Cours LP2 2018-2019 CJ - Chap 1 - Les Généralités Sur La RA PDF

LA REDACTION ADMINISTRATIVE - ENSEIGNANTE : Mlle AKA Alloué Hélène
LA REDACTION ADMINISTRATIVE
Chaque entité sociale a son vocabulaire et son style. Celui-ci est constitué par
des subtilités, des formules que l’usage a consacrées. Aussi la présentation des
documents de l’Administration judiciaire diffèrent-elle de celle de l’Armée. De la
même manière, l’on n’écrit pas à un membre de sa famille comme on le fait à sa
hiérarchie. Rédiger est donc un art, une technique dans laquelle transparaît la
personnalité de chaque individu. Or, si l’Etat emploie des milliers d’agents publics
en son sein, il court le risque de se retrouver avec une pléthore de styles
rédactionnels dans son Administration. On conçoit dès lors aisément qu'il soit
important, dans le souci d’une harmonie rédactionnelle des documents
administratifs que tous les agents publics ou privés s’imprègnent du style et des
spécificités dont est empreinte la rédaction administrative.
En outre, pour s’exprimer, il est indispensable d’avoir une connaissance
suffisante de la langue que l’on emploie, c’est-à-dire de son orthographe, de sa
syntaxe et de son vocabulaire.
Certes, la rédaction administrative est un art dans la pratique duquel on se
perfectionne progressivement pendant le déroulement de la carrière
professionnelle. Mais, il est plus qu’utile d’acquérir de bonnes connaissances de
base indispensables avant d’entrer dans la vie active.
Ce cours permettra d’améliorer la qualité de l’écriture des documents
administratifs et leur lisibilité, par la définition de règles simples de présentation
et de rédaction.
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CHAPITRE 1 : Généralités sur la rédaction administrative

Dans tous les pays, on assiste à une multiplication des interventions de l’administration,
qu’elle soit publique ou privée, dans tous les secteurs de la vie en même temps qu’un
accroissement considérable des rapports entre administration et administrés.
A l’élargissement du champ d’action des services publics ou privés, qui couvrent les divers
aspects de la vie sociale, correspond une augmentation de l’effectif des travailleurs.
La tâche de ces derniers consiste à prendre ou à préparer, des décisions précédées d’études,
d’enquêtes, de concertations entre divers services.
Cette activité multiforme ne saurait se concevoir sans l’utilisation de documents écrits, qui
permettent soit des liaisons, soit des transferts d’information, soit la conservation d’éléments
des multiples procédures.
L’Administration dispose d’un mode de communication à travers lequel elle prépare, informe, prévoit et
exécute les décisions : c’est la rédaction administrative. Celle-ci ne diffère de la rédaction en général
que par l’emploi de certaines expressions, formules et règles de présentation.
Pour rédiger correctement les documents administratifs, il faut donc acquérir une bonne
habitude d’exprimer par écrit sa pensée, de développer ou de résumer celle des autres, de narrer
un événement, d’analyser une situation, de transmettre un message, etc.
Comment peut-on définir la rédaction administrative ? Comment réunir des données,

comment les classer dans un plan et comment rédiger un texte d'une manière logique, claire,
concise et correcte pouvant refléter le style de l’Administration qui reste marqué
de particularismes ?
I- Définition
La rédaction administrative peut se définir comme l’ensemble des techniques de
conception, de formulation et de présentation des documents de l’Administration dans des
formes singulières et à travers des langages particuliers et soutenus.
II- La préparation de la rédaction

On ne se lance pas dans une rédaction sans une préparation minutieuse, sans réflexion, sans
revenir sur ce que l’on a écrit. Les meilleures improvisations sont, sans paradoxe, celles que
l’on a longuement préparées.
1- Connaître, reconnaître, comprendre

La première condition pour bien écrire est d’abord, comme l’affirmait Goethe, d’avoir
quelque chose à dire. Cela semble une évidence. Pourtant, bien des rédacteurs commencent une
lettre ou un rapport sans savoir ce qu’ils vont y mettre. Il s’agit donc, au départ, d’avoir une
parfaite connaissance du dossier, une idée nette des réponses à y apporter, ou, plus
généralement, de la suite à y donner.
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2- Rassembler les éléments

On s’aidera de notes prises au fur et à mesure des recherches, en mentionnant à la fois les
idées ou les faits, et les sources de chaque document. Ainsi, ayant accumulé les matériaux, il
faudra que se précisent nettement l’utilisation que l’on veut en faire, le parti que l’on va prendre,
la solution à laquelle on attend aboutir.
3- Etablir un plan
Le plan aide à choisir et à hiérarchiser les informations. Pour le lecteur, le plan aide à
comprendre rapidement la démarche et la logique du texte. C’est un travail essentiel car de lui
découlent en grande partie la valeur et la portée de la rédaction.
Le plan comprend obligatoirement une introduction, le corps du sujet et une conclusion.
3.1- L’introduction
L'introduction rappelle l'objet de la correspondance. Elle a pour objet de préparer,

de prévenir le lecteur, de le mettre au fait de ce qui va suivre, en une ou deux phrases.
Dans la rédaction administrative, l’introduction a une importance particulière car elle
doit comporter un certain nombre d’éléments indispensables (dates des correspondances
antérieures, objet de ces correspondances, etc.).
3.2- Le corps du sujet
Le corps du sujet expose les arguments ou les faits et doit se diviser en deux, trois
ou quatre parties (maximum) afin que le plan s’impose facilement et clairement à
l’esprit du lecteur. Il faut également, dans la rédaction du corps du sujet, mettre en
application les deux principes suivants :
- L’équilibre entre les différentes parties ;
- La loi de l’intérêt croissant, en précisant d’abord les faits ou les arguments les moins
importants, pour terminer par ceux qui sont décisifs.
3.3- La conclusion
A l’instar de l’introduction, elle doit être brève. Elle doit tirer les conséquences de
ce qui est dit dans le corps du sujet : décisions, mesures à prendre, solutions adoptées,
attentes, etc. Cette conclusion doit être soignée tant dans le fond que dans la forme car
le lecteur le lecteur reste toujours sur l’impression des dernières phrases.
III- La rédaction proprement dite

1- Le choix du ton
Avant d’aborder la rédaction proprement dite, il faudra réfléchir au ton qu’il
convient d’employer selon le sujet traité, les personnes à qui l’on s’adresse, les
circonstances.
Qu’on choisisse d’être léger ou sérieux, il faut adopter le vocabulaire, le style
qui conviennent. La grammaire joue aussi son rôle : c’est grâce à elle que l’on
déterminera le « temps » le mieux approprié ; ce sera soit le présent de narration, soit le
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passé composé. Le passé simple est de moins en moins employé, sauf dans le style
littéraire.
2- La relecture et correction
La rédaction d’un texte étant achevé, le travail n’est pas pour autant achevé. Il est
rare que le premier « jet » puisse constituer un texte définitif. Il faudra donc relire
lentement, et souvent à haute voix, pour déceler les cacophonies qui ne peuvent se
révéler qu’à l’oreille.
Il peut, à la relecture, apparaître nécessaire d’ajouter un mot, une phrase, un
paragraphe qu’on a omis et qui apporte au texte un appoint utile.
Il peut aussi être souhaitable de modifier l’ordre de la rédaction pour lui donner plus
de clarté ou de force persuasive, mais les corrections les plus fréquentes et les plus
indispensables aboutiront à des ratures, à des suppressions pour éviter les répétitions.
IV- Tournures utilisables

1- Entre égaux (pas de connotation de hiérarchie)
- Je vous serais très obligé de …
- J’ai l’honneur de vous informer, faire connaître, adresser, faire parvenir …
- J’ai l’honneur de vous suggérer, proposer …
2- De supérieur à subordonné, avec connotation hiérarchique

- J’ai l’honneur de vous faire connaître (faire savoir) qu’une réunion aura lieu le … à
laquelle vous êtes convié (Je vous prie d’assister…).
- Je tiens à (Je crois devoir) vous faire observer (vous faire remarquer) que …
- Je vous demande de me donner votre avis (de régler cette affaire) dans les meilleurs
délais.
- Je vous envoie ci-joint pour étude …
- Je vous engage à faire preuve de circonspection à l’avenir.
- Je vous prie de veiller à la parfaite exécution de cette tâche.
- Je vous prie de bien vouloir me transmettre …
- J’attache du prix (un grand prix, le plus grand prix) à la réalisation rapide de ce
projet.
- J’attache de l’intérêt (un grand intérêt, le plus grand intérêt) aux résultats de cette
campagne. » ;
- Je vous ordonne d’être dorénavant présent à 7h 30 à votre poste.
3- De subordonné à supérieur (subordination hiérarchique)

- J’ai l’honneur de vous rendre compte des résultats de ma mission, de vous exposer
les motifs de …, de solliciter l’autorisation de …, de vous faire parvenir ci-joint le
rapport, de soumettre à votre (bienveillante attention) …
- Je vous suis (serais) très obligé de la bienveillante attention que vous voudriez bien
porter à ma demande (à ma requête )…
- Je vous saurais gré de bien vouloir m’accorder l’autorisation de …. Il me semble
qu’il conviendrait de …
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CHAPITRE 2: LA SPECIFICITE DU STYLE

ADMINISTRATIF
La rédaction administrative diffère de la rédaction classique car le caractère officiel de l’écrit

impose un certain nombre de règles.
I- Les caractères de la rédaction administrative
Ils se manifestent par le choix des mots, de formules consacrées par les usages particuliers
de l’Administration et par la tradition générale des bureaux. Ce sont :
1- La dignité
Le délégataire de l’Autorité publique se doit d’écrire en français et sous une forme telle que
le ton du document permette au lecteur d’en identifier le caractère officiel.
Le souci de dignité se traduira dans les documents administratifs par la politesse, la
courtoisie et la considération.
La politesse du style, corollaire de sa qualité est liée à l’exercice de l’Autorité. La politesse
et la courtoisie n’excluent pas, cependant, la fermeté.
2- Le respect de la hiérarchie
L’Administration est une structure pyramidale organisée hiérarchiquement. De la base au
sommet de la pyramide, il existe un rapport de subordination. Le respect de la hiérarchie se
traduit dans les écrits administratifs par l’emploi de formules et de mots qui marquent le respect
des positions hiérarchiques.
Ainsi certaines formules ne sont utilisées que par les supérieurs s’adressant aux
subordonnés et d’autres, par les subordonnés s’adressant aux supérieurs.
Supérieur s’adressant au subordonné Subordonné s’adressant au supérieur

On écrira : On écrira :
Je vous prie de veiller à l’exécution de cette J’ai l’honneur de vous rendre compte …
tâche.
Je vous demande de vouloir bien … J’ai l’honneur de solliciter …
Je vous demande … Je vous prie de bien vouloir ...
Je vous prie de bien vouloir me transmettre J’ai l’honneur de vous exposer …
NB : D’une manière générale, on rend compte à son supérieur, on fait connaître à son
collègue et on informe le subordonné.
3- Le sens de la responsabilité
L’administration est responsable de ses écrits. Aussi, l’autorité qui signe un document
endosse-t-elle la responsabilité de son contenu.
Le sens des responsabilités implique le refus :
- de l’anonymat (tout document administratif pour être valable doit être signé) ;
- de l’emploi du pronom indéfini « on » car trop vague ;
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- du « nous » sauf exception (on le trouve dans certains textes réglementaires et dans les
procès-verbaux).
La responsabilité implique la prudence surtout lorsque la décision à intervenir dépend d’une

autorité autre que le signataire. Dans ce cas, on s’exprimera au conditionnel. A cet effet, le
subordonné qui ne peut rien imposer à son supérieur sinon que de lui faire des propositions,
emploiera le conditionnel, laissant à son supérieur, la faculté de décision.
4- L’objectivité
C’est la caractéristique profonde du style administratif. Les réactions et considérations
subjectives dont les adjectifs et épithètes sont la marque prépondérante n’ont pas de place dans
les documents administratifs. L’objectivité commande que le style administratif soit impartial,
objectif et dénué de toute passion. Ainsi, le rédacteur d’un document administratif ne doit point
faire transparaître ses sentiments personnels.
L’objectivité garantit donc l’unité et la continuité administrative.
Le rédacteur évitera de même les expressions présentant un caractère personnel ou sentimental
(souhait, espoir, admiration, joie …).
Exemple : ne pas écrire : Dans l’espoir d’une suite favorable, je vous prie d’agréer, Monsieur,
…
Mais plutôt : Je vous prie d’agréer, Monsieur, …
NE PAS ECRIRE ECRIRE

Souhaitant recevoir rapidement votre Je vous saurais gré de me faire parvenir
réponse, je vous assure de mon indéfectible votre réponse dans les meilleurs délais.
attachement.
Je suis vraiment désolé de ne pouvoir J’ai le regret de ne pouvoir accéder à votre
répondre favorablement. demande.
NB : « J’ai le regret » peut être employé à la place de « J’ai l’honneur » pour atténuer une
réponse négative.
5- La courtoisie
Elle sera due aux administrés qui sont également dignes d’intérêts. De ce fait,
l’Administration évitera :
- les expressions désobligeantes, injurieuses ou péjoratives ;
- les appréciations trop sévères et blessantes pour la dignité ou l’amour propre de celui
qui en est l’objet.
Pour cela,
ON N’ECRIRA PAS ON ECRIRA

Votre rapport est un tissu de sottises. Votre rapport manque de réalisme.
Votre demande est ridicule. Votre demande me paraît peu fondée.
Je refuse votre demande. Il ne m’est pas possible de donner une suite
favorable à votre demande.
Transmettez-moi ce dossier. Je vous prie de bien vouloir me transmettre ce
dossier.
Tâchez d’apporter plus de soins aux affaires qui Je vous saurais obliger d’apporter plus de
vous sont confiées. soins aux affaires qui vous sont confiées. ou
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J’attacherais du prix à ce que vous apportiez

plus de soins aux affaires qui vous sont
conviées.
Je ne comprends pas comment vous avez pu Je m’étonne que vous ayez rédigé une telle
rédiger une aussi mauvaise requête. requête.
6- La prudence
C’est une qualité inséparable de la responsabilité, de l’objectivité et de la courtoisie. L’écrit
administratif engage la responsabilité de toute l’Administration. Il convient donc d’utiliser le
plus souvent le conditionnel pour exprimer les appréciations et les propositions.
Pour ne pas trop engager l’avenir, et se ménager la possibilité de revoir les décisions en
fonction des données nouvelles, les souhaits devront être nuancés. Ainsi :
ON N’ECRIRA PAS ON ECRIRA

Je rejette définitivement. Il ne m’est pas possible de réserver une suite
favorable à votre demande.
Il faut réviser à tout prix cette position. J’estime qu’il conviendrait de réviser cette
position ou
Je pense, pour ma part, qu’il serait
souhaitable de revoir cette position.
D’après mes informations, la situation s’est Il me semblerait que la situation se soit
améliorée mais elle n’est pas encore fameuse. améliorée mais je pense, pour ma part, qu’il
reste beaucoup à faire.
7- La précision et l’exactitude
Le document administratif étant essentiellement un document de travail, il doit être compris
de la même façon par tous les utilisateurs. Il doit donc éviter les quiproquos ou les
interprétations diverses ou les sigles obscures.
8- La clarté, la concision et l’efficacité

Un texte est :
- clair quand il est précis ;
- concis c’est-à-dire aller à l’essentiel ;
- efficace signifie que le document doit conduire vers la meilleure solution du problème
posé.
9- L’homogénéité
Il implique que tous les rédacteurs du document administratif doivent observer les mêmes
règles de rédaction. L’homogénéité exprime la prééminence et la permanence de
l’Administration.
Toutes ces règles constituent des normes qui s’imposent à tout rédacteur administratif.
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II- Les formules consacrées du vocabulaire administratif

L’Administration a un style différent de celui de la langue courante. En effet, le langage
administratif a recours à un vocabulaire qui lui est propre. Cette originalité se traduit par
l’emploi de certaines tournures et formules dans les écrits administratifs.
1- Les formules d’appel et de courtoisie
1.1- Les formules d’appel
Elles sont employées uniquement dans les lettres à forme personnelle dont elles
constituent le commencement.
La formule d’appel est constituée de l’appellation « Monsieur/Madame/Mademoiselle »
en toutes lettres suivies de l’indication de leur titre s’il y a lieu.
Mais il y a des formules appropriées que l’on utilise selon la qualité du destinataire. Il peut
s’agir de :
❖ Les personnes privées :
➢ présidents et Secrétaires généraux de sociétés, de syndicats, d’associations: Monsieur le
Président ou Madame la Présidente, Monsieur le Secrétaire général ou Madame la
Secrétaire générale;
➢ Directeurs et Directeurs Généraux d’établissements scolaires, industriels,
commerciaux : Monsieur le Directeur/Madame la Directrice, Monsieur le Directeur
général ou Madame la Directrice générale;
➢ Membres de professions judiciaires (avocats, avoués, huissiers, notaires) : Maître ;
➢ Titulaires d’un Doctorat d’Etat: Docteur ;
❖ Les autorités religieuses :
✓ du culte catholique
Pape : Très Saint Père
(Nonce, Cardinal, Archevêque, Evêque, Curé, Abbé) : Monsieur le …
✓ du culte protestant
Président : Monsieur le Président
Pasteur : Monsieur le Pasteur
✓ du culte islamique
Imam : Monsieur l’Imam
Ayatollah : Monsieur l’Ayatollah
❖ Les autorités politiques

- Rois ou Empereurs : Sire ;
- Prince : Monsieur le Prince ou Mon Seigneur ;
- Princesse : Mademoiselle la Princesse ;
- Président de la République : Monsieur le Président de la République ;
- Ministre : Monsieur le Ministre ;
- Ministre de la Justice : Monsieur le Garde des Sceaux ;
- Président, Vice-Président des Institutions : Monsieur le Président ou Madame
la Présidente
❖ Les Autorités Diplomatiques et Consulaires
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- Ambassadeur : Monsieur l’Ambassadeur ;

- Chargé d’Affaires : Monsieur le Chargé d’Affaires ;
- Consul Général : Monsieur le Consul général ;
- Conseiller : Monsieur le Conseiller.
❖ Les Autorités Judiciaires et Administratives

✓ Autorités Judiciaires
Monsieur le Premier Président (Cour d’Appel) ;
Monsieur le Procureur général (Cour d’Appel) ;
Monsieur l’Avocat général (Cour d’Appel) ;
Monsieur le Procureur de la République ;
Monsieur le Substitut ;
Monsieur le Juge.
✓ Autorités Administratives
Monsieur le Gouverneur ;
Monsieur le Préfet ;
Monsieur le Sous-Préfet ;
Monsieur le Chef de canton ;
Monsieur le Chef du village.
Monsieur le Directeur général ;
Monsieur le Directeur ;
❖ Autorités Militaires
Monsieur le Maréchal ;
Mon Général (Officiers Généraux) ;
Mon Colonel (Colonel, Lieutenant-Colonel) ;
Mon Commandant pour les Officiers Supérieurs ;
Monsieur pour les Officiers Subalternes (Capitaine, Lieutenant) ;
Amiral pour les Officiers généraux de la marine ;
Commandant (Capitaine de vaisseaux, frégate et corvette).
NB : Le possessif est exclusivement employé par le rédacteur de sexe masculin. Les

femmes ne l’emploient pas et disent simplement « Monsieur le Général, Maréchal,
Colonel, Commandant ».
1.2- Les formules de courtoisie ou de politesse

C’est la phrase finale de la lettre personnelle dans laquelle on exprime ses sentiments
au destinataire ; Il doit y avoir corrélation entre la formule de courtoisie ou de politesse et la
formule d’appel. Ainsi :
Formules d’appel Formules de courtoisie correspondantes

Madame Hommage (Respectueux Hommages)
Monsieur Salutations distinguées
Cher ami ou Cher camarade Sentiments les meilleurs
Monsieur le Président, Monsieur le Député Considérations distinguées
Monsieur le Préfet Sentiments déférents et dévoués
Monsieur l’Ambassadeur Haute considération
Monsieur le Ministre Très haute considération
NB :
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➢ Les hommages et les salutations s’expriment. Il ne faut pas en donner l’assurance.

On écrira :
- Veuillez agréer, Madame, l’expression de mes respectueux hommages.
- Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
➢ Les assurances à utiliser dans :

La formule « l’expression » marque une considération, un dévouement acquis. Elle est donc
utilisée d’un subordonné à un supérieur.
La formule « l’assurance » sera employée à l’égard des personnes d’un rang égal ou
inférieur au signataire de la lettre ou à l’égard des personnes étrangères à l’Administration.
Nul n’assure un camarade ou un collègue de sa considération ou de son respect, encore
moins une personne de rang moindre que le sien de ses sentiments respectueux.
Ainsi :
NE PAS ECRIRE ECRIRE

Veuillez agréer, chers camarades ou Veuillez agréer, chers camarades ou chers
collègues, l’assurance de ma considération. collègues, l’assurance de mes sentiments les
meilleurs ou les plus cordiaux.
Veuillez agréer, Monsieur, l’assurance de Veuillez agréer, Monsieur, l’assurance de
mes sentiments respectueux. mes sentiments les meilleurs.
2- Les formules d’introduction

a- Comment introduire un document administratif ayant des références :
- Par lettre en date du, n° …, vous m’avez demandé (saisi de, fait part de) … ;
- Au cours de notre entretien téléphonique du …, vous avez bien voulu appeler mon
attention sur … ;
- Comme suite à votre lettre en date du …, j’ai l’honneur de … ;
- En réponse à … ;
- J’ai l’honneur d’accuser réception de … ;
- Je viens d’être saisi de … ;
- Par communication téléphonique, ... ;
- Lors de la visite que vous avez faite à mes services ... ;
- Mon attention a été appelée sur … ;
b- Comment introduire un document sans référence
- J’ai l’honneur de vous signaler, informer, faire connaître, faire savoir… ;

- J’ai l’honneur de porter à votre connaissance … ;
- J’ai l’honneur de vous transmettre, faire parvenir … ;
- J’ai l’honneur de vous rendre compte (du subordonné au supérieur) ;
- J’ai l’honneur d’appeler, d’attirer votre attention sur ... (du subordonné au supérieur) ;
- Je vous prie de bien vouloir (du subordonné au supérieur) ;
- Je vous prie de vouloir bien (du supérieur au subordonné) ;
- Je tiens à porter à votre connaissance (du supérieur au subordonné) ;
- J’ai été saisi de … ;
- Je viens vous rendre compte, exposer soumettre ... ;
c- Les formules d’exposition ou de discussion (formules pour exposer des arguments)
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➢ de manière générale
Je note, je constate, je précise, j’ajoute, je souligne, je confirme, je rappelle, je signale,

je considère, j’estime…
➢ de manière courtoise
- Je me permets de souligner, rappeler, préciser … ;

- Je crois devoir noter, observer, constater … ;
- Je ne peux que souligner, confirmer, constater … ;
- Je ne sous-estime pas …mais ... ;
- Je ne manquerais pas de faire appel à vous … ;
- Il conviendrait de … ;
- Il paraît inopportun de … ;
- Je crois devoir ... ;
- Je ne perds pas de vue ... ;
- Je ne peux que prendre en considération ... ;
➢ de manière autoritaire
- Il m’appartient, il vous appartiendra de … ;

- Je prends acte, je prends bonne note de … ;
- Je serai conduit, amené, appelé à … ;
- Je vous serai obligé de ... ;
- Je vous demande de … ;
- Je prendrai position sur ... ;
- Il n’est pas exclu que ... ;
➢ Les formules tendant à prévenir certains arguments
- Je n’ignore pas que, je ne doute pas que, néanmoins … ;

- Je ne sous-estime pas … mais … ;
- Je ne perds pas de vue …, cependant … ;
- Je ne suis pas sans connaître …
- Sans méconnaître … ;
- Il n’est pas utile de rappeler ... ;
- Il ne saurait être question de ... ;
- Vous n’ignorez pas ... ;
- Il n’est pas nécessaire de souligner que ... ;
➢ Les formules énumératives
- D’abord, en premier lieu … ;

- En second lieu … ;
- D’une part, …. d’autre part … ;
- D’abord, ensuite, enfin …
- Par ailleurs …
➢ Les formules pour préciser la pensée ou présenter un point de vue
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A ce sujet, à cet égard, en fait, en particulier, en principe, notamment, au surplus, pour

ma part, à mon avis, en ce qui me concerne, d’une manière générale, en tout état de
cause …
3- Les formules de conclusion

➢ de manière générale
En conséquence, aussi, dans ces conditions, au regard de, compte tenu de tout ce qui
précède, c’est pourquoi, par conséquent, …
➢ Pour suggérer une solution
- Il convient, il importe de … ;
- Il paraît donc indispensable, opportun, souhaitable de …
➢ Pour donner un ordre, indiquer une décision
- Je vous invite, engage à … ;

- Je vous prie de bien vouloir … ;
- Vous voudriez bien …
➢ de manière courtoise
- Je vous demande de bien vouloir … ;

- Je vous serais reconnaissant (obligé) de bien vouloir … ;
- Je vous saurais gré …
➢ Pour donner une réponse défavorable et ménager le futur
- Il n’est pas possible pour le moment (dans les conditions ou circonstances actuelles) de
…;
- Je ne manquerais pas, dès que (le moment venu) de …
- J’ai pris bonne note de votre désir, je ne manquerai pas de ... dès que les circonstances
le permettent ...
4- Tournures utilisables
a- Entre égaux (pas de connotation de hiérarchie)
- Je vous serais très obligé de …
- J’ai l’honneur de vous informer, faire connaître, adresser, faire parvenir …
- J’ai l’honneur de vous suggérer, proposer …
b- De supérieur à subordonné, avec connotation hiérarchique

- J’ai l’honneur de vous faire connaître (faire savoir) qu’une réunion aura lieu le … à
laquelle vous êtes convié (Je vous prie d’assister…).
- Je tiens à (Je crois devoir) vous faire observer (vous faire remarquer) que …
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- Je vous demande de me donner votre avis (de régler cette affaire) dans les meilleurs
délais.
- Je vous envoie ci-joint pour étude …
- Je vous engage à faire preuve de circonspection à l’avenir.
- Je vous prie de veiller à la parfaite exécution de cette tâche.
- Je vous prie de bien vouloir me transmettre …
- J’attache du prix (un grand prix, le plus grand prix) à la réalisation rapide de ce
projet.
- J’attache de l’intérêt (un grand intérêt, le plus grand intérêt) aux résultats de cette
campagne. » ;
- Je vous ordonne d’être dorénavant présent à 7h 30 à votre poste.
c- De subordonné à supérieur (subordination hiérarchique)

- J’ai l’honneur de vous rendre compte des résultats de ma mission, de vous exposer
les motifs de …, de solliciter l’autorisation de …, de vous faire parvenir ci-joint le
rapport, de soumettre à votre (bienveillante attention) …
- Je vous suis (serais) très obligé de la bienveillante attention que vous voudriez bien
porter à ma demande (à ma requête )…
- Je vous saurais gré de bien vouloir m’accorder l’autorisation de …. Il me semble
qu’il conviendrait de …
5- Quelques fautes à ne pas commettre
Expressions incorrectes Expressions correctes
De par ... Par ...

Suite à ... Comme suite à ...
Par lettre susvisée ... Par lettre visée, rappelée en référence ...
Je vous annonce ... J’ai l’honneur de vous rendre compte, de
vous faire connaître que ...
Nous avons convenu de ... Nous sommes convenus de …
Postuler à un emploi Postuler un emploi
Rapport à ... A propos de ...
Baser sur ... Fonder sur ...
Contacter quelqu’un Prendre contact avec quelqu’un
On dit que ... Il me revient que ...
Solutionner un problème Résoudre un problème
Je vous serais gré ... Je vous saurais gré ...
Demander à ce que ... Demander que ...
Informer de ce que ... Informer que ...
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CHAPITRE 3 : LA LETTRE ADMINISTRATIVE
La complexité croissante des problèmes auxquels les administrations ont à faire face, la
multiplication des rapports entre les administrés et les services publics entraîne un
accroissement de la correspondance dont l’élément prépondérant est la lettre. En effet, la lettre
est le moyen de communication le plus couramment utilisé dans l’Administration.
L’Administration utilise deux types de lettres :
- Les lettres échangées entre un service public et une personne privée physique ou morale,
appelées lettres administratives à forme personnelle ou lettres personnelles ;
- Les lettres échangées entre services publics d’un même pays, appelées lettres entre
services ou lettres à forme administrative ou encore lettres administratives.
Etant l’une et l’autre des documents de la correspondance administrative, ces deux formes
de lettres présentent de nombreuses ressemblances en ce qui concerne la plupart des mentions
d’identification.
1- Les types de lettres administratives
A- La lettre administrative à forme personnelle
Elle est utilisée par les fonctionnaires et agents s’adressant à un supérieur hiérarchique pour
un motif personnel (demande de congé, autorisation d’absence, etc.) et par les supérieurs
hiérarchiques répondant à un subordonné ou lui écrivant pour un motif également personnel
(félicitations adressées à un membre du personnel changement, d’affectation, demande
d’explications, mise en garde d’un agent...).
Mais généralement, c’est la lettre que l’Administration adresse à :
- une personne privée ;
- aux représentants d’un organisme privé ;
- aux représentants d’une administration étrangère ou internationale ;
- aux représentants d’une organisation non gouvernementale (ONG) ;
- à un établissement public à caractère industriel ou commercial (société d’Etat, Société
d’économie mixte) ;
- au Président d’une institution (Assemblée Nationale, Cour Suprême, etc.).
En somme, si l’expéditeur et le destinataire de la lettre ne sont pas des services publics
appartenant à un même pays, il s’agit d’une lettre administrative à forme personnelle.
1- Le choix du papier et la mise en page
Dans la correspondance privée, le format, la couleur, la qualité du papier dépendent du goût

de chacun. Dans la correspondance officielle, on doit respecter les règles suivantes :
- le papier utilisé est de format A4 (210 mmX297 mm) correspondant à la norme
internationale ;
- l’original et les copies sont sur du papier blanc de bonne qualité et suffisamment épais
pour ne pas laisser apparaître par transparence au verso le texte écrit au recto. Il ne sera
ni froissé, ni déchiré ;
- des marges sont laissées autour du texte.
2- L’écriture
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L’envoi de lettres saisies à des supérieurs hiérarchiques est parfaitement admise et offre
aux destinataires une lecture plus facile et donc plus rapide que des textes manuscrits parfois
difficiles à lire.
Cependant, parce que la lettre manuscrite exige du rédacteur un effort personnel
supplémentaire, elle est considérée comme plus déférente. Il faut l’employer chaque fois que
l’on désire marquer sa gratitude à un supérieur ou sa sympathie (condoléances, félicitations,
etc.). Dans ce cas, il faut soigner particulièrement son écriture pour qu’elle soit lisible. Il est
très discourtois d’obliger un correspondant à des efforts de déchiffrement.
La courtoisie la plus élémentaire exige que la présentation de la lettre soit soignée (éviter
les ratures et les tâches). En effet, la présentation crée une impression – bonne ou mauvaise –
auprès du destinataire du document, impression qui peut avoir des conséquences importantes.
3- Les éléments caractéristiques ou spécifiques de la lettre administrative à forme

personnelle
Sur le plan formel, la lettre à forme personnelle est caractérisée par :

- la formule d’appel ;
- le traitement ;
- la formule de courtoisie.
3.1- La formule d’appel
La formule d’appel est la manière dont on appelle le destinataire de la lettre. Elle est
constituée de l’appellation « Monsieur, Madame ou Mademoiselle » en toutes lettres suivie de
l’indication de leur titre s’il y a lieu.
Exemples :
▪ Monsieur le Directeur général,
▪ Madame la Directrice,
▪ Monsieur le Préfet,
▪ Monsieur le Ministre,
NB : En français, on ne met pas de majuscule aux titres et fonctions sauf pour le Président de
la République ou lorsqu’on s’adresse aux personnes qui en sont titulaires : un préfet, le ministre
de l’intérieur, mais Monsieur le Préfet, Monsieur le Ministre.
C’est une marque de considération de laisser un espace assez grand entre le haut de la
feuille et la formule d’appel. On placera donc celle-ci un peu au-dessus de la moitié de la feuille
à 110 mm environ du bord supérieur.
La formule d’appel et la formule de politesse vont toujours de pair. Il n’y a jamais l’une
sans l’autre.
3.2- Le traitement
C’est la manière dont on traite, dans le corps de la lettre à forme personnelle ou d’un
discours, la personne à qui l’on s’adresse.
Les formules de traitement varient selon la qualité de la personne à qui l’on s’adresse.
Exemples :
▪ Votre majesté pour un souverain ;
▪ Votre Altesse pour un prince ;
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▪ Votre sainteté pour le pape ;

▪ Votre éminence pour un cardinal ;
▪ Votre Excellence pour un chef d’Etat, un ministre, un ambassadeur, un évêque.
La règle est que le traitement ne doit être employé que dans le corps de la lettre ou
du discours et non en formule d’appel.
3.3- La formule de courtoisie ou de politesse
C’est la phrase finale de la lettre dans laquelle on exprime ses sentiments au destinataire.
Elle doit correspondre à la formule d’appel. L’une et l’autre sont fonction de l’affection, de
l’attention, de l’amitié, de la considération, du dévouement, de la déférence ou du respect que
le rédacteur de la lettre éprouve à l’égard de son correspondant et commence le plus souvent
par « Je vous prie de croire.. », « Je vous prie d’agréer … », …
Ces sentiments sont, bien entendu, à nuancer selon la situation, les rapports
hiérarchiques, l’âge, le sexe, le degré d’intimité des correspondants.
Les formules de politesse peuvent varier à l’infini, cependant, un certain nombre de règles
doivent être respectées.
Elles contiennent le plus souvent soit « l’expression de », soit « l’assurance ». Les deux
formules ne sont pas équivalentes. Le premier terme est obligatoire lorsqu’on s’adresse à une
autorité d’un rang supérieur pour qui la considération, le dévouement, le respect doivent être
tenus pour acquis et que l’on n’a donc pas à « assurer de ses sentiments ».
Le terme « assurance » ne s’emploie qu’à l’égard des personnes d’un rang égal ou
inférieur au signataire de la lettre.
Sur le fond, la lettre à forme personnelle répond généralement à une demande de
renseignements, à des remerciements, à l’acceptation d’une proposition, à des interrogations,
permettant la création d’un dossier, la notification d’une décision.
4- Les éléments rappelant la lettre à forme administrative
La plupart des mentions contenues dans la lettre à forme administrative se retrouvent dans
la lettre à forme personnelle. Ce sont :
- l’appellation de l’Etat et la devise ;
- le numéro d’enregistrement ;
- la référence ;
- l’objet ;
- les pièces jointes ;
- les lieux et dates ;
- la signature.
En ce qui concerne les autres mentions, leur utilisation tient compte de l’origine de la lettre.
Il s’agit :
- des initiales du rédacteur-dactylographe ;
- la mention : objet ;
- la suscription ;
- la mention : ampliation ;
- le timbre.
B- La lettre entre services ou lettre à forme administrative
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Elle est, comme son nom l’indique, la lettre adressée par un service administratif à un
autre service administratif relevant d’un même Etat et d’une même structure gouvernementale.
Certains l’appellent aussi « lettre administrative ».
La lettre entre services comprend les lettres échangées soit entre les services publics
relevant de départements ministériels distincts, soit entre services relevant d’une même
administration, entre services centraux et services départementaux.
Elle est adressée pour les besoins de service.
D’une manière plus simple, si l’expéditeur et le destinataire de la lettre sont des services
publics appartenant à un même pays, on dit qu’il s’agit d’une lettre entre services.
I- Les mentions de la lettre entre services
La lettre entre services ou à forme administrative a une présentation particulière qui est
pratiquement toujours la même. Elle comporte un certain nombre de mentions spécifiques
obligatoires, facultatives et circonstancielles.
1- Les mentions obligatoires
1.1- L’appellation de l’Etat
C’est l’appellation officielle de l’Etat mise sur une ligne en majuscule suivie en dessous
de la devise nationale. Elle figure sur la plupart des documents administratifs. C’est surtout le
cas pour les documents, et notamment les lettres, émanant des autorités administratives, dont
elle renforce le caractère officiel.
Elle est au-dessus de toutes les autres mentions. En Côte d‘Ivoire, elle figure en haut, à
droite de la page. Mais elle peut être au milieu de la page.
1.2- Le timbre
Il figure toujours dans l’angle supérieur gauche du document. C’est l’ensemble des
mentions qui indiquent la provenance d’un document administratif (Ministère, Direction, etc.).
Le timbre doit indiquer cette origine avec précision, et en respectant la hiérarchie des services.
On part de la structure la plus élevée, pour s’arrêter à la structure de l’expéditeur qui est en
même temps le signataire du document. Il sera donc plus ou moins complexe selon la position
dans la hiérarchie du service émetteur.
- très bref si le document émane des plus hautes instances hiérarchiques et s’il est signé
par la plus haute autorité responsable ;
- plus complexe si le document émane d’un service subordonné, le timbre comprendra
généralement trois parties :
✓ le nom du ministère ou de la préfecture ;
✓ l’appellation de la direction ou du service principal ;
✓ l’appellation du service ou du bureau subordonné émetteur du document.
- plus complexe encore si l’origine se situe à un niveau encore plus bas, le timbre est alors
le reflet de l’organigramme de l’administration émettrice.
1.3- Le lieu et la date
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C’est la mention qui indique le lieu d’émission et la date de rédaction de la lettre. Inscrits
en toutes lettres sur une seule ligne, ils figurent en haut à droite, sous l’appellation de l’Etat et
sa devise.
Exemple : Abidjan, le 24 avril 2017
On peut aussi indiquer le jour.

Exemple : Abidjan, lundi 24 avril 2017
NB : En français, le nom des mois et des jours ne prend pas de majuscule.
1.4- La suscription (ou réclame)
C’est la formule d’envoi au destinataire. Elle est composée de deux parties reliées par la
préposition « à » :
- la première partie indique la qualité de l’expéditeur ;
- la seconde partie indique la qualité du destinataire.
Toutefois, la première partie sera supprimée car elle serait une répétition inutile, lorsque
l’autorité signataire est déjà nommée dans le timbre.
La suscription se trouve en haut, à droite, sous le lieu et la date.
Les mots « Monsieur » ou « Madame » sont écrits en toute lettre. Ils ne s’utilisent que
pour désigner le destinataire et non l’expéditeur (on ne se dit pas Monsieur soi-même).
C’est la formule d’envoi au destinataire, manifestant le respect des principes de
hiérarchie et d’autorité, éventuellement complétée par l’indication de la transmission
hiérarchique intermédiaire (sous couvert de ou sous le couvert de …).
La suscription c’est le nom donné également à l’adresse du destinataire d’une lettre,
portée sur la lettre elle-même et sur l’enveloppe.
1.5- le numéro d’enregistrement
Il comprend le numéro inscrit au registre du courrier « Départ » dans le service émetteur

(Le service destinataire apposera, lui, un numéro supplémentaire enregistré au courrier
« Arrivée »), suivi des sigles des mentions formant le timbre, chaque élément étant séparé des
suivants par une barre oblique.
Le numéro d’enregistrement est placé sous le timbre.
L’enregistrement du document se fait après sa signature.
1.6- L’objet
C'est la mention très succincte du problème central, de la question traitée dans la lettre.
Il a pour but, de permettre au destinataire de vite avoir une idée du texte, de faciliter l’attribution
puis le classement.
L’objet se place à gauche, sous le numéro d’enregistrement, avant le corps de la lettre.
NB :
- Le mot « Objet » est toujours souligné et écrit en gras (Objet :) ;
- Une lettre ne traite que d'un objet.
1.7- Les initiales (rédacteur-dactylographe)
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Il s’agit d’inscrire au-dessus du timbre les initiales respectives de celui (ou celle) qui a
rédigé le projet du document et de celui (ou celle) qui l’a dactylographié. Elles figurent, centrées
au-dessus du timbre.
Les initiales permettent au signataire de savoir à qui faire des remarques éventuelles.
1.8- La signature
C’est l’apposition manuscrite du nom de celui qui assure la responsabilité de la lettre.

La signature est l’élément fondamental d’un document, en ce sens qu’un document non
signé n’a aucune valeur juridique. En effet, c’est la signature qui authentifie tout document et
le rend juridiquement valable.
C’est la condition de validité des actes administratifs. Encore faut-il que cette signature
soit bien celle de l’autorité compétente ou de la personne habilitée par elle (par délégation,
intérim …).
Elle comprend trois parties :
- le titre ou la qualité du signataire (c’est-à-dire de l’indication de sa qualité et
éventuellement du pouvoir l’autorisant à signer lorsque le signataire n’est pas l’autorité
compétente elle-même ;
- le signe propre à chaque individu ;
- le prénom (en minuscule) et nom (en majuscule) du signataire.
NB : Lorsque la qualité de l’expéditeur figure déjà en haut du document et que c’est exactement
la même qualité qui doit être reprise au niveau de la signature, on s’en passe et dans ce cas, la
signature ne comprendra que deux parties, à savoir le signe propre à chaque individu et le
prénom et nom du signataire.
La signature se place au bas de la lettre sur la partie droite de la page, quelques lignes
en dessous du texte, immédiatement après la formule de courtoisie ou de politesse
On distingue :
- la signature par l’autorité compétente : c’est la signature du titulaire d’un poste.
En dehors de la signature du titulaire d’un poste, il existe trois autres possibilités de

signature :
- La signature par ordre
Certains documents peuvent être signés par ordre. Selon l’importance du dossier
et tenant compte de la qualité du destinataire, l’agent qualifié pour signer un document
peut donner un ordre verbal à l’un de ses collaborateurs de signer ce document qui sera
alors soumis à la signature de ce dernier : c’est la signature par ordre.
Elle ne peut porter que sur des correspondances courantes, lorsque le titulaire
(autorité compétente) est momentanément empêché. Elle est limitée à un objet précis et
dans un temps très court.
L’Ordre est verbal et ponctuel, c’est-à-dire que l’ordre n’est pas consigné par
écrit dans un document donné et que celui qui a reçu l’Ordre ne peut signer que ce seul
document. Par ailleurs, cette signature engage la responsabilité de celui qui a donné
l’ordre.
Exemple : l’Agent qualifié pour signer un document est le Directeur des Ecoles de
l’ISTC Polytechnique. Il peut donner l’ordre à son Chef du service des Formations de
le signer.
Il sera mentionné :
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Pour le Directeur des Ecoles et par ordre

Le Chef du service des Formations
Signature
Nom et prénom(s)
Remarque : l’on ne doit pas donner l’ordre à l’un de ses collaborateurs, de

signer un document d’une grande importance, d’une certaine sensibilité ou un
document à envoyer à son supérieur hiérarchique.
C’est donc l’importance du document qui vous amène à le signer vous-même ou
à le faire signer par ordre, par quelqu’un d’autre.
- la signature par délégation

On parle de délégation au sens large du terme lorsqu’un chef (le délégant)
transfère une partie de ses pouvoirs dans le domaine de compétence de l’un de ses
collaborateurs (le délégataire).
Au sein d’un service administratif, il peut être utilisé le procédé de la délégation
de signature. C’est un acte par lequel un Responsable de structure, une Autorité
compétente délègue à l’un de ses collaborateurs, la faculté de signer à sa place, et au
nom de la structure, certains documents et actes énumérés strictement dans la
délégation.
Cette délégation qui doit toujours être publiée, fera l’objet d’un texte officiel (arrêté ou
décision) qui en fixe le cadre et les imites.
Dans ce cas, la signature se présentera comme suit :
Exemple : Pour le Directeur des Ecoles et par délégation
Le Chef du service des Formations
Signature
Nom et prénom(s)
- la signature par intérim :

C’est une application du principe de la continuité du Service public. En effet, en
absence du titulaire d’un poste donné, les activités ne doivent pas être bloquées du fait
de cette absence. Alors, l’Autorité qualifiée prend un acte pour désigner un autre agent
qui sera chargé d’assurer le déroulement normal des activités pendant toute la durée
d’absence du titulaire : c’est l’intérim.
Cet agent est appelé Intérimaire.
L’Autorité compétente pour désigner un intérimaire est généralement l’Autorité qui
a compétence à nommer le titulaire de ce poste.
La signature par intérim intervient en cas d’absence du titulaire ou de vacance de
poste. Deux (02) mécanismes sont prévus :
✓ soit un texte a réglé la question en désignant par avance une personne pour
remplacer l’autorité en cas d’absence ou d’empêchement, le texte s’applique
automatiquement : c’est la suppléance. La formule à utiliser pour traduire la
suppléance sera la suivante :
Exemple 1 : Pour le Directeur absent,
Le Sous-Directeur par intérim
Signature
Nom et prénom(s)
Exemple 2 : Le Sous-Directeur par intérim,

Signature
Page 20 sur 37
Nom et prénom(s)
✓ Soit les textes n’ont rien prévu et l’autorité compétente prend un acte (arrêté,
décision, note de service) pour désigner quelqu’un devant assurer la continuité
de la fonction : c’est l’intérim.
Dans cette hypothèse, deux (02) formules sont utilisées pour traduire l’intérim
de la tâche.
En cas d’absence ou d’empêchement, on écrira :
Exemple 1 : Pour le Directeur empêché,
Le Sous-Directeur chargé de l’intérim
Signature
Nom et prénom(s)
Exemple 2 : Pour le Directeur empêché,

Le Sous-Directeur intérimaire
Signature
Nom et prénom(s)
En cas de vacance de poste, la personne qui sera désignée signera selon la

formule suivante :
Exemple : Le Directeur par intérim,
Signature
Nom et prénom(s)
2- Les mentions facultatives et circonstancielles
2.1- Les mentions facultatives
a- La référence
La référence (en abrégé Réf.) se place sous l'objet. C'est un rappel des documents
antérieurs ou précédents qui ont une certaine relation avec la lettre (lettres, message, texte
législatif ou règlementaire, etc.) auxquels le rédacteur se réfère. Autrement dit, s’il n’existe
aucun document précédent en relation avec la lettre qu’on est en train de rédiger, celle-ci ne
portera pas cette mention « Référence ».
Elle comprend le numéro d’enregistrement suivi des sigles des différentes structures.
NB: Ne pas multiplier les références.
b- La pièce jointe
Cette mention sert à énumérer, en cas de besoin, le nombre et la nature des différentes pièces
accompagnant la lettre (ou tout autre document), s’il y en a. C’est une mention qui attire
l’attention du destinataire sur les documents annexes transmis avec la lettre. Elle est placée :
- soit en toutes lettres sous la référence ;
- soit en bas de la page en utilisant les initiales « PJ ».
c- L’ampliation
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C’est une mention qui permet d’adresser des copies de la lettre à des personnes
physiques ou morales autres que le destinataire principal, mais que l’on juge utile d’informer,
en précisant le nombre d’exemplaires à adresser à chacun.
Elle se place en bas à gauche de la page, légèrement sous la ligne de la signature.
d- Le sous-couvert
Cette mention s’ajoute sous la suscription lorsque le document doit suivre la voie
hiérarchique. Elle peut être montante ou descendante :
- Montante, lorsque le document part de la base au sommet ;
- Descendante, lorsque le document provient de l’autorité supérieur vers le subordonné ;
Lorsque la voie hiérarchique comporte plusieurs étapes, on utilise la formule générale de
« sous le couvert de la voie hiérarchique ».
2.2- Les mentions circonstancielles
On peut les classer en trois (03) groupes.
a- Les mentions destinées à attirer l’attention du destinataire. Ce sont :
- « URGENT » (signale au destinataire que l’affaire doit être traitée sans retard);
- « RAPPEL » (rappelle au destinataire que l’expéditeur attend encore la réponse à une
lettre précédente);
- « Vu et transmis le … » (indique que l’autorité ou les autorités concernée(s) par la
transmission hiérarchique ont pris connaissance du document transitant sous leur
couvert) ;
- « VISE le … » ou « VISA » (mention apposée dans la marge de la lettre ; elle est utilisée
lorsque le document doit obtenir l’approbation d’une autorité extérieure avant son
expédition) : visa du ministre des finances pour les mesures à incidence budgétaire ;
b- Les mentions relatives au caractère confidentiel de la correspondance. Ce sont :
- « PERSONNEL » (remettre la lettre au destinataire sans ouvrir l’enveloppe) ;

- « CONFIDENTIEL » (cette mention s’applique sur tous les documents administratifs
dont le contenu pourrait causer un préjudice ou provoquer des embarras administratifs
s’il était divulgué.) ;
- « DIFFUSION RESTREINTE » (s’applique sur tous les documents administratifs
contenant des informations qui ne doivent être communiquées qu’aux personnes
particulièrement qualifiées pour en connaître.);
- « SECRET » (figure sur tout document administratif dont la teneur pourrait, en cas de
divulgation, compromettre la sécurité nationale, le prestige, les intérêts ou l’activité du
gouvernement).
c- Les mentions relatives à l’acheminement postal. Ce sont :
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- « RECOMMANDE » (lorsqu’on veut que la lettre soit remise au destinataire en main

propre);
- « RECOMMANDE AVEC ACCUSE DE RECEPTION » (lorsqu’on veut que la lettre
soit remise au destinataire en main propre avec une décharge attestant qu’il l’a reçue);
- « EXPRESS » ou « par porteur » (lorsqu’il y a urgence particulière dans
l’acheminement de la lettre).
3- Le corps de la lettre
Malgré sa spécificité, la rédaction administrative ne demeure pas moins une

composition française. Par conséquent, elle doit en respecter les règles de présentation. Aussi
convient-il d’établir un plan qui comporte généralement une introduction, un développement et
une conclusion.
3.1- L’introduction
Elle sera très brève. Elle a pour but de prévenir le lecteur pour ce qui va suivre. (une ou
deux phrases).
3.2- Le développement
C’est le corps du sujet. Il se divise en deux (02) ou trois (03) parties équilibrées alliant
clarté, précision et concision. Une lettre ne traitera que d’un seul problème. Il convient donc de
rédiger autant de lettres distinctes que de problèmes distincts.
Le rédacteur doit tenir compte de l’équilibre entre les parties et de la loi de l’intérêt
croissant qui consiste à présenter d’abord les faits et les arguments les moins importants et
parvenir à ceux les plus décisifs. Chaque idée différente fera l’objet d’un paragraphe distinct.
Le texte doit être suffisamment aéré pour aider à la clarté de son argumentation.
3.3- La conclusion
La conclusion doit être claire, précise et amenée sans brutalité. Comme l’introduction, elle
doit être brève et tirer les conséquences de ce qui est dit dans le corps du sujet. Elle comprend
l'énoncé de la décision, de la demande ou de la proposition. Elle consiste à :
- demander des instructions si on est subordonné ;
- ordonner ou demander des éclaircissements lorsqu’on est supérieur hiérarchique.
Elle ne doit pas se confondre avec la formule de politesse qui constitue un paragraphe
séparé.
NB : Une seule particularité à souligner : la lettre à forme administrative ne comporte :

- ni formule d’appel ;
- ni formule de courtoisie ou de politesse.
Par contre, le respect de la règle de la courtoisie fait que l’on compense l’absence de ces
formules par l’emploi de l’expression « J’ai l’honneur de … », qui doit figurer dans le corps de
la lettre et placé en tête du 1er paragraphe. Cette expression facilite en effet par la même occasion
l’introduction du problème traité.
Elle peut être remplacée, lorsque l’on veut atténuer une réponse défavorable, par
l’expression « J’ai le regret de … ».
4- Les différents types de lettres à forme administrative
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Les lettres à forme administrative peuvent être classées en fonction de leur objectif et des
circonstances qui les ont motivées. On distingue :
- la lettre d’accusé de réception ;
- la lettre de transmission ;
- la lettre de rappel ;
- la lettre d’intervention ;
- la lettre d’accompagnement.
4.1- La lettre d’accusé de réception ou accusé de réception
Normalement l’administration, dans un souci d’économie de temps et d’argent, n’envoie

pas d’accusé de réception pour la correspondance entre services. Le même résultat est plus
simplement obtenu par l’usage du cahier ou registre de transmission, lorsque le courrier est
porté directement de service à service par un agent de transmission. La signature du service
destinataire sur le registre vaut décharge pour l’expéditeur et accusé de réception.
Cependant dans certains cas, l’accusé de réception devient obligatoire lorsque la réponse
à la lettre reçue du correspondant nécessite des études, des enquêtes ou des formalités qui
imposent un délai assez long ; dans ce cas, on lui écrit pour accuser de réception.
On peut aussi accuser réception parce que notre correspondant en a exprimé le désir.
Exemples :
- Pour un simple accusé de réception :
J’ai l’honneur d’accuser réception de votre lettre n° … du … relative à …
Elle a été enregistrée sous le n° … et fera l’objet d’un examen dans les meilleurs délais.
- Pour un accusé de réception constituant également une lettre d’attente :

J’ai pris bonne note de votre demande du … relative à … J’ai soumis la question que
vous m’avez posée à l’étude de mes services et je ne manquerai pas de vous informer
de la suite qui pourra lui être donnée.
Par lettre n° … en date du … vous avez bien voulu attirer mon attention sur … Je ne
manquerai pas de vous tenir informé de la suite qui sera donnée à cette affaire après
étude par mes services.
- Pour préciser que les documents demandés ont déjà été envoyés
Par lettre n° … du … vous m’avez demandé … J’ai l’honneur de vous faire connaître
que ces pièces ont été adressées sous bordereau (sous pli) n° … Elles devraient donc
vous parvenir incessamment.
- Pour signaler que la demande a été transmise à un autre service normalement

compétent :
Par lettre n° … du … vous m'avez adressé (par erreur) … J’ai l’honneur de vous faire
connaître que votre demande a été transmise au service (ou à l’autorité) compétent(e)
pour traiter cette affaire, sous bordereau n° … en date du … Vous voudrez bien prendre
contact avec ce service pour toute information complémentaire.
NB : la formulation de l’objet d’une lettre d’accusé de réception reprendra l’objet

de la lettre reçue, et non la simple mention « accusé de réception », qui n’apporte
aucune information utile au classement du courrier.
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4.2- La lettre de transmission
Entre services, on n’envoie généralement pas une lettre de transmission, mais un simple
bordereau, beaucoup plus expéditif. Cependant, lorsque l’on adresse un document à une haute
autorité ou à une personne étrangère à l’administration, la lettre de transmission doit être
préférée au bordereau.
La lettre de transmission a pour objet, de transmettre à un tiers, un document, un dossier.
Cette lettre ne se contentera pas de transmettre tout simplement le dossier ou document ; au-
delà de la simple transmission, elle doit pouvoir préciser l’intention dans laquelle cela est
transmis.
La transmission peut être faite « pour attribution », « pour information », « pour avis »
ou pour solliciter des instructions.
Exemples :
- J’ai l’honneur de vous transmettre ci-joint pour information …
- Je vous prie de bien vouloir trouver ci-joint …
Que ce soit dans l’un ou l’autre cas, l’expéditeur peut vouloir connaître la suite réservée
au dossier. Dans ce cas, à la fin de la lettre, on peut employer :
- Je serais heureux, ou j’attacherai du prix à être informé de la suit qu’il aura été possible
de donner à cette affaire.
- Je vous saurais gré des dispositions utiles que vous voudrez bien prendre en vue de me
notifier la suite qu’il aura été possible de réserver à cette affaire …
4.3- La lettre de rappel
Elle est destinée à secouer l’indolence de certains services.

Lorsqu’un service adresse à un autre, une lettre qui nécessite en principe une suite une
suite et que le service destinataire tarde à répondre, le service expéditeur de la lettre écrit encore
au service destinataire pour lui rappeler qu’aucune suite n’a encore été donnée à sa lettre. Cette
lettre de relance est appelée lettre de rappel.
En introduction, on rappelle la lettre précédente et on résume très sommairement le
problème.
Dans le développement des idées, on met en relief l’importance attachée à l’affaire.
En conclusion, on invite l’intéressé à répondre dans un délai qu’on détermine.
4.4- La lettre d’intervention
L’intervention consiste à user de son influence pour faire obtenir à quelqu’un, ce que celui-ci
estime être son droit. C’est l’acte d’une personne bien placée.
La pratique de l’intervention est contestée en raison des abus du favoritisme qu’elle provoque.
Elle a cependant l’avantage de vous obliger à bien analyser un dossier qui vous est confié, dès lors que
vous savez que d’autres personnes physiques ou morales, mieux placées, pourraient, à tout moment,
réagir par rapport au dossier.
L’intervention posera le problème avec clarté, apportera de nouveaux arguments ou fournira des
éléments utiles en vue d’une solution objective et équitable.
La réponse à une lettre d’intervention sera aimable surtout s’il n’est pas possible de donner une
suite favorable à la requête. Le rédacteur développera les raisons qui justifient cette impossibilité.
Dans le cas d’une réponse positive, le rédacteur fera apparaître les raisons qui militent en faveur
de cette heureuse solution.
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4.5- La lettre d’accompagnement ou de présentation
Lorsque l’on transmet à une autre autorité un document complexe ou volumineux (dossier,
rapport, étude, etc.), il est souvent utile (surtout si l’on attend un examen rapide de l’affaire par
cette autorité) de lui présenter ou de lui commenter sous forme de lettre d’accompagnement les
principaux aspects du document transmis, afin de lui en faciliter la lecture et la compréhension.
La lettre à forme personnelle et la lettre entre services sont les deux types de lettres utilisées
régulièrement par l’Administration. Elles diffèrent par la forme car chacune d’elle a ses
caractéristiques particulières au niveau de la présentation. Mais dans le fond, elles traitent
généralement des mêmes sujets. Comme tout écrit administratif, elles tiennent compte de la
hiérarchie, sont objectives, courtoises et prudentes. Elles s’attachent aussi avec un soin
particulier à la précision et à rechercher la plus grande efficacité possible.
EXERCICES PRATIQUES
1- Vous êtes un fonctionnaire et vous sollicitez de votre supérieur hiérarchique une

autorisation d’absence en vue d’un concours. Rédigez le document.
2-
CHAPITRE 4 : LE COMPTE RENDU

1- Définition
Le compte rendu un document descriptif et non interprétatif. Il sert à rendre

compte de faits, ou d’événements que le rédacteur a pu constater, ou d’activités
qu’il a accomplies ou auxquelles il a été mêlé. Celui-ci doit rapporter ces faits
objectivement et sans prendre parti, sans les interpréter, sans formuler de
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conclusions personnelles. A l’instar des autres documents d’information, le

compte rendu doit être précis, exact, détaillé autant que nécessaire et complet.
2- Les types de comptes rendus
Dans la pratique, suivant leur forme et leur destination, il existe plusieurs types
de comptes rendus :
- le compte rendu de réunion ;
- le compte rendu de mission ou d’activité ;
- le compte rendu d’un événement ;
- le compte rendu d’un accident ;
- etc.
3- Construction et présentation
Le compte rendu exige une observation et/ou une écoute attentive ainsi
qu’une bonne prise de notes.
Avant la rédaction qui doit se faire dans la foulée, trois (3) opérations
complémentaires sont nécessaires : trier, résumer, structurer. On relit ses notes
pour éliminer les observations secondaires. Il faut résumer l’essentiel. La
structure peut s’envisager de deux façons :
- structuration linéaire : on suit l’ordre du déroulement des événements,
de la visite ;
- structuration par centre d’intérêt : c’est un travail synthétique qui
regroupe les informations par thèmes essentiels.
L’en-tête d’un compte rendu comprend les mentions suivantes :
- origine c’est-à-dire le nom du rédacteur ou de son service ;
- destinataire ;
- objet : c’est la désignation simple de l’affaire concernée
- date
La rédaction obéit aux règles de composition de paragraphes. On introduit
généralement le compte rendu par des phrases du genre : « J’ai l’honneur de porter
à votre connaissance les faits suivants … ».
I- Le compte rendu de réunion
Le compte rendu de réunion est soumis, comme les autres, aux obligations
d’exactitude, de précision et d’efficacité. Il a pour rôle de laisser des traces écrites
des échanges oraux.
Il existe deux (2) catégories de comptes rendus de réunion qui se distinguent
essentiellement par la manière de relater les faits :
- le compte rendu intégral ou « in extenso » ;
- le compte rendu analytique ou résumé.
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1- Le compte rendu intégral ou « in extenso » encore appelé compte rendu

sténographique
Dans cette forme de compte rendu, on transcrit intégralement les paroles

échangées en précisant le nom ou la qualité de chacune des personnes qui ont
participé aux débats ;
Dans cette catégorie de compte rendu, toutes les interventions sont reprises au
style direct par le rédacteur, suivant le mot à mot des débats, en faisant parler
directement les participants.
Exemple :
Le président : Le quorum étant atteint, je déclare laq séance ouverte et je
donne la parole à M. Doua qui va vous exposer le premier point inscrit à l’ordre
du jour.
M. Doua : La première question à l’ordre du jour est la suivante …
La difficulté de ce type de comptes rendus, c’est qu’il exige une grande rapidité
de prise de notes. On ne peut les rédiger qu’à partir de notes sténographiques, ou
d’enregistrements au magnétophone. Ces comptes rendus sont rarement utilisés
dans l’administration.
2- Le compte rendu analytique
Il s’écarte du mot à mot du style direct et ne conserve des débats que

ce qui est nécessaire à sa compréhension. Le style indirect est donc utilisé,
de même que le présent de l’indicatif ;
Il ne s’agit plus de transcrire intégralement les paroles échangées,
mais de faire une synthèse. On ne mentionnera, avec indication du nom de
l’intervenant, que les interventions présentant un intérêt certain.
Pour toutes les réunions très fréquentes qui se tiennent à différents
échelons des services administratifs, on rédige des coptes rendus brefs qui
ne retiennent des réunions que les éléments essentiels. Le compte rendu
analytique est rédigé au style indirect. Le rédacteur cite les propos des
intervenants en les nommant, mais il ne les fait pas parler directement.
C’est cette forme qui est couramment utilisée.
Exemple :
Après avoir constaté la présence de tous les participants invités, le
président déclare la séance ouverte et donne la parole à M. Doua qui fait
le point des travaux de son service sur la première question inscrite à
l’ordre du jour.
La relation de la réunion est faite au présent de l’indicatif (le temps
le plus intemporel et le plus simple, celui qui conserve aux faits rapportés
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toute leur actualité). Toutefois, les mentions introductives, servant à définir

la réunion et en préciser le cadre, sont présentées à un temps passé.
3- Les mentions spécifiques
En plus des mentions habituelles, on trouve dans ce type de compte rendu des
mentions spécifiques qui sont :
le titre, l’introduction, la liste des participants, l’ordre du jour, la formule
d’ouverture, le développement ou texte du compte rendu, la formule finale ou
formule de clôture.
Le compte rendu de réunion comprend :
- Un titre qui fait ressortir le mot « COMPTE RENDU », la nature et la
date de la réunion ;
- Un prologue qui est une phrase qui rappelle la date, l’heure, le lieu,
l’objet de la réunion, le nom et la qualité de la personne qui la préside ;
- Une liste des participants : on y mentionne le nom et la qualité de
chacune des personnes qui ont pris part à la réunion. Lorsque cette liste
est assez longue, on la met en annexe au document ;
- L’ordre du jour : il est question de faire ressortir les différents points
débattus au cours de la séance. On peut considérer les points de l’ordre
du jour comme des sous-ensembles de l’objet de la réunion mentionné
dans le prologue. Les points de l’ordre du jour doivent être en relation
avec l’objet de la réunion. Si on veut, au cours de la séance, discuter de
certains problèmes qui n’ont aucun rapport avec l’objet de la rencontre,
on va les regrouper dans un point appelé DIVERS.
- Le corps : en prenant chaque point de l’ordre du jour, on relate tout ce
qui a été dit sur le point, en prenant soin de préciser le nom ou le titre de
l’intervenant. Mais si l’on veut rendre compte de manière générale, très
synthétique, on ne nommera pas les intervenants mais on présentera les
grandes idées qui se dégagent des interventions ;
- La fin : elle fait généralement mention de l’heure à laquelle la séance a
pris fin. Elle est souvent libellée comme suit : L’ordre du jour étant
épuisé, la séance est levée à … heures.
Ce compte rendu est signé, en bas et à droite, par le secrétaire de séance.

- Le titre qui mentionnera les mots « COMPTE RENDU » et la nature et
la date de la réunion.
Exemple :
COMPTE RENDU
de la réunion du 6 novembre 2018
relative à la préparation de la rentrée académique
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- L’introduction : Sous le titre, le compte rendu débute par une phrase

d’introduction qui reprend la nature de la réunion, la date, l’heure et le
lieu.
Exemple :
Le mardi 6 novembre 2018 à 8h30, s’est tenue dans la salle KEBE Yacouba de
l’ISTC Polytechnique, une réunion relative à la préparation de la réunion de
rentrée.
- La liste des participants suit cette introduction. Le rédacteur doit y

apporter le plus grand soin afin d’éviter de :
• commettre des erreurs de noms et de fonction et notamment des
erreurs d’orthographe ;
• citer comme absente une personne présente et vice-versa ;
• commettre des fautes de préséance dans l’énumération des
participants.
Sur ce dernier point, deux (2) solutions sont possibles :
✓ ou bien l’ordre de préséance ne fait pas de doute et il est facile de
classer les participants par ordre d’importance décroissant. Dans ce
cas et à rang égal, la courtoisie veut que l’on place les femmes avant
les hommes ;
✓ ou bien l’ordre de préséance n’est pas évident et pose quelques
problèmes « diplomatiques ». Dans ce cas, la solution la plus facile
consiste à dresser la liste dans l’ordre alphabétique.
Exemple :
Etaient présents (ou assistaient à la réunion) :
MM. DIOMANDE Abdoulaye, Directeur de …, Président de séance ;
KONAN Kouadio, Chef du service … ;
Mmes DION Jeanne, Chef du service … ;
YAO Sylvie, Conseillère pédagogique ;
Etaient absents :
Mme SIDIBE Fatou, Chef du service … ;

M. BOMBEY Jean, Conseiller technique
Etaient excusés
Mme SERI …..

M. KASSI ….
Pour être sûr de n’oublier personne, il faut faire circuler en cours de séance, une
feuille de présence ou d’émargement sur laquelle chacun inscrira son nom et sa
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qualité. Cette feuille sera conservée afin d’éviter toute contestation ultérieure.
Lorsque cette liste est assez longue, on la met en annexe du document.
- L’ordre du jour sera brièvement rappelé, après l’énoncé des présents

et absents.
Exemple :
Figuraient à l’ordre du jour les points suivants :
1- ………………………………….
2- …………………………………
3- …………………………………
- Le développement : La formule d’ouverture de la séance marque le

début du compte rendu proprement dit. C’est sur cette formule que le
rédacteur passe au présent de l’indicatif.
Exemple :
M. X. …, président, déclare la séance ouverte.
Le texte du compte rendu sera analytique. Il résumera chaque intervention dans

l’ordre chronologique.
- La formule finale ou conclusion : Le compte rendu se termine par

une formule qui constate l’épuisement de l’ordre du jour et l’heure de
levée de séance.
Exemple :
L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 13 h 30.
- La signature du rédacteur précédée de sa qualité et éventuellement de

la date de rédaction, si celle-ci n’a pas été déjà portée en tête de la
première page. Le rédacteur précisera en quelle qualité il signe le
compte rendu.
Exemple :
Abidjan, le 10 mars 2016
Le Chef du service de …
Secrétaire de séance
A. TOURE
4- Le style du compte rendu de réunion
Etant entendu que l’on doit éviter de prendre parti au moment de rendre
compte, l’on doit tout mettre en œuvre pour éviter l’emploi de la première
personne du singulier « Je » et de la première personne du pluriel « Nous »,
lorsqu’il s’agit d’un compte rendu analytique.
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Le rédacteur du compte rendu ne doit pas formuler un jugement personnel sur

les faits qu’il présente. Il doit éviter de prendre position ou d’intervenir sur les
événements, les faits et la situation qui font l’objet de son compte rendu. Il ne doit
faire aucune proposition émanant directement de lui et ne doit rien interpréter en
vue d’une conclusion. Il ne propose pas de solutions qui lui soient propres et ne
doit en aucun cas chercher à orienter l’action du destinataire.
Les expressions qui permettent de rendre compte de la nature et du caractère
d’une intervention doivent être choisies. Ainsi, on pourrait s’inspirer des
tournures suivantes :
M. Y. expose, aborde, montre, donne connaissance, fait connaître, déclare,
constate, précise, s’élève contre, exprime son désir de, propose, conclut, présente,
souligne, croit, pense, est convaincu, estime, donne lecture, s’étonne, se plaint,
approuve, étudie, analyse, fait allusion à, intervient, s’alarme, note, craint,
redoute, critique, attaque, se déclare convaincu, conteste, refuse de s’associer,
fait remarquer, fait appel, affirme que, exprime le souhait, s’oppose, reprend la
parole ….
Le Président de séance déclare ouverte la réunion, expose en quelques mots
l’objet de la rencontre et donne la parole à …
Le Président de séance se déclare satisfait des résultats de la rencontre et
adresse ses félicitations à tous ceux qui, d’une manière ou d’une autre, ont
contribué à cette réussite ;
L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à … heures.
Plus rien n’étant à l’ordre du jour, la séance est levée à …
Avant de lever la séance à … heures, le Président de séance a précisé que
la prochaine rencontre aura lieu le … à … heures.
II- Le compte rendu d’activité ou de mission

Le compte rendu d’activité ou de mission (appelé compte rendu hiérarchique) est celui que
le rédacteur établit soit de sa propre initiative, soit sur ordre, en vue de relater de façon détaillée
et précise un événement ou une situation. Ce document a pour objet de rendre compte à un
supérieur et de conserver une trace écrite. Il doit donc être d’une précision et d’une exactitude
absolues. Ce genre de compte rendu n’est soumis à aucune règle de forme particulière. Il
comporte, cependant, en général les principales mentions d’identification figurant sur les lettres
administratives : timbre, date, signature, plus lev titre COMPTE RENDU.
Le compte rendu d’activité est le compte rendu détaillé et chronologique de l’activité d’un
agent ou de son service pendant une période donnée : le mois, le semestre, l’année par exemple.
C’est pour le supérieur le moyen de s’informer du fonctionnement de ses services, et pour le
rédacteur le moyen de justifier de son activité/ de l’activité accomplie.
Le compte rendu d’activité est le compte rendu détaillé et chronologique d’une mission
particulière confiée à l’agent : mission d’une inspection, tournée de prise de contact avec les
populations ou d’information, travaux et contacts préparatoires d’une activité nouvelle, etc.
La rédaction d’un compte rendu est motivée par :
- l’ordre du supérieur qui a confié la mission ;
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- l’usage du service qui veut que l’on garde une trace écrite de toute mission
particulière comme de l’activité générale ;
- des dispositions légales ou réglementaires qui fixent la périodicité des comptes
rendus d’activités.
1- Présentation
Etabli sur du papier libre ou à en-tête, le compte rendu comportera :
- Le timbre du service du rédacteur ;
- Le titre COMPTE RENDU, suivi de la désignation de l’activité présentée et
éventuellement du nom et de la qualité de l’agent concerné s’il s’agit d’une activité
individuelle ou d’une mission.
Exemples :
COMPTE RENDU
de l’activité de Mme X. … pour la période du 1er au 31 septembre 2016
COMPTE RENDU
de la mission effectuée du 3 au 8 décembre 2014
dans le district de Yamoussoukro par un agent commercial
Cette présentation est préférable dans un compte rendu à l’emploi de la rubrique

« Objet ».
- Viendra ensuite le texte du compte rendu qui sera à la fois clair, concis et précis. On
s’efforcera de faire un plan :
✓ une brève introduction qui précise les circonstances de la question
présentée et les motifs du compte rendu ou l’objet de la mission ;
✓ un développement qui peut être chronologique, analytique ou synthétique,
des faits et des événements relatés : il peut donc comporter des divisions en
nombre variable ; il doit mentionner, pour une mission, les personnes
rencontrées ou entendues ;
✓ une conclusion qui sera un résumé des points présentés et éventuellement
une appréciation générale de la situation, mais le compte rendu ne formulera
pas de propositions de solutions ou de mesures à prendre pour faire face à
la situation exposée.
- Le lieu et la date de rédaction du compte rendu peuvent figurer aussi bien sous le
texte avant la signature qu’en tête de la première page, à droite en face du timbre ;
- La signature du rédacteur, présentée comme pour la lettre.
Le style du compte rendu est celui de la narration.
Exemple :
Ministère de la Ville et de la Salubrité Urbaine République de Côte d’Ivoire

---------------------- ----------------------
Inspection Générale Union-Discipline-Travail
-----------------------
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N° 140/IG/ISS Abidjan, le 22 octobre 2010
COMPTE RENDU
de la mission d’inspection effectuée dans le district de Yamoussoukro

par M. Denis KOFFI, inspecteur du service de salubrité
Comme suite à votre demande, j’ai l’honneur de vous rendre compte sommairement ci-
après de la mission d’inspection que j’ai effectuée du 12 au 19 octobre 2010 dans le district
de Yamoussoukro, conformément à vos instructions du 10 octobre 2010.
J’ai été accompagné dans cette tournée par M. Eric DION, responsable de la subdivision,
qui m’avait signalé les quartiers critiques à visiter : 220 Logements, Morofè, Diouladougou.
Ces différents quartiers sont envahis par les ordures. Les voies sont presque impraticables
du fait des ordures qui les jonchent.
Le marché, à l’instar des quartiers suscités, est dans un état piteux. Les marchandises sont
même exposées sur des tas d’ordures.
En somme, la plupart des quartiers de Yamoussoukro croulent sous le poids des ordures
ménagères.
L’inspecteur du service de Salubrité
M. Denis KOFFI
III- Le compte rendu d’accident
Le compte rendu s’impose en cas d’accident, qu’il s’agisse d’un accident de personnes, de
véhicules ou de machines, car il s’agit principalement d’aider à la détermination des
responsabilités, et pour cela d’établir les liens ou l’absence de liens entre l’accident et le
service. La précision et l’exactitude revêtent en ce cas une importance toute particulière.
COMPTE RENDU D’ACCIDENT
Accident de la circulation du 12 décembre 2014
Route de Bassam, véhicule Peugeot 405 N° D 2605 CI (à vérifier)
Chauffeur : Souleymane BAKARI
Le texte du compte rendu devra comporter obligatoirement les mentions suivantes :
6- S’il s’agit d’un accident de personnes :

- identité complète de la ou des victime(s), âge et profession ;
- circonstances détaillées de l’accident (date, heure, lieu) et relation de celui-ci ;
- conséquences de l’accident (blessures apparentes soins donnés, incapacité
prévisible) ;
- identité et adresse des témoins s’il y en a.
7- S’il s’agit d’un accident de véhicules :

- Circonstances de date, heure et lieu ;
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- Identification des véhicules et de leurs documents de circulation ;

- Identification des chauffeurs et des propriétaires des véhicules ;
- Relation de l’accident, au besoin accompagné d’un croquis coté de la position des
véhicules, conséquences de l’accident ;
- Identité et adresse des témoins éventuels ;
- Mention de constat de police s’il y a lieu.
8- S’il s »agit d’un accident de machines :

- Identification de la machine ;
- Circonstance et relation de l’accident ;
- Identité du ou des opérateur(s) de la machine au moment de l’accident ;
- Nature, étendue des dégâts et durée prévisible d’immobilisation ;
- Mesures prises pour sa réparation ou son remplacement.
Dans tous les cas, le compte rendu sera signé par son rédacteur et, pour un accident de véhicules,
par les parties en cause si possible.
Il s’agit de l’accident qui pourrait se produire sur le lieu du travail et dont on rend compte
au supérieur hiérarchique.
Il comprend les éléments ci-après :
- identification complète de la victime (état civil, qualification professionnelle …) ;
- circonstances détaillées de l’accident (date, heure, lieu …) ;
- relation de l’accident-même (des croquis, des photographies … peuvent toujours
faciliter et présenter cette rédaction) ;
- conséquence de l’accident ;
- indication exacte des témoins.
Ce compte rendu doit être daté et signé de son auteur.
IV- Le compte rendu d’un document

Il consiste en un résumé succinct d’un ou plusieurs textes. Ce type de compte rendu est
assez répandu dans l’entreprise. Il peut s’agir notamment du :
- Compte rendu d’une publication intéressant l’activité d’une entreprise ou d’un
département, d’un atelier ;
- Compte rendu d’un ensemble de correspondances (utilisation dans les directions, les
services comptables et financiers) ;
- Compte rendu d’articles de journaux (quotidiens et périodiques concernant un
produit de l’entreprise ou une question ou un événement). C’est ce qu’on appelle la
revue de presse qu’il ne faut pas confondre avec la note critique sur un ouvrage qui
est une note qui analyse, mais aussi apprécie la portée et la valeur de l’ouvrage. Pour
le compte rendu, on s’en tient au contenu du texte dont on rend compte.
EXERCICE PRATIQUE
Page 35 sur 37
Vous avez été désigné(e) comme secrétaire de séance à la réunion de rentrée académique par le
Directeur de votre Ecole. Vous êtes donc êtes chargé(e) de rendre compte de cette réunion.
Rédigez le document.
Vous êtes l’assistant(e) du Directeur des Ecoles et vous avez pris part à la réunion de rentrée
académique qui a eu lieu le mercredi 7 novembre 2018, à l’amphithéâtre Affoussiata BAMBA-
LAMINE. Vous êtes chargé(e) de rendre compte de la réunion. Rédigez le document.
BIBLIOGRAPHIE
BARIL (Denis), GUILLET (Jean), Techniques d’expression écrite et orale, Tome 1,

Les techniques de base, l'information, 9ème édition actualisée, Paris : Dalloz-Sirey,
1996.
COCULA (Bernard), PEYROULET (Claude), Didactique de l’expression, Paris :

Librairie Delagrave, 1993.
CODJO (Placide), Les documents de communication administrative et commerciale,

10ème édition, Cotonou : HEVERT PRINT, 2013.
COULIBALY (Lénissongui), Elément de rédaction administrative, Abidjan : éd. ABC,

1993.
Cours de rédaction administrative, Ministère de la Fonction Publique et de la

Modernisation de l’administration, Direction générale de la Fonction Publique
FAYET (Michelle), Réussir ses comptes rendus, Paris : Editions d’Organisation, 2005.
FERRANDS (Yolande), La rédaction administrative en pratique, Paris : éd. Eyrolles,

2015.
GANDOUIN (Jacques), ROUSSIGNOL (Jean-Marie), Rédaction administrative,

Afrique, Pris : Armand colin/Masson, 1996.
GREVISSE (Maurice), Le bon usage, Paris, Duculot, 1986.
Page 36 sur 37
JARIEL–LEGRAND (Carol), Le petit guide de la correspondance, Paris : Colmar,

éd.SAE.P., 2002.
ROBERT (Catherine), Le style administratif, Paris : éd. Albin Michel, 2005.
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LA REDACTION ADMINISTRATIVE - ENSEIGNANTE : Mlle AKA Alloué Hélène

CHAPITRE 1 : Généralités sur la rédaction administrative

Comment peut-on définir la rédaction administrative ? Comment réunir des données,

II- La préparation de la rédaction

1- Connaître, reconnaître, comprendre

2- Rassembler les éléments

L'introduction rappelle l'objet de la correspondance. Elle a pour objet de préparer,

3.2- Le corps du sujet

III- La rédaction proprement dite

IV- Tournures utilisables

2- De supérieur à subordonné, avec connotation hiérarchique

3- De subordonné à supérieur (subordination hiérarchique)

CHAPITRE 2: LA SPECIFICITE DU STYLE

La rédaction administrative diffère de la rédaction classique car le caractère officiel de l’écrit

I- Les caractères de la rédaction administrative

Supérieur s’adressant au subordonné Subordonné s’adressant au supérieur

La responsabilité implique la prudence surtout lorsque la décision à intervenir dépend d’une

NE PAS ECRIRE ECRIRE

ON N’ECRIRA PAS ON ECRIRA

J’attacherais du prix à ce que vous apportiez

ON N’ECRIRA PAS ON ECRIRA

8- La clarté, la concision et l’efficacité

II- Les formules consacrées du vocabulaire administratif

1- Les formules d’appel et de courtoisie

1.1- Les formules d’appel

❖ Les autorités religieuses :

❖ Les autorités politiques

- Ambassadeur : Monsieur l’Ambassadeur ;

❖ Les Autorités Judiciaires et Administratives

NB : Le possessif est exclusivement employé par le rédacteur de sexe masculin. Les

1.2- Les formules de courtoisie ou de politesse

Formules d’appel Formules de courtoisie correspondantes

➢ Les hommages et les salutations s’expriment. Il ne faut pas en donner l’assurance.

➢ Les assurances à utiliser dans :

NE PAS ECRIRE ECRIRE

2- Les formules d’introduction

b- Comment introduire un document sans référence

- J’ai l’honneur de vous signaler, informer, faire connaître, faire savoir… ;

c- Les formules d’exposition ou de discussion (formules pour exposer des arguments)

Je note, je constate, je précise, j’ajoute, je souligne, je confirme, je rappelle, je signale,

- Je me permets de souligner, rappeler, préciser … ;

- Il m’appartient, il vous appartiendra de … ;

➢ Les formules tendant à prévenir certains arguments

- Je n’ignore pas que, je ne doute pas que, néanmoins … ;

➢ Les formules énumératives

- D’abord, en premier lieu … ;

A ce sujet, à cet égard, en fait, en particulier, en principe, notamment, au surplus, pour

3- Les formules de conclusion

➢ Pour suggérer une solution

➢ Pour donner un ordre, indiquer une décision

- Je vous invite, engage à … ;

- Je vous demande de bien vouloir … ;

➢ Pour donner une réponse défavorable et ménager le futur

b- De supérieur à subordonné, avec connotation hiérarchique

c- De subordonné à supérieur (subordination hiérarchique)

5- Quelques fautes à ne pas commettre

Expressions incorrectes Expressions correctes

De par ... Par ...

CHAPITRE 3 : LA LETTRE ADMINISTRATIVE

1- Les types de lettres administratives

A- La lettre administrative à forme personnelle

1- Le choix du papier et la mise en page

Dans la correspondance privée, le format, la couleur, la qualité du papier dépendent du goût