PROTOCOLOS PARA LA DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA

MEDIDAS PREVENTIVAS Y DE MITIGACIÓN PARA CONTENER LA INFECCIÓN RESPIRATORIA

AGUDA POR COVID-19

El Ministerio de Salud generó el protocolo con GIPG14 - Orientaciones de medidas preventivas y de mitigación
para contener la infección respiratoria aguda por COVID-19, medidas a adoptar por el personal de centro de
llamadas telefónicas y de atención a usuarios. Utilizando como referencia este documento la Secretaria de
Educación genera los siguientes lineamientos:

1. OBJETIVO
Orientar a funcionarios y contratistas que desempeñen tareas relacionadas con el manejo de correspondencia de
entrada y salida, acerca de las medidas implementadas con el fin de prevenir el riesgo de contagio de la infección
respiratoria aguda por COVID-19.

2. ALCANCE
Teniendo en cuenta la situación actual, la prioridad es realizar la gestión de correspondencia a través de medios
virtuales con el objetivo de disminuir el contacto físico y la manipulación de documentos. En los casos en los que
no sea posible gestionar la correspondencia de manera virtual, se adoptarán las medidas que se mencionan a
continuación.

3. DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA EN LAS AREAS DEL NIVEL CENTRAL Y LOCALIDADES

En estas actividades debe considerase que el virus pude durar hasta 24 horas en superficies como el papel, se
recomienda estricto cuidado en la consulta y distribución de documentos.

Nivel Central:

• Se realizará un solo recorrido entre a las 11:00 am y las 12:00 m para la distribución en las dependencias de
Nivel Central de la correspondencia física radicada por parte de la comunidad en las ventanillas de la OSC con
corte a la 9:30 am.
• El carro para el reparto de documentos deberá ser desinfectado antes y después de la ronda diaria de reparto.
• El auxiliar de reparto deberá usar guantes y tapabocas todo el tiempo durante el recorrido
• El encargado de correspondencia deberá usar tapabocas y guantes para la recepción de los documentos, de
lo contrario no le será entregada la correspondencia
• El encargado de correspondencia deberá guardar una distancia de 2 metros durante la revisión y firma de
recibo de la correspondencia.
• En el caso de que alguna dependencia requiera con urgencia la entrega de un documento físico radicado en
ventanilla, el encargado de la dependencia deberá acercarse a la oficina de servicio al ciudadano y reclamarlo
acatando todas las medidas de bioseguridad establecidas.
• Las solicitudes internas entre las dependencias continuaran remitiéndose por correo electrónico y no se
realizará a través de los recorredores de la oficina de Servicio al Ciudadano.

Av. Eldorado No. 66 – 63

PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48
Código postal: 111321
www.educacionbogota.edu.co
Información: Línea 195
Direcciones Locales y Supercades

Teniendo en cuenta que la radicación física se usará en casos excepcionales, las Direcciones Locales y
Supercades deberán informar al coordinador de correspondencia cuando tengan documentos por entregar en el
nivel central para programar su recolección, la cual se realizará bajo las siguientes condiciones:

• Se realizará dos días a la semana con previa programación a menos que se requiera el envío urgente de algún
documento en físico, lo cual será comunicado con antelación a la Oficina de Servicio al Ciudadano.
• Las Direcciones Locales y supercades deberán generar las planillas de entrega de la correspondencia radicada
para ser almacenada en la TULA para el traslado de la documentación al nivel central.
• Las TULAS deberán ser desinfectadas al finalizar cada traslado de documentos y deberán tener un lavado
semanal a profundidad.
• El motorizado encargado del transporte de las TULAS deberá cumplir todos los criterios de bioseguridad con
el uso de tapabocas, guantes y deberá realizar la desinfección de la dotación (botas de seguridad y overol)
antes de tener contacto con los funcionarios de Direcciones Locales, Supercades y Nivel Central
• El motorizado deberá realizar la desinfección por lo menos dos veces al día de casco, monogafas y por lo
menos una desinfección diaria de la moto.
• Para la verificación de la documentación recibida, el auxiliar encargado del reparto interno deberá portar en
todo momento careta o gafas, tapabocas y guantes durante la verificación.
• La documentación proveniente de las Direcciones Locales se distribuirá en el recorrido establecido para el
nivel central entre a las 2:00 pm y las 3:30 pm.

4. ENVIO DE CORRESPONDENICIA EXTERNA

El envío de correspondencia de salida se realizará de manera electrónica a través del correo

sednotificaciones@educacionbogota.edu.co, o a través del módulo de respuesta electrónica previa asesoría por
parte de la Oficina de Servicio al Ciudadano. De lo contrario se deberá tener en cuenta las siguientes condiciones:

• Únicamente cuando por motivos de fuerza mayor sea necesaria la entrega física de algún documento, la
solicitud deberá enviarse al correo sednotificaciones@educacionbogota.edu.co adjuntando el documento a
enviar con las condiciones establecidas para su envío y se deberá mencionar expresamente en el cuerpo del
correo la necesidad del envío físico del documento y los motivos por los que es necesaria la radicación de esta
manera, de lo contrario el envío del documento será gestionado de manera virtual.
• En caso de ser necesaria la entrega de adjuntos o documentos originales para el envío de correspondencia
física, el área deberá informar previamente al coordinador de correspondencia y deberá realizar la entrega de
dichos documentos con el “Reporte por recorrido de salida por dependencia” en la oficina de archivo y esperar
por fuera de la oficina a un metro de la puerta, mientras el auxiliar realiza la revisión y firma de recibido del
documento.
• En caso de ser necesaria la entrega de adjuntos o documentos originales para el envío de correspondencia
física por parte de las DILES, deberá informar oportunamente al coordinador de correspondencia para
programar su recolección en las tulas respetivas.
• Las Direcciones Locales y Supercades deberán generar el “Reporte por recorrido de salida por dependencia”
y entregar la documentación con sus adjuntos para ser almacenada en la TULA para el traslado de la
documentación al nivel central.
• Para la verificación de la documentación recibida, el auxiliar encargado del reparto interno deberá portar en
todo momento careta o gafas, tapabocas y guantes durante la verificación
• El área que emite el radicado será la responsable de digitalizar y adjuntar a SIGA el documento y los anexos
con el fin de que sean consultados por el ciudadano a través del módulo de consulta WEB.

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• El contratista motorizado deberá cumplir con todos los requisitos de bioseguridad establecidos en el apartado
anterior para el proceso de distribución y entrega de la documentación
• El contratista motorizado deberá entregar los documentos portando siempre tapabocas y guantes y deberá
guardar inmediatamente el documento de recibido en una bolsa plástica y posteriormente en la tula para su
entrega en el nivel central
• La digitalización y archivo de la correspondencia devuelta o entregada debe realizarse bajo las condiciones de
bioseguridad establecidas para tal fin
• El reporte de devolución de correspondencia de salida se realizará a través de un correo electrónico dirigido al
encargado de correspondencia de cada área.

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 COMUNICADO DE PRENSA EXTERNO

Ten en cuenta estas recomendaciones para la apertura de nuestros puntos de atención presencial:

Nuestra prioridad es la salud de todos, por ello continúa realizando todas las solicitudes y trámites a través de
los canales no presenciales de la entidad, entre ellos, el Formulario Único de Trámites al cual puede acceder a
través del siguiente enlace http://fut.redp.edu.co/FUT-web/#/

Allí mismo, haciendo clic en el botón ‘Contáctenos’, podrá remitir sus solicitudes, inquietudes, comentarios y
sugerencias de forma fácil, ágil y completa, con solo diligenciar los campos con la información básica.

Los actos administrativos se seguirán notificando por medio electrónico.

Recuerde que la atención para los trámites y servicios de la entidad se viene realizando en el horario habitual
de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 6:00 p.m. a través de nuestros canales no presenciales, entre los cuales, además
del teléfono 3241000, los ciudadanos tienen a disposición los medios electrónicos:

– Chat institucional: https://www.educacionbogota.edu.co/portal_institucional/

– Formulario Único de Trámites: http://fut.redp.edu.co/FUT-web/#/fut/999/Contactenos

– Correo electrónico institucional: contactenos@educacionbogota.edu.co

– Aplicativo de la Alcaldía Mayor “Bogotá te Escucha” https://bogota.gov.co/sdqs/

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 COMUNICADO DE PRENSA INTERNO

Se retorna el trabajo presencial a partir del día xxx de xxx; no obstante, para disminuir los riesgos de contagio y
preservar nuestra salud y la de nuestros compañeros, continuamos dando prioridad a la radicación virtual de todos
los trámites, servicios, solicitudes y peticiones a través del Formulario Único de Trámites al cual puede acceder a
través del siguiente enlace http://fut.redp.edu.co/FUT-web/#/fut/999/Contactenos

Recuerde que la atención para los trámites y servicios de la entidad a través de nuestros canales no presenciales
se viene realizando en el horario habitual de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 6:00 p.m, entre los cuales, además
del Formulario Único de Trámites, los ciudadanos tienen a disposición los medios virtuales y telefónicos:

– Telefónico: 3241000

– Virtual: Chat institucional

Para radicaciones:

– Formulario Único de Trámites: http://fut.redp.edu.co/FUT-web/#/fut/999/Contactenos

– Correo electrónico institucional: contactenos@educacionbogota.edu.co

– Aplicativo de la Alcaldía Mayor “Bogotá te Escucha” https://bogota.gov.co/sdqs/

De acuerdo con las medidas tomadas por la Administración Distrital con el fin de contener la infección respiratoria
aguda por COVID-19, la Secretaría de Educación del Distrito informa a funcionarios administrativos, docentes,
directivos docentes y a la ciudadanía en general, que la atención presencial en la sede administrativa de la entidad
(Av. El Dorado 66 – 63) y en las direcciones locales de educación, se realizará con previo agendamiento de
cita para trámites y servicios en el siguiente enlace

En la sede administrativa (Av. El Dorado 66 - 63) el horario de atención será de lunes a viernes de 7:00 am a 3:00
pm, en jornada continua y en las Direcciones Locales de Educación los Directores fijarán sus horarios acordes a
las características y necesidades del servicio de cada una ellas.

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