa 1.01.2007 ?

Ca si obiectul Reports, obiectul Queries nu poate stoca date. Atunci cand rulati o
interogare, inregistraruile si campurile provin dintr-un table.

Introducerea si afisarea datelor

Tehnica cea mai obisnuita de a introduce date intr-un table sau pentru a afisa datele
dintr-un tabel este folosirea formularelor. Un formular este un obiect al bazei de date care
poate contine diferite controale ce ne ajuta sa introducem sau sa afisam datele dintr-un
tabel.
Puteti crea cate un formular pentru fiecare tabel din baza de date. Fiecare camp din
tabel este reprezentat de un control. De exemplu un camp Nume este reprezentat intr-un
formular cu ajutorul unui control numit Text Box.
Puteti crea un formular pentru a afisa rezultatul unei interogari.
In functie de tipul formularului un utilizator poate adauga , sterge sau modifica datele
existente intr-un tabel sau mai multe tabele.

Distribuirea datelor pe Web

Folosind Access 2000 puteti distribuii datele pe Web prin crearea unei pagini de
acces la date (Data Access Pages). O noua trasatura a Access-ului este posibilitatea de
a accesa datele dintr-un browser Web.
Data Access pages reprezinta o pagina HTML pe care o puteti crea utilizand Access-
ul. Cand afisati aceasta pagina pe Web, utilizatiorii pot introduce si vizualiza datele daca
nu au instalat Accesss-ul pe calculatorul lor.
Crearea unei baze de date cu ajutorul Wizardului
Cu ajutorul Wizardului (puteti crea eficient si rapid o baza de date. Wizard-ul va va
asista pas cu pas in crearea bazei de date. Wizard-ul va crea o baza de date cu
urmatoarele obiecte: tabele (Tables), formulare (Forms) si rapoarte (Reports). Dupa ce au
fost create puteti sa le prelucrati dupa necesitatile dumneavoastra.

NOTA: Puteti sa creati o baza de date noua cu ajutorul Wizard-ului,

in schimb nu puteti sa modificati o baza existenta cu ajutorul Wizard-ului.

Pentru a porni crearea unei baze de date cu ajutorul Wizard-ului:

1) Porniti Access
Va apare o fereasta de dialog care va va permite sa alegeti ce doriti sa efectuati;
sa deschideti o baza de date existenta, sa create o baza de date cu ajutorul Wizard-
ului sau fara ajutorul Wizard-ului.
2)
Selectati optiune Access database wizard, pages and projects daca
alegeti optiunea Blank Access database , Access va crea o baza de date goala.
Puteti crea o baza de date cu ajutorul Wizard-ului si cu optiunea New din meniul
File.
Pentu a alege o baza de date sablon respectati urmatorii pasi :
1. In cutia de dialog New ( optiunea New din meniul File ) selectati eticheta
Databases. Va apare o multime de baze de date sablon, fiecare sablon are un icon
caracteristic. Fiecare sablon determina tabelele, machetele si rapoartele din baza
dumneavoastra de date .
2. Selectati sablonul care corespunde dorintelor dumneavoastra si apasati butonul
OK.
Nota: Dupa crearea bazei de date , puteti modifica, sterge, adauga obiectele realizate de
Wizard astfel incat baza de date sa corespunda cat mai bine necesitatilor dumneavoastra.

Pentru a specifica numele si locatia fisierului baza de date

3
 1.
In File New Datebase ,specificati o locatie a bazei de date si tastati numele pentru
fisierul baza de date;
2.
Apasati pe butonul Create ;
3.
Va apare Database Wizard
4.
Apasati pe butonul Next ;

5.
Wizard-ul va propune o serie de tabele din baza de date selectata si o lista cu o serie
de campuri propuse pentru fiecare tabel in parte .Diferite seturi de tabele si de campuri
vor fi afisate in functie de sablonul ales de dumneavoastra.

Pentru a crea o baza de date folosind Database Wizard

1.
Pentru fiecare tabel propus ,alegeti campurile prin selectarea controlului check box
din dreptul fiecarui camp si debifarea acelui camp care nu sunt dorite a face parte din
tabela respectiva;
2. Apasati butonul Next ;
3. Alegeti stilul pe care doriti sa-l folositi pentru machetele din lista care apare la acest
pas si apasati Next;
4. Alegeti stilul pe care doriti sa-l folositi pentru obiectul raport si apasatiNext;
5. Intoduceti numele bazei de date ;
6.
Selectati Yes, I”d like to include a picture chech box ,si apoi tastati Picture.
7.
Alegeti o poza pe care doriti sa o inserati pe fiecare raport si apoi apasati Next.
8.
In ultimul pas al Wizard-ului apasati butonul Finish pentru a crea baza de date.

Nota: Daca nu aveti instalata o inprimanta, in aceasta etapa de creare a bazei de date veti
primi mesaje de eroare.

Dupa crearea bazei de date va apare un formular numit Main Switchboard. In coltul
din stanga jos apare baza de date minimizata.
Database Windos este o interfata intre baza de date si obiectul ei. Cand deschideti o
baza de date, Database Window puteti crea, deschide, modifica si sterge elementele ce
sunt continute in baza de date.

4
 Elementele interfetei Database Window

Interfata Database Window afiseaza urmatoarele elemente:

Bara Objects
Folositi bara Objects pentru a selecta si lucra cu un anumit tip de obiect. De
exemplu, pentru a lucra cu un tabel existent sau pentru a crea un tabel nou, din bara
Objects selectati obiectul Tables. Vor apare niste sortcut-uri care va vor ajuta sa creati
tabelul.
Grup Bar
Utilizati Group bar pentru a organiza elementele bazei de date in grupe logice.
Folosind aceasta bara puteti accesa elementele bazei de date fara a le cauta in alte locatii.
Toolbar
Contine butoane pentru a deschide obiectele bazei de date in diferite moduri de
vizualizare, pentru a crea si sterge obiectele bazei de date.
Operatii cu interfata Database Window
Folosind interfata Database Window puteti realize diferite operatii asupra obiectelor
bazei de date.

Pentru a crea un element
dublu clic pe scurtatura afisata.
De exemplu, pentru a crea un tabel nou, pe bara Objects, clic Tables; apoi dublu
clic pe una din scurtaturile afisate;
Ca alternatica puteti sa apasati butonul New pentru a accesa scurtaturile
disponibile care creaza un element.
 Pentru a deschide un obiect
dublu ckic pe obiect sau selectati obiectul si apasati Open
 Pentru a deschide un obiect in modul proiectare
selectati obiectul si apoi apasati Design
 Pentru a sterge un obiect
selectati obiectul si clic pe Delete

 Pentru a redenumi un obiect

clic cu butonul din dreapta am mausului si alegeti optiunea Rename
 Pentru a crea un grup
Clic cu butonul din dreapta al mausului si alegeti optiunea New Group.
Introduceti numele noului grup si apoi clic pe butonul Ok
Pentru a adauga shortcut-uri in grup, trageti obiectele respective in noul grup creat
de dumneavoastra

Nota: Cand trageti un obiect pentru a face parte din grup, nu are loc o mutare a obiectului.

5
Nu faceti decat sa adaugati o scurtatura in grupul respectiv; obiectul continua sa existe in
locatia initiala.
Puteti sterge si redenumi un grup si continutul grupului in acelasi mod in care stergeti
sau redenumiti un obiect
 Copierea , redenumirea si eliminarea obiectelor bazei
In timpul realizarii sau exploatarii bazei de date poate apare necesitatea copierii
sau redenumirii unui obiect pe alt suport sau in alt director al bazei de date, sau chiar
stergerea unui obiect din baza de date.

Copierea: Pentru a copia obiectele bazei de date respectati urmatorii pasi:

1.
In fereastra Database, selectati obiectul vizat;
2.
Executati comanda Copy din meniul Edit;
3. Deschideti baza de date destinatie;
4.
Executati comanda Paste din meniul Edit;
5.
In caseta Paste Table As, introduceti numele obiectului;
6. Selectati una din optiunile casetei;
7.
Actionati butonul OK.

Redenumirea - respectati urmatorii pasi

1.
In fereastra Database, selectati obiectul vizat
2.
Executati comanda Save As/Export din meniul File;
3.
In caseta Save As.., selectati optiunea Within the current database as, si
introduceti noul nume, daca nu vreti sa lasati optiunea implicita;
4.
Actionati butonul Ok.
Stergerea -respectati urmatorii pasi
1.
In fereastra Database, selectati obiectul vizat;
2.
Executati comanda Delete din meniul File;
3.
actionati butonul Yes, in caseta de interogare care apare
Inchiderea si salvarea bazei de date;
1.
Comutati pe fereastra database, daca nu este activa;
2.
executati comanda Close din meniul File.

Obs: Atunci cand deschideti o noua baza de date, fara ca sa o inchideti pe cea
curenta, operatiile de mai sus se realizeaza automat.

6
 Laborator 1.1
Intrebari recapitulative;

Incercuiti raspunsurile corecte:

Article I.
Care din urmatoarele obiecte poate stoca date ?
a) Machete (Forms);
b) Interogari (Query);
c) Rapoarte (Report);
d) Tabele (Tables);

1. Care din urmatoarele obiecte va permite sa distribuiti date pe Web?

a) Tabele (Tables);
b) Machete (Forms);
c) Interogari (Query);
d) Rapoarte (Report);

2. Cum puteti crea o baza de date cu ajutorul Wizard-ului?

a) La pornirea Access-ului;
b) File – New – database;
c) Din Database Window;

3. Ce obiecte puteti crea prin database Wizard ?

a) Campuri (Fields);
b) Pagini (Pages);
c) Interogari (Query);
d) Rapoarte (Report);

4. In cazul in care nu aveti instalata o imprimanta ce se va intimpla atunci cand

Wizard-ul va crea baza de date ?

a) Nu se intimpla nimic;
b) Va apare eroare;

5. In momentul in care aduceti in group bar un element al bazei de date ce se

intimpla?
a) Se copie obiectul bazei de date;
b) Se muta obiectul bazei de date;
c)
Se creeaza o scurtatura la obiectul adus:
d) Se sterge obiectul din locatia initiala
CAPITOLUL II – STOCAREA DATELOR
O baza de date este creata pentru ca utilizatorii sa vizualizeze si sa manipuleze date.
Aceste date sunt stocate in campuri si tabele.
In acest capitol veti invata cum sa creati tabele in Microsoft Access. Veti invata
diferite moduri de vizualizare si manipulare a datelor. In final veti invata cum sa create
relatii intre tabele.
Obiective:
La sfarsitul acestui capitol, veti putea sa:
 Creati o tabela in Access prin Access Table Wizard;
 Sa modificati structura unei tabele in modul Desing view;
 Sa setati diferite proprietati ale campurilor;
 Introduceti date in tabele;
7
  Sa vizualizati continutul unui tabel in Datasheet view;
 Definiti relatie de unu – la – multi intre doua tabele;

Crearea tabelelor
Tabelele si campurile tabelelor sunt primele elemente ale unei baze de date. Fara
campuri nu putem sa stocam informatia. Fara tabele pentru a organiza campurile,
structura bazei de date ar fi haotica. Prin urmare crearea tabelelor este una dintre cele mai
importante sarcini in crearea unei baze date.

Folosirea Wizard-ului pentru crearea tabelelor

Crearea unei tabele in Access este un lucru usor mai ales apeland la un Wizard care
ne ghideaza pas cu pas in crearea tabelei. Chiar si utilizatorii avansati apeleaza la acest
Wizard pentru crearea tabelelor.

In primul pas al Wizard-ului trebuie sa selectam campurile care trebuie sa fie in

tabela. Acest Wizard ca si in cazul Wizard-ului pentru o baza de date ofera mai multe
tabele sabloane (tabele care au o structura predefinita). Puteti selecta aceste campuri si
sa le redenumiti.

In pasul al doilea al Wizard-ului, puteti sa atributi un nume tabelei. Numele prestabilit

al tabelei este numele existent in lista de tabele. In acest pas puteti lasa wizard-ul sa
stabileasca pentru dumneavoastra un camp cheie primara.

Daca mai exista tabele in baza de date wizardul va va intreba daca exista o legatura
intre aceasta tabele si una dintre cele existente in baza de date. In cazul in care exista o
legatura cu una dintre tabele existente salectati tabela cu care este corelata si apoi
specificati tipul de corelare.

In final aveti trei posibilitati:

Puteti modifica structura tabelei

Puteti introduce date in modul Datasheet;
Puteti introduce date cu ajutorul unei machete (formular);

Nota:Cand denumiti tabelele sau alte elemente ale bazei de date respectati urmatoarea
conventie: Nume tabelului sa nu depaseasca 64 de caractere in lungime si pot contine
orice combinatie de litere, spatii, cifre in afara de urmatoarele caractere: .![]. Folositi nume
descriptive si evitati atribuirea unor nume lungi tabelelor deoarece poate fi dificil de utilizat
sau de reamintit

8
9
Laborator:
Creati un tabel cu ajutorul Wizard-ului respectand pasii de mai jos:
Creati o baza de date noua pe care o numiti FrmComert:

Pentru a crea tabel cu ajutorul unui Wizard trebuie sa respectam urmatorii pasi:
1.
In Database window, pe bara Objects, selectati obiectul Tabels;
2.
In Database window, dublu-clic pe optiunea Creat table by using wizard;
Apare Wizard-ul pentru crearea tabelei
3.
Selectati tabela Suppliers din lista tabelelor sablon afisate in acest prim pas;

4.
Din lista campurilor aferente tabelei Supplieres selectati urmatoarele campuri:
SupplierID,SupplierName,ContactName,Adress,PhoneNumber si
EmailAddress. Aceste campuri selectate vor aparea in tabela care o cream.
5.
Apasati butonul Next.
6.
Numiti tabela Publisher;
7.
Lasati Access-ul sa stabileasca el un camp cheie primara pentru aceasta tabela
si apasati butonul Next;
8.
Selectati optiunea Modify the table designs si apasati butonul Finish.
Tabele va aparea in modul de proiectare(Design view)

10
 Folosirea modului design pentru modificarea structurii tabelelor
Utilizarea Wizard-ului pentru tabele este foarte folositor. Dupa ce am creat tabela cu
ajutorul wizard-ului putem utiliza modul de vizualizare. Design pentru a modifica structura
tabelei acolo unde wizard-ul nu a putut sa o faca.
Utilizarea modului Design View
Modul Design View prezinta structura tabelei si ne permite sa vizualizam si sa
modificam aceasta structura.

In mod Design putem sa:

 Adaugam sau sa stergem campuri;
 Sa stabilim tipul de data pentru fiecare camp;
 Sa dam o scurta descriere a campurilor;
 Sa setam propeitati pentru fiecare camp;
Pentru a vizualiza un tabel in modul Design respectam urmatorii pasi;

 In database window, in bara Objects clic Tables;

 In Database window, selectati tabelul pe care doriti sa-l vizualizati;
 Clic Design de pa Database toolbar

Identificarea elementelor din design View

Fereastra din Design View este impartita in doua parti. Partea de sus afiseaza toate
campurile din table, tipul fiecarui camp si descrierea lor.
Partea de jos afiseaza proprietatile campului selectat. Partea din dreapta afiseaza
informatiile utile despre proprietatea selectata.

Manipularea campurilor

11
 In Access manipularea campurilor- cum ar fi adaugarea, stergerea sau mutarea
campurilor, este foarte usoara.

 Selectia campurilor

Pentru a selecta un camp este suficient un clic in zona gri din stanga numelui
campului.

 Mutarea campurilor

Pentru a muta un camp se foloseste tehnica drag and drop . Se selecteaza campul
dorit pentru mutare, se tine butonul stang apasat si se deplaseaza in locul dorit urmarindu-
se lina ingrosata care apare. Can linia ingrosdata se gaseste in locul in care vrem sa
mutam campul, se elibereaza butonul mausului.

Nota: Desi ordinea campurilor nu conteaza pentru Access este indicat sa punem
campurile intr-o ordine logica.
 Stergerea campurilor

Se selecteaza campul dorit a fi sters si se apasa tasta Delete (Del)

 Adaugarea unui nou camp

Adaugarea si redenumirea campurilor se realizeaza prin editare in coloana Field

Name. Pentru a adauga un camp nou intr-un tabel trebuie sa ne pozitionam pe o linie
goala si in dreptul coloanei Field Name introducem numele noului camp. Pentru a
redenumi un camp se pozitioneaza cu un clic pe campul respective se sterge vechiul
nume si se introduce noul nume.

TIPURI DE DATE
Tipul de data al unui camp este un atribut care:
 Determina ce tip de valori pot fi stocate pe campul respectiv. Setarea unui tip de
data numeric restrictioneaza intrarile de date numai la numere, nepermitind
introducerea de valori text;
 Ajuta la performanta aplicatiei si la spatial liber de pe disc. Performanta si spatiul
liber de pe disc sunt doua considerente importante de care trebuie sa tinem
seama cand dezvoltam o aplicatie. De exemplu calculele sunt mai rapide asupra
campurilor de tip numeric decat asupra datelor de tip text.
Tipurile de date suportate de Access:

Tip de data Descriere Exemplu

Text Poate contine orice character si Gheorghe
este limitat la o lungime de 255 de Alexandu
caractere Manager
Number Poate contine numai numere 300
2,3456
Data/Time Contine valori de tip data sau timp 10/14/2007

Currency Este un camp numeric ce contine $1,99

date monetare
AutoNumber Este un numar pe care motorul 1
Access il genereaza prin 2
incrementare .
.123234

Setarea tipului de data pentru un camp

12
 Coloana numita Data Type este o coloana drop-down ce afiseaza tipurile de date
suportate de Access.
 Pentru a schimba un tip de data selectati din lista drop_down un tip diferit de data:
Nota: Folositi tipuri de date potrivite in urmatorul sens, folositi tipul de data Number cand
data respective va fi folosita in calcule. Pentru date cum ar fi numarul de telefon sau codul
numeric personal folositi tipul Text deoarece acest camp nu este folosit in calcule.

Setarea proprietatilor pentru campuri

Prin setarea proprietatilor puteti controla modul in care se introduce datele si modul
de afisare al datelor. proprietatile stabilite la nivelul campurilor din tabele sunt respectate
chiar daca datele sunt introduce cu ajutorul unui formular. Stabilirea proprietatilor pentru
campuri ofera consistenta atat pentru toate obiectele Forms cat si pentru obiectele
Reports.
Urmatorul tabel prezinta principalele proprietati folosite:
Field Property Scop
Field size Stabileste cat spatiu este alocat campului respectiv
Format stabileste cum va fi afisat campul respectuv
Imput Mask Stabileste o masca de intrare a datelor
Caption Atribuie o eticheta campului respectiv
Default Value Atribuie o valoare prestabilita pentru noile inregisatrari
Validation Rule Stabileste reguli de introducerea datelor
Validation Text Afiseaza un text atunci cand regula de validare a fdost
incalcata
Required Stabileste obligativitatea introducerii de valori in campul
respectiv
Alow Zero Length Permite ca campul respective sa fie gol
Indexed Mareste viteza de cautare si se asigura ca datele sunt
unice
Schimbarea proprietatilor unui camp
Pasii pentru stabilirea proprietatili unui camp sunt aceiasi pentru toate proprietatile:
 Pentru a schimba proprietatile unui camp
1. Selectati campul;
2. Selectati proprietatea ;
3. faceti schimbarea dorita;
Exemple de schimbare a proprietatiloer unui camp:
 Pentru a stabili un anumit format pentru un camp:
1.
Clic pe campul care doriti sa-l definiti un anumit format
2. Clic pe proprietatea Format;
3. Selectati formatul dorit
Exemplu;
Setarea proprietatii Format pentru un camp Data/Time:
1.
Deschideti baza de date Societate;
2.
Deschideti tabelul Angajati in modul Design;
3.
clic pe campul Dang;
4.
Clic pe proprietatea Format;
5.
Alegeti tipul de data Long Date;

 Pentru a defini o regula de validare pentru un camp

1. Clic pe campul pentru care doriti sa construiti o regula de validare;
2.
Clic pe proprietatea Validation Rule;
3.
Introduceti regula de validare sau apelati la utilitarul Expresion Builder;
Exemplu
Setarea unei regului de validare pentru campul Salariu (salariu trebuie sa fie mai
13
mare sau egal cu 1000 si mai mic sau egal cu 2.000 lei:
1.
Deschideti baza de date Societate (daca nu este deschisa);
2. Deschideti tabelul Angajati (daca nu este deschis);
3.
Clic pe campul Salariul;
4. Clic pe proprietatea Validation Rule;
5.
Introduceti urmatorul criteriu : >=1000 And <=2000;

 Pentru a defini un mesaj care va fi afisat in cazul in care regula de validare

este incalcata:
1. Clic pe campul Salariul;
2.
Clic pe proprietatea Validation Text;
3.
Introduceti mesajul care doriti sa fie afisat in cazul in care regula de validare
este incalcata (de exempu:“Atentie, ai gresit salariul!”sau “Salariul inexistent -
Va rugam introduceti un salariu cuprins intre 1000 lei si 2000 lei”, etc);
Exemplu:
Avand in vedere exemplul precedent vrem sa afisam in cazul in care este incalcata
regula de validare urmatorul mesaj: “Salariul inexistent - Va rugam introduceti un salariu
cuprins intre 1000 lei si 2000 lei”
1. Clic pe campul Salariul;
2. Clic pe proprietatea validation Text;
3.
Introduceti urmatorul mesaj : “Salariul inexistent - Va rugam introduceti un
salariu cuprins intre 1000 lei si 2000 lei”.

 Pentru a seta proprietatea Requires (obligatoriu) pentru un camp

1.
Clic pe campul caruia doriti sa-I setati proprietatea Required:
2.
Clic pe proprietatea Required;
3.
Selectati valoarea Yes/No;
Stabilirea cheii primare
Cheia primara va trebui sa identifice in mod unic inregistrarile dintr-un tabel.
Access nu admite valori duplicate pentru acest camp
Pentru stabilirea cheii primare:
 se deschide tabelul in modul Design (proiectare);
 se selecteaza campul care va furniza cheia primara;

se actioneaza butonul Set Primari key din bara cu scule - - sau se alege meniul
Edit cu optiunea Set Primary Key.
Introducerea de valori intr-un tabel

Dupa ce ati terminat de proiectat tabelul, urmatorul pas este de a adauga date intr-un
tabel;

In aceasta sectiune se vor aborda urmatoarele tematici:

 Folosirea machetelor (formularelor) pentru introducerea datelor;

 Utilizarea modului datasheet view;
 Importarea datelor;
 Lincheditarea datelor;
 Laborator;

Folosirea machetelor (formularelor) pentru introducerea datelor

Cea mai utilizata tehnica de introducere a adatelor in tabele este utilizarea

Machetelor (Formularelor). Un formular contine diferite controale,(cum ar fi: text box), ce
sunt legate la campurile talelului. Cand introduceti datele cu ajutorul unui formular, ele vor
fi stocate in tabelul respectiv.
Formularele au o serie de butoane cu ajutorul carora putem naviga intre inregistrari.
14
Putrem crea un formular cu ajutorul unui Wizard (asistent) sau putem crea un formular prin
forte proprii.
Urmatoarea figura prezinta un formular cu ajutorul caruia putem introduce inregistrari
in Tabelul Angajati din baza de date Societate.

Pentru a introduce date intr-un tabel cu ajutorul unui formular respectati urmatorii
pasi:

 Selectati obiectul Forms;

 Clic pe butonul New din Toolbar;
 In fereastra New Form selectati Autoform: Columnar;
 In caseta drop-down din aceeasi fereastra selectati tabelul pentru care vreti sa
introduceti datele;
 Clic OK;

Se creaza un formular cu ajutorul caruia puteti sa vizualizati inregistrarile existente

15
ale tabele, dar puteti sa introduceti si noi inregistrari

Dupa ce a fost introdusa modificarea sau o noua inregistrare efectuati clic pe unul
dintre butoanele de navigare din partea de jos a formularului pentru a salva inregistrarea in
tabel.
Datacheet View

Un alt mod de introducere a detelor intr-un tabel il constituie modul de vizualizare

Datasheet
Modul de vizualizare Datasheet este modul implicit de vizualizare a inregistrarilor
dintr-un tabel. In acest mod de vizualizare inregistrarile tabelului sunt afisate in formatul
linie-coloana.

In modul de lucru Datasheet putem vizualiza, modifica si adauga inregistrari unui

tabel.
 Pentru a vizualiza continutul unui tabel in modul Datasheet
■ In Database window, dublu- clic pe numele tabelei care doriti sa o
deschideti;

 Pentru deplasarea in foaie de date putem apela la urmatoarele combinatii de

taste:
Element Taste
- Camp urmator TAB Pentru a
Camp precedent SHIFT+TAB modifica
Primul camp din inreg.curenta HOME valorile unui
Ultimul camp din inreg.curenta END camp dintr-un
Inregistrarea urmatoare tabel:
- Selectati
Inregistrarea precedenta
continutul
campului, si
↑ introduceti o
noua Primul camp din prima inregistrare valoare;
CTRL+HOME
Nota Ultimul camp din ultima inregistrare CTRL+END : Modificarile
16
aduse unui camp nu se salveaza pana nu se realizeaza una dintre aceste operatii
 trecerea la inregistrarea urmatoare;
 apasarea tastelor SHIFT + ENTER;
 inchiderea foii de calcul (tabelului)

 Pentru a sterge o inregistrare

■ Selectati inregistrarea si clic pe Delete

 Pentru a adauga o inregistrare

■ Mutati cursorul in linia imediat goala si introduceti noua valoare;

Putem sa folosim bara Record care ne ajuta sa ne deplasam rapid intre inregistrari

Formatarea in foaia de calcul

 Redimensionarea randurilor:
Pozitionati indicatorul pe marginea inferioara a unui antet de rand pana cand se
transforma intr-o linie dubla cu sageti si cu butonul mouse-ului apasat, deplasati pana la
marimea dorita, unde eliberati butonul mouseului.

 Rearanjarea coloanelor:

Pozitionati indicatorul pe antetul coloanei vizate pana cand se transforma intr-o

sageata groasa orientate in jos, apoi antrenati antetul coloanei pana in pozitia dorita.

 Stabilirea atributelor de format de character:

Executati comanda Font din meniul Format si utilizati caseta de dialog Font,
selectand fontul, dimensiunea si stilul fontului.

Laborator 2.1
1)
Creati cu ajutorul Wizard-ului un table numit Suppliers;

2) Selectati cimpurile care vor fi in aceasta tabela in urmatoarea ordine;

-EmailAdress;
-Adress;
-Contact Name;
17
 -SupplierID;
-SupplierName;
-Phone Number;
3)
In modul Design al tabelei Supplier rearanjati campurile dupa urmatoarea ordine;
-Suplier ID;
-Supplier Name
-Contact Name ;
-Adress;
-Phone Number;
-EmailAdress;

4) Redenumiti cimpurile cu echivalentul in limba romana;

-FurnizorID
-Nume Furnizor;
-Nume Contact;
-Adresa;
-Telefon;
-Email;
5)
Stergeti cimpul Adresa;

6) Introduceti un cimp cu numele de Adresa de tip Text;

7)
Introduceti cimp numit ‘’Varsta’’de tip Number;
8)
Stabiliti pentru cimpul Nume Furnizor proprietatea Field Size la 1o. Ce efect are
aceasta setare?
9)
Stabiliti pentru cimpul Varsta o regula de validare.
Varsta unei personae nu poate fi mai mica de 18 ani si nici mai mare de 60 ani.
10)
Stabiliti ca in cazul in care este incalcata regula de validare sa apara urmatorul
mesaj de atentionare: Varsta trebuie sa fie cuprinsa in intervalul 18 -60 ani.

Reintroduceti valoarea.
11) Obligati utilizatorul sa introduca o valoare pentru cvampul Varsta (proprietatea
Required = Yes);

12) Stabiliti campul Furnizor ID drept chee primara;

13) Introduceti in tabelul Supplieres urmatoarele inregistrari:

Furnizor Nume Nume Contact Varsta Adresa Telefon
ID Furniozor
1 Letea Marin 23 str. Primaverii 083776565
2 Dumbrava Ion 70 Str. Dunarii 085645456

Ce observati?
14)
Pentru fiecare tabel redimensionati randurile si coloanele

15) Stabiliti urmatorul format pentru tabele si inregistrari

 Fontul: Bold, Italic, Times New Roman;
 Culoare Background: Gri deschis;
 Efect special: Raised;
Aceste formatari se realizeaza in modul de vizualizare Datacheet cu ajutorul
18
butoanelor de pe bara de instrumente de formatare.

Definirea relatiilor intre tabele

Cand lucrati cu baze de date relationale, de regula veti lucra cu doua sau mai multre
tabele. Tabelele bazei de date lucreaza impreuna astfel:
 Datele sunt stocate in mai multe tabele;
 tabelele sunt legate de alte tabele;
 Vizualizarea datelor poate presupune vizualizarea lor din doua sau mai multe
tabele

In aceasta sectiune se vor aborda urmatoarele topici:

 Definirea relatiilor intre tabele;

 Vizualizarea continutului mai multor tabele utilizand Subdatashetu-ri

Definirea relatiilor intre tabele

Legand doua sau mai multe tabele, veti putea lucra cu o cantitate mai mare de date.
Legarea a doua tabele se realizeaza prin intermediul a doua campuri numite Cheie
primara (Primary Key) si Cheie secundara (Foreign Key).
O cheie primara identifica in mod unic o inregistrare a unui tabel. Cand doua tabele
sunt legate cheia primara a tabelului parinte devine cheie secuntara a tabelului copil. De
exemplu, intr-o companie care are mai multe departamente, cheia primara pentru tabelul
Departamente, Departament ID, va fi cheie secundara in tabelul Angajati. Cu aceasta
relatie intre tablelul Departamente si tabelul Angajati veti determina departamentul in care
lucreaza fiecare angajat, informatia existand in doua tabele: Departamente si Angajati.

Nota: Numele campului cheie primara dintr-un tabel se formeaza din numele tabelului la
care se adauga ID. de exemplu, cheia primara pentru tabelul Departamente este
Departamente ID. Utilizati acelasi nume pentru campul cheie secundara din tabelul inrudit.
Aceasta notatie va ajuta sa identificati rapid campurile dupa care veti lega tabelele.

Pentru a crea o relatie intre tabele, folositi fereastra Relationship.

 Pentru a adauga un tabel in fereastra Relationship respectati urmnatorii pasi:

1.
Din meniul Tools, clic Relationship;
2.
Din meniul relationship, clic Show Table; Apare fereastra Show Table;
3.
Selectati tabela sau tabelele care doriti sa le corelati si apasati butonul Add;
4.
Cand au fost aduse toate tabele dorite inchideti fereastra Show Table:

 Pentru a detini o relatie intre doua tabele:

1.
Selectati campul cheie primara din tabela parinte si cu mausul apasat trageti
acest camp peste campul cheie secundara din tabela copii Apare cutia de dialog
Edit Relationship in care editati tipul legaturii.
2.
Seletati inforce referencial integrity
3.
Pentru a realiza o apdatare automata a inregistrarilor selectati optiunea Cascade
Related Fields
_______
Nota: Optiunea Cascade Delete Related Records permite motorului bazei de date
Access sa stearga inregistrarile din tabela copil cand in tabela parinte sunt sterse
inregistrari.
19
 4.Pentru a crea relatia intre cele doua
tabele apasati butonul Create

20
 Vizualizarea inregistrarilor din tabele corelate in modul de vizualizare
Datashheet
Modul de vizualizare Datashheet permite vizualizarea si modificarea datelor dintr-o
tabela, iar cu ajutorul optiunii sebdatashheet putem vizualiza si modifica date din mai
multe tabele. Puteti accesa subdatasheet-ul numai daca exista o relatie de one to many in
baza de date.
Un subdatasheet are aceeasi functionalitate ca si datasheet-ul

 Pentru a vizualiza datele din doua tabele cu ajutorul Subdatasheet-ului respectati

urmatorii pasi:

1. Deschideri tabela parinte;

2. Clic pe semnul (+) din prima coloana pentru a expanda subdatasheet-ul;

Laborator 2.2

1. Deschideti baza de date societate.

2. Creati relatiile intre tabelele bazei de date implementant si cele trei reguli de integritate
referntiala.

21
3. Introduceti in tabelul categorie urmatoarea inregistrare:

Cod Denumire
5 cereale

4. Introduceti pentru aceasta noua categorie urmatoarele produse:

Prod ID Nume Prod Pret CodF

11 Grau 345 3
12 Orz 256 3

5. Incercati sa stergeti categoria introdusa la punctual 3;

6. Ce observati ?
7. Stergeti cele doua produse introduce la punctual 4;
8. Incercati sa stergeti din tabelu Categorie inregistrarea introdusa la punctual 3
9. Ce observati ?
10. Care sunt cele trei reguli de integritate referentiala ?

Regula 1____________________________________________

Regula 2 ____________________________________________

Regula 3 ____________________________________________

22
 Capitolu 3 Interogarea datelor
Ati invatat sa implementati tabele, sa create relatii intre tabele si sa adaugati date. Acum sa
vedem cum putem utiliza datele.
Obiective:

 Comanda Find pentru a cauta date intr-un table;

 Cautarea datelor folosind diferite tipuri de date;
 Creati o interogare simpla folosind Simple Query Wizard;
 Proiectarea unei interogari in modul Design;
 Folositi criterii pentru selectia inregistrariloer;

Cautarea informatiilor intr-un tabel

Comanda Find este o metoda simpla de cautare a datelor intr-un table Microsoft Access,
comanda Find se comporta ca si in alte aplicatii ale pachetului Office.
Cu comanda Find puteti gasi o anumita informatie in modul de vizualizare Datasheet. Deoarece
comanda Find cauta in toata baza de date, este recomandat sa se utilizeze pentru cautarea a
catorva campuri sau inregistrari.

 Pentru a folosii comanda Find

1. In database window – clic pe tabelul in care doriti sa cautati valoarea respective;
2. In meniul Edit clic Find;
3. Pe tabul Find, in controlul Find What introduceti valoarea pe care doriti sa o cautati (Ex.
Angajatul Roman);
4. In controlul Look In, selectati unde doriti sa se faca cautarea: in campul current sau in intregul
table;
5. In cutia Match selectati cum sa se faca cautarea.

Daca a fost gasita o valoare aceasta va fi selectata.

Filtrarea datelor

Folosirea comenzii Find este optima atunci cand in tabela aveti doar cateva campuri si
inregistrari . Daca tabelul dumneavoastra contine sute de inregistrari si zeci de campuri, veti dori sa
limitati numarul de campuri ce vor fi afisate pe ecran.
Cu ajutorul unui filtru puteti limita afisarea inregistrarilor doar la cele care indeplinesc un anumit
criteriu.

Folosirea optiunii Filter For:

23
Aceasta optiune este folositoare atunci cand

 stiti in ce camp sa cautati ;

 ce valoare sa cautati;

De exemplu puteti folosi aceasta optiune pentru a afisa informatiile angajatului State Ion:

Pentru a folosi aceasta optiune respectati urmatorii pasi :

 in database window, dublu-clic pe tabele in care doriti sa cautati;

 clic dreapta pe coloana in care doriti sa cautati(de exemplu coloana Nume angajat);
 clic pe optiunea File For. In cutia Filter For introduceti valoarea pe care o cautati
 (Ex. State Ion , pe coloana Nume angajat)
 Apasati tasta Enter

Rezultatul cautarii:

Inlaturarea filtrului

Inlaturarea filtrului duce la vizualizarea tuturor inregistrarilor din tabelul respectiv.

24
 Pentru a inlatura un filtru realizati una dintre aceste operatii:

 In meniul Records, clic pe optiunea Remove Filtre / Sort;

sau
 clic pe butonul Remove Filter de pe bara cu comenzi rapide;

Folosirea optiunii Filter by Selection

Filtre by Selection este folositor cand doriti sa cautati inregistrari ce sunt asemanatoare cu o
anumita inregistrare:
Exemplu: daca doriti sa vizualizati numele tuturor managerilor din societate idea este sa folositi
Filtre by Selection


pentru a folosi Filtre by Selection
1.
Selectati o valoare care sa prezinte criteriul de selectie ( Ex. Manager)
2.
In meniul Records clic pe submeniul Filters folosind optiunea Filter by Selection.

Rezultatul filtrarii:

25
 Folosirea optiunii Filter By Form
Cea mai puternica metoda de filtrare a datelor dintre cele trei este Filter by Form deoarece
puteti folosi criterii complexe de selectie a datelor.
Un filtru complex foloseste mai mult de un criteriu;
De exemplu puteti folosi optiunea Filter By Form pentru a vizualiza angajatii care indeplinesc
simultan doua criterii.

Primul set de criterii:

1. Angajatii care au functia de manager;
2.
Sunt in departamentul cu codul 20;
3.
Au fost angajati dupa 01.06.2005;

Rezultatul filtrarii dupa ce se da clic pe butonul Aplly Filter, fiind:

sau
Al doilea set de criterii
1. Angajatii au functia de vanzator;
2.
Sunt in departamentul cu codul 10
3.
Au fost angajati dupa 01.01.2005;
 Pentru a folosi optiunea Filter by Form respectati urmatorii pasi:
1.
Deschideti tabelul Angajati
26
 2.
In meniul Records, selectati optiunea Filters si apoi clic pe Filter by Form;
3. Definiti primul set de criterii
a)
In dreptul campuli Functie selectati din lista de valori functia de Manager
b)
In dreptul campuli Cdep selectati din lista de valorialegeti codul 10 departamentul
Marketing
c)
In dreptul campului Dang introduceti urmatorul criteriu:>=#1/1/2005#
4. Definiti al doile set de criterii
a)
Clic pe tabul OR;
b)
In dreptul campului Functie selectati din lista de valori functia Vanzator
c)
In dreptul campului Cdep selectati din lista de valori departamentulcu codul 10;
d)
In dreptul campului Dang introduceti urmatorul criteriu: >1/1/2005;
5.
In meniul Filter clic pe optiunea Apply Filter/Sort
Aplicarea cumulativa a filtrelor

Dupa aplicarea unui filtru, puteti sa mai aveti mai multe linii decat dopriti sa vizualizati. Pentru a
minimize numarul de linii din Datasheet view puteti sa mai aplicati un nou filtru.
De exemplu, puteti sa incepeti filtrarea cu un singur criteriu: Functia = Manager, urmand sa
introduceti urmatorul criteriu printr-un nou filtru.

Nota: Daca ati aplicat mai multe filtre puteti sa vedeti conditiile puse in Filter by Form

Interogarea Bazei de date

Interogarile sunt intrebari puse bazei de date si pot fi simple sau complexe.

Urmatoarele formulari sunt toate interogari:

 Cati angajati sunt in departamentul Marketing?

 Ce personal a fost angajat dupa 2006;
 Care sunt cheltuielile salariale pe departamente?
 Ce produse sunt furnizate de firma Adidas?

In aceasta sectiune veti invata cum sa creati o interogare bazata pe un tabel sau pe mai multe
tabele.
Folosirea interogarilor asupra bazei de date este similara cu punerea de intrebari intr-o
conversatie. Puteti folosii interogarile pentru a obtine date reprezentand raspunsul la o singura
intrebare. Rezultatul interogarilor reprezinta un set de inregistrari.
Interogarile pot fi folosite pentru a primi raspunsul la o anumita intrebare sau pot fi folosite ca
sursa de date pentru obiectul Forms, Reports sau chiar o alta interogare.

Interogarile va permit sa:

 Alegeti campurile care sa faca parte din setul de inregistrari;
 Sa afisati anumite inregistrari;
 Sa sortati setul de inregistrari;
 sa efectuati anumite operatii asupra campurilor;
 Combinati campuri din mai multe tabele intr-un singur set de inregistrari;

Respectati urmatoarele linii generale pentru a creea o interogare:

 Ce informatii doriti sa afiseze interogarea dumnevoastra;
 Ce campuri doriti sa vizualizati
 Ce restrictii exista intr-o interogare;
27
 Ce sunt interogarile ?

Interograrile sunt folosite pentru vizualizarea, schimbarea si analizarea datelor in diferite moduri.
De asemenea putem folosi interogarile ca sursa pentru formulare, rapoarte si pagini web.

Cu ajutorul interogarilor putem:

 vizualiza date din mai multe tabele
 realiza diferite calcule pe grupe de inregistrari:

Tipuri de interogari:
Exista mai multe tipuri de interogari:

 Interogarea de selectie. Interogarea de selectie este tipul de interogare cel mai des utilizat.
Interogarea de selectie preia date din una sau mai multe tabele si afiseaza rezultatul intr-un
datasheet unde putem modifica datele (cu anumite restrictii). De asemenea putem folosi interogarile
de selectie pentru a grupa inregistrari si a calcula sume,medii si alte tipuri de totaluri asupra grupelor
de inregistrari.

 Interogarea cu parametri. Este un tip de interogare care in momentul in care este lansata in
executie va afisa o caseta de dialog pentru introducerea de informatii,cum ar fi criterii de selectare a
inregistrarilor ce vor aparea in interogarea sau o valoare pe care doriti sa o introduceti intr-un camp.
Puteti proiecta o interogare care sa ceara in momentul lansarii ei mai multe informatii. De exemplu
puteti creea o interogare care sa ceara in momentul lansarii doua informatii de tip data. Interogarea
va prelua toate inregistrarile cuprinse intre cele doua date calendaristice.

 Interogarea de tip crosstab . Este un tip de interogare care afiseaza valori obtinute in urma
unor functii totalizatoare(sum,count, averages) aplicate asupra unui singur camp dintr-un tabel sau o
interogare si gruparea acestor valori se realizeaza in partea din stanga a datasheet- ului. De
asemenea apare o alta lista de valori dintr-un alt camp al unui tabel sau a unei interogari aflata in
partea de sus a datasheet-ului.
 Interogarea de actiune. Este o interogare care afecteaza mai multe inregistrari la rularea ei.
Exista patru tipuri de interogari de actiune: de stergere, de modificare, de adaugare si de creare a
unei noi tabele.

 Interograri specifice SQL (Structure Query Language) . O interogare SQL este o interogare
creata cu ajutorul unei instructiuni SQL. Exemple de interogari specifice SQL –ului sunt:UNION
query; PASS-THROUGH query, DATA – DEFINITION query si SUBQUERY

Realizarea interogarilor
Pentru a realiza o interogare trebuie mai intai sa selectam obiectul Queries, apoi pentru crearea
unei noi interogari apasam butonul New
Exista doua modalitati pentru crearea unei interogari:
 cun ajutorul unui Wizard (asistent)
 prin forte proprii
In urma apasarii butonului New va apare fereastra cu urmatoarele optiuni:

28
  Design View permite crearea unei interogari prin forte proprii;
 Simple Query Wizard permite crearea unei interogari simple cu ajutorul wizard-ului;
 Crosstab Query Wizard permite crearea unei interogari de tip crosstab (incrucisata) cu
ajutorul wizard-ului.;
 Find Duplicate Query Wizard permite crearea unei interogari cu ajutorul wizard-ului ce va
afisa inregistrarile duplicate dintr-un singur table sau interogare;
 Find Unmatched Query Wizard permite crearea unei interogari cu ajutorul wizard-ului ce
va afisa inregistrarile dintr-un tabel ce nu sunt corelate cu inregistrarile dintr-un alt tabel.

Folosirea wizard-ului in crearea interogarilor.

Crearea unei interogari de selectie cu optiunea Simple Query Wizard

Cu ajutorul acestei optiuni putem crea o interogare simpla de selectie ce preia informatii dintr-o
tabela,mai multe tabele sau dintr-o interogare. Daca doriti wizard-ul poate insuma
(Sum),numara(Count) si calcula media aritmetica(Avarages) pe un grup de iregistrari sau pe toate
inregistrarile. De asemenea poate determina valoarea minima, valoarea maxima dintr-un anumit
camp, dar cu optiunea Simple Query Wizard nu puteti controla numarul de inregistrari ce urmeaza sa
fie preluate in interogare prin setarea de criterii. Cu aceasta optiune nu puteti introduce criterii ce
limiteaza numarul de inregistrari ce vor fi preluate de interogare.

Pasi ce permit realizarea unei interogari cu Simple Query Wizard:

1.
in Database window,clic Queries sub Objectsm si apoi clic New pe bara de
comenzi;
2.
in cutia de dialog New Query, clic Simple Query Wizard.
3.
Clic OK.
4. Clic pe numele tabelei sau interogarii care reprezinta sursa interogarii noastre,
si apoi selectati campurile care doriti sa fie preluate de interogare.
5. Daca doriti informatii si din alta tabela repetati pasul 4.
6. Repetati pasul 4 pana ati specificat toate campurile pe care le doriti in interogare.
7. Urmati indrumarile oferite de wizard. In ultimul pas puteti alege sa rulati
interogarea pentru a vizualiza rezultatul dorit sau puteti vizualiza modul de proiectare a
interogarii, in vederea aducerii unor modificari dorite asupra interogarii

Crearea unei interogari crosstab cu ajutorul optiunii Crosstab Query Wizard

Pasi ce permit realizarea unei interogari crosstab cu optiunea Crosstab Query Wizard:
1.
in Database window, clic Queries sub Objects, si apoi clic New pe bara de
comenzi.
2.
in cutia de dialog New Query, clic Crosstab Query Wizard.
3.
Clic OK.
4. Selectati tabela sau interogarea care contine informatiile dorite a fi preluate de
interogare.
5.
Clic OK.
6.
Selectati campul dorit ca antet de linie.Acest camp va fi grupat astfel incat vom
vizualiza toate valorile campului respectiv scrise o singura data. Asupra acestor grupari
putem efectua diferite calcule cum ar fi Sum,Count, Avarages,Min,Max.
7.
Clic NEXT.

29
 8.
Selectari campul ce contine informatiile dorite in antetul de coloane. Aceasta
informatie nu va fi grupata.
9.
Clic NEXT.
10.
Selectati campul ce contine informatia asupra careia doriti sa aplicati o anumita
functie cum ar fi:Sum. Avarages, Count, Min,Max. Acest camp trebuie sa contina informatie
numerica. Tot la acest pas trebuie sa selectati functia dorita ce va avea ca argumente
campul cu informatie numerica selectat anterior. Puteti specifica sa apara sau nu o noua
coloana cu totalul realizat pe antetele de linie cu ajutorul optiunii Yes,include row sums.
11.
Clic NEXT.
12. In ultimul pas puteti sa rulati interogarea pentru a vizualiza rezultatul dorit sau
puteti vizualiza modul de proiectare al interogarii, in vederea aducerii unor modificari dorite
asupra interogarii.
13.
Clic Finish.

Crearea unei interogari de tipul Find Unmatched Query Wizard

Folosind optiunea Find Unmatched Query Wizard puteti gasi inregistrarile dintr-un table ce nu
au curespondenta in alt table. De exemplu puteti afla produsele care nu sunt in stoc sau clientii care
nu au nici o comanda.

Pasi ce permit realizarea unei interogari cu optiunea Find Unmatched Query Wizard:
1. In database window, clic Queries sub Objects, si apoi clic New pe bara de
comenzi.
2.
in cutia de dialog new Queries, clic Find Unmatched Query Wizard;
3.
Clic OK;
4. Selectati tabelul sau interogarea a caror inregistrari doriti sa o verificati daca au
corespondenta in alt tabel sau interogare. De exemplu tabelul Clienti.
5.
Clic Next;
6.
Selectati tabelul sau interogarea in care doriti sa se verifice corelarea
inregistrarilor din primul table selectat. De exemplu, in pasul anterior am selectat tabelul
Clienti si acum dorim sa cautam ce clienti nu au comandat selectand tabelul Contacte.
7.
Clic Next;
8.
Selectati campul ce contine informatiile dorite in antetul de coloane. Aceasta
informatie nu va fi grupata.
9.
Clic Next;
10.
Selectati campul ce contine informatia asupra careia doriti sa aplicati o anumita
functie cum ar fi: Sun, Averages, Count, Min, max. Acest camp trebuie sa contina informatie
numerica. Tot la acest pas trebuie sa selectati functia dorita ce va avea ca argumente
campul cu informatie numerica selectat anterior. Puteti specifica sa apara sau nu o coloana
noua cu totalul realizat pe antetele de linie cu ajutorul optiunii Yes, include row sums.
11.
Clic Next;
12. In ultimul pas puteti allege sa rulati interogarea pentru a vizualiza rezultatul dorit
sau puteti vizualiza modul de proiectare al interogarii, in vederea aducerii unor modificari
dorite asupra interogarii.
13.
Clic Finish.

Gasirea inregistrarilor sau a valorilor unui camp dintr-un tablel folosind Find Duplicates
query

Rezultatul unei interogari realizate cu optiunea Find Duplicates Query ne permite sa

identificam daca exista inregistrari duplicate sau care inregistrari dintr-un table au o valore
30
 comuna. De exemplu puteti cauta daca exista daoua adrese pentru acelasi furnizor sau sa
aflati furnizorii care sunt din acelasi oras.

Nota: Microsoft Access poate sterge automat toate inregistrarile duplicate dintr-un table.

Pasii ce permit realizarea unei interogari cu optiunea Find Duplicates query :

1.
In Database window , clic Queries sub Objects, si apoi clic pe New pe
bara de comenzi;
2.
In caseta de dialog New Query , clic Find Duplicate query.
3.
Clic OK;
4.
Selectati tabelul sau interogarea in care doriti sa cautati valorile duplicate.
De exemplu tabelul Furnizori.
5.
Clic Next;
6. Alegeti camplu in care doriti sa verificati existenta duplicatelor. De
exemplu daca doriti sa verificati furnizorii care sunt din aceeasi regiune selectati
campul numit regiune.
7. Clic Next;
8. Selectati campurile ce contin informatiile dorite a fi afisate in cazul in care
sunt gasite valori duplicate. De exemplu pentru furnizorii din acelasi oras sa se afiseze
Numele Companiei, Persoana de contact etc.
9.
Clic Next;
10. In ultimul pas puteti allege sa rulati interogarea pentru a vizualiza
rezultatul dorit sau puteti vizualiza modul de proiectare a interogarii, in vederea
aducerii unor modificari dorite asupra interogarii.

Crearea unei interogari prin forte proprii avand ca sursa un singur tabel

In modul de vizualizare Design view puteti proiecta interogarea pornind de la zero sau puteti
modifica o interogare creata anterior.
Crearea sau modificarea unei interogari se face cu ajutorul unei grille numita QBE (Query by
exemple).
Pentru a crea o interogare prin forte proprii:
5.
Clic pe butonul New;
6.
In fereastra New Query selectati optiunea Design view.
7.
Clic OK.
Sau
Dublu clic pe optiunea Crate query in Design view.

La primul pas trebuie sa specificam care este sursa interogarii. Sursa unei interogari poate fi un
tabel, mai multe tabele sau o interogare creata anterior. Specificarea sursei se face din fereastra de
dialog numita Show table. Fereastra Show Table se activeaza automat in momentul lansarii
modului de vizualizare Design view . In aceasta fereastra de dialog exista un tab (eticheta) numit
Tables in care sunt afisate toate tabelele din baza de date, oricare dintre aceste tabele putand fi o
posibila sursa pentru interogarea noastra, un alt tab numit Queries in care sunt afisate toate
interogarile create anterior. Daca nu avem create nici o interogare atunci acest tab va fi gol. Mai
exista si un alt tab n umit Both in care sunt afisate la unh loc toate tabelele si toate interogarile
create anterior.
Aducerea unui table in grila QBE:
1.
Clic pe optiunea Crate query in Design view.
31
 2.
Din fereastra Show table selectati tabelul care reprezinta sursa interogarii.
3.
Clic Add.
4.
Clic Close.
Nota: Puteti aduce un tabel sau o interogare in grila QBE cu ajutorul mouse-ului folosind tehnica
“drag and drop”, luand tabelul cu mouse-ul si ducand-ul in partea de sus a grilei QBE.
Pentru a scoate un table din grila QBE:
1) Clic pe numele tabelului;
2)
Tasta Delete.

Daca ulterior vrem sa ducem un table in grila QBE putem active fereastra Show Table prin
apasarea butonului din bara de comenzi rapide.
Aspecte legate de capurile dintr-o interogare.
a) adaugarea campurilor intr-o interogare;
b) stabilirea criteriilor care asigura selectia informatiei din campurile specificate;
c) diferite operatii asupra setului de inregistrari obtinute prin interogare

a) adaugarea campurilor intr-o interogare;

intr-o interogare sunt specificate numai acele campuri care contin informatia dorita a fi
vizualizata, grupata sau sortata.
Pentru a specifica campurile dorite in interogare respectati urmatorii pasi:
 Deschideti o interogare in modul Design view
 In interogare asigurati-va ca este vizualizat tabelul care contine campurile dorite.
Tabelul care reprezinta sursa interogarii este in partea de sus a grilei de prioectare. Daca
nu avem tabelul corespunzator campurilor dorite de noi in interogare, il putem aduce
folosind comanda Show Table din meniul contextual din clik dreapta.

Pentru a specifica campurile care sa apartina interogarii exista urmatoarele metode:

Metoda 1.

32
 Observati ca in partea a doua a grilei de
proiectare exista mai multe linii, fiecare linie contine
mai multe coloane. Fiecare coloana corespunde
cate un camp al interogarii.
 In prima coloana pe linia Field clic pe
butonul cu sageata in jos. Apare o lista cu
toate campurile din tabelul sursa a
interogarii.
 Alegeti campul dorit de dumneavoastra in
interogare.

Pentru aducerea altor campuri in interogarea

noastra se trece la urmatoarea coloana si se reiau
cei doi pasi realizati mai sus

33
 Metoda 2.
Putem da dublu clic direct pe numele campului din tabelul sursa a interogarii din
partea superioara a grilei QBE, astfel campul selectat se va va pozitiona automat in prima
coloana libera din partea de jos a grilei de prioectare.
Astfel daca dam dublu clic pe numele unui camp, acel camp este adus in grila de
proiectare in prima coloana libera a grilei. Respectand procedeul putem completa grila de
prioectare cu toate campurile de care avem nevoie in interogarea noastra.

Metoda 3.
Aceasta metoda ne permite sa aducem in grila de prioectare mai multe campuri printr-
o singura miscare. Metoda consta in specificarea acelor campuri de care avem nevoie prin
metoda numita Drag & Drop,
Pentru a aduce mai multe campuri simultan in grila de prioectare respectam urmatorii
pasi:
 Selectam toata campurile dorite in tabelul sursa. Selecarea se poate
face cu ajutorul tastei Ctrl pentru a selecta campuri neadiacente. Procedeul de
selectare este simplu. Se tine tasta Ctrl apasata si clic pe campurile dorite in
interogarea noastra.
 Cu ajutorul mouse-ului tragem aceste campuri selectate si le aducem
in grila de prioectare a interogarii . Campurile vor fi pozitionate fiecare in cate o
coloana libera, neexistand posibilitatea de suprapunere a doua campuri in
aceeasi coloana.

Metoda 4.
Daca dorim sa aducem toate campurile tabelului sursa a interogarii printr-o singura
miscare putem apela la campul special numit * pe care-l gasim alaturi de celelalte campuri
ale tabelului. Acest camp nu exista fizic in tabelul sursa dar cu ajutorul lui putem specifica
interogarii ca dorim sa fie afisate toate campurile tabelului.
Acest camp special il putem aduce facand apel la una din metodele prezentate
anterior.
Dupa ce am specificat toate campurile de care avem nevoie in interogarea noastra

putem lansa in executie interogarea prin apasarea butonului Run de pe bara de

comenzi rapide
Rezultatul interogarii va fi pus intr-un datasheet si contine toata informatia din coloana
specificata de noi:

34
 Pana in acest moment noi nu am specificat decat coloanele care vor apara in
interogarea noastra, nu am specificat ce linii sa fie afisate ci doar coloanele care vor apare
in interogare.
Comutarea intre rezultatul unei interogari si modul de vizualizare Design view se
realizeaza prin apasarea primului buton din bara de comenzi rapide numit View.
Daca suntem in modul Design view si dorim sa vizualizam rezultatul putem apasa
din nou pe acelasi buton View dar care are acum alt icon
Nota: Butonul de pe bara de comenzi rapide numit View ne permite schimbarea intre
cele doua moduri dem vizualizare: al rezultatului si al proiectarii, pentru fiecare mod de
vizualizare are un alt icon.
Operatii asupra campurilor dintr-o interogare

Pentru selecatarea campurilor din interogare putem utilize bara de selectie

35
 Bara de selectie

prin glisarea mouse-ului pe aceasta bara de selectie putem sa selectam campurile

dorite a fi cuprinse in selectie

Stergerea unui camp

 Se selecteaza campul dorit a fi sters

Apasam butonul Del.

Mutarea unui camp

 Se selecteaza campul dorit a fi mutat;
 Cu mouse-ul pe bara de selectie prin tehnica “Drag & Drop” se pozitioneaza
campul/campurile cuprinse in selectie

Inserarea unei coloane noi

Atunci cand dorim sa inseram coloane trebuie sa avem in vedere urmatoarele
elemante:
 Numarul coloanelor inserate este egal cu numarul coloanelor selectate;
 Coloanele vor fi inserate la stanga celor selectate

Linia Table ne da informatii cu privire la tabelul din care face parte campul respectiv

Sortarea informatiilor dintr-o interogare

In mod implicit rezultatul unei interogari nu este sortat. pentru a sorta informatia dintr-
o interogare vom folosi linia Sort.
Pentru a sorta informatia dintr-o anumita interogare procedam astfel:
 Deschidem interogarea in modul Design view;
 Identificam campul (coloana) dupa care vrem sa facem sortarea;
 in coloana campului pe linia Sort putem stabili sortarea campului: crescatoare
sau descrescatoare

 Se ruleaza interogarea si se va observa ca toate informatiile din interogare sunt

sortate dupa campul specificat
Putem sa sortam informatia dintr-o interogare dupa mai multe campuri (coloane)

36
procedand astfel:
 Deschidem interogarea in modul Design view.
 Se identifica campurile dupa care se doreste sortarea interogarii;
 pentru fiecare camp se stabileste o ordine de sortare: crescatoare sau
descrescatoare

 Sortarea se face de la stanga la dreapta. Acest lucru inseamna ca intai va fi

sortat campul Nume angajat crescator, apoi campul Denumire sectie
descrescator. Pentru campul Nume angajat toata informatia va fi sortata
crescator iar pentru campul Demunire sectie vor fi sortate descrescator numai
acele informatii pentru care numele este identic.
Nota: Putem folosi sortarea dupa mai multe campuri in probleme de genul: Toti
angajatii sa fie sortati crescator iar pentru angajatii cu acelasi nume, prenumele sa fie in
ordine decrescatoare.

Linia numita Show va ascunde in momentul lansarii interogarii acele coloane care au
casuta din dreptul liniei debifata. In mod implicit toate campurile unei interogari au casuta
bifata deci vor fi vizualizate in momentul lansarii interogarii. In anumite situatii putem
ascunde informatia unui camp sau a mai multor campuri prin debifarea acestei casute din
dreptul campului/campurilor respective.

Selecatrea inregistrarilor intr-o interogare prin inserarea de criterii

Criteriile sunt restrictii pe care le introducem intr-o interogare sau intr-un filtru avansat
pentru a specifica inregistrarile cu care dorim sa lucram. De exemplu daca nu dorim sa
afisam totate datele despre soferii unei firme de transport ci doar datele despre soferii care
au ca destinatie localitatea BRASOV. Pentru a face selectia furnizorilor vom pune criteriul
Destinatie= Brasov astfel specificam ce inregistrari dorim sa avem in interogarea noastra.

Pentru selectarea liniilor care sa apara intr-o interogare respectam urmatoarele

elemente:
 Indentificam carui camp trebuie sa-l aplicam un criteriu. In exemplul de ma sus
capului Localitate
 Pentru inserarea criteriilor vor folosi cele doua linii numite Criteria si Or din
dreptul campului indentificat la pasul anterior.
Pentru exemplul de mai sus trebuie sa introducem in linia Criteria din dreptul
coloanei Localitate urmatorul criteriu.
37
 Aceasta insemnand faptul ca vor fi afisate urmatoare informatii: Numele soferului,
Numar transport, Destinatia este orasul Brasov si Distanta. Criteriul este aplicat campului
Destinatie deoarece acest camp contine informatii cu privire la destinatia la care
sedeplaseaza soferii.
Prin aceasta restrictie aplicata campului Destinatie vor fi afectate toate informatiile
din campurile mentionate in interogare in sensul ca vor fi afisate Numele soferului, Numar
transport si Distanta numai pentru cursele cu destinatia orasul Brasov.

Modul de construire a criteriilor

Specificarea comportamentului criteriilor prin care facem selectia randurilor dintr-o

interogare se face cu ajutorul urmatorilor operatorilor:
>Mai mare
Exemplu: afisati toti Nemele soferilor si adresle lor, care au un salariu mai mare de
1500 lei.

Rezultatul

< mai mic

Exemplu: Afisati numele soferilor , adresele lor si care au salariile mai mici de 1500
lei.

38
 Rezultatul:

◊ Diferit
Exemplu:Afisati date depre angajatii care nu lucreaza la sectia UCC:

Rezultatul:

Egal
Atunci cand vrem un criteriu de egalitate omitem semnul = si scriem doar valoarea de
egalitate
Exemplu: Afisati date despre angajatii de la sectia UCC:

Rezultatul:

39
 Operatorul Between

Il folosim in situatia in care trebuie sa afisam valori cuprinse intr-un interval

Exemplu: Afisati date despre angajatii care au fost incadrati in munca in anul 2006.

Rezultatul:

Negatia unui criteriu se realizeaza prin Not

Exemplu: Afisati date despre angajatii care nu au fost incadrati in munca in anul
2006.

Rezultatul:

Nota: Se recomanda evitarea negarii unui criteriu datorita faptului ca procesul de

cautare a inregistrarilor ce respecta criteriul este mai lent

Operatorul LIKE
Puteti folosi operatorul Like pentru a gasi valori ce se potrivesc cu criteriul specificat
de voi.

40
 Exemplu: Daca doriti sa afisati date despe angajatii care sunt manageri:

Rezultatul:

De asemenea puteti folosi caracterele wildcard cu ajutorul carora putem afisa valori
ce se aseamana cu sirul de caractere din operatorul Like

Tipuri de Sintaxa Efect Efect

Comparari (True) (False)

Caractere multiple a*a aa,aBa,aBBBa aBC

*ab* abc,AABB,Xab aZb,bac
Caracter special a[*]a a*a aaa
Un singur character a?a aaa,a3a,aBA aBBBa
Un singur numar a#a a0a,a1a,a2a aaa,a10a
Domeniu posibil [a-z] f,p,j 2,&
de caractere
Valori din afara [!a-z] 9,&,% b,a
domeniului de
caractere
Domeniu diferit de [!0-9] A,a,&,~ 0,1,9
numere
Valori psobile a[!b-m]# An9,az0,a99 abc,aj0
combinate

Exemple:

1) Afisarea tuturor angajatilor al caror nume incepe cu litera”C” Like”C*”

2) Afisarea tuturor angajatilor al caror nume se termina cu litera “A” Like”*A”
3)
Pentru afisarea tuturor angajatilor care au urnatoarele nume: Radu, Ralu, Racu:
Like”Ra?u”
Semnul “?”specifica faptul ca poate fi orice caracter, dar numai unul.

Pentru negarea acestui criteriu se poate folosi NOT

41
 Aplicarea mai multor criterii asupra selectiei inregistrarilor dintr-o interogare

Pana in acest moment am aplicat doar un singur criteriu pentru selectarea

inregistrarilor care vor fi afisate intr-o interogare, in aceasta parte vom discuta despre
aplicarea mai multor criterii pentru selectarea inregistrarilor care vor fi afisate intr-o
interogare.

Idenficam doua situatii in lucrul cu criterii multiple:

1. Aplicarea de criterii multiple pentru acelasi camp.

2. Aplicarea de criterii multiple pentru campuri diferite.

Aplicarea de criterii multiple pentru acelasi camp.

Putem aplica mai multe criterii aceluiasi camp si in acelasi timp putem stabili modul in
care vor lucra criteriile aplicate campului respectiv.
Astfel distingem urmatoarele situatii:
 Sa fie selectate inregistrarile care respecta simultan toate criteriile stabilite pentru
campul respectiv.
 Sa fie selectate inregistrarile care respecta cel putin unul dintre criteriile stabilite
pentru campul respective.

Corespunzator celor doua situatii identificate mai sus folosim urmatorii operatori logici:
AND sau OR
Operatorul logic AND

Atunci cand dorim ca inregistrarile dintr-o interogare sa respecte toate criteriile

aferente campului respective vom folosi operatorul AND astfel:

Criteriu1 AND Criteriu2 AND Criteriu3 …

Sintaxa de folosire a operatorului logic AND este urmatoarea:

True AND True = True

True AND False = False
False AND False = False
Flase AND False = False
De exemplu daca spun : Ionescu si Popescu sa vina la mine. Este adevarat daca vin
amindoi la mine. In toate celelalte cazuri este Fals
Operatorul logic OR

Atunci cand dorim ca inregistrarile dintr-o interogare sa respecte cel putin unul dintre
criteriile stabilite campului respective folosim operatorul logic OR astfel:

Criteriu1 OR Criteriu2 OR Criteriu3…

Sintaxa de folosire a operatorului logic OR este urmatoarea:

True OR True = True

True OR False = True
42
 False OR False = True
Flase OR False = False

De exemplu daca spun : Ionescu sau Popescu sa vina la mine. Este adevarat daca
vin la mine amindoi dar si daca vine doar unul din ei. Este fals doar in situatia in care
niciunul nu vine la mine .

Sa presupunem urmatoarea situatie: vrem sa afisam angajatii al caror nume incep cu

litera “P” si a celor care incep cu litera ”I”. Rezulta ca va trebui sa punem doua criterii
asupra campului Nume angajat din tabelul Angajati inregistrarile vor trebui sa respecte
cel putin unul din urmatoarele criterii:
1.
Numele angajatului sa inceapa cu litera “P”
Sau
2.
Numele angajatului sa inceapa cu litera”I”

Deci cele doua criterii nu lucreaza simultan vom folosi operatorul logic OR

Rezultatul:

Exemplu 2: Afisati date depsre angajatii care au functia de manager sau director:

Rezultatul:

43
 Exista o alternative a folosirii operatorului OR. Putem identifica in grila de proiectare a
interogarii o linie numita OR.
In cazul in care avem mai multe criterii aplicate unui singur camp, criterii care nu
lucreaza simultan putem scrie criteriile unele sub altele in dreptul campului asupra carora
dorim sa actioneze. Astfel pentru exemplul de mai sus acelasi criteriu il putem scrie in
urmatorul mod:

ducand la obtiunea aceluiasi rezultat.

Sa presupunem o alta situatie: vrem sa afisam angajatii care incep litera “I’’ si se
termina cu litera “N’’ rezulta ca va trebui sa punem doua criterii asupra campului Nume
angajat din tabelul Angajati dar cele doua conditii ce trebuiesc respectate simultan de
inregistrarile ce vor face parte din intergarea noastra sunt:

1. Numele angajatilor sa inceapa cu litera ‘’I’’ ,

2. Numele angajatilor sa se termine cu litera ‘’N’’

Cele doua criterii lucreaza simultan deci vom folosi operatorul logic AND

Rezultatul :

Este afisat doar angajatul Ionescu Lucian pentru ca numai numele sau incepe cu “I” si
se termina cu “N”.

Aplicarea de criterii multiple pentru campuri diferite

A doua situatie de aplicare a criteriilor multiple o constituie situatia in care aceste

44
criterii sunt aplicate mai multor campuri spre deosebire de situatia prezentata mai sus in
care criteriile sunt apicate aceluiasi camp.

Modalitatile de imlementare a criteriilor pentru mai multe campuri sunt indentice cu

cele aplicate unui singur camp cu urmatoarea deosebire: fiecare criteriu este pus in linia
Criteria in dreptul campului care dorim sa fie afectat de criteriul respectiv.

Sa presupunem urmatoarea situatie : vrem sa afisam numele angajatilor care au

functia de vanzator si au fost angajati in perioada 1/192-1/1/94.
Indentificam doua criterii care se aplica la campuri diferite.

Criteriul 1 Vor fi afisati angajatii care au functia de Director.

Acest criteriu se aplica campului Functie .

Criteriul 2 Vor fi afisati numai acele persoane care au fost angajate in anul
2006. Acest criteriu se aplica campului Data angajarii.

Rezolvarea arata in urmatorul mod :

Rezultatul:

Au fost afisate numai persoanele cu functia de Director si care au fost angajati in anul
2006.
Nota: Cele doua criterii lucreaza simultan daca sunt scrise pe aceeasi linie dar coloane
diferite (echivalentul operatorului logic OR )

Putem prin conbinarea criteriilor aplicate unui camp si a celor aplicate mai multor
campuri sa obtinem criterii dintre cele mai complexe . Astfel indentificam urmatoarelor
situatii:
 Criterii aplicate mai multor campuri, criteriile se afla pe aceeasi linie
Situatia discutata anterior .Vor fi afisate toti Directorii angajati in anul 2006.
 Criterii aplicate mai multor campuri, criteriile se afla pe linii diferite

45
De exemplu daca dorim sa creem o interogare care sa afiseze date despe Directorii
angajati in anul 2006 si Managerii angajati in anul 2005.

In aceasta situatie avem doua criterii compuse aplicate campurilor Functie si

DataAngajatii. Cele doua criterii sunt puse pe linii diferite si se citesc astfel : angajatii care
au functia de Director si au fost angajati in anul 2006 sau angajatii care au functia de
Manager si au fost angajati in anul 2005.

Rezultat:

Din punct de vedere logic:

Functia Operator Perioada Angajare

(Director AND 01.01.2006-31.12.2006)

OR
(Manager AND 01.01.2005-31.12.2005)

Un criteriu aplicat mai multor campuri si un criteriu aplicat doar unuia dintre
aceste campuri
Exemplu:
Vrem sa afisam toti Directorii care au fost angajati in anul 2006 si toti Managerii
indiferent de data la care au fost angajati.

Rezultat:

46
 Structura logica:

Functia Operator logic Perioada de angajare

(Vanzator AND 1/1/92-1/1/94)

OR
(Director AND Blank)

Lasand gol la data angajarii pentru criteriul de pe a doua linie vor fi afisati toti
managerii indiferent de data la care au fost angajati .

Selectarea inregistrarilor care nu contin informatii (Valori Null)

Exista inregistrari care nu au informatie completa. De exemplu in tabelul urmator sunt

trei angajati carora nu le-am completat salariile.

Putem printr-o interogare sa afisem aceste inregistrari care contin pentru un cimp
valori nul.Pentru a afisa persoanele care nu au completat salariul se va conditiona asupra
cimpului Salariu, Is Null iar pentru afisarea persoanelorcare au porecla Is Not Null.

Daca dorim sa afisam angajatii care nu au completat salariul:

47
 Rezultat:

Daca dorim sa-i afisam pe ceilalti:

Rezultat:

Calcularea sumelor, mediilor si a altor totaluri pe grupe de inregistrari.

a)
Actionati butonul Totals (  ) din bara cu instrumente de lucru sau comandaTotals
din meniul View. Ca effect, in grila QBE va apare un rind nou, Totals.
b) In rindul Total, in celula in care doriti un total, actionati sageata descendenta si
selectati tipul de total dorit, avand grija ca pentru acel tip de total datele sa aiba
semnificatie si/sau sa aplicati o functie de grupare (GroupBy) in celelalte coloane
corespunzatoare.

Sa presupunem ca avem urmatoarea problema:

Determinati cheltuielile salariale pe functii.
Rezolvare:
 Se duce linia de total
 Se lasa optiunea Group by pentru campul dupa care dorim asa facem gruparea
(campul functie);
 Se alege functia dorita pentru campul care contine valorile dorite a fi agregate.

48
 

Rezultatul:

Laborator 4.1

1.Deschideti baza de date Societate.

2.Afisati angajatii in ordine crescatoare a numelui,prenumelui si functiei;
3.Afisati angajatii care lucreaza ca vanzatori. Se vor afisa; numele, prenumele si data
angajarii.
4.Afisati angajatii care au functia de vanzator in departamentul marketing;
5.Ce functie, ce department sip e ce data a fost angajat Roman Valeriu;
6.Determinati cheltuielile salariale pe department;
7.Determinati cheltuielile salariale pe functii;
8.Determinati salariul maxim din societate;
9.Determinati salariul minim din societate;
10.Determinati salariul mediu din Societate;
11.Afisati angajatii cu un venit mai mic decit salariul minim pe economie (700000)

12.Afisati numele si prenumele celor care au fost angajati dupa 01.01.2006.

Laborator 4.2.
1.Deschideti baza de date Exercitii. In tabelul “Legaturi” exista o serie de date.
Pe baza acestor date raspundeti la urmatoarele intrebari;
2.Care sunt persoanele care nu traiesc in Romania?(afisati nume, prenume, orasul si
data nasterii).
3.Afisati lista persoanelor impreuna cu poreclele lor.
4.Care sunt persoanele nascute intre 1950 si 1960?
5.Care sunt telefoanele la care raspund directorii din Bucuresti si Brasov.
6.Afisati persoanele casatorite impreuna cu numele sotilor.
7.Inchideti baza de date EXERCITII

Stabilirea legaturilor intr-un query

Pentru a putea lucra cu date din mai multe tabele, tabelele respective trebuiesc
corelate (asociate). Corelatiile au rolul de a grupa laolalta datele asociate. De exemplu
daca incercati sa rulati o interogare pe doua tabele necorelate, veti obtine un talmes
balmes de date fara nici o semnificatie. In schimb atunci cand creati o corelatie intre cele
doua tabele interogarea va fi mult mai selectiva la includerea inregistrarilor in rezultat.
Corelarera intre cele doua tabele se face dupa doua campuri care sunt de acelasi tip.

49
 Pentru a realiza corelarea a doua tabele intr-un query procedati astfel:

aduceti cele doua tabele in sectiunea pentru tabele din query

stabiliti cele doua campuri dupa care se face corelarea;

selectati unul dintre campuri si cu mouse-ul trageti-l peste cel de al doilea camp din
cealalalt tabel

semnul de corelatie intre

cele doua tabele dupa
cele doua campuri

Inturarea legaturilor dintr-un query

Pentru a inlatura legatura dintre cele doua tabele se procedeaza astfel:
 clic dreapta pe corelatia (legatura) dintre cele doua tabele;
 se apsa tasta Del;

Laborator 4.3

1.
Deschideti baza de date Societate.
2. Afisati produsele, categoria din care face parte fiecare produs, pretul produsului;
3. Afisati furnizorii pentru fiecare produs:
4. Afisati angajatii si departamentele unde lucreaza;
5. Afisati clientii si produsele care au fost vandute;
6. Ce angajati au incheiat contracte si la cde data?
7. Determinati cheltuielile salariale pe fiecare department detaliate pe fiecare functie
din departamentul respective;
8.
Inchideti baza de date Societate.

Intrebari recapitulative

1.
Cum creati o interogare de tip selectie cu ajutorul asistentului?
2. Cum create o interogare de tip selectie prin forte proprii?
3. Cum adaugati un table in grila de proiectare?
4. Cum adaugati campuri intr-o interogare?
5. Cum stergeti campuri intr-o interogare?
6. Cum realizati o selectie de inregistrari?
7. Cum realizati sortarea intr-o interogare?
8. Cum se realizeaza valoarea totala?
9. ce inseamna tabele correlate?
10. Cum se coreleaza doua tabele?
11. Cum se inlatura relatia intre doua tabele?
12. Ce sunt interogarile incrucisate?
 Cpitolul 4 Crearea Formularelor (Machetelor)

CUPRINS
 Introducere
 Functionarea formularului
 Crearea unui formular
 Crearea unui formular cu Form Wizard
 Formular Autoform: Columnar
 Formular Autoform: Tabular
 Formular Autoform: datasheet
 Macheta de tip Graph
 Adaugarea de noi inregistrari
 laborator 5.1
 Crearea unei machete fara Form Wizards
 Adaugarea controalelor
 Modificarea controalelor
 Listarea la imprimanta a machetei
 Laborator 5.2

Obiective
La sfarsitul acestui capitol veti putea sa

 intelegeti m odul de functionare a machetei

 create o machete
 manipulate datele cu machetele
 sa adaugati noi inregistrari
 sa create o machete cu forte proprii

adaugarea controalelor

Introducere

Formularul este un obiect Access destinat in principal introducerii, vizualizarii si

actualizarii datelor dintr-unul sau mai multe tabele.
O macheta, poate fi insa considerata ca o interfata intre utilizator si baza de date.
O macheta este constituita din diferite elemente ce faciliteaza operarea asupra
datelor care rezida intr-un cadru.Elementele care alcatuiesc machete se numesc
controale si pot fi grupate in sectiuni.

Functionarea machetei

Intr-un formular apar doua feluri de informatii:

 de structura prin care se descrie modul cum apare machete (marime, culoare,
amplasare, forma, numarul si tipul sectiunilor, numarul, amplasarea si atributele
controalelor, sursa datelor, etc.);
 datele propriu-zise.
Formularul poate fi considerat recipient pentru obiectele sale.
 Controale legate
Controale atasate unor campuri din table sau interogare. De exemplu: casete pentru
text, casetele pentru liste, casetele combinatie, butoane de optiune.
Atunci cand un astfel de control este selectat, deci cand prin intermediul lui se
introduce sau se modifica date, se spune ca acel control detine focalizarea. La un moment
dat, numai un singur control poate detine focalizarea.
Trecerea focalizarii de la un control la altul se realizeaza prin actionarea mouselui
asupra controlului sau se apasa succesiv tasta TAB pana la controlul vizat.

Controale nelegate
Controale care nu sunt atasate unor campuri, ci sunt atasate insasi machetei
(etichete, cadre, linii).

Controale calculate
Au ca sursa de date o expresie de calcul.

Eveniment
Lucrurile care se petrec cu un obiect sau in cadrul obiectului si acesta recunoaste
aceste lucruri. De exemplu: clicul mouselui, apasarea unei taste, introducerea unei valori
intr-un camp, mutarea pe un alt control, mutarea pe o alta inregistrare.

Crearea unei machete

1.
Actionati eticheta Forms din fereastra Database;
2.
Actionati butonul de comanda New sau executati comanda New din meniul File;
 3.
Apare caseta pentru dialog New Form prin care selectati un tabel sau o
interogare pentru care doriti sa creati formularul si apoi una din metodele de
creare a formularului;

Crearea unei machete cu Form Wizard

Dupa actionarea butonului Form Wizard, din fereastra precedenta aceasta, sau in
Fereastra Database dublu clic pe Create form by using Wizard, va pune diverse
intrebari, sau/si va sugereaza anumite raspunsuri, astfel incat pe baza raspunsurilor date,
el va crea formularul si il va deschide afisand prima inregistrare a tabelului sau a setului
dinamic rezultat.
Deasemenea:
 puteti alege numai anumite campuri din tabel pentru a fi afisate in formular;
 puteti alege un anumit stil de afisare a casetelor si textelor;
 puteti stabili un titlu pentru formular.
In formular, se dispun datele numai pentru cate o inregistrare la un moment dat.

Macheta AutoForm:Columnar
Este o macheta simpla, create automat, prin care se vizualizeaza o singura
inregistrare la un moment dat.
Pentru a viauzaliza alte inregistrari, veti actiona butoanele din partea stanga jos a
machetei.

Macheta AutoForm:Tabular
 In acest tip de macheta, controalele apar pentru fiecare inregistrare pe un singur

rand, avand in partea superioara, pe pozitia antetelor de coloana, numele campurilor.

Astfel, pot fi vizualizate mai multe inregistrari in acelasi timp (Aspect de tabel).

Macheta AutoForm: Datasheet

In acest tip de macheta, fiecare inregistrare apare pe un singur rand, avand in partea
superioara, pe pozitia antetelor de coloana, aspectul machetei fiind asemanator cu al
tabelei.

Macheta de tip Graph

In acest tip de macheta datele sunt vizualizate sub forma grafica. Cu acest asistent
aveti posibilitatea sa selectati diverse tipuri de grafice.

Adaugarea de noi inregistrari

Cu macheta in modul Datasheet View (vizualizare), efectuati urmatorii pasi:

1)
Actionati butonul New din bara de scule- - sau executati subcomanda New
Record a comenzii GOTO din meniul Edit;
2)
Introduceti datele in fiecare caseta pentru text si actionati tasta TAB sau tastele
directionale pentru a trece din camp in camp .
Access salveaza automat continutul inregistrarii curente inainte de a trece la
inregistrarea urmatoare.

Observatie:
 pentru anularea ultimelor modificari dintr-un camp:
- executati comanda Undo/Typing din meniul Edit sau actionati butonul Undo
din bara cu scule- sau
 - executati comanda Undo Current Field sau actionati butonul Undo Current
Field/Record din bara cu scule - ;
pentru anularea intregii inregistrari, va pozitionati pe primul camp al
inregistrarii si :
- executati comanda Undo/Typing din meniul Edit sau actionati butonul Undo
din bara cu scule- ; sau
- executati comanda Undo Current Field din meniul Edit sau actionati butonul
Undo Current Field/Record din bara cu scule - ;

Laborator 5.1
1.
Creati cu ajutorul Wizard-ului un formular pentru tabelul Elevi;
2.
Parcurgeti cu ajutorul formularului toate inregistrarile tabelului Elevi;
3. Actualizati cu ajutorul formularului numarul de absente nemotivate ale elevului Manea
Vasile la 16;
4.
Verificati in tabelul Elevi Numarul de absente nemotivate ele elevului Manea Vasile;
5. Introduceti cu ajutorul formularului un nou elev ;
6.
Verificati daca in tabelul Elevi exista informatiile nou introduse;
7. Creati un formular care sa afiseze urmatoarele informatii:
Nume Elev;
Clasa;
Absente Motivate;
Absente Nemotivate;
8.Puteti introduce o noua inregistrare prin intermediul acestui formular?
9.Creati un formular care va afisa graficul numarului total de absente nemotivate pe
fiecare clasa;

Crearea unui formular fara From Wizard

Dup ace ati parcurs pasii 1,2,3 si 4 de la punctual 1 si ati actionat butonul BlankForm,
apare cadrul machetei in modul Design View.
In acest caz , etapele de creare a machetei constau in:
 adaugarea controalelor;
 legarea controalelor de campurile din tabelul sau interogarea pe
baza caruia create machete;
 stabilirea proprietatilor machetei, sectiunilor si controalelor.

Cadrul pentru proiectarea machetelor

 Dupa cum observati, acesta afiseaza machete impartita in sectiuni despartite prin linie
de separatie.
In acest moment apare numai sectiunea “Detail” – detaliile care contin campurile
inregistrarilor. La vizualizare aceasta sectiune va fi repetata pentru fiecare inregistrare.

Optional pot apare si sectiunile:

 antetul de formular – apare o singura data, in partea superioara a
formularului;
 antetul de pagina – care apare in partea superioara a fiecarei pagini a
formularului tiparit;
 subsolul de pagina – care apare in partea inferioara a fiecarei pagini a
formularului tiparit;
 subsolul de formular – care apare o singura data, in partea inferioara a
formularului.
Aceste optiuni pot apare daca executati comenzile Page header Footer si
respective Form Header Footer din meniul View.

Adaugarea controalelor
 Principalul instrument de lucru, devine din acest moment, caseta cu scule, activate de

butonul - , daca cumva nu a fost activate automat de catre Access. Aceasta

caseta cu scule detine toate tuipurile de controale care se pot adauga unui formular.

Tabelul tipurilor de controale

Tip de control
Eticheta
caseta pentru text
caseta de control
buton de optiune
caseta pentru grup
caseta pentru lista
caseta combinata
buton de comanda
cadru pentru obiecte legate
cadru pentru obiecte nelegate aloca in machete spatiu pentru obiecte nelegate
Functie
afiseaza un text care poate fi mesaj, titlu, nume de
control
zona in care sunt afisate/vizualizate campurile
indica o conditie
permite alegerea din mai multe optiuni
grupeaza mai multe controale cu aceeasi functie
afiseaza o lista de valori
afiseaza o caseta care poate fi extinsa intr-o lista
executa o comanda asignata
aloca in formular spatiu pentru obiecte legate

Tabelul butoanelor cutiei cu scule

Buton Functie
Selecteaza controalele
Genereaza etichete
Genereaza caseta pentru text
Genereaza caseta combinata
Genereaza buton de comutare
Genereaza caseta de grup
Genereaza buton de comanda
Genereazacaseta pentru lista
Genereaza buton de optiune
Genereaza cadru pentru obiect legat
Genereaza cadru pentru obiect nelegat
Genereaza cadru pentru obiect legat caseta de control
Diagrama
Genereaza un subformular/subraport
Genereaza linie
Genereaza dreptunghi
Genereaza salt la pagina noua
Determina activarea Wizards-urilor
Genereaza mai multe controale de acelasi tip

Exemplu
In exemplu de mai jos s-au folosit inafara de controalele implicite ale campurilor din
tabel, alte doua tipuri de controale: caseta pentru lista, pentru afisarea categoriilor de
produe. Si caseta conbinata pentru afisareafurnizorilor.

Modificarea unui formular prin adaugarea altor tipuri de controale

Pentru adaugarea unei casete-liste intr-un formular:

(Formularul trebuie deschis in modul Proiectare (Desing View) )

1.
Executati clic pe butonul List Box din caseta cu instrumente de lucru-
2.
Sageata mousului va capata forma unui semn “plus” (+), si va include pictograma
List Box, atunci cand o deplasati in zona de lucru. (Butonul mousului nu se apasa in
acest timp)
3. Cand ajungeti in zona unde doriti sa plasati caseta, apasati butonul stang al mousului
si cu el apasat trageti astfel incat punctul din care incepeti sa reprezinte coltul din
stanga sus si va deplasati pe diagonala;
4.
Se declansaza List Box Wizard daca wste actiavt wizardul. Acesta se activeaza daca
nu e activate cu un clic pe butonul Control Wizards din cutia cu scule.
- in prima fereastra selectati modul cum vor fi obtinute datele pentru caseta
■ preluate dintr-un tabel
sau
■ tastate de dvs.

Functie de aceste optiuni pasii care urmeaza sunt diferiti.

 Daca selectati prima optiune:
-in a doua fereastra, selectati tabelul care va furniza datele pentru caseta lista (v.fig.
de mai jos)

-in urmatoarea fereastra selectati coloanele casetei-lista obtinute dintre coloanele

tabelului care furnizeaza datele

-mai departe puteti redimensiona coloanele care apar in caseta-lista si veti stabili care
dintre coloanelor din caseta furnizeaza valoarea in campul formularului;
 -in urmatoarea fereastra veti hotari ce camp din macheta va primi acea valoare:

- in ultima fereastra puteti acorda o eticheta casetei.

Pentru a introduce/vizualiza datele, treceti in mod From View prin actionarea

butonului From View din baza cu instrumente de lucru - -, sau executati comanda
From din meniul View. In cazul in care caseta-lista are mai putine randuri decat valorile din
tabelul care furnizeaza datele, ea va apare cu o bara de defilare in partea dreapta (v.fig.de
mai jos).Daca nu doriti sa apara baza de defilare, treceti in mod Design si mariti caseta-
lista prin selectarea ei si tragerea punctelor de control laterale sau din colturi.

Daca selectati a doua optiune, pasii sunt asemanatori, dar datele care apar in
caseta le veti introduce dvs.
Pentru adaugarea unei casete-combinate intr-un formular:

Executati pasii de la adaugarea unei casete-lista cu exceptia butonului din baza cu

instrumente care este butonul pentru „combo-box”- -,iar in modul From View,
caseta combinata apare cu o sageata derulatoare pe care trebuie sa actionati pentru a
vizualiza valorile si de unde veti selecta o anumita valoare.
 Modificarea controalelor
● Puteti modifica un formular prin adaugarea de controale;
● Puteti muta, redimensiona, sterge controalele;
Pentru a redimensiona, sterge sau muta controalele mai intai acestea trebuiesc
selectate. Selectia se face cu mouseul facand clic pe controlul care urmeaza sa fie
modificat.

Se pot face urmatoarele operatii:

- Mutarea controlului sau a etichetei:Deplasati mouseul pe marginea
controlului pana cand pointerul mouselui devine o mana deschisa si tinand nouseul
apasat deplasati controlul in locul in care doriti;
- Mutare tex box sau eticheta in mod independent: Deplasati mouseul in
coltul din drepata sus al controlului pana cand mouseul devine o mana cu deget
aratator si cu nouseul apasat mutati controlul in noua pozitie;
- Redimensionare Control: Deplasati mouseul pe una din marginile de
modificare ale controlului pana cand pointerul mous devine o sageata dubla,
moment in care cu mouseul apasat puteti redimensiona controlul.
- Stergere control: Selectati controlul si apoi apasati tasta Del.
- Copie a unui control cu tot cu eticheta: Se selecteaza controlul, se
apasa CTRL-C , apoi CTRL-V;
- Selectare grup controale adiacente: Clic in afara grupului de controale
si faceti drag peste grupul de controale adiacente;
- Selectare controale neadiacente: Selectati controalele dorite tinand
tasts SHIFT apasata;
- Schimbarea spatiului intre controale: Selectati controalele, alegeti
Horizontal Spacing sau Vertical Spacing din Format, alegeti Increase/Decrease
sau Make Equal;

Listarea la imprimanta a unei machete

Un formular poate fi listat la imprimanta astfel:

- In modul de vizualizare Datasheet View apasati butonul Print sau alegeti comanda
Print din meniul File.

Subformulare

Subformulare: Ce sunt si cum lucreaza.

Un subformular este o forma in interiorul unui formular. Primul formular este numit
formular principal (main form), si formularul din interiorul lui este numit subformular.
Combinatia formular/subformular este deseori referita ca o relatie parinte/copil.
Subformularele sunt utile atunci cand doriti sa afisati informatii din tabele sau
interogari cu relatii de unu la mai multi (one-to-many).De exemplu puteti realiza un formular
cu subformular pentru a afisa datele din tabelele Categorii si Produse. Datele din tabela
Categorii reprezinta partea ”öne”a relatiei. Datele din tabela Produse reprezinta partea
„many”a relatiei – fiecare categorie poate avea mai mult de un produs.
Formularul principal si subformularul sunt legate astfel incat subformularul va afisa
numai acele inregistrari inrudite cu inregistrarea din formularul principal. De exemplu, cand
formularul principal afiseaza categoria Beverages, subformularul afiseaza numai acele
produse care fac parte din categoria Beverages.
Un formular principal poate avea oricat de multe subformulare. Puteti avea un
Formular principal care contine un subformular care la randul lui poate contine un alt
formular. Exemplu: puteti avea un formular principal ce afiseaza clientii, un subformular ce
afiseaza contractile si un alt subformular ce afiseaza detalii contracte.

Creare forma si subforma in acelasi timp.

Pentru a crea o forma si o subforma in acelasi timp trebuie sa realizati o serie de pasi,
dar inainte de a trece la realizarea acestor pasi verificati daca ati setat corect relatiile dintre
cele doua tabele (trebuie sa avem o relatie de one-to-many).
1.
Apasati pe butonul New din Database window toolbar.
2.
Din cutia de dialog New Form, dublu-clic pe Form Wizard.
3.
In prima casuta de dialog selectati tabela sau interogarea din lista. De exemplu,
pentru a crea a forma ce afiseaza produsele pentru fiecare categorie, selectati
tabela Categorii (partea ”öne” a relatiei „öne-to-many”). Dublu-clic pe campurile ce
doriti sa le includeti din tabela sau interogare.
4.
In aceeasi casuta de dialog wizard,selectati alta tabela sau interogare. Folosind
acelasi exemplu,selectati tabela Produse (partea „many”a relatiei ”öne-to-„many”).

Nota: Nu conteaza care tabela sau interogare o alegeti prima.

Dublu-clic pe campurile pe care doriti sa includeti in formular.
5.
Cand apasati pe butonul Next daca ati setat correct relatia dintre cele doua tabele
inainte de a porni Vrajitorul, vrajitorul va va intreba care tabela sau interogare doriti sa
o vizualizati. Folosind acelasi exemplu, clic pe By Categorii. Aceasta reprezinta
formularul principal (main form).
6.
In aceeasi cutie de dialog a vrajitoului, selectati optiunea From With Subform(s).
7.
Urmati optiunile date de vrejitor si cand apasati pe Finish, Microsoft Access va crea
doua formulare, una pentru formularul principal alta pentru subfomular.
8.
Salvati formularul cu numele de FormCategorieProduse

Sa presupunem ca avem baza de date Eminescu in care avem tabelele Elevi

si Diriginti astfel:
si dorim sa cream un formular cu ajutorul asistentului care sa contina campurile Nume
Diriginte, Clasa, Cod Diriginte din tabelul diriginti si Nume Elev, DataNasterii, si Cod
Diriginte din tabelul elevi.
P1. In fereastra baza de date EMINESCU selectati eticheta Forms si dublu clic pe Create
form by using wizard;

P2. In fereastra Form Wizard din zona Tables/Queries folosind butonul drop down selectati
tabelul diriginti iar din zona Available Fields (campuri disponibile) in care vor fi afisate
toate campurile acestui tabel, selectati campurile dorite in formular si transferatile in zona
Selected Fields (campuri selectate folosind butoanele: , , , .
P3. In aceiasi fereastra repetati pasul P2 si transferati in zona Selectid Filds si campurle
Nume Elev, Data Nasterii, CodDiriginte din tabelul diriginti si clic pe butonul Next.

P4. Alegeti modul in care doriti sa vizualizati datele si selectati optiunea Form with
subform, daca doriti sa create un formular cu subformular in acelasi timp si clic pe butonul
Next.
P5. Alegeti un model de formular: Tabular, Datasheet, Pivot table si clic pe butonul Next;

P6. Alegeti un stil de formular si clic pe butonul Next:

P7. Alegeti nume pentru formularul si subformularul creat si selectati optiunea Open the
form to view or enter information daca doriti ca formularul si subformularul sa se deschida
in modul vizualizare sau selectati optiunea Modify the form’s design daca doriti ca obiectul
(formularul cu subformularul) sa se deschida in modul proiectare pentru a face modificari
asupra acestora. De obicei acesta se deschide in modul vizualizare si cind se doreste sa
se faca modificari se trece in modul proiectare folosinduse butonul

P8. Clic pe butonul Finish.

Se obtine o fereastra mai mare care este de fapt formularul (diriginti) si in interiorul
acesteia o fereastra mai mica (elevi) care este de fapt subformularul elevi.

Cind in formular se afiseaza inregistrarea 2 (clasa a-X-a, diriginte Craciun Eugen, Cod
Diriginte 20) in subformular sunt afisati doar elevii de la clasa a -X-a, adica Cod Diriginte
20, deoarece intre date exista legaturi logice.
Realizarea formularului cu formularul in acelasi timp se poate realiza doar daca intre cele
doaua tabele exista relatia “unu la mai multi”.
Se poate crea un formular in interiorul altui formular folosind butoanele din bara cu unelte
din modul proiectare.

Alta metoda de creare a unui subformular:

Putem crea mai intai formularul principal apoi subformularul. Formularul principal si
subformularul apar ca doua formulare distincte. Dupa ce aceste doua formulare au fost
create putem sa aducem subformularul in formularul principal.

Pentru aceasta trebuie sa respectam o serie de pasi:

4.
Cream formularul principal Categorii;
5.
Cream subformularul Produse;
6.
Ne asiguram ca butonul Control Wizards sa fie
activ;
7.
In modul Design al formularului Categorii trebuie
sa adaugam un control numit SubForm/SubReport.
8. Dupa ce am adus acest control pe formularul
principal Categorii observati ca s-a activat vrajitorul.
9. Urmati pasii din vrajitor.

Adaugarea de inregistrari cu ajutorul formularului principal.

Se pot folosi formularele si subformularele pentru a introduce date. Cand folositi un

formular cu un subformular pentru a introduce noi inregistrari, Microsoft Access salveaza
inregistrarea curenta din formularul principal atunci cand introducem date in subformular.
Aceasta operatie asigura ca inregistrarile din tabela ”many” vor avea o singura inregistrare
in tabela ”öne” a relatiei Microsoft Access salveaza automat si datele introduse in
subformular.
Laborator 5.2
1.
Creati un formular prin forte proprii pentru introducerea
angajatilor.
2.
Salvati formularul cu numele Introducere Angajati.
3.
Formatati controalele formularului Introducere Angajati ca in
exemplul de mai jos.

4.
Creati o macheta numita Cautare Angajati care are ca scop
cautarea angajatilor dupa cod.

5. Creati cu ajutorul Wizard-ului un formular cu un subformular ca

in exemplu de mai jos.
 6. Sa se introduca un nou angajat pentru departamentul
Contabilitate din localitatea Brasov.
7. Verificati daca noul angajat se afla in tabelul Angajati.
8.
Sa se creeze un formular cu un subformular astfel:

in formularul principal sa se afiseze denumirea sectiilor

in subformular sa se afiseze numele angajatilor pe functii
9. Salvati formularul cu numele Angajati pe functii.
 Crearea rapoartelor

Cuprins:
 Introducere
 Creare raport
 creare raport cu ajutorul asistentului (wizard)
 Creare raport prin forte proprii
 Modificarea rapoartelor
 Crearea etichetelor de corespondenta
 Crearea graficelor
 Tiparirea raportului si a graficului

Obiective
La sfarsitul acestui capitol veti putea sa:
 create un raport
 create un raport cu ajutorul asistentului pentru creare rapoarte-Report
Wizard;
 create un raport prin forte proprii;
 modificati un raport
 create etichete de corespondenta
 create grafice cu ajutorul raportului
 tiparirea raportului si a graficului

Introducere
Raportul este un obiect al abzei de date Access utilizat pentru prezentarea datelor
dintr-unul sau mai multe tabele si a unor rezultate obtinute prin prelucrarea datelor (totaluri,
subtotaluri, medii, etc.). Optional, pot fi atasate si prezentari gerafice, numite diagrame.

ca si la formulare, un raport este alcatuit din doua tipuri de informatii:

 de structura
 datele propriu-zise

Caracteristici ale rapoartelor care le diferentiaza de formulare:

 sunt unidirectionale (permit numai extragerea datelor);
 permit gruparea si totalizarea datelor (cu total pe subgrupa/grupa si total general,
eventual cu procentaje fata de total general);
 dau o imagine de ansamblu a datelor

Craerea unui raport

Pasii:
1.
Acvtionati eticheta Report din fereastra Database
2.
Actionati butonul New
3.
In caseta de dialog care apare, New Report, optionati pentru tipul raportului
 Optiunile AutoReportColumnar si tabular, sunt asemanatoare cu metoda de creare a
formularelor cu acelasi aspect – tabular sau o inregistrare pe coloana.
Optiunile wizard, va asista in crearea celorlalte tipuri de rapoarte. Este o metoda mai
usoara si mai rapida, “vrajitorul” ghidandu-va si sugerandu-va anumite solutii;

Crearea unui raport cu ajutorul Wizard-ului

In caseta de dialog, Report Wizard, selectati tableul sau interogarea pentru care doriti
sa create un raport, si selectati din lista campurilor acele coloane care vreti sa apara in
raport.

Urmati indicatiile si dati raspunsurile corespunzatoare asistentului:

■ selectati coloana dupa care se fac grupari
■ alegeti campurile dupa care doriti sortarea datelor, si prin butonul Summary
Options stability tipurile de calcule (suma, medie aritmetica, etc)

■ dupa care se va afisa caseta de optiuni pentru aspectul raportului:

 De asemenea innainte de sfarsit veti avea posibilitatea sa definiti o formatare pentru
textul care apare in raport si un titlu

Crearea unui raport prin forte proprii

Pentru crearea unui raport fara asistent, va trebui sa procedati in mod asemanator
crearii formularelor in modul Design View. Din aceasta cauza vom prezenta numai
diferentele.

Componentele unui raport

Un raport este impartit in sectiuni, fiecare sectiune apare o singura data in modul
Design View. Atunci cand raportul este tiparit, sectiunile sunt repetate pana cand datele din
raport sunt epuizate.
In sectiuni sunt amplasate controale, folosite pentru precizarea datelor tiparite in
cadrul raportului, cfat si a pozitiei si formei acestora.

Elementele raportului
 antet de raport
 antet de pagina
 antet de grup
 detalii de grup
 subsol de grup
 subsol de pagina
 subsol de raport

orice combinatie a acestora fiind posibila. In antete plasati etichetele cu numele

campurilor care furnizeaza datele, in partea de detaliu plasati datele propiu-zise, iar in
subsoluri totaluri, medii sau procentaje efectuate pe datele din grup.

Pentru adaugarea antetelor si a subsolurilor respective executati comenzile Page

Header/Footer sau Report Header/Footer din mediul Format. (Nu este obligatoriu ca
un raport sa contina toate sectiunile).

Salt pagina: este un control special care determina salt la o pagina noua.
Pentru acrea un astfel de control, selectati pictograma corespunzatoare din bara cu
instrumente de lucru si o puneti in raport in locul in care doriti salt la pagina noua.

De asemenea saltul la pagina noua este declansat automat de propietatea

ForceNewPage a unei sectiuni inaintea (BerforeSection) sau dupa (AfterSection ) tiparirea
acesteia.

Modificarea rapoartelor
Forma unui raport poate fi modificata in mai multe feluri: puteti modifica obiecte in
diferite locuri, le puteti redimensiona, puteti adauga etichete si prevede atribute de texte.

Ca sa modificati un raport, urmati pasii:

1. Deschideti baza de date si alegeti butonul Report din fereastra Database.

2. Selectari raportul pe care intentionati sa-l modificati si alegeti butonul Desing din
fereastra Database. Raportul este afisat si poate fi modificat precum un formular.

Precum a manipula un control , intai selectari, apoi aplicati toate tipurile de

modificari care le-ati intalnit la modificarea controalelor de la machete.
(deplasare, adaugarea de etichete, stergerea de etichete sau mutarea
etichetelor, configurarea textelor). Vazi modificarea controalelor la Machete.

Crearea etichetelor de corespondenta.

 Etichetele de corespondenta sunt de mai multe marimi si tipuri , concepute
pentru imprimantele cu dispozitive pentru tractarea hartiei perforate sau concepute
pentru coli care se tiparesc pe imprimantele laser.
Wizard-ul va cere sa specificati de unde se ia datele cum sa fie ordonate pe
eticheta, dvs. formand textul dupa preferinte.

Completati in caseta pentru dialog, modul cum vreti sa apara pe etichete

campurile din tabel, folosindu-va in acest scop de tastatura.

Crearea graficelor

Graficele ofera informatii vizuale si sunt extrem de utile persoanelor care nu au

timp pentru citirea unui raport.
Se recomanda ca inaintea de realizarea unui asemenea grafic sa realizati
raportul pe baza caruia creati graficul, iar raportul, in mod obisnuit, se realizeaza pe
baza unei interogari care sa obtina un set dinamic rezultat, cu date care se
preteaza la obtiunea unui grafic . Dupa ce ati verificat faptul ca interogarea da
rezulate pe care le-ati dorit, treceti la graficul care se bazeaza pe aceste date.

Pasul 1: crearea cererii.

Urmati pasii recomandati la crearea unei interogari.
Aplicati in grila QBE criteriile de selectare si grupati datele dupa necesitati,
actionand butonul Totals din bara cu instrumente de lucru sau executati cimanda
Totals din meniul View.
 Pasul 2: Crearea raportului.
1.
Actionati eticheta Report si apoi butonul New din fereastra Database.
2.
Dublu clic pe Create Report by using Wizard;
3.
Din zona Tables/Queries selectati interogarea create anterior. In zona Available
Fields vor fi afisate toate campurile acestei interogari. Le transferati in zona
Selected Fields folosind butonul si clic pe Next;
4.
Puteti grupa datele dupa campul denumire sectie (dar nu sunteti obligate) si clic pe
Next;
5.
Puteti sorta datele daca doriti si clic pe Next;
6.
Alegeti un model de raport, orientarea in pagina si clic pe Next;
7.
Alegeti un stil de raport si clic pe Next;
8.
Tastati numele sub care doriti sa salvati raportul si clic pe butonul Finish.

Cand raportul a fost terminat, verificati daca totalurile sunt corecte.

 Pasul 3: Adaugarea unui grafic

1. Treceti raportul in mod Design.

2. Derulati in jos fereastra Raport, astfel incat sa aveti un spatiu de 6-7 cm. sub
sectiunea Footer.
 3.
Executati clic pe butonul graph din caseta cu instrumente de lucru si deplasati butonul
in zona care va contine graficul. Conferiti-i inaltimea de cinci cm. si lungimea de
15cm. Cand ati terminat, va aparea o ceseta de dialog.

4. In sectiunea View a casetei de dialog, actionati pe butonul Queries, apoi alegeti

cererea pe care vreti sa se bazeze graficul si selectati Next.

5. In urmatoarea caseta, selectati campul pentru grafic si din nou Next.

6. Urmatoarea caseta va intreaba daca sa lege graficul de datele existente; alegeti No,
ceea ce va insemna ca graficul nu se va schimba daca datele din tabel se schimba.

7. Alegeti butonul care sa identifice ce functie de agregare se va aplica setului de date

(grupurilor daca le-ati grupat), si actionati Finish.

Puteti alege Prin Preview din meniul File, ca sa vedeti raportul cu grafic.

Pas.4:Editarea graficului
Daca doriti sa modificati graficul, treceti in modul Design, ceea ce va determina
activarea unui program modular care va permite sa adaugati etichete sau titluri, sau chiar
sa modificati tipul de grafic din meniu.

Ca sa reveniti in Access, alegeti Exit and Return to Microsoft Access din meniul File.

Tiparirea raportului si a graficului

Utilizati comanda Prin din meniul File sau butonul Print din bara cu instrumente de
lucru, iar in caseta pentru dialog care apare, confirugati optiunile dorite.
 Laborator 6.1.

1. Prezentati angajatii firmei inpreuna cu numele departamentului in care

lucreaza;

2. Listati angajatii pe departamente si afisati media salariului pe

department.

3. Creati un raport ce prezinta vanzarile de produse pe categorii. De

asemenea raportul prezinta totalul vanzarilor pe produse cat si total general
vanzari dupa cum este prezentat in figura urmatoare.

Pas.1. Creati o interogare in care sa afisati numele categoriei, numele produsului si

creati un camp calculat numit Total dupa urmatoarea formula: Total:[Contracte]!
[Cantitate]*[Produse]![Pret];

Pas.2. Rulati interogarea pentru a verifica setul de inregistrari returnat.

Pas.3. Salvati interogarea cu numele TotalVanzari.
Pas.3. Creati cu ajutorul wizard-ului un raport in care specificati ca sursa a raportului
interogarea Total Vanzari.
Pas.4. Deschideti raportul in modul Design View
Pas.5. Apasati butonul Sorting and Grouping pentru a stabili un nivel de grupare a
inregistrarilor dupa numele categoriei.
Pas.6.Vizualizati continutul raportului.
Pas.7. Comutati raportul in modul de vizualizare Design View.
Pas.8. In sectiunea numita Denumire Footer introduceti un control de tip tex box
astfel:
Pas.9. Vizualizati continutul raportului.
Pas.10. Comutati raportul in modul de vizualizare Design View.
Pas.11. In sectiunea numita Raport Footer introduceti un control de tip text box astfel:
Pas.12. Vizualizati continutul raportului.

4.Ce reprezinta argumentul Total in cele doua formule aplicate in raportul de mai sus?
 Capitol 6 – Optimizarea lucrului

 Cuprins
 Indecisi
 Folosirea datelor in comun cu alte baze de date
 Exportul datelor
 Laborator 6.2
 Importul datelor
 Laborator 6.3

Atasarea datelor

Obiective

La sfarsitul acestui modul veti fi capabili sa:

- folositi indecisi pentru optimizarea lucrului cu baze de date;
- corelati tabele;
- sa exportati date in alte aplicatii;
- sa importati date din alte aplicatii;
- sa atasati date din alte tabele prin importare, linkeditare

Indecisi

Indexul pentru un obiect al bazei de date, creat pentru un tabel, care ajuta la
regasirea rapida a anumitor inregistrari necesare in mod frecvent. Un index se poate crea
pentru un camp sau mai multe campuri.

Access creaza automat index pentru campul care a fost definit cheie primara.

Pentru a crea alti indecisi aceluiasi tabel puteti folosi doua metode:
a) tilizati foaia pentru proprietati si marcati proprietatea Indexed cu Yes;
b) executati comanda Indexes din meniul View, sau actionati butonul Indexes din
baza cu scule, ( ) In acest caz, Access va afisa fereastra Indexes.
Valorile permise de aceasta proprietate pot fi:
 No – campul nu se indexeaza (implicit);
 Yes (Duplicates ok) – campul admite valori duplicate si pentru
el se creaza index (de exemplu campul Nume);
 Yes (NoDuplicates) – campul nu va admite valori duplicate si
pentru el se creaza un index.

Pentru crearea unui index pe mai multe campuri(compus) – pasi -:

1. In fereastra Index, in coloana Index Name, introduceti un nume pentru
index, care poate fi al unuia din campurile care formeaza indexul, sau un alt
nume convenabil dvs.
2. In coloana Field Name selectati primul camp, sau introduceti numele
lui;
3. In coloana Sort Order alegeti sensul de sortare;
4. Continuati cu introducerea celorlalte nume de campuri pe
randurile urmatoare ale coloanei Field Name (maxim 10 campuri);
Access va considere primul index pana la aparitia altui nume de index.
 Pentru stergerea unui index simplu:modificati proprietatea Indexed in No pentru campul care
constituia subiect pentru index.
Pentru stergerea unui index pe mai multe campuri(compus): selectati randurile care
constituie indexul compus in fereastra Indexes, si actionati tasta Delete sau actionati butonul
drept al mouseului drept al mouseului si din optiunile care apar in fereastra selectati Delete Row.

Folosirea datelor in comun cu alte baze de date

Exportul datelor

Atunci cand datele dintr-un tabel Access le transpuneti intr-un format ce poate fi
utilizat de un alt sistem de gestiune baze de date(BASE, FoxPro , Paradox, Lotus,
Excel , etc )se spune ca realizati un export de date.

Pentru aceasta:
1.

Cu fereastra Database deschisa, selectati tabelul pe care doriti sa-l exportati,

executati comanda Save As…/ Export…din meniul File;
2.

In fereastra Save Table…In, alegeti formatul destinatie,in caseta tipurilor de

fisiere;
3.
A
ctionati butonul Export.
Fisierul destinatie este creat in formatul corespunzator.

Laborator 6.2
1.
E
xportati datele din tabelul Test, intr-o foaie de calcul Excel.

Importul datelor

Atunci cand dintr-un alt sistem de gestiune baze de date, transpuneti date, intr-un
format Access se spune ca realizati un import de date.

Pentru aceasta:
1.

Cu fereastra Database deschisa,executati comanda ‘’Get External Data…

Import’’din meniul File;
2.

In fereastra Import alegeti tipul fisierului pe care il importati si calea,apoi:

3.

Actionati buttoned Import;

Se declanseaza un asistent, prin care puteti stabili atribute specifice pentru
datele importante.

Laborator 6.3

1.Importati datele dintr-o foaie de calcul Excell intr-un tabel Access (Folositi
 rezultatul de la exercitiul de mai sus.)

Atasarea datelor

Pentru a utiliza un fisier extern de date ca si cum ar fi al propriei baze, puteti sa-l
atasati. Pentru aceasta :
1. Alegeti comanda Get External Data …Link;
2. Selectati baza de date sau fisierul pe care doriti sa-l atasati;

Numele tabelului atasat va apare in lista tabelelor bazei curente prefixat cu o

sageata.
El poate fi utilizat acum ca si propriile tabele, orice modificare facuta in el din baza
curenta sau sursa fiind vizibila.
Modificarile de structura ale acestui tip de model, nu sunt admise dar orice
modificare de structura efectuata in baza de unde provine este activa si in cea curenta.
.