Sisteme de tip ERP - Enterprise Resource Planning

Introducere
Un ERP este un sistem software complex multi-modular care
integrează procesele economice ale întreprinderii cu scopul
optimizării şi creşterii eficienţei acestora. Din punctul de vedere
al funcţionalitătilor, un software ERP acoperă următoarele
domenii de interes ale unei afaceri:
• planificarea producţiei
• gestiunea achiziţiilor
• gestiunea stocurilor
• interacţiunea cu furnizorii
• gestiunea relaţiilor cu clienţii
• urmărirea comenzilor
• gestiunea financiară
• gestiunea resurselor umane

Pornind de la premisa că întregul este mai mult decât suma

părţilor, un ERP realizează integrarea şi sincronizarea funcţiunilor
întreprinderii. Este un excelent mijloc de integrare si ordonare a
informaţiei, fluidizând schimbul de date între departamente.
Schimbările tot mai rapide din mediul de afaceri şi creşterea
în complexitate a activităţilor din cadrul unei companii necesită o
adaptare permanentă, într-un ritm alert, care adeseori pune la
încercare capacităţile de efort şi analiză ale factorului uman.
Sistemele ERP au fost create ca soluţie la aceste provocări,
fiind capabile să proceseze un volum foarte mare de date şi
informaţii agregate în scopul optimizării şi eficientizării
proceselor. Scopul ERP este să asigure transparenţa datelor în
cadrul unei organizaţii şi să faciliteze accesul la orice tip de
informaţie utilă în desfăşurarea activităţii.

Istoric
Istoria sistemelor ERP datează din anii 1960 cand acest tip
de aplicaţie software era folosit cu preponderenţă pentru
asistarea procesului de producţie. Primul produs de acest tip a
fost MRP (Material Resource Planning) in 1975. Acesta a fost
urmat de o versiune mai avansata, si anume MRP2, care este
acronimul pentru “Manufacturing Resource Planning”.
 Deşi utile in activitatea de producţie, aceste aplicaţii nu işi
extindeau functionalităţile şi spre alte zone de interes pentru o
întreprindere precum contabilitate, resurse umane, vânzări.
Incepand cu anii ’90 sistemele ERP au început să ia forma
aplicaţiilor actuale, insa opinia majoritara este ca sistemele ERP
au existat inca din ani ’60 sub forma sistemelor de tip MRP1 si
MRP2. Mail mult, MRP2 este considerat mai mult un ERP, cu
exceptia imposibilitatii acestuia de a oferi acea coordonare si
integrare intre diverse departamente. Din acest motiv, se
considera ca ERP-ul actual a luat fiinţă în momentul în care
informaţiile au putut fi centralizate într-o platformă comună şi
funcţionalităţile sale au fost integrate.
Astăzi, sistemele ERP fac un nou pas in dezvoltarea lor prin
utilizarea internetului pentru eficientizarea funcţionalităţilor.
Clienţii de la mii de kilometri distantă pot avea acces la stadiul
propriei comenzi sau la stocurile companiei furnizoare prin
integrarea facilităţilor ERP cu aplicaţiile WEB.

Caracteristici
ERP este un sistem vast de planificare a resurselor
companiei cu functionalitati suplimentare extrem de evoluate si
de performante.
Caracteristici principale:
• Organizeaza procesele si activitatile de afaceri punand la
dispozitie informatii rapide, concrete si concise.
• Are abilitatea de a se adapta rapid la schimbarile
permanente ale mediului comercial cu intreruperi minime
ale activitatilor companiei.
• Ofera o interfata de utilizare moderna care va creste
productivitatea prin scutirea timpului de lucru aferent
operarii.
• Va sprijini luarea deciziilor manageriale pe baze unor
informatii inteligente oferite in timp real.
• Prin achizitia unui ERP, investiti in instrumente inovatoare,
usor de folosit, adoptati tehnici de afaceri moderne si
imbunatatiti randamentul afacerii.
• Prin utilizarea unui ERP ramaneti in top intr-un mediu de
afaceri competitional si mereu schimbator.
• Compania dumneavoastra va avea de castigat prin
utilizarea aplicatiei, scutind resurse si timp si reducand
costurile.

2
 • Cu ajutorul unui ERP puteti obtine rezultate masurabile:
atributiile dumneavoastra sunt indeplinite cu minim 40%
mai repede decat timpul necesar altor sisteme.
• Activitatile vor fi executate intr-un mod mai rapid si mai
linistit ca rezultat al utilizarii interfetei usor de accesat,
mecanismelor incorporate pentru planificarea activitatilor si
pentru functionalitatea si controlul fluxului de lucru.
• Informatia va fi prezentata intr-un format gata de utilizat,
conform necesitatilor personalului care utilizeaza aplicatia.
Solutia ERP inglobeaza de asemenea si scenarii de business
intelligence gata de utilizat. Prin urmare, si aspectele
problematice dar si posibilitatile de dezvoltare vor fi mai
usor de identificat si de actionat asupra lor.
• Activitatea dumneavoastra comerciala va dobandi
flexibilitatea si energia necesara in vederea utilizarii pe
deplin a activitatii si va creste.
• Comunicarea intre companie si clienti va deveni mai rapida
si mai eficienta.

ERP la nivel global

SAP are privilegiul de a fi una din cele mai mari companii
din lume, in domeniul sistemelor de tip ERP. JD Edwards si
Oracle au si ele o baza impresionanta de clienti, care este in
continua crestere. JDE detine 4700 de clienti in 100 de tari iar
Oracle are 41.000 de clienti in toata lumea.
Istoria liderului mondial in domeniul ERP a inceput in anul
1972, cand 5 ingineri au pus bazele tehnologiilor SAP.
In momentul de fata, sistemele ERP sunt in sinea lor inca o
inovatie eficienta dar care este multiplicata de cateva ori cu
ajutorul ultimelor inventii in domeniul web. Astazi, ERP-ul este
construit in stransa legatura cu internetul pentru ca achizitorii din
toata lumea sa poata avea acces imediat si de oriunde la baza de
date a furnizorului lor, printr-un simplu click.
Printre gigantii ERP:
Microsoft
Acest gigant al lumii software detine un segment promitator pe
piata firmelor mici si mijlocii. Firma a scos versiuni imbunatatite
in mod constant si sunt experti in dezvoltarea produselor de tip
software din punctual de vedere al vanzatorului, care cunoaste
toate dificultatile practice ale partilor interesate. Au avut o
abordare foarte liberala comparativ cu ceilalti competitor, tocmai
pentru a fi mult mai compatibili cu utilizatorii. Si mai multe

3
inovatii vor duce compania pe culmi mai inalte in piata globala.
Cel mai mare avantaj al acestor soft-uri facute de Microsoft este
ca multe companii le vor prefera pentru ca pot rula cu usurinta in
alte aplicatii si platforme facute de Microsof, utilizate la nivel
mondial.
Oracle
Oracle a castigat atentie in momentul in care a achizitionat
sistemul ERP People Soft, insa au fost ajutati si de campania de
masa foarte incurajatoare facuta de Programul de dezvoltare al
Natiunilor Unite menit sa creeze o mai buna constientizare a
produselor lor. Compania ofera si multe caracteristici foarte
avantajoase si competitive pentru client, atat pentru People Soft
cat si pentru Oracle.

SAP
Este un sistem ERP specializat pe rezolvarea problemelor tehnice
si managerial, motiv pentru care ramane in continuare alegerea
multor companii din lume. Acest sistem ajuta companiile sa isi
redefineasca operatiunile de business. Unele caracteristici si
avantaje ale acestui soft sunt la acelasi nivel cu standardele
industriale, cu toate ca unele se cer a fi imbunatatite pentru a fi
compatibile cu utilizatorul final.
People soft
Acest sistem ERP ajuta companiile sa isi rationalizeze activitatile
de HR intr-o maniera cat mai usoara si eficienta. Acest soft
continua sa fie un lider necontestat pe piata cand vine vorba de
operatiuni in cadrul departamentului de resurse umane, oriunde
in lume. Preluarea acestui sistem de catre compania Oracle nu a
facut decat sa aduca un plus de clienti care au acum access si la
serviciile Oracle, ca rezultat al acestei fuziuni.
UPS
Acest sistem ERP are o caracteristica foarte importanta si anume
poate lucra in combinatie cu alte aplicatii precum SAP si Oracle.
Acest lucru este foarte benefic deoarece aduna beneficiile mai
multor sisteme si le pune in uz dupa cerere.

Sisteme ERP implementate in Romania

• Ascent Soft
• Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV, Oracle
EBS

4
 • Gloomer ERP
• DistribNET
• DataLight Enterprise ERP
• WinMENTOR Enterprise
• Charisma ERP
• EXPERT X5 ERP
• ASiSplus creat de Alfa Software S.A.
• B-Org ERP, Neomanager
• Charisma Enterprise
• bcManager Professional
• iBis ERP
• Kabinet Suite
• Merlin ERP
• SeniorERP
• SoftOne Erp
• EMSYS - Enterprise Management SYStem
• Aplix ERP
• ActVise – Gestiune
• P@rtner.ERP
• Documenta ERP
• Solutions Factory
• MyERP

Avantajele sistemelor ERP – “Think local, act global”

• Imbunatatirea relaţiilor dintre clienţi şi furnizori, prin
realizarea unui lanţ de comunicare mult mai efficient
• Reducerea costurilor producţiei şi stocurilor
• Planificarea integrală a resurselor întreprinderii
• Îmbunătăţirea globală a productivităţii
• Maximizarea profitului, prin flexibilitate şi reactivitate
sporită la cerinţele pieţei

Producţia este cel mai important proces în lanţul valorii într-

o companie producătoare iar calitatea şi competitivitatea pe
piaţă a produselor rezultate din procesul de producţie este
esenţială. Pentru îndeplinirea acestor deziderate este esenţială
eficienţa sistemului informatic de gestiune a activităţii.
Numai implementarea unei soluţii informatice perfect
modelate pe specificul activităţilor unei întreprinderi
producătoare poate asigura premisele competitivităţii acesteia.

5
 Justificarea investiţiei într-un sistem integrat de tip ERP:
• Eficientizarea întreprinderii
• Standardizarea proceselor economice
• Eliminarea insulelor informaţionale
• Modularitate şi arhitectură deschisă, care facilitează
adoptarea tehnologiilor viitoare

Prin urmare, cel mai important avantaj pe care il prezinta un

ERP este reducerea costurilor si a timpului pierdut cu diverse
proceduri. Insa, pentru o mai buna intelegere a avantajelor si
dezavantajelor unui ERP, acestea trebuie discutate pentru fiecare
departament in parte, si ele pot sa difere de la o industrie la alta.
• Productie – accelerarea intregului proces de planificare si
productie.
• Distributie si vanzari – accesarea rapida a informatiilor cu
privire la statusul comenzilor
• Transport – efectuarea formalitatilor de tranzit prin
tranzactii online
• Raportarea – la nivelul intregii companii, rapoartele se
elaboreaza mult mai usor, cu acces rapid la informatiile
necesare.
• Administrativ – Personalul din contabilitate poate procesa
tranzactiile financiare efectuate in productie sau alte
departamente fara urmarirea permanenta a acestora.
• Servicii clienti – permite servirea efienta a clientilor prin
raspunsuri prompte si posibilitatea umaririi comenzilor
acestora
• Baze de date – devin mult mai usor de folosit si inlatura
ambiguitatile
• La nivel general – ERP-ul asigura o rapiditate mai mare in
procesarea informatiilor si reduce birocratia. Este potrivit
pentru operatii globale deoarece depaseste jargonul folosit
in diverse tari, acopera multe conversii de moneda,
standarde contabile specifice si ofera mai multe facilitati
lingvistice.

Dezavantajele sistemelor ERP

In ciuda avantajelor extraordinare are sistemelor EPR,
acestea au limitele lor deoarece implementarea unui astfel de
sistem presupune o investitie exorbitanta de timp si resurse
financiare, cu atat mai mult cu cat beneficiile mentionate nu vin
de la sine. Pentru a atinge acel nivel de eficienta pe care un ERP
6
este capabil sa il ofere, acesta trebuie implementat si utilizat
conform unor reguli stricte, din care nu lipseste training-ul
continuu al angajatilor.
Mai mult, in era informatiei, in care totul se misca cu
rapiditate, timpul necesar pentru implementarea si formatarea
unui astfel de sistem poate uimi chiar si cei mai rabdatori ochi. In
acest interval de timp, foarte multi angajati trebuie sa
sedesprinda de activitatile zilnice si sa urmeze traininguri, ceea
ce deregleaza in mod cert bunul mers al organizatiei, existand
riscul de reducere vizibila a ponetialului de business pentru firma
respective, in perioada de implementare a sistemului.
De asemenea, exista un risc foarte mare ca informatiile
disponibile in sistem sa ajunga in mana persoanelor nepotrivite,
care fie nu stiu sa le utilizeze, fie le utilizeaza in scopuri, altele
decat cele ale firmei implementatoare, facand astfel dificila sau
chiar imposibila securitatea informatiei.
Pe scurt, sistemele ERP ajuta la integrarea datelor intr-o
organizatie, utilizand o platforma comuna. Scopul acestora este
nu numai sa asigure transparenta dar si sa faciliteze urmarirea
comenzilor si livrarilor. Cand o companie atinge acest nivel in
utilizare a unui ERP, atunci cu siguranta ii va vedea beneficiile,
insa pentru asta este nevoie de o planificare intense, de
elaborarea unor strategii bine definite inainte de a incepe
implementarea.

Module ERP
Sistemele ERP sunt impartite in mai multe module, fiecare
modul fiind utilizabil intr-o arie majora a organizatiei, la nivelul
unuia sau mai multor departamente. In present, sistemele ERP
includ module pentu planificare, achizitii, controlul inventarului,
distributia produselor, urmarirea comenzilor, finante,
contabilitate, marketing si resurse umane.
In general, companiile aleg sa implementeze acele module
care sunt fezabile atat din punct de vedere economic cat si
tehnic.
• Modulul de planificare a productiei
In procesul evolutiei sistemelor de planificare a productiei MRP in
sisteme integrate ERP, in timp ce vanzatorii au dezvoltat softuri
mai stricte pentru productie, planificare, firmele de consultanta

7
au acumulat cunostiinte vaste in domeniul implementarii
modulelor de planificare a productiei. Planificarea productiei
optimizeaza utilizarea capacitatii de productie, a componentelor
si resurselor materiale pe baza istoricului productiei si a
previziunilor in vanzari.
• Modulul de achizitii
Este modulul folosit pentru procurarea materiilor prime necesare.
Automatizeaza procesul de identificare a potentialilor furnizori,
negocierea preturilor, plasarea de comenzi la furnizori si de
facturare. Modulul de achizitii este strans legat de controlul
inventarului si modulul de planificare a productiei si este deseori
integrat in softurile de supply chain management.
• Modulul de inventar
Modulele pentru inventar faciliteaza procesele control al
stocurilor din depozit. Activitatile de control al inventarului consta
in identificarea necesitatilor de inventariere, stabilirea targetelor
pentru stocuri, dezvoltarea unor tehnici de reaprovizionare
precum si optiuni la acest capitol, monitorizarea frecventelor de
utilizare a unor component, reconcilierea balantelor din inventar
si raportarea statusului inventarului. Integrarea acestor module
de control al inventarului cu cele de vanzari, achizitii si finante
permite sistemelor ERP sa genereze rapoarte complexe pentru
executiv.
• Modulul de vanzari
Veniturile din vanzari sunt ca sangele pentru organizatii. Modulul
de vanzari implementeaza functii de plasare a comenzilor,
planificarea lor, livrari si facturare si sunt strans legate de site-
urile de e-commerce ale organizatiilor. Multi utilizatori de ERP
offera acces clientilor la magazine on-line ca si parte component
a modulului de vanzari.
• Modulul de marketing
Modulele ERP destinate marketingului pregatesc terenul pentru
vanzari prin campanii de promovare si mail direct si nu numai.

• Modulul financiar
Atat organizatiile non-profit cat si pentru cele axate de obtinerea
de profituri beneficiaza de implementarea sistemelor ERP si a
modulelor financiare. Acestea sunt central oricarui sistem ERP
pentru ca poate acumula date financiare din diverse
departamente functionale si genereaza rapoarte financiare
valoroase precum bilantul, registrul carte mare, balante de
venituri si cheltuieli.

8
 • Modulul de resurse umane
Acest modul este de asemenea foarte des implementat in cadrul
organizatiilor care opteaza pentru sisteme ERP. Modulul de HR
ajuta la un mai bun management al resurselor umane si a
capitalurilor umane. Cu ajutorul acestor module se pastreaza
baze de date complete ale angajatilor inclusive date de contact,
salarizare, prezentarea la munca, evaluarea performantelor si
promovarile. Modulele avansate de HR sunt integrate cu
modulele de management pentru a utiliza expertiza tuturor
angajatilor la nivel maxim.

Modulul de achizitii
Modulul de achizitii al unui sistem ERP permite control
complet asupra procesului de achizitii, genereaza si urmareste
comenzile de achizitii de la lansarea comenzii pana la receptia
marfii in depozit.
Acest modul permite de asemenea si controlul asupra
acestui proces de la cotatiile primite de la furnizori pana la
receptia, inspectia marfii, angajamentele de plata si plata
propriu-zisa a furnizorilor.
Cotatiile pentru materia prima necesara se cer de la diversi
furnizori pentru a putea face comparatie intre oferte. Sistemul
ajuta la selectarea furnizorului, facand recomandari pentru
fiecare comanda in parte. Achizitiile pot fi generate automat din
sistemul MRP sau pot fi introduse manual de catre utilizatori.
Odata aprobate, nevoile de achizitii se pot transforma automat in
comenzi.
Avantaje:
• Eliminarea procesului manual de achizitii
• Reducerea inventarului
• Eliminarea perioadelor in care lipseste stocul
• Reducerea costurilor de material si inventor
• Pastrarea unui necesar minim de stoc pentru a asigura
neintreruperea productiei
• Rearanjarea automata a inventarului
• Primirea de instiintari periodice de receptie a materialelor
necesare pentru a asigura productia la timp
• Automatizarea functiilor de achizitii, incasari si plati
• Integrarea sistemelor de plati cu cele de control al
inventarului

9
 • Monitorizarea performantelor furnizorilor pentru a raspunde
la cerintele de livrare
• Minimalizarea costurilor unei tranzactii de lansare a unei
comenzi si primire a marfii
• Plasarea de comenzi cu un minim de effort si de inserare de
date
• Respectarea unor date limita de aprovizionare
• Lansarea de formulare de achizitii on-line
• Pastrarea unui istoric de achizitii pe fiecare item si furnizor
in parte
• Abilitatea de a lucra cu comenzi foarte mari
• Posibilitatea trimiterii automate prin fax/email a comenzilor
de aprovizionare
• Compararea sistematica a facturii cu bunurile primite
• Posibilitatea de a emite mai multe note de receptie pentru o
singura comanda
• Posibilitatea de a anula oricand o comanda deschisa
• Elaborarea unor coduri allocate motivelor de retur a marfii
care permite o analiza detaliata a problemelor existente cu
marfurile primite de la diversi furnizori
• Elaborarea unui modul de marimi, coduri si optiuni pentru
fiecare produs in parte
• Elaborarea de diverse rapoarte, posibilitate emiterii de
forecasturi ale rulajelor de diverse perioade de timp
• Posibilitatea evaluarii performantelor fiecarui furnizor in
parte in materie de preturi, livrare sau cantitati
achizitionate
• Pastrarea unui istoric al produselor cumparate, preturilor de
achizitie, cantitatile precum si furnizorii de la care provin
• Raportul comenzilor plasate
• Analiza cashflow-ului
• Rapoarte de receptie a marfurilor

Modulul de vanzari
Acest modul este construit pentru a imbunatatii serviciile
oferite clientilor si pentru evaluarea activitatilor de vanzari si
marketing si este foarte benefic oricarei companii care are un
sistem propriu de distributie, companiilor care fac produse pe
baza cerintelor specifice ale clientilor lor, desing, inginerie etc.

10
 Acest modul permite stocarea de informatii extise despre
client, definirea preturilor si a informatiilor referitoarea la modul
de taxare, permite generarea de comenzi de vanzare etc.
De asemenea, acest tip de modul permite o mai buna
gestionare a pick-ingului facut, precum si initierea de operatii de
ambalare si livrare si de verificare a creditului disponibil pentru
fiecare client in parte.
Toate aceste date cu privire la modul de administare,
produse, preturi si informatii de livrare se editeaza in procesul
initial de introducere a unei comenzi.
La modul general, modulul de vanzari ofera o perspectiva
destul de adanca asupra proceselor de baza ale unui business,
precum si asupra proceselor de vanzare si distributie precum
cererile de oferta, cotatiile, procesarea comenzilor de vanzare,
managementul comenzilor, returile facute, manevrarea si livrarea
comenzilor.
Aceste module vin instalate cu un set de rapoarte cheie
precum si a unor metrice de evaluare, indicatorii cei mai
importanti de masurare a performantelor. Combinand aceste
tipuri de analize cu flexibilitatea oferita, se poate obtine un
avantaj destul de mare in ceea ce priveste analiza datelor de
vanzari. De asemenea, modulul de vanzari poate fi foarte usor
extins prin incorporarea de rapoarte aditionale sau cerinte de
business.
Modulele de vanzari permit la nivel de management
evaluarea foarte detaliata a datelor, evaluarea trendurilor,
perfectarea unor analize statistice foarte bine structurate,
extragerea de informatii si date care in altfel de sisteme nu ar fi
accesibile. Multe structuri de analiza sunt scoase ca la carte din
acest modul.
Avantaje
• Reducerea timpului de procesare a comenzilor
• Eliminarea erorilor de procesare a comenzilor
• Emiterea de analize si previziuni in vanzari, analiza marjelor
de profit, a zonelor in care se vinde, a liniilor de produse etc
• Toate produsele existente in inventoar sunt puse la
dispozitia utilizatorilor in mod direct si foarte rapid
• Stabilirea preturilor online, cu discounturi specific pentru
fiecare client in parte
• Posibilitate inserarii mai multor adrese de livrare
• Modulul este integrat cu partea de control al creditului oferit
clientilor

11
 • Calcularea automata la taxelor care trebuie platite – TVA,
accize etc.
• Automatizarea procesului de emitere a documentelor de
vanzari: confirmari de comanda, facturi, note de livrare,
facturi comerciale etc.
• Permite livrarea partiala a comenzilor sau modificarea
acestora
• Conversiile valutare se pot face foarte usor
• Posibilitatea urmaririi si calcularii comisioanelor din vanzari
• Permite elaborarea de rapoarte precum: raportul comenzilor
deschise, comenzile intarziate, livrarile intarziate, rapoarte
cu privire la confirmarea comenzilor si la facturare, analize
teritoriale si pe client, topul celor mai buni client, topul celor
mai vandute produse.

Concluzii
ERP este o industrie care pana acum a aratat numai aspecte
de viitor, iar acest lucru nu pare sa se opreasca aici. O companie
nu trebuie sa se ingrijoreze referitor la outsourcing sau avansul
tehnologic deoarece, in oricare din aceste cazuri un sistem ERP
poate fi usor adaptat si implementat numai in acele activitati ale
firmei unde este nevoie de el.
Fara indoiala ca acesta este un proces complex si
implementarea unui ERP cere multa meticulozitate, grija si
professionalism, insa odata implementat, acest sistem poate fi
folosit pe toata durata de viata a companiei, cu eventuale
imbunatatiri generate de progresul technologic si al sistemelor.
Pana in present, gigantii din domeniul ERP nu au reusit sa
satisfaca cerintele pe piata intreprinderilor mici si mijlocii, cu
exceptia celor de la Microsoft, datorita faptului ca pe aceasta
piata este necesara o flexibilitate mult mai mare iar sistemele
dezvoltate trebuie sa fie mult mai specific pentru a-si asigura
eficienta in cadrul unei companii mai mici. De aceea, este foarte
important ca in viitor companiile ERP sa profite de acest gol si de
posibilitatile de business pe care acesta le ofera, pentru a ajunge
la un nivel integrat si mult mai eficient de lucru si in cadrul
acestor companii mici si mijlocii.

12