Guia 7 Evidencia 5manual de Procedimientos

DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
Zaratrans Agente de carga internacional
PROCEDIMIENTO DE GENERAR DOCUMENTOS DE CÓDIGO 1966014

TRANSPORTE Y SOPORTE DE LAS CARGAS FECHA 18/07/20
SUBPROCESO: Logística para las cargas que llegan a VERSIO 20
territorio nacional. N
PROCESO DE IMPORTACIONES PAGINA 1/17
Trabajo
Evidencia 5: Manual “Procesos y procedimientos logísticos”
Presenta
MARITZA CAICEDO GONZÁLEZ
Institución
SENA VIRTUAL
GESTIÓN LOGÍSTICA
BOGOTÁ
17/07/2020

1. ELABORAR LA IDENTIFICACIÓN O PRESENTACIÓN
2. INTRODUCCIÓN
Los manuales en una compañía permiten determinar normas, políticas y procesos

importantes de todo tipo para la compañía, que pueden ser usados y estar
disponibles en cualquier momento para verificar qué hacer en algún caso o para
que un proceso se encuentre documentado. Los manuales de procedimientos son
fundamentales para la comunicación, coordinación, dirección y evaluación
administrativa, además sirven de apoyo para la capacitación del personal, ya que
facilitan al interior de cada área la integración de las distintas unidades
administrativas a través del flujo de información, asimismo, permiten a cualquier
usuario interno y externo el conocimiento preciso de las operaciones, trámites y
servicios que realizan. Por estas razones es que se elabora este manual de
procedimientos en la empresa ZARATRANS SAS en el área específica de
importaciones.
Dentro de las actividades que se realiza en la cadena logística y el plan

organizacional, se debe tener en cuenta las dependencias y áreas que son
fundamentales para llevar acabo de manera organizada las tareas asignadas, con
un grupo humano capacitado en cada área para ello toda organización debe llevar
un manual de funciones en cada dependencia para sí ejercer con compromisos los
roles y que esto evite un desorden o atraso en algún proceso de la cadena, las
dependencias dependen la una de la otra y con un mismo fin, lograr que el
producto llegue a las manos del consumidor final y lograr los objetivos trazados en
la misión empresarial. Las empresas entran en la obligación de llevar un control de
todas sus dependencias, estableciendo manuales de funcionamiento y
operatividad, recurso humano y costos, para establecer un presupuesto estándar
y conocer sus fortalezas y debilidades frente al mercado y estandarizar sus
recursos al fortalecimiento de sus funciones y que están le permitan crecer en el
mercado.

3. OBJETIVOS
Objetivo general
Realizar un manual de procedimientos para el área de importaciones y de esta

manera llevar el control de los documentos de transporte (guías) y los soportes de
las cargas por medio de la facturación, se realizara la verificación con la aerolínea
del traslado de la mercancía al depósito correspondiente hasta que La agencia de
ADUANAS se encarga de Nacionalizar la carga.

4. ALCANCE
Alcance temático
De acuerdo a la problemática en cuanto a la entrega de documentos y verificación

con las aerolíneas, en materia de tiempo y dinero, hace que la empresa Zaratrans
SAS implemente modelos logísticos de distribución y verificación para la
optimización de dichos procesos, por ende el alcance de este trabajo se enfoca
en el área de importaciones asegurando su correcto funcionamiento.
Alcance Cronológico
El proyecto se hace en tiempo real y para la implementación a corto plazo, ya que

la empresa Zaratrans SAS, necesita con inmediatez que se realicen algunas
mejoras en su plan logístico para minimizar los impactos negativos en sus clientes
respecto a las importaciones.
Alcance Espacial
El trabajo se realiza en la empresa Zaratrans SAS, la cual está ubicada en la

ciudad de Bogotá D.C., en el sector de Suba, y se dedica a la Logística requerida
para la importación y exportación de sus productos. La empresa en su sede tiene
ubicada sus áreas de trabajo, como son el área administrativa, comercial y
distribución.

5. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
Agencia de aduanas: Las agencias de aduanas son las personas jurídicas

autorizadas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para ejercer
actividades auxiliares de la función pública aduanera de naturaleza mercantil y de
servicio, orientada a garantizar que los usuarios de comercio exterior que utilicen
sus servicios cumplan con las normas legales existentes en materia de
importación, exportación y tránsito aduanero y cualquier operación o
procedimiento aduanero inherente a dichas actividades.
Cotización: La cotización es la acción o efecto de cotizar algo, algunas, muchas o

pocas cosas. Aquel documento o información que el departamento de compras
usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro
contable.
Clientes: Un cliente es la persona o empresa receptora de un bien, servicio,

producto o idea, a cambio de dinero u otro artículo de valor.
Facturación: Acción y efecto de extender facturas. También se puede referir a los

ingresos de una empresa por ventas, o prestación de servicios, durante un
determinado periodo de tiempo después de la deducción de impuestos como el
IVA
Guía: Es un documento de transporte es el elemento central de la planificación y

el despacho de transportes. Éste contiene toda la información necesaria para
efectuar un transporte. Por ejemplo, se utiliza el documento de
transporte individual para planificar y efectuar el transporte de mercancías de un
lugar a otro.
Importación: son el transporte de bienes y servicios del extranjero, los cuales son
adquiridos por un país para distribuirlos en el interior de este. Las importaciones
pueden ser cualquier producto o servicio recibido dentro de la frontera de un
Estado nacional con propósitos comerciales.

Mercancía: es todo "aquello que se puede vender o comprar", usualmente el

término se aplica a bienes económicos.
Paletizar: es la acción de poner la mercancía encima de un palé para poder

facilitar su almacenaje y transporte. Con ello se consigue uniformidad y ahorro de
espacio, además de aprovechar el tiempo de carga, descarga y manipulación.
Transporte: es un conjunto de procesos que tienen como finalidad el

desplazamiento y comunicación. Para poder llevar a cabo dichos procesos se
emplean diferentes modos de transporte que circulan por determinados medios.

6. RESPONSABLES
* Jefe de importación: se encarga de negociar tarifas, buscar nuevas rutas de

acceso se encarga oficialmente de cualquier soporte.
* Auxiliar de importación: se encarga de desarrollar las funciones asignadas por el

jefe de importación que por lo general es dar apoyo en las operaciones de buscar
rutas de acceso, llamar a los clientes para negociar tarifas y realizar soportes con
la operación de importación.
* Operativos: se encargan de la verificación de la carga de origen y destino,

realizan toda la documentación pertinente hacia la carga y hacen las
reservaciones con las aerolíneas para el movimiento de cargas.

7. POLITICAS Y NORMAS DE OPERACIÓN
CONTRATO DE AGENCIAMIENTO DE CARGA INTERNACIONAL
1. OBJETO 1.1. El objeto de la relación contractual entre ZARATRANS SAS y EL

CLIENTE es el Agenciamiento de Carga Internacional, entendida como la
actividad de coordinación del transporte de la carga. Para tal efecto, el CLIENTE,
al aceptar el presente contrato, faculta de forma amplia y suficiente a
ZARATRANS SAS para que actúe en su nombre y representación en la
contratación de todos los servicios necesarios para el transporte de la carga, y
demás que sean necesarios para completar su cadena logística. Así,
ZARATRANS podrá celebrar, por cuenta, en nombre y representación del
CLIENTE, con plena libertad, contratos de transporte, seguro, embalaje, estiba,
operación portuaria, cargue, descargue, escolta o acompañamiento,
almacenamiento, entre otros.
1.2. Las Partes contratantes entienden y acuerdan que ZARATRANS SAS nunca
asumirá la calidad de Comisionista de Transporte ni de Transportador Contractual
o de Hecho.
1.3. Para los efectos del presente contrato se entenderá por EL CLIENTE la
persona natural o jurídica destinataria de la cotización u oferta de servicios de
ZARATRANS SAS y/o quien solicita los servicios de ZARATRANS SAS.
2. OBLIGATORIEDAD
2.1. Todos los servicios llevados a cabo por ZARATRANS SAS en desarrollo de
actividades de Agenciamiento de Carga Internacional, se regirán exclusivamente
por este contrato, que se entenderá plenamente aceptado por EL CLIENTE desde
el momento en que, tacita o expresamente, acepte la cotización u oferta de
servicios remitida por ZARATRANS. El CLIENTE acepta que este contrato es de
obligatorio cumplimiento y vinculante, y será aplicado a cualquier instrucción o
solicitud de servicio, transmitida por parte del CLIENTE ya sea por escrito
(incluyendo correo electrónico y fax) o verbalmente.
2.2. Este contrato hace parte integral de toda cotización u oferta de servicio
presentada por ZARATRANS, y se encuentra publicado en su página Web

(www.zaratrans.com) permanentemente para su consulta. Si en el desarrollo de

los servicios contratados ZARATRANS expide algún clausulado adicional a este
contrato, dicho clausulado será obligatorio; en dicho evento, las presentes
disposiciones regularán todo lo que no se haya incluido en el clausulado adicional.
3. MATERIALIZACIÓN DEL CONTRATO DE AGENCIAMIENTO DE CARGA
INTERNACIONAL
3.1. Se entiende por aceptación de la cotización u oferta, la comunicación expresa

que el CLIENTE realice por cualquier medio, o la realización de cualquier acción
por parte del CLIENTE cuya finalidad sea la iniciación de la ejecución de los
servicios ofrecidos, incluyendo, pero sin limitarse a, el envío de las instrucciones.
3.2. La relación contractual entre ZARATRANS y EL CLIENTE surgirá únicamente

cuando exista una aceptación expresa o tácita del encargo del servicio por parte
de ZARATRANS. El simple recibo de documentación no se entenderá como una
aceptación tácita del encargo del servicio por parte de ZARATRANS.
4. OBLIGACIONES DEL CLIENTE
4.1. El CLIENTE comunicará por escrito y oportunamente a ZARATRANS la

siguiente información, que podrá estar contenida en las instrucciones que envíe:
-Naturaleza, numero, peso, volumen y embalaje de la carga. -Si se trata de
mercancía peligrosa. -Lugar de recepción / entrega de la carga. -Instrucciones y
condiciones concernientes al embarque, medio de transporte
(marítimo/aéreo/terrestre/urgente/consolidación/LCL carga contenerizada, etc.)
Página 2 de 6 -Informes y documentos necesarios para el transporte de la carga y
las formalidades de policía, aduana y sanidad. En caso de instrucciones dadas
verbalmente, éstas tienen que ser inmediatamente confirmadas por escrito (carta,
correo electrónico y/o fax). A falta de instrucciones precisas, se le confiará a
ZARATRANS la selección de los medios y las formas más apropiadas para
contratar la operación logística, lo cual siempre se hará por cuenta, en nombre y
representación del CLIENTE. Es responsabilidad del CLIENTE la transmisión de
toda información relacionada con el servicio encargado en forma correcta y
completa. No es obligación de ZARATRANS el comprobar la información recibida.
En caso de evidenciar algún error y/o discrepancia en la documentación recibida,
ZARATRANS informará al CLIENTE, con el objeto de que dicha información sea

aclarada. El CLIENTE garantiza la exactitud de los documentos presentados a

ZARATRANS y a cualquier entidad gubernamental, y será responsable de
cualquier consecuencia ocasionada por declaraciones imprecisas o falsas,
incluyendo derechos de aduanas, impuestos, multas o sanciones aduaneras,
gastos por demora y perjuicios, entre otros.
4.2. Entregar la carga o ponerla a disposición de ZARATRANS o de sus Agentes

debidamente preparada para su transporte. ZARATRANS y/o sus Agentes en
origen reciben bultos o unidades de carga, sin realizar verificación de contenidos,
cantidades, referencias, inventarios, entre otros.
4.3. Cumplir con las disposiciones legales y administrativas establecidas por las
autoridades nacionales e internacionales, que correspondan a sus actividades
comerciales, tales como: i) Circular Externa No. 170 del 10 de Octubre de 2002
DIAN – UIAF; ii) Carta de Responsabilidad Policía Antinarcóticos; iii) Resolución
No. 892 de 2004 de la Aeronáutica Civil – Seguridad Aeroportuaria.
4.4. Corresponde al consignatario la decisión sobre la pre-inspección de la carga

conforme a lo establecido en el Art. 38 del Decreto 390 del 2016. Si la
determinación del consignatario fuere no efectuar la pre-inspección, operación que
garantiza establecer y solucionar oportunamente errores en el embarque por parte
de los terceros involucrados en la operación; la responsabilidad no será de
Zaratrans SAS como Coordinador de las operaciones de transporte para el
embarque
5. CARGA PELIGROSA El CLIENTE deberá informar a ZARATRANS cuando su

carga esté catalogada como mercancía peligrosa, esto es, cualquier sustancia que
tenga características corrosivas, reactivas, explosivas, tóxicas, inflamables,
infecciosas o radioactivas, que puedan causar riesgo o daño para la salud
humana, el ambiente y/o las mercancías de otros Clientes, o cualquier sustancia
que sea considerada como peligrosa en la legislación vigente. En cualquier evento
en el que ZARATRANS o cualquier tercero contratado por éste determine el
carácter de mercancía peligrosa de una carga, ZARATRANS podrá tomar todas
las acciones tendientes a minimizar y/o mitigar cualquier riesgo derivado de su
naturaleza, teniendo la facultad, inclusive, de destruirla, sin que por ello incurra en

responsabilidad alguna frente al CLIENTE y conservando el derecho de reclamar a

este los perjuicios generados.
6. TÉRMINOS DE NEGOCIACIÓN La elección de cualquier término de

negociación, incluidos los INCOTERMS, es realizada por el CLIENTE y, por ende,
ZARATRANS no tiene responsabilidad alguna sobre las consecuencias de dicha
elección. Independientemente de los términos de negociación que se elijan, el
CLIENTE será responsable ante ZARATRANS por los servicios encargados y los
gastos relacionados y facturados.
7. RECIBO Y ENTREGA DE LA CARGA
7.1. El CLIENTE deberá informar sobre cualquier restricción que la carga tuviera,
para que sea agrupada con la carga de otros clientes. Si no se reciben
instrucciones precisas al respecto, se entenderá que no existe restricción alguna.
7.2. ZARATRANS no será responsable por el despacho, arribo y entrega de la

carga por fuera de las fechas indicadas por los transportadores y trasmitidas al
CLIENTE, toda vez que las fechas indicadas son estimadas y preliminares, y se
encuentran sujetas a cambios por parte del transportador.
7.3. Al momento de entrega de la carga en destino final, el CLIENTE y/o

consignatario tienen la obligación de verificar el estado y condición de la misma,
debiendo informar inmediatamente cualquier irregularidad.

8. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS
AREA RESPONSABLE ACCION
GERENCIAL Mantenimiento operaciones empresa

Sistemas de calidad
Operaciones de la empresa
DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Mantenimiento de red y computadores
EXPORTACIONES Realiza todo el proceso de cargas salientes

del país al exterior como: Corte guías,
reserva en aerolíneas, presentar cargas en
las aerolíneas reservadas y seguimiento a
las cargas que llegan al exterior.
IMPORTACIONES Logística en general para las cargas que
llegan a territorio nacional.
Verifica la recogida de cargas
Confirma al cliente cuando llega la carga y le
informa si presenta alguna novedad.
Diligencia los documentos de transporte y
anexos al cliente
Verifica con la aerolínea el traslado de la
carga al depósito que corresponda con la
ayuda del operativo.
OPERACIONES Alistamiento de documentos de trasporte

(guías facturas comerciales listas de
empaque)
COMERCIAL Visita de clientes
Realizar cotizaciones
RECURSOS HUMANOS Y CONTABILIDAD Pago de nómina
Realizar estado de pérdidas y ganancias
Estados financieros
Contabilizar facturas, consolidados cargas.
FACTURACION Pagos a aerolíneas
Confirmación de cargas
Facturar los procesos- cargas

9. DIAGRAMAS DE FLUJO
Jefe importación Auxiliar importación operativo Mensajero
Inicio
Importaciones
Deposito
Recogida de
carga Llegan de cualquier lugar
del mundo al depósito
Arreglar las cargas sobre

Paletizar
estivas plastificadas y
ensanchadas.
Despacho de Facturas
mercancía
Aerolínea correspondiente
Acuse de mercancía en Confirmar al cliente la llegada

territorio nacional. de la mercancía y si presento
alguna novedad.

Entrega de
Elaboración de documentos de
documentos de transporte y
transporte documentos
anexos al cliente.
Verificación con la
Traslado de la carga aerolínea del traslado de
la carga al depósito que
corresponda
Facturación de la Labor realizada

logística de por el área
transporte contable
La agencia de ADUANAS
se encarga de FIN
Nacionalizar la carga.

10. FORMATOS
ANEXO N. 1. Formato de documento de transporte aéreo de importaciones


ANEXO N.2 Formato de cotización de importaciones


BIBLIOGRAFIA
file:///C:/Users/user/Downloads/INDICACIONESnGENERALESnPARAnELnMANUALnDEnPROCEDIMI
ENTOSnmin___425f0d0256652e3___%20(3).pdf
https://www.colombiatrade.com.co/contacto/preguntas-frecuentes/que-es-un-agente-
aduanero#:~:text=Las%20agencias%20de%20aduanas%20son,utilicen%20sus%20servicios
%20cumplan%20con.
https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Titulada/institution/SENA/Ventas/822202
/Contenido/DocArtic/Material_Procesos_y_sistemas_de_informacion.pdf
https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Titulada/institution/SENA/Ventas/822202
/Contenido/DocArtic/Guia_tecnica_para_la_elaboracion_de_manuales.PDF

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Evidencia 5: Manual “Procesos y procedimientos logísticos”

MARITZA CAICEDO GONZÁLEZ

PROCEDIMIENTO DE GENERAR DOCUMENTOS DE CÓDIGO 1966014

1. ELABORAR LA IDENTIFICACIÓN O PRESENTACIÓN

Los manuales en una compañía permiten determinar normas, políticas y procesos

Dentro de las actividades que se realiza en la cadena logística y el plan

PROCEDIMIENTO DE GENERAR DOCUMENTOS DE CÓDIGO 1966014

Realizar un manual de procedimientos para el área de importaciones y de esta

PROCEDIMIENTO DE GENERAR DOCUMENTOS DE CÓDIGO 1966014

De acuerdo a la problemática en cuanto a la entrega de documentos y verificación

El proyecto se hace en tiempo real y para la implementación a corto plazo, ya que

El trabajo se realiza en la empresa Zaratrans SAS, la cual está ubicada en la

PROCEDIMIENTO DE GENERAR DOCUMENTOS DE CÓDIGO 1966014

Agencia de aduanas: Las agencias de aduanas son las personas jurídicas

Cotización: La cotización es la acción o efecto de cotizar algo, algunas, muchas o

Clientes: Un cliente es la persona o empresa receptora de un bien, servicio,

Facturación: Acción y efecto de extender facturas. También se puede referir a los

Guía: Es un documento de transporte es el elemento central de la planificación y

PROCEDIMIENTO DE GENERAR DOCUMENTOS DE CÓDIGO 1966014

Mercancía: es todo "aquello que se puede vender o comprar", usualmente el

Paletizar: es la acción de poner la mercancía encima de un palé para poder

Transporte: es un conjunto de procesos que tienen como finalidad el

PROCEDIMIENTO DE GENERAR DOCUMENTOS DE CÓDIGO 1966014

* Jefe de importación: se encarga de negociar tarifas, buscar nuevas rutas de

* Auxiliar de importación: se encarga de desarrollar las funciones asignadas por el

* Operativos: se encargan de la verificación de la carga de origen y destino,

PROCEDIMIENTO DE GENERAR DOCUMENTOS DE CÓDIGO 1966014

7. POLITICAS Y NORMAS DE OPERACIÓN

CONTRATO DE AGENCIAMIENTO DE CARGA INTERNACIONAL

1. OBJETO 1.1. El objeto de la relación contractual entre ZARATRANS SAS y EL

PROCEDIMIENTO DE GENERAR DOCUMENTOS DE CÓDIGO 1966014

(www.zaratrans.com) permanentemente para su consulta. Si en el desarrollo de

3.1. Se entiende por aceptación de la cotización u oferta, la comunicación expresa

3.2. La relación contractual entre ZARATRANS y EL CLIENTE surgirá únicamente

4. OBLIGACIONES DEL CLIENTE

4.1. El CLIENTE comunicará por escrito y oportunamente a ZARATRANS la

PROCEDIMIENTO DE GENERAR DOCUMENTOS DE CÓDIGO 1966014

aclarada. El CLIENTE garantiza la exactitud de los documentos presentados a

4.2. Entregar la carga o ponerla a disposición de ZARATRANS o de sus Agentes

4.4. Corresponde al consignatario la decisión sobre la pre-inspección de la carga

5. CARGA PELIGROSA El CLIENTE deberá informar a ZARATRANS cuando su

PROCEDIMIENTO DE GENERAR DOCUMENTOS DE CÓDIGO 1966014

responsabilidad alguna frente al CLIENTE y conservando el derecho de reclamar a

6. TÉRMINOS DE NEGOCIACIÓN La elección de cualquier término de

7. RECIBO Y ENTREGA DE LA CARGA

7.2. ZARATRANS no será responsable por el despacho, arribo y entrega de la

7.3. Al momento de entrega de la carga en destino final, el CLIENTE y/o

PROCEDIMIENTO DE GENERAR DOCUMENTOS DE CÓDIGO 1966014

AREA RESPONSABLE ACCION

GERENCIAL Mantenimiento operaciones empresa

EXPORTACIONES Realiza todo el proceso de cargas salientes

OPERACIONES Alistamiento de documentos de trasporte

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Jefe importación Auxiliar importación operativo Mensajero

Arreglar las cargas sobre

Acuse de mercancía en Confirmar al cliente la llegada

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Facturación de la Labor realizada

PROCEDIMIENTO DE GENERAR DOCUMENTOS DE CÓDIGO 1966014

ANEXO N. 1. Formato de documento de transporte aéreo de importaciones